CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

Transcripción

1 CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA DE ETAPA EP UAIE EMPRESA PÚBLICA MUNICIPAL DE TELECOMUNICACIONES, AGUA POTABLE, ALCANTARILLADO Y SANEAMIENTO DE CUENCA ETAPA-EP INFORME Examen especial a las Actas de Entrega-Recepción de Obras Civiles de la Empresa Pública Municipal de Telecomunicaciones, Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento de Cuenca, ETAPA EP, por el período comprendido entre el 01 de enero de 2009 y el 30 de junio de 2010.

2 EMPRESA PÚBLICA MUNICIPAL DE TELECOMUNICACIONES, AGUA POTABLE, ALCANTARILLADO Y SANEAMIENTO DE CUENCA, ETAPA EP EXAMEN ESPECIAL A LAS ACTAS DE ENTREGA-RECEPCIÓN DE OBRAS CIVILES, DE LA EMPRESA PÚBLICA MUNICIPAL DE TELECOMUNICACIONES, AGUA POTABLE, ALCANTARILLADO Y SANEAMIENTO DE CUENCA, ETAPA EP Período comprendido entre el 01 de enero de 2009 y el 30 de junio de 2010 UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA DE ETAPA EP Cuenca-Ecuador

3 RELACIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS SIGLAS SIGNIFICADO BID DTAPA ETAPA EP GAPASA LOSNCP NCI UAIE USD Banco Interamericano de Desarrollo Dirección Técnica de Agua Potable y Alcantarillado Empresa Pública Municipal de Telecomunicaciones, Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento de Cuenca, Empresa Pública Gerencia de Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento Ambiental Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública Norma de Control Interno Unidad de Auditoria Interna de ETAPA Dólares de los Estados Unidos de Norteamérica

4 ÍNDICE CONTENIDO Carta de presentación PÁGINA CAPÍTULO I: INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Motivo del examen 2 Objetivos del examen 2 Alcance del examen 2 Base legal 2 Estructura orgánica 3 Objetivo de la empresa 4 Monto de recursos examinados 4 Servidores relacionados 5 CAPÍTULO II: RESULTADOS DEL EXAMEN Ausencia de Manual de Procedimientos no permite que las actas de entrega-recepción de obras civiles se firmen oportunamente Los registros contables de los activos fijos de ETAPA EP no están actualizados por retraso en la firma de las actas de entrega-recepción definitivas No todas las actas de entrega-recepción de obras civiles son legalizadas de acuerdo a los términos contractuales El rubro de catastros no consta en todas las actas de entrega-recepción de obras civiles Tiempo utilizado para legalizar las actas únicas de entrega-recepción de obras civiles realizadas mediante órdenes de trabajo Actas de entrega-recepción de obras civiles para conexiones domiciliarias son firmadas en tiempos superiores a los establecidos en las cláusulas contractuales de los contratos Legalización de actas únicas de entrega-recepción de contratos no están de acuerdo a los términos contractuales Los expedientes de los contratos de ejecución de obras civiles, no están adecuadamente archivados No todas las cantidades de obras civiles que constan en las actas de 19-21

5 entrega-recepción fueron ingresadas correctamente al Sistema AS400 El incumplimiento de las cláusulas contractuales del Contrato no consta en el acta de entrega-recepción ANEXOS DEL INFORME Anexo 1.- Nómina de servidores relacionados con el examen 24 Anexo 2.- Cronograma de aplicación de las recomendaciones 25-29

6 Cuenca, Señores Gerente General y Miembros del Directorio Empresa Pública Municipal de Telecomunicaciones, Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento de Cuenca, ETAPA EP Ciudad.- De mi consideración: Hemos efectuado el examen especial a las Actas de entrega-recepción de obras civiles de la Empresa Pública Municipal de Telecomunicaciones, Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento de Cuenca, ETAPA EP, por el período comprendido entre el 01 de enero de 2009 y el 30 de junio de Nuestro examen se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables. Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio. Atentamente, Dios, Patria y Libertad, Econ. C.P.A. Gladys Fernández Avilés Mgs. AUDITORA INTERNA DE ETAPA EP

7 CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Motivo del examen El examen especial practicado a las Actas de Entrega-Recepción de Obras Civiles de la Empresa Pública Municipal de Telecomunicaciones, Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento de Cuenca ETAPA EP, se efectúo de conformidad con la Orden de Trabajo UAIE de 02 de agosto de 2010, con cargo al Plan Operativo de Control del 2010 de la Unidad de Auditoría Interna de ETAPA EP. Objetivos del examen Verificar que las actas de entrega-recepción provisional, parcial, total y definitivas de obras civiles ejecutadas por ETAPA EP, fueron realizadas en los tiempos previstos en el contrato, suscritos por el contratista y los integrantes de la comisión designada por la máxima autoridad, administrador del contrato y un técnico que no haya participado en la ejecución del contrato; así como la liquidación económica contable del contrato. Alcance del examen El examen especial comprende la revisión y evaluación del cumplimiento de los términos contractuales y la normativa legal vigente para el proceso de entregarecepción de obras civiles de ETAPA EP, por el período comprendido entre el 01 de enero de 2009 y el 30 de junio de Base legal ETAPA EP se rige por la Codificación de la Ley Orgánica de Régimen Municipal, la Ordenanza de Creación de la Empresa Pública Municipal de Teléfonos, Agua Potable y Alcantarillado de Cuenca de 12 de enero de 1968, la Ordenanza que Regula la Organización y Funcionamiento de la Empresa Pública Municipal de Telecomunicaciones, Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento de Cuenca ETAPA de 20 de febrero de 2002 y sus reformas de 22 de noviembre de 2006 y 14 de enero de

