ANEXO III - REGLAS FINANCIERAS y CONTRACTUALES I. REGLAS APLICABLES A LAS CATEGORÍAS PRESUPUESTARIAS BASADAS EN LAS CONTRIBUCIONES POR UNIDAD

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1 ANEXO III - REGLAS FINANCIERAS y CONTRACTUALES 2016 II-1-3 KA107 Mn AnexIII I. REGLAS APLICABLES A LAS CATEGORÍAS PRESUPUESTARIAS BASADAS EN LAS CONTRIBUCIONES POR UNIDAD I.1 Cndicines para la elegibilidad de las cntribucines pr unidad Cuand la subvención adpte la frma de una cntribución pr unidad, el númer de unidades deberá atenerse a las siguientes cndicines: a) las unidades deberán utilizarse prducirse realmente en el perid previst en la cláusula I.2.2 de las Cndicines Particulares; b) las unidades deberán ser necesarias para la ejecución del Pryect, haber sid prducidas pr este; c) el númer de unidades deberá ser identificable y verificable, en particular, cn arregl a ls registrs y a la dcumentación que se especifican en el presente anex. I.2 Cálcul y dcuments justificativs de las cntribucines pr unidad cstes unitaris A. Viaje a) Cálcul del imprte de la subvención: el imprte de la subvención se calcula multiplicand el númer de participantes entrantes y salientes pr banda de distancia pr la cntribución pr unidad aplicable a la banda de distancia en cuestión, cnfrme se especifica en el Anex IV del Cnveni. El cste unitari pr banda de distancia representa el imprte de la subvención crrespndiente para un viaje de ida y vuelta entre el lugar de rigen y el de destin. Para el establecimient de la banda de distancia aplicable, el beneficiari indicará la distancia de un trayect (ida vuelta) para un sl destin, utilizand la calculadra de distancias en línea dispnible en el siti web de la Cmisión en El beneficiari calculará en la Herramienta de Mvilidad+ (Mbility Tl+) ls imprtes de subvención para ls viajes cn arregl a las tarifas de cntribución pr unidad. Pr defect, se entiende que el lugar de rigen es aquel en el que se encuentra la rganización de rigen, y el lugar de ejecución de la actividad es aquel dnde se ubica la rganización de destin. Si se cmunica un lugar de rigen de ejecución diferente, el beneficiari deberá cnsignar la razón de esta diferencia. De n haberse realizad ningún viaje si este se ha financiad cn tras fuentes al margen del Prgrama Erasmus+ (pr ejempl, un participante en una actividad de mvilidad que ya se encuentra en el lugar de ejecución en relación cn tra actividad que n es la financiada en el marc del Cnveni), el beneficiari deberá cnsignar esta situación en Mbility Tl+ para cada mvilidad afectada. En este cas, n se cncederá subvención para gasts de viaje. 1

2 2016 II-1-3 KA107 Mn AnexIII b) Hech desencadenante: el hech que cndicina el derech a la subvención es que el participante haya realizad realmente el viaje declarad. c) Dcuments justificativs para el persnal: en ls viajes que se lleven a cab entre la rganización de rigen y la de destin: prueba de asistencia a la actividad en el extranjer, en frma de una declaración firmada pr la rganización de destin, en la que se especifique el nmbre del participante, el bjet de la actividad en el extranjer, además de su fecha de inici y finalización. En ls cass excepcinales de un viaje desde un lugar diferente a aquel en el que se encuentra ubicada la rganización de rigen, de un viaje a un lugar distint de aquel en el que se lcaliza la rganización de destin, que dé lugar a un cambi de banda de distancia, el itinerari real del recrrid se justificará mediante la aprtación de billetes de viaje u tras facturas en las que se especifiquen ls lugares de salida y llegada. d) Dcuments justificativs para estudiantes: pruebas dcumentales expedidas pr la rganización de destin, en ls que se especifique: el nmbre del estudiante; las fechas de inici y finalización de la actividad de mvilidad en el extranjer en el certificad académic ( declaración adjunta al mism). En ls cass excepcinales de un viaje desde un lugar diferente a aquel en el que se encuentra ubicada la rganización de rigen, de un viaje a un lugar distint de aquel en el que se lcaliza la rganización de