REPUBLICA DE CHILE REGION DE ATACAMA I. MUNICIPALIDAD DE CALDERA DEPARTAMENTO CONTROL INTERNO MUNICIPAL

Transcripción

1 INFORME DE AUDITORIA FINANCIERA- CONTABLE DEPTO. DE SALUD. Nro. / A : Sra. Brunilda González Anjel Alcaldesa de la comuna de Caldera Caldera, 1 de octubre de 2009 Dando cumplimiento al programa bienal de auditoria confeccionada por este Departamento de Control, aprobada mediante Decreto Alcaldicio Nº 784, de fecha 18 de Mayo de 2009, la función fiscalizadora que debe cumplir el Departamento de Control Interno Municipal, según las atribuciones de la Ley , Art. 29 letra a). Se procedió a la revisión de ciertos puntos críticos determinados mediante una matriz de riesgo realizada al Departamento de Salud Municipal, dando inició según el cronograma de actividades por el área de Contabilidad. Objetivo: conciliaciones bancarias. recaudadoras dentro del servicio. Análisis y comprobar el estado de las Arqueos a las distintas cajas Metodología: La auditoria se desarrolló de acuerdo a las normas, procedimientos y sistemas de control aplicados dentro del Municipio, e instruidos por Contraloría General de la República. Alcance: El período auditado de la conciliaciones comprende el año 2008 y hasta el mes de Mayo año

2 Muestra: Las muestras se obtuvieron según revisión previa a documentos dentro del departamento de Salud. 1.- DE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS El Departamento de Salud Municipal, mantiene vigente la cuenta corriente para el ingreso de los fondos ordinarios la asignada con el número del Banco Estado. Se procedió a la revisión y análisis de las conciliaciones bancarias según el alcance de la presente auditoria, tenido a la vista tales documentos se pudo comprobar que tales informes se encuentran al día al mes de Mayo del año 2009, observando que tal función es realizada mes a mes por el encargado del sistema contable, sin embargo es importante señalar que el informe de conciliación bancaria al mes de Mayo de 2009, presenta depósitos y cargos que según consultas se encuentran detectadas y estas se regularizaron el mes de Junio del mismo año, sin embargo se analizó el listado de cheques girados y no cobrados, corroborando la existencia del cheque serie girados a nombre de rosita huerta por $4.200, de fecha siendo el cheque de más antigua data, por lo que de un monto de $ , debiera de analizarse los cheques de enero, febrero y marzo del presente, y realizar según lo indicado en el manual de procedimientos contables K-03, que señala que los cheques girados y no cobrados dentro de los plazos legales establecidos, originaran una regularización de las disponibilidades y un reconocimiento de la obligación en la cuenta Documentos Caducados. A partir de la fecha de emisión, existe un plazo de 60 días calendario para cobrar un cheque ante cualquier banco de la misma plaza, es decir, mismo lugar a que pertenece la cuenta corriente y 90 días cuando el cobro del cheque se realiza en banco de una plaza distinta a aquella en que fue emitido el cheque. 2.- DE LOS ARQUEOS DE CAJA En el Departamento de Salud de Caldera, según información solicitada y enviada mediante Memorándum s/n a este departamento de Control, existen tres cajas recaudadoras que serían las siguientes: 2

3 Sector Servicio Atención Primaria Urgencia ( SAPU ) Laboratorio Oficina de Información Reclamos y Sugerencias ( OIRS ) Personal a Cargo Nayade Alarcón Salazar Yobana Huerta Salazar Miguel Bustos Guzmán Este departamento de control realizó un arqueo sorpresivo a las cajas recaudadoras con el fin de realizar un chequeo a los dineros existentes y recaudados por el personal a cargo, por concepto de atenciones médicas, exámenes, radiografías, curaciones, etc., encontrándose cada una en el siguiente estado: 2.1. Del sector S.A.P.U., se efectuó el arqueo de caja, realizando un conteo de los dineros recaudados que permanecían el día 30 de Junio de Dentro de este sector, se tuvo a la vista un total de $43.300, versus el total de boletas emitidas (Bol a 32968) monto $37.400, existiendo un sobrante de $5.900, siendo esta diferencia por motivo de cambio de dinero en las recaudaciones realizadas, por otro lado es importante señalar que doña Nayade Alarcón Salazar no rinde fianza de fidelidad funcionaria. Sector : SAPU Funcionaria : Nayade Alarcón Salazar Arqueo 2.1. Nº Bol. Nro. S.A.P.U O.I.R.S Laboratorio Total $ $ - $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ Total valor boletos $ Total Efectivo $ Diferencia saldo a favor $ Del sector LABORATORIO, al momento de solicitar el talonario para la realización del arqueo, se pudo comprobar la no existencia de ingreso ese día, por lo que la última boleta emitida y entregada al servicio para depósito fue el número de fecha 24 de Junio de 2009 por $2.500 recepcionada el mismo día por en encargado contable. Cabe señalar que la encargada Sra. Yobana Huerta Salazar rinde fianza de fidelidad según Póliza de fecha 13 de octubre de

4 Sector : LABORATORIO Funcionaria : Yobana Huerta Salazar Arqueo 2.2. Nº Bol. Nro. S.A.P.U O.I.R.S Laboratorio Total 1 0 $ - $ - 2 Total valor boletos $ - Total Efectivo $ - Diferencia $ Del sector O.I.R.S., se realizó el arqueo de caja, realizando un conteo de los dineros recaudados que permanecían el día 30 de Junio de 2009 dentro de este sector, teniendo un total de $ , versus el total de boletas emitidas (Bol ) monto $5.000, quedando un sobrante de $5.000, situación que ocurrió por falta de cambio según lo informado por el Sr. Miguel Bustos Guzmán. Cabe señalar que el Sr. Miguel Bustos Guzmán rinde fianza de fidelidad funcionaria según póliza de fecha 23 de octubre de Sector : O.I.R.S. Funcionario : Miguel Bustos Guzmán+ Arqueo 2.3. Nº Bol. Nro. S.A.P.U O.I.R.S Laboratorio Total $ $ Total valor boletos $ Total Efectivo $ Diferencia saldo a favor $ Además se realizó arqueo de caja a los fondos a rendir para los gastos menores del servicio, en resguardo de la funcionaria Patricia Tamblay Invernizzi: 2.4. Dentro del sector ADMINISTRACIÓN, se realizó el arqueo de caja, a los fondos para gastos menores del servicio con fecha 08 de Junio de 2009, teniendo un sobrante de Este saldo a favor se debe a que en la visita inspectiva no se entregaron todas las boletas a este funcionario por lo que es notable que de haber sido así, hubiese resultado un saldo negativo. Es importante señalar que en caso de ser mayor el gasto por conceptos de gastos menores, se tendría que realizar una modificación a decreto Alcaldicio de aprobación para incremento del monto asignado que 4

5 según se tuvo a la vista es de $ , para así no realizar gastos cubiertos con fondos propios. Sector : ADMINISTRACION Funcionaria : Patricia Tamblay Invernizzi Arqueo 2.4. Nº Bol. Nro. Nombre Total Krmetal $ Manuel Barrios Verdugo $ Pullman Cargo $ Computer s $ EGT $ Krmetal $ Regional Autos $ Pullman Cargo $ Computer s $ Manuel Barrios Verdugo $ Electrónica Universal $ Florentina Álvarez Araya $ Comercializadora del Norte $ Hipermercado Copiapó $ Pullman Cargo $ S/n Sinditacol $ Esteban Cia. Ltda. $ Pullman Cargo $ S/n Sinditacol $ Florentina Álvarez Araya $ La Huasquina $ La Huasquina $ Sodimac S.A. $ Fernando Rieloff $ Florentina Álvarez Araya $ Total valor boletos $ Total fondo entregado $ Saldo $ Total efectivo $ SOBRANTE $ CONCLUSION: 1.- Durante el desarrollo del presente informe se pudo observar en cuando al tema de las conciliaciones bancarias que se realiza un trabajo mensual siendo eficiente, no teniendo más situaciones que la señalada en el punto Nº En cuanto al tema de los arqueos realizados se pudo notar que no existe problemas en cuanto a los procedimientos utilizados, es decir arqueos 5

6 diarios y depósitos al día siguiente de recaudado, siendo observación el caso de doña Nayade Alarcón Salazar funcionaria que no rinde fianza de fidelidad según se pudo comprobar. RECOMENDACIÓN: 1.- En el caso de las conciliaciones bancarias a modo de orden, respaldar cada informe el cual debe ir firmado por la persona que realiza la función, cartolas del banco y movimiento de fondos del sistema contable por mes, además de realizar análisis a los cheques girados y no cobrados, a modo de realizar los procedimientos contables correspondientes. 2.- Realizar en calidad de urgencia trámite de fianza de la funcionaria Nayade Alarcón Salazar, ya que esta situación podría ser observada por Contraloría Regional en alguna inspección. Es importante señalar que este sector (S.A.P.U.) es el que genera mayor ingreso en comparación a las cajas arqueadas, por lo que requiere mayor control por parte de la administración. 3.- Dado que la mayoría de los recaudadores rinde fianza de fidelidad funcionaria, la encargada de finanzas Sra. Patricia Tamblay Invernizzi, podría entregar un fondo a rendir de su caja chica para efectos de cambio, a modo de evitar con esto la utilización de fondos propios por parte de cada funcionario recaudador. Hidilberto Soto Soto Control Interno Municipal C.c. Departamento de Salud Municipal C.c. Control Interno 6