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1 Título documento Cómo administrar el tiempo de manera efectiva Documento para descargar Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 1

2 Tabla de contenido 1. QUÉ ES EL TIEMPO? 3 2. PROBLEMAS MÁS COMUNES A LA HORA DE ADMINISTRAR EL TIEMPO 3 3. CÓMO APROVECHAR MÁS EL TIEMPO? Establecer claramente metas y objetivos Organizar y programar todas las actividades Delegación eficaz Controlar las interrupciones 4 4. HERRAMIENTAS PARA POTENCIAR LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO Cree nuevos hábitos 6 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 9 Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 2

3 1. Qué es el tiempo? Por ser el tiempo un asunto abstracto, es difícil definirlo, sin embargo es algo con lo cual tenemos que ver todos los días. El tiempo es el período durante el cual continúa una acción o un proceso, según el diccionario. El tiempo es sólo una medida, una dimensión. Y si esto es así, entonces cuando hablamos de la administración del tiempo, el problema no está en éste, sino en la administración de nosotros mismos. 2. Problemas más comunes a la hora de administrar el tiempo Los problemas más comunes que tienen la mayoría de los ejecutivos para administrar el tiempo 1 son: Poca o nula planeación en los estimados de tiempo que van a necesitar para el desarrollo de una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones. Pretender realizar muchas tareas de manera desorganizas en un tiempo corto. No saber decir no a las distracciones externas. Confundir prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia, dejando lo urgente para después. Establecer metas diarias por encima de la capacidad de cumplirlas. No preocuparse por registrar los compromisos y actividades, lo que impide administrar eficientemente el tiempo. No planear el tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la vía de acción más efectiva. 3. Cómo aprovechar más el tiempo? La única manera en la cual podemos redimir nuestro tiempo es aprovechando lo más posible el que nos queda. Algunas estrategias para optimizar al máximo el tiempo, son: 3.1 Establecer claramente metas y objetivos Sin objetivos claros y definidos es imposible clasificar actividades y determinar prioridades. Para valorar si el tiempo ha sido bien aprovechado o mal gastado, debe considerarse en función de la consecución de los objetivos planteados. Lo más difícil 1 Basado en: Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 3

4 en la clasificación de las actividades es decidir cuáles son importantes y cuáles son las que llevan al cumplimiento de los objetivos. Los asuntos realmente importantes rara vez son urgentes y los asuntos más urgentes rara vez son importantes. Cuando las actividades importantes han sido identificadas es necesario jerarquizarlas de acuerdo con un orden de prioridades y esta priorización depende del papel que la actividad cumple en el logro de los objetivos. 3.2 Organizar y programar todas las actividades Para administrar efectivamente el tiempo no basta con clarificar objetivos y prioridades sino que se requiere también de una programación cuidadosa de actividades. Programar las actividades que se deben realizar es determinar qué debe llevarse a cabo, cuándo, cómo, quién, con qué y en dónde deben efectuarse para poder lograr los objetivos del puesto que desempeña. 3.3 Delegación eficaz La delegación es una de las herramientas más útiles para lograr más fácilmente la administración del tiempo. Delegar es el acto de transferir autoridad y responsabilidad de una persona o grupo a otra. La delegación efectiva facilita el trabajo del líder y aumenta la productividad en la organización, a la vez que ayuda en la formación de nuevos líderes, pero lo más importante es que le proporciona tiempo al líder para otras cosas que sólo él puede realizar. Además genera confianza y compromiso. 3.4 Controlar las interrupciones Las interrupciones son elementos que ocasionan pérdida de tiempo. Llamadas telefónicas, visitas sin previa cita, reuniones y atención de problemas, son algunas de ellas. Si son llamadas telefónicas o si son visitas inesperadas, fíltrelas mediante la ayuda de la secretaria, o limite el tiempo de acuerdo con la situación. Si se trata de reuniones de trabajo, puede resolver esta interrupción dejando un tiempo en su agenda sin programar para atender estas interrupciones. Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 4

