SINIESTRO DE UNIDADES

Transcripción

1 Pág: 1 de 5 1. OBJETO Posibilitar una rápida respuesta por parte de los sectores de la empresa ante la ocurrencia del siniestro de una unidad. 2. ALCANCE Desde el momento en que ocurre el siniestro hasta el inicio de las acciones de recupero de los gastos. 3. REFERENCIAS Norma ISO 9001 Norma IRAM 3810 Procedimiento de Tráfico (FBU E02-000) Investigación de Siniestros (FBU D01-017) Procedimiento de Mantenimiento (FBU E05-000) Procedimiento de Recursos Humanos (FBU D01-000) Procedimiento Desarrollo de Negocios (FBU B01-000) 4. GENERAL Son válidas las definiciones establecidas en las Normas de referencia como así también en los procedimientos mencionados. Se entiende por Siniestros al término que involucra incidentes y/o accidentes. Los siniestros de clasifican en: Aquellos que produzcan daños o lesiones a personas o bienes de terceros. Aquellos que no produzcan daños o lesiones a personas o bienes de terceros. 4.1 RESPONSABILIDADES Director (titular y Suplente): Esta persona será la primera a la cual se le dará aviso del siniestro de parte del área (G. Flota) a la cual le informen el siniestro. Recibirá la información en un celular exclusivo para casos de siniestros y será la Responsable de llevar a cabo el "Plan en caso de siniestros Grado 3". Dentro de las funciones están coordinar las áreas involucradas (G. Flota, Mantenimiento, Legales, Marketing, Seguro, Call Center, RRHH, Boleterías y Atención al Cliente), estar en contacto con las persona de la empresa presente en el lugar del siniestro, recolectar la información (pasajeros, heridos, etc.), estar en contacto y pasar novedades al vocero que hablará con los medios (de ser necesario). Preparado por : Revisado por : Aprobado por : Aclaración: Lucas Cañedo Aclaración: Juan Bucarons Aclaración: Pablo Coronel Fecha : 01/09/2015 Fecha : 01/09/2015 Fecha: 01/09/2015

2 Pág: 2 de 5 Gestión de Flota: Estará a cargo de recibir la comunicación por parte de los conductores, auxiliares o usuario en el lugar del hecho, para proceder a informar al director. Debe relevar los datos requeridos en el Plan de Contingencia. Mantenimiento: Será requerido para los puntos técnicos de la unidad o unidades involucradas. De ellos se decidirá si la unidad en remolcada a predio o a carrocería, si es auxiliada o cualquier otro método según el siniestro ocurrido. Recursos Humanos: Realiza Telefónicamente la denuncia a ART en el momento de ocurrido el siniestro, después llena el formulario de denuncia de accidentes. Además brinda soporte al/los damnificados y deudos. Call Center/Boleterías: El director y/o Marketing informaran a las Boleterías y/o al Call center la información a proporcionar. De no tener comunicación, se informara que se está esperando novedades. Transportes Legales: Dado la información suministrada por gestión de flota, el director o quien designe será quien se comunique y reporte a Legales lo ocurrido y las medidas a tomar. Marketing: Estará coordinado por el Director, o será el mismo, y será la única persona encargada de transmitir y tener contacto con los medios de comunicación. 4.2 CLASIFICACION DE LOS SINIESTROS: Grado 1 (Incidentes) En este Grado se realizara única acción: Destrucción Parcial (daños menores): En este grado se identifican Daños Menores a la unidad y que esta siga rumbo a destino. Se realizara por Detección de Portería o Reporte de Conductor. La unidad ser enviada a Mantenimiento para la valoración de costos y reparación; Esta valoración es enviada a Recupero y los conductores a Sumarios para realizar el descargo. Grado 2 (Accidentes) En este Grado se realizaran dos divisiones: Destrucción Parcial de la Unidad: En este grado se identifican Daños Menores a la unidad y que esta siga rumbo a destino. Se realizara por Detección de Portería o Reporte de Conductor. La unidad ser enviada a Mantenimiento para la valoración de costos y reparación; Esta valoración es enviada a Recupero y los conductores a Sumarios para realizar el descargo. Lesiones Leves de Personas (Propios o Terceros): En este grado se identifica si se generaran lesiones a personal propio o terceros; Se iniciara por Reporte de Conductores o Auxiliares; Ellos deberán especificar lesionados para que sea denunciado ante ART(propios) o al SEGURO(terceros);Se comunicara a Marketing(de ser necesario) y la unidad ser enviada a Mantenimiento para la valoración de costos y reparación; Esta valoración es enviada a Recupero y los conductores a Sumarios para realizar el descargo. Grado 3 (Accidentes)

