1 FUNCIONES DE BASE DE DATOS DE EXCEL

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1 1 FUNCIONES DE BASE DE DATOS DE EXCEL Permiten realizar cálculos matemáticos y estadísticos en registros seleccionados de la base de datos. Cada una de las funciones denominadas BD, usan tres argumentos: base_de_datos, nombre_de_campo y criterios. Estos argumentos se refieren a los rangos de la hoja de cálculo empleados en la función base de datos. Base_de datos: Es el rango de celdas que compone la base de datos. Nombre_de_campo: Indica el campo que se utiliza en la información. Nombre_de_campo puede ser texto con rótulo encerrado entre comillas dobles, como por ejemplo Edad o Campo, o como un número que represente la posición de la columna en la lista, 1 para la primera columna, 2 para la segunda columna y así sucesivamente. Criterios: Es el rango de celdas que contiene las condiciones especificas para obtener el resultado de la fórmula. El criterio debe copiarse en una columna después de la base de datos y debe incluir: el titulo de la columna y una celda debajo el rótulo de la condición. Las funciones de bases de datos mas utilizadas son: 1.1 FUNCIÓN BDSUMA Suma los números de una columna de una lista o base de datos que concuerden con las condiciones especificadas Sintaxis: =BDSUMA(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) 1.1 FUNCIÓN BDMAX Devuelve el valor máximo dentro de un campo o columna de una base de datos, los registros que coincidan con los criterios especificados. Sintaxis: =BDMAX(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) 1.2 FUNCIÓN BDMIN Devuelve el valor mínimo de una columna en una lista o base de datos que concuerde con las condiciones especificadas

2 Sintaxis: =BDMIN(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) 1.3 FUNCIÓN BDPROMEDIO Calcula el promedio de los valores de una columna, lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas. Sintaxis: =BDPROMEDIO(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) 1.4 FUNCIÓN BDCONTAR Cuenta las celdas que contiene un número en una columna de una lista o base de datos y que concuerdan con los criterios especificados. Sintaxis: =BDCONTAR(ba se_de_datos;nombre_de_campo;criterios) 1.5 FUNCIÓN BDCONTARA Cuenta el número de celdas que no están en blanco dentro de los registros que cumplan con los criterio especificados. Sintaxis: =BDCONTARA(ba se_de_datos;nombre_de_campo;criterios) 1.6 FUNCIÓN BDEXTRAER Extrae un único valor de la columna de una lista de datos que concuerde con las condiciones especificadas Sintaxis =BDEXTRAER(ba se_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Observaciones: Si ningún registro coincide con los criterios, BDEXTRAER, devuelve el valor de error # VALOR! Si más de un registro coincide con los criterios, BDEXTRAER, devuelve el valor de error # VALOR! Por Ejemplo: Si le piden hallar la suma del valor destino de las mujeres, se debe primero extraer el criterio el cual para este ejemplo esta formado por el titulo de la columna que es SEXO y el dato que en este caso es FEMENINO a b c a. Hace referencia a las celdas que forman la base de datos, en este caso es desde la celda A1 hasta la celda G34 b. Se debe indicar el número de la columna de los valores a sumar, en este caso los valores están en la columna F, es decir la número 6 c. Se deben seleccionar las celdas con el criterio, que en este caso era SEXO-FEMENINO

3 2 SUBTOTALES Los subtotales constituyen una manera rápida y sencilla de resumir datos en un listado. No es necesario crear fórmulas. Excel crea la fórmula, inserta las filas correspondientes al subtotal y al total. Así, los datos resultantes son fáciles de formatear, colocar en un gráfico e imprimir. En resumen, añade líneas de subtotal a columnas de la lista. En Excel, los subtotales se utilizan cuando trabaja con listas de datos ordenadas. Sirven para realizar cálculos totales y parciales de dichas listas. Realiza el siguiente Ejercicio1: A B C D E 1 Empresa País Ingresos Gastos Ganancia 2 Los conquistadores España Los conquistadores Francia Los conquistadores USA Americanino USA Americanino México Americanino España Americanino Francia Jaybell USA Jaybell Chile Jaybell Alemania Debe crear una lista, con los subtotales por Empresas, sumando las ganancias de cada empresa debajo de la columna Ganancia, de forma que pueda ver los totales parciales: La base de datos debe estar ordenada por el campo Empresa en forma descendente (debido a que se requieren los subtotales por este campo), como lo muestra la tabla anterior. Seleccione todo el rango de datos (A1:E11) Clic en la ficha Datos Clic en el icono Subtotal En la opción Para cada cambio en, se debe seleccionar EMPRESA (con esto agrupara por empresas): En la opción Usar función, se debe seleccionar la función que se requiere, en este caso SUMA En la opción Agregar subtotal a, se debe activar lo que se pide sumar, en este caso GANANCIA Clic en Aceptar.

