CENTRO DE EXCELENCIA MEDICA EN ALTURA BY FIFA Vigente a partir de Sustituye a: Ninguno MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE ALMACEN CEMA

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1 Página 1 de 19 MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE ALMACEN CEMA CENTRO DE EXCELENCIA MÉDICA EN ALTURA BY FIFA

2 Página 2 de 19 Contenido 1. Introducción 2. Objetivo del manual 3. Alcance 4. Responsable 5. Misión 6. Visión 7. Objetivo y funciones del área de Almacén 8. Áreas involucradas 9. Organigrama 10. Conformación

3 Página 3 de INTRODUCCIÓN El Almacén CEMA es el espacio físico del Servicio de Farmacia de la Clínica destinado a la conservación de los medicamentos, materias primas o cualquier otro tipo de insumos para la salud que deban ser almacenadas o custodiadas bajo la responsabilidad de un farmacéutico, lo cual brinda ventajas como: Facilitar la recepción de medicamento e insumos. Facilitar conservación de medicamentos e insumos. Facilitar la distribución de medicamentos e insumos. Así pues, la función primordial del Almacén CEMA, y por lo tanto una de las más importantes del Servicio de Farmacia, es el control de las existencias de medicamentos e insumos con el fin de facilitar una buena gestión de suministros, para poder disponer de ellos con la mayor brevedad posible. El presente manual organizacional del área de Almacén CEMA es de observancia general, como instrumento de información y consulta. El manual es un medio para familiarizarse con la estructura orgánica y con los diferentes niveles jerárquicos que conforman esta área. Su consulta permite identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada uno de los integrantes y evitar la duplicidad de funciones; conocer las líneas de comunicación y de mando; y proporcionar los elementos para alcanzar la excelencia en el desarrollo de sus funciones; elementos indispensables. Por ser un documento de consulta frecuente, este manual deberá ser actualizado cada año, o en su caso, cuando exista algún cambio orgánico funcional al interior de esta área, por lo que se deberá aportar la información necesaria para este propósito.

4 Página 4 de OBJETIVO DEL MANUAL Proporcionar, en forma ordenada, la información básica de la organización y funcionamiento del Almacén del Centro de como una referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas al personal adscrito al mismo. 3. ALCANCE Las actividades descritas en este documento aplican para el personal adscrito al área de Almacén del Centro de. 4. RESPONSABLES Encargada de Almacén y Auxiliar de Farmacia. 5. MISIÓN DEL ÁREA DE ALMACÉN Brindar un Servicio basado en la calidad y seguridad en el uso y manejo de los medicamentos y demás insumos para la salud, otorgado por capital humano comprometido y capacitado, orientado a garantizar una adecuada y confiable gestión de los recursos, así como el asesoramiento y la información al personal y pacientes.

5 Página 5 de VISIÓN DEL ÁREA DE ALMACÉN Ser reconocidos como un Servicio pionero e innovador, consolidado por un capital humano y una adecuada infraestructura, destacado por su sistema de calidad y seguridad, la gestión de los recursos y la Atención Farmacéutica, otorgando beneficios a la Clínica y a los usuarios. 7. OBJETIVO DEL ÁREA DE ALMACÉN Establecer los lineamientos y la metodología para desarrollar las distintas actividades que generan el Abastecimiento de Medicamentos e Insumos para la salud en CEMA, con el fin de cubrir las necesidades de las distintas áreas garantizando su Uso Racional, así como la seguridad del paciente. 8. ÁREAS INVOLUCRADAS. Las áreas involucradas en el cumplimiento de los procesos mencionados de manera general en este documento son las enmarcadas en la siguiente tabla: ÁREA Almacén CEMA Administración Área Médica Enfermería Nutrición Laboratorio Clínico Terapia Física y Rehabilitación Imagenología y Rayos X SPA RESPONSABLE L.F. Brianda Irais C.P. Santa Valencia García Dra. Gloria Vargas Sánchez L.E. Hernán Franco Hernández L.N. Salvador Iván Villalobos Vallejo T.L.Q. Noel Osmar Ramos Islas Dra. Nallely Hernández Mendoza Dr. Aldo Isaac Vázquez Godínez Cosmetóloga Miriam Lilian Solís Pérez