destin, que dé lugar a un cambi de banda de distancia, el itinerari efectiv del recrrid se justificará mediante la aprtación de billetes de viaje u tras facturas en las que se especifiquen ls lugares de salida y llegada. B. Apy individual a) Cálcul del imprte de la subvención para ls estudiantes: el imprte de la subvención se calcula multiplicand el númer de días pr estudiante, pr la cntribución pr unidad aplicable pr día para el país de destin en cuestión, cnfrme se especifica en el Anex IV del Cnveni. En el cas de meses incmplets para mvilidades de larga duración, el imprte de la subvención se calcula multiplicand el númer de días del mes incmplet pr 1/30 de la cntribución pr unidad pr mes. En el cas de la mvilidad para estudiantes de educación superir, las fechas de inici y finalización se establecerán cm sigue: La fecha de inici será el primer día que el estudiante deba estar presente en la rganización de destin (fecha de inici del primer curs, primer día de un act de bienvenida, de curss de lengua e interculturales). La fecha de finalización será el últim día que el estudiante deba estar presente en la rganización de destin (el últim día del perid de exámenes/curs/ perid de estancia bligatri). b) Cálcul del imprte de la subvención para el persnal: el imprte de la subvención se calcula multiplicand el númer de días pr participante, pr la cntribución pr unidad aplicable 2

3 2016 II-1-3 KA107 Mn AnexIII pr día para el país de destin en cuestión, cnfrme se especifica en el Anex IV del Cnveni. Un día de viaje antes de la actividad y un día de viaje después de la actividad pueden incluirse para el cálcul del apy individual, en su cas. Cambis en el perid de estancia para estudiantes y persnal: Si el perid de estancia previst es superir al indicad en el cnveni de subvención, el beneficiari pdrá: bien hacer una enmienda al cnveni de subvención durante el perid de mvilidad en el extranjer para tener en cuenta la duración superir, siempre que el imprte restante de la subvención l permita; pdrá acrdar cn el participante durante el perid de mvilidad en el extranjer que el númer de días adicinales se cnsidere cm un perid de «beca cer» (duración n financiada). El imprte de la subvención n pdrá elevarse una vez que haya cncluid la mvilidad. Si el perid de estancia cnfirmad es superir al indicad en el cnveni de subvención, ls días adicinales se cnsiderarán cm un perid de «beca cer». Respect a la mvilidad de ls estudiantes: Sin perjuici del respet pr la duración mínima admisible, si el perid de estancia cnfirmad es inferir al indicad en el Cnveni de subvención, el beneficiari actuará cm sigue: si la diferencia entre el perid cnfirmad y el indicad en el cnveni de subvención es superir a cinc días, el beneficiari deberá indicar en Mbility Tl+ el perid cnfirmad (es decir, las fechas de inici y finalización ntificadas en el certificad académic), y la subvención se recalculará. Pr el cntrari, si la diferencia es de cinc días mens, el beneficiari indicará en Mbility Tl+ el perid cnsignad en el cnveni de subvención (es decir, n será necesari recalcular la subvención). En cas de interrupción de la estancia, el perid de tal interrupción n se cntabilizará cuand se calcule la subvención trgada cm apy individual. En cas de rescisión del cnveni de subvención del participante cn el beneficiari debid a una causa de «fuerza mayr», el participante tendrá derech a percibir el imprte de la subvención crrespndiente a la duración real del perid de mvilidad cm se define en la cláusula 2.2 del Cnveni entre el beneficiari y el participante. Tds ls fnds restantes tendrán que ser reemblsads, except si se ha acrdad de tra manera cn el beneficiari. En cas de suspensión del cnveni de subvención cn el beneficiari pr parte del participante debid a una causa de «fuerza mayr», se permitirá al participante la cntinuación de las actividades después de la interrupción, siempre que la fecha de finalización de la actividad de mvilidad n exceda la fecha final del pryect de mvilidad. Esta circunstancia deberá cnsignarse en Mbility Tl+ cm una sla mvilidad cn un perid de interrupción. 3