8 Estructura Orgánica La estructura orgánica y funcional de ETAPA EP contempla los siguientes niveles de actividad: NIVEL DIRECTIVO: Directorio NIVEL EJECUTIVO: Gerencia General Gerencia de Agua Potable, Saneamiento y Gestión Ambiental Gerencia de Telecomunicaciones Gerencia Comercial Subgerencia de la Corporación Municipal Parque Nacional Cajas NIVEL ASESOR: Subgerencia de Planificación Subgerencia Jurídica Auditoría Interna NIVEL DE APOYO: Secretaría General Subgerencia Financiera Subgerencia Administrativa Subgerencia de Gestión del Talento Humano NIVEL OPERATIVO: Subgerencia Agua Potable y Saneamiento Subgerencia de Gestión Ambiental Subgerencia de Planes Maestros Subgerencia de Telecomunicaciones Subgerencia de Marketing y Ventas Subgerencia de Informática Unidad de Control de Agua No Contabilizada Unidad Ejecutora de Proyectos Informáticos Unidad de Aseguramiento de Ingresos 3

9 Objetivos de la empresa Prestar servicios de telecomunicaciones, agua potable, alcantarillado, saneamiento y más servicios complementarios, conexos y afines que pudieren ser considerados de interés colectivo, con criterios de eficiencia, eficacia, responsabilidad, universalidad, solidaridad, accesibilidad, continuidad y calidad, mediante el cobro de una tasa, un precio o tarifa y las correspondientes contribuciones especiales de mejoras, cuidando que estos sean justos y equitativos. Ejercer sus funciones primordiales en materia de prestación de los servicios de telecomunicaciones, agua potable, alcantarillado y saneamiento y más servicios complementarios, conexos y afines. Le corresponde la gestión ambiental relacionada con los servicios que presta la empresa en el marco de la ley y las políticas y estrategias dictadas por la I. Municipalidad de Cuenca. Monto de recursos examinados Los ingresos programados provienen principalmente de la prestación de los servicios de agua potable, alcantarillado, saneamiento, telefonía, a los que se suman los ingresos de financiamiento del Sector Público (Banco del Estado), de los organismos multilaterales (BID) y los aportes de las comunidades; y, el valor examinado corresponde al período del 01 de enero de 2009 y el 30 de junio de 2010, que se detalla a continuación: (En dólares de los Estados Unidos de Norteamérica) ACTAS MONTO CONTRATADO SUBGERENCIA DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO MONTO PLANILLADO MONTO DE REAJUSTES TOTAL CANCELADO ENTREGA RECEPCIÓN (PROVISIONAL Y/O DEFINITIVAS DE OBRAS CIVILES) , , , ,54 ÚNICAS (ÓRDENES DE TRABAJO) , , , ,69 TOTAL SUBGERENCIA DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO GERENCIA COMERCIAL , , , ,23 ÚNICAS (PRESTACIÓN DE SERVICIOS) , , , ,98 ENTREGA RECEPCIÓN (PROVISIONAL Y/O DEFINITIVAS DE OBRAS CIVILES) , , , ,32 TOTAL GERENCIA COMERCIAL , , , ,30 4

10 Servidores relacionados Los principales servidores relacionados se detallan en el Anexo 1. 5

11 CAPÍTULO II RESULTADOS DEL EXAMEN 1.- GERENCIA DE AGUA POTABLE, SANEAMIENTO Y GESTIÓN AMBIENTAL Ausencia de Manual de Procedimientos no permite que las actas de entregarecepción de obras civiles se firmen oportunamente De la evaluación al cumplimiento de los términos contractuales en lo referente a firmas de las actas de entrega-recepción dentro de los términos establecidos, tales como: solicitud de recepción realizada por el contratista, reajuste de precios y liquidación económica de los contratos, vigencia de garantías, aprobación de catastros de obras, nombramiento de la comisión de recepción y evaluación ex post de las obras ejecutadas; se determinó que no se ha cumplido el 44% de los procesos relativos a la firma de las actas de entrega-recepción de obras civiles, debido fundamentalmente a la falta de actualización del Procedimiento de contratación de ejecución de obras establecido en el Mapa Conceptual de Procesos del Proyecto de Optimización Empresarial, que incluye las funciones y niveles de responsabilidad de cada uno de los servidores relacionados con la firma de actas de entrega-recepción de obras; y, al incumplimiento de las fechas establecidas dentro de los contratos para la firma de las actas de entrega-recepción de obras civiles; lo que no está de acuerdo a lo establecido en las Normas de Control Interno Estructura organizativa-, Recepción de las obras-, Evaluación ex post-, que indican: Toda entidad debe complementar su organigrama con un manual de organización actualizado en el cual se deben asignar responsabilidades, acciones y cargos, a la vez que debe establecer los niveles jerárquicos y funciones para cada uno de sus servidoras y servidores. Se llevarán a cabo dos tipos de recepción: una provisional que se efectuará 15 días después de que el contratista de la obra haya notificado por escrito la finalización de las obras de construcción y otra definitiva que no podrá realizarse en un plazo menor a seis meses después de la fecha de la recepción provisional. Durante la etapa de operación se efectuarán evaluaciones periódicas del funcionamiento de la obra, esto es comparar los ingresos y costos reales previstos en estudios de preinversión.- Las evaluaciones posteriores cierran el ciclo del proyecto, pues los resultados obtenidos 6