5 En el día a día, básicamente dedicamos nuestro tiempo a uno de los cuatro bloques de actividades: Importante No importante Matriz de la administración del tiempo Urgente No urgente I. Actividades: Crisis Problemas apremiantes Proyectos cuyas fechas vencen III. Actividades: Interrupciones Correo Algunas reuniones Informes Actividades populares II. Actividades: Prevención Construir relaciones Reconocer nuevas oportunidades Planificación recreación IV. Actividades: Trivialidades Ajetreo inútil Algunas cartas Pérdidas de tiempo. Actividades agradables Fuente: Revista de la Sociedad Peruana de Medicina Interna - Vol. 12 N.º 4, 1999 Los dos factores que definen una actividad son lo urgente y lo importante. Urgente significa que necesita una atención inmediata. Las cosas urgentes actúan sobre nosotros, el timbre del teléfono es urgente, por ejemplo; las materias urgentes son por lo general muy visibles, nos presionan, reclaman nuestra atención. La importancia tiene que ver con los resultados, si es algo importante, realiza una aportación a nuestra misión, a nuestros valores, a nuestras metas de alta prioridad. Las cuestiones que son importantes pero no urgentes requieren más iniciativa, más proactividad, tenemos que actuar para no dejar pasar la oportunidad, para hacer que las cosas ocurran. Si no tenemos una idea clara de lo que es importante, de los resultados que deseamos obtener en nuestras vidas, con facilidad nos veremos desviados hacia la respuesta ante lo urgente. Los resultados de vivir en el cuadrante I son: Estrés, agotamiento, administración de las crisis. Hay otras personas que dedican mucho tiempo al cuadrante III, urgente pero no importante pensando que están en el cuadrante 1, continuamente reaccionan a las cosas urgentes suponiendo que también son importantes. Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 5

6 Las personas que dedican su tiempo casi exclusivamente a los cuadrantes III urgente pero no importante y IV no urgente no importante llevan vidas básicamente irresponsables. Las personas efectivas permanecen fuera de los cuadrantes III y IV, porque, urgentes o no, no son importantes. El cuadrante II es el corazón de la administración personal efectiva, trata de las cosas que son no urgentes, pero sí importantes, por ejemplo: construir relaciones, planificación de largo alcance, el mantenimiento preventivo, la preparación, todas esas cosas que sabemos que hay que hacer, pero que solemos eludir, porque no son urgentes. Las personas efectivas no se orientan hacia los problemas, sino hacia las oportunidades. Alimentan las oportunidades y dejan morir de inanición a los problemas. Piensan preventivamente, tienen auténticas crisis del cuadrante I pero su número es comparativamente más pequeño. 4. Herramientas para potenciar la administración del tiempo Descubra en qué malgasta el tiempo. Saber qué es en lo que más invierte tiempo y si es realmente honeroso para su empresa puede darle luces para la manera como va a organizar su plan de actividades de un modo mucho más productivo. Ingéniese un formato de registro de sus actividades para tener un cuadro más realista sobre lo que usted hace. Fije objetivos de administración del tiempo. Lo realmente importante dentro del tema de gestión del tiempo es cambiar conductas, no cambiar el tiempo. Póngase como objetivo cambiar sus comportamientos para conseguir todos los objetivos que se fija a usted mismo. Por lo tanto, usted necesita no solamente establecer objetivos y revisarlos a lo largo del tiempo y ver si esta cumpliendo. Habitúese a fijar límites de tiempo para las actividades. Por ejemplo, recibir visitantes, leer correspondencia y responder s puede consumir su día entero si usted lo permite. En lugar de eso, ponga un límite de una hora diaria para esa tarea y apéguese a ese límite. 4.1 Cree nuevos hábitos 2 Es posible adoptar nuevas maneras de hacer las cosas desarrollando nuevos hábitos. Hay que empezar por adoptarlos, empezando por uno en particular, el 2 Adaptado de: 5.htm+%22es+posible+adoptar+nuevas+maneras+de+hacer+las+cosas+desarrollando+%22&hl=es&ct=clnk&cd =1&gl=co Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 6