4 2016 II-1-3 KA107 Mn AnexIII c) Hech desencadenante: el hech que cndicina el derech a la subvención es que el participante haya realizad realmente la actividad en el extranjer durante el perid especificad. d) Dcuments justificativs para el persnal: prueba de asistencia a la actividad en el extranjer, en frma de una declaración firmada pr la rganización de destin, en la que se especifique el nmbre del participante, el bjet de la actividad en el extranjer, además de su fecha de inici y finalización. e) Dcuments justificativs para estudiantes: pruebas dcumentales expedidas pr la rganización de destin, en ls que se especifique: el nmbre del estudiante; las fechas de inici y finalización cnfirmadas de la actividad de mvilidad en el extranjer en el certificad académic ( declaración (certificad de estancia) adjunta al mism). f) Infrmes: Ls participantes en actividades de mvilidad infrmarán de esta actividad pr medi de un cuestinari en línea, facilitand sus bservacines sbre la base de una infrmación bjetiva, y su valración del perid de actividad en el extranjer, así cm de su preparación y seguimient. A ls participantes que n envíen el infrme pdrá exigírseles que reemblsen parcialmente en su ttalidad la subvención recibida de ls fnds Erasmus+ de la UE. C. Apy rganizativ a) Cálcul del imprte de la subvención: el imprte de la subvención se calcula multiplicand el númer ttal de participacines en actividades de mvilidad (cn independencia de que el mism participante haya emprendid una varias actividades de mvilidad), pr la cntribución pr unidad aplicable, cnfrme se especifica en el Anex IV del Cnveni. El númer ttal de participacines cnsiderad para el cálcul del apy rganizativ incluye el númer de estudiantes y miembrs del persnal que lleven a cab mvilidades entrantes y salientes registradas en el Anex II. El beneficiari pdrá slicitar a la AN apy rganizativ adicinal para participantes cn beca cer de fnds Erasmus+ de la UE. La cifra ttal de persnas cnsiderada para el apy rganizativ excluye a aquellas que acmpañan a ls participantes a su actividad en el extranjer y mvilidades que puedan rganizarse mediante la transferencia de fnds de apy rganizativ. Las mvilidades adicinales que puedan rganizarse mediante la transferencia de fnds de apy rganizativ n dan lugar a la dtación de apy rganizativ adicinal. b) Hech desencadenante: el hech que cndicina el derech a la subvención es que el participante haya realizad realmente la actividad en el extranjer. c) Dcuments justificativs: prueba de asistencia a la actividad en el extranjer, cnfrme se especifica para categría «apy individual» más arriba mencinada. 4

5 2016 II-1-3 KA107 Mn AnexIII d) Infrmes: Existe un margen de tlerancia del 10 %, l que significa que si el númer ttal de mvilidades de estudiantes y de persnal fuese inferir al 10 % del númer de mvilidades especificad en el Anex II del Cnveni, la subvención de apy a aspects rganizativs n se reducirá. Si, en el infrme final, el númer de mvilidades ejecutadas fuese superir al númer especificad en el Anex II, el imprte de la subvención para apy rganizativ se limitará al imprte máxim definid en dich anex. Si el númer ttal de mvilidades de estudiantes y de persnal fuese inferir al 10 % del númer de mvilidades especificad en el Anex II del Cnveni, la subvención para el apy rganizativ n se reducirá. II. REGLAS APLICABLES A LAS CATEGORÍAS PRESUPUESTARIAS BASADAS EN EL REEMBOLSO DE LOS COSTES REALES INCURRIDOS II.1. Cndicines para el reembls de ls cstes reales Cuand la subvención adpte la frma de un reembls de cstes reales, se aplicarán las cndicines siguientes: a) que el beneficiari incurra en dichs cstes; b) que se incurra en ls cstes en el perid establecid en la cláusula I.2.2.; c) que ls cstes se indiquen en el presupuest estimad establecid en el Anex II, que sean elegibles tras las transferencias presupuestarias cnfrme a la cláusula I.3.3; d) que estén relacinads cn el Pryect tal cm se describe en el Anex II y sean necesaris para su ejecución; e) que sean identificables y verificables, en particular que cnsten en la cntabilidad del beneficiari y que se hayan asentad de acuerd cn las nrmas cntables aplicables del país en el que el beneficiari esté establecid y de cnfrmidad cn las prácticas cntables habituales del beneficiari en materia de cstes; f) que cumplan cn las exigencias de la legislación fiscal y scial aplicables; g) que sean raznables y justificads, y cumplan cn el principi de buena gestión financiera, en especial en l referente a la ecnmía y a la eficiencia; y h) que n ls cubra una cntribución pr unidad cnfrme se especifica en la sección I del presente anex. 5