12 permiten retroalimentar la información necesaria para nuevos proyectos. Como consecuencia la falta de actualización de un manual específico que contenga todos los procedimientos relativos al proceso de firma de actas entrega-recepción de obras, en el que se incluya el organigrama con los respectivos responsables hasta la fase de evaluación posterior, no permite que la totalidad de las actas de entregarecepción de obras se firmen dentro de los términos establecidos para concluir las relaciones contractuales entre el contratista y ETAPA EP; y, que no se realicen posteriormente las evaluaciones necesarias para retroalimentar y mejorar los procesos de funcionamiento de las obras. Conclusión La falta de un manual de procedimientos no permite que la totalidad de las actas de entrega-recepción de obras civiles se firmen dentro de los términos establecidos y no se realicen posteriormente las evaluaciones necesarias para retroalimentar y mejorar los procesos de funcionamiento de las obras. Recomendación Al Gerente General: 01.- Dispondrá al Gerente de Agua Potable, Saneamiento y Gestión Ambiental y al Gerente Comercial la elaboración del manual de procedimientos específico para el proceso de firma de las actas de entrega-recepción de obras civiles con sus respectivos responsables, así como la fase posterior de evaluación de acuerdo a los requerimientos institucionales y la normativa legal vigente. Los registros contables de los activos fijos de ETAPA EP no están actualizados por retraso en la firma de las actas de entrega-recepción definitivas Del análisis realizado a las actas de entrega-recepción definitivas y de las entrevistas realizadas a varios funcionarios responsables del proceso de legalización de las actas en referencia, se determinó que no todos los valores de los contratos de obras civiles se encuentren registrados contablemente; al 30 de junio de 2010 existen 130 contratos que disponen de actas de entrega-recepción provisional y no disponen de las actas 7

13 definitivas, no obstante de haber transcurrido el tiempo establecido en la ley, es decir superan los 6 meses, así por ejemplo los contratos números , , y , firmados el 16 de junio de 2006, 19 de diciembre de 2008, 24 de diciembre de 2008 y 13 de mayo de 2009; entre otros, debido a que no firmaron oportunamente las actas de entrega-recepción definitivas por el período comprendido del 01 de enero de 2009 al 30 de junio de Al respecto la Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental Liquidación de Proyectos y Programas- en el literal d) expone: La liquidación de proyectos realizados o contratados con terceros, ocurrirá con la documentación generada en el momento de la recepción definitiva de la obra. En consecuencia el retraso en la firma de las actas de entrega-recepción definitiva como producto de la falta de gestión oportuna del contratista, no permite que la empresa cuente con un sistema de información actualizada y de conformidad con la normativa contable vigente, afectando a que el valor de los activos fijos de la empresa se encuentre subvalorado; frente a la inversión realizada en la ejecución de obras civiles. Conclusión El retraso en la firma de las actas de entrega-recepción definitivas como producto de la falta de gestión oportuna del contratista no permitió que los activos fijos de la empresa se encuentren registrados y valorados correctamente frente a la inversión realizada en la ejecución de obras civiles, lo que influye para que la empresa no cuente con un sistema de información actualizada y de conformidad con la normativa contable vigente; que permita tomar decisiones oportunas. Recomendación Al Contador General: 02.- Procederá a registrar como activos fijos todos los valores de los proyectos realizados o contratados por ETAPA EP, cuando disponga de la documentación generada en el momento de la recepción definitiva de las obras. 8

14 No todas las actas de entrega-recepción de obras civiles son legalizadas de acuerdo a los términos contractuales Durante el período de análisis, en la Unidad de Auditoría Interna de ETAPA EP se receptaron 307 actas de entrega- recepción de obras civiles, correspondientes a: 1 contrato celebrado en el 2003, 5 en el 2004, 4 en el 2005, 18 en el 2006, 38 en el 2007, 135 en el 2008 y 106 en el 2009; de las cuáles se analizaron el 33% equivalente a 103 actas, determinándose lo siguiente: El 49% corresponde a actas de entrega-recepción provisional; El 51% corresponde a actas de entrega-recepción definitiva; El 59% de actas no cumplieron lo establecido en la Cláusula 13 de los contratos celebrados hasta agosto de 2008 y las cláusulas Décima Séptima y Octava de los contratos celebrados a partir de octubre de 2009; referente a la legalización de las actas de entrega-recepción provisional y definitiva en los tiempos establecidos; El 20% de actas no cumplen con lo establecido en la Cláusula 2 de los contratos para la ejecución de obras, en lo que se refiere a la presentación de catastros y planos constructivos de la obra; El 21% de actas se cumplen de acuerdo a lo establecido en la normativa respectiva y los términos contractuales. Las actas no son firmadas dentro de los plazos establecidos debido a varios factores, tales como: retraso en la aprobación de planillas por parte del fiscalizador en el 16%; y, el 82% por falta de gestión oportuna del contratista en la entrega de catastros y en la solicitud de recepción y el 2% (casos puntuales) por la exigencia de presentación de catastros domiciliarios; sin que el rubro conste en el presupuesto de ejecución de obra. De acuerdo a la información entregada por la responsable de la elaboración de las actas de entrega-recepción de obras, cabe indicar que del total de 169 contratos firmados en el período de examen, se han tramitado 89 actas provisionales y 49 actas definitivas; y, en 44 obras aún no se cumple el tiempo mínimo para la recepción 9

15 definitiva y 49 continúan en ejecución, demostrando que a partir del 01 de enero de 2009 se cumple con el proceso de firma de actas de entrega-recepción de obras. Como consecuencia, del total de 307 actas de entrega-recepción de obras, el 79% no se ha firmado dentro de los plazos establecidos, debido a la falta de entrega de catastros y solicitud oportuna del contratista y por retraso en la aprobación de planillas por parte de fiscalización, lo que no está de acuerdo a lo establecido en las cláusulas Segunda, Decimotercera, Décima Séptima y Décima Octava de los contratos respectivos, afectando a que los activos fijos de la empresa se encuentren subvalorados frente a la inversión realizada en la ejecución de obras civiles por ETAPA EP. Conclusión No todos los contratos celebrados para la ejecución de obras civiles desde el 2003 al 2009, cumplieron con las cláusulas contractuales Segunda, Decimotercera, Décima Séptima y Décima Octava. Recomendación Al Gerente de Agua Potable, Saneamiento y Gestión Ambiental y Al Subgerente Jurídico: 03.- De manera coordinada deberán incluir dentro de las cláusulas contractuales de los contratos de ejecución de obras civiles, la aplicación de las multas respectivas por la no realización a tiempo de la solicitud de recepción de obras por parte del contratista; de conformidad al Art. 71 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. El rubro de catastros no consta en todas las actas de entrega-recepción de obras civiles De acuerdo a la información proporcionada por el área de catastros de la Subgerencia de Agua Potable y Saneamiento se determinó que: durante el período 01 de enero de 2009 al 30 de junio de 2010, se han suscrito 164 contratos para la ejecución de obras 10

