SUPREMO TRIBUNAL DE JUSTICIA DEL ESTADO DE TAMAULIPAS

Transcripción

1 SUPREMO TRIBUNAL DE JUSTICIA DEL ESTADO DE TAMAULIPAS NOMBRE DEL PROYECTO: SISTEMA INFORMATICO INTEGRAL PROCESAL PENAL TAMAULIPAS CATEGORÍA: Proyectos de Excelencia e Innovación Judicial. TEMAS RELACIONADOS: - Mejora en la entrega de servicios públicos mediante el uso y aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones. - Incrementar la interoperabilidad y el intercambio de información entre las instituciones jurisdiccionales, tales como mejoras en expediente electrónico, firma electrónica y seguimiento de juicio en línea. - Sistematización y automatización de procesos. - Desempeño judicial.

2 JUSTIFICACION: El sistema de Oralidad Penal tiene como objetivo la automatización de los procesos jurisdiccionales y administrativos realizados en los Juzgados de Control en el Estado, generando una comunicación en línea con todas las Dependencias involucradas en el proceso, así como la integración de la firma electrónica avanzada en la comunicación de notificaciones y accesos a la información concentrada en el sitio central a nivel Estatal. La necesidad principal que se identificó en el presente proyecto, era la implementación de una herramienta tecnológica integral, la cual genere un automatización real y consistente en cada uno de los procesos relacionados a la gestión de las causas penales iniciadas en el estado, generando comunicación en línea con las dependencias involucradas y la integración de todos los datos registrados en cada caso, incluyendo los videos indexados en las audiencias realizadas. Al inicio del presente proyecto, se llevó a cabo una etapa de análisis de procesos relacionados a la implementación del nuevo modelo de justicia penal en el Estado. Dicho análisis dio como resultado la identificación de 10 necesidades importantes: Recepción de documentos de una forma sencilla, segura y con alta disponibilidad en la comunicación entre los involucrados en el proceso, tomando en cuenta que se podría recibir de una forma tradicional, generando un acuse de recibo físico, capturando en el módulo de recepción los datos del tipo de documento a recibir, datos de la persona quien presenta y quien firma dicho documento, así como la recepción electrónica, donde usuarios previamente identificados puedan enviar de forma electrónica, documentos relacionados a las causas penales, dando seguridad en la identidad de los firmantes, así como la autenticación del contenido del documento. Con este proceso de envío electrónico se daría celeridad al proceso de comunicación y la integración automática del proceso de recepción y entrega a las áreas responsables del documento recibido. Generación de un modelo de gestión replicable, ya que se estandarizaría la forma de trabajar en cada uno de los Juzgados de Control implementados en todo el territorio estatal. El presente proyecto fue identificado con una implementación gradual partiendo de cada una de las zonas que integran todo el estado, partiendo de esta premisa, se identificaban los procesos de una forma estándar, identificando los territorios, la cantidad de casos proyectados en cada zona, la

3 infraestructura de comunicaciones y la forma en cómo se administraría la información, programaciones de agenda y trabajo del personal del juzgado de control áreas involucradas. Gracias al análisis realizado se identificó la importancia de realizar una herramienta que genere un modelo de gestión estándar, parametrizable hacia los catálogos y datos específicos de cada uno de los casos en cada parte del territorio estatal. Comunicación constante a una sola fuente de información, donde cada una de las Dependencias involucradas, generaran información oportuna basado en accesos permitidos por un administrador central. De esta forma se tendría el acceso a información en tiempo real, generando una plataforma de trabajo estatal donde todas las dependencias involucradas y cada una de sus unidades de trabajo, puedan formar parte de un proceso automatizado integral, agilizando el tiempo de respuesta y la integración de un solo repositorio del caso en toda su vida activa. Incremento en la seguridad de acceso a la información, generando la flexibilidad de proporcionar la consulta en línea de los casos radicados en los Juzgados para los usuarios a distancia pero basado en un acceso seguro, respaldando la integridad de la información y el acceso a la misma, permitiendo que cada usuario tenga acceso solo a los casos en las que esté relacionado, que solo pueda consultar la información de la etapa procesal en la que se relacione y que los accesos de puntos externos a las instalaciones de las dependencias involucradas sea libre de riesgos de vulnerabilidad de la información. Uso de tecnología de firma electrónica avanzada en los procesos de notificación entre los involucrados de las causas penales y dar certeza a los canales de comunicación en el proceso de notificación de las audiencias programadas, minimizando los procesos de notificación tradicional los cuales generan costos, tiempo invertido y aumento de riesgo de no realizar en tiempo y forma el proceso de notificación. Aseguramiento de la digitalización de las audiencias realizadas en las salas de oralidad, así como la disponibilidad de dicho material hacia los usuarios con acceso autorizado, dando una correcta administración, aseguramiento del procero de videograbado y almacenamiento en sitio central. Administración adecuada de los espacios y tiempos de agenda, relacionados a la coordinación de las audiencias programadas de una forma sencilla y configurable, ya que la misma

