Autoridad: Subdirección de Atención al Cliente Responsable: Coordinación de Tutorías

Transcripción

1 HOJA 1 DE 7 Autoridad: Subdirección de Atención al Cliente Responsable: Coordinación de Tutorías I.- OBJETIVO Establecer las normas y lineamientos que sustentan y sistematizan la atención tutorial personalizada y grupal, que favorezca el buen desarrollo académico de los alumnos de la Universidad Tecnológica del Norte de Aguascalientes. II.- ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los alumnos inscritos en alguno de los Programas Educativos de la Universidad. III.-TÉRMINOS Y DEFINICIONES Alumnos vulnerables: alumnos que por situación académica, personal, económica o administrativa están en riesgo de dejar la universidad. Tutoría: Proceso de acompañamiento académico, administrativo y personal, de manera grupal e individual, que le brindan al estudiante profesores de tiempo completo durante su estancia en la universidad, con el propósito de contribuir a la mejora del desempeño académico y orientarlo en cuestiones administrativas, académicas y personales. Tutor: Profesor de Tiempo Completo y Profesor de Asignatura. Tutoría individual: Seguimiento y acompañamiento personalizado para detectar algún tipo de vulnerabilidad, para así orientar y/o canalizar al alumno a las áreas correspondientes o instancias externas. Tutoría Grupal: Atención grupal a los alumnos durante su trayectoria académica. Director Académico: Persona responsable de la planificación, operación, seguimiento y medición de programas educativos a su cargo. Coordinación de Tutorías: Coordinación a cargo del programa de tutorías y gestión de servicios académicos. PUESTO: ELABORÓ: REVISÓ: VALIDÓ: AUTORIZÓ COORDINACIÓN DE TUTORÍAS SUBDIRECCIÓN DE ATENCIÓN AL CLIENTE JEFATURA DE DEPARTAMETO DE CALIDAD RECTORA FECHA: 08 DE AGOSTO DE DE AGOSTO DE DE AGOSTO DE DE AGOSTO DE 2018 NOMBRE Y FIRMA: MTRA. VIRGINIA DELGADO RUIZ ESPARZA CP. ALEJANDRA LÓPEZ RÁBAGO LIC. ZULEICA DENISE ROMO PALACIOS MEF. MARÍA ANGÉLICA MARTÍNEZ DÍAZ

2 HOJA 2 DE 7 IV.- JUSTIFICACIÓN Apoyar al estudiante de manera personalizada y grupal, para mejorar su desarrollo académico, identificando vulnerabilidades administrativas, académicas y/o personales, para así contribuir a la formación integral del alumno y a la posibilidad de su permanencia y egreso.

3 HOJA 3 DE 7 V.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE LA TUTORÍA GRUPAL Responsable Sec. Actividad Coordinación de Tutoría 1. Entrega a los tutores el Programa de Tutoría en la semana 16 previa al cuatrimestre a cursar conforme a la asignación recibida por la autoridad académica correspondiente y realiza las reuniones necesarias durante el cuatrimestre. Tutor 2. Ejecuta el Programa de Tutoría Grupal de la semana 1 a la 14 y lo registra en el FM-CTU-01/02 Lista de Asistencia de Tutoría Grupal. Tutor 3. Revisa reportes en el Sistema Integral de Información miescuela.com y da seguimiento al desempeño académico del grupo conforme lo estipula el Procedimiento de Asesoría Académica. Tutor 4. Orienta a los alumnos y los apoya en cuestiones administrativas como información de becas, inscripciones y reinscripciones. En su caso, canaliza al grupo para su valoración e intervención ante una situación justificada al Área de Asesoría Psicopedagógica (bullying, solución de conflictos, manejo de emociones, relaciones interpersonales y valores). Tutor 5. Al término del cuatrimestre, registra en el Sistema Integral de Información miescuela.com la asistencia del alumno a la tutoría grupal, de acuerdo a lo establecido en la política 15. Tutor 6. Presenta evidencia del trabajo realizado por los alumnos en Tutoría Grupal así como los registros de asistencia y el archivo electrónico, descargado del Sistema Integral de Información miescuela.com, en Despacho con la Coordinación de Tutoría en las semanas 15 y 16. V.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE LA TUTORÍA INDIVIDUAL Responsable Sec. Actividad Tutor 1. A partir del segundo cuatrimestre, realiza Tutoría Individual, en la semana 1 a la 2, con los alumnos que cayeron en acción remedial en el cuatrimestre anterior. Conforme lo establece la política 10. Tutor 2. Revisa en el Sistema Integral de Información miescuela.com, el desempeño académico del alumno la semana siguiente de haber concluido el nivel de competencia. Tutor 3. Realiza las entrevistas individuales a los alumnos vulnerables académicamente en las semanas establecidas en el Programa de Tutoría y lo registra en el FM-CTU- 01/05, y en caso necesario se detona el Procedimiento de Asesoría Académica o lo canaliza a la instancia correspondiente. Tutor 4. En caso de ser necesario, conforme al Procedimiento de Asesoría Psicopedagógica el tutor canaliza al alumno con vulnerabilidad personal al área de Asesoría Psicopedagógica. Tutor 5. Una vez detectado un alumno vulnerable económicamente en Tutoría Individual lo canaliza a la Coordinación de Tutorías, en el periodo indicado en el Procedimiento de Becas, a través de formato correspondiente en el drive. Conforme se establece en el inciso B de la Política 19 y en la Política 20. Tutor 6. Presenta evidencia de los registros de las tutorías individuales e informa qué alumnos fueron canalizados, a través de Despacho a la Coordinación de Tutoría en las semanas 15 y 16.