16 civiles, de los cuáles 88 catastros de obras ejecutadas han ingresado al sistema, en 34 contratos no consta el rubro catastros debido al tipo de trabajo que se ha realizado, en 15 contratos no se ha realizado los catastros por no constar en los términos contractuales y las 27 obras restantes continúan en ejecución. Situación presentada debido a que el responsable del análisis y elaboración de los precios unitarios no siempre considera el rubro de catastros, dentro del presupuesto de ejecución de obras, afectando a que no se incorpore el catastro al sistema de información geográfico que dispone la Subgerencia de Agua Potable y Saneamiento; y, no permite mantener actualizada la información geográfica como base de datos para la realización de estudios requeridos y el respectivo mantenimiento de los sistemas de agua potable y saneamiento. Conclusión No todos los contratos celebrados durante el período de análisis, disponen del rubro de catastros de obras civiles dentro del presupuesto de ejecución de obras, por lo que no constan en las respectivas actas de entrega-recepción de obras civiles. Recomendación Al Subgerente de Agua Potable y Saneamiento: 04.- Dispondrá al responsable de la elaboración de los precios unitarios que en los contratos que amerite, se incluya el rubro correspondiente a catastros a un precio unitario actualizado y de acuerdo a los requerimientos del área de catastros. Tiempo utilizado para legalizar las actas únicas de entrega-recepción de obras civiles realizadas mediante órdenes de trabajo Durante el período del 01 de enero de 2009 al 30 de junio de 2010, en la Unidad de Auditoría Interna de ETAPA EP se receptaron 139 actas únicas de entrega-recepción de obras civiles, realizadas por la Dirección Técnica de Agua Potable y Alcantarillado correspondientes a 2 órdenes de trabajo emitidas en el 2005, 14 en el 2006, 17 en el 2007, 42 en el 2008 y 64 en el 2009, en las cuáles se determinó que: 11

17 Las 46 actas únicas corresponden a órdenes de trabajo emitidas antes del 04 de agosto de 2008, las cuáles han sido firmadas en tiempos que varía de 3 a 43 meses, con un promedio general de 22 meses por acta, posterior a la cancelación económica al contratista; A partir de la vigencia de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública del 04 de agosto de 2008, hasta finales de diciembre del indicado año, se han emitido 93 órdenes de trabajo cuyas actas de entrega-recepción de obras se firmaron en tiempos que varían de 5 a 16 meses con un promedio general de 10 meses entre la fecha de cancelación al contratista por la ejecución de la obra y la respectiva suscripción de las actas; Durante el 2009, el promedio general de tiempo utilizado para firmar las actas únicas de entrega-recepción de obras es de 5 meses a partir de la fecha de cancelación al contratista, con tiempos que varían entre 3 y 9 meses por acta; La Subgerencia Financiera ha realizado los pagos a los ejecutores de las obras civiles mediante las respectivas órdenes de trabajo en tiempos menores a 10 días; Mediante resolución del 06 de julio de 2010 el Gerente General de ETAPA EP, ha emitido el Instructivo para la Contratación de Bienes, Servicios y Obras a través de ínfima cuantía, y en los numerales 1 y 7 establece: Para el efecto, los montos máximos no deben superar el valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0, por el Presupuesto inicial del Estado vigente, ($4.256,41 año 2010). Las Gerencias de Área podrán autorizar a través de este mecanismo la ejecución de obras que tengan por objeto única y exclusivamente la reparación, refacción, remodelación, adecuación o mejora de una construcción o infraestructura ya existente. Las obras civiles ejecutadas mediante órdenes de trabajo no son publicadas mensualmente en el Portal de Compras Públicas, de acuerdo a lo establecido en el Art. 6 Publicación- de la Casuística de uso del Procedimiento de Ínfima Cuantía, publicado el 22 de abril de 2010 y contenida en el Instructivo para la contratación de bienes, servicios y obras a través de Ínfima Cuantía de ETAPA EP de 6 de julio de 2010 que expone: 12

18 Las contrataciones realizadas en cada mes a través del mecanismo de Ínfima Cuantía, deberán ser publicadas de manera consolidada, mediante la herramienta Publicación Especial del portal dentro de los primeros cinco días hábiles del mes posterior al de las contrataciones reportadas. Para el efecto, se utilizará el formato que es parte de la presente resolución. Como consecuencia el proceso de suscripción de las actas únicas de entregarecepción de obras correspondientes a la emisión de órdenes de trabajo, se han realizado de acuerdo a lo establecido en el Art DE LA RECEPCIÓN Y PAGO, de la Codificación del Reglamento de Contrataciones de la Empresa Pública Municipal de Telecomunicaciones, Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento de Cuenca, ETAPA; el Art. 9. -Contrataciones de ínfima cuantía-, de las Disposiciones para la Contratación Pública para los procesos de Cotización, Menor cuantía e Ínfima cuantía que lleve adelante la Empresa Pública Municipal de Telecomunicaciones, Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento de Cuenca ETAPA, de 24 de septiembre de 2008, y del Instructivo para la Contratación de Bienes, Servicios y Obras a través de Ínfima Cuantía de 06 de julio de 2010; sin embargo, cabe indicar que el tiempo transcurrido entre la fecha de cancelación al contratista y el de suscripción de las respectivas actas únicas varían desde los 22 hasta 5 meses en las últimas actas firmadas, lo cual no permite finiquitar totalmente las condiciones contractuales de la ejecución de obras. Conclusión Las actas únicas de entrega-recepción de obras son efectuadas de acuerdo a la normativa legal vigente a excepción del tiempo transcurrido entre la fecha de cancelación de la planilla y el tiempo de suscripción del acta. Recomendación Al Gerente General: 05.- Dispondrá al Subgerente Jurídico, que dentro del INSTRUCTIVO PARA LA CONTRATACIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS A TRAVÉS DE ÍNFIMA CUANTÍA, expedido el 6 de julio de 2010, se incluya el tiempo máximo para la firma de las actas únicas correspondientes a la ejecución de obras de ínfima cuantía mediante órdenes de trabajo. 13

