Política de Asignación y Entrega de Equipos Nuevos

Transcripción

1 1 de 5 Equipos Nuevos Dirección General de Tecnologías de información

2 2 de 5 La Dirección General de (DGTI) con el objetivo de facilitar la entrega de equipos nuevos, de manera que se puedan optimizar los recursos, ordenar y dejar establecido los criterios que deben ser utilizados por las unidades de informática de las Sedes, ha determinado aplicar los siguientes criterios para la asignación de equipos (PC/Notebooks/Teléfonos). I. Aspectos Generales. La Dirección de logística realizará la compra de un equipo, siempre y cuando exista una solicitud interna de compra debidamente aprobada a través de nuestro sistema de compra. Esta solicitud deberá incluir como documento de respaldo adjunto: a) Si es una persona nueva en la institución, se debe enviar formulario de solicitud de servicios FORMULARIO CREACIO N DE SERVICIOS.XLSX, el cual indica los datos de la persona y si es reemplazo o aumento de dotación. b) Si es un colaborador de la USS que requiere cambio de equipo por obsolescencia o falla, debe venir con el formulario que se destinará a estos efectos FORMULARIO CAMBIO DE EQUIPO.xlsx, el cual debe estar firmado por el responsable del Centro de Costo respectivo, al que pertenece el colaborador que requiere cambiar el equipo. c) En ambos casos se debe incluir en la glosa de la solicitud interna, el nombre de la persona a quien está destinado el equipo, el cargo y el código del centro de responsabilidad a la que pertenece el colaborador. Para poder cumplir con esta política, los jefes de informática de cada Sede deben cumplir con las normas y procedimientos establecidos para la altas, bajas y traslados de activos fijos, que están indicadas en las Políticas de Activo Fijo de la dirección general de finanzas, además de aplicar los siguientes criterios. II. Asignación de Equipos Nuevo 1. Aumento de dotación a) Docente Planta 25 horas o menos, en este caso se deben instalar equipos de uso compartido en los lugares que la Sede disponga para estos. b) Docente Planta 26 horas o más, en este caso corresponde la asignación de un equipo que puede ser un Notebook o un PC dependiendo del uso y necesidad del docente. c) Administrativo Jornada Completa, en este caso si el formulario lo indica, se debe asignar un equipo que puede ser un Notebook o un PC dependiendo del uso y necesidad.

3 3 de 5 Si la persona no requiere movilidad y su trabajo requiere de un equipo con buen rendimiento, es altamente recomendable que se le asigne un PC, esto debe ser revisado y recomendado por el jefe de informática en conjunto con el jefe del nuevo colaborador. 2. Reemplazos (personas nuevas en cargos existentes) En caso de un colaborador o docente contratado en reemplazo de un cargo existente en la Universidad, el jefe de informática deberá determinar alguna de las siguientes alternativas en el orden indicado: a) Cargo anterior poseía equipo en buenas condiciones, si el equipo tiene menos de un año de antigüedad y está en condiciones de ser reutilizado, se debe limpiar y reacondicionar para que sea entregado al nuevo colaborador. b) El equipo está en malas condiciones, si es un equipo que está en malas condiciones para ser entregado al nuevo colaborador, se debe solicitar el cambio de equipo según lo establecido en el punto I Aspectos Generales, adjuntando el formulario de creación de servicios enviado por personas y el formulario de cambio de equipo indicando el número de inventario del equipo a ser reemplazado. Adicionalmente se deberá realizar el proceso de baja del equipo reemplazado según lo establecido en las políticas de activo fijo. 3. Cambios de equipo por falla u obsolescencia En caso de tener una solicitud de cambio de equipo de algún colaborador o docente, se debe ingresar una solicitud vía mes de ayuda Centro de Atención de Servicios (CAS). El técnico asignado debe evaluar y realizar un diagnóstico del equipo, con el que debe determinar alguna de las siguientes alternativas considerando el orden indicado de prioridad, es decir, como primera opción la letra a) y última alternativa la letra c): a) Reacondicionamiento del equipo, el equipo está en condiciones de ser reacondicionado cambiando el disco duro por disco sólido y asignando más memoria. En este caso no requiere solicitar un equipo nuevo, debe pedir las partes y piezas requeridas por solicitud interna del sistema de compras con cargo al centro de responsabilidad de la persona, indicando los datos del colaborador y los datos del equipo que será mejorado.

4 4 de 5 b) Cambio del equipo, existe la posibilidad de asignar otro equipo alternativo disponible en la Sede y que puede ser reacondicionado. Después del análisis y considerando las recomendaciones del técnico, se debe solicitar las partes y piezas requeridas por solicitud interna del sistema de compras con cargo al centro de responsabilidad de la persona, indicando los datos del colaborador, los datos del equipo que será reemplazado y los datos del equipo que será reasignado y mejorado. El jefe de informática deberá informar la nueva asignación de este equipo y modificar la ubicación de ambos activos según lo establecido en las políticas de activo fijo referente a los traslados. c) Solicitar equipo nuevo, después del análisis y considerando las recomendaciones del técnico y no existiendo alternativa de reasignación de otro equipo, se debe solicitar equipo según lo establecido en el punto I Aspectos Generales. Este debe contener toda la información solicitada y la firma del jefe directo o responsable del centro de costo al que será imputado el costo del equipo. III. Formulario entrega de equipo. Cada colaborador a quien se le hace entrega de algún equipo, deberá firmar ficha FICHA ENTREGA DE EQUIPOS.doc, el cual permite dejar constancia y registro de lo que le ha sido entregado. Se deberá llenar una ficha por cada equipo. IV. En caso de Robo o Pérdida de equipo. En caso de que un colaborador reporte el robo o pérdida del equipo asignado, deberá informar inmediatamente a la dirección de administración de su Sede para realizar las gestiones respectivas para el cobro del seguro si corresponde. Una vez realizada la denuncia, el jefe de informática debe realizar evaluación para la asignación de un nuevo equipo considerando lo indicado en las letras b) y c) del punto II-3 de este documento. Los pasos a seguir en caso de robo o hurto están publicados en MiPortal en Normas, Políticas y Procedimientos, en la sección de Dirección General de Operaciones -> Procedimiento Denuncia de Siniestros, en lo inmediato se debe tener en consideración lo siguiente: a) Informar al departamento de administración de contratos del siniestro, para que sea informado a la Compañía de seguros respectiva. b) Documentación requerida: Parte Policial, cotización del equipo, factura del equipo robado (para demostrar que el equipo es de propiedad de la USS), relato de lo sucedido e indicar el contacto directo en la sede para que el liquidador se comunique en caso de necesitar mayor detalle, documentación o realizar la visita.

5 5 de 5 c) No debe pasar más de 24 horas del siniestro para informar. Nota: Los equipos entregados (PC/Notebook/Teléfono) corresponden al estándar definido por la USS, de acuerdo al cargo o función que la persona desempeñará, por lo que no se considerarán equipos fuera del estándar definido y adquiridos por la DGL. Nelson Vivallo Director General de Universidad San Sebastián