6 2016 II-1-3 KA107 Mn AnexIII II.2. Cálcul del cste real A. Apy a necesidades especiales a) Cálcul del imprte de la subvención: la subvención cnsiste en el reembls del 100 % de ls cstes elegibles en ls que se haya incurrid realmente. b) Cstes elegibles: cstes directamente relacinads cn ls participantes cn discapacidades y las persnas acmpañantes (incluids ls cstes relacinads cn ls viajes y la manutención, siempre que estén justificads, y que n se slicite una cntribución pr unidad para ests participantes a través de las categrías presupuestarias de «viajes» y «apy individual»), que se añadan a ls cstes sufragads mediante una cntribución pr unidad cnfrme a l especificad en la sección I del presente anex. c) Dcuments justificativs: facturas de ls cstes efectivs en que se haya incurrid, en las que se especifique el nmbre y la dirección de la entidad que emita la factura, el imprte de esta y la divisa, además de su fecha. d) Infrmes: - el beneficiari cnsignará en Mbility Tl+ si se ha prprcinad a algun de ls participantes cn necesidades especiales y/ a las persnas acmpañantes un apy adicinal para necesidades especiales. - En tal cas, el beneficiari indicará en dicha herramienta el tip de gasts adicinales, así cm el imprte efectiv de ls cstes adicinales asciads en ls que se haya incurrid. - El beneficiari pdrá presentar a la AN una slicitud de apy a necesidades especiales una vez que se hayan seleccinad ls participantes. B. Cstes excepcinales a) Cálcul del imprte de la subvención: la subvención cnsiste en un reembls del 75 % de ls cstes elegibles en que se haya incurrid de manera efectiva para la garantía financiera. b) Cstes elegibles: ls cstes relativs a una garantía de prefinanciación presentada pr el beneficiari, si la AN la exige, cnfrme se especifica en la cláusula I.4.2 del Cnveni. c) Dcuments justificativs: prueba del cste de la garantía financiera expedida pr el órgan que prprcina tal garantía al beneficiari, en la que se especifique el nmbre y la dirección de dich órgan, el imprte y la divisa del cste de la garantía, y la fecha y la firma del representante legal del órgan referid. III. CONDICIONES DE ELEGIBILIDAD DE LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO a) El beneficiari se asegurará de que las actividades del pryect al que se le haya adjudicad una subvención sean elegibles cn arregl a las nrmas establecidas en la Guía del Prgrama Erasmus+ para cada acción clave y cada ámbit. 6

7 2016 II-1-3 KA107 Mn AnexIII b) Las actividades emprendidas que n se atengan a las nrmas dispuestas en la Guía del Prgrama Erasmus+, cmplementadas pr las nrmas establecidas en el presente anex, serán declaradas n elegibles pr la AN, y ls imprtes de la subvención crrespndientes a las actividades de que se trate se reemblsarán plenamente. El reembls cubrirá tdas las categrías presupuestarias para las que se trgó una subvención en relación cn la actividad que se declare n elegible. c) La duración mínima elegible de las actividades de mvilidad especificadas en la Guía del Prgrama cnsiste en la duración mínima de la actividad, excluid el perid para ls viajes. IV. REGLAS Y CONDICIONES PARA LA REDUCCIÓN DE LA SUBVENCIÓN POR UNA EJECUCIÓN DEFICIENTE, PARCIAL O TARDÍA La AN pdrá establecer la ejecución deficiente, parcial tardía del Pryect sbre la base del infrme final presentad pr el beneficiari (incluids ls infrmes de ls participantes individuales que realicen actividades de mvilidad). La AN pdrá cnsiderar asimism la infrmación recibida de cualquier tra fuente pertinente, que demuestre que el Pryect n se ha ejecutad de acuerd cn las dispsicines cntractuales. Estas tras fuentes de infrmación pueden incluir visitas de seguimient, revisines dcumentales cntrles in situ realizads pr la AN. El infrme final se evaluará sbre la base de criteris de calidad y se puntuará sbre un ttal máxim de 100 punts. Si el infrme final btiene mens de 50 punts en ttal, la AN pdrá reducir el imprte final de la subvención para el apy rganizativ debid a una ejecución deficiente, parcial tardía del Pryect, inclus si tdas las actividades cmunicadas eran subvencinables y se han llevad a cab realmente. En el cas de rganizacines acreditadas, si la AN cnsidera que la ejecución del Pryect n cumple el cmprmis de calidad adquirid pr el beneficiari, la AN pdrá exigir, además de manera alternativa, que el beneficiari desarrlle y ejecute un plan de acción en un plaz acrdad para asegurar el cumplimient de ls requisits aplicables. Si el beneficiari n ejecuta el plan de acción de manera satisfactria en el plaz establecid, la AN pdrá recmendar a la Cmisión Eurpea que le retire la Carta Erasmus de Educación Superir. El infrme final se evaluará cnjuntamente cn ls infrmes de ls participantes en la mvilidad, aplicand un cnjunt cmún de criteris de calidad centrads en: la medida en la que se ha ejecutad la acción en cnsnancia cn el Cnveni de subvención; la medida en la que la acción se ha ejecutad en relación cn ls requisits de calidad y cumplimient establecids en la Carta Erasmus de Educación Superir y en el (ls) cnveni(s) interinstitucinal(es) aplicable(s); la medida en la que ls imprtes de la subvención adeudads a ls participantes en la mvilidad se transfiriern a ests de acuerd cn las dispsicines cntractuales recgidas en el cnveni entre el beneficiari y el participante según ls mdels incluids en el Anex VI del Cnveni. 7

8 2016 II-1-3 KA107 Mn AnexIII Se pdrá aplicar una reducción de la subvención debid a una ejecución deficiente, parcial tardía al imprte final de ls gasts admisibles para apy rganizativ, y dicha reducción pdrá cnsistir en: un 25 % si el infrme final btiene una puntuación ttal pr debaj de 50 punts per pr encima de 40; un 50 % si el infrme final btiene una puntuación ttal pr debaj de 40 punts per pr encima de 25; un 75 % si el infrme final btiene una puntuación ttal pr debaj de 25 punts. V. MODIFICACIONES DE LA SUBVENCIÓN a) Mdificación de la subvención debid a la redistribución de fnds a la existencia de fnds adicinales dispnibles En el marc de la redistribución de fnds en el cas de la existencia de fnds adicinales a dispsición de la AN para su (re)asignación a las institucines beneficiarias, el imprte máxim ttal de la subvención indicad en la cláusula I.3.1 pdrá elevarse cn arregl a las siguientes cndicines: al beneficiari n se le ha adjudicad la subvención ttal slicitada en la rnda principal de selección debid a la elevada demanda y al presupuest limitad; según la infrmación facilitada en el infrme intermedi ad hc y ls dats registrads en Mbility Tl+, el nivel de realización de las mvilidades adjudicadas inicialmente es cnfrme cn el Cnveni de subvención. El imprte de la subvención final cncedida n sbrepasará el imprte requerid pr el slicitante en la slicitud de subvención inicial. b) Aument de la subvención para necesidades especiales Habida cuenta de que n existe una dispsición para la slicitud de apy a necesidades especiales en la fase de slicitud en el ámbit de la educación superir, el beneficiari pdrá slicitar una subvención de apy adicinal una vez se haya seleccinad a ls participantes. La AN pdrá prestar dich apy a ls participantes cuya situación física, psíquica de salud haga impsible su participación en la actividad de mvilidad sin un apy financier adicinal. c) Mdificacines cntractuales De acuerd cn la cláusula II.13 del Cnveni, cualquier mdificación de la subvención según l establecid en las seccines V a) y b) anterires adptará la frma de una enmienda al Cnveni. 8