19 06.- Dispondrá al Subgerente Administrativo el cabal cumplimiento de lo dispuesto en el INSTRUCTIVO PARA LA CONTRATACIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS A TRAVÉS DE ÍNFIMA CUANTÍA, sobre la publicación mensual de las contrataciones, de manera consolidada, mediante la herramienta Publicación Especial del portal dentro de los cinco días hábiles del mes posterior al de las contrataciones reportadas. 2.- GERENCIA COMERCIAL Actas de entrega-recepción de obras civiles para conexiones domiciliarias son firmadas en tiempos superiores a los establecidos en las cláusulas contractuales de los contratos Durante el período comprendido entre el 01 de enero de 2009 y el 30 de junio de 2010, en la Unidad de Auditoría Interna de ETAPA EP se receptaron 43 actas de entregarecepción de obras civiles, de las cuales 19 son provisionales y 24 definitivas correspondientes a 1 contrato celebrado en el 2003, 1 en el 2004, 1 en el 2005, 3 en el 2006, 9 en el 2007, 16 en el 2008 y 12 en el Del total de actas correspondientes a la ejecución de obras civiles han sido analizadas 15, equivalente al 35%; determinando lo siguiente: El 93% de las actas analizadas no cumplen con lo establecido en el contrato de ejecución de obra, Cláusula Decimotercera: -Entrega Recepción-, debido a que el tiempo transcurrido para la suscripción de las mismas es superior al establecido en la normativa legal vigente; El 13% de las actas tiene la solicitud oportuna para la recepción de la obra por parte del contratista, sin que exista el justificativo respectivo por parte de la comisión y el fiscalizador para no proceder con la recepción de la misma; así por ejemplo los contratos números: y , firmados el 11 de diciembre de 2006 y 30 de agosto de 2007; El 80% restante de actas, no se puede determinar con exactitud la causa para el retraso en la firma de actas, debido a la falta de información en el contenido 14

20 de las mismas, lo que no está de acuerdo con lo establecido en el Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública; Artículo Contenido de las actas- que establece: Las actas contendrán los antecedentes, condiciones generales de ejecución, condiciones operativas, liquidación económica, liquidación de plazos, constancia de la recepción, cumplimiento de las obligaciones contractuales, reajustes de precios pagados, o pendientes de pago y cualquier otra circunstancia que se estime necesaria. Situación presentada debido a que los fiscalizadores no preparan las actas de acuerdo a la normativa legal en vigencia; y las comisiones nombradas no proceden a recibir las obras en los tiempos establecidos; afectando a que las liquidaciones económicas de los contratos no ingresen oportunamente al Sistema AS400 que permita cobrar a cada abonado los valores respectivos. Conclusión El 93% de las actas de entrega-recepción de obras civiles ejecutadas por la Gerencia Comercial son firmadas en tiempos superiores a los establecidos en las cláusulas contractuales de los contratos, por retraso en el trámite de fiscalización y en otros contratos no se puede determinar las causas del retraso por falta de información registrada en el contenido de las actas. Recomendación Al Gerente Comercial y Subgerente Jurídico: 07.- De manera coordinada deberán incluir dentro de las cláusulas contractuales del contrato de ejecución de obras de acuerdo a la LOSNCP, Art 71. -Cláusulas Obligatorias-, la aplicación de las multas respectivas por la no realización a tiempo de la solicitud de recepción de obras por parte del contratista. Al Gerente Comercial: 08.- Dispondrá a los fiscalizadores que en la elaboración de las actas de entregarecepción de obras civiles se cumpla a cabalidad lo establecido en el Reglamento 15

21 General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública; Artículo 124 -Contenido de las actas-. Legalización de actas únicas de entrega-recepción de contratos no están de acuerdo a los términos contractuales Del análisis realizado a 7 actas únicas de entrega-recepción por prestación de servicios, correspondientes a 4 contratos firmados en el 2008 y 3 en el 2009, se determinó que las 6 actas únicas corresponden a contratos de prestación de servicios para la lectura de medidores y reporte de novedades encontradas en cada una de las conexiones domiciliarias, y el Contrato corresponde al Mejoramiento del Catastro de Clientes del servicio de agua potable. Los contratos se cumplen de acuerdo a los términos contractuales, a excepción de la Cláusula Undécima: Entrega Recepción para los contratos celebrados antes del 04 de agosto de 2008 y la Cláusula Duodécima: Recepción de los servicios, para los contratos firmados a partir de la vigencia de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, debido a la falta de presentación oportuna de la solicitud para la recepción de los servicios por parte del contratista. Al respecto la cláusula Duodécima Recepción de los servicios- del contrato de Prestación de Servicios establece: La recepción de los servicios se realizará, a petición del contratista, cuando a juicio de este se hallen cumplidas todas las obligaciones del contrato de la manera pactada y así lo notifique a la contratante y solicite tal recepción. La recepción se iniciará, dentro de los 10 días siguientes a la notificación y solicitud del contratista. Dentro de este plazo la entidad contratante podrá negarse a realizar la recepción por razones justificadas, relacionadas con el cumplimiento de las obligaciones contractuales asumidas por el contratista. La negativa se notificará por escrito al contratista y se dejará constancia de que la misma fue practicada.... Situación presentada debido a que los contratistas no solicitan la recepción de los servicios prestados una vez concluido sus trabajos; y, en los contratos no se estipula una cláusula que obligue a dar cumplimiento a la presentación de la solicitud; afectando a que no se finiquite el contrato y no se disponga de la totalidad de la documentación de soporte para el archivo respectivo. 16