3 Pág: 3 de 5 Destrucción total de la Unidad: Será informada por Conductores, auxiliares, Terceros o Gendarmería para dar aviso a Gestión de Flota del siniestro y esto hará que se active el organigrama de Roles de Emergencia. El director de la Emergencia es quien decide la concurrencia al accidente del personal de soporte; Tiene asignado a su cargo un fondo dinerario para cubrir gastos del siniestro (lo retira de la boletería más cercana) y cada cabecera cuenta con un vehículo asignado para traslado de personal al lugar del hecho; además de indicar el cambio de unidad o no; También se comunica con Marketing para informar del siniestro y llama a todas las áreas de soporte que considere necesaria para la emergencia. Además se realizaran Reportes Iniciales y Formales por medio de Seguridad Vial. Lesión graves de Personas (Propios o Terceros): Será informada por Conductores, auxiliares, Terceros o Gendarmería para dar aviso a Gestión de Flota del siniestro y se realizaran reportes iniciales para director de emergencia. El director de la Emergencia es quien decide la concurrencia al accidente del personal de soporte; Tiene asignado a su cargo un fondo dinerario para cubrir gastos del siniestro (lo retira de la boletería mas cercana) y cada cabecera cuenta con un vehículo asignado para traslado de personal al lugar del hecho; además de indicar el cambio de unidad o no; También se comunica con Marketing para informar del siniestro y llama a todas las áreas de soporte que considere necesaria para la emergencia Se denunciara ante SEGURO por lesiones ante terceros y ante ART por personal propio y se realizaran Reportes Iniciales y Formales por medio de Seguridad Vial y/o Seguridad e Higiene. 5. REALIZACION 5.1 Al momento de ocurrido el siniestro, el Conductor debe comunicarlo en forma inmediata de ocurrido, además de seguir las instrucciones especificadas en el formulario Denuncia de Siniestros de la Compañía de Seguros, que se encuentra en la carpeta de documentación de la unidad. 5.2 Al recibir la novedad de ocurrencia del siniestro, G. Flota debe solicitar al conductor la siguiente información: Lugar del siniestro (ruta, km, localidad, origen y destino) Apellido y nombre de los Conductores y, de ser posible, número de legajo. Número de interno de la unidad Cantidad de lesionados/muertos Breve relato de lo sucedido Dicha información debe registrarla de acuerdo a lo especificado en el procedimiento Investigación de Siniestros (FBU D01-017). 5.3 Una vez obtenida la información necesaria, G. Flota instruye al Conductor considerando lo siguiente: No realizar declaraciones hasta la llegada de personal de la empresa En caso de ser necesario, descender a los pasajeros de la unidad Contención del pasajero Correcto señalamiento de la unidad Acciones de Contingencia