6 Página 6 de ORGANIGRAMA Dra. Gabriela Murguía Cánovas DIRECTORA GENERAL L.C. Julio César García Rodríguez DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS L.C. Santa Valencia García GERENTE GENERAL CEMA L.F. Brianda Irais ENCARGADA DE ALMACÉN HOSPITALARIO L.F. Francisco Israel Bautista Luna AUXILIAR DE ALMACÉN HOSPITALARIO

7 Página 7 de CONFORMACIÓN Ubicación El Almacén se encuentra ubicado en la planta Alta de las instalaciones de CEMA Infraestructura El Almacén está conformado por el área donde se resguardan los medicamentos y demás insumos, así como el área de recepción. La primera área cuenta con: Quince anaqueles para acomodo de Insumos y Medicamentos. Una gaveta para medicamentos controlados. Un refrigerador. Un termo higrómetro. Una mesa. Un carrito abatible para desplazamiento de insumos y medicamentos. Un bote de basura. El área de recepción cuenta con: 2 escritorios 1 computadora 1 impresora 1 teléfono de oficina 4 sillas 2 botes de basura Organización El Almacén está organizado de acuerdo a la ubicación de los diferentes grupos de medicamentos y demás insumos para la salud, y se encuentran distribuidos de la siguiente manera: Medicamentos orales grupo IV, V y VI. Medicamentos intravenosos grupo IV, V y VI. Material de Cardiología.

8 Página 8 de 19 Material para cirugía. Material de Laboratorio. Insumos generales. Material de curación. Material aséptico. Material de ortopedia. Material de fisioterapia. Material de Spa. Soluciones. Área de medicamentos caducos Bibliografía Suplemento para Establecimientos dedicados a la venta y suministro de Medicamentos y demás Insumos para la Salud (5ta edición) FEUM Personal Operativo 1 Encargado de Almacén 1 Auxiliar de Almacén

9 Página 9 de Descripción de puesto Puesto Departamento / Área Reporta a: Número total de personas que dependen directamente del puesto: Dirección Responsable Ubicación Unidad de Negocio Responsable de Almacén Almacén CEMA L.C. Julio César García Rodríguez/L.C. Santa Valencia García 1 Administración CEMA Libramiento la Concepción Km 2 Circuito la concepción San Agustín Tlaxiaca. CEMA PROPÓSITO GENERAL DEL PUESTO: Última Actualización: CONTROL DE EXISTENCIAS, ASÍ COMO DE ENTRADAS Y SALIDAS EN ALMACEN, GESTIÓN DE LOS RECURSOS Y APEGO A NORMATIVA PARA ALMACENES HOSPITALARIOS. RESPONSABILIDADES / FUNCIONES: 1. Control de existencias en el Almacén y demás sub almacenes. 2. Semaforización. 3. Contacto con proveedores. 4. Gestión de los recursos. 5. Entrega de productos a los diferentes sub Almacenes. 6. Generación de inventario semanal. 7. Generación de procedimientos que se añadan en la operación de Almacén CEMA. 8. Verificación de la farmacoterapia de los pacientes hospitalizados. 9. Educación al paciente. 10. Dirigir los Comités de Farmacia y Terapéutica y Farmacovigilancia.

10 Página 10 de 19 PROCESOS / PROCEDIMIENTOS QUE APLICAN AL PUESTO (Directos e Indirectos): Clave Proceso / Procedimiento Objetivo PNO para la solicitud, adquisición, recepción y registro de medicamentos e insumos. PNO para el Almacenamiento y Conservación de Insumos y Medicamentos. PNO para el control de inventarios. PNO para la dispensación y distribución de medicamentos y demás insumos para la salud. PNO para el manejo, dispensación y control de medicamentos controlados. PNO para Manejo de Medicamentos próximos a caducar y caducos. PNO de medidas de seguridad e higiene. PNO de limpieza y mantenimiento. Manual para el manejo de medicamentos de alto riesgo. PNO para suministro de medicamentos en caso de contingencias. PNO para Revisión de Carros Rojos. Procedimiento Normalizado de Operación para Apertura de Carro Rojo. Procedimiento Normalizado de Operación para la semaforización de medicamentos e insumos. Procedimiento Normalizado de Operación de acceso y restricciones de personal al Área de Almacén CEMA. Estos Procesos / Procedimientos No limitan el accionar del personal con las necesidades de la Institución.

11 Página 11 de 19 MANEJO DE RECURSOS: - Computadora - Impresora - Calculadora - Escritorio - Cajonera - Termómetro de refrigerador - Termohigrómetro HORARIO TIPO DE TRABAJO DEL PUESTO: Lunes Martes Hora Actividad Hora Actividad 8:00hrs Entrada a laborar 8:00hrs Entrada a laborar 08:01- Funciones laborales en espacio de oficina 08:01- Funciones laborales en espacio de oficina 15:30 hrs 15:30 hrs 15:30hrs Salida a comida 15:30hrs Salida a comida 17:00hrs Regreso de comida 17:00hrs Regreso de comida 17:00 Funciones laborales en espacio de oficina 17:00 Funciones laborales en espacio de oficina 17:30 hrs 17:30 hrs 17:30hrs Salida de labores 17:30hrs Salida de labores Miércoles Jueves Hora Actividad Hora Actividad 8:00hrs Entrada a laborar 8:00hrs Entrada a laborar 08:01-15:30hrs Funciones laborales en espacio de oficina 08:01-15:30hrs Funciones laborales en espacio de oficina

12 Página 12 de 19 15:30hrs Salida a comida 15:30hrs Salida a comida 17:00hrs Regreso de comida 17:00hrs Regreso de comida 17:00 17:30hrs Funciones laborales en espacio de oficina 17:00 17:30hrs Funciones laborales en espacio de oficina Viernes Sábado Hora Actividad Hora Actividad 8:00hrs Entrada a laborar 8:00hrs Entrada a laborar 08:01-15:30hrs 15:30hrs Funciones laborales en espacio de oficina Salida a comida 08:01-15:30hrs 15:30hrs Funciones laborales en espacio de oficina Salida a comida Regreso de comida 17:00hrs Regreso de comida 17:00hrs Funciones laborales en espacio de oficina 17:00 17:00 Funciones laborales en espacio de oficina 17:30hrs 17:30hrs 8:00hrs Entrada a laborar 8:00hrs Entrada a laborar NIVEL EN EL ORGANIGRAMA: Cuarto nivel de la línea horizontal de liderazgo. (Liderazgo de operación)

13 Página 13 de 19 Puesto Departamento / Área Reporta a: Número total de personas que dependen directamente del puesto: Dirección Responsable Ubicación Unidad de Negocio Auxiliar de Almacén Almacén CEMA L.F. Brianda Irais 0 Administración CEMA Libramiento la Concepción Km 2 Circuito la concepción San Agustín Tlaxiaca. CEMA PROPÓSITO GENERAL DEL PUESTO: Última Actualización: CONTROL DE EXISTENCIAS, ASÍ COMO DE ENTRADAS Y SALIDAS EN ALMACEN, GESTIÓN DE LOS RECURSOS Y APEGO A NORMATIVA PARA ALMACENES HOSPITALARIOS. RESPONSABILIDADES / FUNCIONES: 1. Control de existencias en el Almacén y demás sub almacenes. 2. Semaforización. 3. Entrega de productos a los diferentes sub Almacenes. 4. Generación de inventario semanal. 5. Reporte de Control de temperatura y humedad en almacén. 6. Recepción de Proveedores. 7. Dar entrada en base de datos (HISTOCLIN) 8. Acomodo de productos en Almacén CEMA. 9. Verificación de la farmacoterapia de los pacientes hospitalizados. 10. Educación al paciente. 11. Dirigir los Comités de Farmacia y Terapéutica y Farmacovigilancia.

