NANCY LILIANA ROJAS ROMERO

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1 DISEÑO E IMPLEMENTACIÒN DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI Y ELABORACIÒN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN LOS MUNICIPIOS DE JERUSALÈN Y BELTRÀN CUNDINAMARCA NANCY LILIANA ROJAS ROMERO ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C. 2007

2 DISEÑO E IMPLEMENTACIÒN DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI Y ELABORACIÒN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN LOS MUNICIPIOS DE JERUSALÈN Y BELTRÀN CUNDINAMARCA NANCY LILIANA ROJAS ROMERO Informe Final Convenio Interadministrativo de Cooperación No. SPC 091 de 2007 entre el Departamento de Cundinamarca Secretaría de Planeación y la Escuela Superior de Administración Pública ESAP. ASESOR ESAP: Jairo Rincón Pachón ASESOR GOBERNACIÓN DE CUNDINAMARCA: Arelix del Pilar Ibáñez Quevedo ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRAPROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVASBOGOTÁ, D.C. 2007

3 CONTENIDO INTRODUCCIÓN 1 I PARTE: LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 3 Pág. 1. IDENTIFICACIÓN DEL TIPO DE PRÁCTICA ADMINISTRATIVA Y SU RELACION CON EL TEMA A DESARROLLAR 4 2. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS RESULTADOS ESPERADOS 6 3 MARCO DE REFERENCIA MARCO TEÓRICO MARCO CONCEPTUAL MARCO GEOGRÁFICO MARCO HISTÓRICO MARCO NORMATIVO METODOLOGIA RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN EN LAS FALENCIAS ENCONTRADAS. PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE CONTROL INTERNO IMPLEMENTACIÓN DE ELEMENTOS CRÍTICOS DE CONTROL II PARTE:RESULTADOS DE LA PRÁCTICA 14 ADMINISTRATIVA

4 5 CAPITULO UNO: Etapa I: Planeación del diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI DESCRIPCIÒN DEL MODELO DE CONTROL INTERNO Subsistema de Control Estratégico Componente Ambiente de Control Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos Desarrollo del Talento Humano Estilo de Dirección Componente de Direccionamiento Estratégico Planes y Programas Modelo de Operación por Procesos Estructura Organizacional Componente Administración del Riesgo Subsistema de Control de Gestion Componente Actividades de Control Políticas de Operación Procedimientos, Controles, Indicadores y Manual. Componente Información Información Primaria Información Secundaria Sistemas de Información Componente Comunicación Pública Comunicación Organizacional Comunicación Informativa Medios de Comunicación Subsistema de Control de Evaluación. Componente Autoevaluación Autoevaluación del Control Autoevaluación de Gestión Componente Evaluación Independiente Evaluación del Sistema de Control Interno Auditoria Interna Componente Planes de Mejoramiento Plan de Mejoramiento Institucional Planes de Mejoramiento por Procesos Planes de Mejoramiento Individual DIAGNÓSTICO DE CONTROL INTERNO POR ELEMENTO. MUNICIPIO DE BELTRÁN CUNDINAMARCA. DIAGNÓSTICO DE CONTROL INTERNO

5 Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos Desarrollo del Talento Humano Estilo de Dirección Planes y Programas Modelo de Operación por Procesos Estructura Organizacional Componente Administración de Riesgos Políticas de Operación Procedimientos, Controles, Indicadores y Manual. Información Primaria Información Secundaria Sistemas de Información Comunicación Organizacional Comunicación Informativa Medios de Comunicación Autoevaluación del Control Autoevaluación de Gestión Evaluación del Sistema de Control Interno Auditoria Interna Plan de Mejoramiento Institucional Planes de Mejoramiento por Procesos Planes de Mejoramiento Individual MUNICIPIO DE JERUSALÉN CUNDINAMARCA. DIAGNÓSTICO DE CONTROL INTERNO. Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos Desarrollo del Talento Humano Estilo de Dirección Planes y Programas Modelo de Operación por Procesos Estructura Organizacional Componente Administración de Riesgos Políticas de Operación Procedimientos, Controles, Indicadores y Manual. Información Primaria Información Secundaria Sistemas de Información Comunicación Organizacional Comunicación Informativa Medios de Comunicación Autoevaluación del Control

6 Autoevaluación de Gestión Evaluación del Sistema de Control Interno Auditoria Interna Plan de Mejoramiento Institucional Planes de Mejoramiento por Procesos Planes de Mejoramiento Individual PROPUESTAS DE IMPLEMENTACIÓN DE CONTROL INTERNO POR ELEMENTO. MUNICIPIO DE BELTRÁN CUNDINAMARCA - PLANES DE ACCIÓN PARA IMPLEMENTAR CONTROL INTERNO. Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos Desarrollo del Talento Humano Estilo de Dirección Planes y Programas Modelo de Operación por Procesos Estructura Organizacional Componente Administración de Riesgos Políticas de Operación Procedimientos, Controles, Indicadores y Manual. Información Primaria Información Secundaria Sistemas de Información Comunicación Organizacional Comunicación Informativa Medios de Comunicación Autoevaluación de Control Autoevaluación de Gestión Evaluación del Sistema de Control Interno Auditoria Interna Plan de Mejoramiento Institucional Planes de Mejoramiento por Procesos Planes de Mejoramiento Individual MUNICIPIO DE JERUSALÉN CUNDINAMARCA. PLANES DE ACCIÓN PARA IMPLEMENTAR CONTROL INTERNO. Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos Desarrollo del Talento Humano Estilo de Dirección Planes y Programas Modelo de Operación por Procesos

7 Estructura Organizacional Componente Administración de Riesgos Políticas de Operación Procedimientos, Controles, Indicadores y Manual. Información Primaria Información Secundaria Sistemas de Información Comunicación Organizacional Comunicación Informativa Medios de Comunicación Autoevaluación de Control Autoevaluación de Gestión Evaluación del Sistema de Control Interno Auditoria Interna Plan de Mejoramiento Institucional Planes de Mejoramiento por Procesos Planes de Mejoramiento Individual CAPITULO DOS: MAPA DE RIESGO MUNICIPIO DE BELTRÁN CUNDINAMARCA 154 MAPA DE RIESGO Servicios Públicos Almacén Inspección de Policía Secretaría General MUNICIPIO DE JERUSALÉN 168 CUNDINAMARCA MAPA DE RIESGO Secretaría de Despacho General y de Gobierno Secretaría de Despacho General y de Gobierno 173 Almacén Secretaría de Despacho de Planeación y Obras Públicas Tesorería CAPITULO TRES: MANUAL DE PROCESOS Y 186 PROCEDIMIENTOS 7.1 Proceso: Elaboración, aprobación, ejecución y 189 seguimiento al plan de desarrollo Procedimiento elaboración y aprobación del plan de desarrollo Ficha Técnica Ficha Literal

8 Ficha Gráfica Procedimiento: ejecución del plan de desarrollo Ficha Técnica 194 Ficha Literal 195 Ficha Gráfica Proceso: Tesorería Procedimiento Nomina Ficha Técnica Ficha Literal Ficha Gráfica Procedimiento: recaudo de impuestos Ficha Técnica Ficha Literal Ficha Gráfica Procedimiento cobro coactivo. Ficha Técnica Ficha Literal Ficha Gráfica 7.3 Proceso: Administración de recursos físicos Entrada de bienes Ficha Técnica Ficha Literal Ficha Gráfica Procedimiento salida de bienes Ficha Técnica Ficha Literal Ficha Gráfica Procedimiento elaboración del plan de compras Ficha Técnica Ficha Literal Ficha Gráfica 7.4 Proceso: Contratación Procedimiento licitación pública Ficha Técnica Ficha Literal Ficha Gráfica Procedimiento contratación directa Ficha Técnica Ficha Literal Ficha Gráfica 7.5 Proceso: Preparación, aprobación, liquidación,

9 ejecución y control del presupuesto Procedimiento: Preparación del presupuesto Ficha Técnica Ficha Literal Ficha Gráfica Procedimiento elaboración, aprobación y modificación del PAC Ficha Técnica Ficha Literal Ficha Gráfica 7.6 Proceso: Elaboración, ejecución, seguimiento y evaluación del EOT Procedimiento: Elaboración del EOT Ficha Técnica Ficha Literal Ficha Gráfica CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 245 BIBLIOGRAFÍA 246 ANEXOS 247

10 LISTA DE ANEXOS Pág. Anexo A Acta No 1 adopción de MECI 247 Anexo B Acto administrativo de adopción de MECI 249 Anexo C Acto administrativo de modificación del comité 267 de control interno en Beltrán. Anexo D Acto administrativo de conformación del equipo 270 de trabajo institucional Anexo E Acto administrativo de designación del 273 representante de la alta dirección en el municipio de Beltrán Anexo F Acto administrativo de mejoramiento de los procesos y procedimientos. 275 Anexo G Acto administrativo de modificación del comité 278 de control interno. Anexo H Acto administrativo de designación del 282 representante de la alta dirección de Jerusalén. Anexo I Acto administrativo de conformación del equipo 285 de trabajo institucional. Anexo J Folleto de información 288 Anexo K Sensibilización y socialización del MECI 290 Anexo L Preparación al autodiagnóstico AnexoM Cierre de diagnóstico del municipio de Beltrán 299 Anexo N Cierre de diagnóstico en el municipio de 303 Jerusalén. Anexo O Capacitación del marco conceptual y el manual 307 de implementación Anexo P Capacitación en riesgos 318

11 LISTA DE GRÁFICAS Pág. Gráfico1 Formato de evaluaciones eventuales independientes de control interno 91

12 INTRODUCCIÓN Colombia desde la constitución de 1991 categorizó el control interno como un instrumento orientado a garantizar el logro de los objetivos de cada entidad del Estado y el cumplimiento de los principios que rigen la función pública. Posteriormente la Ley 87 de 1993 establece normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado; funciona como instrumento que proporciona la estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación. Con base en los Artículos 3º y 4º de la Ley 87, el Modelo Estándar de Control Interno está integrado por Subsistemas, Componentes y Elementos de Control como son: Subsistema de control estratégico, subsistema de control de gestión y subsistema de control de evaluación. Con la Ley 489 de 1998 se crea el Sistema Nacional de Control Interno. Y por último el DAFP promueve la adopción e implementación de un modelo estándar que facilite la implementación del control interno, iniciativa acogida por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno, así con el Decreto 1599 de 2005 se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI. La emisión de este modelo de control tiene como fin mejorar el desempeño institucional mediante el fortalecimiento del control y de los procesos de evaluación que deben llevar a cabo las oficinas de control. Para ello las entidades en nuestro caso los municipios de Jerusalén y Beltrán deben realizar una evaluación sobre la existencia, nivel de desarrollo o de efectividad de cada uno de los elementos de control, con el fin de establecer el diseño, mejora e implementación de los mismos. La orientación de este modelo promueve la adopción de un enfoque de operación basado en procesos, el cual consiste en identificar y gestionar de manera eficaz, numerosas actividades relacionadas entre sí. A pesar de los numerosos logros en materia de control interno, existen razones de sociales, económicas y políticas que frenan la implementación del mismo, y por ende el logro de los objetivos de cada entidad, por lo cual surge la necesidad de llevar a cabo procesos de sensibilización de control interno que permitan modificar la cultura organizacional, a fin de llevar cada entidad a una mayor eficiencia y eficacia. El control interno es entonces un proceso continuo que no se agota en el tiempo, que busca la adaptación de cada entidad al contexto cambiante

13 Enmarcada dentro de este propósito surge la Practica Administrativa Diseño e Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI y Elaboración del Manual de Procesos y Procedimientos en los Municipios de Jerusalén y Beltrán Cundinamarca, que pretende contribuir al alcance de un Estado que satisfaga las necesidades de la comunidad de una forma eficiente, oportuna y eficaz. Este trabajo tiene como objetivo fundamental analizar la situación presente del control interno, a fin de establecer propuestas de implementación del mismo, que respondan eficiente y eficazmente a las demandas de su municipio y mejoren su desempeño administrativo. Su elaboración se baso en las metodologías planteadas por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), y en algunas técnicas de recolección de información, encuestas y entrevistas a los funcionarios y pobladores del respectivo municipio El desarrollo de este se halla dividido en cuatro capítulos, los primeros dos muestran la experiencia en el municipio de Jerusalén Cundinamarca, y los siguientes la experiencia en el municipio de Beltrán Cundinamarca. Se inicia con la primera etapa de MECI que es la planeación al diseño e implementación del modelo donde se encuentra; los actos administrativos de adopción del modelo, los procesos de sensibilización y capacitación, el diagnostico general, 29 propuestas de implementación del MECI una por cada elemento y elaboración del mapa de riesgos. Y como un segunda fase se encuentra la elaboración del manual de procesos y procedimientos. Y finalmente se establecen conclusiones y recomendaciones que permiten a cada administración municipal tomar decisiones concretas que coadyuven al mejoramiento de la gestión administrativa incrementando los niveles de satisfacción de los usuarios de cada municipio. 2

14 I PARTE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 3

15 1. IDENTIFICACIÓN DEL TIPO DE PRÁCTICA ADMINISTRATIVA Y SU RELACION CON EL TEMA A DESARROLLAR Esta práctica surge del convenio interadministrativo de cooperación No. SPC 081 de 2007 entre el Departamento de Cundinamarca Secretaría de Planeación y la Escuela Superior de Administración Pública ESAP-. Cuyo objetivo es aunar esfuerzos técnicos, pedagógicos, administrativos y financieros para que estudiantes del Programa de Ciencias Políticas y Administrativas, realicen la práctica en temas de fortalecimiento Administrativo en los municipios del Departamento de Cundinamarca. A si mismo, se enmarca dentro de la misión de la Escuela Superior de Administrativa Pública, que es una institución universitaria organizada como establecimiento público del Orden Nacional, que tiene como misión la investigación, la formación y la proyección social en los campos del saber de la Administración Pública y el Estado y también dentro del articulo 298 de la Constitución Política, que establece que los Departamentos tienen a su cargo la administración de los asuntos secciónales y la planificación y promoción del desarrollo económico y social dentro de su territorio en los términos establecidos en la Constitución. Los temas a trabajar dentro de las actividades de fortalecimiento administrativo son: el Diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno y la elaboración del Manual de Procesos y Procedimientos. Con esto se logra el principal objetivo de del MECI que es mejorar el desempeño institucional mediante el fortalecimiento institucional del control y de los procesos de evaluación que deben llevar a cabo las Oficinas de Control Interno. 4

16 2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 2.1. General Diseñar el MECI y construir propuestas de implementación así como también elaborar el Manual de Procedimientos, en los Municipios de Jerusalén y Beltrán 2.2 Específicos En el Municipio de Jerusalén Cundinamarca. Realizar una jornada de sensibilización y socialización del MECI. Elaborar los diagnósticos del sistema de control interno de la administración municipal de Jerusalén y Beltrán e informe de resultado del mismo en el municipio respectivo. Realizar 29 propuestas de implementación del MECI. Elaborar el mapa de riesgos de la administración municipal de Jerusalén y Beltrán. Elaborar el mapa de procesos y procedimientos organizacionales administrativos y financieros de la administración municipal de Jerusalén y Beltrán. Realizar 2 jornadas de validación y aprobación con los funcionarios municipales de los procesos y procedimientos levantados. En el Municipio de Beltrán Cundinamarca. Elaborar el acta de compromiso de la Alta Dirección. Realizar los actos administrativos: uno de adopción y uno de autorregulación. Elaborar los actos administrativos de designación de representante de la dirección. 5

17 Orientar y realizar la organización de los equipos directivo, operativo y evaluador MECI junto con los actos administrativos de conformación de los mismos. Realizar la jornada de sensibilización y socialización del MECI. Organizar y realizar dos capacitaciones a los funcionarios municipales. Hacer el llevantamiento de diagnóstico del sistema de control interno de la administración municipal e informe sobre los resultados del diagnostico. Realizar 29 propuestas de implementación del MECI. Identificar el riesgo en la administración municipal. 2.3 Resultados Esperados En el Municipio de Jerusalén Cundinamarca. Producto: Un acto administrativo de autorregulación. Producto: Una jornada de sensibilización y socialización del MECI. Producto: Dos capacitaciones a los funcionarios municipales. Producto: Levantamiento de diagnóstico del sistema de control interno de la administración municipal e informe sobre los resultados del diagnostico. Producto: 29 propuestas de implementación del MECI. Producto: Manual de procesos y procedimientos de la administración municipal. En el Municipio de Beltrán Cundinamarca. Producto: Acta de compromiso. Producto: Dos actos administrativos, uno de adopción y otro de autorregulación. Producto: Acto administrativo de designación de representante de la dirección. Producto: Organización y actos administrativos de conformación del equipo directivo, operativo y evaluador del MECI. Producto: Una jornada de sensibilización y socialización del MECI. Producto: Dos capacitaciones a los funcionarios municipales. Producto: Levantamiento de diagnóstico del sistema de control interno de la administración municipal e informe sobre los resultados del diagnostico. Producto: 29 propuestas de implementación del MECI. Producto: Mapa de riesgos de la administración municipal. Manual de procesos y procedimientos 6

18 Producto: Mapa de procesos y procedimientos Producto: Dos jornadas de validación y aprobación con los funcionarios municipales de los procesos y procedimientos levantados. 7

19 3. MARCO DE REFERENCIA 3.1 Marco Teórico: La Constitución Política en su Artículo 209, incorporo el Sistema de Control Interno como soporte administrativo esencial, orientado a garantizar el logro de los objetivos de las entidades del Estado, fundamentado en los principios de la Administración Pública eficiencia, eficacia, moralidad y transparencia-. La ley 87 de 1993 desarrolló los fundamentos básicos del Control Interno que ordenaban los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, y por último El 20 de mayo de 2005 el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1599 el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual en su artículo 3º establece: El Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP- administrará y distribuirá para todas las entidades del Estado obligadas conforme el Artículo 5º de la Ley 87 de 1993, los instrumentos necesarios para el diseño, desarrollo e implementación de cada uno de los elementos, componentes y subsistemas del Modelo Estándar de Control Interno. Cabe resaltar que el Sistema de Gestión es complementario con el Sistema de Control Interno; así el Comité de Coordinación de Control Interno puede asumir las veces del Comité de Calidad. 3.2 Marco Conceptual: Fundamentos Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público par controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública. 8

20 Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus Reglamentos Principios Responsabilidad Transparencia Moralidad Igualdad Imparcialidad Eficiencia Eficacia Economía Celeridad Publicidad Preservación del Medio Ambiente Subsistemas Subsistema de Control estratégico: Conjunto de Componentes de Control que al interrelacionarse entre sí, permiten el cumplimiento de la orientación estratégica y organizacional de la Entidad Pública Subsistema de Control de Gestión: Conjunto de Componentes de Control, que al interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecución de los procesos de la Entidad Pública, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su Misión Subsistema de Evaluación: Conjunto de Componentes de Control que al actuar interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la Entidad Pública; la eficiencia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la Organización Pública. 9

21 3.3 Marco Geográfico: Municipio de Jerusalén Cundinamarca El municipio de Jerusalén se encuentra ubicado en la Región del Alto Magdalena, Zona sur occidental del Departamento de Cundinamarca; a los de latitud norte y a los de longitud oeste, a una distancia 113 Kms de Bogotá. Su área aproximada es de 236 Km2, en su mayor parte rural Municipio de Beltrán Cundinamarca El municipio de Beltrán hace parte de la Provincia del Magdalena Centro, alcanza los 1630 habitantes, es decir, 875 hombres y 755 mujeres y se encuentra sobre los 231 metros sobre el nivel del mar. Su clima es templado, manteniéndose sobre los 27 grados. El Municipio de Beltrán se encuentra a una distancia de Bogotá de 162 kilómetros, los principales atractivos naturales son el Alto de Lagunas, el Cerro del Tambor y Las Ceibas. 3.4 Marco Histórico La Constitución Política en su Artículo 209, incorporo el Sistema de Control Interno como soporte administrativo esencial, orientado a garantizar el logro de los objetivos de las entidades del Estado, fundamentado en los principios de la Administración Pública eficiencia, eficacia, moralidad y transparencia-. La ley 87 de 1993 desarrolló los fundamentos básicos del Control Interno que ordenaban los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, y por último El 20 de mayo de 2005 el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1599 el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual en su artículo 3º establece: El Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP- administrará y distribuirá para todas las entidades del Estado obligadas conforme el Artículo 5º de la Ley 87 de 1993, los instrumentos necesarios para el diseño, desarrollo e implementación de cada uno de los elementos, componentes y subsistemas del Modelo Estándar de Control Interno. Cabe resaltar que el Sistema de Gestión es complementario con el Sistema de Control Interno; así el Comité de Coordinación de Control Interno puede asumir las veces del Comité de Calidad. 10

22 3.5 El Marco Normativo: La circular 03 de 2005: Lineamientos generales para la implementación del modelo estándar de control interno para el estado colombiano MECI 1000:2005. Manual de Implementación del MECI 1000:2005. Resolución 142 de 2006 por la cual e adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en el Estado Colombiano. 11

23 4. METODOLOGÍA Para el desarrollo de la práctica expuesta anteriormente se trabajarán en cuatro fases en el respectivo municipio. La primera fase se hace un proceso de recopilación de la información, para tener una visión del estado del control interno; en un segunda fase se hace un proceso de análisis de la información, capacitación y sensibilización en las falencias encontradas; en la tercera fase se hace una propuesta de implementación y por ultimo en la cuarta fase se implementan dos elementos de control críticos como son mapa de riesgos y manual de procesos y procedimientos, 4.1 RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Esta fase se desarrollo en 1 semana, utilizando las técnicas de investigación y revisión documental, observación y entrevistas. Para lo cual se tendrán que llevar a cabo las siguientes tareas: Recolectar documentos tales como: Manual de funciones, Avances de actos administrativos en control interno, manual de procesos y procedimientos si existe, Mapa de riesgos si existe, entre otros. Elaboración del modelo de entrevista. Realización de las entrevistas para revisión del estado de control interno. 4.2 ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN EN LAS FALENCIAS ENCONTRADAS: En esta fase se realiza un diagnostico del municipio respectivo con base en la información obtenida. Esta fase tarda aproximadamente 2 semanas y se deben desarrollar las siguientes actividades: Tabulación del diagnóstico Cierre del diagnóstico. Analizar las principales falencias de control interno. Capacitación con base en las falencias. Sensibilización a los funcionarios con base en las falencias. 12

24 4.3 PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE CONTROL INTERNO En esta fase se formula una propuesta con base en el diagnóstico de implementación por cada elemento de control en total son 29. Las cuales se basarán en las metodologías del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), esto se hará en 2 semanas. 4.4 IMPLEMENTACIÓN DE ELEMENTOS CRITICOS DE CONTROL. Finalmente, con base en la propuesta de implementación de control interno se elaborara el manual de procesos y procedimientos priorizado y el mapa de riesgos. La Alcaldía respectiva facilitara al practicante el espacio físico, así como toda la información requerida para la actividad respectiva., será un trabajo de interacción con los funcionarios donde se buscará una retroalimentación en la elaboración de cada producto por último se entregarán los productos según el municipio.. 13

25 II PARTE: RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 14

26 5. CAPITULO UNO: Etapa I: PLANEACIÓN DEL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI DESCRIPCIÒN DEL MODELO DE CONTROL INTERNO El Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005 proporciona la estructura básica para evaluar la estrategia, la gestión y los propios mecanismos de evaluación del proceso administrativo, y aunque promueve una estructura uniforme, se adapta a las necesidades específicas de cada entidad, a sus objetivos, estructura, tamaño, procesos y servicios que suministran. Agrupa y correlaciona los parámetros de control que orientan la entidad hacia el cumplimiento de su visión, misión, objetivos, principios, metas y políticas El propósito esencial del MECI es orientar a las entidades hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado, para lo cual se estructura en tres grandes subsistemas, desagregados en sus respectivos componentes y elementos de control: Subsistema de Control Estratégico Subsistema de Control de Gestión Subsistema de Control de Evaluación Subsistema de Control Estratégico Subsistema de Control Estratégico Proporciona los parámetros de control para cumplir la visión, misión, objetivos, principios, metas y políticas Componente Ambiente de Control El Componente de Ambiente de Control es un Conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse, otorgan una conciencia de control a la entidad pública influyendo de manera profunda en la planificación, la gestión de operaciones y en los procesos de Mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le es aplicable a la entidad. A través del desarrollo de este componente la entidad realiza una revisión interna que le permite generar una regulación propia para vivenciar la Ética, contar con unas prácticas efectivas de Desarrollo del Talento Humano y caracterizar un Estilo de Dirección que, de acuerdo con su naturaleza, favorezca el control y se oriente 15

27 claramente hacia la prestación de un servicio público con transparencia, eficacia, eficiencia y un uso responsable de los recursos públicos Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos Elemento de Control, que define el estándar de conducta de la entidad pública. Establece las declaraciones explícitas que en relación con las conductas de los servidores públicos, son acordados en forma participativa para la consecución de los propósitos de la entidad, manteniendo la coherencia de la gestión con los principios consagrados en la Constitución Política, la ley y la finalidad social del Estado. Se requiere que su formulación sea explícita para que se convierta en un parámetro del comportamiento que oriente la actuación de todos los servidores, genere transparencia en la toma de decisiones y propicie un clima de confianza para el logro de los objetivos de la entidad y de los fines del Estado Desarrollo del Talento Humano El Desarrollo del Talento Humano es considerado como un Elemento de Control, que define el compromiso de la entidad pública con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público. Determina las políticas y prácticas de gestión humana a aplicar por la entidad, las cuales deben incorporar los principios de justicia, equidad y transparencia al realizar los procesos de selección, inducción, formación, capacitación y evaluación del desempeño de los servidores públicos del Estado. Este Elemento de Control, define el compromiso de la entidad pública con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público. Determina las Políticas y prácticas de gestión humana a aplicar por la entidad, las cuales deben incorporar los principios de justicia, equidad y transparencia al realizar los procesos de Selección, inducción, formación, capacitación y evaluación del desempeño de los servidores públicos del Estado. Los procesos y prácticas de talento humano se deben adelantar de manera articulada a los demás procesos de gestión de la entidad, de tal forma que haya coherencia entre el desempeño de las personas y las estrategias de la entidad, al tiempo que se fomenta el desarrollo permanente de los servidores públicos durante su vida laboral en la entidad. La gestión del talento humano parte del proceso de planeación de recursos humanos, a través del cual se identifican y cubren las necesidades cualitativas y cuantitativas de personal; se organiza (y en lo posible sistematiza) la información en la materia; y se definen las acciones a realizar para el desarrollo de los tres procesos que configuran dicha gestión: 16

28 Ingreso. comprende los procesos de vinculación e inducción Permanencia. en el que se inscriben los procesos de capacitación, evaluación del Desempeño y estímulos. Retiro. situación generada por necesidades del servicio o por pensión de los servidores públicos. De igual manera, la gestión del talento humano incluye el desarrollo de prácticas orientadas a hacer viable el Sistema de Gerencia Pública, establecido en la Ley 909 de 2004 y configurado por esquemas de selección meritocrática, capacitación y evaluación de los servidores públicos calificados como Gerentes Públicos Estilo de Dirección Estilo de Dirección es considerado como un Elemento de Control, que define la filosofía y el modo de administrar del Alcalde; estilo que se debe distinguir por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pública. El Estilo de Dirección permite que los servidores se desempeñen en un ambiente que facilite tanto la comprensión y el respeto por el control, como la motivación para la sugerencia de medidas que fomenten el mejoramiento en la prestación del servicio público. El Estilo de Dirección constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar y orientar las acciones de la entidad, generando autoridad y confianza y demostrando capacidad gerencial, conocimientos de las necesidades de la ciudadanía y las partes interesadas en la entidad, compromiso con el control y con el cumplimiento de la misión, visión, planes y programas, buen trato a los servidores públicos y una utilización transparente y eficiente de los recursos. Constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar u orientar las acciones de la entidad hacia el cumplimiento de su misión, en el contexto de los fines sociales del Estado Componente de Direccionamiento Estratégico. El Componente de Direccionamiento Estratégico es un Conjunto de Elementos que al interrelacionarse, establecen el marco de referencia que orienta la Entidad Pública hacia el cumplimiento de su misión, el alcance de su visión y la conduce hacia el cumplimiento de sus objetivos globales. 17

29 El Direccionamiento Estratégico define la ruta organizacional que debe seguir una entidad para lograr sus objetivos misionales; requiere de revisiones periódicas para ajustarla a los cambios del entorno y al desarrollo de las funciones de la entidad; encauza su operación bajo los parámetros de calidad, eficiencia y eficacia requeridos por la ciudadanía y las partes interesadas de la entidad, encauza su operación bajo los parámetros de calidad, eficiencia y eficacia requeridos por la ciudadanía y las partes interesadas de la entidad, así como los parámetros de control y evaluación a regir, haciéndose necesario, por lo tanto, establecer su composición a través de tres elementos: Planes y Programas, Modelo de Operación y Estructura Organizacional Planes y Programas. Planes y Programas permite modelar la proyección de la entidad pública a corto, mediano y largo plazo e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas y los resultados previstos. Los planes y programas materializan las estrategias de la organización establecidas para dar cumplimiento a su misión, visión y objetivos institucionales esperados en un período de tiempo determinado, asegurando adicionalmente los recursos para el logro de los fines. La programación y planeación de la entidad deben ser coherentes con el presupuesto público, expresión de los planes y programas. Es importante, previo a la definición de los planes y programas consultar a la ciudadanía y a las partes interesadas sobre las necesidades, expectativas y requerimientos, mediante mecanismos de consulta directa como audiencias públicas, jornadas de consulta a través de foros, sesiones de priorización de proyectos, entre otros Modelo de Operación por Procesos Modelo de Operación por Procesos, permite conformar el estándar organizacional que soporta la operación de la entidad pública, armonizando con enfoque sistémico la misión y visión institucional, orientándola hacia una organización por procesos, los cuales en su interacción interdependencia y relación causa-efecto garantizan una ejecución eficiente, y el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública. La Ley 872 promueve la adopción de un enfoque basado en procesos, así mismo el Decreto 1537 del 2001, en el que se establece la obligatoriedad para las 18

30 entidades de elaborar, adoptar y aplicar manuales a través de los cuales se documenten y formalicen los procesos y procedimientos. Este elemento facilita el cumplimiento del Control Interno, a si mismo contempla cada uno de los principios de la Gestión de Calidad que un resultado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso Este Elemento de Control, define las interacciones o acciones secuenciales, mediante las cuales se logra la transformación de unos insumos hasta obtener un producto con las características previamente especificadas, de acuerdo con los requerimientos de la ciudadanía o partes interesadas. Un proceso es el conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Los procesos se clasifican en: Procesos Estratégicos: relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, comunicación, disposición de recursos necesarios y revisiones por la Dirección. Procesos Misionales: incluyen todos aquellos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento del objetivo social o razón de ser. Procesos de Apoyo: Aquellos que proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos, misionales y de evaluación. Procesos de Evaluación: Son los necesarios para medir y recopilar datos para el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales Estructura Organizacional Estructura Organizacional de este componente configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la entidad pública, permitiendo dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su misión y su función constitucional y legal. La estructura organizacional permite responder a los cambios del entorno político, económico y social que le es propio, haciendo más flexible su organización y estableciendo niveles jerárquicos mínimos, a fin de permitir un flujo de decisiones y comunicación más directo entre los ciudadanos y los servidores públicos. 19

31 La Estructura Organizacional es entendida como aquella que esta compuesta por la estructura u organización interna de la entidad, por su planta de personal y por el manual específico de funciones y competencias laborales; se define a partir de los procesos y procedimientos que conforman el Modelo de Operación y que permiten cumplir los objetivos institucionales. La parte que la dinamiza es el recurso humano, por lo tanto, el diseño de los perfiles de los cargos o empleos debe estar acorde con dicho Modelo Componente Administración del Riesgo. El Componente Administración del Riesgo es un Conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse, permiten a la Entidad Pública evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades para un mejor cumplimiento de su función. Se constituye en el componente de control que al interactuar sus diferentes elementos le permite a la entidad pública autocontrolar aquellos eventos que puedan afectar el cumplimiento de sus objetivos. Este componente reconoce la presencia de la incertidumbre en todas las actividades organizacionales de una entidad, al tiempo que la habilita para identificar y administrar dicha incertidumbre. Así mismo, faculta a la entidad para emprender las acciones necesarias que le permitan el manejo de los eventos que puedan afectar negativamente el logro de los objetivos institucionales. A continuación se analizara este componente y no cada elemento como se viene haciendo debido a que todo este componente en especial es integral y se concreta en un solo producto llamado mapa de riesgos de la administración municipal. El elemento Contexto Estratégico permite establecer el lineamiento estratégico que orienta las decisiones de la entidad pública, frente a los riesgos que puedan afectar el cumplimiento de sus objetivos producto de la observación, distinción y análisis del conjunto de circunstancias internas y externas que puedan generar eventos que originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su función, misión y objetivos institucionales. El elemento Identificación de Riesgos, posibilita conocer los eventos potenciales, que ponen en riesgo el cumplimiento de la Misión de municipio, estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia. 20

32 El elemento Análisis del Riesgo, permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la entidad pública para su aceptación y manejo. La Valoración del Riesgo, establece los mayores riesgos a los cuales está expuesta, permitiendo emprender acciones inmediatas de respuesta ante ellos a través del diseño de políticas y la aplicación de acciones tendientes a evitar, reducir, dispersar o transferir el riesgo; o asumir el riesgo residual. El último elemento Políticas de Administración de Riesgos, estructura criterios orientadores en la toma de decisiones, respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior del municipio. El Contexto Estratégico, da a conocer las situaciones generadoras de riesgos, impidiendo así que el municipio actúe en dirección contraria a sus propósitos institucionales. Este orienta las políticas hacia el manejo de los riesgos relacionados con los aspectos más estratégicos. Una adecuada elaboración del contexto estratégico facilita la identificación de los riesgos y posibilita su análisis y valoración, al brindar información necesaria para estimar el grado de exposición a los mismos. La Identificación del Riesgo, se realiza tomando como base el Componente Direccionamiento Estratégico, para esto se determinan los hallazgos que puedan afectar el logro de los objetivos. Riesgo: Probabilidad de ocurrencia de un hecho que afecte de forma negativa las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos. Causas: medios, circunstancias y agentes generadores de riesgos. Efectos: Consecuencias de la ocurrencia de riesgo sobre los objetivos de la entidad; generalmente se da sobre las personas o bienes materiales o inmateriales. Análisis del Riesgo; dentro de este elemento se tiene en cuenta: La Calificación del Riesgo: Se mide el impacto (magnitud de sus efectos en caso de ocurrencia) y la probabilidad (numero de veces que el riesgo se ha presentado en un determinado tiempo o puede presentarse). 21

33 La evaluación del Riesgo: Permite comparar los resultados de su calificación, con los criterios definidos para establecer el grado de exposición de la entidad al riesgo. El elemento Valoración de Riesgos, toma como base la calificación y evaluación de los mismos, hace una ponderación, con el objetivo de establecer prioridades para su manejo y fijación de políticas. El último elemento Políticas de Administración del Riesgo, transmiten la posición de la dirección respecto al manejo de los riesgos, las prioridades en la respuesta, la forma de administrarlos y la protección de los recursos. Estas identifican las opciones para tratar y manejar los riesgos con base en su valoración, y permiten tomar decisiones adecuadas para evitar, reducir, compartir, transferir o asumir el riesgo Subsistema de Control de Gestión Reúne e interrelaciona los parámetros de control de los aspectos que permiten el desarrollo de la gestión: planes, programas, procesos, actividades, procedimientos, recursos, información y medios de comunicación Componente Actividades de Control El Componente Actividades de Control es un conjunto de elementos que garantizan el control a la ejecución de la función, planes y programas de la entidad pública, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos. En la búsqueda por asegurar la obtención de los objetivos, para cada uno de los elementos de control se deben diseñar e implementar acciones de prevención frente a los posibles riesgos que pueden afectar la operación y la gestión, esto es, Actividades de Control que incidan en la eficiencia, eficacia, efectividad y transparencia definidas por la entidad, se da para todos los procesos, interviene todas las funciones y compromete todos los niveles de responsabilidad. Este Componente tiene los siguientes elementos: Políticas de Operación, Procedimientos, Controles, Indicadores y Manual de Procedimientos. 22

34 Políticas de Operación El elemento de Control Políticas de Operación, establece guías de acción para implementar estrategias de ejecución en la entidad, constituye los marcos de acción necesarios para hacer eficiente la operación de los componentes Direccionamiento estratégico y la Administración del Riesgo. Las políticas de operación establecen las acciones y mecanismos asociados a los procesos que permiten prever los riesgos que inhiben el cumplimiento de las metas y sus resultados; definen parámetros de medición del desempeño de los procesos y de los servidores que tienen bajo su responsabilidad su ejecución. Así mismo, facilitan el control administrativo y reducen la cantidad de tiempo que los administradores ocupan en tomar decisiones sobre asuntos rutinarios. Estas guías de acción son de carácter operativo, y de aplicación cotidiana Procedimientos, Controles, Indicadores y Manual. El Componente Actividades de Control es un conjunto de elementos que garantizan el control a la ejecución de la función, planes y programas de la entidad pública, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos. En la búsqueda por asegurar la obtención de los objetivos, para cada uno de los elementos de control se deben diseñar e implementar acciones de prevención frente a los posibles riesgos que pueden afectar la operación y la gestión, esto es, Actividades de Control que incidan en la eficiencia, eficacia, efectividad y transparencia definidas por la entidad. Procedimientos Este elemento se constituye en un estándar de control que establece los métodos o formas más eficientes y eficaces de operativizar las actividades, permitiendo describir y comprender las relaciones entre áreas y flujos de información que se suceden y la coordinación de las actividades. Los procedimientos establecidos a partir de las actividades definidas para cada proceso, regulan la forma de operación de los servidores de la entidad y permiten entender la dinámica requerida para el logro de los objetivos. 23

35 Controles Conformado por el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procedimientos, requeridos para el logro de los objetivos del municipio. Indicadores Caracterización de los Procesos, cuya medición permite establecer el logro de los objetivos y metas trazadas, en relación con los productos y/o servicios que se generan para la ciudadanía o partes interesadas. Para su aplicación deben definirse: variables, unidades de medida y los parámetros o metas frente a los cuales se medirá la gestión de los procesos, la gestión de la entidad, el desempeño de los servidores, los riesgos que afectan las operaciones, la gestión de la entidad y el impacto de los resultados entregados a la ciudadanía y a las partes interesadas. En armonía con la Ley 872 de 2003 y del Decreto 4110 de 2004, las entidades deberán diseñar indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad. Indicadores de Eficiencia: Establecen la relación entre los costos de los insumos y los productos de proceso. Indicadores de Eficacia: Mide el grado de cumplimiento de los objetivos definidos en el Modelo de Operación. Indicadores de Efectividad: Miden la satisfacción de las necesidades de la ciudadanía o las partes interesadas. Consolida todos los lineamientos, políticas, normas o disposiciones internas generadas en el diseño de las componentes Ambiente de Control, Direccionamiento Estratégico, Administración de Riesgos y Actividades de Control, asegurando que contenga todos los aspectos necesarios para dirigir las operaciones de la entidad hacia el logro de sus objetivos. Manual El Manual permite la estandarización del conocimiento del municipio y un lenguaje común, convirtiéndose en un instrumento guía de la acción individual y colectiva de la entidad, fomentando el autocontrol y la autorregulación, este elemento reúne los elementos procedimientos, controles e indicadores. 24

36 Componente Información Conjunto de Elementos de Control, conformado por datos que al ser ordenados y procesados adquiere significado para los grupos de interés de la entidad pública a los que va dirigido. Hace parte fundamental de la operación de la entidad al convertirse en insumo para la ejecución de los procesos y a su vez en producto de los mismos. Garantiza la base de la transparencia de la actuación pública, la Rendición de cuentas a la Comunidad y el cumplimiento de obligaciones de información. La información vincula a la entidad con su entorno; comprende todos los ámbitos de la entidad y constituye un soporte al diseño, operación, evaluación y mejoramiento de los procesos. Este Componente se estructura en tres elementos: Información Primaria, Información Secundaria y Sistemas de Información Información Primaria La Información Primaria proviene de fuentes externas y se procesa dentro de la entidad, circunscribiéndose a su entorno, es decir, las circunstancias con las que la organización está en permanente contacto con la ciudadanía, los proveedores, los contratistas, las entidades reguladoras, las fuentes de financiación y otros organismos; y por las variables que no están en relación directa ni constante con la entidad pero que afectan su desempeño, como el ambiente político, las tendencias sociales, las variables económicas, el avance tecnológico. Elemento de Control, conformado por el conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la organización esta en permanente contacto, así como de las variables que no están en relación directa con la entidad, pero que afectan su desempeño. La principal fuente de información Primaria como elemento de control es la ciudadanía y las partes interesadas, por consiguiente, debe ser observada de manera permanente con el fin de reducir los riesgos y optimizar la efectividad de las operaciones. La administración de quejas y reclamos constituye un medio de información directo de la entidad con la ciudadanía y las partes interesadas, permitiendo registrar, clasificar y realizar seguimiento al grado de cumplimiento de los intereses de los beneficiarios. La Ley 489 de 1998 y el Decreto 2170 de 2002 establecen que las entidades deben implementar el registro sistematizado de las observaciones de veedurías y 25

37 grupos de control social al proceso de contratación y atender sus recomendaciones escritas o verbales frente a este proceso. Otras fuentes de información primaria la constituyen los estudios sociológicos y socioeconómicos realizados por instituciones diferentes a la entidad, bases de datos de otros organismos, sistemas de información nacionales etc Información Secundaria La Información Secundaria proporciona elementos de juicio a la ciudadanía o partes interesadas, para que verifiquen y determinen el grado de cumplimiento de los compromisos adquiridos por el municipio. Debe ser oportuna, exacta y confiable para su divulgación, en procura de la realización efectiva y eficiente de las operaciones, soportar la toma de decisiones y permitir su divulgación a la ciudadanía y a las partes interesadas. Conjunto de datos que se procesan al interior de la entidad, provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de los sistemas de información del municipio. Hay dos tipos de información secundaria: La formal: Se obtiene de la información del municipio y se materializa a través de su estructura documental. Para su obtención se requiere su identificación y estructuración de diversas fuentes. La informal: Aquella que se genera del capital intelectual de la entidad (conocimientos y experiencias y ejercicio de interacción entre los servidores Sistemas de Información El elemento Sistemas de información entendido como el conjunto de insumos que necesita el municipio para realizar sus actividades de manera eficiente, agiliza la obtención de informes y hace confiable la ejecución de las operaciones internas, dirigidas a la ciudadanía y a las partes interesadas. Elemento de Control, conformado por el conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la generación de información, orientada a soportar de manera más eficiente la gestión de operaciones de la entidad pública. Los sistemas de información son los ingredientes para generar la información secundaria. 26

38 Los sistemas de información tienen los siguientes componentes: El componente físico (hardware): utilizado para realizar la captura, procesamiento, almacenamiento y salida de la información Los programas (software), conjunto ordenado de instrucciones dadas al computador y que son requeridas para el procesamiento de la información necesaria a la operación de los procesos. El recurso humano, alimenta y opera los sistemas de información. Los datos, los cuales deben ser actualizados periódicamente Componente Comunicación Pública El Componente Comunicación Pública esta constituido por el conjunto de elementos de control que apoyan la construcción de visión compartida, y el perfeccionamiento de las relaciones humanas del municipio con la ciudadanía, al interior de la organización y hacia afuera, facilitando el cumplimiento de su misión de acuerdo con lo establecido en el artículo 32 de la Ley 489 de Este componente tiene los siguientes elementos: Comunicación Organizacional, Comunicación Informativa y Medios de Comunicación Comunicación Organizacional El elemento Comunicación Organizacional convoca a los servidores a proyectar una imagen corporativa que comprenda una gestión ética, eficiente y eficaz que proyecte su compromiso con la rectitud y la transparencia, como gestores y ejecutores de lo público, contribuyendo al fortalecimiento del clima organizacional. Orienta la difusión de políticas y la información generada al interior del municipio para identificar de manera clara los programas, proyectos y en general la gestión administrativa generada al interior de la entidad La comunicación esta orientada hacia la divulgación de los actos administrativos o de gobierno, la gestión administrativa y a proyectar la imagen de la entidad. La comunicación organizacional es producto de: La manera como las entidades logran construir articulaciones internas que garantizan la coherencia entre su planteamiento estratégico y su actuación en la realidad cotidiana. Cumplimiento de su responsabilidad de informar a los servidores y ciudadanía de sus actividades. 27

39 Su capacidad de relacionarse con otros actores colectivos o individuales para lograr sus propósitos misionales Comunicación Informativa La Comunicación Informativa debe garantizar que efectivamente la interacción con las partes interesadas y la ciudadanía estén enfocadas a la construcción de lo público. Este elemento es un eje estratégico transversal a la estructura organizacional. La comunicación informativa es entendida como aquel escenario de construcción de información entre el municipio, la ciudadanía y demás partes interesadas, atendiendo al capítulo VIII de la Ley 489 de 1998, que habla de la información como base de la participación Medios de Comunicación Este elemento se materializa a través del Plan de Medios de Comunicación, este debe ser conocido por la ciudadanía y partes interesadas para que conozcan lo que se planea y se ejecuta en el municipio, y puedan realizar el seguimiento correspondiente; los medios además permiten la necesaria realimentación que genere unidad de criterio, de convicción o mejoramiento. El elemento Medios de Comunicación esta constituido por el conjunto de procedimientos, métodos, recursos e instrumentos utilizados por el municipio, para garantizar la divulgación, circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido, hacia los diferentes grupos de interés. A partir de las políticas fijadas para el elemento Comunicación Organizacional e Informativa la entidad establece los mecanismos internos y externos para socializar la información generada en el municipio mediante el Plan de Medios de Comunicación Subsistema de Control de Evaluación Agrupa los parámetros que garantizan la valoración permanente de los resultados de la entidad, a través de sus diferentes mecanismos de verificación y evaluación Componente Autoevaluación La autoevaluación es un conjunto de elementos de Control que al actuar en forma coordinada en la entidad pública, permite en cada dependencia medir la 28

40 efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad. Este componente esta orientado a controlar los procesos de la entidad. La autoevaluación evalúa los controles y monitorea la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados por los procesos, evaluando su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y análisis de los indicadores cuyo objetivo es tomar las decisiones para la corrección o el mejoramiento del desempeño. Este componente esta conformado por los siguientes elementos: Autoevaluación del Control y Autoevaluación de Gestión Autoevaluación del Control Verifica la existencia de cada uno de los elementos de control, evalúa su efectividad en los procesos, áreas responsables y el municipio. Es un proceso periódico, en el cual participan los servidores que dirigen y ejecutan los procesos. Toma como base los parámetros de evaluación incluido la definición de cada uno de los elementos de control, así como la existencia de controles que se dan en forma espontánea en la ejecución de las operaciones y en la toma de decisiones Autoevaluación de Gestión La autoevaluación de la Gestión permite hacer controles correctivos, monitorea factores críticos de éxito, detecta desviaciones que se encuentren por fuera de su rango de gestión, toma como base la medición de los indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y proyectos y los compara con los parámetros fijados. Este elemento es el encargado de realizar el seguimiento y control a su gestión particular, basado en los indicadores de gestión diseñados en los planes y programas, procesos y proyectos. También permite hacer un seguimiento a los factores críticos de éxito. Se hace necesario para su aplicación, identificar los indicadores: denominación, formulación, descripción, meta y periodicidad. También especificar el rango de 29

41 gestión para la meta y definir el procedimiento a seguir par buscar y reportar las causas de las desviaciones Componente Evaluación Independiente El componente Evaluación Independiente esta conformado por el Conjunto de elementos de Control que garantizan el examen autónomo y objetivo del Sistema de Control Interno, la gestión y resultados corporativos del municipio por parte de la oficina de control interno. Esta evaluación se supone objetiva y se debe materializar en un plan y en un conjunto de programas que establecen objetivos específicos de evaluación al control, la gestión, los resultados y el seguimiento a los planes de mejoramiento. La oficina de control interno no tiene la responsabilidad de implementar el control interno sino de evaluarlo, esta evaluación se soporta en dos elementos: Evaluación del Sistema de Control Interno y Auditoria Interna Evaluación del Sistema de Control Interno La Evaluación del Sistema de Control Interno, toma como base el cumplimiento de los objetivos, principios y fundamentos del Sistema de Control Interno, los subsistemas, componentes y elementos comprobando su efectividad e interacción para cumplir cada uno de os objetivos de la entidad. El objetivo del elemento de Control es verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control Interno en el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública. La Oficina de Control Interno debe presentar informes a la Dirección y al Comité de Coordinación de Control Interno del Municipio. Debe evaluar: El cumplimiento de los objetivos, principios y fundamentos del Sistema de Control Interno. La existencia de los diferentes subsistemas, componentes y elementos. La oficina de control interno debe realizar informes de Evaluación Eventuales, que permitan establecer los mecanismos para definir los acuerdos sobre Planes de Mejoramiento, los cuales se diseñan con los servidores del nivel directivo. 30

42 Auditoria Interna El elemento Auditoria Interna permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados del municipio. Así mismo, permite emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos más importantes de la gestión y resultados obtenidos. Este elemento analiza las debilidades y fortalezas del control, el desvío de los avances de las metas y objetivos trazados, que influyen en los resultados y operaciones del municipio. Su propósito es hacer recomendaciones imparciales a partir de evidencias sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, los planes, los programas, proyectos y procesos, así como sobre irregularidades y errores presentados en la operación de la entidad, sugiriendo acciones de mejoramiento. La auditoria interna se debe concentrar principalmente en: Cumplimiento: verificación de la aplicación de las normas constitucionales, legales y reglamentarias en el municipio. Estratégico: se evalúa el desempeño de los sistemas gerenciales de la entidad. Gestión y Resultados: mide la gestión de la entidad grado de eficiencia, eficacia y economía en el manejo de los recursos y los controles, utiliza métodos para medir el impacto que producen los bienes y servicios entregados a la ciudadanía o partes interesadas. La auditoria interna comprende cuatro fases: Planeación, Ejecución, Informe y Seguimiento. La auditoria interna se desarrolla a través de un programa de Auditoria Interna, documento detallado que se constituye en insumo para la elaboración del Plan de Auditoria Interna Componente Planes de Mejoramiento El Componente Planes de Mejoramiento, consolida los elementos de control necesarios para corregir los errores encontrados en el Sistema de Control Interno, en la gestión de las operaciones, en las observaciones de los órganos de control. La Ley 872 de 2003 por la cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad complementario al Sistema de Control Interno, de manera expresa consagra para el Estado Colombiano, la adopción de acciones correctivas y preventivas que 31

43 permitan a la administración establecer mecanismos eficientes y oportunos que conlleven a hacer más eficaces los procedimientos y a mejorar el cumplimiento de sus objetivos y resultados. Cabe aclarar que los Planes de Mejoramiento generados por la auditoria de las Contralorías operan de manera independiente respecto de los obtenidos como producto de la Auditoria interna y Evaluación Independiente. Este Componente se estructura en tres elementos como son: Plan de Mejoramiento Institucional, Plan de Mejoramiento por Procesos, Plan de Mejoramiento Individual Planes de Mejoramiento Institucional El Plan de Mejoramiento Institucional permite el mejoramiento continuo, y cumplimiento de los objetivos institucionales de la entidad pública. Un Plan de Mejoramiento Institucional está integrado por acciones de mejoramiento que a nivel de sus procesos debe operar la entidad para fortalecer integralmente su desempeño institucional, cumplir con su función, misión y objetivos en los términos establecidos en la norma de creación y la ley, teniendo en cuenta los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de control político y con las partes interesadas. Este Plan se basa en las recomendaciones y análisis generados para cada dependencia en desarrollo de la Auditoria Interna y las observaciones del órgano de Control Fiscal. Su contenido debe contemplar el análisis y las observaciones hechas por auditoria interna, la definición de su objetivo, alcance, acciones a implementar, metas, la asignación de los responsables y de los recursos requeridos, el tiempo de ejecución y acciones de seguimiento necesarias para verificar su cumplimiento Planes de Mejoramiento por Procesos Este elemento contiene los planes administrativos con las acciones de mejoramiento a nivel de procesos y de las dependencias responsables en el municipio, que deben adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el cumplimiento de los objetivos de la entidad en su conjunto. Los Planes de Mejoramiento por Procesos, contienen las acciones para subsanar las variaciones presentadas entre las metas esperadas para cada proceso y los resultados alcanzados. En su formulación se incluye: 32

44 1. La descripción de las causas y consecuencias de dichas variaciones. 2. Definición de su objetivo. 3. Alcance. 4. Acciones a implementar. 5. Metas de logro en el tiempo. 6. Asignación de los responsables y seguimiento. 7. Inclusión en el Plan de mejoramiento Institucional Planes de Mejoramiento Individual Elemento de Control, que contiene las acciones de mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los Servidores Públicos para mejorar su desempeño y el del área organizacional a la cual pertenece, en un marco de tiempo y espacio definidos, para una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad. El Plan de Mejoramiento Individual mide la brecha que existe entre el desempeño real de un servidor y el desempeño que se esperaba de él. Los parámetros de desempeño esperado están definidos de acuerdo con las funciones y competencias de cada empleo, la evaluación del desempeño, los Acuerdos de Gestión y el Plan de Mejoramiento por Procesos. Estos planes deben guardar coherencia con la evaluación por dependencias que haga la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, en cumplimiento del artículo 39 de la Ley 909 de DIAGNÓSTICO DE CONTROL INTERNO POR ELEMENTO Municipio de Beltrán Cundinamarca, Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, es posible determinar los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos así: Existe un Código o documento orientador de los Acuerdos, compromisos o protocolos éticos, pero no es conocido por los funcionarios. 33

45 Desarrollo del Talento Humano De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Desarrollo del talento humano: Existe un manual de funciones, el cual quita una dependencia contemplada en el decreto de estructura, y no ha adicionado el cargo y la dependencia Jefe de Servicios Públicos. (Resolución No 009 de marzo 7 de 2006). De otro lado se le dan responsabilidades a un perfil asistencial, que deberían ser desarrolladas por un profesional, como contratación. La persona que maneja inspección de policía debe ser un profesional que conozca de comisaría de familia, demanda por alimentos etc. No existen políticas que permitan la ejecución de los procesos de selección, inducción, reinducción y capacitación La evaluación del desempeño solo se aplica a los funcionarios de carrera administrativa. No existen de forma clara políticas y procedimientos que contribuyan al desarrollo del talento humano por lo cual no se difunden y no generan políticas de bienestar social. De otro lado no existe una definición clara de funciones. Así la encuesta concluye que este elemento es inadecuado en la administración Estilo de Dirección De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Estilo de Dirección: Los funcionarios consideran que al alta dirección esta comprometida con los objetivos, principios y fundamentos del Sistema de Control Interno. En la encuesta los funcionarios suponen que los directivos acatan el código ético del municipio. La alta dirección no establece acciones a las recomendaciones provenientes de la autoevaluación de la gestión, pues esta no se lleva a cabo. 34

46 Planes y Programas La Alcaldía elabora los planes y programas estratégicos y Operativos en cumplimiento de la normatividad existente. Existe compromiso de la alta dirección, con la ejecución de los planes y programas que realizan. Los servidores conocen y están comprometidos con los planes y programas pertinentes para el desarrollo de su función. No existe coherencia entre los diversos planes ejem EOT, plan de desarrollo y proyectos que los desarrollen. Los planes y programas que produce el municipio son divulgados a la comunidad pero de una manera aceptable Modelo de Operación por Procesos De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Modelo de Operación por Procesos. La administración no basa su gestión en un Modelo de Operación por Procesos ya existe un documento orientador que los formalice, pero no es utilizado, por que no es dinámico y por tanto no es funcional y no fue socializado en el momento de su elaboración. El manual de procesos y procedimientos no contiene la definición de macroprocesos estratégicos, misionales y de apoyo. El manual esta desactualizado en su normatividad, ya que fue elaborado desde el 2002, no tiene puntos de control que le permitan estar acorde con la norma ISO de calidad. Los procesos que se llevan a cabo se hacen a criterio de cada funcionario, lo que hace que cada persona al irse se lleve el conocimiento consigo, se haga indispensable, y no quede memoria en el municipio. 35

47 Estructura Organizacional De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Estructura Organizacional: La estructura organizacional no esta acorde con la realidad, según la encuesta realizada a los funcionarios y un Estudio Técnico de Reestructuración Administrativa realizado por la Escuela Superior de Administración Pública ESAP y coordinado por la Secretaria de Planeacion de Cundinamarca en el año 2007; donde se demuestra que la estructura organizacional no está adaptada a las necesidades cambiantes del entorno y evaluación contigencial de los aspectos externos como estabilidad, complejidad, diversidad y hostilidad. No existe una coherencia y armonía de la estructura organizacional con el con el manual de funciones. otro lado basados en el Estudio realizado por la ESAP, se deduce que a través del tiempo hasta ahora se han elaborado manuales sin tener en cuenta la estructura organizacional, en el municipio, y cuanto se ha modificado la estructura se lo han hecho a partir del manual de funciones, sin contar con la estructura; así han incorporado dependencias por ejemplo al Despacho del Alcalde que no existen. El manual de funciones esta acorde con el decreto 785 sin embargo se recomienda adaptarlo a la estructura organizacional legal. No existe un manual de procesos y procedimientos que detalle las actividades secuenciales que se requieren para el ejercicio de cada uno de los cargos Componente Administración de Riesgos De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el componente Administración del Riesgo. Actualmente existe un mapa de riesgos, pero no es conocido por los funcionarios, y por tanto no opera en la realidad, fue elaborado, como un requisito más. 36

48 En el municipio no existen políticas de administración del riesgo ya que se hacen acciones correctivas más no acciones preventivas Políticas de Operación De acuerdo con los resultados se infiere que no existe una guía de Políticas de Operación Procedimientos, Controles, Indicadores y Manual De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con los elementos de control Procedimientos, Controles, Indicadores y Manual. Existe un manual de procedimientos del año 2001 que nunca fue utilizado por los funcionarios; esto evidencia que no hay una cultura en su utilización. Los procedimientos se hacen a criterio de cada funcionario. La alta dirección no esta comprometida con la definición y divulgación de los controles. No todos los funcionarios conocen y entienden el sentido de la inclusión de los controles preventivos, detectivos, de protección y correctivos en las actividades que cada uno debe llevar a cabo. No existen indicadores que midan el desempeño del municipio. Hay coherencia entre el diseño de indicadores de resultado y los objetivos definidos en los planes y programas de la entidad. El actual manual no contempla puntos de control ni indicadores de resultado que permitan medir su implementación Información Primaria De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Información Primaria: No existe una cultura para obtener la información relacionada con el entorno, la comunidad y demás grupos de interés. 37

49 La información que se recibe cumple con la normatividad existente y es tenida en cuenta por los Servidores Públicos para la implementación de las acciones y decisiones organizacionales Información Secundaria De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Información Secundaria: No existen fuentes de información secundaria debidamente determinadas, en este momento se esta capacitando un funcionario para que implemente el archivo en el municipio, pero es un funcionario vinculado como provisional, debería ser una persona de carrera la que se capacitara en este tema, ya que la provisional se va llevándose el conocimiento consigo. La información producida en el municipio no se divulga entre los servidores de la entidad, este es el principal problema del municipio, pues todo se queda en un papel. La información secundaria informal no se plasma en documentos Sistemas de Información De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Sistemas de información: Existen sistemas de información que canalicen la información que se genera a nivel institucional pero no es conocida por los servidores públicos lo que arrojo en la encuesta que este elemento no existe. Los sistemas de información no son utilizados por los Servidores Públicos para cumplir de manera eficiente sus responsabilidades en relación con la función del municipio, como por ejemplo el software de almacén. El recurso humano no esta profesionalizado. 38

50 Comunicación Organizacional De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Comunicación Organizacional. No hay comunicación entre los servidores públicos del municipio No existe un documento formal que operacionalice el elemento comunicacional, haciendo que este dependa de cada funcionario que llegue y no permanezca de una manera permanente en el municipio Comunicación Informativa De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Comunicación Informativa. La comunicación para los organismos de control son pertinentes y oportunas pero la rendición de cuentas y entrega de información a la ciudadanía es aceptable, por eso esta última se debe mejorar en aras de lograr un mayor control. No se tienen definidas las partes interesadas externos a quienes se tiene la obligación de comunicar los proyectos, su ejecución y los resultados obtenidos por la entidad. No están establecidas claramente las responsabilidades de comunicación externa en cada uno de los procesos y actividades que configuran la operación del municipio Medios de Comunicación De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Medios de Comunicación. No hay indicadores que midan la efectividad de los medios de comunicación sobre los públicos internos y externos. El medio de comunicación institucionalizado en el municipio son carteleras, pero no es efectivo. Los medios de comunicación utilizados no son coherentes con los propósitos de comunicación externa. 39

51 Autoevaluación de Control De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Autoevaluación de Control: Se realizo la encuesta de Autoevaluación de Control de cada uno de los 29 elementos para evaluar su efectividad en los procesos, áreas responsables y la entidad; el resultado fue que el municipio en cuanto a control esta en el puntaje más bajo que es inadecuado Autoevaluación de Gestión De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Autoevaluación de Gestión: No se evalúa la gestión a través de indicadores. Los servidores públicos del nivel directivo del municipio no comprenden la importancia del monitoreo permanente de los indicadores a los macropocesos, procesos, subprocesos, planes y programas a su cargo Evaluación del Sistema de Control Interno De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Evaluación del Sistema de Control Interno: No se cumple en el municipio con los objetivos, principios y fundamentos del Sistema de Control Interno. No se generan observaciones por parte de la oficina de control interno al Representante de la Alta Dirección con referencia a la existencia de los diferentes subsistemas, componentes y elementos. No se generan observaciones por parte de la Oficina de Control Interno a los directivos de las de las dependencias sobre las deficiencias significativas que requieren especial atención por parte de ellos. 40

52 Auditoria Interna De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación de Control de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Auditoria Interna. No se cuenta con métodos, procedimientos y herramientas que apoyen los procesos de evaluación independiente. El elemento de auditoria interna no se implementa en el municipio Plan de Mejoramiento Institucional De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Plan de Mejoramiento Institucional: El municipio no elabora plan de mejoramiento para el municipio, solo elabora el de la contraloría Planes de Mejoramiento por Procesos De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Plan de Mejoramiento por Procesos. Para el municipio no se elabora plan de mejoramiento por procesos Planes de Mejoramiento Individual De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Planes de Mejoramiento Individual. En el municipio no se elabora plan de mejoramiento Individual. 41

53 5.2.2 MUNICIPIO DE JERUSALÉN CUNDINAMARCA DIAGNÓSTICO DE CONTROL INTERNO Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, es posible determinar los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos así: En la Alcaldía no existe un Código o documento orientador de los Acuerdos, compromisos o protocolos éticos, al no existir este documento no hay un establecimiento de parámetros o normas que orienten la conducta del Servidor Publico Desarrollo del Talento Humano De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Desarrollo del talento humano: Existen perfiles para cada uno de los cargos determinados por el manual de funciones sin embargo no existen procesos de selección, inducción, reinducción, capacitación. La evaluación del desempeño solo se aplica a los funcionarios de carrera administrativa. No existen de forma clara políticas y procedimientos que contribuyan al desarrollo del talento humano por lo cual no se difunden y no generan políticas de bienestar social Estilo de Dirección De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Estilo de Dirección: Los funcionarios consideran que al alta dirección esta comprometida con los objetivos, principios y fundamentos del Sistema de Control Interno pero 42

54 de una manera aceptable, esto debido a la gran cantidad de funciones que tienen y el poco personal que poseen. La alta dirección da un uso racional y mesurado de los recursos físicos No existe un código de ética ni se hace autoevaluación de la Gestión, lo que no permite que la alta dirección se comprometa con lo anterior. La alta dirección no establece acciones a las recomendaciones provenientes de la autoevaluación de la gestión, pues esta no se lleva a cabo Planes y Programas De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Planes y Programas. En la Alcaldía la entidad elabora los planes y programas estratégicos y Operativos en cumplimiento de la normatividad existente pero de una manera aceptable. No existe coherencia entre los diversos planes ejem EOT, plan de desarrollo y proyectos que los desarrollen Modelo de Operación por Procesos. De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Modelo de Operación por Procesos. La entidad no basa su gestión en un Modelo de Operación por Procesos documenten y formalicen los procesos y procedimientos. La entidad no basa su gestión en un Modelo de Operación por Procesos ya que no existe un documento orientador que los formalice. Los procesos que se llevan a cabo se hacen a criterio de cada funcionario 43

55 Estructura Organizacional De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Estructura Organizacional: La estructura Organizacional está adaptada a las necesidades cambiantes del entorno y evaluación contingencial de los aspectos externos (estabilidad, complejidad, diversidad y hostilidad; sin embargo no hay una articulación de funciones entre sus dependencias. No existe una coherencia y armonía de la estructura organizacional con el Modelo de Operación por Procesos, ya que este último no se ha instaurado. El manual de funciones esta acorde con la estructura organizacional y con el decreto 785 sin embrago se recomienda no poner topes máximos para el perfil de los funcionarios, de esta manera se hará mas flexible la organización. No existe un manual de procesos y procedimientos que detalle las actividades secuenciales que se requieren para el ejercicio de cada uno de los cargos Componente Administración de Riesgos De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Contexto Estratégico: El mapa de riesgos donde se identifica el contexto estratégico no fue difundido a todos lo funcionarios del municipio, lo que arrojo en la encuesta que este elemento no existe. El mapa de riesgos esta desactualizado No se cuenta con una participación de los Servidores Públicos de todos los niveles en la identificación y posterior construcción del mapa de riesgos. 44

56 Políticas de Operación De acuerdo con los resultados se infiere que no existe una guía de Políticas de Operación Procedimientos, Controles, Indicadores y Manual De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos: No existen procedimientos formales que describan la manera de llevar a cabo las actividades de la Entidad. Los procedimientos se hacen a criterio de cada funcionario. La alta dirección esta comprometida con la definición y divulgación de los controles. No todos los funcionarios conocen y entienden el sentido de la inclusión de los controles preventivos, detectivos, de protección y correctivos en las actividades que cada uno debe llevar a cabo. No están establecidas las decisiones a tomar o las acciones a realizar en caso ineficiente de los controles. No existen indicadores que midan el desempeño de los servidores públicos. Hay coherencia entre el diseño de indicadores de resultado y los objetivos definidos en los planes y programas de la entidad. No existe un manual de procedimientos Información Primaria De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Información Primaria: No existe una cultura para obtener la información relacionada con el entorno, la comunidad y demás grupos de interés. La información que se recibe cumple con la normatividad existente y es tenida en cuenta por los Servidores Públicos para la implementación de las acciones y decisiones organizacionales. 45

57 Información Secundaria De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Información Secundaria: Existe la información secundaria formal debidamente determinada, pero no la conoce el total de la administración, esta dispersa. La información secundaria informal no se plasma en documentos. no hay cruce de información entre las dependencias. Elaborar políticas de sistemas de información secundaria. La entidad tiene programas como el de almacén que captura y procesa eficientemente los datos Sistemas de Información De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Sistemas de información: Existen programas de información en el municipio que canalizan la información que se genera y la administra para su posterior utilización como: -Programa para manejo de almacén -Programa estratificación En el manual de funciones se concibe un personal idóneo Los sistemas de información como el EOT no es utilizado por los servidores públicos de la UMATA Comunicación Organizacional De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Comunicación Organizacional. 46

58 Se determina de una forma aceptable la información que será comunicada a todos los servidores públicos de la entidad. Cada servidor sabe la responsabilidad que tiene con los demás servidores para el ejercicio de sus cargos. No existe un documento formal que operacionalice el elemento comunicacional, haciendo que este dependa de cada funcionario que llegue y no permanezca de una manera permanente en el municipio Comunicación Informativa De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Comunicación Informativa. La comunicación para los organismos de control son pertinentes y oportunas pero la rendición de cuentas y entrega de información a la ciudadanía es aceptable, por eso esta última se debe mejorar en aras de lograr un mayor control Medios de Comunicación De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Medios de Comunicación. Faltan medios de comunicación más efectivos como un periódico. No hay indicadores que midan la efectividad de los medios de comunicación sobre los públicos internos y externos. Los medios que existen son utilizados de una manera responsable, son coherentes con los propósitos de comunicación externa Autoevaluación de Control De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Autoevaluación del Control: 47

59 Se realizo la encuesta de autoevaluación del Control de cada uno de los 29 elementos para evaluar su efectividad en los procesos, áreas responsables y la entidad; el resultado fue que el municipio en cuanto a control esta en insuficiencia crítica Autoevaluación de Gestión De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Autoevaluación de Gestión: Los servidores públicos no comprenden la importancia del monitoreo permanente de los indicadores a los macroprocesos, subprocesos, planes y programas a su cargo. Durante los procesos de evaluación e informe de los indicadores no participan todos los servidores públicos de los diferentes niveles. No se hace formalmente una autoevaluación de la gestión por dependencia Evaluación del Sistema de Control Interno De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Evaluación del Sistema de Control Interno: Se cumple aceptablemente en el municipio con los objetivos, principios y fundamentos del Sistema de Control Interno. No se generan observaciones por parte de la oficina de control interno a los directivos de las de las dependencias sobre las deficiencias significativas que requieren especial atención por parte de ellos Auditoria Interna De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Auditoria Interna. No se cuenta con métodos, procedimientos y herramientas que apoyen los procesos de evaluación independiente. El elemento de auditoria interna no se implementa en el municipio. 48

60 Plan de Mejoramiento Institucional De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Plan de Mejoramiento Institucional: El municipio no elabora plan de mejoramiento para el municipio, solo elabora el de la contraloría Plan de Mejoramiento por Procesos De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Plan de Mejoramiento por Procesos. El plan se elabora para la contraloría. Para el municipio no se elabora plan de mejoramiento Plan de Mejoramiento Individual De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Planes de Mejoramiento Individual. El plan se elabora para la contraloría. Para el municipio no se elabora plan de mejoramiento Individual. 5.3 PROPUESTAS DE IMPLEMENTACIÓN DE CONTROL INTERNO POR ELEMENTO, MUNICIPIO DE BELTRÁN CUNDINAMARCA PLANES DE ACCIÓN PARA IMPLEMENTAR CONTROL INTERNO Propuesta De Diseño Del Elemento De Control Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Acuerdos, compromisos y protocolos éticos, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de 49

61 Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento de Acuerdos, compromisos y protocolos éticos. Realizar talleres que permitan hacer una construcción y formación del código de ética y que involucren a todos los servidores de la entidad. Realizar una socialización del documento código de ética donde se de la interiorización y apropiación de este por parte de todos los servidores públicos. 50

62 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos ALCALDIA MUNICIPAL DE BELTRÁN Sistema de Control Interno Nombre del Subsistema: Control Estratégico Componente: Ambiente de Control Elemento: Acuerdos, compromisos, protocolos éticos No 1 Acciones Programadas Capacitar a los servidores públicos de las Áreas en la Metodología para la aplicación del Código de ética de la entidad Responsable (s) Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Cronograma Inicio Final Indicadores No de servidores que conocen los valores de la entidad. No total de servidores Nivel de Avance % Observaciones 51

63 Propuesta De Diseño Del Elemento De Control Desarrollo Del Talento Humano. De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Desarrollo del Talento Humano, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Comité Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento de Desarrollo del talento humano Modificar el manual de funciones, incluir la Secretaría General y de Desarrollo Social, así como también la Oficina de Servicios Públicos con su respectivo cargo. Realizar socialización sobre las funciones de cada funcionario, existe confusión sobre esto, por ejemplo cuando se indaga quien es el jefe de personal dudan entre si es el Secretario General o el Secretario de planeación. Profesionalizar la planta ya que personas que no tienen las competencias desarrollan procedimientos de gran complejidad. Realizar talleres que permitan hacer una construcción y formación de las políticas de gestión del talento humano que involucren al Equipo Directivo de la entidad. Determinar las actividades a través de las cuales se materializaran las políticas de gestión del talento humano Realizar una socialización de las políticas y actividades de gestión del talento humano donde se de la interiorización y apropiación de estas por parte de todos los servidores públicos. Reacomodar la carga de trabajo; existe un estudio técnico que mide las cargas laborales del año 2007 y muestra que cantidad de personal y de que nivel se necesita para cada proceso. 52

64 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Desarrollo del Talento Humano ALCALDIA MUNICIPAL DE BELTRÁN Nombre del Subsistema: Control Estratégico Componente: Ambiente de Control Elemento: Desarrollo del Talento humano Sistema de Control Interno No Acciones Programadas Capacitar a los servidores públicos de las Áreas en la 1 Metodología para la elaboración y generación de las políticas de gestión del talento humano. 2 documento que contenga las políticas, del desarrollo del talento humano Responsable (s) Representante de la Alta Dirección. Representante de la Alta Dirección. Cronograma Inicio Final Indicadores No de servidores capacitados No total de servidores Documento de políticas, y actividades para el desarrollo del talento humano. Nivel de Avance % Observaciones 53

65 3 4 5 Dar Socialización de las políticas, directrices y actividades que contribuyan al desarrollo del talento humano Modificar el manual de funciones: Incluir La Secretaría General y de Gobierno, y suprimir cargos que no se necesiten Realizar una socialización del manual de funciones. Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. No de servidores socializados No total de servidores Manual de funciones modificado con la Secretaría Genera y de Desarrollo Social, con perfiles profesionalizados. No de servidores socializados No total de servidores % % De acuerdo a un estudio de cargas que contrato el municipio en el año

66 Propuesta De Diseño Del Elemento De Control Estilo De Dirección De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Desarrollo del Talento Humano, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento de Estilo de Dirección. El Representante de la Alta Dirección debe hacer con apoyo del equipo MECI la autoevaluación de la gestión de cada dependencia periódicamente, presentarla a consideración de la oficina de control interno, y hacer los correctivos necesarios. Realizar evaluación a la implementación del control interno con el objetivo de saber si la alta dirección cumple con los métodos, procedimientos, políticas y objetivos propios del control interno. 55

67 Nombre del Subsistema: Control Estratégico Componente: Ambiente de Control PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Estilo de Dirección ALCALDIA MUNICIPAL DE BELTRÁN Sistema de Control Interno Elemento: Estilo de Dirección No 1 2 Acciones Programadas Realizar semestralmente la autoevaluación de la gestión y dar las respectivas recomendaciones. Realizar evaluación semestral a la implementación del control interno Responsable (s) Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Jefe Control Interno. de Cronograma Inicio Final Indicadores No de autoevaluaciones realizadas en el año No de evaluaciones al control interno en el año. Nivel de Avance % % Observaciones 56

68 Propuesta De Diseño Del Elemento De Control Planes Y Programas De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Planes y Programas. La Alcaldía elabora los planes y programas estratégicos y Operativos en cumplimiento de la normatividad existente. Existe compromiso de la alta dirección, con la ejecución de los planes y programas que realizan. Los servidores conocen y están comprometidos con los planes y programas pertinentes para el desarrollo de su función. No existe coherencia entre los diversos planes ejem EOT, plan de desarrollo y proyectos que los desarrollen. Los planes y programas que produce el municipio son divulgados a la comunidad pero de una manera aceptable. 57

69 Nombre del Subsistema: Control Estratégico Componente: Direccionamiento Estratégico PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Planes y Programas ALCALDIA MUNICIPAL DE BELTRÁN Sistema de Control Interno Elemento: Planes y Programas No Acciones Programadas Capacitar a los jefes de cada dependencia en 1 la formulación de proyectos articulados al EOT y plan de desarrollo. 2 Evaluar los programas y proyectos realizados Responsable (s) Representante de la Alta Dirección, con accesoria del jefe de planeación. Cronograma Inicio Final Indicadores No de servidores capacitados No total de servidores No de proyectos evaluados No total de proyecto. Nivel de Avance % % Observaciones 58

70 3 Divulgar a la comunidad los planes, programas y proyectos realizados en la alcaldía. proyectos divulgados a la comunidad proyectos ejecutados % 59

71 Propuesta De Diseño Del Elemento De Control Modelo De Operación Procesos. De acuerdo con los resultados del Diagnóstico del elemento modelo de operación por procesos, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento modelo de operación por procesos. Elaborar el Manual de Procesos y Procedimientos que permita al municipio basar su gestión en un Modelo de Operación por Procesos; con puntos de control Realizar talleres con el Equipo MECI que permitan hacer una construcción y validación periódica de los procesos y relacionarlos con el conjunto de Planes y Programas que rijan al municipio. Adelantar procesos de sensibilización y socialización para todos los servidores públicos del municipio con el propósito de concientizarlos sobre la importancia de la utilización del manual de procesos y procedimientos. 60

72 Nombre del Subsistema: Control Estratégico Componente: Direccionamiento Estratégico Elemento: Modelo de Operación por Procesos No 1 2 Acciones Programadas Capacitar al equipo MECI para la construcción y validación de los procesos. Elaboración del Manual de Procesos y Procedimientos priorizados. PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Modelo de Operación por Procesos ALCALDIA MUNICIPAL DE BELTRÁN Sistema de Control Interno Responsable Cronograma (s) Inicio Final Representante de la Alta Dirección. Este documento lo va a hacer una practicante del convenio 081 de 2007 entre la Secretaría de Planeación Departamental y la ESAP. Noviembre 22 de 2007 Noviembre de 2007 Noviembre 22 de 2007 Noviembre de 2007 Indicadores No de servidores capacitados No total de servidores Documento Manual de Procesos y Procedimientos Nivel de Avance % Observaciones 61

73 3 Adelantar procesos de sensibilización y socialización para todos los servidores públicos de la entidad. Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. No de servidores que utilizan el manual No total de servidores % 62

74 Propuesta De Diseño Del Elemento De Control Estructura Organizacional De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Estructura Organizacional, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para mantener y mejorar el elemento de Estructura Organizacional. Aplicar el Estudio Técnico de Reestructuración Administrativa, para permitir al municipio adaptarse a su realidad, esta propuesta permite desconcentrar funciones, profesionaliza la planta y la hace más económica y eficiente. Adecuar el manual de funciones a su estructura organizacional. Realizar capacitaciones en conjunto al Concejo y a la Administración Central en cuanto a modificación de estructura y manual de funciones, para parar el error que se viene presentando en la administración de elaborar un manual de funciones no acorde con la estructura del municipio. 63

75 Nombre del Subsistema: Control Estratégico Componente: Direccionamiento Estratégico Elemento: Estructura Organizacional No 1 2 Acciones Programadas Aplicar el Estudio Técnico de Reestructuración Administrativa PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Estructura Organizacional ALCALDIA MUNICIPAL DE BELTRÁN Sistema de Control Interno Responsable Cronograma (s) Inicio Final Alcalde con autorización del Concejo. Indicadores Nueva estructura organizacional. Nivel de Avance % Observaciones Adecuar el manual de funciones a su estructura organizacional. Representante de la Alta Dirección. Manual de Funciones acorde a la estructura organizacional 64

76 3 Realizar capacitaciones en conjunto al Concejo y a la Administración Central en cuanto a modificación de estructura y manual de funciones. Representante de la Alta Dirección. No de servidores públicos capacitados No de servidores % 65

77 Propuesta De Diseño Del Componente Administración de Riesgo De acuerdo con los resultados del Diagnóstico del componente Administración de Riesgo, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el Componente Administración de Riesgo. Elaborar el mapa de riesgos con la participación de todos los servidores públicos de la administración. Socializar con todos los funcionarios el mismo. Realizar capacitaciones a los funcionarios en todos los niveles que les permita implementar este mapa y así estar atentos. Realizar evaluaciones permanentes que verifiquen la validez del mapa de riesgos. Elaborar a partir del mapa de riesgos las Políticas orientadoras de Administración del Riesgo. 66

78 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Administración de Riesgo Nombre del Subsistema: Control Estratégico Componente: Administración del Riesgo No 1 Acciones Programadas Elaborar el mapa de riesgos con la participación de todos los servidores públicos de la administración. 2 Socializar con todos los funcionarios el mismo ALCALDIA MUNICIPAL DE BELTRÁN Sistema de Control Interno Responsable Cronograma (s) Inicio Final Practicante de la ESAP dentro del convenio 081 de Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Noviembre 1 de 2007 Noviembre 14 de 2007 Noviembre 7 de 2007 Noviembre 14 de 2007 Indicadores No de funcionarios que participaron No de funcionarios Y el mapa de riesgos. No de servidores socializados No de servidores Nivel de Avance % % Observaciones 6 participaron 12 funcionarios Nivel de avance: 50% 67

79 3 Elaborar a partir del mapa de riesgos las Políticas orientadoras de Administración del Riesgo. Alcalde Municipal. Aplicación del plan de acción del mapa de riesgo. 4 Realizar evaluaciones semestrales que verifiquen la validez del mapa de riesgos. Jefe de Control Interno Noviembre 23 permanente No de evaluaciones hechas en el año 5 Realizar capacitaciones a los funcionarios en todos los niveles que les permita implementar este mapa. Jefe de Control Interno Noviembre 22 permanente No de servidores capacitados No de servidores 68

80 Propuesta De Diseño Del Elemento de Control Políticas De Operación De acuerdo con los resultados del Diagnóstico sobre el componente Actividades de Control, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el componente. Analizar los objetivos de los procesos, las estrategias definidas en los Planes y Programas, las políticas de Administración del Riesgo, los requerimientos y necesidades del ciudadano, las especificaciones del producto o servicio que se preste en el municipio; con el fin de establecer, donde se requiera, el diseño e implementación de guías de acción (Políticas de Operación), de aplicabilidad general o particular, que faciliten la operatividad y ejecución de los procesos hacia el cumplimiento de los objetivos fijados. La Política de Operación se define teniendo en cuenta lo siguiente: -El aspecto especifico que requiere la guía de acción, por ejemplo los requerimientos y necesidades del ciudadano -Los responsables de acatarla. -La guía de acción que deben cumplir los responsables para evitar las situaciones indeseables. ejemplo acatar el manual de procesos y procedimientos, acatar los resultados de un buzón de sugerencias. -Término de aplicación en caso de no ser permanente -Proyectar un Documento que contenga las políticas de Operación clasificadas por Procesos y parámetros definidos para cada uno. Analizar y aprobar las Políticas de Operación del municipio sugeridas para cada Proceso, o solicitar que se efectúen los ajustes necesarios. Divulgar la Política de Operación. Revisar periódicamente las Políticas de Operación y efectuar los ajustes necesarios, previo concepto del Comité de Coordinación de Control Interno. 69

81 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Políticas de Operación ALCALDIA MUNICIPAL DE BELTRÁN Nombre del Subsistema: Control de Gestión Componente: Actividades de Control Elemento: Políticas de Operación No 1 Acciones Programadas Establecer un documento de guías de acción con referencia a requerimientos y necesidades del ciudadano Sistema de Control Interno Responsable Cronograma (s) Inicio Final Representante de la Alta Dirección. Indicadores Documento Guías de Acción Nivel de Avance Observaciones 2 Dar Socialización de las Políticas de Operación contenidas en la guía de acción. Representante de la Alta Dirección. Acciones Ejecutadas Acciones Programadas. % 70

82 Propuesta De Diseño Del Elemento de Control Procedimientos, Controles, Indicadores y Manual. De acuerdo con los resultados del Diagnóstico de los elementos Procedimientos, Controles, Indicadores y Manual, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento de Procedimientos, Controles, Indicadores y Manual. Actualizar el actual manual y hacerlo de una forma más didáctica, que incentive su utilización, que contenga puntos de control por procedimiento e indicadores Instruir a todos los servidores de la entidad en su elaboración Capacitar a todos los funcionarios en su implementación para que quede claramente comprendido y asimilado 71

83 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO ALCALDÍA MUNICIPAL DE BELTRÁN Sistema de Control Interno Nombre del Subsistema: Control Estratégico Componente: Ambiente de Control Elemento: Procedimientos, Controles, Indicadores y Manual. No Acciones Programadas Capacitar a los servidores públicos de las Áreas para la elaboración generación los procedimientos y de Elaborar y actualizar el manual de procesos y procedimientos Capacitación en la utilización del manual. Responsable Cronograma (s) Inicio Final Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Practicante de la Escuela Superior de Administración Pública ESAP- dentro del Convenio 081 de Asesor Externo de Control Interno. Noviembre 8 de 2007 Noviembre 22 de 2007 Permanente. Permanente. Indicadores No de servidores capacitados No total de servidores Manual de procesos y procedimientos con puntos de control e indicadores. No de servidores capacitados No total de servidores Nivel de Avance % % Observaciones 72

84 Propuesta De Diseño Del Elemento de Control Información Primaria De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Información Primaria, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento de Información Primaria. Determinar las políticas para obtener la información relacionada con el entorno, la comunidad y demás grupos de interés 73

85 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Información Primaria ALCALDÍA MUNICIPAL DE BELTRÁN Nombre del Subsistema: Control de la Gestión Componente: Información Elemento: Información Primaria No Acciones Programadas Capacitar a los servidores públicos para la 1 obtención de la información primaria. 2 Elaboración del documento que contenga las políticas, para obtener la información relacionada con el entorno. Sistema de Control Interno Responsable Cronograma (s) Inicio Final Representante de la Alta Dirección. Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Indicadores No de servidores capacitados No total de servidores Documento de políticas para obtener la información primaria Nivel de Avance % Observaciones 74

86 3 Sensibilización y Socialización de las políticas, para obtener la información relacionada con el entorno, la comunidad y demás grupos de interés. Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. No de servidores que utilizan la información primaria No total de servidores % 75

87 Propuesta De Diseño Del Elemento de Control Información Secundaria Conjunto de datos que se procesan al interior de la entidad, provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de los sistemas de información del municipio. Hay dos tipos de información secundaria: La formal: Se obtiene de la información del municipio y se materializa a través de su estructura documental. Para su obtención se requiere su identificación y estructuración de diversas fuentes. La informal: Aquella que se genera del capital intelectual de la entidad (conocimientos y experiencias y ejercicio de interacción entre los servidores. 76

88 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Información Secundaria ALCALDIA MUNICIPAL DE BELTRÁN Nombre del Subsistema: Control de Gestión Componente: Información Elemento: Información Secundaria No 1 Acciones Programadas Diseñar un mecanismo común para que cada servidor publique y divulgue la información Sistema de Control Interno Responsable Cronograma (s) Inicio Final Asesor externo en control interno Indicadores Mecanismo común de publicación. Nivel de Avance % Observaciones 2 Gestionar la compra de un buzón de sugerencias para obtener la información de la ciudadanía. Representante de la Alta Dirección. Buzón de Sugerencias. % 77

89 Propuesta De Diseño Del Elemento de Control Sistemas De Información De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Sistemas de información, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento de Sistemas de información. Capacitar a los servidores públicos sobre el manejo del software que tiene el municipio. Socializar con todos los servidores públicos los recursos físicos y humanos con que cuenta el municipio. Profesionalizar la planta de personal. 78

90 Nombre del Subsistema: Control de Gestión Componente: Información Elemento: Sistemas de información PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Sistemas de Información ALCALDIA MUNICIPAL DE BELTRÁN Sistemas de Información No 1 2 Acciones Programadas Capacitar sobre el software con que cuenta el municipio. Socializar con todos los servidores públicos los recursos físicos y humanos con que cuenta el municipio Responsable (s) Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Cronograma Inicio Final Indicadores No de servidores capacitados No total de servidores No de servidores que conocen los sistemas de información No total de servidores Nivel de Avance % Observaciones 79

91 Propuesta De Diseño Del Elemento de Control Comunicación Organizacional De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Comunicación Organizacional, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento de Comunicación Organizacional. El municipio debe diseñar un plan de comunicación para operacionalizar el elemento de comunicación organizacional en términos de medios y acciones comunicativas que contribuyan al logro de los objetivos institucionales. Hacer un proceso de sensibilización y socialización del plan de comunicación. 80

92 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Comunicación Organizacional ALCALDIA MUNICIPAL DE BELTRÁN Comunicación Organizacional Nombre del Subsistema: Control de Gestión Componente: Comunicación Pública Elemento: Comunicación Organizacional No Acciones Programadas Responsable Cronograma (s) Inicio Final Indicadores Nivel de Avance Observaciones 1 2 Elaborar el documento Plan de Comunicación. Hacer un proceso de sensibilización y socialización Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Documento Plan de Comunicación. No de servidores sensibilizados No total de servidores % 81

93 Propuesta De Diseño Del Elemento de Control Comunicación Informativa De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Comunicación Informativa, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento de Comunicación Informativa. Realizar campañas de comunicación con los ciudadanos y demás partes interesadas sobre los mecanismos legales que existen para ejercer el derecho a la participación ciudadana. Publicar los derechos y deberes de los ciudadanos y los servicios a los que puede acceder. Publicar los programas y proyectos a desarrollar, documentos de Interés, difundir información sobre contratos. Hacer rendición de cuentas a la ciudadanía, a través de las cuales se responda públicamente por las funciones encomendadas, los recursos, los planes, programas y servicios asignados por la Constitución y las Leyes. Publicar la misión y la visión del municipio, que la ciudadanía se entere para que esta la Administración y hacia donde va. Elaborar un periódico sobre la gestión del municipio. 82

94 Nombre del Subsistema: Control de Gestión Componente: Comunicación Pública PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Comunicación Informativa ALCALDIA MUNICIPAL DE BELTRÁN Comunicación Informativa Elemento: Comunicación Informativa No Acciones Programadas Realizar campañas 1 anuales sobre los mecanismos de participación ciudadana 2 Publicar los derechos y deberes de los ciudadanos y demás documentos de Interés. Responsable (s) Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Cronograma Inicio Final Indicadores No de campañas en el año.. Las publicaciones Nivel de Avance Observaciones 83

95 3 4 Hacer rendición de cuentas a la ciudadanía semestral, a través de las cuales se responda públicamente por las funciones encomendadas, los recursos, los planes, programas y servicios asignados por la Constitución y las Leyes. Elaborar un periódico sobre la gestión del municipio. Alcalde Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. No de rendición de cuentas en el año. El periódico. 84

96 Propuesta De Diseño Del Elemento de Control Medios De Comunicación De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Medios de Comunicación, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento Medios de Comunicación. Elaborar el Plan Medios de Comunicación con la participación de todos los funcionarios. Sensibilización y Socialización sobre los medios de comunicación. 85

97 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO ALCALDIA MUNICIPAL DE BELTRÁN Medios de Comunicación Nombre del Subsistema: Control de Gestión Componente: Comunicación Pública Elemento: Medios de Comunicación No Acciones Programadas Responsable (s) Cronograma Inicio Final Indicadores Nivel de Avance Observaciones 1 Elaborar el Plan Medios de Comunicación con la participación de todos los funcionarios. Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. No de servidores que participaron No de servidores Plan de Medios de Comunicación % 2 Sensibilización y Socialización medios de comunicación. Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI.. No de servidores sensibilizados No de servidores 86

98 Propuesta De Diseño Del Elemento de Control Autoevaluación de Control De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Autoevaluación de Control, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo Operativo pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento de Autoevaluación de Control Ejecutar para el año 2008 los planes de acción contenidos en esta propuesta para la implementación o mejoramiento del elemento de control que corresponda. 87

99 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Autoevaluación de Control ALCALDÍA MUNICIPAL DE BELTRÁN Nombre del Subsistema: Control de Evaluación Componente: Autoevaluación Elemento: Autoevaluación de Control Sistema de Control Interno No 1 Acciones Programadas Ejecutar los planes de acción contenidos en esta propuesta. Responsable (s) El que se señale en cada plan de acción de la presente propuesta. Inicio Se inicio su ejecución en noviembre de 2008 Cronograma Final Hasta finales de Indicadores Nivel de avance de los planes de acción de esta propuesta. Nivel de Avance Observaciones 88

100 Propuesta De Diseño Del Elemento de Control Autoevaluación de Gestión. De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Autoevaluación de Gestión, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento de Autoevaluación de Gestión. Evaluar la gestión del municipio a través de indicadores, se pueden aplicar los planes de acción contenidos en esta propuesta, y el plan de manejo del riesgo. Analizar los indicadores aplicados así: Evaluar si el indicador presenta desviaciones. acciones correctivas. Analizar el conjunto de indicadores, controles y determinar la necesidad de definirlos, replantearlos o eliminarlos. 89

101 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Autoevaluación de Gestión Nombre del Subsistema: Control de Evaluación Componente: Autoevaluación Elemento: Autoevaluación de Gestión ALCALDIA MUNICIPAL DE BELTRÁN Sistema de Control Interno No 1 Acciones Programadas Evaluar la gestión del municipio a través de los planes de acción contenidos en esta propuesta Responsable (s) Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Cronograma Inicio Final Indicadores No de planes de acción ejecutados No de planes de acción Nivel de Avance % Observaciones 2 Analizar indicadores los No de planes de acción evaluados No de planes acción % 90

102 Propuesta De Diseño Del Elemento de Control Evaluación Del Sistema De Control Interno De acuerdo con los resultados del diagnóstico sobre el elemento Evaluación del Sistema de Control Interno, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo Operativo pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento de Evaluación del Sistema de Control Interno. Elaborar los siguientes informes: Informe de Evaluación del Sistema de Control Interno, de acuerdo al formato que expida el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, en cumplimiento del Decreto 2145 de Informes de Evaluaciones Eventuales Independientes para el Representante Legal y para el Comité de Coordinación de Control Interno. (Véase gráfico 1). Gráfico 1. Formato de evaluaciones eventuales independientes de control interno 91

103 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Evaluación del Sistema de Control Interno ALCALDIA MUNICIPAL DE BELTRÁN Nombre del Subsistema: Control de Evaluación Componente: Evaluación Independiente Elemento: Evaluación del Sistema de Control Interno Sistema de Control Interno No Acciones Programadas Responsable Cronograma (s) Inicio Final Indicadores Nivel de Avance Observaciones 1 2 Informe anual de evaluación eventual independiente Evaluación de las dependencias Jefe de Control Interno Jefe de Control Interno Permanente Permanente No de elementos de control interno evaluados No de elementos de control (29) No de dependencias evaluadas No total de dependencias % % Se deben generar observaciones a los directivos de cada dependencia sobre las deficiencias significativas atención. 92

104 Propuesta De Diseño Del Elemento de Control Auditoría Interna De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Auditoría Interna, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento de Auditoría Interna. Elaborar el Programa Anual de Auditoría Interna con los siguientes parámetros: Identificación de procesos, actividades o áreas críticas. Objetivos y alcance. Responsabilidades. Recursos. Cronograma de auditoría. Seguimiento y revisión. Este se debe presentar al Alcalde y al Comité de Coordinación de Control Interno para su aprobación. 93

105 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Auditoría Interna ALCALDIA MUNICIPAL DE BELTRÁN Nombre del Subsistema: Control de Evaluación Componente: Evaluación Independiente Elemento: Auditoría Interna Sistema de Control Interno No 1 3 Acciones Programadas Elaborar el Programa Anual de Auditoría Realizar Evaluaciones a cada dependencia de acuerdo al plan de auditoria. Responsable (s) Jefe de Control Interno y funcionarios a su cargo Jefe de Control Interno y funcionarios a su cargo Cronograma Inicio Final Indicadores Programa Anual de Auditoría No de dependencias evaluadas No de dependencias Nivel de Avance % % Observaciones 4 Presentar informe mínimo semestral de resultados al Alcalde Jefe de Control Interno y funcionarios a su cargo No de informes en el año % 94

106 Propuesta De Diseño Del Elemento de Control Plan de Mejoramiento Institucional De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Plan de Mejoramiento Institucional, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento. Previo a la elaboración del Plan de Mejoramiento Institucional, se debe contar con las recomendaciones contenidas en los informes de Auditoría Interna del municipio y los informes de auditoria interna del órgano de control fiscal. Elaborar y consolidar el Plan de Mejoramiento Institucional par el municipio, considerando, entre otros, los siguientes aspectos: -Procesos. -Área Organizacional responsable. -Causas. -Acciones. -Indicadores. -Responsables de la ejecución. -Recursos. -Cronograma de ejecución. -Observaciones. Presentar los avances a la ejecución del Plan de Mejoramiento Institucional del municipio al Alcalde. Hacer seguimiento y evaluación al Plan de Mejoramiento por Institucional 95

107 Nombre del Subsistema: Control Estratégico Componente: Planes de Mejoramiento Elemento: Plan de Mejoramiento Institucional PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Plan de Mejoramiento Institucional ALCALDIA MUNICIPAL DE BELTRÁN Sistema de Control Interno No Acciones Programadas Responsable Cronograma (s) Inicio Final Indicadores Nivel de Avance Observaciones 1 2 Elaborar y consolidar el Plan de Mejoramiento Institucional para el municipio Informe anual de avances de la ejecución del Plan de Mejoramiento institucional del municipio. Representante de la Alta Dirección. Representante de la Alta Dirección. Plan de Mejoramiento Institucional. No de compromisos cumplidos No de compromisos adquiridos con el respectivo órgano de control Esto de acuerdo al informe de auditoria interna. 96

108 Propuesta De Diseño Del Elemento de Control Plan de Mejoramiento por Procesos De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Planes de Mejoramiento por Procesos los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento de Planes de Mejoramiento por Procesos Elaborar y consolidar el plan de mejoramiento por procesos, que contenga los siguientes aspectos: Procesos. Causas. Acciones. Indicadores. Responsables de la Ejecución. Recursos. Cronograma de Ejecución. Observaciones Presentar los avances a la ejecución. Hacer seguimiento y evaluación al Plan de Mejoramiento por Procesos. 97

109 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Plan de Mejoramiento por Procesos ALCALDIA MUNICIPAL DE BELTRÁN Sistema de Control Interno Nombre del Subsistema: Control Estratégico Componente: Planes de Mejoramiento Elemento: Plan de Mejoramiento por Procesos No Acciones Programadas Responsable (s) Cronograma Inicio Final Indicadores Nivel de Avance Observaciones 1 2 Elaborar y consolidar el Plan de Mejoramiento por procesos para el municipio Informe anual de avances de la ejecución del Plan de Mejoramiento por procesos para el municipio. Representante de la Alta Dirección. Representante de la Alta Dirección. Plan de Mejoramiento por Procesos. No de metas alcanzadas por proceso No de metas por proceso % Esto de acuerdo a lo arrojado en la auditoria interna elaborada por el Jefe de Control Interno. 98

110 Propuesta De Diseño Del Elemento de Control Plan de Mejoramiento Individual De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Plan de Mejoramiento Individual los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento de Planes de Mejoramiento Individual Elaborar y consolidar el plan de mejoramiento individual, consignando en él los compromisos asumidos por el servidor para mejorar aquellas actitudes o conductas laborales que inciden en su desempeño. Aquí debe quedar claro el compromiso del servidor de recibir la capacitación que le brinda la entidad, a través del plan institucional de capacitación, con el fin de mejorar su capacidad individual para el desempeño de su cargo. Hacer seguimiento y evaluación al Plan de Mejoramiento Individual. 99

111 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Plan de Mejoramiento Individual ALCALDIA MUNICIPAL DE BELTRÁN Sistema de Control Interno Nombre del Subsistema: Control Estratégico Componente: Planes de Mejoramiento Elemento: Plan de Mejoramiento Individual No Acciones Programadas Responsable (s) Cronograma Inicio Final Indicadores Nivel de Avance Observaciones 1 2 Elaborar consolidar Plan Mejoramiento individual. y el de Aplicación del plan de mejoramiento individual Representante de la Alta Dirección. Representante de la Alta Dirección. Plan de Mejoramiento Individual. No de metas cumplidas por el servidor No de metas fijadas al servidor % 100

112 5.3.2 MUNICIPIO DE JERUSALÉN CUNDINAMARCA PLANES DE ACCIÓN Propuesta De Diseño Del Elemento de Control Acuerdos, Compromisos O Protocolos Éticos De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Acuerdos, compromisos y protocolos éticos, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento de Acuerdos, compromisos y protocolos éticos. Conformación de un Comité de Ética en la entidad, el cual se constituiría como el agente dinamizador del proceso de gestión ética, al ejercer un liderazgo en la definición de criterios base para la formulación del estándar de control. Elaborar el Código de Ética o Decálogo de Valores de la Administración Municipal teniendo en cuenta los parámetros orientadores emitidos por el DAFP y la normatividad vigente así como las observaciones y recomendaciones de todos y cada uno de los servidores de la entidad Realizar talleres que permitan hacer una construcción y formación del código de ética y que involucren a todos los servidores de la entidad. Realizar una socialización del documento código de ética donde se de la interiorización y apropiación de este por parte de todos los servidores públicos. 101

113 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos ALCALDIA MUNICIPAL DE JERUSALÉN Sistema de Control Interno Nombre del Subsistema: Control Estratégico Componente: Ambiente de Control Elemento: Acuerdos, compromisos, protocolos éticos No Acciones Programadas Responsable (s) Cronograma Inicio Final Indicadores Nivel de Avance Observaciones 1 Capacitar a los servidores en la Metodología para la elaboración y socialización del Código o decálogo de valores de la entidad Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. No de servidores capacitados No de servidores % 102

114 2 3 Elaboración del documento o Código o ética Dar Socialización al código de ética o decálogo de valores Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Código de Ética. No de servidores socializados No total de servidores % 103

115 Propuesta De Diseño Del Elemento de Control Desarrollo Del Talento Humano. De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Desarrollo del Talento Humano, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento de Desarrollo del talento humano Determinar las políticas de gestión del talento humano y revisarlas periódicamente efectuando los ajustes necesarios. Realizar talleres que permitan hacer una construcción y formación de las políticas de gestión del talento humano que involucren al Equipo Directivo de la entidad. Determinar las actividades a través de las cuales se materializaran las políticas de gestión del talento humano Realizar una socialización de las políticas y actividades de gestión del talento humano donde se de la interiorización y apropiación de estas por parte de todos los servidores públicos. 104

116 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Desarrollo del Talento Humano ALCALDIA MUNICIPAL DE JERUSALÉN Nombre del Subsistema: Control Estratégico Componente: Ambiente de Control Elemento: Desarrollo del Talento humano No 1 2 Acciones Programadas Capacitar a los servidores públicos de las Áreas en la Metodología para la elaboración y generación de las políticas de gestión del talento humano. Elaboración de las políticas, que contribuyan al desarrollo del talento humano Responsable (s) Representante de la Alta Dirección. Representante de la Alta Dirección. Sistema de Control Interno Cronograma Inicio Final Indicadores No de servidores capacitados No de servidores Documento de políticas, directrices y actividades para el desarrollo del talento humano. Nivel de Avance % Observaciones 105

117 3 Dar Socialización de las políticas, directrices y actividades que contribuyan al desarrollo del talento humano Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. No de servidores Socializados No total de servidores % 106

118 Propuesta De Diseño Del Elemento de Control Estilo de Dirección De acuerdo con los resultados obtenidos en la Encuesta de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Estilo de Dirección: Los funcionarios consideran que al alta dirección esta comprometida con los objetivos, principios y fundamentos del Sistema de Control Interno pero de una manera aceptable, esto debido a la gran cantidad de funciones que tienen y el poco personal que poseen. La alta dirección da un uso racional y mesurado de los recursos físicos No existe un código de ética ni se hace autoevaluación de la Gestión, lo que no permite que la alta dirección se comprometa con lo anterior. La alta dirección no establece acciones a las recomendaciones provenientes de la autoevaluación de la gestión, pues esta no se lleva a cabo 107

119 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Estilo de Dirección ALCALDIA MUNICIPAL DE JERUSALÉN Nombre del Subsistema: Control Estratégico Componente: Ambiente de Control Elemento: Estilo de Dirección No Acciones Programadas Elaborar el documento Código de Ética y hacer un proceso 1 de sensibilización y socialización del mismo a la Alta Dirección. 2 Realizar periódicamente la autoevaluación de la gestión y dar las respectivas recomendaciones. Sistema de Control Interno Responsable Cronograma (s) Inicio Final Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Indicadores Documento Código de Ética. No de dependencias evaluadas. No total de dependencias Nivel de Avance % Observaciones 108

120 3 Socialización de las políticas, y prácticas del Desarrollo del talento humano. Representante de la Alta Dirección. No de servidores socializados No total de servidores % 109

121 Propuesta De Diseño Del Elemento de Control Planes Y Programas De acuerdo con los resultados del Diagnóstico del Elemento Planes y Programas, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento Planes y Programas. Realizar una socialización entre lo programado en el EOT, el Plan de Desarrollo, y los proyectos que desarrollen estos planes. Determinar los proyectos a realizar teniendo en cuenta el EOT y el Plan de Desarrollo 110

122 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Planes y Programas ALCALDIA MUNICIPAL DE JERUSALÉN Sistema de Control Interno Nombre del Subsistema: Control Estratégico Componente: Direccionamiento Estratégico Elemento: Planes y Programas No Acciones Programadas 1 Capacitar a los jefes de cada dependencia en la formulación de proyectos articulados al EOT plan de desarrollo, estrategias y objetivos del municipio. Responsable (s) Representante de la Alta Dirección, con accesoria del jefe de planeación. Cronograma Inicio Final Indicadores No de jefes dependencia capacitados No total de jefes dependencia Nivel de Avance % Observaciones 111

123 2 Evaluar periódicamente los programas y proyectos realizados, elaborando el mapa estratégico. Representante de la Alta Dirección, con accesoria del jefe de planeación. No de proyectos evaluados No de proyectos o programas % 112

124 Propuesta De Diseño Del Elemento de Control Modelo de Operación Procesos De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Modelo de Operación por Procesos, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento de Desarrollo del talento humano Realizar talleres con el Equipo MECI que permitan hacer una construcción y validación periódica de los procesos y relacionarlos con el conjunto de Planes y Programas que rijan al municipio. Determinar los macroprocesos estratégicos, misionales y de apoyo. Elaborar el Manual de Procesos y Procedimientos que permita a la entidad basar su gestión en un Modelo de Operación por Procesos. 113

125 Nombre del Subsistema: Control Estratégico Componente: Direccionamiento Estratégico Elemento: Modelo de Operación por Procesos PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Modelo de Operación por Procesos ALCALDIA MUNICIPAL DE JERUSALÉN Sistema de Control Interno No Acciones Programadas Capacitar al equipo MECI a para la construcción y validación de los procesos. Elaboración del Manual de Procesos y Procedimientos Socialización de los procesos estratégicos, misionales y de apoyo. Responsable (s) Representante de la Alta Dirección. Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Cronograma Inicio Final Indicadores No de servidores capacitados No de servidores Documento Manual de Procesos y Procedimientos No de servidores Socializados No total de servidores Nivel de Avance % % Observaciones 114

126 Propuesta De Diseño Del Elemento de Control Estructura Organizacional De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Estructura Organizacional, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para mantener y mejorar el elemento de Estructura Organizacional. Realizar una socialización de las actividades realizadas por cada dependencia para el cumplimiento de los planes y programas de la entidad. Desconcentrar funciones de unas dependencias a otras ejem algunas de tesorería que le corresponde a cada dependencia realizar. 115

127 Nombre del Subsistema: Control Estratégico Componente: Direccionamiento Estratégico Elemento: Estructura Organizacional PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Estructura Organizacional ALCALDIA MUNICIPAL DE JERUSALÉN Sistema de Control Interno No Acciones Programadas Responsable (s) Cronograma Inicio Final Indicadores Nivel de Avance Observaciones 1 Realizar una socialización de las actividades realizadas por cada dependencia para el cumplimiento de los planes y programas de la entidad. Representante de la Alta Dirección. No de servidores que conocen y diferencian las actividades de cada entidad No total de servidores % 116

128 Propuesta De Diseño Del Componente Administración de Riesgo De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Administración de Riesgo, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el Componente Administración de Riesgo. Actualizar el mapa de riesgos. Socializar con todos los funcionarios el mismo. Realizar capacitaciones a los funcionarios en todos los niveles que les permita contribuir en el análisis de este componente. Realizar evaluaciones permanentes que verifiquen la validez del mapa de riesgos. Elaborar las Políticas orientadoras de Administración de Riesgo. 117

129 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Administración de Riesgo ALCALDIA MUNICIPAL DE JERUSALÉN Nombre del Subsistema: Control Estratégico Componente: Administración de Riesgo Sistema de Control Interno No 1 Acciones Programadas Capacitar a todos los funcionarios en el tema Administración del Riesgo. Responsable (s) Representante de la Alta Dirección. Cronograma Inicio Final Indicadores No de servidores capacitados No de servidores Nivel de Avance % Observaciones 2 Evaluaciones permanentes que verifiquen la validez Riesgo. Jefe Oficina de Control Interno Evaluaciones Ejecutadas Evaluaciones Programadas 3 Actualizar periódicamente el mapa de riesgos. Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Actualizaciones Realizadas Actualizaciones programadas % 118

130 Propuesta De Diseño Del Elemento De Control Políticas De Operación De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Políticas de Operación, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar la guía de Políticas de Operación. Analizar los objetivos de los procesos, las estrategias definidas en los Planes y Programas, las políticas de Administración del Riesgo, los requerimientos y necesidades del cliente o usuario, las especificaciones del producto o servicio con el fin de establecer, en donde se requiera, el diseño e implementación de guías de acción (Políticas de Operación), de aplicabilidad general o particular, que faciliten la operatividad y ejecución de los procesos hacia el cumplimiento de los objetivos fijados. La Política de Operación se define teniendo en cuenta lo siguiente: -El aspecto especifico que requiere la guía de acción. -Los responsables de acatarla, esto es, el ámbito de aplicación. -La guía de acción que deben cumplir los responsables para evitar las situaciones indeseables. -Término de aplicación en caso de no se permanente -Proceso al que aplica -Proyectar un Documento que contenga las políticas de Operación clasificadas por Procesos y parámetros definidos para cada uno. Analizar y aprobar las Políticas de Operación a la entidad sugeridas para cada Proceso, o solicitar que se efectúen los ajustes necesarios. Divulgar la Política de Operación, en el ámbito de aplicación. Revisar periódicamente las Políticas de Operación del Proceso y efectuar los ajustes necesarios, previo concepto del Comité de Coordinación de Control Interno. 119

131 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Políticas de Operación Nombre del Subsistema: Control de Gestión Componente: Actividades de Control Elemento: Políticas de Operación ALCALDIA MUNICIPAL DE JERUSALÉN Sistema de Control Interno No 1 2 Acciones Programadas Establecer un documento de guías de acción Dar Socialización de las Políticas de Operación contenidas en las guías de acción. Responsable (s) Representante de la Alta Dirección. Representante de la Alta Dirección. Cronograma Inicio Final Indicadores Documento Guías de Acción No de servidores socializados No total de servidores Nivel de Avance % Observaciones 120

132 Propuesta De Diseño Del Elemento De Control Procedimientos, Controles, Indicadores y Manual de Procedimientos. De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Procedimientos, Controles, Indicadores y Manual de Procedimientos los parámetros y metodologías establecidas en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento de Procedimientos. Establecer por cada proceso (definidos en el Elemento Modelo de Operación por procesos) los criterios y parámetros generales necesarios para tener en cuenta en el diseño de los Procedimientos. Instruir a todos los servidores de la entidad para que quede claramente comprendido y asimilado el Modelo de Operación por Procesos, los criterios y parámetros establecidos por la Dirección y la metodología a seguir para el diseño de los procedimientos. Describir y documentar para cada una de las Actividades de los Procesos la forma de éstas se realizan, determinando responsables y, donde sea pertinente, puntos de control, formatos o registros utilizados y tiempos. En caso de requerirse, se debe evaluar con criterio de beneficio/costo de la necesidad de desagregar los procedimientos. Diseñar los diagramas de flujo que se requieran con el fin de graficar los procedimientos. Socializar la información a los servidores públicos relacionados con el proceso con el fin de recibir retroalimentación. Analizar y aprobar los procedimientos sugeridos para cada Proceso, o solicitar que se efectúen los ajustes necesarios. Revisar periódicamente la descripción de los procedimientos, efectuara los ajustes necesarios y socializar los cambios a los servidores públicos relacionados con el proceso. Asistir técnicamente a los responsables de los procesos en el diseño de los controles. 121

133 Medir la eficiencia de los Controles, valorando cualitativamente el beneficio que presta el control y el costo que genera implementarlo. 122

134 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Procedimientos, Controles, Indicadores y Manual ALCALDIA MUNICIPAL DE JERUSALÉN Sistema de Control Interno Nombre del Subsistema: Control Estratégico Componente: Ambiente de Control Elemento: Procedimientos, Controles, Indicadores y Manual No Acciones Programadas Responsable Cronograma (s) Inicio Final Indicadores Nivel de Avance Observaciones 1 Capacitar a los servidores públicos de las Áreas en la Metodología para la elaboración y generación de los procedimientos Representante de la Alta Dirección. No de servidores capacitados No de servidores % 123

135 2 3 Elaboración del documento que contenga los procedimientos documentados Socialización de las procedimientos Representante de la Alta Dirección. Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Manual de Procesos y Procedimientos documentado. No de servidores que siguen los procedimientos No total de servidores % 124

136 Propuesta De Diseño Del Elemento De Control Información Primaria De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Información Primaria, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento de Información Primaria. Determinar las políticas para obtener la información relacionada con el entorno, la comunidad y demás grupos de interés. 125

137 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Información Primaria ALCALDIA MUNICIPAL DE JERUSALÉN Nombre del Subsistema: Control de la Gestión Componente: Información Elemento: Información Primaria No Acciones Programadas Sistema de Control Interno Responsable Cronograma (s) Inicio Final Indicadores Nivel de Avance Observaciones Capacitar a los servidores públicos de las 1 Áreas en la Metodología para la obtención de la información primaria. 2 Elaboración del documento que contenga las políticas, para obtener la información relacionada con el entorno. Representante de la Alta Dirección. Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. No de servidores capacitados No total de servidores Documento políticas obtener información primaria de para la % 126

138 3 Sensibilización y Socialización de las políticas, para obtener la información relacionada con el entorno, la comunidad y demás grupos de interés. Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. No de servidores socializados No total de servidores % 127

139 Propuesta De Diseño Del Elemento De Control Información Secundaria De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Información Secundaria, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento de Información Secundaria. Socializar la información producida por cada dependencia al total de la administración. Diseñar un mecanismo común para que cada servidor registre y divulgue la información actualizada requerida para el desempeño de su cargo. Tener un buzón de sugerencias para obtener la información de la ciudadanía y así evaluar o recompensar a los funcionarios de la entidad. 128

140 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Información Secundaria Nombre del Subsistema: Control de Gestión Componente: Información Elemento: Información Secundaria ALCALDIA MUNICIPAL DE JERUSALÉN Sistema de Control Interno No 1 2 Acciones Programadas Diseñar un mecanismo común para que cada servidor registre y divulgue la información actualizada requerida para el desempeño de su cargo. compra de un buzón de sugerencias Responsable (s) Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Representante de la Alta Dirección. Cronograma Inicio Final Indicadores Información publicada en la pagina Web Información producida en la dependencia Buzón de Sugerencias. Nivel de Avance % % Observaciones 129

141 Propuesta De Diseño Del Elemento De Control Sistemas de Información De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Sistemas de información, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento de Sistemas de información. Socializar los sistemas de información que ya existen Realizar encuestas con los servidores sobre que sistemas de información hay que fortalecer y cuales implementar. 130

142 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Sistemas de Información ALCALDIA MUNICIPAL DE JERUSALÉN Sistemas de Información Nombre del Subsistema: Control de Gestión Componente: Información Elemento: Sistemas de información No 1 2 Acciones Programadas Capacitar sobre los sistemas de información. Realizar encuestas con los servidores sobre que sistemas de información hay que fortalecer y cuales implementar. Responsable Cronograma (s) Inicio Final Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Indicadores No de servidores capacitados No total de servidores No de servidores encuestados No total de servidores Nivel de Avance % Observaciones 131

143 Propuesta De Diseño Del Elemento De Control Comunicación Organizacional De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Comunicación Organizacional, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento de Comunicación Organizacional. Elaborar el documento plan de comunicación; par efectos de operacionalizar la comunicación organizacional que contribuya al logro de los objetivos institucionales. Hacer un proceso de sensibilización y socialización del plan de comunicación. 132

144 Nombre del Subsistema: Control de Gestión Componente: Comunicación Pública Elemento: Comunicación Organizacional PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Comunicación Organizacional ALCALDIA MUNICIPAL DE JERUSALÉN Comunicación Organizacional No 1 2 Acciones Programadas Elaborar el documento Plan de Comunicación. Hacer un proceso de sensibilización y socialización del plan de comunicación. Responsable (s) Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Cronograma Inicio Final Indicadores Documento Plan de Comunicación. No de servidores sensibilizados No total de servidores Nivel de Avance % Observaciones 133

145 Propuesta De Diseño Del Elemento De Control Comunicación Informativa De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Comunicación Informativa, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento de Comunicación Informativa. Realizar campañas de comunicación con los ciudadanos y demás partes interesadas sobre los mecanismos legales que existen para ejercer el derecho a la participación ciudadana. Publicar los derechos y deberes de los ciudadanos y los servicios a los que puede acceder. Publicar los programas y proyectos a desarrollar, documentos de Interés, difundir información sobre contratos. Hacer rendición de cuentas a la ciudadanía, a través de las cuales se responda públicamente por las funciones encomendadas, los recursos, los planes, programas y servicios asignados por la Constitución y las Leyes. 134

146 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Comunicación Informativa ALCALDIA MUNICIPAL DE JERUSALÉN Comunicación Informativa Nombre del Subsistema: Control de Gestión Componente: Comunicación Pública Elemento: Comunicación Informativa No Acciones Programadas Realizar una campaña anual de comunicación 1 sobre mecanismos de participación ciudadana. 2 Publicar los derechos y deberes de los ciudadanos, los servicios a los que puede acceder. Responsable (s) Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Cronograma Inicio Final Indicadores No de campañas en el año. Publicaciones Nivel de Avance % Observaciones 135

147 3 Hacer rendición de cuentas a la ciudadanía, a través de las cuales se responda públicamente por las funciones encomendadas, los recursos, los planes, programas y servicios asignados por la Constitución y las Leyes anual Alcalde No de rendiciones de cuenta en el año 136

148 Propuesta De Diseño Del Elemento De Control Medios De Comunicación De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Medios de Comunicación, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento Medios de Comunicación. Elaborar el Plan Medios de Comunicación. Sensibilización y Socialización sobre los medios de comunicación. 137

149 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Medios de Comunicación ALCALDIA MUNICIPAL DE JERUSALÉN Medios de Comunicación Nombre del Subsistema: Control de Gestión Componente: Comunicación Pública Elemento: Medios de Comunicación No Acciones Programadas Responsable Cronograma (s) Inicio Final Indicadores Nivel de Avance Observaciones 1 2 Elaborar el Plan Medios de Comunicación. Sensibilización y Socialización sobre los medios de comunicación. Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Plan de Medios de Comunicación. No de servidores sensibilizados No total de servidores % 138

150 Propuesta De Diseño Del Elemento De Control Autoevaluación de Control De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Autoevaluación de Control, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento de Autoevaluación de Control Implementar las propuestas contenidas en este documento para cada elemento de control 139

151 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Autoevaluación de Control ALCALDIA MUNICIPAL DE JERUSALÉN Nombre del Subsistema: Control de Evaluación Componente: Autoevaluación Elemento: Autoevaluación de Control No 1 Acciones Programadas Implementar las propuestas contenidas en este documento Responsable (s) Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Sistema de Control Interno Cronograma Inicio Final Indicadores Nivel de avance encontrado en cada plan de acción Nivel de Avance % Observaciones 140

152 Propuesta De Diseño Del Elemento De Control Autoevaluación de Gestión De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Autoevaluación de Gestión, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento de Autoevaluación de Gestión. Elaborar un informe con autoevaluación de gestión por dependencia. Así: Analizar los resultados obtenidos con la aplicación de cada indicador. Evaluar si el indicador presenta desviaciones. acciones correctivas. Analizar el conjunto de indicadores, controles y determinar la necesidad de definirlos, replantearlos o eliminarlos. 141

153 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Autoevaluación de Gestión ALCALDIA MUNICIPAL DE JERUSALÉN Nombre del Subsistema: Control de Evaluación Componente: Autoevaluación Elemento: Autoevaluación de Gestión Sistema de Control Interno No Acciones Programadas Responsable (s) Cronograma Inicio Final Indicadores Nivel de Avance Observaciones 1 Elaborar un informe con autoevaluación de gestión por dependencia. Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Informe de autoevaluación. 142

154 Propuesta De Diseño Del Elemento De Control Evaluación Del Sistema De Control Interno De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Evaluación del Sistema de Control Interno, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento de Evaluación del Sistema de Control Interno. Elaborar los siguientes informes: Informe de Evaluación del Sistema de Control Interno, de acuerdo al formato que expida el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, en cumplimiento del Decreto 2145 de Informes de Evaluaciones Eventuales Independientes: 143

155 Nombre del Subsistema: Control de Evaluación Componente: Evaluación Independiente PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Evaluación del Sistema de Control Interno ALCALDIA MUNICIPAL DE JERUSALÉN Elemento: Evaluación del Sistema de Control Interno Sistema de Control Interno No Acciones Programadas Informe de Evaluación del Sistema de Control Interno. Informes de Evaluaciones Eventuales Independientes Dar Socialización de las debilidades encontradas a cada dependencia. Responsable (s) Representante de la Alta Dirección. Representante de la Alta Dirección. Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI. Cronograma Inicio Final Indicadores Informe de evaluación del Sistema de Control Interno. Informe de evaluación Eventual Independiente No de debilidades reportadas No de debilidades encontradas en el informe Nivel de Avance % % Observaciones Esto se hace por dependencia 144

156 Propuesta De Diseño Del Elemento De Control Auditoría Interna De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Auditoría Interna, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento de Auditoría Interna. Elaborar el Programa Anual de Auditoría Interna con los siguientes parámetros: Identificación de procesos, actividades o áreas críticas. Objetivos y alcance. Responsabilidades. Recursos. Cronograma de auditoría. Seguimiento y revisión. Presentar el Programa Anual de Auditoría Interna a la máxima autoridad de la entidad y al Comité de Coordinación de Control Interno. Realizar las actividades propias de la Auditoría. Presentar al Alcalde para su conocimiento y acciones pertinentes. Realizar el seguimiento a las acciones preventivas o correctivas que se implanten con el Alcalde. 145

157 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Auditoría Interna Nombre del Subsistema: Control de Evaluación Componente: Evaluación Independiente Elemento: Auditoria Interna ALCALDIA MUNICIPAL DE JERUSALÉN Sistema de Control Interno No 1 Acciones Programadas Elaborar el Programa Anual de Auditoría 2 Realizar Evaluaciones a cada dependencia de acuerdo al programa anual de auditoria. Responsable (s) Oficina de Control Interno (Secretaria de Planeación y Obras Públicas) Oficina de Control Interno (Secretaria de Planeación y Obras Públicas) Cronograma Inicio Final Indicadores Programa Anual de Auditoría No de dependencias evaluadas No total de dependencias Nivel de Avance % Observaciones 146

158 3 Presentar informe mínimo semestral de resultados al Alcalde Oficina de Control Interno (Secretaria de Planeación) No de informes en el año % 147

159 Propuesta De Diseño Del Elemento De Control Plan de Mejoramiento Institucional De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Plan de Mejoramiento Institucional, los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento de Plan de Mejoramiento Institucional. Previo a la elaboración del Plan de Mejoramiento Institucional, se debe contar con las recomendaciones contenidas en los informes de Auditoría Interna del municipio y los informes de auditoria interna del órgano de control fiscal. Los pasos a seguir para elaborar los planes son: Elaborar y consolidar el Plan de Mejoramiento Institucional par el municipio, considerando, entre otros, los siguientes aspectos: -Procesos. -Área Organizacional responsable. -Causas. -Acciones. -Indicadores. -Responsables de la ejecución. -Recursos. -Cronograma de ejecución. -Observaciones. Ejecutar el Plan 148

160 Nombre del Subsistema: Control Estratégico Componente: Planes de Mejoramiento Elemento: Plan de Mejoramiento Institucional PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Plan de Mejoramiento Institucional ALCALDIA MUNICIPAL DE JERUSALÉN Sistema de Control Interno No 1 Acciones Programadas Elaborar y consolidar el Plan de Mejoramiento Institucional para el municipio 2 Ejecutar el plan Responsable (s) Representante de la Alta Dirección. Representante de la Alta Dirección. Cronograma Inicio Final Indicadores Plan de Mejoramiento Institucional. Nivel de avance del plan de mejoramiento institucional Nivel de Avance Observaciones 149

161 Propuesta De Diseño Del Elemento De Control Plan de Mejoramiento Procesos De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Planes de Mejoramiento por Procesos los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento de Planes de Mejoramiento por Procesos Elaborar y consolidar el plan de mejoramiento por procesos, que contenga los siguientes aspectos: Procesos. Causas. Acciones. Indicadores. Responsables de la Ejecución. Recursos. Cronograma de Ejecución. Observaciones Presentar los avances a la ejecución. 150

162 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Plan de Mejoramiento por Procesos ALCALDIA MUNICIPAL DE JERUSALÉN Nombre del Subsistema: Control Estratégico Componente: Planes de Mejoramiento Elemento: Plan de Mejoramiento por Procesos Sistema de Control Interno No 1 2 Acciones Programadas Elaborar y consolidar el Plan de Mejoramiento por procesos para el municipio Ejecutar el plan de mejoramiento de procesos Responsable (s) Representante de la Alta Dirección. Representante de la Alta Dirección. Cronograma Inicio Final Indicadores Plan de Mejoramiento por Procesos. Nivel de avance del plan de mejoramiento por procesos Nivel de Avance Observaciones 151

163 Propuesta De Diseño Del Elemento De Control Plan de Mejoramiento Individual De acuerdo con los resultados del Diagnóstico Planes de Mejoramiento Individual los parámetros y metodologías establecidos en el Manual de Implementación del Modelo MECI 1000:2005, el Equipo MECI pone a consideración del Representante de la Alta Dirección y de los miembros del Equipo Directivo, las siguientes propuestas para implementar el elemento de Planes de Mejoramiento Individual Elaborar y consolidar el plan de mejoramiento individual, consignando en él los compromisos asumidos por el servidor para mejorar aquellas actitudes o conductas laborales que inciden en su desempeño. Aquí debe quedar claro el compromiso del servidor de recibir la capacitación que le brinda la entidad, a través del plan institucional de capacitación, con el fin de mejorar su capacidad individual para el desempeño de su cargo. Hacer seguimiento y evaluación al Plan de Mejoramiento Individual. 152

164 Nombre del Subsistema: Control Estratégico Componente: Planes de Mejoramiento Elemento: Plan de Mejoramiento Individual No Acciones Programadas PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ELEMENTO Plan de Mejoramiento Individual ALCALDIA MUNICIPAL DE JERUSALÉN Sistema de Control Interno Responsable Cronograma (s) Inicio Final Indicadores Nivel de Avance Observaciones 1 2 Elaborar y consolidar el Plan de Mejoramiento individual. Ejecutar el plan de mejoramiento individual Representante de la Alta Dirección. Representante de la Alta Dirección. Plan de Mejoramiento por Procesos. Nivel de avance del plan de mejoramiento 153

165 CAPITULO DOS: MAPA DE RIESGO MUNICIPIO DE BELTRÁN CUNDINAMARCA Oficina de Servicios Públicos IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO PROCESO RIESGO CAUSA Gestión administrativa Análisis sesgado e incompleto de la información OFICINA DE SERVICIOS PÚBLICOS IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO No tiene acceso a Internet, no se recibe la información oportuna Desconocimie nto de la normatividad procedimientos CONSECUENC IA Su trabajo sea muy general y poco profundo Informes incoherentes IMPACT O CALIFICACIÓN PROBABILID AD EVALUACI ON EVALUACI ÓN Alto Medio 40 Alto Medio 40 MEDIDA CONTRO L EJECUD A CONTRO L Ninguno 1 Anexo A (explicación de la valoración del riesgo) 154

166 Virus informático Gestión administrativa Perdida de la información Quemado de la CPU Perdida de la memoria de la institución Alto Medio 40 Ninguna 155

167 Alumbrado público Se cobra el servicio pero no se presta, no se instala la red. No hay bombillas Demanda contra el disponibles en almacén. municipio No hay una persona exclusiva que se encargue del alumbrado público Cancelar una multa por la demanda en detrimento del patrimonio del municipio. Alto Media 40 Jornadas de alumbrad o público Alcantarillado Taponamiento de la red sanitaria Las viviendas botan residuos sólidos a la red sanitaria Taponamiento de la red sanitaria y por ende malos olores. Alto Medio 40 Se ha contratad o limpieza y mantenim iento 156

168 Aseo No se presta el servicio de aseo a la comunidad Mal estado de la volqueta La volqueta no siempre esta disponible Falta de combustible Acumulación de basura en el municipio Insatisfacción del usuario Alto Alto 60 Ninguna Acueducto El agua no sea potable Daño del clorador reagle No hay los suficientes insumos No hay un funcionario las 24 horas disponible Sedimentos Interrupción de la energía lo que hace que la bomba no funcione. Demanda contra municipio el No abastecimiento del agua Alto Medio 40 Se potabiliza el agua de manera manual 157

169 Acueducto Envenenamien to del agua Las bombas se quemen Inseguridad de la planta Funciona hasta por 36 horas cuando deben funcionar máximo 12 horas diarias No abastecimiento del agua Envenenamient o de la población No abastecimiento del agua Alto Medio 40 Se colocaron candados a la malla de la planta Bajo Medio 10 Ninguna 158

170 PLAN DE MANEJO OFICINA DE SERVICIOS PÚBLICOS PLAN DE MANEJO PROCESO RIESGO ACCIONES RESPONSABLES CRONOGRAMA INDICADORES GESTIÓN ADMINISTRATIVA Alumbrado Aseo Análisis sesgado e incompleto de la información Perdida de la información Demanda contra el municipio No se preste el servicio de aseo a la comunidad Colocar Internet en la oficina de servicios públicos Gestionar la compra de un quemador y CD`s o una USB para guardar la información Contratar una persona que una semana al mes haga una jornada de alumbrado público Comprar contenedores de basura de buena capacidad. Almacén y Secretario General y de Desarrollo Social Jefe de Oficina de Servicios Públicos y Almacén definir Internet en la oficina de servicios públicos definir USB o instalación de quemador en la CPU de servicios públicos junto con CD`s. Secretario General definir No de jornadas de alumbrado público en el año Almacén definir No de barrios con contenedores No de barrios 159

171 Alcantarillado Taponamiento de la red sanitaria Campaña de sensibilización de no botar residuos sólidos a la red sanitaria por lo menos una vez al año. Hacer mantenimiento de la red por lo menos cada cuatro meses Oficina de Servicios Públicos Secretario de Planeación definir definir No de campañas realizadas en el año No de mantenimientos en el año Acueducto El agua no sea potable Envenenamiento del agua Las bombas se quemen Tener un clorador regle de reserva Incluir dentro del plan de compras insumos de reserva Colocar energía de alta tensión a la malla Comprar bombas de mayor fuerza Almacenista definir Clorador reagle de reserva Almacenista definir Insumos de reserva en almacén Insumos de reserva programados Alcalde definir Energía de alta tensión en la malla Almacenista definir Bombas de mayor capacidad y fuerza 160

172 6.1.2 Almacén IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO ALMACÉN IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO PROCESO RIESGO CAUSA CONSECUNCIA IMPACTO PROBABILIDAD EVALUACIÓN Administración de recursos físicos Ineficacia en la administración de los elementos Perdida de los elementos d almacén Se pare la actividad en la administración Existe un programa de almacén que no se sabe manejar Falta de seguridad en la bodega y parque automotor No hay elementos de reserva cuando algo se daña Inventarios incorrectos Detrimento patrimonial Retraso administrativo Detrimento patrimonial No atención oportuna al ciudadano MEDIDA CONTROL Medio Alto 30 Ninguno Medio Bajo 10 Se ha pedido colaboración de la policía Alto Bajo 20 Ninguna 161

173 PLAN DE MANEJO ALMACÉN PLAN DE MANEJO PROCESO RIESGO ACCIONES RESPONSABLE CRONOGRAMA INDICADORES Administración de recursos físicos Ineficacia en la administración de los elementos Perdida de los elementos de almacén Se pare la actividad en la administración Pedir capacitación al proveedor del programa o en su defecto cambiarlo Colocar buena seguridad al parque automotor Adecuar la oficina del PAB y la de bomberos, en una bodega; el PAB se puede ir a una oficina del segundo piso que este desocupada Tener un remanente de mercancía Almacenista junto con secretario general Almacenista junto con secretario general Almacenista junto con secretario general Almacenista definir definir definir definir Capacitación El parque automotor sea seguro Construcción de la bodega Remanente en bodega de todos los elementos de la administración 162

174 6.1.3 Inspección de Policía IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO INSPECCIÓN DE POLÍCIA IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO CALIFICACIÓN EVALUACIÓN CONTROL PROCESO RIESGO CAUSA CONSECUENCIA IMPACTO PROBABILIDAD EVALUACIÓN CONTROL No hay transporte para Inspección de policía Trabajo inefectivo inspecciones oculares y desplazamientos en general a diferentes áreas de trabajo Las instalaciones en Paquilo no son adecuadas No hay computador Perdida de imagen de la administración Bajo Bajo 5 La funcionaria coloca su computador particular y busca su propio transporte 163

175 PLAN DE MANEJO INSPECCIÓN DE POLICIA PLAN DE MANEJO PROCESO RIESGO ACCIONES RESPONSABLE CRONOGRAMA INDICADORES Inspección de Policía Secretaría General Trabajo inefectivo IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO Compra de un computador portátil Adecuar las instalaciones en paquilo Gestionar transporte Almacenista y Sec General definir Computador portátil Instalaciones mejoradas en Paquilo Transporte disponible SECRETARÍA DE GENERAL IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO PROCESO RIESGO CAUSA CONSECUENCIA IMPACTO PROBABILIDAD EVALUACIÓN CONTROL Administración de personal Limitarse y/o extralimitarse en funciones No hay definición clara de funciones entre los servidores No obtener los resultados con la calidad requerida Alto Alto 60 Ninguna 164

176 Contratación y archivo Atención público al Perdida de los contratos y demás documentos No acceso de la comunidad a la información de la alcaldía Falta de seguridad en la oficina No hay un punto de información que oriente al ciudadano Perdida de la memoria institucional Impedir la rendición de cuentas a la contraloría No tener un sustento legal No se podría verificar el contrato Inconformidad del ciudadano frente a la administración Alto Alto 60 Ninguna Bajo Bajo 5 Todas las dependencias dan información 165

177 PLAN DE MANEJO SECRETARÍA GENERAL PLAN DE MANEJO PROCESO RIESGO ACCIONES RESPONSABLE CRONOGRAMA INDICADORES Administración de personal Limitarse extralimitarse funciones y/o en Hacer una puesta en común de cuales son las funciones de cada funcionario Secretario General definir Puesta en común 166

178 Contratación archivo y Perdida de los contratos y demás documentos Cambio en el procedimiento cuando se hace el pago de los funcionarios, entenderse entre jefes de dependencia y no que cada funcionario acuda a pedir su hoja de vida Llevar una planilla de los documento que se presten Colocar reja en las ventanas y comprar una chapa más segura Secretario General con los demás jefes de oficina definir Cambio en el manual de procedimientos y su aplicación Secretario General definir Planilla con documentos relacionados Almacén definir Reja y chapa en la secretaria General Atención público al No acceso de la comunidad a la información de la alcaldía El respecto: no abrir la oficina cuando su titular no este Colocar una recepcionista que oriente al ciudadano Todos funcionarios los definir Acta de compromiso y su aplicación Sec General definir Recepcionista 167

179 6.2 MUNICIPIO DE JERUSALÉN MAPA DE RIESGO Secretaría de Despacho General y de Gobierno SECRETARIA DE DESPACHO GENERAL Y DE GOBIERNO IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO PROCESO RIESGO CAUSA CONSECUENCIA IMPACTO PROBABILIDAD CONTROL Administración de personal y bienestar laboral Virus informático Enfermedad o accidente de los funcionarios No hay acceso directo a Internet en todas las dependencias que permita actualizar el antivirus Los empleados no tienen los elementos de oficina necesarios para el buen desempeño de sus funciones Perdida de la información, sobrecostos y parálisis en los servicios Demanda al municipio por no tener las condiciones adecuadas Alto Alto Ninguna Medio Medio Póliza para todos los funcionarios contra riesgos profesionales 168

180 Administración de personal y bienestar laboral Demanda contra el municipio por una mala liquidación de las prestaciones sociales No hay un control en la documentación de las hojas de vida en los siguientes aspectos 1. Pago de cesantías parciales. 2.Incapacidades 3.Permisos no remunerados 4.Sanción no remunerada 5.Vacaciones 6.No hay certificaciones en las hojas de vida que contengan el tiempo de servicio y el salario 7.No hay archivos de cuotas partes Pago de pasivos exigibles en detrimento de la inversión social Alto Alto Ninguna 169

181 Gestión de procesos disciplinarios Perdida de legitimidad de la administración No hay un sitio discreto para resolver los conflictos de los ciudadanos No hay vehículo para entrega de mercados No hay medio de transporte para hacer las inspecciones. Los ciudadanos no resuelven sus conflictos por la vía legal Medio Medio Ninguna 170

182 PLAN DE MANEJO SECRETARIA DE DESPACHO GENERAL Y DE GOBIERNO PLAN DE MANEJO PROCESO RIESGO ACCIONES RESPONSABLE CRONGRAMA INDICADORES Administración de personal y bienestar laboral Hacer Bacakb de la información Virus informático Gestionar la adquisición de un dispositivo USB Colocar antideslizantes y una baranda Adecuar el techo de la oficina de planeación y obras públicas Secretario General y de Gobierno Secretario General y de Gobierno Secretario General y de Gobierno definir definir definir definir Archivo en medio magnético USB Antideslizante y baranda en la escalera Techo de planeación en perfectas condiciones 171 Dar los implementos adecuados. 1.guantes y caretas adecuados para los operarios de aseo 2.Protectores de pantalla 3.Sillas definir elementos comprados elementos adecuados por comprar

183 Administración de personal y bienestar laboral Enfermedad o accidente de los funcionarios Demanda contra el municipio por una mala liquidación de las prestaciones sociales ergonómicas 4. Equipo para extraer la gasolina de los tanques, los operarios deben hacerlo con la boca. 5. Medicamentos y utensilios para el botiquín 6.Aire acondicionado para las oficinas que falten Elaborar una ficha técnica para cada hoja de vida que contenga el resumen de su documentación Documentar hojas de vida las Secretario de Despacho General y de Gobierno definir definir No de hojas de vida con ficha técnica No total de hojas de vida No de hojas de vida con documentación completa No total de hojas de vida 172

184 Gestión de procesos disciplinarios Perdida de legitimidad de la administración Adecuar un salón para atender los conflictos de los ciudadanos Secretario de Despacho General y de Gobierno definir Salón Secretaría De Gobierno Almacén SECRETARÍA DE GOBIERNO ALMACÉN IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS PROCESO RIESGO CAUSA CONSECUENCIA IMPACTO PROBABILIDAD Ingreso de elementos Cantidades incorrectas No hay oportunidad de acceso a la información requerida para verificar: la disponibilidad, el contrato y la factura Mala calidad de los elementos que ingresan Plazos inconsistentes frente al contrato Inventarios incorrectos Detrimento patrimonial MEDIDA DE CONTROL Bajo Bajo Ninguna 173

185 Salida de elementos Dificultad para verificar Factura no llega junto con los elementos No hay conocimiento en forma oportuna, en una base de datos de cuando y a quien se le entrega cada elemento No oportunidad de los elementos entregados Falta de credibilidad frente al ciudadano Medio Medio Ninguna PLAN DE MANEJO SECRETARÍA DE GOBIERNO ALMACÉN PLAN DE MANEJO PROCESO RIESGO ACCIONES RESPONSABLE CRONOGRAMA INDICADOR Ingreso elementos de Cantidades incorrectas Facilitar a almacén antes del ingreso de los elementos la información pertinente Auxiliar de almacén definir Elementos que ingresaron con el contrato Elementos que ingresaron 174

186 Salida elementos de Dificultad verificar para Exigir entrega de la factura a proveedores en el momento de recibir los elementos Auxiliar de almacén definir Arqueo Secretaría de Despacho de Planeación y Obras Públicas IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS SECRETARIA DE DESPACHO DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS PROCESO RIESGO CAUSA CONSECUENCIA IMPACTO PRABABILIDAD CONTROL SISBEN Desactualización Falta de un Ciudadano no se Alto Bajo Ninguno de la base de transporte para pueda beneficiar datos del visitas del de los programas SISBEN SISBEN sociales Contratación Incumplimiento Falta de acceso Sanciones por Alto Bajo Ninguno Gestión Control Interno de del cronograma No eficiencia en los procesos de la administración directo a Internet No hay articulación de funciones entre las distintas dependencias No existe un manual de procesos y incumplimiento Baja gestión administrativa Medio Bajo Documentación de los procesos más críticos en la administración 175

187 Estratificación Demanda municipio Asesoría en la elaboración de los planes Gestión catastro de al Perdida de imagen de la administración Desactualización de los planos catastrales procedimientos La estratificación esta desactualizada Desconocimiento del plan de desarrollo y del EOT por los funcionarios Falta de compromiso de los funcionarios La información existente esta desatualizada Insatisfacción del usuario en la tarifa de los servicios públicos Gestión administrativa ineficiente Información no oportuna y veraz Alto Medio Ninguna Alto Medio Ninguna Medio Bajo Ninguna 176

188 PLAN DE MANEJO SECRETARÍA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS PLAN DE MANEJO PROCESO RIESGO ACCIONES RESPONSABLE CRONOGRAMA INDICADORES SISBEN Desactualización de la base de datos del SISBEN Contratación Incumplimiento del cronograma de trabajo Gestión de No eficiencia en Control Interno los procesos de la administración Estratificación Demanda al municipio Asesoría en la elaboración de los planes Perdida de imagen de la administración Gestionar transporte especifico para desplazarse Colocar en cada oficina Internet Elaborar el manual de procesos y procedimientos Capacitar a los funcionarios Capacitar a los funcionarios en el tema de planeación Secretario General y de Gobierno Secretario General y de Gobierno Secretario General y de Gobierno Secretaría de planeación y obras públicas Secretaría de planeación y obras públicas definir definir Transporte Internet en cada dependencia definir Manual de procesos y procedimientos definir No de servidores públicos capacitados No total de servidores públicos definir No de servidores públicos capacitados No total de servidores públicos 177

189 Gestión catastro de Desactualización de los planos catastrales Solicitar a catastro los planos actualizados anualmente Secretaría de planeación y obras públicas definir No de actualizaciones en el año Tesorería IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS TESORERÍA IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS PROCESO RIESGO CAUSA CONSECUENCIA IMPACTO PROBABILIDAD CONTROL Elaboración del presupuesto No hay planeación No hay un reconocimiento de todos los gastos Presupuestos inflados Aplicación Ley 617 Sobrestimación de los ingresos Alto Medio Falta de políticas de recaudo Gastos sin financiación Monitoreo continuo recaudo 178

190 Elaboración del marco fiscal Las obligaciones que están surgiendo no están reconocidas en el marco fiscal Mala situación económica del municipio Mala planeación (plan de desarrollo, plan financiero, presupuesto) Reconocimiento de las obligaciones que tiene la entidad bajo la sostenibilidad del proceso contable Marco fiscal no acorde con la realidad No hay compromiso de los distintos sectores que intervienen en la elaboración del marco fiscal El municipio se quede sin financiación para sus programas y proyectos Alto Alto Solicitud de capacitación de Planeación Departamental Falta de conocimiento por parte de los funcionarios 179

191 Elaboración de los estados financieros Reflejar una situación económica del municipio no real Se omite información en los estados financieros Existen procesos que no se han integrado a la actividad contable como: inventario de almacén y servicios públicos No existe un control sobre los bienes de propiedad del municipio Existen bienes de la administración si título de copropiedad Informes no útiles para la toma de decisión Disminución de la participación de los ingresos de la Nación Investigación disciplinaria Alto Alto Aplicación de la normatividad de la Contraloría General de la Nación No hay políticas del manejo del efectivo 180

192 Elaboración de informes Cobro coactivo No oportunidad de los informes Perdida de ingresos para el municipio Concentración de funciones en tesorería No hay apoyo de las distintas dependencias en la elaboración de informes Continuos problemas de electricidad No hay fuentes de información sobre los deudores Predios abandonados Cultura del no pago Situación económica municipio del Sanciones disciplinarias pecuniarias representante legal o al Desfinanciación de los gastos de funcionamiento Evidenciar ineficiencia de la administración municipal Medio Medio Ninguna Alto Alto Ninguna 181

193 Recaudo Flexibilidad en el aplicativo que se maneja Desplazamiento del dinero sin Malversación de los recursos ninguna seguridad en efectivo Los tiempos entre el recaudo y la consignación son muy prolongados Sanción disciplinaria representante legal al Alto Medio Compra de una caja fuerte 182

194 PLAN DE MANEJO TESORERÍA PLAN DE MANEJO PROCESO RIESGO ACCIONES RESPONSABLE CRONOGRAMA INDICADORES Elaboración del presupuesto Sensibilización a todas la dependencias sobre la participación en la elaboración del presupuesto Tesorero definir No de dependencias sensibilizadas No total de dependencias Sobrestimación de los ingresos Mayor capacitación a todos los funcionarios que tengan relación directa en la elaboración del presupuesto Tesorero definir No de servidores capacitados No total de servidores 183

195 Elaboración del marco fiscal Elaboración de los estados financieros Elaboración de informes Marco fiscal no acorde con la realidad Reflejar una situación económica del municipio no real Capacitación a los funcionarios que tengan relación directa en la elaboración del mismo Gestionar una mayor participación de los distintos sectores Sensibilización y capacitación de los servidores Desconcentración de funciones de tesorería a las demás dependencias Tesorero Tesorero Tesorero Tesorero definir definir definir definir No de servidores capacitados No total de servidores Acciones realizadas Acciones programadas No de servidores sensibilizados No total de servidores Medición de cargas laborales No oportunidad de los informes Gestionar un compromiso de las dependencias en los cierres de los períodos intermedios. Tesorero definir No de dependencias que participaron del cierre No total de dependencias 184

196 Cobro coactivo Recaudo Perdida de ingresos para el municipio Malversación de los recursos en efectivo Brigadas tributarias anuales Campañas de sensibilización anuales Base de datos de deudores Hacer consignación diaria Tesorero Tesorero Tesorero Tesorero definir definir definir definir Brigada tributaria anual Campaña de sensibilización anual Base de datos de deudores No de consignaciones en el mes 185

197 7. CAPITULO TRES: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMEINTOS El Manual de Procesos y Procedimientos es la recolección sistemática de las actividades que desarrollan los miembros de la organización para obtener un resultado. Como herramienta técnica establece para cada resultado sus ejecutores, el tiempo de demora y el punto de control para incrementar la eficiencia, la calidad y la productividad. Ventajas del Manual de Procesos y Procedimientos 2 : Aumentan la predisposición del personal para asumir responsabilidades. Permiten la revisión y evaluación objetiva de las prácticas de trabajo. Sirve como una restricción a la improvisación. Es un instrumento efectivo de consulta, orientación y entrenamiento Facilitan la efectividad de las normas, procesos y funciones administrativas. Evitan discusiones innecesarias y equívocos. Y lo más importante Constituye una forma de conservar la memoria institucional del Municipio. Cómo se elaboró el manual de procesos y procedimientos? 1. Se sensibiliza y capacita a todos los funcionarios que conforman la administración municipal: se invita y motiva a los servidores a colaborar activamente en la entrega de la información. 2. Se levantaron los procesos y procedimientos: se hace una entrevista con cada dependencia y se conforma el mapa de procesos acompañado de un catalogo de procedimientos por proceso. 3. Priorización: Con base en el mapa de procesos, el equipo directivo escogió cinco (5) procesos que se consideraron críticos, teniendo en cuenta para esto el mapa de riesgos. 4. Se documentan los procedimientos críticos: Esta etapa consiste en soportar cada procedimiento mediante la ficha literal, la ficha técnica y la ficha gráfica. Este manual se realizó como parte del Convenio interadministrativo No. 081 de 2007 entre la Gobernación de Cundinamarca y la Escuela Superior de Administración Pública que tiene por objeto aunar esfuerzos técnicos, 2 COLOMBIA GOBERNACIÓN DE CUNDINAMARCA -SECRETARÍA DE PLANEACIÓN. Manual de Procedimientos, Municipios Menores y Zonas Rurales, Número Siete (7). 186

198 pedagógicos, administrativos y financieros para que estudiantes del programa de Ciencias Políticas y Administrativas, realicen la práctica en temas de fortalecimiento administrativo en los municipios del Departamento de Cundinamarca para contribuir en el fortalecimiento administrativo del municipio de Beltrán. Este manual es el resultado de una primera etapa de documentación de algunos procesos y procedimientos y acarrea entonces la continuación del mismo por parte de los servidores públicos de la administración municipal, dentro del marco de la Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000: Un proceso es una serie de fases o etapas secuenciales e interdependientes, orientadas a la consecución de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se contribuye a la satisfacción de una necesidad. Cada proceso esta conformado por un conjunto de procedimientos; estos precisan la forma de hacer algo, incluyen el qué, el cómo y a quien corresponde el desarrollo de la tarea; lo anterior se resume para este trabajo en las siguientes fichas. Ficha Técnica. Esta ficha recopila la información concerniente al objetivo del procedimiento, normatividad, responsables, documentos emitidos y utilizados durante el proceso, alcance del proceso y los funcionarios por quienes es aprobado el procedimiento. Ficha Literal. Se especifica cada actividad que se debe realizar para cumplir con el procedimiento, fecha de elaboración e indicador que me permita medir la efectividad del procedimiento, los responsables, el tiempo de ejecución, los puntos de control y los documentos relacionados con cada una de las actividades. Ficha Grafica: Este instrumento permite guiar la ejecución del procedimiento en forma ordenada, a través de elementos como pasos, documentos, y las unidades administrativas y cargos o áreas que intervienen. Esta ficha se conoce como diagrama de procedimiento o flujograma. = INICIO Y FIN = OPERACIÓN, ACCIONES O ACTIVIDADES = CONECTOR DE PÁGINA 187

199 = DECISIÓN = SENTIDO DE CIRCULACIÓN DEL FLUJO = ARCHIVO = PUNTO DE CONTROL 188

200 7.1 PROCESO: elaboración, aprobación, ejecución y seguimiento al plan de desarrollo PROCEDIMIENTO: Elaboración y aprobación EMISIÓN: ELABORADO APROBADO Noviembre de 2007 Planeación Alcalde 1. PROPOSITO: Elaborar y aprobar el Proyecto de Plan de Desarrollo para el Municipio de Beltrán Cundinamarca para ser aprobado por el Concejo municipal. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia cuando el Alcalde electo convoca a reunión, al funcionario encargado de la Planeación en el Municipio para impartir las orientaciones de elaboración del Plan de Desarrollo y finaliza con el análisis y discusión del proyecto de plan de desarrollo por parte del Consejo Territorial de Planeación. 3. NORMATIVIDAD: Constitución Política de Colombia, Ley 152 de 1994 Ley Orgánica del Plan de Desarrollo 4. PRODUCTO: Proyecto de Plan de Desarrollo 5. RESPONSABILIDAD: En el presente procedimiento intervienen Alcalde, Jefe de Planeación, Consejo de Gobierno, Consejo territorial de planeación 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS: Programa de gobierno del nuevo alcalde, 7. REGISTROS: 8. ANEXOS No aplica ULTIMO CAMBIO: REVISADO POR: APROBADO POR 189

201 PROCEDIMIENTO: Elaboración y aprobación FECHA: Noviembre/2007 INDICADOR: Tiempo de los procedimientos Y participación activa de los responsables. No PUNTO DESCRIPCIÓN DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO CONTROL Convocar a reunión, al funcionario encargado de la 1 Planeación en el Despacho del Municipio para Alcalde impartir las Alcalde Electo orientaciones de elaboración del Plan de Desarrollo. 1 Hora 2 Prestar apoyo técnico, Administrativo y de información necesaria para la elaboración del Todas las plan de Todos los dependencias desarrollo. Secretarios de de la Despacho Administración 2 Meses DOCUMENTOS OBSERVACIÓN Elegido el Alcalde 190

202 PROCEDIMIENTO: Elaboración y aprobación FECHA: Noviembre/2007 INDICADOR: Tiempo de los procedimientos Y participación activa de los responsables. No PUNTO DESCRIPCIÓN DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO CONTROL El Secretario de Planeación siguiendo las orientaciones del 3 Alcalde Secretaría de Secretario de coordinara con Planeación y Planeación las dependencias Obras Públicas 2 Meses Alcalde avala las labores para continuar con la formulación del plan 4 Presentar al Consejo de Gobierno el Proyecto de Plan de desarrolló 5 Someter el proyecto a análisis y discusión del Consejo Territorial de Planeación. Secretaría de Planeación y Obras Públicas Alcalde 1 Día DOCUMENTOS Proyecto Plan de Desarrollo OBSERVACIÓN Ya posesionado el Alcalde Ese mismo día se envía copia al Concejo, igualmente la Secretaría de Planeación asesora y complementar las partes del Plan de Desarrollo. 191

203 PROCEDIMIENTO: Elaboración y aprobación FECHA: Noviembre/2007 INDICADOR: Tiempo de los procedimientos Y participación activa de los responsables. No PUNTO DESCRIPCIÓN DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO CONTROL Analizar, discutir, dar 6 recomendaciones pertinentes al 1 Mes Proyecto de Plan de Desarrollo Presentar el Alcalde por 7 Proyecto al medio de 4 meses Concejo Tesorería 8 Aprobar el plan de desarrollo Concejo DOCUMENTOS Informe de recomendaciones Plan desarrollo de OBSERVACIÓN En cualquier momento del debate el gobierno pondrá introducir modificaciones a cualquiera de las partes del plan, el Concejo también podrá introducir modificaciones siempre y cuando se mantenga el equilibrio financiero 192

204 PROCESO: elaboración, aprobación, ejecución y seguimiento al plan de desarrollo PROCEDIMIENTO: Elaboración y aprobación. DESPACHO ALCALDE PLANEACIÓN CONSEJO DE GOBIERNO CONSEJO TERRITORIAL DE PLANEACIÓN INICIO Convocar a reunión al jefe de Planeación 1- Prestar apoyo en la Elaboración del Plan.-2- Proyecto plan de desarrollo Presentar el Proyecto Plan de Desarrollo.- 3- Asesorar y complementar las partes del proyecto del plan. -4- Convocar Consejo territorial de Planeación.- 5- Recomendacion es al proyecto Plan de Desarrollo. -7- Plan de Desarrollo FIN 193

205 PROCESO: elaboración, aprobación, ejecución y seguimiento al plan de desarrollo PROCEDIMIENTO: Ejecución del Plan de Desarrollo EMISIÓN: octubre de 2007 ELABORADO POR: APROBADO POR: Planeación Alcalde 1. PROPOSITO: Ejecutar el plan de desarrollo. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia con la inclusión del plan de desarrollo dentro del plan financiero, y la elaboración del plan de acción por cada dependencia y termina con el ingreso de los programas y proyectos viables dentro del Banco de Programas y Proyectos. 3. NORMATIVIDAD: Ley 152 de PRODUCTO: Ejecución del plan de desarrollo 5. RESPONSABILIDAD: Tesorero, Secretario de Planeación y Obras Públicas y Jefe de cada dependencia 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS: Plan Financiero, Plan de Acción, Plan de Desarrollo aprobado 7. REGISTROS: En el Banco de Programas y Proyectos. 8. ANEXOS No aplica ULTIMO CAMBIO: REVISADO: APROBADO: 194

206 PROCEDIMIENTO: Ejecución FECHA: Noviembre/2007 INDICADOR: No de proyectos ejecutados No de proyectos incluidos en el banco de proyectos No 1 DESCRIPCIÓN DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO PUNTO CONTROL DOCUMENTOS Incluir dentro del plan financiero los programas y proyectos del plan de desarrollo junto con sus costos. Tesorería Planeación 2 Hacer el plan de acción Todas 3 Ingresar al banco de programas y proyectos los PROGAMAS Y PROYECTOS VIABLES. Secretaría de Planeación y Tesorero y Secretario de Planeación y Obras Públicas Jefe de cada dependencia con Secretario de Planeación Secretario de Planeación 5 días 1 día 15 días El Consejo de Gobierno Municipal los analiza, discute y aprueba Plan Financiero Plan de Acción OBSERVACIÓN El plan se elabora para cuatro años. Con base en el plan aprobado Solo deben ingresar los programas y proyectos viables técnica, ambiental y socieconomicamente susceptibles de financiación con recursos del presupuesto general de la nación 195

207 PROCESO: elaboración, aprobación, ejecución y seguimiento al plan de desarrollo PROCEDIMIENTO: Ejecución Tesorería Secretaría de Planeación Todas Consejo de Gobierno Municipal INICIO Incluir dentro del plan financiero los programas y proyectos del plan de desarrollo.-1- Plan de acción -2- Analiza, discute y aprueba los planes acción Ingresar al banco de programas y proyectos los PROGAMAS Y PROYECTOS VIABLES. -3- FIN 196

208 7.2 PROCESO: Tesorería PROCEDIMIENTO: Nomina EMISIÓN: octubre de 2007 ELABORADO: APROBADO: Secretaria de Gobierno Alcalde 1. PROPOSITO: Elaborar la nomina. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia con la recopilación de la información de cada funcionario para entrega posterior a tesorería y termina con la entrega del cheque a cada funcionario. 3. NORMATIVIDAD: La ejecución de este procedimiento tiene en cuenta la Ley 44 de PRODUCTO: Nomina 5. RESPONSABILIDAD: En el presente procedimiento intervienen: Secretario de Gobierno y Tesorero 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS: Documento contable de nómina de la entidad Recibos de egreso Cheque 7. REGISTROS: Egresos en el software HAS modulo contabilidad. 8. ANEXOS No aplica ULTIMO CAMBIO: REVISADO: APROBADO: 197

209 PROCEDIMIENTO: Nomina FECHA: Noviembre/2007 INDICADOR: No de nominas con novedad completa No de funcionarios No DESCRIPCIÓN DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO PUNTO CONTROL DOCUMENTO PRODUCIDO OBSERVACIÓN Recopilar información correspondiente a novedades: licencias, permisos no remunerados, sanciones de todos los funcionarios y lo entrega a tesorería Se liquida la nomina en el Software correspondiente. Este emite una sabana con los cheques respectivos donde revela toda la información de los empleados para su respectiva entrega de cheque (este software automáticamente liquida, causa los aportes parafiscales, los aportes a seguridad social y demás transferencias). Asignación presupuestal Secretaría de Gobierno Secretario de Gobierno 30 min. Tesorería Tesorero 30 min. Tesorería Tesorero 30 min. Aprobación de la nomina y cheques por parte del alcalde y Sec. de Gobierno Estados Financieros Estados Financieros Esto se hace los 25 de cada mes. Con apoyo de un contador Esto se hace los 25 de cada mes. Esto se hace los 25 de cada mes con interfase a contabilidad. 198

210 PROCEDIMIENTO: Nomina FECHA: Noviembre/2007 INDICADOR: No de nominas con novedad completa No de funcionarios No 4 DESCRIPCIÓN Entrega del cheque a cada funcionario. DEPENDENCIA Tesorería RESPONSABLE TIEMPO PUNTO Secretario de tesorería 30 min. 5 Contabilización. Tesorería Tesorero 60 min. CONTROL DOCUMENTO PRODUCIDO Estados Financieros Estados Financieros OBSERVACIÓN Esto se hace los 25 de cada mes. Con apoyo de un contador 199

211 PROCESO: Tesorería PROCEDIMIENTO: Nomina Sec Gobierno Tesorería Alcalde Recopilar información de novedades -1- Liquida nomina. -2- la Nomina Aprueba la nomina Asignación presupuestal. -3- Entrega cheque. -4- de Contabilización FIN 200

212 PROCESO: Tesorería PROCEDIMIENTO: Recaudo de Impuestos EMISIÓN: octubre de 2007 ELABORADO POR: Secretaria de Gobierno APROBADO Alcalde 1. PROPOSITO: Recaudar Impuestos. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia con la identificación del contribuyente y termina con el cierre de caja, la respectiva consignación y su registro en el en software Has. 3. NORMATIVIDAD: Estatuto tributario 4. PRODUCTO: Recaudo 5. RESPONSABILIDAD: Tesorero, Secretario de Tesorería y Alcalde 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS: Sabana con tipos de contribuyente y usuarios, Recibo de caja y Consignación 7. REGISTROS: En el software Has -modulo impuesto predial, impuesto de industria y comercio o contabilidad según corresponda. 8. ANEXOS No aplica ULTIMO CAMBIO: REVISADO: APROBADO: 201

213 PROCEDIMIENTO: Recaudo de impuestos FECHA: Noviembre/2007 INDICADOR: Cartera vencida No DESCRIPCIÓN Identifica al contribuyente *Contribuyente del impuesto predial. *Contribuyente pago de otros conceptos. El usuario se acerca a tesorería a pagar su factura o impuesto Se recibe el dinero y se liquida en el software según corresponda. Este emite automáticamente el recibo de caja y paralelo hace interfase a contabilidad alimentado los estados financieros. DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO Tesorería Usuario Tesorería Tesorero Secretario de Tesorería Secretario de Tesorería 30 minutos 5 minutos por usuario PUNTO CONTROL Se coloca el sello de cancelado o abono, según el caso, al suscriptor o contribuyente. DOCUMENTOS OBSERVACIÓN Sabana con tipos de contribuyente y usuarios Recibo de caja si no lo hace se pasa al procedimiento CONVENIO DE PAGO 4 Al final del día se hace el cierre de caja y la respectiva consignación Tesorería Secretario de Tesorería 30 minutos Revisión Alcalde Consignación Con apoyo de un contador 202

214 PROCEDIMIENTO: Recaudo de impuestos FECHA: Noviembre/2007 INDICADOR: Cartera vencida No 5 DESCRIPCIÓN Se registran los ingresos causados y los reales en software, DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO Tesorería Tesorero 20 minutos PUNTO CONTROL DOCUMENTOS OBSERVACIÓN 203

215 PROCESO: Tesorería PROCEDIMIENTO: Recaudo de Impuestos Tesorería Usuario Alcalde Identifica al contribuyente. -1- Se acerca a pagar Se recibe el dinero y se liquida en el software. -3- Sello cancelado abono de o Cierre de caja y la respectiva consignación. -4- Revisión Registro de los ingresos causados y reales. -5- FIN 204

216 PROCESO: Tesorería PROCEDIMIENTO: Cobro Coactivo EMISIÓN: Noviembre/ 2007 ELABORADO: APROBADO 1. PROPOSITO: Recaudar la cartera morosa por concepto de pagos de impuestos municipales y otras deudas fiscales que deba percibir la entidad mediante cobro coactivo. 2. ALCANCE: Inicia con la expedición de la lista de deudores morosos y termina 3. NORMATIVIDAD: Estatuto tributario 4. PRODUCTO: Cobro. 5. RESPONSABILIDAD: En el presente procedimiento intervienen: Tesorero, Alcalde y Secretario de Tesorería. 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS: Listados de deudores morosos, Convenio de pago, Resolución de declaración de deudor moroso. 7. REGISTROS: 8. ANEXOS No aplica ULTIMO CAMBIO: REVISADO: APROBADO: 205

217 PROCEDIMIENTO: Cobro Coactivo FECHA: Noviembre INDICADOR: cobros coactivos /lista deudores morosos No DESCRIPCIÓN DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO Expedir lista de deudores Morosos 1 del Municipio por conceptos Clasificar y Elaborar 2 las citaciones a los morosos Buscar convenio de pago con el deudor si este comparece o 3 confirmar con Tesorería si hay pago o no 4 Proyectar resolución de declaración de deudor moroso del Municipio si el contribuyente no comparece Tesorería Municipal Tesorería Municipal Tesorería Municipal Tesorería Municipal Tesorero 30 min. Secretario 30 min. Tesorero 30 min. Secretario 10 min. PUNTO CONTROL firma del tesorero DOCUMENTOS Listados de deudores morosos Citaciones (actuación) Convenio de pago Resolución de declaración de deudor moroso. OBSERVACIÓN Coordinar citación para notificar la Resolución y entregarla Devolver la copia de la citación con su debido comentario bajo la gravedad de juramento 206

218 PROCEDIMIENTO: Cobro Coactivo FECHA: Noviembre INDICADOR: cobros coactivos /lista deudores morosos No 5 6 DESCRIPCIÓN Buscar convenio de pago si el contribuyente comparece a esta notificación, si no proceder a expedir mandamiento de pago. Presentar informe de la diligencia y declarar bienes del moroso. Con base en el informe proceder según el caso a un arreglo o a tomar medidas como el embargo o secuestro. DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO Tesorería Municipal Tesorero 5 min. PUNTO CONTROL pasarlo para firma del Tesorero y Alcalde Municipal DOCUMENTOS Convenio de pago o mandamiento de pago. OBSERVACIÓN Asignar el término para el pago según el caso y Nombrar un curador ad-liten con quien se surtirá la notificación, en caso de no presentarse el contribuyente a notificarse del acto Elaborar un auto nombrando secuestre, señalando día y hora de la diligencia 207

219 PROCESO: Tesorería Tesorero PROCEDIMIENTO: Cobro Coactivo Secretario de Tesorería INICIO Expedir lista de deudores Morosos. -1- Clasificar y Elaborar las citaciones a los morosos. -2- Buscar convenio de pago con el deudor si este comparece o confirmar con Tesorería si hay pago o no. -3- Buscar convenio de pago si el contribuyente comparece a esta notificación, si no proceder a expedir mandamiento de Presentar informe de la diligencia y declarar bienes del moroso. medidas como el embargo o secuestro FIN 208

220 PROCESO: Administración de recursos físicos PROCEDIMIENTO: Entrada de bienes EMISIÓN: Noviembre de 2007 ELABORADO Sec de Gobierno APROBADO Alcalde 1. PROPÓSITO: Determinar el procedimiento que debe seguir el almacenista para comprar y controlar los materiales proyectados en el plan de compras. 2. ALCANCE: El proceso inicia con identificación del monto de la compra para determinar si se hace por contrato u orden de suministro y termina con el pago de la cuenta. 3. NORMATIVIDAD: a. Resolución No. 04 de Contraloría General de la República. b. Ley 80 de c. Decreto número 62 de 1996, emanado del Ministerio de Justicia. d. Resolución No. 08 de Contraloría General de la República. e. Resolución No. 12 de Contraloría General de la República. f. Resolución Reglamentaria No Bis de Contraloría General de la República. 4. PRODUCTO: Bienes comprados 5. RESPONSABILIDAD: En el presente procedimiento intervienen: Tesorero y Jefe de servicios públicos. 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS: Orden de compra o suministro de almacén, CDP, Orden de 7. REGISTROS Entrada de materiales en el software HAS modulo contabilidad. 8. ANEXOS No aplica ULTIMO CAMBIO: REVISADO: APROBADO: 209

221 PROCEDIMIENTO: Entrada de bienes FECHA: Noviembre/2007 INDICADOR: elementos comprados elementos programados No DESCRIPCIÓN DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO PUNTO CONTROL DOCUMENTOS OBSERVACIÓN Compra con orden de suministro: para aquellas compras 1 que no superen la El suministro irá Toda entrada cuantía mínima se firmado por el debe estar hace solamente la Secretaría de Secretario de ordenador del gasto y Orden de 5 min. preestablecida orden de suministro Gobierno Gobierno con la reserva suministro en el plan de y no se piden presupuestal compras. cotizaciones (véase respectiva procedimiento contratación directa) 2 Compra con El contrato lo contrato: Para hace el asesor compras que superen los 15 salarios mínimos legales mensuales, se procederá a efectuar la licitación pública o cotizaciones.(véase procedimiento licitación pública) Secretaría de Gobierno Secretario de Gobierno 10 min. Obtenidas las cotizaciones, se envía conjuntamente con la relación de elementos a adquirir al Tesorero municipal para obtener el visto bueno y al Alcalde para su autorización. Licitaciones o cotizaciones oferentes jurídico municipio. del 210

222 PROCEDIMIENTO: Entrada de bienes FECHA: Noviembre/2007 INDICADOR: elementos comprados elementos programados No 3 4 DESCRIPCIÓN DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO PUNTO CONTROL Expedir certificado de disponibilidad presupuestal. Recibidos los elementos solicitados, se realiza orden de alta y el respectivo ingreso en el Software respectivo de almacén e inventarios. Tesorería Tesorero 5 min. Secretaría de Gobierno Auxiliar Administrativo 30 min. se efectúa el control de la cantidad y calidad solicitada contrastando con la factura. DOCUMENTOS OBSERVACIÓN Certificado de disponibilidad Presupuestal Orden de Alta 5 Acto seguido se envía a tesorería documentos para la elaboración y pago de la cuenta. Secretaría de Gobierno Auxiliar Administrativo 5 min. Cuenta Solicitud del pedido, facturas, cotizaciones, certificados de disponibilidad presupuestal y el acta recibo 211

223 PROCESO: Admón. de recursos físicos PROCEDIMIENTO: Entrada de bienes Secretaría de Gobierno Tesorería Alcalde INICIO Es de baja cuantía? NO SI Compra con orden de suministro -1- El suministro irá firmado por el ordenador del gasto y con la reserva Compra con contrato. -2- Visto bueno y autorización. Expedir certificado de disponibilidad de presupuestal. -3- Orden de alta, ingreso en el software respectivo-4- Control de la cantidad y calidad solicitada Elaboración y pago de la cuenta. -5- FIN 212

224 PROCESO: Administración de recursos físicos P7.3.2 PROCEDIMIENTO: Salida de bienes. EMISIÓN: octubre de 2007 ELABORADO: APROBADO: Secretaria General Alcalde 1. PROPOSITO: Determinar el procedimiento que se debe seguir para suministrar los materiales necesarios en las calidades requeridas, cantidad suficiente y en el momento oportuno. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia con la entrega del bien al ciudadano o funcionario y termina con el levantamiento del acta de baja. 3. NORMATIVIDAD: a. Resolución No. 04 de Contraloría General de la República. b. Ley 80 de c. Decreto número 62 de 1996, emanado del Ministerio de Justicia. d. Resolución No. 08 de Contraloría General de la República. e. Resolución No. 12 de Contraloría General de la República. f. Resolución Reglamentaria No Bis de Contraloría General de la República. g. Circular No. 381 de Contraloría General de la República. h. Circular No. 397 de Contraloría General de la República. i. Circular No. 415 de Contraloría General de la República. 4. PRODUCTO: Bienes entregados a funcionario interesado. 5. RESPONSABILIDAD: En el presente procedimiento intervienen auxiliar administrativo de Secretaría de Gobierno, Alcalde y Secretario de Gobierno. 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS: Informe de mercancías existentes 7. REGISTROS Formato de entrega de materiales ULTIMO CAMBIO: REVISADO: APROBADO: 213

225 PROCEDIMIENTO: Salida de bienes FECHA: Noviembre/2007 INDICADOR: No de elementos entregados/no de Elementos solicitados No 1 DESCRIPCIÓN DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO Cuando se haga entrega a los empleados o trabajadores, de bienes que a cada uno confíen para su uso, servicio, administración o custodia o que se les suministre para el desarrollo de su trabajo, se hará mediante inventario individual que ellos deben firmar en original y copia que conservará cada uno. Almacén Almacenista 10 min. 2 Se registra en el software Almacén Almacenista 10 min. 3 Se levanta acta de baja. Almacén Almacenista 5 min. PUNTO DE CONTROL El Secretario General y el Alcalde verifican la salida y la autorizan. DOCUMENTOS OBSERVACIÓN Inventario individual Acta de baja Verificar es en el plan de mpras la solicitud material. Se coloca adhesivo con re serial a cada elemento Secretaria de Gobierno 214

226 PROCESO: Administración de Recursos Físicos PROCEDIMIENTO: Salida de bienes Secretaría de Gobierno Despacho del Alcalde INICIO Entrega del bien. -1- Se registra en el software. -2- Se levanta acta de baja. - 3 El Secretario General y el Alcalde verifican la salida y la firman. FIN 215

227 PROCESO: Administración de recursos físicos PROCEDIMIENTO: Elaboración del Plan de Compras EMISIÓN: ELABORADO: APROBADO: Noviembre de 2007 Secretario General Alcalde 1. PROPOSITO: Conocer en forma ordenada y agrupada los elementos necesarios para desempeñar las funciones en un tiempo determinado. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia con la recopilación de los elementos solicitados por las dependencias y termina con el envió a tesorería para la asignación presupuestal respectiva. 3. NORMATIVIDAD: a. Resolución No. 04 de Contraloría General de la República. b. Ley 80 de c. Decreto número 62 de 1996, emanado del Ministerio de Justicia. d. Resolución No. 08 de Contraloría General de la República. e. Resolución No. 12 de Contraloría General de la República. f. Resolución Reglamentaria No Bis de Contraloría General de la República. g. Circular No. 381 de Contraloría General de la República. h. Circular No. 397 de Contraloría General de la República. i. Circular No. 415 de Contraloría General de la República. 4. PRODUCTO: Plan de Compras 5. RESPONSABILIDAD: En el presente procedimiento es transversal a la administración 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS Informe de mercancías solicitadas. 7. REGISTROS: En el presupuesto. 8. ANEXOS No aplica ULTIMO CAMBIO REVISADO APROBADO 216

228 PROCEDIMIENTO: Elaboración del Plan de Compras FECHA: Noviembre/2007 INDICADOR: Plan de compras No 1 DESCRIPCIÓN DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO Secretaría General PUNTO CONTROL DOCUMENTOS OBSERVACIÓN La dependencia solicitante, previa evaluación de sus necesidades, solicitará los elementos necesarios, al almacén y en forma escrita, con todos los requerimientos técnicos y de calidad. Auxiliar administrativo 10 minutos Solicitudes. Se hace anual y dentro de los primeros 30 días. 217

229 PROCEDIMIENTO: Elaboración del Plan de Compras FECHA: Noviembre/2007 INDICADOR: Plan de compras No 2 DESCRIPCIÓN DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO Se consolidan los pedidos de las diferentes oficinas clasificándolos (bines de consumo, bienes inmuebles y bienes devolutivos). Secreta ría General Auxiliar administrativo 60 minutos PUNTO CONTROL DOCUMENTOS OBSERVACIÓN Sabana de bienes solicitados. Contenido del Plan: -- *Descripción del bien o servicio adquirido. *Cantidad de bienes y servicios. *Valor unitario de cada medida. *Modalidad de adquisición realizada. *Rubro presupuestado afectado. *período de adquisición. 218

230 PROCEDIMIENTO: Elaboración del Plan de Compras FECHA: Noviembre/2007 INDICADOR: Plan de compras No 3 4 DESCRIPCIÓN DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO Con base en los valores de ellos que tenga establecidos en los inventarios se valora el costo de los mismos. Secretaría General Auxiliar administrativo PUNTO CONTROL DOCUMENTOS OBSERVACIÓN Plan de compras Se envía a tesorería para que este sea incluido dentro del presupuesto Secretaría de Hacienda. Alcalde aprueba el plan 219

231 PROCESO: Administración de recursos físicos PROCEDIMIENTO: Formulación del Plan de Compras Dependencia Solicitante Secretaría de General y de Gobierno Almacén- Tesorería Despacho del Alcalde INICIO Solicita los elementos necesarios, al almacén y en forma escrita, - 1- Se consolidan los pedidos de las diferentes oficinas -2- Se valora el costo del bien. -3- Envió a tesorería para que este sea incluido dentro del presupuesto. -4- Plan de compras Alcalde aprueba FIN 220

232 7.4 PROCESO: Contratación PROCEDIMIENTO: Licitación Pública EMISIÓN ELABORADO APROBADO Noviembre de 2007 Sec General Alcalde 1. PROPOSITO: Llevar a cabo la adquisición de servicios, bienes, productos o contratar obras, de acuerdo con la Ley 80 de ALCANCE: El procedimiento inicia con la toma de decisión de la apertura de la licitación mediante un acto administrativo y termina con la liquidación del contrato. 3. NORMATIVIDAD: Ley 80 de PRODUCTO: Contrato 5. RESPONSABILIDAD: En el presente procedimiento intervienen: Secretaria de Planeación y el Tesorero. 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS: Acto administrativo de apertura de la licitación, CDP, carta de veeduría ciudadana, Constancia de fijación, Constancia de retiro de los términos, Acta de apertura de urna y cierre de la Licitación 7. REGISTROS: Libro radicador 8. ANEXOS No aplica ÚLTIMO CAMBIO REVISADO: APROBADO: 221

233 PROCEDIMIENTO: Licitación Pública FECHA: Noviembre/2007 INDICADOR: No Licitaciones/ No adquisiciones mayor cuantía No 1 DESCRIPCIÓN DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO Toma decisión de la apertura de la licitación o concurso mediante la expedición de un Acto Administrativo 2 Estudios Previos Expide Certificado de 3 disponibilidad presupuestal Elaborar los términos 4 de referencia y hacer la invitación. Consignar el valor de 5 los términos y los reclaman. 6 Recibe propuestas con sus anexos y se guardan en la urna, en presencia de los interesados. Secretaría de Planeación y Obras Públicas Secretaría de Planeación y Obras Públicas Secretaria de Planeación y Obras Públicas Secretaria de Planeación y Obras Públicas 10 min. 60 min. Tesorería Tesorero 5 min. Secretaría de Planeación y Obras Públicas Secretaría de Planeación y Obras Públicas Secretaría de Planeación y Obras Públicas Secretaria de Planeación y Obras Públicas 30 min. Proponentes 5 min. Secretaria de Planeación y Obras Públicas 30 min. PUNTO CONTROL Visto bueno del alcalde DOCUMENTOS Acto administrativo de apertura de la licitación o concurso. CDP carta de veeduría ciudadana Constancia de fijación, Constancia de retiro de los términos. Acta de apertura de urna y cierre de la Licitación OBSERVACIÓN Debe estar contemplado en el plan de compras Los solicita a la dependencia que necesite el elemento servicio. Relaciona en libro radicador. o 222

234 PROCEDIMIENTO: Licitación Pública FECHA: Noviembre/2007 INDICADOR: No Licitaciones/ No adquisiciones mayor cuantía No 9 7 DESCRIPCIÓN DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO Evaluación Jurídica y Técnica 8 Elabora Contrato Secretaría de Planeación y Obras Públicas Secretaría de Planeación y Obras Públicas Secretaria de Planeación y Obras Públicas Secretaria de Planeación y Obras Públicas Registro presupuestal Tesorería Tesorero Aprobación de pólizas Contrato adicional Liquidación contrato del Secrecretaría de Planeación y Obras Públicas 30 min. 20 min. 5 min. 5 min. Secretaría de Planeación y Obras Públicas 10 min. Secretaría de Planeación y Obras Públicas 15 min. PUNTO CONTROL DOCUMENTOS Resolución adjudicación Notificación contratista. OBSERVACIÓN Relaciona la documentación recibida en libro radicador. de y al Resolución de aprobación de pólizas, Acta inicio, acta de suspensión, acta de reinicio, acta de recibo parcial. Publicación Otro si, acta de modificación. Acta de liquidación 223

235 PROCESO: Contratación PROCEDIMIENTO: Licitación Pública Planeación Tesorería Proponentes Alcalde Apertura de la licitación.- 1- Visto bueno del alcalde Estudios previos.-2- Expide CDP.-3- Términos de referencia e invitación.-4- Consignación y reclamo de los términos de referencia 5- Recibe propuestas y se guardan en la urna.-6- Evaluación Jurídica y Técnica -7- Contrato.-8- Aprobación pólizas.-10- Registró presupuestal

236 Contrato adicional SI NO Otro si Liquida contrato FIN 225

237 PROCESO: Contratación PROCEDIMIENTO: Contratación directa PROCEDIMIENTO: Contratación Directa EMISIÓN: ELABORADO: APROBADO: Noviembre de 2007 Secretaria de Gobierno Alcalde 1. PROPOSITO: Llevar a cabo la adquisición de servicios, bienes, productos o contratar obras, de acuerdo con la Ley 80 de ALCANCE: Se inicia con la toma de decisión de comprar el elemento y con el perfeccionamiento del contrato. 3. NORMATIVIDAD: Numeral 1 artículo 24 parágrafo del artículo 39 de la ley PRODUCTO: Contrato 5. RESPONSABILIDAD: Secretaria de Planeación y Obras Públicas, Tesorero 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS: CDP 7. REGISTROS: Relaciona la documentación recibida en libro radicador. 8. ANEXOS No aplica ULTIMO CAMBIO: REVISADO: APROBADO: 226

238 PROCEDIMIENTO: Contratación Directa FECHA: Noviembre 2007 INDICADOR: No de contratos directos No adquisiciones de menor cuantía No DESCRIPCIÓN PUNTO DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO CONTROL DOCUMENTOS 1 Alcalde Toma decisión de Secretaría de Secretaría de aprueba comprar el General y de General y de 10 min. con su elemento. Gobierno Gobierno firma. 2 Revisa especificaciones de lo solicitado y Secretaría de Secretaría de la posibilidad de 60 min. realizar contratación directa. 3 Expide disponibilidad presupuestal la General y de Gobierno Secretaría de General y de Gobierno General y de Gobierno Tesorero 5 min. CDP OBSERVACIÓN Debe estar contemplado en el plan de compras y ser de menor cuantía. De acuerdo a la cuantía (numeral 1 del artículo 24 y parágrafo del artículo 39), se hace el contrato con formalidades plenas o sin formalidades plenas Planeación maneja los contratos de obras públicas y Sec. Gobierno los contratos compras. 4 Invita a los posibles oferentes Secretaría de General y de Gobierno Secretaría de General y de Gobierno 30 min. 227

239 PROCEDIMIENTO: Contratación Directa FECHA: Noviembre 2007 INDICADOR: No de contratos directos No adquisiciones de menor cuantía No DESCRIPCIÓN PUNTO DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO CONTROL DOCUMENTOS 5 Secretaría de Entrega de General y de Proponentes propuestas Gobierno 5 min. 6 Revisa contenido, Secretaría de calidad, valor de General y de los bienes, Secretaría de Gobierno evalúan y General y de Secretaría de seleccionan la Gobierno General y de propuesta más Gobierno favorable. 30 min. 7 Secretaría de Planeación y Secretaría de Elaboración del Obras Públicas General y de documento o Secretaría de Gobierno contractual. General y de Públicas 8 Perfeccionamiento del contrato. Gobierno Secretaría de General y de Gobierno 30 min. Secretaría de General y de Gobierno 20 min. OBSERVACIÓN Relaciona documentación en libro radicado la recibida 228

240 PROCESO: Contratación PROCEDIMIENTO: Contratación Directa Secretaría de gobierno Tesorero Alcalde Proponentes INICIO Aprueba Comprar elemento. -1- Revisa lo solicitado Expide CDP -3- Invita a los oferentes Entrega de propuestas. -5- Selección de propuesta -6- Contrato -7- Perfeccionam iento del contrato. -8- FIN 229

241 PROCESO: Preparación, aprobación, liquidación, ejecución y control del presupuesto P PROCEDIMIENTO: Preparación y Aprobación del Presupuesto EMISIÓN: octubre de 2007ELABORADO POR: APROBADO POR: Tesorería Alcalde 1. PROPOSITO: Establecer el presupuesto de ingresos y gastos para cada vigencia fiscal realizando una programación optima de los recursos disponibles. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia con la proyección de ingresos de acuerdo con el comportamiento histórico, análisis comparativo, plan de inversiones, plan de acción y con el cálculo del servicio de la deuda. 3. NORMATIVIDAD: La ejecución de este procedimiento tiene en cuenta el Estatuto del Presupuesto y el Decreto 111 Ley PRODUCTO: Presupuesto 5. RESPONSABILIDAD: En el presente procedimiento intervienen: Tesorería, Secretaría de Planeación y Obras Públicas. 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS: Actuación y Comunicado, Proyecto de Acuerdo, Decreto, Constancia de Publicación, Comunicado. 7. REGISTROS: En la Gaceta Municipal u órgano administrativos del municipio de difusión de los actos 8. ANEXOS No aplica ULTIMO CAMBIO: REVISADO: APROBADO: 230

242 PROCEDIMIENTO: Preparación y Aprobación del Presupuesto FECHA: Noviembre/2007 INDICADOR: Presupuesto y tiempo limite Procedimiento. No DESCRIPCIÓN Realizar con base en el plan financiero las proyecciones de ingresos de acuerdo con el 1 comportamiento histórico, análisis comparativo, plan de inversiones, plan de acción y calcular el servicio de la deuda. 2 Presentar el plan de compras 3 Presentar las propuestas de trabajo para la vigencia siguiente con los respectivos requerimientos presupuestales. DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO Tesorería y Planeación Secretaría General y de Gobierno Todas Tesorero y Secretario de Planeación Secretario General y de Gobierno Secretarios de Despacho 120 min. PUNTO CONTROL DOCUMENTOS OBSERVACIÓN Proyección de ingresos 5 min. Comunicado 60 min. Actuación y Comunicado Antes del 30 de julio de cada año Antes del quince (15) de agosto 231

243 PROCEDIMIENTO: Preparación y Aprobación del Presupuesto FECHA: Noviembre/2007 INDICADOR: Presupuesto y tiempo limite Procedimiento. No DESCRIPCIÓN 4 Estudiar y analizar la información allegada efectuando los ajustes necesarios y proyectar el presupuesto de ingresos y gastos DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO Tesorería Tesorero 120 min. PUNTO CONTROL El Concejo de Gobierno y el Alcalde, estudian, analizan y ordenan los ajustes Presentar el proyecto de presupuesto de ingresos y gastos definitivo al Consejo durante los 10 primeros días del mes de noviembre para su estudio y aprobación. DOCUMENTOS OBSERVACIÓN Proyecto de Acuerdo La Secretaría del Concejo pasa el Proyecto de Acuerdo al Alcalde si es aprobado por el Concejo Municipal (dentro de los 5 días hábiles siguientes a la aprobación) o notificar al mismo de la no aprobación. 232

244 PROCEDIMIENTO: Preparación y Aprobación del Presupuesto FECHA: Noviembre/2007 INDICADOR: Presupuesto y tiempo limite Procedimiento. No DESCRIPCIÓN Expedir el Proyecto de Presupuesto presentado oportunamente, con las modificaciones introducidas en primer debate en el evento de 5 no ser aprobado por el Concejo o expedir el Decreto de Liquidación del presupuesto de conformidad con la normatividad vigente. Coordinar la publicación en la Gaceta Municipal u 6 órgano de difusión de los actos administrativos del municipio Preparar los libros y/o 7 sistemas para iniciar la ejecución presupuestal DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO PUNTO CONTROL Tesorería Tesorero 30 min. Decreto Tesorería Tesorero 10 min. DOCUMENTOS OBSERVACIÓN Constancia de Publicación. Tesorería Tesorero 30 min. Comunicado Antes del 31 de diciembre. 233

245 PROCESO: Preparación, aprobación, liquidación, ejecución y control. PROCEDIMIENTO: Preparación y aprobación del presupuesto. Tesorería Planeación Sec Gobierno Realizar proyecciones de ingresos.-1- Presupue sto de ingresos y gastos.-4- Presupuest o -5- Present ar plan de compra.- 2- Todas Present ar las propuest as de trabajo- 3- Concejo de gobierno Alcalde Analizan ordenan ajustes presupuesto y los al Publicació n en gaceta-6- Preparar libros-7- FIN 234

246 PROCESO: Preparación, aprobación, liquidación, ejecución y control del presupuesto. PAC PROCEDIMIENTO: Elaboración, Aprobación y Modificación del PAC EMISIÓN: ELABORADO: APROBADO: Noviembre de 2007 Tesorero Alcalde 1. PROPOSITO: Realizar los ajustes mensuales requeridos según el comportamiento de la ejecución de ingresos y/o gastos y las proyecciones de los mismos, con el objeto de facilitar la ejecución presupuestal. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia 3. NORMATIVIDAD:.Artículos 73 y 74 del decreto 111/96. Decreto 568 Artículos del 24 al PRODUCTO: PAC 5. RESPONSABILIDAD: En el presente procedimiento intervienen: 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS: Acto administrativo de presupuesto aprobado para la vigencia siguiente, Ejecución histórica mensual, Compromisos de pago de deuda pública, 4Proyecciones no recurrentes de los diferentes rubros tanto de ingresos como de gastos (participaciones, transferencias, ingresos o gastos ocasionales), Cronograma de proyectos de inversión y Recursos del balance. 7. REGISTROS: Gaceta 8. ANEXOS No aplica ULTIMO CAMBIO: REVISADO: APROBADO: 235

247 PROCEDIMIENTO: Elaboración, Aprobación y modificación del PAC FECHA: Noviembre/2007 INDICADOR: PAC No DESCRIPCIÓN 1 Calcular el posible comportamiento de los ingresos mes a mes de acuerdo con los datos de ejecuciones históricas y las proyecciones realizadas. DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO Tesorería Municipal Tesorero 60 min. PUNTO CONTROL DOCUMENTOS OBSERVACIÓN PAC ingresos Actuación de y Con apoyo de los siguientes documentos: 1. Acto administrativo de presupuesto aprobado para la vigencia siguiente, 2.Ejecución histórica mensual, 3. compromisos de pago de deuda pública, 4. Proyecciones no recurrentes de los diferentes rubros tanto de ingresos como de gastos (participaciones, transferencias, ingresos o gastos ocasionales) 5. Cronograma de proyectos de inversión. 6. Recursos del balance. 236

248 PROCEDIMIENTO: Elaboración, Aprobación y modificación del PAC FECHA: Noviembre/2007 INDICADOR: PAC No DESCRIPCIÓN Proyectar el PAC de gastos de acuerdo con el presupuesto aprobado, los planes e informes presentados por cada dependencia Detectar mensualmente los ajustes que deban realizar al PAC y gestionarlos ante el CONFIS Elaborar el proyecto de acto administrativo de modificación al PAC DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO Tesorería Municipal Tesorería Municipal Tesorería Municipal Tesorero Tesorero 60 min. 60 min. Tesorero 30 min. PUNTO CONTROL Someter a consideración del alcalde el proyecto consolidado para obtener visto bueno y realizar la convocatoria y presentación al CONFIS Comunicar al Alcalde los ajustes que deban efectuarse. DOCUMENTOS OBSERVACIÓN PAC de ingresos y gastos. Realizar los ajustes pertinentes y enviar copia a cada dependencia. Enviar copia a cada dependencia. 237

249 PROCESO: Preparación, aprobación, liquidación, ejecución y control. PROCEDIMIENTO: Elaboración y Aprobación del PAC. Tesorería CONFIS Alcalde INICIO Calcular comportamiento de los ingresos. Proyectar el PAC de gastos. -2- Someter a consideración Acto administrativo de modificación SI Al PAC se le hacen ajustes? Elaborar el PAC ingresos y gastos. -4- NO FIN 238

250 7.6 PROCESO: Elaboración, ejecución, seguimiento y evaluación del EOT P PROCEDIMIENTO: Elaboración del EOT EMISIÓN: ELABORADO APROBADO Noviembre de 2007 Sec Hacienda Alcalde 1. PROPÓSITO: Ordenar el territorio por un período de cuatro períodos constitucionales de la Administración Municipal. 2. ALCANCE: El proceso inicia con el diagnóstico y termina con la presentación del proyecto de EOT ante el Concejo Municipal para su aprobación. 3. NORMATIVIDAD: Ley 388 de PRODUCTO: EOT 5. RESPONSABILIDAD: Jefe de Planeación y Alcalde Municipal 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS: Cartografía 7. REGISTROS: Gaceta 8. ANEXOS No aplica LTIMO CAMBIO: REVISADO: APROBADO: 239

251 PROCEDIMIENTO: Elaboración EOT FECHA: Noviembre/2007 INDICADOR: EOT No PUNTO DESCRIPCIÓN DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO CONTROL Diagnóstico: se hace el 1 conocimiento y Oficina de Jefe de reconocimiento Planeación Planeación de la 3 días organización territorial 2 Se construye la visión 3 Se construye el componente general: objetivos, estrategias y contenidos estructurales de largo plazo. Oficina de Planeación Oficina de Planeación Jefe de Planeación Jefe de Planeación 2 horas 3 días DOCUMENTOS OBSERVACIÓN Este reconocimiento se hace sobre lo natural y lo construido Esta debe ser coherente y congruente con las potencialidades y oportunidades presentes en el territorio Prevalece sobre los demás componentes dado que constituye el marco general para la definición del componente urbano y rural. 240

252 PROCEDIMIENTO: Elaboración EOT FECHA: Noviembre/2007 INDICADOR: EOT No DESCRIPCIÓN DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO PUNTO CONTROL DOCUMENTOS OBSERVACIÓN 4 5 Se construye el componente urbano: Políticas, acciones, programas y normas para encauzar y administrar el desarrollo físico urbano. Oficina de Planeación Oficina de Planeación Jefe de Planeación 3 días Se construye el componente rural: políticas, acciones, programas y normas. Jefe de Planeación 3 días 241

253 PROCEDIMIENTO: Elaboración EOT FECHA: Noviembre/2007 INDICADOR: EOT No DESCRIPCIÓN DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO PUNTO CONTROL 6 Programa de ejecución 7 Cartografía 8 Se consolida el EOT y se hace el resumen Oficina de Planeación Oficina de Planeación Oficina de Planeación Jefe de Planeación 5 días Jefe de Planeación 12 días Jefe de Planeación 30 min. EOT DOCUMENTOS OBSERVACIÓN Este define con carácter obligatorio las actuaciones sobre.el territorio previsto en el POT, que serán ejecutadas durante el período de la correspondiente administración municipal y cuyo contenido deberá señalar las prioridades, la programación de actividades, las entidades responsables y los recursos respectivos. Se constituye en una memoria explicativa del plan de ordenamiento territorial, como medio de socialización y divulgación a la ciudadanía. 242

254 PROCEDIMIENTO: Elaboración EOT FECHA: Noviembre/2007 INDICADOR: EOT No PUNTO DESCRIPCIÓN DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO CONTROL Se presenta Oficina de Jefe de Revisión del 9 ante el concejo Planeación Planeación Alcalde DOCUMENTOS OBSERVACIÓN 243

255 PROCESO: EOT Oficina de Planeación PROCEDIMIENTO: Elaboración EOT Alcalde INICIO Se construye el componente general. -1- Se construye la visión. -2- Se construye el componente general. -3- Se construye el componente urbano. -4- Se construye el componente rural. -5- Programa de ejecución Cartografía. -7- EOT y resumen - Alcalde revisa FIN 244

256 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Al abordar el autodiagnóstico elaborado por cada uno de los municipios, y el levantamiento del mapa de riesgos, se llega a evidenciar la importancia de implementar el control interno, para minimizar el impacto de los riesgos y garantizar la misión dentro de un contexto seguro. Se concluye que: Para las entidades es prioritario definir planes de acción que permitan implementar el control interno. Este documento resuelve esta condición. En los municipios se ejerce control interno, sin siquiera tener claro que es, todo se queda en el papel. Además de esto se encarga una oficina y se olvida que es responsabilidad de todos los servidores públicos del municipio. Se recomienda por último que la oficina de control interno lidere todo el proceso aclaro no se trata de que lo implemente sola-, hasta lograr la interiorización del mismo en cada uno de los niveles. 245

257 BIBLIOGRAFÍA ALBA TERCEDOR, C. R. (2000) Desaparición o reestructuración del Estado: reformas de la Administración o reformas de la gobernación, en Trinidad, A. (Coordinador) (2000) Evaluación y calidad en las organizaciones públicas, Madrid, INAP. CIRCULAR 03 DEL 27 DE SEPTIEMBRE DE 2005 DEL CONSEJO ASESOR. Lineamientos generales para la implementación del manual de implementación MECI 1000:2005. CIRCULAR 03 DE 2006; Ampliación del termino para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, adoptado mediante el Decreto 1599 del 20 de mayo de CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Resolución No, 142 de 2006; por la cual se adopta el manual de implementación del modelo estándar de control interno MECI 1000:2005 en el estado colombiano. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Decreto 2621 de 2006; por el cual se modifica el Decreto 1599 de 2005, sobre el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA DE ED. Bogotá: ESAP-Centro de Publicaciones, DEPARTAMENTO ADMINISTRTIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICO Guía de Modernización de Entidades Públicas DAFP ESCUEAL SUPERIOR DE ADMINISTRACIÒN PÚBLICA Ley 489 de 1998: Estatuto Básico de Organización y Funcionamiento de la Administración Pública. Bogotá: ESAP-Unidad de Publicaciones, MANUAL DE IMPLEMENTACIÓN MECI 1000:2005. Instructivo para el ajuste del Manual específico de funciones Y de competencias laborales DAFP 246

258 Anexo A. Acta No 1 adopción de MECI REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA MUNICIPIO DE BELTRÁN NIT ACTA No. 1 LUGAR Y FECHA: BELTRÁN, 21 DE AGOSTO DE 2007 La suscrita ALCALDESA MUNICIPAL, LIGIA RODRÍGUEZ, conjuntamente con el Equipo Directivo de la Entidad manifiestan su interés de coadyuvar de manera directa y recurrente a la Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en el Municipio de Beltrán Cundinamarca, a través de la expedición de un acto administrativo por medio del cual se adopta y reglamenta el Modelo Estándar de Control Interno, en cumplimiento del mandato constitucional y legal de la Entidad Pública y en particular a lo establecido en el Decreto 1599 del 20 de Mayo de El Sistema de Control Interno que se adopta, se constituirá un instrumento gerencial que permita el cumplimiento de los objetivos fijados por la Entidad en desarrollo de su función institucional y el mejoramiento de la gestión, así como la calificación del ejercicio del Control Interno con el fin de garantizar la eficiencia, eficacia, transparencia y efectividad en el cumplimiento de sus fines sociales. Esta herramienta fundamental, le permitirá a la Entidad Pública desarrollar, implementar y mantener en operación del Sistema de Control Interno establecido en la Ley 87 de Con base en este Modelo Estándar de Control Interno se busca unificar criterios y parámetros básicos de Control Interno, procurando construir la mejor forma de armonizar los conceptos de control, eliminando la dispersión conceptual existente, permitiendo una mayor claridad sobre la forma de desarrollar la función administrativa del Estado. Este Sistema se constituye en una herramienta de control que tiene la ciudadanía para analizar el grado de gestión de la Entidad, contribuye a la calidad de la gestión institucional, a la calificación de los Planes de Mejoramiento, el fenecimiento de las Cuentas, el ejercicio del Control Interno Contable, el cumplimiento de las medidas de austeridad y Lucha contra la Corrupción, entre otros aspectos. La suscrita ALCALDESA MUNICIPAL, LIGIA RODRÍGUEZ, y su Equipo Directivo expresan su compromiso con el diseño, implementación, seguimiento y evaluación del Sistema de Control Interno que se adopta para la Entidad, conforme al Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005 y convoca a los demás niveles directivos y a todos los servidores públicos, a poner en marcha los 247

259 métodos y procedimientos necesarios para que el Control Interno se convierta en un medio efectivo para el cumplimiento de la Misión y los objetivos institucionales de la Entidad Pública. Igualmente, la suscrita y su equipo Directivo se comprometen a adelantar la sensibilización sobre el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y a generar y estimular la participación de los Servidores Públicos a su cargo en pro del Diseño, Implementación, Desarrollo, Seguimiento y Evaluación del mismo. Así mismo, se compromete a tener en cuenta las recomendaciones y observaciones producto de la Evaluación Independiente de las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, como un insumo básico dentro del proceso de planeación y seguimiento. Para constancia se firma en el Municipio de Beltrán Cundinamarca a los veintiún (21) días del mes de Agosto de 2007 LIGIA RODRÍGUEZ ALCALDESA MUNICIPAL NOTIFICADO FABIÁN ORLANDO MANTILLA JEFE DE PLANEACION Y JEFE DE CONTROL INTERNO MÓNICA CARRANZA SECRETARIA DE HACIENDA 248

260 Anexo B. Acto administrativo de adopción de MECI REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA ALCALDÍA MUNICIPAL DE BELTRÁN NIT DECRETO No 42 DE 2007 (Agosto 10) el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en el municipio de Beltrán -Cundinamarca LA ALCALDESA MUNICIPAL DE BELTRÁN CUNDINAMARCA En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por la Ley 87 de 1993, en sus artículos 5, 13 y. CONSIDERANDO: Que la Constitución Política en su Artículo 209, establece: "La Administración Pública, en todos sus órdenes, tendrá un Control Interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley"; Que, a su vez, entre otros aspectos, el Artículo 269 de la Constitución Política establece que: "En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, de conformidad con lo que disponga la Ley"; Que, respecto a la responsabilidad del Control Interno, la Ley 87 de 1993 " la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", dispuso en el artículo 6 que: "El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos"; 249

261 Que mediante Decreto No. 024 del 30 de Agosto de 2002 SE CONFORMA EL COMITÉ DE CONTROL INTERNO. Que el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiana, MECI 1000:2005, en su artículo 1 establece la obligación de adoptar el MECI 1000:2005, el cual forma parte integral del citado Decreto. Que le Código Disciplinario Único, Ley 734 de 2002, en su Artículo 34, Numeral 31 establece entre los Deberes de todo Servidor Público: Adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna de que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen. Que se hace necesario incorporar y establecer todos los elementos enunciados en el anexo técnico al Sistema de Control Interno de la Entidad, con el fin de ajustarlo a las nuevas normas y tendencias de control, para que este sea efectivo, eficiente y eficaz. DECRETA: TITULO I. SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Artículo 1. ADOPCIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005. Adoptar para el municipio de Beltrán Cundinamarca el Modelo Estándar de Control Interno y su estructura establecida en el Decreto 1599 del 20 de mayo de ARTÍCULO 2. DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO. Se entiende por Control Interno el Sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una Entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. Artículo 3. PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Atendiendo los principios constitucionales y legales, la adopción e implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 se 250

262 enmarca, integra y complementa en los principios del Sistema de Control Interno que a continuación se establecen: 3.1. De Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política De Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública De Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus Reglamentos. Artículo 4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Los objetivos específicos que busca el Sistema de Control Interno son los siguientes: 4.1. Objetivos de Control de Cumplimiento. Constituyen objetivos de Control al Cumplimiento de la función administrativa de la Entidad Pública los siguientes: a) Establecer las acciones que permitan a la Entidad garantizar el cumplimiento de las funciones a su cargo, con base en el marco legal que le es aplicable. b) Determinar el marco legal que le es aplicable a la Entidad, con base en el principio de autorregulación. c) Diseñar los procedimientos de verificación y evaluación que garanticen el cumplimiento del margo legal aplicable Objetivos de Control Estratégico. Constituyen objetivos de Control Estratégico de la Entidad Pública los siguientes: a) Crear conciencia en todos los servidores públicos de la Entidad sobre la importancia del Control, mediante la generación y mantenimiento de un 251

263 entorno favorable que permita la aplicación de los principios del Modelo Estándar de Control Interno. b) Establecer los procedimientos que permitan el diseño y desarrollo organizacional de la Entidad de acuerdo con su naturaleza, características y propósitos que le son inherentes. c) Diseñar los procedimientos necesarios, que permitan a la Entidad Pública cumplir la misión para la cual fue creada y proteger los recursos que se encuentren bajo su custodia, buscando administrar en forma diligente los posibles riesgos que se pueden generar Objetivos de Control de Ejecución. Constituyen objetivos de Control de Ejecución de la Entidad Pública los siguientes: a) Determinar los procedimientos de prevención, detección y corrección que permitan mantener las funciones, operaciones y actividades institucionales en armonía con los principios de eficacia, eficiencia y economía. b) Velar porque todas las actividades y recursos de la Entidad estén dirigidos hacia el cumplimiento de su misión. c) Establecer los procedimientos, que garanticen la generación y registro de información oportuna y confiable necesaria para la toma de decisiones, el cumplimiento de la Misión y la Rendición de Cuentas a la Comunidad. d) Diseñar los procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicación interna y externa a fin de dar a conocer la información que genera la Entidad Pública de manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que su operación se ejecute adecuada y convenientemente Objetivos de Control de Evaluación. Constituyen objetivos de Control de Evaluación de la Entidad Pública los siguientes: a) Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en tiempo real, realizar seguimiento a la gestión de la Entidad por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, permitiendo acciones oportunas de corrección y de mejoramiento. b) Establecer los procedimientos de verificación y evaluación permanentes del Control Interno. c) Garantizar la existencia de la función de Evaluación Independiente de las Oficinas de Control Interno, auditorias internas o quien haga sus veces 252

264 sobre la Entidad Pública, como mecanismo de verificación a la efectividad del Control Interno. d) Propiciar el mejoramiento continuo del control y de la gestión de la Entidad, así como de su capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de interés. e) Establecer procedimientos que permiten integrar las observaciones de los Órganos de Control Fiscal, a los planes de mejoramiento establecidos por la Entidad Objetivos de Control de Información. Constituyen objetivos de Control a la Información de la Entidad los siguientes: a) Establecer los procedimientos necesarios para garantizar la generación de información veraz y oportuna. b) Establecer los procedimientos que permitan la generación de información que por mandato legal, le corresponde suministrar a la entidad a los Órganos de Control externo. c) Garantizar la publicidad de la información que se genere al interior de la Entidad. d) Garantizar el suministro de información veraz y oportuna para el proceso de Rendición de Cuentas Públicas. Artículo 5. ESTRUCTURA DE CONTROL. Con base en los Artículos 3º y 4º de la Ley 87 de 1993, A fin de permitir el cumplimiento de los anteriores objetivos se hace necesario articular los diferentes métodos y procedimientos de prevención, corrección y evaluación a la forma de operación de la Entidad, configurándose para este fin los Subsistemas, Componentes y Elementos que interrelacionados bajo un enfoque sistémico, generan una Estructura de Control para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la Entidad así: 1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL. ELEMENTOS DE CONTROL: Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos Desarrollo del Talento Humano Estilo de Dirección. 253

265 1.2. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. ELEMENTOS DE CONTROL: Planes y Programas Modelo de Operación por Procesos Estructura Organizacional COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO. ELEMENTOS DE CONTROL: Contexto Estratégico Identificación del Riesgo Análisis del Riesgo Valoración del Riesgo Políticas de Administración del Riesgo. 2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL. ELEMENTOS DE CONTROL: Políticas de Operación Procedimientos Controles Indicadores Manual de Procedimientos COMPONENTE INFORMACIÓN. ELEMENTOS DE CONTROL: Información Primaria Información Secundaria Sistemas de Información COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA. ELEMENTOS DE CONTROL: Comunicación Organizacional Comunicación Informativa Medios de Comunicación. 3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN. ELEMENTOS DE CONTROL: Autoevaluación del Control Autoevaluación de Gestión COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE. ELEMENTOS DE CONTROL: 254

266 Evaluación del Sistema de Control Interno Auditoría Interna COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO. ELEMENTOS DE CONTROL: Plan de Mejoramiento Institucional Planes de Mejoramiento por Procesos Planes de Mejoramiento Individual. Parágrafo: Los Artículos siguientes definen los Subsistemas, los Objetivos de los Componentes y los criterios básicos que deben tenerse en cuenta en el desarrollo y puesta en operación del Sistema de Control Interno. TÍTULO II. SUBSISTEMAS, COMPONENTES Y ELEMENTOS. CAPÍTULO I. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO. Artículo 6. SUSBISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO: Es el Conjunto de Componentes de Control que al interrelacionarse entre sí, permiten el cumplimiento a la orientación estratégica y organizacional de la Entidad Pública. Artículo 7. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL. Conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse, otorgan una conciencia de control a la Entidad Pública influyendo de manera profunda en la planificación, la gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le es aplicable a la Entidad. Artículo 8. ELEMENTOS DEL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL. El Componente Ambiente de Control esta integrado por los siguientes Elementos de Control: 8.1. Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos: Elemento de Control, que define el estándar de conducta de la Entidad Pública. Establece las declaraciones explícitas que en relación con las conductas de los Servidores Públicos, son acordados en forma participativa para la consecución de los propósitos de la Entidad, manteniendo la coherencia de la gestión con los principios consagrados en la Constitución, la Ley y la finalidad social del Estado Desarrollo del Talento Humano: Elemento de Control, que define el compromiso de la Entidad Pública con el desarrollo de las competencias, 255

267 habilidades, aptitudes e idoneidad del Servidor Público. Determina las políticas y prácticas de gestión humana a aplicar por la Entidad, las cuales deben incorporar los principios de justicia, equidad y transparencia al realizar los procesos de selección, inducción, formación, capacitación y evaluación del desempeño de los Servidores Públicos del Estado Estilo de Dirección: Elemento de Control, que define la filosofía y el modo de administrar del Gobernante o Gerente Público, estilo que se debe distinguir por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pública. Constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar u orientar las acciones de la Entidad hacia el cumplimiento de su Misión, en el contexto de los fines sociales del Estado. Artículo 9. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. Conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse, establecen el marco de referencia que orienta la Entidad Pública hacia el cumplimiento de su Misión, el alcance de su Visión y la conduce hacia el cumplimiento de sus objetivos globales. Artículo 10. ELEMENTOS DEL COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. El Componente Direccionamiento Estratégico está integrado por los siguientes Elementos de Control: Planes y Programas: Elemento de Control, que permite modelar la proyección de la Entidad Pública a corto, mediano y largo plazo e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas y los resultados previstos Modelo de Operación por Procesos: Elemento de Control, que permite conformar el estándar organizacional que soporta la operación de la Entidad Pública, armonizando con enfoque sistémico la Misión y Visión institucional orientándola hacia una Organización por Procesos, los cuales en su interacción, interdependencia y relación causa-efecto garantizan una ejecución eficiente, y el cumplimiento de los objetivos de la Entidad Pública Estructura Organizacional: Elemento de Control, que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la Entidad, permitiendo dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su Misión. Artículo 11. COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO. Conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse, permiten a la Entidad Pública evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos 256

268 positivos, que permitan identificar oportunidades, para un mejor cumplimiento de su función. Artículo 12. ELEMENTOS DEL COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO. El Componente Administración del Riesgo está integrado por los siguientes Elementos de Control: Contexto Estratégico: Elemento de Control, que permite establecer el lineamiento estratégico que orienta las decisiones de la Entidad Pública, frente a los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos producto de la observación, distinción y análisis del conjunto de circunstancias internas y externas que puedan generar eventos que originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su Función, Misión y Objetivos Institucionales Identificación de Riesgos: Elemento de Control, que posibilita conocer los eventos potenciales, estén o no, bajo el control de la Entidad Pública, que ponen en riesgo el logro de su Misión, estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia Análisis del Riesgo: Elemento de Control, que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la Entidad Pública para su aceptación y manejo Valoración del Riesgo: Elemento de Control, que determina el nivel o grado de exposición de la Entidad a los impactos del riesgo, permitiendo estimar las prioridades para su tratamiento Políticas de Administración de Riesgos: Elemento de Control, que permite estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones, respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la Entidad Pública. CAPÍTULO II. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN. Artículo 13. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN. Conjunto de Componentes de Control, que al interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecución de los procesos de la Entidad Pública, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su Misión. Artículo 14. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL. Conjunto de Elementos de Control, que garantizan el control a la ejecución de la función, planes y programas de la Entidad Pública, haciendo efectivas las acciones 257

269 necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos. Artículo 15. ELEMENTOS DEL COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL. El Componente Actividades de Control está integrado por los siguientes Elementos de Control: Políticas de Operación. Elemento de Control, que establece las guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la Entidad Pública; define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de la Administración del Riesgo previamente definidos por la Entidad Procedimientos: Elemento de Control, conformado por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación de la Entidad Pública. Establece los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades y define la construcción de los flujogramas que establecen las relaciones y el curso de la información organizacional Controles: Elemento de Control, conformado por el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos de la Entidad Pública Indicadores: Elemento de Control, conformado por el conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión de toda Entidad Pública. Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la Entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos Manual de Procedimientos: Elemento de Control, materializado en una normativa de autorregulación interna que contiene y regula la forma de llevar a cabo los procedimientos de la Entidad Pública, convirtiéndose en una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los Servidores Públicos. Artículo 16. COMPONENTE INFORMACIÓN. Conjunto de Elementos de Control, conformado por datos que al ser ordenados y procesados, adquiere significado para los grupos de interés de la Entidad Pública a los que va dirigido. Hace parte fundamental de la operación de la Entidad al convertirse en 258

270 insumo para la ejecución de los procesos y a su vez en producto de los mismos. Garantiza la base de la transparencia de la actuación pública, la Rendición de Cuentas a la Comunidad y el cumplimiento de obligaciones de información. Artículo 17. ELEMENTOS DEL COMPONENTE INFORMACIÓN. El Componente Información está integrado por los siguientes Elementos de Control: Información Primaria: Elemento de Control, conformado por el conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la organización está en permanente contacto, así como de las variables que no están en relación directa con la Entidad Pública, pero que afectan su desempeño Información Secundaria: Elemento de Control, conformado por el conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior de la Entidad Pública, provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de los diferentes sistemas de información que soportan la Gestión de la Entidad Sistemas de Información: Elemento de Control, conformado por el conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la generación de información, orientada a soportar de manera más eficiente la gestión de operaciones en la Entidad Pública. Artículo 18. COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA. Conjunto de Elementos de Control, que apoya la construcción de visión compartida, y el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la Entidad Pública con sus grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales, en concordancia con lo establecido en el Artículo 32 de la Ley 489 de Artículo 19. ELEMENTOS DEL COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA. El Componente Comunicación Pública está integrado por los siguientes Elementos de Control: Comunicación Organizacional. Elemento de Control, que orienta la difusión de políticas y la información generada al interior de la Entidad Pública para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la Entidad Comunicación Informativa. Elemento de Control, que garantiza la difusión de información de la Entidad Pública sobre su funcionamiento, gestión 259

271 y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés externos Medios de Comunicación: Elemento de Control, que se constituye por el conjunto de procedimientos, métodos, recursos e instrumentos utilizados por la Entidad Pública para garantizar la divulgación, circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido, hacia los diferentes grupos de interés. CAPÍTULO III. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN. Artículo 20. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN. Conjunto de Componentes de Control que al actuar interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la Entidad Pública; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y actividades; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la Organización Pública. Artículo 21. COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN. