NOEL CAICEDO GALEANO

Transcripción

1 PLAN ANUAL DE ACCION NOEL CAICEDO GALEANO EMPRESA DE SERVICIOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO LIBANO TOLIMA Enero 2018 EMSER E.S.P.

2 TITULO: FECHA DE ELABORACION: CONTENIDO: PLAN DE ACCION 2018 OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO El Plan de Acción Establece el conjunto de tareas que deben realizarse en un plazo específico, utilizando diversos recursos con el fin de lograr un objetivo determinado. Los Planes de Acción se concretan cuando se formulan los objetivos y se ha seleccionado la estrategia a seguir. INSTITUCION: EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL LIBANO TOLIMA EMSER E.S.P. ELABORO: REVISO: APROBO: NOEL CAICEDO GALEANO Jefe de Control interno UBICACIÓN: NOEL CAICEDO GALEANO Jefe de Control interno COMITÉ DE COORDINACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO MEDIANTE ACTA N 001 DE ENERO El archivo magnético está ubicado en la Página Web de la Empresa

3 PRESENTACION La de la Empresa de Servicios Públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Libano Tolima EMSER E.S.P., es un área Asesora, que viene cumpliendo sus funciones en virtud de la Constitución Nacional, Ley 87 de 1993, sus decretos reglamentarios y en el ámbito de la Ley 1474 de 2011, el denominado ESTATUTO ANTICORRUPCION. Con fundamento en el marco legal descrito con anterioridad, la Oficina Asesora de elabora el Plan de Acción para la vigencia 2018, documento que se constituye en la Carta de Navegación para la ejecución de sus actividades durante dicha vigencia. MARCO LEGAL En cumplimiento del mandato Constitucional y en relación directa con la Oficina Asesora de, el siguiente es el Marco Legal que determinara el accionar y roles de la misma: Ley 87 de Los artículos 9, 10, 11, 12 y 14 tratan sobre la definición del Jefe de la Oficina de, la designación de la Oficina de, las Funciones de los Auditores y el informe de los funcionarios de. Directiva Presidencial 01 de Proporciona las directrices y se precisa el Desarrollo del Sistema de, señalando que le compete a la Oficina Asesora de, apoyar a los directivos en el desarrollo del sistema, revaluar los planes, fomentar la cultura del autocontrol de tal forma que contribuya al mejoramiento continuo, además de participar en la implementación de adecuados instrumentos de gestión y gerencia. Decreto 2145 de Dicta normas sobre el Sistema Nacional de de las entidades y organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial. Decreto 1537 de Reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993, en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de de las entidades y organismos del estado y se precisa el rol que deben desempeñar las oficinas de control interno dentro de las entidades públicas, enmarcado en cinco tópicos:

4 Valoración de Riesgos, Acompañamiento y Asesoría, Evaluación y Seguimiento, Fomento de la Cultura del Control y Relación con entes Externos. Ley 872 de Crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la rama ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios. Resolución 048 de Contaduría General de la Nación, dicta disposiciones relacionadas con el control interno contable y establece las funciones de la Oficina de relacionadas con la materia Decreto 1599 de Adopta el Modelo Estándar de para el Estado Colombiano, estableciendo en el numeral 5.5 los roles y responsabilidades de la Oficina de en tanto señala que el responsables por realizar la evaluación independiente al Sistema de y la gestión de la entidad pública, así como el seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional, generando las recomendaciones correspondientes y asesorando a la Alta Dirección para su puesta en marcha. Circular 03 de El Concejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de, señalo la Oficina de, asumiendo su rol de evaluador independiente, deberá realizar evaluaciones, seguimiento y monitoreo permanente al grado de avance y desarrollo en la implementación del Sistema de gestión de la Calidad, conforme al Plan de Acción establecido previamente por la misma. LEY 1474 DE El denominado Estatuto Anticorrupción por la cual se dictaron normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad d la gestión pública. Decreto 943 de Presenta las orientaciones y los componentes que conforman el nuevo ajuste al Modelo Estándar de MECI 1000:2005, que son de obligatorio cumplimiento para las entidades a que se les aplica la Ley.