4 HOJA 4 DE 7 VI.- POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1. Todos los grupos de la Universidad Tecnológica del Norte de Aguascalientes deberán contar con un Tutor. 2. Los Profesores de Tiempo Completo deberán dar seguimiento como Tutores a uno o máximo dos grupos en cada cuatrimestre. Cuando el número de grupos no se pueda cubrir con la plantilla de PTC en alguno de los Programas Educativos, se podrá integrar a un Profesor de Asignatura que imparta preferentemente alguna materia al grupo siempre y cuando el Depto. de Formación Integral valide el perfil del maestro para impartir Tutoría. 3. La Función Tutorial deberá incluirse en las horas que la autoridad académica correspondiente asigne al Profesor de Tiempo Completo. 4. La Tutoría deberá incluirse dentro de la carga académica del estudiante, como actividad co-curricular. 5. La autoridad académica correspondiente tiene la responsabilidad de retroalimentar a los Tutores sobre su desempeño en sus funciones tutoriales, procurando que sea el mismo tutor durante toda la trayectoria académica del grupo y le de clase en el primer cuatrimestre. 6. Los tutores deberán asistir a la capacitación que brinde la Coordinación de Tutorías, recibiendo constancia al cumplir con el 85% de asistencia y/o con lo requerido. 7. Con el fin de apoyar el desarrollo personal de la población estudiantil vulnerable, la Coordinación de Tutoría ofrecerá al menos una plática al cuatrimestre con un conferencista que imparta algún tema de interés que corresponda con las necesidades de dicha población. 8. Durante el primer cuatrimestre el tutor realizará un análisis académico para la elaboración del Plan de Acción Tutorial (PAT) y posteriormente realizará un informe ejecutivo. 9. En caso que al tutor le sea asignado un grupo diferente al que había estado tutorando, la Coordinación de Tutoría le proporcionará información relevante del grupo que le permita dar continuidad en sus funciones tutoriales conforme a los recibido por el tutor anterior del grupo. 10. Los alumnos con vulnerabilidad académica se detectan de acuerdo a lo siguiente: a través del análisis de los datos de desempeño académico del cuatrimestre anterior y en curso en el Sistema Integral de Información miescuela.com. Para atender la vulnerabilidad de otro tipo se tomarán en cuenta la situación económica, académica, administrativa y psicológica del estudiante en esta condición. 11. El tutor deberá dar seguimiento al desempeño académico de los alumnos que hayan reprobado más de dos materias en cada nivel de competencia y se registrará en el Formato de Tutoría Individual. 12. La canalización de alumnos vulnerables se deriva de la Tutoría Individual, la causa de la misma deberá documentarse en el formato FM-CTU-01/ Para Continuidad de Estudios y Despresurizado, la tutoría sólo será individual y para la detección de casos vulnerables se realizará a través del Sistema Integral de Información miescuela.com, para que éstos sean atendidos en Tutoría Individual. 14. Los alumnos de TSU realizarán las actividades de la tutoría grupal en base al programa establecido por la Coordinación de Tutorías. 15. El alumno deberá asistir por lo menos al 85% del 100% de las sesiones de Tutoría Grupal programadas, considerando de 1 a 5 cuatrimestres. En la semana 15, el tutor deberá registrar cuatrimestralmente, en el