4 Observe que han aparecido los subtotales bajo la columna de Ganancia agrupados por países. A la izquierda, aparecen unos signos que controlan el nivel de desglose del subtotal. Puede aumentar o disminuir el nivel del subtotal haciendo clic en los signos + y o, bien, en los números que aparecen sobre estos signos. 3 FUNCIÓN BUSCAR V O CONSULTAV Busca un valor en la primera columna de la izquierda de una tabla y luego devuelve un valor en la misma fila desde una columna especificada. De forma predeterminada la tabla se ordena en forma ascendente. Sintaxis: =consultav(valor buscado;matriz_buscar_en;indicador columna) Valor buscado: Es la celda donde se digita el código del dato que se desea buscar (debe ser un número) Matriz_buscar_en: Es la Base de Datos (se deben incluir los títulos de las columnas). Indicador de Columna: Es el rango de celdas que contiene el resultado que se desea hallar (se debe incluir el título de la columna) o se puede asignar un número a cada columna. Pasos: 1. Digitar la información. Debe estar en columnas. Don de la primer fila debe tener los títulos de cada columna.

5 2. Ubicarse en la celda donde se digitará el código a buscar. Esta celda puede estar ubicada en la misma hoja donde se encuentran los datos o en otra hoja. Y realizar lo siguiente: En esta celda se digita la fórmula para buscar el nombre. En esta celda se digita el código a buscar. 3.1 FUNCIÓN BUSCARH O CONSULTAH Busca un valor específico en la fila de una base de datos.. Sintaxis: Celda donde se digitó el código a buscar =buscarh(valor buscado;matriz;indicador fila;orden) Celdas que forman la base de datos, se presiona F4 para inmovilizar las celdas al hacer autollenado Número de la columna donde se encuentra el dato a buscar en la matriz. En este caso los nombres están en la columna B, que corresponde al número es 2 Falso para indicar que los códigos no son consecutiv os

6 Valor buscado: Es la celda donde se digita el código del dato que se desea buscar (debe ser un número) Matriz: Es la Base de Datos (se deben incluir los títulos de las filas), se debe presionar la tecla F4 después de seleccionar toda la Base de Datos. Indicador de fila: Es el rango de celdas que contiene el resultado que se desea hallar (se debe incluir el titulo de la fila) o se puede asignar un número a cada fila. Orden: Se utilizar para indicarle a Excel que los códigos de la base de datos, están digitados de forma consecutiva. Si los códigos son no continuos, se utiliza la palabra falso, si están ordenados no se escribe ningún orden. Pasos: 1. Digitar la información. Debe estar en filas. Donde la primer columna debe tener los títulos de cada fila. 3. Ubicarse en la celda donde se digitará el código a buscar. Esta celda puede estar ubicada en la misma hoja donde se encuentran los datos o en otra hoja. Y realizar lo siguiente: En esta celda se digita la cédula a buscar. Celda donde se digitó la cédula a buscar Celdas que forman la base de datos, se presiona F4 para inmovilizar las celdas al hacer autollenado Número de la fila donde se encuentra el dato a buscar en la matriz. En este caso los nombres están en la fila 2 Falso para indicar que las cédulas no son consecutiv os

7 4 AUDITORIA DE FÓRMULAS Permite rastrear para una celda activa con fórmula, las celdas que la preceden, las celdas dependientes de ella o rastrear un posible error dentro de una fórmula. Las herramientas de auditoría son las siguientes: Ejercicio: Digitar el siguiente cuadro y aplicar las indicaciones del docente. Rastrear precedentes: Sólo se aplica a fórmulas y señala las celdas que intervienen en la obtención de un resultado. - Haga clic en la celda que contiene la fórmula. - Haga clic en la ficha Fórmulas. - Haga clic en el ícono Auditoría de fórmulas - Haga clic en la opción Rastrear Precedentes. Rastrear dependientes: Señala los resultados que dependen del valor donde se esté ubicado. (No se aplica a fórmulas) - Haga clic en una celda que forma parte de una fórmula. - Haga clic en la ficha Fórmulas. - Haga clic en el ícono Auditoría de fórmulas - Haga clic en la opción Rastrear Dependientes. Rastrear error: Permite detectar o definir la posible celda que está generando un error en la celda activa. - Haga clic en una celda que muestra el error. - Haga clic en la ficha Fórmulas. - Haga clic en el ícono Auditoría de fórmulas - Haga clic en la opción Comprobación de Errores - Haga clic en la opción Rastrear Error. Quitar todas las flechas: Cuando desee anular las flechas que aparecen, basta con que active este comando. Evaluar fórmula: Permite hacer un seguimiento paso a paso de una fórmula. - Haga clic en la celda que contiene la fórmula a evaluar. - Haga clic en la ficha Fórmulas.

