Las 12 Reglas de Oro del Gerente de Proyecto. Séptima regla. Lidere el Proyecto. Héctor Sanín - Consultor

Transcripción

1 Las 12 Reglas de Oro del Gerente de Proyecto Séptima regla Lidere el Proyecto

2 Séptima regla Lidere el Proyecto El pesimista se queja del viento, el optimista espera que cambie y el realista ajusta las velas William George Ward

3 Ejercicio Piense en una persona que haya tenido una especial ascendencia o influencia positiva sobre usted. Haga un listado de las cualidades que esa persona poseía, o posee. Comparta la lista con su compañero (a).

4 Las 10 calidades del líder 1. Honestidad, confiabilidad 2. Buen ejemplo 3. Compromiso 4. Buen oyente 5. Formador 6. Conquista la confianza de las personas 7. Trata las personas con respeto 8. Estimula a las personas 9. Actitud positiva y entusiasta 10. Ama a la gente y tiene sensibilidad social

5 Resultados de la Encuesta UCP

6 Dominios de la Gerencia y del Equipo de Proyecto Ser Actitud Saber hacer Destreza Hacer Saber Conocimiento

7 REGLAS DE ORO NECESIDADES DE CAPACITACIÓN 1. Tenga claros los objetivos 2. Relaciónese con los involucrados 3. Organice la Unidad Ejecutora y sus relaciones 4. Programe las actividades 5. Presupueste las actividades 6. Forme el equipo gerencial 7. Lidere el proyecto 8. Gestione los recursos 9. Controle la ejecución 10. Controle los costos 11. Entregue productos y cierre el proyecto 12. Aprenda de la experiencia.

8 Reglas de Oro Competencias 1. Tenga claros los objetivos Visión, P.E., planificación. Comunicación 2. Relaciónese con involucrados Manejo relacional. Comunicación. Negociación. P.E. 3. Organice la Unidad Ejecutora Organización, pensamiento sistémico 4. Programe las actividades Planificación. Herramientas 5. Presupueste las actividades Conocimientos financieros y gestión de recursos 6. Forme el equipo gerencial Trabajo en equipo, motivación. Negociación. Respeto 7. Lidere y gestione las relaciones Liderazgo. Compromiso. Manejo de la Agenda 8. Gestione los recursos Conocimientos financieros y gestión de recursos 9. Controle la ejecución Disposición p/seguimiento. Herramientas. Indicadores 10. Controle los costos Conocimientos financieros y gestión de recursos 11. Entregue productos y cierre Orientación a resultados 12. Aprenda de la experiencia. Disposición p/oír y aprender. Capacid. sistematizadora Transversales: Proactividad, compromiso y creatividad,

9 Poder y Autoridad Poder Facultad de forzar a alguien a hacer algo, aun en contra de su voluntad, en virtud de que disponemos de una posición o fuerza. Autoridad Habilidad para llevar a las personas a hacer algo, de buena voluntas, por causa de nuestra capacidad o influencia personal.

10 Liderazgo Es la habilidad de influenciar a las personas para trabajar con entusiasmo y compromiso para el logro de unos objetivos compartidos. El Líder es quien transforma poder en autoridad o, aún, ejerce autoridad sin disponer de poder. Liderazgo es marcar rumbo y generar compromiso con ese rumbo.

11 Liderazgo y competencias gerenciales Fijar visión y comunicarla Motivar y Comprometer Relacionarse Delegar y facultar Estimular Capacitar Innovar y resolver problemas Negociar y manejar el conflicto Administrar el tiempo y respetar el de los demás Retroalimentar Dar ejemplo Escuchar, acoger, aprender

12 Para gestionar las relaciones, el gerente debe EJERCER LAS COMPETENCIAS DE COMUNICACIÓN Gerencia Superior Control Entidades p úblicas Apoyo BANCO BENEFICIARIOS PROGRAMA (UCP) Gestión Interna COMPONENTES Demandas INVOLUCRADOS SOCIEDAD Gestión Externa CONTRATOS CONTRATISTAS

13 Qué señal le doy a la persona que habla cuando la interrumpo?

14 Comunicación Comunicación oral comunicación escrita Colocarse en el lugar del destinatario y diferenciarlo Redacción: lenguaje, ortografía, claridad, concreción, estilo, presentación Verificar que el mensaje se ha entendido Verificar que se están tomando las acciones esperadas del mensaje Reuniones Productivas: Agenda, Comunicación previa de objetivos, Preparación (Información, análisis, elaboración de propuestas), Actas, evitar desviaciones, entropías y multílogos divergentes. Asegurar que se llega a conclusiones, que se asumen compromisos y que se cuenta con la capacidad para cumplirlos. Clima de comunicación dentro del equipo

15 Séptima regla: Lidere La vida es lo que nos pasa mientras nosotros estamos distraídos haciendo otra cosa John Lennon Seamos líderes de nuestro propio tiempo.