22 Conclusión La totalidad de las actas únicas correspondientes a los contratos de prestación de servicios no son firmadas dentro de los términos establecidos en las cláusulas contractuales, por el contrario, se suscriben las actas de entrega-recepción en un tiempo promedio de 5 meses luego de concluido el objeto del contrato. Recomendación Al Gerente Comercial y Subgerente Jurídico: 09.- De manera coordinada deberán incluir dentro de las cláusulas contractuales del contrato de prestación de servicios como cláusulas obligatorias, la aplicación de las multas respectivas por la no realización a tiempo de la solicitud de recepción por parte del contratista. Al Gerente Comercial: 10.- Dispondrá al personal relacionado con los procesos de fiscalización de obras civiles y de prestación de servicios el cabal cumplimiento de lo establecido en la normativa legal vigente y en los términos precontractuales y contractuales. Los expedientes de los contratos de ejecución de obras civiles, no están adecuadamente archivados Durante el proceso de verificación de datos correspondientes a los contratos de ejecución de obras y de prestación de servicios realizados por la Gerencia Comercial se determinó la carencia de un lugar físico apropiado que permita organizar el archivo de todos los expedientes de los contratos realizados, la documentación requerida se obtuvo de varios funcionarios que mantienen archivos parciales de la información; así por ejemplo: los contratos números , , , y , que pertenecen a un mismo responsable de fiscalización; se encuentra incompleta y sin la suficiente organización que permita una adecuada verificación de los datos solicitados, además carecen de las respectivas firmas de responsabilidad. 17

23 Lo descrito no está de acuerdo a lo establecido en la Norma de Control Interno Documentación de respaldo y su archivo- que indica: La documentación sobre operaciones, contratos y otros actos de gestión importantes debe ser íntegra, confiable y exacta, lo que permitirá su seguimiento y verificación, antes, durante o después de su realización. Como consecuencia la falta de organización de un archivo centralizado, sumado a la falta de firmas de responsabilidad en los documentos correspondientes a los contratos números , , , y no permite un adecuado y oportuno seguimiento y verificación de las obras realizadas, así como el respectivo ingreso y actualización de los catastros correspondientes a las conexiones domiciliarias. Mediante memorandos de 16 y 17 de diciembre de 2010, el Fiscalizador de los contratos , , y ha procedido a entregar las planillas y anexos correspondientes. Conclusión La falta de organización de un archivo centralizado, sumado a la falta de firmas de responsabilidad en los documentos correspondientes a los contratos números , , , y no permite un adecuado y oportuno seguimiento de las obras realizadas, así como la respectiva verificación de la actualización de los catastros correspondientes a las conexiones domiciliarias. Recomendación Al Gerente Comercial: 11.- Dispondrá a un funcionario o funcionaria del área la organización y funcionamiento del archivo, que contenga todos los expedientes de manera íntegra, confiable y exacta de los contratos de ejecución de obras civiles y prestación de servicios relacionados con las conexiones domiciliarias y bajo la exclusiva responsabilidad de un/a funcionario/a que dé cuenta del manejo del mismo. 18

24 Al Gerente General: 12.- Dispondrá al fiscalizador de los contratos números , , , y , entregar los documentos y expedientes completos con su respectiva legalización, así como el informe sobre fechas de ingresos al sistema de las obras realizadas y montos de obras ejecutados por cada contratista para cada uno de los abonados del sistema de agua potable y alcantarillado. No todas las cantidades de obras civiles que constan en las actas de entregarecepción fueron ingresadas correctamente al Sistema AS400 De la verificación a las cantidades de obras ejecutadas por conexión domiciliaria de agua potable correspondientes a los contratos números , , , y , se determinó que: El contrato no se encuentra la documentación que soporte las cantidades de obra civil ejecutada por cada una de las conexiones domiciliarias, lo que no permite verificar lo realmente ingresado al sistema AS400; Los contratos y las cantidades de obra civil ejecutadas por cada una de las conexiones domiciliarias, que constan en los soportes de las planillas respectivas están de acuerdo a los valores ingresados al sistema AS400; El contrato no se encuentra la documentación que soporte las cantidades de obra civil ejecutada por cada una de las conexiones domiciliarias, lo que no permite verificar lo realmente ingresado al sistema AS400; El contrato las cantidades de obra civil ejecutadas por cada una de las conexiones domiciliarias, que constan en los soportes de las planillas respectivas no son iguales a los valores ingresados al sistema AS

25 Se debe indicar que las cantidades y montos aprobados dentro de las planillas son de exclusiva responsabilidad del fiscalizador de las obras, que para los contratos anteriormente descritos corresponden a un mismo fiscalizador. Al respecto la Ordenanza de Administración, Regulación y Tarifas de Agua Potable para el Cantón Cuenca, emitida el 12 de diciembre de 1984, en el Artículo 8 establece que: ETAPA determinará el diámetro y materiales que deben utilizarse en la conexión, las características y diámetro del medidor y la categoría correspondiente, de conformidad al servicio solicitado y hará conocer al interesado el valor de todos los derechos de conexión. Como consecuencia no todos los valores correspondientes a las obras ejecutadas para cada uno de los abonados puede ser verificado, por falta de información de fiscalización que soporte lo realmente ejecutado y todos los valores de la planilla Nº1 del contrato que constan como rubros realizados para cada uno de los abonados difieren de los valores ingresados al Sistema AS400, lo que pone en riesgo que se cobre o se deje de cobrar a los abonados, valores diferentes a los realmente ejecutados. Conclusión No se dispone de la suficiente información que permita verificar los rubros efectivamente ejecutados para cada uno de los abonados, sin embargo de la documentación existente de la Planilla número 1 del Contrato se determina que los valores ingresados al Sistema AS400 como rubros ejecutados por conexiones domiciliarias, difieren de los datos existentes en el soporte de las planillas de ejecución de obras. Recomendación Al Gerente General: 13.- Dispondrá al Gerente Comercial la presentación de un informe previo verificar y registrar los valores ingresados al Sistema AS400 como rubros ejecutados por conexiones domiciliarias de los contratos números , y y 20