14 Página 14 de 19 PROCESOS / PROCEDIMIENTOS QUE APLICAN AL PUESTO (Directos e Indirectos): Clave Proceso / Procedimiento Objetivo PNO para la solicitud, adquisición, recepción y registro de medicamentos e insumos. PNO para el Almacenamiento y Conservación de Insumos y Medicamentos. PNO para el control de inventarios. PNO para la dispensación y distribución de medicamentos y demás insumos para la salud. PNO para el manejo, dispensación y control de medicamentos controlados. PNO para Manejo de Medicamentos próximos a caducar y caducos. PNO de medidas de seguridad e higiene. PNO de limpieza y mantenimiento. Manual para el manejo de medicamentos de alto riesgo. PNO para suministro de medicamentos en caso de contingencias. PNO para Revisión de Carros Rojos. Procedimiento Normalizado de Operación para Apertura de Carro Rojo. Procedimiento Normalizado de Operación para la semaforización de medicamentos e insumos. Procedimiento Normalizado de Operación de acceso y restricciones de personal al Área de Almacén CEMA. Estos Procesos / Procedimientos No limitan el accionar del personal con las necesidades de la Institución.

15 Página 15 de 19 MANEJO DE RECURSOS: - Computadora - Impresora - Calculadora - Escritorio - Cajonera - Termómetro de refrigerador - Termohigrómetro HORARIO TIPO DE TRABAJO DEL PUESTO: Lunes Martes Hora Actividad Hora Actividad 09:30hrs Entrada a laborar 09:30hrs Entrada a laborar 09:01- Funciones laborales en espacio de oficina 09:01- Funciones laborales en espacio de oficina 14:00 hrs 14:00 hrs 14:00hrs Salida a comida 14:00hrs Salida a comida 15:30hrs Regreso de comida 15:30hrs Regreso de comida 15:30 Funciones laborales en espacio de oficina 15:30 Funciones laborales en espacio de oficina 19:00 hrs 19:00 hrs 19:00hrs Salida de labores 19:00hrs Salida de labores

16 Página 16 de 19 Miércoles Jueves Hora Actividad Hora Actividad 09:30hrs Entrada a laborar 09:30hrs Entrada a laborar 09:01- Funciones laborales en espacio de oficina 09:01- Funciones laborales en espacio de oficina 14:00hrs 14:00 hrs 14:00hrs Salida a comida 14:00hrs Salida a comida 15:30hrs Regreso de comida 15:30hrs Regreso de comida 15:30 19:00hrs Funciones laborales en espacio de oficina 15:30 19:00 hrs Funciones laborales en espacio de oficina Viernes Sábado Hora Actividad Hora Actividad 09:30hrs Entrada a laborar 09:30hrs Entrada a laborar 09:01-14:00hrs 14:00hrs Funciones laborales en espacio de oficina Salida a comida 09:01-14:00 hrs 14:00hrs Funciones laborales en espacio de oficina Salida a comida Regreso de comida 15:30hrs Regreso de comida 15:30hrs Funciones laborales en espacio de oficina 15:30 15:30 Funciones laborales en espacio de oficina 19:00 hrs 19:00hrs 19:00hrs Salida de labores 19:00hrs Salida de labores NIVEL EN EL ORGANIGRAMA: Quinto nivel de la línea horizontal de liderazgo. (Liderazgo de operación)

17 Página 17 de Horario de Operación El Almacén CEMA Se encuentra operando de la siguiente manera: DÍAS TURNO HORARIO Lunes a sábado Matutino 08:00 a 17:30 Lunes a sábado Vespertino 09:30 a 19:00 Cabe mencionar que el Servicio debe operar las 24 horas, los 7 días de la semana, lo cual está en proceso de transformación y los Procedimientos Normalizados de Operación involucrados serán modificados en cuanto los horarios se extiendan Logística de Operación. Para garantizar el suministro de Insumos y Medicamentos en las diferentes Áreas, el Servicio de Almacén estableció 16 sub almacenes (stock por área), donde se ubican las necesidades de cada uno de los grupos de Servicios que ofrece CEMA. Los sub almacenes existentes y de los cuales se debe llevar el control de entradas, salidas y verificar necesidades, son los siguientes: 1. Quirófano. 2. Hospitalización. 3. Consulta Externa y Urgencias. Laboratorio. 4. Carro Rojo (Recuperación o Quirófano). 5. Carro Rojo (Hospitalización). 6. Carro Rojo (Urgencias). 7. Laboratorio. 8. Caja de Anestesia. 9. Fisioterapia. 10. Evaluación Médica. 11. Imagenología. 12. Spa 13. Caja obstétrica 14. Botiquín de atención en cancha Botiquín de atención en cancha Botiquín de atención en cancha 3

18 Página 18 de 19 Todas estas áreas son controladas desde Almacén Central, que es el espacio ocupado con el nombre de Almacén CEMA, el cual está comandado por los siguientes Proceso Normalizados de Operación: 1. Procedimiento Normalizado de Operación para la solicitud, adquisición, recepción y registro de medicamentos e insumos. 2. Procedimiento Normalizado de Operación para Almacenamiento y Conservación de Insumos y Medicamentos. 3. Procedimiento Normalizado de Operación para el control de inventarios. 4. Procedimiento Normalizado de Operación para la dispensación y distribución de medicamentos y demás insumos para la salud. 5. Procedimiento normalizado de operación para el manejo, dispensación y control de medicamentos controlados. 6. Procedimiento Normalizado de Operación para Manejo de Medicamentos próximos a caducar y caducos. 7. Procedimiento Normalizado de Operación de medidas de seguridad e higiene. 8. Procedimiento Normalizado de Operación de limpieza y mantenimiento. 9. Manual para el manejo de medicamentos de alto riesgo. 10. Procedimiento Normalizado de Operación para suministro de medicamentos en caso de contingencias. 11. Procedimiento Normalizado de Operación para Revisión de Carros Rojos. 12. Procedimiento Normalizado de Operación para Apertura de Carro Rojo. 13. Procedimiento Normalizado de Operación para la semaforización de medicamentos e insumos. 14. Procedimiento Normalizado de Operación de acceso y restricciones de personal al Área de Almacén CEMA. Estos procedimientos deben cumplirse según lo estipulado y descrito en cada uno para las actividades que competen en la operación de Almacén CEMA. Ciclo para Abastecimiento de Medicamentos e Insumos en CEMA. Selección, Adquisición, Recepción y Registro. La selección de Medicamentos e Insumos para la salud se lleva a cabo tomando en cuenta el consumo histórico en cada uno de los sub almacenes de CEMA; la adquisición se realiza con diferentes proveedores

19 Página 19 de 19 ya establecidos para cada grupo de insumos; en el caso de que se presenten cirugías de artroscopía, se contacta con los proveedores establecidos por los cirujanos. La recepción se realiza en el Almacén, siempre y cuando los proveedores presenten una factura o en su defecto una nota de remisión para verificar los insumos que se están adquiriendo. El registro de los insumos se lleva a cabo mediante el Sistema de Gestión Hospitalaria Histoclin. Todos estos procesos se detallan en el PNO de Selección, Adquisición, Recepción y Registro de medicamentos y demás insumos para la salud. Almacenamiento El Almacenamiento se lleva a cabo en Almacén Central, donde se tienen Inventariados los Insumos y Medicamentos que requieren los 11 sub almacenes restantes. Todas las actividades que implica este proceso se establecen en el PNO para el Almacenamiento y Conservación de Insumos y Medicamentos. Distribución y Dispensación La distribución se lleva a cabo en base a las necesidades de insumos o medicamentos de cada sub almacén por medio de una solicitud de requerimientos elaborada en HISTOCLIN, la cual es entregada al servicio de Almacén, quien por medio de una nota de salida generada en sistema HISTOCLIN entrega los insumos solicitados para ser insertados en el stock de cada área. Todas estas actividades se detallan en los siguientes procedimientos: Procedimiento Normalizado de Operación para Abastecimiento de Medicamentos e Insumos a las diferentes Áreas. Procedimiento Normalizado de Operación para suministro de medicamentos en caso de contingencias.