DIRECTIVA Nº UNASAM-OGPL-UPI DIRECTIVA PARA EL SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA EJECUTADOS EN LA UNASAM

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3 DIRECTIVA Nº UNASAM-OGPL-UPI DIRECTIVA PARA EL SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA EJECUTADOS EN LA UNASAM I. Base Legal Ley N Ley que crea el Sistema Nacional de Inversión Pública, modificada por las Leyes N y Nº y por el Decreto Legislativo N 1005, normas reglamentarias y complementarias II. Objetivo de la Directiva 1. Establecer los procedimientos técnicos y formales para el seguimiento y monitoreo de la ejecución de los Proyectos de Inversión Pública ejecutados en la UNASAM. 2. Propiciar la cultura del seguimiento y de la rendición de cuentas en la ejecución de los proyectos de Inversión Pública mediante revisiones periódicas de sus avances físicos y financieros. 3. Retroalimentar los resultados para el apoyo a la gestión de la fase de inversión, generando información útil para la toma de decisiones basada en evidencias de la misma Institución. III. Ámbito de aplicación de la Directiva Quedan sujetos a lo dispuesto en la presente Directiva los Proyectos de Inversión Pública ejecutados por la UNASAM, independientemente de la modalidad de ejecución y fuente de financiamiento, en los siguientes casos: 1. La inversión sea mayor a 10 millones de nuevo soles. 2. Sean priorizados por el presidente del Comité a propuesta a la Unidad de Programación e Inversiones. IV. Principios de la Directiva 1. Prioridad: Todos los proyectos que se ejecutan en el marco del Sistema Nacional de Inversión Pública se rigen por las prioridades del Plan Estratégico de la UNASAM, por los principios de Economía, Eficiencia y Eficacia durante la fase de inversión, 2. Oportunidad de resultados y beneficios: El seguimiento y monitoreo busca asegurar que los resultados y beneficios de los PIPs se generen conforme los plazos establecidos en los estudios de preinversión. 3. Respeto a la fase de preinversión: El seguimiento y monitoreo busca evitar que se altere las condiciones y parámetros bajo los cuales fueron declarados viables los PIPs, para disponer su ejecución. V. Sistema operativo de Seguimiento y monitoreo Es el conjunto de procesos, herramientas e indicadores que permite verificar los avances de la ejecución de los proyectos con el fin de verificar que la fase de inversión sea coherente con las condiciones y parámetros de viabilidad. Con el proceso de seguimiento se busca la eficiencia y efectividad del uso de los recursos.

4 VI. Comité de seguimiento y monitoreo. El comité de seguimiento y monitoreo está conformado por: 1. Presidente: Rector de la UNASAM 2. Secretario Técnico: Jefe de Unidad de Programación e Inversiones. 3. Miembro de Control Presupuestal: Jefe de la Unidad de Planeamiento Presupuestario. 4. Miembro de reporte de Ejecución de Obras (a designar por la OGDF). 5. Miembro de reporte de la Ejecución de Equipamiento, Capacitación y otros (a designar por la OGDF). 6. Miembro veedor de los parámetros de la viabilidad: Jefe del Centro de Estudios Y Proyectos de Inversión y Desarrollo. VII. Funciones y responsabilidades del comité de seguimiento y monitoreo: 1. Ejecutar el proceso de seguimiento y monitoreo de los Proyectos de Inversión Pública durante la ejecución de los mismos. 2. Realizar el seguimiento de las metas físicas y financieras de los PIPs en ejecución. Dicha facultad se ejerce a través de instrumentos y procedimientos de observancia obligatoria para la UE (según anexo 01). 3. Revisar y evaluar los informes de seguimiento debiendo reportarlo a los órganos superiores del Sistema Nacional de Inversión Pública según necesidad de cada proyecto. 4. Actualizar los proyectos materia de seguimiento de ser necesario. Dichas actualizaciones no incluyen el retiro de proyectos ya incorporados en la relación, salvo que hayan sido desactivados o que haya culminado su liquidación física y financiera. 5. Reunirse cuanto menos durante la ultima semana de cada trimestre para controlar el seguimiento y monitoreo de los proyectos. La fecha, lugar y hora de la reunión será fijado por la Unidad de Programación e Inversiones, en coordinación con los miembros del Comité. VIII. Funciones del Rectorado: 1. Presidir las reuniones de seguimiento y monitoreo. 2. Velar por el cumplimiento de las disposiciones establecidas y acordadas en las sesiones de seguimiento. 3. Priorizar el portafolio de proyectos de materia de seguimiento, a propuesta de la Unidad de Programación e Inversiones. IX. Funciones y responsabilidades de la Unidad de Programación e Inversiones En el marco de las acciones de seguimiento y monitoreo, tiene las funciones siguientes: 1. Actuar como secretario técnico en las reuniones del comité. 2. Proponer el portafolio de proyectos que serán materia de seguimiento, los que podrán ser modificadas por el comité. 3. Coordinar las reuniones y desarrollo del seguimiento y monitoreo de la inversión, pudiendo solicitar toda la información que considere necesaria a los órganos relacionados a la ejecución de los proyectos de inversión. 4. Levantar las actas correspondientes a cada sesión (anexo 04). 5. Posterior al desarrollo de las reuniones del Comité generar el informe de seguimiento y monitoreo y las recomendaciones no tratadas en las reuniones del Comité de ser el caso. 6. Emite opinión técnica sobre cualquier modificación que suceda durante la ejecución de los PIPs.

5 X. Funciones del Representante de la Unidad de Planeamiento Presupuestario. 1. Participar a las reuniones de seguimiento en calidad de miembro Control Presupuestal. 2. Alcanzar a los miembros del comité la información presupuestaria relacionada a la ejecución de los proyectos materia de seguimiento. 3. Realizar un reporte del saldo presupuestal disponible para la conclusión de la ejecución de los proyectos materia de seguimiento. XI. Funciones de la Oficina General de Desarrollo Físico (Unidad Ejecutora UNASAM) En el marco de las acciones de seguimiento y monitoreo de los PIP, se establece las siguientes funciones: 1. Participar a las reuniones de seguimiento en calidad de miembro de reporte de la Ejecución de Obras, Equipamiento, Capacitación y otros componentes de la ejecución. 2. Elaborar y remitir a la Unidad de Programación e Inversiones, la información técnica física y financiera del avance de los proyectos en ejecución, la penúltima semana de cada trimestre, de acuerdo al formato de seguimiento (anexo 02) y formato auxiliar de la presente directiva (anexo 03). 3. Informar a la Unidad de Programación e Inversiones cualquier modificación que suceda en cualquier etapa del ciclo del proyecto, en el momento en que se produzcan tales cambios a efectos de recomendar las medidas correspondientes 4. Presentar a la Unidad de programación e Inversiones y Unidad Formuladora, las modificaciones propuestas, adjuntando la documentación que sustente dichas modificaciones, además de la opinión de la Unidad Formuladora. XII. Funciones y Responsabilidades del Centro de Estudios de Inversión y Desarrollo ( Unidad Formuladora - UNASAM ) 1. Participar a las reuniones de seguimiento en calidad de miembro de veedor de los parámetros de viabilidad. 2. Velar que se respeten los parámetros de la viabilidad de los proyectos de inversión, durante la ejecución de los mismos. 3. Durante la fase de inversión, la Unidad Formuladora pondrá a disposición de la Unidad de programación e inversiones toda la información referente al PIP, en caso de ser solicitada. 4. Verificar y emitir opinión, de la modificación y modificaciones producidas en la ejecución de los PIP s, previo informe de la Unidad Ejecutora, como requisito previo de su comunicación posterior a la Unidad de Programación e Inversiones. XIII. Conceptos relacionados Avance de ejecución: Información sistemática del avance de ejecución física y financiera del proyecto. Su elaboración está a cargo de la Unidad Ejecutora. Informe de seguimiento y monitoreo: Análisis comparativo de avance de ejecución real física y financiera respecto a lo planificado en los estudios de preinversión. Coadyuva en la identificación de problemas y propone recomendaciones de corrección. XIV. Anexos de la Directiva - Formato de seguimiento a la relación de PIP priorizados reporte (anexo 01) - Formato de seguimiento del proyecto (anexo 02) - Formato de reporte de avance de ejecución de PIP (anexo 03) - Modelo de acta de sesión de comité de seguimiento (anexo 04).

6 UNIVERSIDAD NACIONAL SANTIAGO ANTUNEZ DE MAYOLO DIRECTIVA Nº UNASAM-OGPL-UPI ANEXO 01 ( Formato SNIP 18) SEGUIMIENTO A LA RELACIÓN DE PIP PRIORIZADOS Estado del PIP Avance Financiero por toda fuente al.. Avance Físico UE 1 Código DNPP Código SNIP Proyecto Component es Sólo Viable ET en elaboración ET aprobado En proceso de convocatoria Contrato firmado En plena ejecución Obra concluida Ejecución acumulada hasta el año anterior PIM Actual (A) Avance a la fecha (Devengado ) (B) % de Avance (B/A) Saldo (A-B) Indicador del producto principal Unidad de Medida Meta Total Avance a la fecha Problemas u observacion es Propuestas de Soluciones Responsabl e (en lo posible identificar nombre del funcionario) Fecha límite para resolver el problema. UE 2 TOTAL DE CARTERA PRIORIZAD A

7 UNIVERSIDAD NACIONAL SANTIAGO ANTUNEZ DE MAYOLO DIRECTIVA Nº UNASAM-OGPL-UPI I.INFORMACIÓN GENERAL Datos del PIP Nombre: Código SNIP: Código DNPP: Código DNPP: Fecha de la declaración de viabilidad: Fecha del primer desembolso: Datos de la UE Sector: Sector: Nombre de la UE: Nombre y cargo del Responsable: Otros (Dirección, teléfono, fax, ): ANEXO 02 (Formato SNIP 19) FICHA DE SEGUIMIENTO DEL PROYECTO Objetivo del PIP (pròposito) II.IMPLEMENTACIÓN DEL PIP (Eficiencia) II.1. Avance Físico Componente del proyecto Indicador Unidad de medida Meta total vigente Avance acumulado % de avance acum. Observaciones o cometarios II.2 Avance Financiero Fuente de Financiamiento RO ROOC RDR Otras Total Costo total actual. Ejec. Acum Ene Feb Mar Abr May 2011 Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Resto de años II.3. Situación de los Estudios Definitivos (Expedientes Técnicos) Estudio definitivo Modalidad Estado Costo III. GESTIÓN DE PROBLEMAS Problemas relevantes, oportunidades o riesgos Acciones a tomar Responsable Fecha IV. LECCIONES APRENDIDAS

8 UNIVERSIDAD NACIONAL SANTIAGO ANTUNEZ DE MAYOLO DIRECTIVA Nº UNASAM-OGPL-UPI ANEXO 03 REPORTE DE AVANCE DE EJECUCIÓN DE PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA NOMBRE DEL PROYECTO : CODIGO SNIP REPORTE DE EJECUCIÓN Nº: (Solo referido al PIP) FECHA DEL REPORTE: IDENTIFICACIÓN Cód. Nombre de la Actividad o Tarea Costo Total (S/.) DATOS DE LA VIABILIDAD 1/ Metas físicas Periodo de Ejecución Unidad de Valor Inicio Término medida Costo Total (S/.) DATOS DEL EXPEDIENTE TECNICO 2/ ADMINISTRACION DE LA EJECUCION Metas físicas Periodo de Unidad Ejecución de medida Valor Inicio Término planeado Logrado % del avance AVANCE FISICO 3/ AVANCE FINANCIERO 4/ costo planeado costo logrado saldo LOGROS METAS E IMPACTO 5/ SOLUCIONES A LOS PROBLEMAS 6/ COMP.1: ACTIVIDAD ACTIVIDAD COMP ACTIVIDAD ACTIVIDAD 2.. 1/ Consignar todos los datos referidos al Estudio que sustenta la viabilidad y/o verificación del PIP. 2/ Consignar todos los datos referidos al Estudio definitivo/expediente Técnico/Plan operativo u otro documento equivalente con el que se ejecuta el PIP. 3/ Informacion del avance del proceso productivo en unidades fisicas 4/ Informacion del costo del proceso productivo 5/ contrastacion con las metas planteadas y control 6/ Medidas de correción a los posibles desajustes Elaborado por (Firma y sello) Jefe de la Unidad Ejecutora (Firma y sello)

9 UNIVERSIDAD NACIONAL SANTIAGO ANTUNEZ DE MAYOLO DIRECTIVA Nº UNASAM-OGPL-UPI ANEXO 04(Anexo SNIP 21) MODELO DE ACTA DE SESIÓN DE COMITÉ DE SEGUIMIENTO COMITÉ SEGUIMIENTO- ACTA Nº. I. PARTICIPANTES Fecha Nombre Participantes Entidad/Área Telefono Correo electonico II. AGENDA 1/ 1. Estado de acuerdos tomados en la última sesión 2. Avances de la ejecución financiera de inversiones 3. Avances de la ejecución física de inversiones 4. Gestión de contratos 5. Gestión de riesgos de no cumplimiento de alcances, tiempos, costos, calidad 6. Otros III. PRINCIPALES TEMAS DISCUTIDOS IV. ACUERDOS Nº 1 2 Acuerdos Entregable concreto Responsable(s) Fecha de entrega Fecha 2/ N I R T Presidente del Comité Secretario Técnico * También van las firmas de los demás integrantes del Comité de Seguimiento!/ Los puntos 2,3,4 y 5 se pueden trabajar en bloque de proyectos o individualmente. 2/ N: No iniciado, I: Iniciado, R: Retrazado, T: Terminado