7 hábito de actuar ahora. Hágalo ahora, en el momento en que una idea positiva cruce su mente para probar un método nuevo de hacer su trabajo. Para saber manejar mejor el tiempo se deben crear nuevos hábitos. Para ello, construya una lista diaria de cosas para hacer y refiérase a ella frecuentemente. Puede listar las cosas para hacer usando un calendario de planificación. Durante la primera revisión de su planificador en la mañana, haga una lista de todo lo que tiene que hacerse durante ese día. Mantenga la lista relativamente corta, por ejemplo, de 5 a 10 cosas que atender, de tal forma que pueda tener éxito al completar toda su lista. Sea realista acerca de lo que se puede realizar en un día y recuerde programar algún tiempo personal incluyendo una actividad o tiempo individual como uno de los ítems. Haga una lista de acciones específicas en vez de conceptos vagos. Ejercicio práctico: Algunos pasos para desarrollar una lista de prioridades: Tome dos hojas de papel. Encabece una de ellas con el rótulo TENGO QUE HACER, y la otra con un CONVIENE QUE HAGA. En la hoja rotulada TENGO QUE ponga una lista solamente de aquellas cosas que deba hacer hoy. En la otra hoja, bajo el rótulo CONVIENE QUE HAGA escriba todas aquellas cosas que cree que deben hacerse, que sienta como dignas de llevarse a cabo. Archive la lista correspondiente al CONVIENE QUE HAGA para futuras referencias. Ejecute punto por punto lo anotado en la hoja titulada TENGO QUE. 5. Claves para lograr reuniones eficientes 3 Los pasos a seguir para organizar una reunión son: A. Identifique las metas y objetivos de la reunión: Qué desea lograr en la reunión? Considere cuánto tiempo tiene. Qué cantidad de trabajo guarda relación con el tiempo que tiene? 3 Adaptado de: Community Culture and the Environment: A Guide to Understanding a Sense of Place, U.S. Environmental. Protection Agency. En: Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 7

8 B. Elija los participantes adecuados: Invite y publicite anuncie la reunión en forma anticipada de modo que el los invitados sepan que se va a realizar y tenga el tiempo suficiente para planificarla. Piense en cuáles son las mejores formas de informar a la gente sobre la reunión (por ejemplo, invitaciones por escrito, correo electrónico, llamadas por teléfono). C. Elabore una agenda: De ser pertinente, sería bueno distribuir la agenda antes de la reunión. La agenda debería entregar la siguiente información: Declaración de metas y objetivos para la reunión. Lista de acciones a seguir, cosas que le ayudarán a lograr sus metas y objetivos. Lista de participantes por adelantado, con roles y responsabilidades (líder, facilitador, secretario). Logística: qué?, cuándo?, dónde?, por cuánto tiempo? D. Revise la agenda y las normas básicas: Las normas básicas son importantes de modo que todos se sientan cómodos para participar activamente en el debate. Por ejemplo: La reunión comenzará y terminará en forma puntual. Sólo una persona hablará a la vez. Los participantes escucharán activamente al expositor. Los temas que no se relacionen con la agenda serán aplazados para otro debate. E. Planifique tiempo suficiente para desarrollar el trabajo durante la reunión, contemple que haya tiempo para: Generar ideas Debatir Tomar decisiones o lograr consensos Cerrar el debate Determinar los pasos a seguir (de ser necesario, acuerde una reunión futura). F. Desarrolle y distribuya un resumen de la reunión: Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 8

9 Este documento ayudará a los participantes de la reunión a recordar qué se ha debatido y decidido en ella. Debería haber un secretario que tome notas durante la reunión para mantener un registro histórico de los debates. G. Evalúe la reunión, pregúntese: Se abordaron todos los puntos de la agenda? Asistió la gente adecuada a la reunión? Se tomaron y aprobaron decisiones? Tiene claros los siguientes pasos que es necesario seguir? H. Hágale seguimiento a los compromisos, responsables, tiempos y presupuestos establecidos dentro del desarrollo de la reunión: Se cumplieron las metas y objetivos? Que ha faltado para cumplir con tiempos? Qué se puede mejorar o cambiar dentro del desarrollo de las tareas? Referencias bibliográficas Administración del tiempo iempo.html> Community Culture and the Environment: A Guide to Understanding a Sense of Place, U.S. Environmental. Protection Agency. En: Realizar_Reuniones_Efectivas.pdf Revista de la Sociedad Peruana de Medicina Interna - Vol. 12 N.º 4, que+suponen%22&hl=es&ct=clnk&cd=1&gl=co 5.htm+%22es+posible+adoptar+nuevas+maneras+de+hacer+las+cosas+desarroll ando+%22&hl=es&ct=clnk&cd=1&gl=co Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 9