4 Pág: 4 de A efectos de gestionar el reemplazo de la unidad, G. Flota se comunica con el predio de la empresa más cercano y verifica la disponibilidad de una unidad de reemplazo. 5.5 El sector Mantenimiento del predio más cercano, debe disponer de una unidad de reemplazo y proceder de acuerdo al procedimiento Mantenimiento (FBU E05-000) y al procedimiento habitual para la asistencia de unidades cortadas en ruta. 5.6 El responsable o suplente de Marketing designado será quien comunique la información al responsable del Call Center y de Boletería. Dicha información suministrada debe estar de acuerdo a la política de comunicación corporativa determinada por la empresa. Siniestros CLASE 3 Cuando tenga ocurrencia un siniestro clase 3, se tendrán los siguientes puntos a seguir: El Director de la emergencia de cada región tendrá a su disposición la suma de $ que serán retirados de la boletería más cercana para cubrir los gastos de la emergencia (pago de traslados, insumos, combustible, acarreos, etc.), los cuales serán rendidos 72 hs posteriores al siniestro. Se contara en cada cabecera con un vehículo de la empresa para trasladarse al lugar del hecho, sin perjuicio de quien lo maneje de generarse multas u otros costos. Cuando el lugar del hecho sea distante de la cabecera de región, se pondrá en marcha el soporte de la boletería más cercana, como indique el departamento de Gestión Comercial. Parte C ACCIONES POSTERIORES AL SINIESTRO En el caso que la unidad no haya podido continuar con la prestación del servicio, Mantenimiento designara el auxilio y el traslado de la unidad para su reparación (mecánica, carrocería, etc) 5.7 Al arribar la unidad al Predio, Portería debe revisar la unidad según lo establecido en el Instructivo de Portería (FBU E05-008). Además debe tomar las fotografías correspondientes relacionadas con el siniestro, de acuerdo al siguiente detalle: Panorámica de la unidad que incluya la patente y el numero de interno Sectores donde se encuentran los daños 5.8 Oficina Técnica debe elevar un informe a la Gerencia Mantenimiento (Predio Retiro) con la información correspondiente a los daños producidos en la unidad. 5.9 La Gerencia Mantenimiento debe confeccionar un Informe de Presupuesto en hoja con membrete de la empresa conteniendo el detalle de las reparaciones y precios a pagar a causa de los daños producidos. Dicho informe debe contener la siguiente información: Gastos de reparación según especialidad Cantidad de personal a asignar para la reparación Valor hombre estipulado por la empresa Gastos de Acarreo (si fuera necesario) sea realizado por un tercero o por otra empresa del grupo (Ej. Grúa de Pulman Gral. Belgrano)

5 Pág: 5 de La Gerencia de Mantenimiento debe remitir a Recupero y Sumarios el Informe de Presupuesto En el caso que la unidad haya tenido que ser trasladada a la Carrocera de la ciudad de Rosario, el Responsable de Mantenimiento del Predio Rosario debe: Solicitar un Presupuesto para la reparación de la unidad Tomar las fotografías correspondientes relacionadas con el siniestro, según el detalle de Recupero El Responsable de Mantenimiento de Rosario debe remitir a Gerencia Mantenimiento el Presupuesto y las fotos, dentro de los 7 días hábiles de la producción del siniestro Recupero y Sumarios toma conocimiento del Presupuesto y las fotos, quien debe confeccionar el Informe de Presupuesto 5.14 Parte D INICIO DE ACCIONES DE RECUPERO 5.15 El sector de Recupero y Sumarios debe conformar un legajo con la siguiente información: DOCUMENTO Copia de la licencia del CLD Copia de las facturas de los gastos Certificado de cobertura de la unidad y denuncia policial en caso de corresponder Informe de Presupuesto Fotografías Copia del título de la unidad RESPONSABLE DEL ENVIO Administración de Personal Gerencia Administración Compañía de Seguros Gerencia Mantenimiento Portería Gestoría 5.16 Una vez armado el legajo, procede a evaluar la posibilidad y estrategia más conveniente para la empresa a fin de obtener el recupero de los gastos relacionados con el siniestro, que hayan sido erogados por la misma. 6. ANEXOS Anexo I: Esquema de secuencia de Acciones ante Siniestros Anexo II: Cuadro con Roles de Emergencia P/predios Anexo III: Presentación para Capacitación Directores de Emergencia (MKT) Anexo IV: Pautas para Choferes y Aux. de a Bordo 0800-Emergencias