PROCEDIMIENTO DE BECAS

Transcripción

1 Pagina: 1 de PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO DE BECAS Elabora Revisa Autoriza Depto De Certificación Titulación y Becas Jefe del Departamento De Calidad Institucional Secretario Administrativo Mtra Gildhy Fernandez Cordova Ing Raúl Reyes Cruz MAP Carlos Aldecoa Damas Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta versión es vigente si se consulta en el Portal del SGC en el Sitio Web de la Universidad: wwwupgmedumx

2 Pagina: 2 de INDICE Página 1- Objetivo 3 2- Alcance 3 3- Diagrama de Procesos 3 4- Responsabilidades y Autoridades 3 5- Términos y Definiciones 4 6- Desarrollo de Actividades 5 7- Documentos Relacionados 7 8- Historial de Cambios 8 9- Anexos 12 1 Objetivo Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta versión es vigente si se consulta en el Portal del SGC en el Sitio Web de la Universidad: wwwupgmedumx

3 Pagina: 3 de Reducir la deserción escolar y propiciar la terminación de los estudios profesionales, mediante el otorgamiento de apoyos económicos, que fomenten la retención de los estudiantes de los programas educativos ofertados por la Institución 2 Alcance Aplica a todos los/las estudiantes más destacados/das y talentosos/sas que cumplan con los requisitos con la finalidad de incentivarlos a continuar con esmero su formación académica 3 Diagrama de Procesos INICIO Elaboración y validación del programa anual de becas Publicación y difusión de convocatoria s Proceso para la obtención de becas Elaboración de convocatoria Publicación de convocatoria Resultado del proceso de beca Medición del servicio de becas Gestión para el pago de la beca Requisita solicitud de beca Recepción y revisión de documentos Integración de expedientes FIN 4 Responsabilidad y Autoridad Comité de Becas Analiza y valida los expedientes y posteriormente autoriza las becas Consejo de Calidad Valida el programa anual de becas Valida el número de becas otorgadas Jefe/a de Departamento de Certificación, Titulación y Becas Da a conocer el proceso para el otorgamiento de una beca Difunde la convocatorias entre la comunidad estudiantil Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta versión es vigente si se consulta en el Portal del SGC en el Sitio Web de la Universidad: wwwupgmedumx

4 UNIVERSIDAD POLITECNICA DEL GOLFO DE Recibir la documentación requerida a los peticionarios Pagina: 4 de Difunde resultados a través de la página web de la universidad o notas informativas Coordina la entrega del recurso y da seguimiento académico de todos los/las estudiantes beneficiados/das por una beca 5 Términos y Definiciones Comité de Becas: Grupo de personas encargadas de regular, las políticas y procedimientos en la elaboración de convocatoria y otorgamiento de Becas Convocatoria: Medio por el cual se lanza una oferta a los estudiantes, determinando: tiempos, requisitos y beneficios académicos o económicos Norma: Ordenamiento imperativo y específico de acción que persigue un fin determinado, con la característica de ser rígido en su aplicación Beca: Todas las transferencias destinadas a estudiantes Directas o canalizadas a través de instituciones educativas; pago en especie y reducciones de precios, motivadas previa solicitud del interesado/a y cuya consecuencia está supeditada al cumplimiento de requisitos socio económico, académicos y deportivas Tipo de Becas: Beca académica, Becas PRONABES, Becas PRONABES-UPGM, Becas de estancias internacionales, Becas de estadía, Becas para actividades académicas nacional e internacional, Becas para el desarrollo científico y tecnológico, Beca para actividades culturales, sociales y Deportivas Becario: Estudiante que ha sido beneficiado con un estimulo económico 6 Desarrollo de Actividades 61 Elaboración y validación del programa anual de Becas El Comité de Becas se reunirá con la finalidad de elaborar el programa anual de Becas, en el cual se establecerán las becas a otorgar en el año; mismo que pondrán a Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta versión es vigente si se consulta en el Portal del SGC en el Sitio Web de la Universidad: wwwupgmedumx