16 Administración del Tiempo Ejercicio Primera Parte Represente en una agenda horaria la utilización del tiempo de un día típico de su actual trabajo GERENCIAL LTDA - Héctor Sanín Angel

17 Gerencia eficaz del tiempo Matriz de la administración del tiempo* Urgente No urgente I II No importante Importante III IV * S.Covey Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva GERENCIAL LTDA - Héctor Sanín Angel

18 Gerencia eficaz del tiempo Matriz de la administración del tiempo* Urgente No urgente No importante Importante I Actividades: Crisis Problemas apremiantes Actividades en retraso III Actividades: Interrupciones, llamadas, reunionitis aguda, ciertos informes, asuntos inmediatos, populismo II Actividades: Prevención Construir relaciones Reconocer oportunidades Planificación, recreación IV Trivialidades, cierto correo, algunas llamadas, pérdidas de tiempo, actividades agradables (crucigramas, juegos de computador) * S.Covey Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva GERENCIAL LTDA - Héctor Sanín Angel

19 Administración del Tiempo Ejercicio Segunda Parte Tome la agenda horaria del día-tipo de la Primera Parte: Redistribúyala en la Matriz de Administración del Tiempo, e indique cómo se reparte el porcentaje de tiempo entre los cuatro cuadrantes. GERENCIAL LTDA - Héctor Sanín Angel

20 El bombero no sale del Cuadrante I Urgente N.U I II N. I. Importante Resultados: Estrés Agotamiento Administración de crisis Siempre apagando incendios III IV S.Covey Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva GERENCIAL LTDA - Héctor Sanín Angel

21 El Gerente Eficaz trabaja en el Segundo Cuadrante Urgente No urgente I II II Resultados: N.I. Importante III Visión, perspectiva Proactividad, iniciativa Clima saludable Equilibrio y Control Pocas crisis Satisfacción de logros IV S.Covey Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva GERENCIAL LTDA - Héctor Sanín Angel

22 Administración del Tiempo Ejercicio Tercera Parte Analice la distribución de su tiempo y reflexione sobre lo que debería ser cambiado, con el fin de garantizar mayor intensidad en el Segundo Cuadrante. GERENCIAL LTDA - Héctor Sanín Angel

23 Compromiso con el cambio Experiencia sugerida 1. Al retorno a mi trabajo, haré un registro del uso de mi tiempo en los 7 días de una semana, lo analizaré con la Matriz de Administración del Tiempo y reflexionaré sobre lo que debo cambiar, con el fin de asegurar el mayor énfasis a las actividades proactivas. Me definiré un programa para el cambio de mi agenda, me comprometeré con él y evaluaré su cumplimiento periódicamente. 2. Si después de un tiempo razonable compruebo que he logrado una agenda con mayor intensidad en el Segundo Cuadrante, seguiré haciendo una evaluación semestral de mis logros (profesionales, institucionales, personales, familiares y sociales). Entonces verificaré que realmente estaré progresando y creciendo! GERENCIAL LTDA - Héctor Sanín Angel

24 El tiempo de los demás Qué señal le doy a la otra persona cuando llego tarde a la cita?

25 El tiempo de los demás Respeto el tiempo de los demás? Qué valor le doy al tiempo de los demás? Mencione situaciones en las consideramos que no es respetado nuestro tiempo

26 La Etica Gerencial La ETICA de la Gerencia de Proyecto consiste en: colocar todos los principios, valores, acciones, medidas, procedimientos y cultura organizacional al servicio de los objetivos del proyecto, de los más altos intereses nacionales, de la comunidad, de los beneficiarios, de los usuarios y de la institución, para asegurar el logro eficaz y equitativo de los resultados perseguidos, con base en el manejo transparente de los recursos, en el desempeño eficiente de las actividades y funciones y en el comportamiento idóneo de los miembros del equipo.

27 Expresiones y factores que lesionan la Ética de la Gerencia El clientelismo El nepotismo La corrupción Las prácticas discriminatorias Las prácticas inequitativas Las practicas desleales Las prácticas contra la moral y los buenos usos El desgreño y el descuido de los bienes públicos El deterioro del medio ambiente

28 El gerente de proyecto debe cerrar las válvulas de escape Identificar dónde puede haber válvulas de escape: En los mecanismos de contratación (con los contratistas y proveedores del proyecto) En el manejo de los fondos del proyecto En la provisión de cargos y nombramientos En las prácticas internas, trámites y procedimientos En la supervisión de los contratos (recepción de obra) En las relaciones que afecten a los ciudadanos y usuarios del proyecto: Su tiempo Su entorno Su actividad económica Los trámites que debe surtir ante la entidad.