26 su respectiva comparación con los valores realmente ejecutados por los contratistas; y proceder a la devolución respectiva de valores indebidamente cobrados a los abonados. Al Gerente Comercial: 14.- Designará a un funcionario del área de micromedición de consumos de agua potable, como responsable de la verificación y la validación de la documentación entregada por los fiscalizadores de conexiones domiciliarias y de control de los datos ingresados al Sistema AS400 por parte de los digitadores. El incumplimiento de las cláusulas contractuales del Contrato no consta en el acta de entrega-recepción El Contrato de Prestación de Servicios suscrito el 31 de enero de 2008 en la cláusula Segunda: -Objeto del Contrato-, establece: El contratista se obliga para con la Entidad Contratante a prestar los servicios de Mejoramiento de Catastro de Clientes del servicios de agua potable y alcantarillado, levantamiento de información de clientes potenciales y control de instalaciones domiciliarias a nivel de vereda, validación de instalaciones con consumo promedio menor e igual a 6m3 mensuales. Sectores 60, 65, 91 y 99. Sin embargo mediante memorando UAIE-OSA de 26 de noviembre de 2010, se solicitó al Fiscalizador la siguiente información: Listado digital de catastros de clientes del servicio de agua potable y alcantarillado mejorados de acuerdo a la cláusula segunda del contrato, con las respectivas fechas de ingreso al sistema informático de la Gerencia Comercial; Listado digital de la información levantada de clientes potenciales y control de instalaciones domiciliarias a nivel de vereda; Listado digital de validaciones de instalaciones con consumo promedio menor e igual a 6 m 3 mensuales; Justificativos para no aplicar numeral 3 de Cláusula Duodécima del Contrato de Prestación de Servicios

27 Quién mediante memorando GCAPA-TM entregado el 16 de diciembre de 2010 manifiesta que la información solicitada no puede ser entregada: en virtud de que no la he encontrado en la computadora, en donde estuvo guardada, así como tampoco pude obtener el respaldo.- sin embargo existe el archivo físico, el que está a su disposición para realizar el trabajo que disponga. En la liquidación económica contenida en el Acta de entrega-recepción Única, se observa que la MULTA TOTALES INCURRIDAS POR EL CONTRATISTA es de 4 651,08 USD que es superior al valor de 926,62 USD presentado como Garantía de Fiel Cumplimiento, lo que no está de acuerdo a lo establecido en la CLAÚSULA DUODÉCIMA: TERMINACIÓN UNILATERAL. ETAPA podrá declarar terminado de manera anticipada y unilateralmente el Contrato, en los siguientes casos: Si el valor de las multas supera el monto de la garantía de fiel cumplimiento del Contrato. Situación que fue comunicada al Gerente General de ETAPA mediante Of. 016-CAT del 10 de julio de 2008 en la que manifiesta: Por lo expuesto, Señor Gerente, solicito hacer efectivas las garantías, así como también, que se de inicio al proceso de terminación unilateral del contrato, ante lo cual el Director de Asesoría Jurídica (E), mediante Oficio DAJ de 28 de julio de 2008 dirigido al Gerente General expresa: Por lo expuesto y a fin de proceder a notificar al contratista es necesario contar con los informes técnico, económico y jurídico; razón por la que la Gerencia deberá requerir previamente estos informes, una vez que se cuenten con los mismos, conforme lo establecen las normas legales citadas, al contratista se le debe conceder el término de quince días para que presente, en forma documentada, sus justificaciones y puntos de vista, debiendo tener presente que, de no justificar o remediar los incumplimientos señalados, se prcederá con sujeción a las disposiciones invocadas. Como consecuencia la falta de entrega de la información solicitada no permite verificar el cabal cumplimiento del objeto del contrato, observándose el incumplimiento por parte del fiscalizador del contrato de la CLAÚSULA DUODÉCIMA: TERMINACIÓN UNILATERAL, al cobrar por concepto de multas la cantidad de 4 651,08 USD que es superior al valor de 926,62 USD establecido como garantía de fiel cumplimiento. 22

28 Conclusión La falta de información por parte del fiscalizador del Contrato de Prestación de Servicios , no permite determinar si se cumplió el objetivo del contrato mediante la incorporación al sistema AS400 de los datos obtenidos para el Mejoramiento de Catastro de Clientes de servicios de agua potable y alcantarillado, levantamiento de información de clientes potenciales y control de instalaciones domiciliarias a nivel de vereda, validación de instalaciones con consumo promedio menor e igual a 6m 3 mensuales. Sectores 60, 65, 91 y 99, y adicionalmente no se cumplió por parte del fiscalizador y el Director de Asesoría Jurídica (E), el numeral 3 de la Cláusula Duodécima del respectivo contrato. Recomendación Al Gerente General: 15.- Dispondrá al Gerente Comercial, Subgerente Jurídico y Fiscalizadores la correcta aplicación de los términos contractuales en todos los contratos, de manera que se cumpla a cabalidad con lo establecido en la normativa legal vigente; con la finalidad de precautelar los intereses de la empresa y de los contratistas. Atentamente, Econ. C.P.A. Gladys Fernández Avilés Mgs. AUDITORA INTERNA DE ETAPA EP 23