5 MARCO ESTRATEGICO Asesorar continuamente a la Gerencia de la Empresa de Servicios Públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Líbano Tolima EMSER E.S.P, mediante un proceso integral de auditoria, evaluando con objetividad e independencia la gestión institucional, con el ánimo de que ésta se desarrolle dentro de los principios Constitucionales y demás normas que rigen para la prestación de los servicios objeto de su razón social VISION La oficina de contribuirá para que la EMSER E.S.P sea una empresa líder en el departamento del Tolima en la prestación de los servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo mediante mecanismos de verificación y evaluación a los procesos, que posibilite la permanente retroalimentación, enriquecimiento y fortalecimiento, con el fin de garantizar el éxito de las operaciones y de obtener un mayor beneficio económico para la empresa y un cumplimiento más eficaz de los objetivos institucionales. - OBJETIVO GENERAL Establecer acciones de asesoría, evaluación y control con la aplicación de las normas vigentes para la prestación de un buen servicio y contribuir a la consecución de la Misión Institucional. - VALORES 1. TRABAJO EN EQUIPO: Participaremos armónicamente con todos los equipos de trabajo para fortalecer el Sistema de de la Institución. 2. HUMANIZACIÓN: Seremos garantes en el cumplimiento de los derechos de los usuarios, para que en la organización se brinde un trato digno al usuario interno y externo.

6 3. CALIDAD: Respaldaremos y apoyaremos el fortalecimiento de todos los procesos que conlleven a lograr altos estándares de calidad. 4. EXCELENCIA OPERACIONAL: Recomendaremos los mecanismos para que la empresa goce de una excelente operacionalidad. 5. RESPONSABILIDAD SOCIAL: El Jefe de Control Interno apoyara procesos adecuados para garantizar la atención en los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo a toda la población usuaria de estos servicios. - OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Proteger los recursos de la EMSER E.S.P, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los puedan afectar. 2. Garantizar la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión Institucional 3. Velar porque todas las actividades y recursos de la Empresa estén dirigidas al cumplimiento de sus objetivos. 4. Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional. 6. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros en libros. 7. Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos de la EMSER E.S.P. 8. Garantizar que el sistema de disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación. 9. Velar porque la EMSER E.S.P. disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo a su naturaleza y características. - LINEAS DE ACCIÓN Las funciones de la Oficina de están enmarcadas dentro de un Criterio de Independencia, siendo esta una característica fundamental al no

7 intervenir en la ejecución de los procesos y fundamentar sus observaciones en elementos objetivos. Se convierte en una cuestión relativa al fuero interno que tiene la oficina. La evaluación comprende la valoración y verificación objetiva de las evidencias efectuadas por parte de la, para proporcionar una opinión o conclusión independiente respecto de un proceso, sistema u otro asunto. La naturaleza y el alcance del trabajo de evaluación están determinados por el Jefe de. Por lo general, existen tres partes en la evaluación: la persona o grupo directamente implicado en el proceso, sistema u otro asunto, es decir, el dueño del proceso; la persona o grupo que realiza la evaluación es decir, la ; y la persona o grupo que utiliza el resultado de la evaluación es decir, el usuario de los resultados de la evaluación. La Asesoría, por su parte, se basa en que habitualmente se dan recomendaciones a solicitud de la Alta Dirección de la entidad. La naturaleza y el alcance del trabajo de Asesoría están sujetos al acuerdo efectuado con la Alta Dirección. Por lo general existen dos partes en la Asesoría, la persona o grupo que ofrece la recomendación, es decir, el Jefe de Control Interno; y, la persona o grupo que solicita la recomendación, es decir, la entidad. Cuando desempeña su rol de Asesoría, el Jefe de Control Interno debe mantener la objetividad y no asumir responsabilidades de gestión, como lo establece perentoriamente la Ley 87 de ESTRATEGIAS ESENCIALES Las funciones de Jefe de están enmarcadas dentro de cinco estrategias o roles fundamentales así: La Valoración del Riesgo: Teniendo como base el artículo 4 del decreto 1537 de 2001 se establece que todas las entidades de la Administración Pública deben contar con la Política de Administración del Riesgo, tendiente a darle un manejo adecuado a los riesgos, con el fin de lograr de la manera más eficiente el cumplimiento de sus objetivos y estar preparados para enfrentar cualquier contingencia que se pueda presentar. El Acompañamiento y Asesoría: Bajo la premisa que Asesorar es más que aconsejar ; con el fin de conciliar el dilema de desarrollar un rol de Asesor (Consulta) y al mismo tiempo de Evaluador (aseguramiento), las