9 2016 II-1-3 KA107 Mn AnexIII VI. CONTROLES DIRIGIDOS A LOS BENEFICIARIOS DE LAS SUBVENCIONES Y PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS JUSTIFICATIVOS De cnfrmidad cn la cláusula II.27, el beneficiari pdrá estar sujet a cntrles y auditrías en relación cn el Cnveni, incluidas las mvilidades entrantes y salientes. El bjetiv de ls cntrles y auditrías es verificar si el beneficiari ha gestinad la subvención respetand las reglas establecidas en el Cnveni, cn el fin de determinar el imprte final de la subvención al que tiene derech el beneficiari. Se efectuará un cntrl del infrme final en tds ls pryects. Además, el pryect pdrá smeterse a cntrles adicinales bien de revisión dcumental, bien de cntrles in situ si el Cnveni está incluid en la muestra de la AN exigida pr la Cmisión Eurpea si la AN ha seleccinad el Cnveni para la realización de un cntrl determinad basándse en su análisis de riesg. Para ls cntrles del infrme final y la revisión dcumental, el beneficiari deberá presentar las cpias de ls dcuments justificativs a la AN, salv que esta slicite la entrega de ls riginales crrespndientes. La AN devlverá ls dcuments justificativs riginales al beneficiari una vez ls haya analizad. Si el beneficiari n tiene autrización legal para enviar ls dcuments riginales a la AN relacinads cn el cntrl del infrme final la revisión dcumental, pdrá enviar en su lugar una cpia de ls misms. El beneficiari deberá tener en cuenta que, para cualquier tip de cntrl, la AN pdrá slicitar de manera adicinal dcuments justificativs pruebas que se especifiquen habitualmente para tr tip de cntrl. Entre ls cntrles se incluyen ls siguientes: a) Cntrl del infrme final Se efectúa en las instalacines de la AN en la fase de evaluación del infrme final, cn el fin de determinar el imprte final de la subvención al que tiene derech el beneficiari. Este tip de cntrl se llevará a cab siempre. El beneficiari presentará ante la Agencia Nacinal un infrme final a través de Mbility Tl+, en el que se incluirá la infrmación siguiente sbre ls gasts sujets a la subvención: Cstes unitaris incurrids pr categrías presupuestarias: Viaje Apy individual Apy rganizativ Cstes reales incurrids pr categría presupuestaria: Apy a necesidades especiales Cstes reales incurrids y dcuments justificativs especificads en la sección II del presente anex pr categría presupuestaria: Cstes excepcinales 9

10 2016 II-1-3 KA107 Mn AnexIII b) Revisión dcumental Es un cntrl prmenrizad de ls dcuments justificativs en las instalacines de la AN que puede realizarse en la fase de evaluación del infrme final una vez cncluida esta. Previa petición, el beneficiari remitirá a la Agencia Nacinal ls dcuments justificativs para tdas las categrías presupuestarias. c) Cntrles in situ Sn cntrles que realiza la AN en las instalacines del beneficiari en cualquier tra lcalización pertinente para la ejecución del Pryect. Durante ls cntrles in situ, el beneficiari entregará para su revisión pr parte de la Agencia Nacinal la dcumentación justificativa riginal especificada para ls cntrles de infrme final y revisión dcumental. Pdrán realizarse ls siguientes tips de cntrles in situ: Visita de cntrl in situ durante la ejecución del Pryect Este cntrl se efectúa durante la ejecución del Pryect para que la Agencia Nacinal verifique directamente la realidad y elegibilidad de tdas las actividades y ls participantes del Pryect y establezca el cumplimient de ls cmprmiss asumids cm resultad del (de ls) acuerd(s) interinstitucinal(es). Auditría financiera tras la finalización del Pryect Este cntrl se realiza tras la finalización del Pryect y, habitualmente, tras el cntrl del infrme final. Además de aprtar tda la dcumentación justificativa, el beneficiari psibilitará el acces de la Agencia Nacinal a ls registrs de ls gasts del Pryect en las cuentas del beneficiari. Auditría de sistemas La auditría de sistemas se lleva a cab para determinar el cumplimient del beneficiari cn ls cmprmiss asumids cm cnsecuencia de la Carta ECHE y del (de ls) acuerd(s) interinstitucinal(es). El beneficiari permitirá que la Agencia Nacinal verifique la realidad y la elegibilidad de tdas las actividades y ls participantes del Pryect. 10