Procedimiento para la Reinscripción de Estudiantes. CONTROL DE CAMBIOS

Transcripción

1 Página 1 de 8 CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ Rocío Barrera Hernández Jefa del Depto. de Sergio Briseño Canchola M.C. Martha Carreño Juárez Subdirectora Académica M.C. Julián Ferrer Guerra MED Ignacio López Valdovinos Director Jefe del Depto. de Servicios Escolares Subdirector de Planeación y Vinculación Firma: Firma: Firma: 23 de junio del de junio del de junio del 2015 CONTROL DE CAMBIOS Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio 8 30 de junio del 2015 Revisión total del procedimiento, corrección de códigos de septiembre del Adecuación de las actividades y diagrama de flujo del procedimiento. Modificación de las políticas de operación de junio de 2010 Revisión total del procedimiento de septiembre de 2009 Se realizó modificación total del procedimiento Se modifican las Políticas de Operación de marzo de Se modifica el diagrama del Procedimiento. En los registros se declara el control del recibo oficial porfolio y el control de la carga por número de control del estudiante. Se cambia el código de SNIT por SNEST 3 16 de Junio de 2005 Cambio el responsable de actividad 1: programar y organizar el procedimiento (de la Profesionales paso al Departamento de Servicios Escolares) Se eliminan los anexos de carga por ser anexos del procedimiento para la inscripción de alumnos. Y el recibo oficial de cobro desaparece

2 Página 2 de 8 1. Propósito Aplicar los lineamientos para la asignación de carga de los estudiantes en el Instituto Tecnológico de Celaya. 2. Alcance Este procedimiento es aplicable a todos los estudiantes que cumplan requisitos para la asignación de la carga con base al Manual Normativo Académico-Administrativo vigente. 3. Políticas de operación. 3.1 El Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación del Instituto, es responsable de convocar a la Profesionales, Departamento de Recursos Financieros, Departamento de Centro de Cómputo, Departamento de Servicios Escolares y Área de Calidad, para la programación de actividades y la elaboración del calendario escolar del siguiente ciclo escolar. 3.2 Para la asignación de la carga, los interesados deberán cumplir con lo establecido en el Manual Normativo Académico-Administrativo vigente y los demás declarados por el Instituto Tecnológico de Celaya. 3.3 El Departamento de Servicios Escolares, deberá publicar el orden de entrada para la asignación de la carga al estudiante, al menos 5 días hábiles antes de las fechas programadas para el proceso. 3.4 El pago para el proceso se realizará en la sucursal bancaria donde el Instituto Tecnológico lo indique y será canjeado por el recibo oficial de cobro previo a la asignación de carga o fuera del periodo de pago establecido por la institución en caja del Departamento de Recursos Financieros con pago en efectivo contra recibo oficial de cobro. 3.5 La Profesionales deberá establecer los grupos base, para la asignación de la carga de los diferentes planes de estudio que ofrece la institución. 3.6 Se identifica como estudiante regular, todo aquel que cuente con orden de entrada para reinscripción del siguiente periodo escolar, siendo responsabilidad del departamento de Profesionales, asesorar de acuerdo a normativos vigentes y cuando el procedimiento lo amerite, a todo aquel estudiante que no cuente con orden de entrada. 3.7 El estudiante podrá realizar solicitud de prórroga de pago de reinscripción y es responsabilidad del Departamento de Profesionales, vigilar que se lleven a cabo los pasos para el otorgamiento o no, de prórrogas de pago.

3 Página 3 de 8 4. Diagrama de flujo. Servicios Escolares Profesionales Departamentos Académicos Recursos Financieros Estudiante INICIO 1 Publica orden de entrada 2 Publica instructivo electrónico Prepara grupos a ofertar en el periodo 3 4 Asigna docentes a materias Valida pago y registra en el sistema 6 Verifica los requisitos de reinscripción y realiza pago Selecciona asignaturas 5 7 Registra carga 8 SI Es exitoso el registro? NO 5 5

4 Página 4 de Envía aclaración 10 Analiza solicitud e informa alternativas 11 Acuerda carga 12 Realiza cambio Imprime carga Resguarda carga TERMINO

5 Página 5 de 8 5. Descripción del procedimiento.

6 Página 6 de 8 Secuencia de etapas 1. Publicar orden de entrada. 2. Publicar instructivo electrónico 3. Preparar grupos a ofertar en el periodo. 4. Asignar docentes a materias. 5. Verificar los requisitos de reinscripción y realiza pago. 6. Validar pago bancario y registrar en el sistema. 7. Seleccionar asignaturas. 8. Registrar carga Actividades 1.1 Determinar el orden de entrada al proceso de reinscripción para el siguiente periodo escolar, en el módulo informático correspondiente del Sistema Integral de Información (SII), al momento que realiza el cierre de semestre, con la finalidad de que al estudiante se le pueda realizar la asignación de carga, a través del SII. 1.2 Realizar la publicación del orden de entrada a través del SII, para que sea consultado por los estudiantes regulares. 2.1 Publicar información necesaria para que el estudiante realice en tiempo y forma su reinscripción. 2.2 Preparar los grupos, con base a la retícula oficial vigente. 3.1 Asignar los espacios y horarios convenientes a cada una de las materias a ofertar. 3.2 Integrar los paquetes de materias a ofertar para cada especialidad. 4.1 Realizar la asignación de docentes a cada una de las materias programadas, de acuerdo al perfil profesional del docente. 5.1 Consultar el instructivo electrónico para la realización de la reinscripción, el cual se encuentra en la página electrónica del Instituto, itcelaya.edu.mx 5.2 Ingresar al SII, de acuerdo a las instrucciones para la realización de su reinscripción y descarga la ficha de pago bancaria. 5.3 Asistir al banco descrito en el instructivo y realiza el pago de su reinscripción. 6.1 Recibir del banco la notificación y archivo electrónico, con los estudiantes que han realizado el pago de reinscripción. 6.2 Capturar en el sistema el archivo electrónico recibido. 6.3 Notificar a través del SII, al departamento de servicios escolares, sobre los estudiantes que ya realizaron al pago de reinscripción. Observación, para los caso de que el estudiante solicite prórroga para pago, se valida de acuerdo a las instrucciones descritas en la política de operación. 7.1 Ingresar al SII, el día y hora asignados en el orden de entrada del estudiante. 7.2 Seleccionar las asignaturas a cursar, durante el periodo escolar, de acuerdo a su avance reticular. 8.1 Realizar el registro de su carga asignada. Si el registro es: Exitoso: pasa a la actividad No. 13. No Exitoso: continúa con la siguiente actividad. Responsable Servicios Escolares. Profesionales. Profesionales. Departamentos Académicos. Recursos Financieros.

7 Página 7 de 8 9. Enviar aclaración. 10. Analizar solicitud e informar alternativas. 11. Acordar carga. 12. Realizar cambio. 13. Imprimir carga 14. Resguardar carga. 9.1 Enviar aclaración a través del SII, sobre la situación que se presenta con respecto a su carga Analizar la solicitud enviada por el estudiante a través del SII Identificar la alternativa conveniente de solución a la solicitud Citar personalmente al estudiante o enviar correo electrónico, para informarle sobre la alternativa de solución conveniente Recibir propuesta de carga de acuerdo a su situación y normativos vigentes Acordar los cambios necesarios a su carga Realizar el o los cambios acordados con el estudiante, en su carga, que sean convenientes para su avance reticular de acuerdo a los normativos vigentes Imprimir la carga que se encuentra en el módulo del estudiante del SII, acordada por ambas partes Consultar en el módulo de control escolar del SII, la carga del estudiante Resguardar en formato electrónico la carga del alumno, en el SII. Profesionales. Profesionales. Servicios Escolares. 6. Formatos del procedimiento Numero Nombre Código 6.1 Carga Académica del Estudiante Número de Control del Estudiante 7. Registros del procedimiento Registro Tiempo de retención Medio de soporte Responsable de conservarlo Código Carga Académica del Estudiante Calendario Escolar Un semestre Electrónico Servicios Escolares Periodo de vigencia del calendario Electrónico Recibo oficial de cobro Un semestre Papel Planeación, Programación y Presupuestación Departamento de Recursos Financieros Número de Control del Estudiante ITC-PL-FO-01 No. de folio

8 Página 8 de 8 8. Marco Normativo Documentos Manual Académico-Administrativo Vigente Manual de Procedimientos para la Acreditación de Asignaturas Versión 1 y versión 2 Lineamiento para la Acreditación de Asignaturas (2010) Manual de Lineamientos Académico-Administrativo del TecNM versión Glosario. Asignatura: Aclaración: Carga : SII Orden de entrada: Requisitos establecidos: TecNM: Cada una de las materias que se imparten en el Instituto Tecnológico de Celaya y que son las que conforman los planes de estudios autorizados. Solicitud formal, que presenta el estudiante sobre alguna inconformidad presentada en la preparación de su carga. Documento emitido por el SII, donde se muestran asignaturas que ha de cursar el estudiante durante el periodo en el que se inscribe. Sistema Integral de Información. Lista donde se muestra el día y la hora en la que se debe de reinscribir el estudiante. Son los requisitos con los que un estudiante debe de cumplir al realizar la reinscripción. Tecnológico Nacional de México.