4 funcionalidad debería de aplicar en todos los espacios en el estado que cuenten con al menos una sala de oralidad que dan fechas de audiencia a un número variable de juzgados de control. Integración de una sola base de datos a nivel estatal para la consulta de tableros de control sobre el comportamiento de las causas penales iniciadas y sus etapas procesales, partiendo de un requerimiento específico de consultar el comportamiento de las causas penales, tipos de documento y audiencias realizadas en todos los casos radicados en el estado, mostrados de una forma sencilla e integral en la base de datos central del proyecto. Uso de tecnologías y procesos ágiles en la administración de las notificaciones personales, tomando en cuenta que realizar una notificación de una forma tradicional pone en riesgo que se lleve a cabo en fecha una audiencia programada y que no todos los involucrados en un proceso de audiencia pueden recibir una audiencia de forma electrónica. Es por este motivo que se requería la ejecución de una notificación en domicilio partiendo de una forma optimizada y dando niveles altos de eficiencia en el proceso. Generación de indicadores de gestión automatizados, ya que se tiene la necesidad de cumplir con información basta y detallada sobre el proceso de operación de las causas penales radicadas en el estado. En este aspecto se analizaron los rubros estadísticas necesarias para considerar en la creación de las estructuras de datos capturados en el proceso y su explotación para la generación de los indicadores relacionados.

5 METODOLOGIA: La forma en que se llevó a cabo el presente proyecto, fue basado en el uso de metodologías de análisis de procesos y administración de proyectos, donde primeramente fueron identificados los involucrados relacionados a la implementación de la plataforma de comunicación y el desarrollo de sistemas complementarios en cada una de las dependencias involucradas. Una vez conformado el equipo de trabajo, se analizaron los procesos que se contemplarían en cada fase del diseño y desarrollo del proyecto, donde se llevaron a cabo reuniones y procesos de validación de información, donde al generar un plan de trabajo, de determinaron fases que fueron cumplidas en tiempo y forma en el transcurso de los meses de análisis y diseño de la herramienta. Cada una de las dependencias involucradas integraron grupos de trabajo para identificar sus procesos, documentar cada uno de los requerimientos que se tomarían en cuenta en el desarrollo de la aplicación y en las reuniones del comité de tecnologías se determinaba la forma en cómo cada uno de dichos desarrollos se relacionarían en una sola plataforma. La metodología de seguimiento del proyecto utilizada, está basada en PMP, la cual nos dio la certeza de los requerimientos iniciales, identificación de los roles necesarios para el trabajo en equipo, el seguimiento del plan de trabajo ya sea parcial en cada una de las dependencias involucradas y el integral concordando en los tiempos y movimientos de cada una de las actividades a realizar. El uso de dicha metodología nos brindó los insumos para identificar los riesgos, etapas donde pueden presentarse y las acciones a tomar para minimizar o corregir problemas presentados en toda la vida del proyecto. Por otra parte en el área de análisis de procesos se tomó la decisión de utilizar BMP, que nos proporcionó la forma de cómo identificar los macro procesos, desmenuzar cada uno de los requerimientos y actividades que se deberían de tomar en cuenta en la propuesta de modernización. Con este trabajo se contó con los insumos de los tiempos de desarrollo, tiempos de análisis y diseño y en muchos de los casos llevar a cabo reuniones de definición de módulos que al no existir una referencia de real de la forma de trabajo, se determinó primero identificar y definir las actividades de operación y posteriormente la propuesta de automatización de dichas actividades. La integración de estas dos metodologías nos proporcionó las bases para fortalecer nuestros esfuerzos, dar certeza en el trabajo a realizar y los tiempos que se deberían de plasmar en un plan de trabajo y la asignación de responsabilidades de cada uno de los roles involucrados.

6 SITUACION ACTUAL: Al día de hoy ya se encuentra implementado el proyecto de automatización del sistema integral de oralidad, el cual ha cubierto todas las necesidades identificadas al inicio del desarrollo del presente proyecto. Actualmente se han desarrollado módulos funcionales que satisfacen las necesidades de cada una de las actividades que se realizan en la recepción de documentos, Juzgados de control, registro de video de audiencias, notificaciones, generación de documentos y publicación de informes. Para conocer cada uno de los beneficios que hemos recibido gracias a la implementación del presente proyecto se mencionan a continuación: COMUNICACIÓN EN TODO MOMENTO. Actualmente el sistema integral de oralidad proporciona un medio de comunicación para la integración de los casos radicados en cada juzgado de control, de tal forma que al ser presentada una carpeta de investigación, una promoción o documento subsecuente se cuenta con el módulo de recepción de documentos, si es necesario generar una notificación hacia los involucrados en una audiencia, es realizada por medio de la Notificación Electrónica, generada con Firma Electrónica Avanzada que da certeza al proceso y si es necesario llevar a cabo una notificación personal, se cuenta con el módulo de notificaciones que proporciona de la información necesaria al actuario que realizará la notificación.

7 BASE DE DATOS INTEGRAL. Al conocer la necesidad de contar con una comunicación constante entre todos los involucrados del caso, de desarrollo una base de datos integradora, donde cada una de las dependencias cuenta con acceso sólo a los esquemas necesarios para consultar, registrar o modificar información. Con esta funcionalidad contamos con comunicaciones en tiempo real entre los involucrados de cada una de las dependencias y la generación del envío de documentos y cambios de status de forma transparente en el proceso. Toda esta información se encuentra resguardada y segura para cada tipo de usuario y es usada la firma electrónica avanzada en el envío de documentos digitales. FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA. En todos los documentos enviados entre las dependencias es aplicada la Firma Electrónica Avanzada que está sujeta a los estándares de firmado del Estado, lo cual permite utilizar de forma transparente entre las dependencias involucradas. Todos los usuarios del sistema se encuentran enrolados con la generación de los certificados digitales y la firma electrónica avanzada para ser parte del proceso de verificación de personas autorizadas.

8 NOTIFICACION ELECTRÓNICA. Las notificaciones entre los elementos involucrados del caso de cada una de las dependencias se llevan a cabo por medio de la Notificación Personal Electrónica, donde los involucrados fueron registrados en un proceso de enrolamiento, validando su identidad y el puesto que ocupan en cada una de las áreas de trabajo. Estos elementos son relacionados en el caso y el administrador puede realizar la validación de dichos usuarios dentro de las causas penales. Cuando es generada una notificación hacia el perfil de usuario referido, es enviada la notificación por medio de una liga a su correo electrónico que al accesar se realiza el estampillado del tiempo en el documento y permite la consulta en pantalla del contenido del mismo. INDICADORES Y ESTADISTICAS Todos los datos que fueron registrados en el sistema o que fueron generados por medio del avance en el proceso jurídico de cada uno de los casos, son integrados para la generación de indicadores y estadísticas solicitadas para la consulta y monitoreo del comportamiento de las salas de oralidad, juicios iniciados y el seguimiento integral de los casos radicados en los juzgados de control en todo el Estado.

9 CONCLUSIONES: El sistema integral de oralidad es una plataforma de trabajo para el personal del Poder Judicial del estado de Tamaulipas, la cual proporciona una herramienta necesaria para el registro de información, recepción de datos, generación de documentos y consulta de expedientes integrados en el proceso de Oralidad Penal. Por otra parte, el presente proyecto fue desarrollado en conjunto con distintos grupos de desarrollo de las dependencias involucradas en el proceso, donde por medio de una metodología integral e incluyente se fueron canalizados todos los módulos funcionales relacionados a la automatización del proceso. Actualmente el sistema forma parte de la modernización implementada en el Poder Judicial de Tamaulipas y da una ventaja evidente en el proceso de impartición de justicia, agilizando los trámites de recepción de documentos, digitalización, comunicación con las partes involucradas, poner a disposición el acceso a los expedientes iniciados y la generación de indicadores estadísticos. El presente proyecto es modular, donde al iniciar el análisis correspondiente se identificaron las fases en las que será implementado el sistema en el estado y que al concluir la primera etapa de automatización de los juzgados de primera instancia y todas las áreas jurisdiccionales relacionadas, se encuentra en desarrollo los módulos de segunda instancia y juzgados de control. El sistema integral de oralidad forma parte de un esfuerzo mayor iniciado desde hace varios años, donde hemos conocido las ventajas y beneficios de contar con procesos estructurados, implementación de mecanismos de modernización que ayuden de forma integral a los procesos y actividades que realizan los colaboradores de todas las áreas jurisdiccionales y administrativas de nuestro tribunal y forma parte de una cultura ya muy arraigada en el personal de la Dirección de Informática que es el que junto con Jueces, Secretarios de acuerdos, Magistrados y demás especialistas que al formar un grupo multidisciplinario dio como resultado el diseño y desarrollo de una plataforma de modernización y automatización, que viene a mejorar servicios de calidad y prontitud de los casos de oralidad penal en nuestro estado.