8 - Haga clic en el ícono Auditoría de fórmulas - Haga clic en la opción Evaluar fórmula. CESDE Mostrar fórmula: Permite mostrar todas las fórmulas en lugar de resultados. - Haga clic en la ficha Fórmulas. - Haga clic en el ícono Auditoría de fórmulas - Haga clic en la opción Mostrar fórmulas 5 TABLAS DINÁMICAS Los informes de tablas dinámicas permiten crear en cuestión de segundos nuevas vistas de los datos de hojas de cálculo. Nota: Reciben el nombre de Dinámicas porque permiten manipular los datos de diferentes formas. Los informes de tablas dinámicas organizan y resumen los datos de modo que no sólo formen parte de una hoja de cálculo. Estos informes comparan y analizan la información mostrando diferentes vistas de los datos y permitiendo una mejor presentación y facilidad de interpretación de éstos. Además, permiten la creación de Gráficos dinámicos. 5.1 TABLA DINÁMICA CON UNA, DOS O MAS VARIABLES Para insertar una tabla dinámica se debe seleccionar alguna de las celdas que hacen parte de la base de datos que se desea resumir y hacer clic en la cinta Insertar, hacer clic en el icono Tabla dinámica y elegir la opción Tabla dinámica. Automáticamente Excel selecciona el rango de celdas donde se encuentran digitados los datos de la base de datos. Si esta selección es correcta, se hace clic en Aceptar. De lo contrario, se debe seleccionar manualmente el rango de celdas y hacer clic en aceptar. Excel inserta una nueva hoja al libro donde aparecerá el resumen de los datos. En esta nueva hoja aparecen dos opciones:

9 Área de diseño de la tabla dinámica En esta opción aparecen los datos resumidos, dependiendo de la selección que se realice en la lista de campos. Lista de campos de tabla dinámica En esta opción se deben seleccionar los datos que se desean resumir e indicar su ubicación en la tabla dinámica. Po defecto Excel ubicará los datos en la opción Rótulos de fila y los datos numéricos los colocará en la opción Valores. Dependiendo del resumen que se desee obtener, se pueden colocar datos en las columnas, para ello se debe arrastrar el campo hasta la opción Rótulo de columna. Ejemplo: Se tiene la siguiente Base de Datos:

10 a) Muestre la suma de las ventas por estado Civil y por sexo b) Clic en Insertar Insertar Tabla Dinámica Tabla Dinámica c) De la Caja de diálogo que aparece, activar las opciones: Estado Civil, Sexo y Ventas. d) La tabla dinámica quedará así: 5.2 TABLA DINÁMICA AGRUPADA a) Crear la tabla dinámica Tenga en cuenta que para poder realizar el agrupamiento, en la etiqueta de filas o de columnas, deben estar los datos a los que se le pueden asignar rangos. En este caso se agrupará el dato Edad. b) Clic derecho sobre el campo que se desea agrupar ( en este caso se hace clic en cualquier dato del campo Edad) y seleccionar Agrupar

11 c) En el cuadro que aparece, se puede observar cual es el dato mayor (comenzar en:) y el dato menor (Terminar en:), y en la opción Por se debe indicar el valor por el cual se desea agrupar. En la opción Por se coloca el valor por el cual se desea realizar el agrupamiento, en este caso se colocará 5 d) Aceptar El resultado de la tabla dinámica será: Observe que las edades se encuentran agrupadas en rangos de 5. Esto con el fin de logar resumir los datos de una forma mas óptima.