8 Oficinas de, pueden aportar valor agregado a la entidad, prestando servicios de Asesoría sin que se vea comprometida su objetividad e independencia, un factor clave para lograr que el acompañamiento y asesoría se realicen de optima manera, es la buena relación y comunicación entre la Control interno y la Alta Dirección, reflejada en un trabajo conjunto, que permita identificar fácilmente las necesidades en esta materia y el planteamiento de las soluciones. Evaluación y Seguimiento: Desarrollar los elementos que conforman el Componente Evaluación Independiente del MECI, precisando la dimensión del proceso de evaluación del Sistema de y presentar el proceso en general con el que debe hacerse la Auditoría Interna. Es necesario señalar que las funciones señaladas en la Ley 87 de 1993 y sus Decretos Reglamentarios, como el Decreto 1537 de 2001, entre otros, indican que la Evaluación y el Seguimiento son quizá uno de los roles más relevantes de la responsabilidad que le corresponde al Jefe de Oficina Asesora de. El Fomento de la Cultura de Control: Las funciones del Jefe de Oficina Asesora de en este sentido se enmarcan básicamente en verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad. La Relación con los Entes Externos: Facilitar los requerimientos de los organismos de Control Externo y brindar la garantía de la presentación de informes de la entidad, verificándose de esta manera el rol de facilitar al interior y al exterior el flujo de información de la Empresa. Servir como puente entre los entes externos y la Empresa, identificando previamente la información relevante y pertinente que estos requieran, así como los funcionarios idóneos para atender sus requerimientos. PRINCIPIOS DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO ECONOMÍA: Optimización de los recursos físicos, económicos y financieros, como del talento humano; tanto de la Oficina como de la entidad, para el logro de los objetivos propuestos.

9 IGUALDAD: EL Jefe de, brinda trato uniforme y equitativo a todos los servidores públicos, frente a las acciones de Control y Asesoría. CELERIDAD: La oportunidad, agilidad, efectividad y confianza, caracterizan las acciones y actos de los servidores públicos ante la comunidad usuaria. IMPARCIALIDAD: Las actuaciones de los Servidores de la Oficina de, son transparentes, sin discriminación alguna y afección de los intereses individuales y /o colectivos. CONFIENCIALIDAD: En razón al desempeño de las funciones de los servidores públicos, mantendremos reserva de los aspectos y hallazgos encontrados. HERRAMIENTAS Plan de Acción: Es la carta de navegación que permite cumplir la Misión y los objetivos del Jefe de dentro de una cultura del Autocontrol, Autoevaluación y Autorregulación que resulta necesaria en: - La definición clara de objetivos, estrategias y metas. - Desarrollo de mecanismo de planeación seguimiento y evaluación. - Establecimiento de indicadores de gestión y resultados. Sistemas de Información: Concebidos como una red de información automatizada de procesos en línea que permitan la administración eficiente de los recursos y sean una herramienta para la toma de decisiones. Controles Internos (Autocontroles). En el diseño y operación de los controles internos (autocontroles) y de las pruebas de evaluación a los mismos se debe tener en cuenta que éstos no deben constituirse en un fin en sí mismos y por tanto deben consultar la relación Costo- Beneficio con el propósito de garantizar que el valor de establecer el control sea inferior al de los perjuicios derivados del riesgo sobre el cual se actúa. Auditoría Interna: Elemento de control, que permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de la gestión de la Empresa. Así mismo, permite emitir juicios basados