29 ANEXO 1 NÓMINA DE SERVIDORES RELACIONADOS CON EL EXAMEN NOMBRE CARGO PERÍODO DE GESTIÓN DESDE HASTA Econ. Oswaldo Larriva Alvarado Gerente General Continua (*) Ing. Civ. Santiago López Guillén Gerente General Ing. Civ. Xavier Vidal Pacurucu Ing. Civ. Rafael Vélez Loja Gerente de Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento Ambiental Gerente de Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento Ambiental Ing. Civ. Carlos Jaramillo Vintimilla Gerente de Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento Ambiental Continua (*) Econ. Bernardo Cueva Moscoso Gerente Comercial Econ. Fernando Pauta Suarez Gerente Comercial Continua (*) Ing. Civ. Xavier Sánchez Aguilera Ing. Civ. Gerardo Cordero Pérez Subgerente de Agua Potable y Saneamiento Director Técnico de Agua Potable y Alcantarillado ( E ) Continua (*) Ing. Civ. Pablo Peñafiel Tenorio Profesional Continua (*) Ing. Civ. Sandy Orellana Albán Profesional Continua (*) Dr. Francisco Moscoso Ullauri. Subgerente de Asesoría Jurídica Continua (*) Econ. Antonio Molina Astudillo Profesional Continua (*) Dr. Antonio Argudo Vicuña Asistente Técnico Continua (*) (*) Continúan laborando con posterioridad al

30 25

31 ANEXO 2 EMPRESA PÚBLICA MUNICIPAL DE TELECOMUNICACIONES, AGUA POTABLE, ALCANTARILLADO Y SANEAMIENTO DE CUENCA - ETAPA No CARGOS/ RECOMENDACIONES Al Gerente General de ETAPA EP: Dispondrá al Gerente de Agua Potable, Saneamiento y Gestión Ambiental y al Gerente Comercial la elaboración del manual de procedimientos específico para el proceso de firma de las actas de entrega-recepción de obras civiles con sus respectivos responsables, así como la fase posterior de evaluación de acuerdo a los requerimientos institucionales y la normativa legal vigente. Dispondrá al Subgerente Jurídico, que dentro del INSTRUCTIVO PARA LA CONTRATACIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS A TRAVÉS DE ÍNFIMA CUANTÍA, expedido el 6 de julio de 2010, se incluya el tiempo máximo para la firma de las actas únicas correspondientes a la ejecución de obras de ínfima cuantía mediante órdenes de trabajo FIRMAS DE LOS RESPONSABLES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC DEL CUMPLIMIENTO O APLICACIÓN 06 Dispondrá al Subgerente Administrativo el cabal cumplimiento de lo dispuesto en el INSTRUCTIVO PARA LA CONTRATACIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS A TRAVÉS DE ÍNFIMA CUANTÍA, sobre la publicación

32 mensual de las contrataciones, de manera consolidada, mediante la herramienta Publicación Especial del portal dentro de los cinco días hábiles del mes posterior al de las contrataciones reportadas Dispondrá al fiscalizador de los contratos números , , , y , entregar los documentos y expedientes completos con su respectiva legalización, así como el informe sobre fechas de ingresos al sistema de las obras realizadas y montos de obras ejecutados por cada contratista para cada uno de los abonados del sistema de agua potable y alcantarillado. Dispondrá al Gerente Comercial la presentación de un informe previo verificar y registrar los valores ingresados al Sistema AS400 como rubros ejecutados por conexiones domiciliarias de los contratos números , y y su respectiva comparación con los valores realmente ejecutados por los contratistas; y proceder a la devolución respectiva de valores indebidamente cobrados a los abonados. Dispondrá al Gerente Comercial, Subgerente Jurídico y Fiscalizadores la correcta aplicación de los términos contractuales en todos los contratos, de manera que se cumpla a cabalidad con lo establecido en la normativa legal vigente; con la finalidad de precautelar los intereses de la empresa y de los contratistas.

33 Al Gerente de Agua Potable, Saneamiento y Gestión Ambiental: Dispondrá al responsable de la elaboración de los precios unitarios que en los contratos que amerite, se incluya el rubro correspondiente a catastros a un precio unitario actualizado y de acuerdo a los requerimientos del área de catastros. Al Gerente Comercial: Dispondrá a los fiscalizadores que en la elaboración de las actas de entregarecepción de obras civiles se cumpla a cabalidad lo establecido en el Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública; Artículo 124 -Contenido de las actas-. Dispondrá al personal relacionado con los procesos de fiscalización de obras civiles y de prestación de servicios el cabal cumplimiento de lo establecido en la normativa legal vigente y en los términos precontractuales y contractuales. Designará a un funcionario del área de micromedición de consumos de agua potable, como responsable de la verificación y la validación de la documentación entregada por los fiscalizadores de conexiones domiciliarias y de control de los datos ingresados al Sistema AS400 por parte de los digitadores. Al Gerente de Agua Potable, Saneamiento y Gestión Ambiental y Al Subgerente Jurídico: De manera coordinada deberán incluir dentro de las cláusulas contractuales de los contratos de ejecución de obras civiles,

34 la aplicación de las multas respectivas por la no realización a tiempo de la solicitud de recepción de obras por parte del contratista; de conformidad al Art. 71 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública Al Gerente Comercial y Subgerente Jurídico: De manera coordinada deberán incluir dentro de las cláusulas contractuales del contrato de ejecución de obras de acuerdo a la LOSNCP, Art 71. -Cláusulas Obligatorias-, la aplicación de las multas respectivas por la no realización a tiempo de la solicitud de recepción de obras por parte del contratista. De manera coordinada deberán incluir dentro de las cláusulas contractuales del contrato de prestación de servicios como cláusulas obligatorias, la aplicación de las multas respectivas por la no realización a tiempo de la solicitud de recepción por parte del contratista. Al Gerente Comercial: 11 Dispondrá a un funcionario o funcionaria del área la organización y funcionamiento del archivo, que contenga todos los expedientes de manera íntegra, confiable y exacta de los contratos de ejecución de obras civiles y prestación de servicios relacionados con las conexiones domiciliarias y bajo la exclusiva responsabilidad de un/a funcionario/a que dé cuenta del manejo del mismo.