5 HOJA 5 DE 7 Sistema Integral de Información miescuela.com, el estatus del alumno, es decir, el cumplimiento o no de la tutoría grupal; en caso de incumplimiento y bajo la supervisión de su actual tutor, deberá realizar y ejecutar un proyecto comunitario al término del 5 cuatrimestre. 16. El tutor deberá presentar, y en su caso entregar, en la fecha señalada en el Programa de Tutoría, las evidencias de las actividades realizadas en la tutoría grupal en despacho con la Coordinación de Tutoría. En caso de ser tutor de 5 cuatrimestre, deberá entregar la relación de alumnos que realizarán Proyecto Comunitario, conforme está establecido en la Política La Coordinación de Tutorías hará llegar a las Direcciones Académicas el resultado de la evaluación del desempeño de la tutoría que realizaron los alumnos, así como de las observaciones por parte de la Coordinación de Tutoría derivadas del seguimiento, de los despachos y de las capacitaciones, éstas últimas en caso de que se hayan realizado. 18. La Coordinación de Tutorías, entregará en la semana 11 a cada Dirección Académica/Subdirección Académica el resultado de la evaluación parcial que realizan los alumnos a cada Tutor. A su vez, antes de la semana 2 del siguiente cuatrimestre, se entregará a la autoridad Académica correspondiente la evaluación integral del tutor. 19. La gestión de la canalización para la atención al alumno se realizará de la siguiente manera: A). Vulnerabilidad por aspectos académicos, el tutor será el responsable del seguimiento del desempeño académico con base en las evaluaciones en cada nivel de competencia e informará a su Titular conforme cada Dirección o Subdirección Académica lo tenga establecido. B). Vulnerabilidad socioeconómica, el tutor detectará el grado de vulnerabilidad en la Tutoría Individual y, en caso de que el alumno no cuente con algún apoyo y su situación económica no le permita continuar con los estudios, le indicará al alumno que registre sus datos socioeconómicos en el Sistema Integral de Información miescuela.com y que realice la solicitud conforme a la convocatoria, para después canalizarlo a la Coordinación de Tutoría en el formato correspondiente con la finalidad de presentar la información al Comité de Becas. La Coordinación de Tutoría recibirá en digital, 3 días después de que cierre la convocatoria de Beca Interna o de Transporte, el Reporte de solicitantes de Beca Interna o de Transporte por parte del Depto. de Servicios Escolares, con la finalidad de validar que los alumnos detectados como vulnerables hayan realizado el trámite correspondiente. 20. La Coordinación de Tutoría sólo analiza la información de los alumnos detectados con vulnerabilidad económica que son canalizados por los Tutores en el tiempo indicado para presentar la situación de cada uno en el Comité de Becas, ya que éste último es el único que asigna los apoyos. En caso de recibir canalizaciones posteriores a la fecha indicada y/o en la detección de un alumno canalizado sin haber formalizado el trámite conforme a la convocatoria, la información se presentará en la siguiente reunión del Comité de Becas y deberá realizar el trámite correspondiente a la convocatoria vigente. VII.- CONTROL DE REGISTROS Código Nombre Retención Almacenaje Disposición final FM-CTU-01/02 Lista de asistencia de Tres Tutoría Grupal. cuatrimestres Oficina de Tutor Archivo histórico FM-CTU-01/05 Seguimiento de Tutoría Un Individual. cuatrimestre Oficina de Tutor Archivo histórico

6 HOJA 6 DE 7 VIII.- PROCESOS EXTERNOS Proceso Externo Tipo de Control Grado de Control CGUT Programa de servicios Etapa de de apoyo a los Permanencia estudiantes. Representante Institucional Dirección de Planeación y Evaluación Fecha-Periodicidad Anual IX.- FORMATOS EXTERNOS No. Nombre del documento/ lineamiento/ normatividad 1 Cuestionario para medir la satisfacción de los alumnos en relación a los servicios de apoyo a los estudiantes Fecha de emisión Anual Área responsable de resguardarlo Subdirección Atención al Cliente X.- ÚLTIMOS CAMBIOS DOCUMENTALES: Se deberán mantener los últimos 3 cambios realizados o los generados en el transcurso de un año, (lo que suceda primero). En la revisión anterior decía: Ahora dice: Fecha del cambio III. Director Académico y Subdirector Director Académico: 08/08/18 Académico: V. Sec, 4: En caso de ser necesario, conforme al Procedimiento de Asesoría Psicopedagógica el tutor canaliza al alumno con vulnerabilidad personal al área de Asesoría Psicopedagógica; o en su caso a Educación Especial, a través del Sistema Integral de Información miescuela.com. Diagrama de flujo En caso de ser necesario, conforme al Procedimiento de Asesoría Psicopedagógica el tutor canaliza al alumno con vulnerabilidad personal al área de Asesoría Psicopedagógica. Se eliminó el punto V relativo al Diagrama de Flujo dela Tutoría Grupal y la Tutoría Individual. Por lo anterior el numeral del documento se modificó. 08/08/18 08/08/18

7 HOJA 7 DE 7 Se eliminó el punto V relativo al Diagrama de Flujo dela Tutoría Grupal y la Tutoría Individual. Por lo anterior el numeral del documento se modificó. 08/08/18 Ref. Normativa /08/18