5 Pagina: 5 de consideración en la última Reunión del año en curso a la Junta Directiva de la Universidad para su validación De dicha reunión resulta el Programa de Actividades Becas Académica s (Formato PR-CTBE-03-F4) *Anexo 1 PR-CTBE-03-F4 Formato Programa de Actividades Beca Académicas 62 Publicación y difusión de Convocatorias El/la Jefe/a de Departamento de Certificación, Titulación y Becas, envía al área Comunicación Social, la Convocatoria, para publicación y difusión, en la página web de la Universidad wwwupgmedumx y en lugares visibles y concurridos por los/las estudiantes a través de material de difusión impreso, mediante los formatos PR-CTBE-03-F1 *Anexo 2 PR-CTBE-03-F1 Formato Convocatoria Beca Académica 63 Proceso para la obtención de una Beca 631 Solicitud de Beca Este trámite es realizado por el/la estudiante, quien presenta a el/la Jefe de Departamento de Certificación y Titulación y becas los formatos siguientes: Formato de Solicitud de Beca, mediante el Formato PR-CTBE-03-F3 Anexo3 PR-CTBE-03-F3 Formato Solicitud de Beca 632 Recepción y revisión de documentos El/la Jefe/a Departamento de Certificación, Titulación y Becas, recibe y revisa toda la documentación entregada por los/las estudiantes y verifica que esta sea la requerida para poder obtener por una beca 64 Resultado del proceso de Becas El/la Jefe/a del Departamento de Certificación, Titulación y Becas, entrega las solicitudes recibidas al Comité de Becas, para que determinen los alumnos beneficiados con una beca de acuerdo a los lineamientos establecido en la convocatoria Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta versión es vigente si se consulta en el Portal del SGC en el Sitio Web de la Universidad: wwwupgmedumx

6 Pagina: 6 de 641 Validación de las Becas El Comité de becas da a conocer los resultados de los alumnos que fueron beneficiados con una beca en reunión al Consejo de Calidad de la Universidad quien valida y autoriza las becas 642 Publicación de Resultados El/la Jefe/a del Departamento de Certificación, Titulación y Becas, envía los resultados al área de Comunicación Social, para que a través de la página Web de la Universidad sean publicados los nombres de los/las estudiantes beneficiados con una beca 643 Integración de expedientes La documentación de los estudiantes beneficiados es integrada a su expediente, para dar seguimiento y actualizarlo según las necesidades Los estudiantes que no resultaron beneficiados tienen un término de 15 días para recoger su documentación, pasado este tiempo los documentos son enviados a archivo muerto 65 Medición del Servicio de Becas La encuesta de Medición del Servicio es aplicada en línea a través del portal de la UPGM, mediante el formato PR-CTBE-03-F5 Anexo 4 Encuesta de Medición de Servicio Formato PR-CTBE-03-F5 66 Gestión para el pago de la beca El/la Jefe/a del Departamento de Certificación, Titulación y Becas será el/la responsable de realizar los trámites administrativos pertinentes y vigilar que la beca sea recibida por el/la becario/a en tiempo y forma Al hacer la entrega del apoyo el becario firma de recibido el formato PR-ING-01-F5 7 Documentos Relacionados Registros Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta versión es vigente si se consulta en el Portal del SGC en el Sitio Web de la Universidad: wwwupgmedumx

7 PR-CTBE-03- F4 UNIVERSIDAD POLITECNICA DEL GOLFO DE Clave Registro Tiempo de Responsable Conservación del Registro Programa de 1 año Depto de Actividades de Certificación, Becas Titulación y Académicas Becas PR-CTBE-03- F1 Convocatoria Beca Académica 1 año Jefe/a de Depto de Certificación, Titulación y Becas Pagina: 7 de Lugar de Almacenamiento Depto de Certificación, Titulación y Becas Depto de Certificación, Titulación y Becas PR-CTBE-03- F3 PR-ING-01- F5 Solicitud de Beca Cuatrimestralmente Jefe/a de Depto De Certificación, Titulación y Becas Recibo 1año Jefe/a de Depto De Ingresos Depto de Certificación, Titulación y Becas Depto de Ingresos Procedimientos Clave Nombre NA Instrucción de Trabajo Clave Nombre NA Otros Documentos Clave Nombre S/C Convocatoria Becas PRONABES 8 Historial de Cambios Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta versión es vigente si se consulta en el Portal del SGC en el Sitio Web de la Universidad: wwwupgmedumx