10 en evidencias sobre los aspectos más importantes de la gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción de los diferentes grupos de interés. TECNICAS DE VERIFICACION DE INFORMACION Verificación Ocular: Es la observación de los procedimientos empleados en la ejecución de las operaciones. Verificación verbal: es la indagación, entrevista e investigación en las diferentes dependencias de la entidad y tiene por objeto conocer fortalezas y debilidades en las operaciones realizadas. Se realiza una entrevista, indagación e investigación con los diferentes jefes de áreas y en general a todos los funcionarios tanto del área administrativa como la parte técnica. Verificación Escrita: Consiste en el análisis de informes, observando las evidencias de cada área, confirmaciones y cotizaciones con el objeto de determinar desviaciones o irregularidades en las actividades y operaciones realizadas. Verificación Documentos: Es la revisión de todos documentos que emite la entidad con el objeto de conocer la situación de la entidad en un momento determinado. Verificación Física: Consiste en la constatación de la existencia física de fondos y bienes y de los documentos que acreditan la propiedad sobre determinados activos. (Arqueos, Inventarios etc.) Verificación de Legalidad: Se realiza una evaluación donde se determina el cumplimiento de Leyes, Decretos, Ordenanzas, Resoluciones, Directivas y procedimientos establecidos para tramitar las solicitudes ante la EMSER E.S.P. Verificación de informes de gestión e indicadores: Se realiza una evaluación de indicadores e informes de gestión que elaboran las diferentes áreas que intervienen en el trámite de solicitudes de servicios ante la EMSER E.S.P, y se formulan las respectivas recomendaciones. Informes de Gestión: Es una herramienta que permite conocer y medir en un momento determinado la eficiencia, la eficacia, las metas y los objetivos en cumplimiento de la misión institucional para tomar decisiones oportunas.

11 PLAN ANUAL DE ACCION 2018 ACTIVIDADES META INDICADORES CUMPLIMI ENTO DEL INDICADOR Elaboración y Documentación del Plan de Acción de la Oficina de. Ejecutar las Auditorias establecidas en el Programa Anual de Auditorias del Realizar el seguimiento a los Planes, Programas y Proyectos de conformidad con el Plan de Desarrollo municipal. Elaboración y Presentación de los Informes Pormenorizados de Control Interno según Ley 1474 de Elaboración y Presentación del Informe Ejecutivo Anual del Sistema de Control Interno, al Departamento Administrativo de la Alcanzar una ejecución del 100 % del Plan. Realizar todas las auditorias establecidas en el Programa Anual de Auditorías del 2018 Evaluar las metas establecidas en el Plan de Desarrollo para la EMSER E.S.P. Realizar Tres informes y publicarlos en la Página Web Un (1) Informe Actividades cumplidas/actividades Programadas. Auditorías realizadas / Auditorias programadas * 100 % de Verificación= Planes Evaluados / Planes Elaborados*100. Informes realizados y publicados en la Página Web Informe presentado RESPONSABLE RECURSOS TIEMPOS 100% Jefe de Oficina Asesora de 100% Jefe de Oficina Asesora de 100% Jefe de Oficina Asesora de 100% Jefe de Oficina Asesora de 100% Jefe de Oficina Asesora de Función Pública. Elaboración y Presentación del Informe de Control Un (1) Informe Informe 100% Jefe de Oficina Humanos: Oficina Asesora de Control Interno y las Áreas involucradas. Técnicos, Metodologías de Auditoria. Humano: líderes de los Procesos Auditados.. Técnicos: Indicadores de Gestión, Cumplimiento, y de Eficiencia. Humanos: Personal de la dependencia y líder del proceso. Directivos MECI y grupo Operativo MECI: Todos los servidores públicos. Humanos: Oficina Asesora de Control Interno. Directivos MECI y grupo Operativo MECI: Todos los servidores públicos. Humanos Oficina Asesora de Profesional Gestión Financiera y su grupo Anual Mensual Anual Cuatrimestral Anual Anual