12 5.3 TABLA DINÁMICA PORCENTUAL a) Diseñar la tabla dinámica CESDE b) Hace clic en la opción Valores y seleccionar Configuración del campo de Valor c) Aparece un cuadro de diálogo Configuración de campo de valor, y ubicarse en la ficha Mostrar valores como

13 Hacer clic en la ficha mostrar valores como Desplegar las opciones de la lista Mostrar valores como y elegir el tipo de porcentaje que se desea utiliza. d) Aceptar 6 ESCENARIOS Son un conjunto de valores que Excel guarda y puede sustituir automáticamente en una hoja de calculo para realizar proyecciones positivas o negativas y poder tomar decisiones sobre algún proyecto en particular. d) Digitar la información que se desea analizar e) Hacer clic sobre alguna celda de la base de datos y luego hacer clic en la ficha Datos Analisis y Si - Administrador de escenarios

14 f) Clic en el botón agregar d) Asignar nombre al escenario e) En la opción celdas cambiantes seleccionar las celdas que van a cambiar (en este caso serán las cantidades) f) Verificar que este activa la opción Evitar cambios g) Ingresar un valor para cada celda cambiante y clic en aceptar. h) Crear un nuevo escenario para los valores optimistas. i) Clic en el botón resumen

15 g) Activar la opción resumen h) Seleccionar las celdas de resultado, en este caso las celdas del total j) Clic en aceptar k) El resultado será: 7 MACROS Las macros consisten en grabar con un nombre una serie de comandos para aplicarlo a un grupo de celdas. Ejemplo 1: Se desea crear una macro para aplicar a un grupo de celdas formatos de fuente (color, tamaño)

16 a) Seleccionar las celdas a la que se le desea aplicar el formato. Tenga en cuenta que no hay necesidad de seleccionar el rango. Lo importante es que se graben los formatos y cuando se vaya a ejecutar la macro, se seleccionen los celdas a las que se le desea aplicar el formato. b) Clic en la ficha Vista Macro Grabar Macro

17 c) Aparece el siguiente cuadro de diálogo Asignar nombre a la macro Clic en aceptar d) Al hacer clic en aceptar se deben grabar los formatos, haciendo clic en los comandos de Excel que se desea aplicar. Tenga en cuenta que todo clic que se haga queda grabado, por tal motivo se debe tener mucha precaución de no hacer un clic equivocado. e) Detener la macro. Haciendo clic en el botón Detener que se encuentra en la barra de estado (parte inferior izquierda de la pantalla de Excel) Para ejecutar la macro realice lo siguiente: a) Seleccionar las celdas a las que se le desea aplicar los formatos de la macro b) Clic en la ficha Vista Macros Ver Macros c) En el cuadro que aparece, seleccionar la macro que se desea utilizar y clic en ejecutar.

18 7.1 ASIGNAR BOTONES A LAS MACROS CESDE a) Activar en la barra de acceso rápido el icono de Botón (Control de formulario), así: - Clic en la opción mas de la barra de herramientas de acceso rápido y selecc ionar mas comandos. - En la opción Comandos disponibles, seleccionar Todos los Comandos - En la lista buscar Botón (Control de Formulario) y hacer clic en agregar y clic en aceptar b) Automáticamente aparece el icono botón en la barra de herramientas de acceso rápido c) Clic en icono Botón y dibujarlo en la hoja de cálculo. Automáticamente aparece el siguiente cuadro de dialogo:

19 Seleccionar la macro que ejecutará el botón Clic en aceptar d) Al hacer clic en el botón, se ejecutará la macro automáticamente. Ejemplo 2: Crear macro que capture los datos digitados en una hoja, para llenar una base de datos: a) En la hoja ingreso digitar la siguiente información: b) En la hoja Datos, digitar la siguiente información:

20 c) Regresar a la hoja ingreso y comenzar a grabar la macro, la cual llamaremos captura. La cual realizará lo siguiente: - Ubicarse en la celda donde se digitará la cedula. - Presionar CTRL C (para copiar) - Desplazarnos hasta la hoja Datos, y en la celda donde se digitara la cédula, presionar CTRL + V - Regresar a la hoja Ingreso, hacer clic en la celda donde se digitará el nombre, presionar CTRL + C. Luego ir a la hoja Datos y en la celda donde se ingresarán los nombres presionar CTRL + V - Repetir el proceso para la ciudad d) Detener la grabación de la macro. Al ejecutar la macro, los datos digitados en las celdas de la hoja ingreso, se almacenaran en las celdas de la hoja Datos. e) Ahora se requiere crear una macro llamada nuevo. La cual debe borrar los datos digitados en las celdas de la hoja ingreso y además debe insertar una fila encima de los datos que aparecen en la hoja Datos. Con el fin de que cada vez que se capturen datos, los nuevos datos, queden ubicados encima de los que ya están digitados. f) Asigne botones a las macros con el fin de ejecutarlas mas rápido.