8 Pagina: 8 de Hoja No Estado Revisión no Sección de cambio Descripción Iníciales y fecha Revisó NA 00 Primera Edición del Documento -Dic-08 Autorizó -Dic Cambio en el Diagrama de Proceso Consejo de Calidad Valida el número de becas otorgadas 621 Publicación de Convocatoria de Beca Académica El Jefe de Dpto de Certificación, Titulación y Becas, es el responsable de la publicación de la convocatoria en la página web de la universidad, actividad señalada en el Programa de Actividades Becas Académicas (PR-CTBE-03-F4) Difusión de convocatoria Beca Académica Calendarizada en el Programa de Actividades Becas Académicas (PR- CTBE-03-F4) y publicada en la página web de la universidad, a través de material de difusión impreso se difunde en lugares visibles y concurrido por los alumnos; así como también se da a conocer de forma oral en cada una de la aulas de todas las carreras existentes en nuestra universidad Requisición de solicitud Este trámite es realizado por el alumno; solicita al Jefe de Dpto de Certificación, Titulación y Becas el formato Solicitud de Beca Académica (PR-CTBE-03-F1), el cual requisita para Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta versión es vigente si se consulta en el Portal del SGC en el Sitio Web de la Universidad: wwwupgmedumx

9 UNIVERSIDAD POLITECNICA DEL GOLFO DE su entrega En caso de que el solicitante posea otro estimulo similar al proporciona por la Institución o dependencia de gobierno tendrá que renunciar a dicho estimulo mediante el llenado del formato Carta Compromiso (PR-CTBE-03-F2) 66 Integración de expedientes Cuando el Jefe del Dpto de certificación, Titulación y Becas tiene los resultados de los alumnos que fueron beneficiados con una beca, se le asigna una identificación única del producto (folio), que se conforma con los 2 dígitos del año en el que se otorga la beca, 2 dígitos del cuatrimestre que cursa el alumno, 2 dígitos del código de la carrera y 3 dígitos del consecutivo de beca : ej:04001; integra los expedientes de becarios para dar seguimiento a su desempeño académico y poder actualizarlo según sus necesidades Se agrega: 67 Validación de Becas Académica Cuando el Jefe del Dpto de Certificación, Titulación y Becas tiene los resultados de los alumnos que fueron beneficiados con una beca académica, los da a conocer en reunión al Consejo de Calidad, quién valida y autoriza las becas Pagina: 9 de 68 Medición del Servicio de Becas El Jefe del Dpto de Certificación, Titulación y Becas será el responsable de medir el servicio otorgado por el Dpto Aplicando la encuesta medición de servicio (PR-CTBE-F5) Se modifica el formato: Solicitud de Beca Académica Se agregan los formatos: Convocatoria Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta versión es vigente si se consulta en el Portal del SGC en el Sitio Web de la Universidad: wwwupgmedumx

10 de Beca Académica, Programa de Actividades de Becas Académicas, Encuesta de Satisfacción de Becas Se cambia el Responsable de la Revisión Pagina: de JGHC 17-Ene el Diagrama de Procesos JGHC 17-Ene n las Responsabilidades y Autoridades de: la Descripción de Actividades para eficientar el procedimiento JGHC 17-Ene- 11 JGHC 17-Ene Ene Ene Ene Ene el punto 66 Gestión para el pago de la beca JGHC 06-Ene Ene el procedimiento a lenguaje incluyente debido al Sistema de Gestión en Equidad de Género JGHC 04-Ene n Titulares Responsabilidades y Autoridades Términos y Definiciones Elaboración del Programa anual de Becas Publicación y Difusión de Convocatorias 04-Ene-13 Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta versión es vigente si se consulta en el Portal del SGC en el Sitio Web de la Universidad: wwwupgmedumx

11 Difusión de Convocatoria Se elimina el punto Solicitud de Registro Recepción y Revisión de Documentos Resultado del Proceso de Becas Publicación de Resultados Integración de expedientes Pagina: 11 de Medición del Servicio de Becas Gestión para el pago de la Beca Solicitud de Beca Se elimina el formato PR-CTBE-F2 Carta Compromiso Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta versión es vigente si se consulta en el Portal del SGC en el Sitio Web de la Universidad: wwwupgmedumx

12 Pagina: 12 de 9 Anexo Anexo 1 PR-CTBE-03-F4 Programa de Actividades de Becas Académicas Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta versión es vigente si se consulta en el Portal del SGC en el Sitio Web de la Universidad: wwwupgmedumx

13 Anexo 2 PR-CTBE-03-F1Convocatoria Beca Académica Pagina: 13 de Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta versión es vigente si se consulta en el Portal del SGC en el Sitio Web de la Universidad: wwwupgmedumx

14 Anexo 3 PR-CTBE-03-F3 Solicitud de Beca Pagina: de Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta versión es vigente si se consulta en el Portal del SGC en el Sitio Web de la Universidad: wwwupgmedumx