12 Interno Contable a la Contaduría General de la Nación. Seguimiento y Evaluación a los Planes de Acción de cada área de la EMSER. Realizar el seguimiento a los Convenios Inter Administrativos entre la empresa y otras Entidades del Estado. Efectuar el Seguimiento a la Implementación del MECI Efectuar el Seguimiento a las Política de Calidad. Presentar los informes de Auditoría a la alta Gerencia Seguimiento y Evaluación a los Planes de Mejoramiento Suscritos con Entidades de Control externas. Realizar reuniones con las áreas Realizar el seguimiento a los Convenios Inter Administrativos entre la entidad y otros entes estatales. Realizar el seguimiento a la implementación de los diferentes elementos y componentes del MECI de acuerdo a lo establecido por los Organismos de Control Seguimiento, a la implementación de la Política de Calidad de acuerdo a la Normatividad vigente Suministrar a Gerencia Informes periódicos sobre los procesos de Evaluación y Auditoria realizados con el fin de dar a conocer inconsistencias e irregularidades. Reuniones con los responsables de dichos planes. presentado Asesora de Seguimientos realizados Convenios evaluados. Acciones de seguimiento. 100% 100% Oficina de Control Interno y las áreas involucradas Dir. Administrativa, Financiera y Comercial y Dir. Técnica y de planeacion. 100% Todas las Áreas de la Institución. Seguimiento realizado. 100% Dirección Adm. Fianc. Y Adm. Y la Dirección Tec. Y de Planeacion % de Seguimiento= Evaluaciones Verificadas/ 100% Evaluaciones Programadas *100 N de reuniones realizadas. 100% Oficina de Oficina de y las áreas involucradas en el contable.. Humanos:. y Líderes de los procesos. Técnicos: Convenios Suscritos. Humanos: Oficina Asesora de Control Interno. Directivos MECI y grupo Operativo MECI: Administrativos: Decreto 943 de Humanos: Oficina Asesora de Control Interno. Técnicos: NTCGP 1000: : Humanos: Planeación y Calidad.. Resultado final tanto de las Auditorías como de las Evaluaciones realizadas y las áreas Administrativos involucradas Semestral Anual Semestral Semestral Permanente Permanente.

13 Fomento de la Cultura del Autocontrol. Seguimiento a la Política de Gestión del Riesgo. Seguimiento al Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano. Seguimiento a los diferentes Comités Institucionales. Evaluación semestral del cumplimiento en las publicaciones de ley que corresponden a cada una de las áreas. Asistencia personalizada y/o a través de la página Web, sobre las áreas de la empresa. Visitas de seguimiento a las diferentes áreas Realizar Tres Informes y publicarlos en la página Web Realizar un seguimiento Verificar el cumplimiento de las publicaciones de Ley, sobre información de interés general Asistencias realizadas y/o correos institucionales enviados 100% Visitas realizadas 100% Informes presentados 100% Presentar el informe a la Gerencia sobre la operatividad de los Comités Aplica a todos los procesos de la Institución que de acuerdo a la Ley deban ser publicados para el interés general proceso Oficina Asesora de y las áreas involucradas en el proceso Oficina de y las áreas involucradas en el proceso Oficina de y todas las áreas de la Empresa. 100% Oficina de y todas las áreas de la Empresa 100% Oficina de y todas las áreas de la Empresa. y las áreas Administrativos involucradas y las áreas involucradas y todas las áreas de la Empresa. y todos los Comités Permanente Permanente Cuatrimestral. Anual Semestral NOEL CAICEDO GALENO Jefe Oficina de Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: NOEL CAICEDO GALEANO Jefe Oficina de COMITÉ DE COORDINACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO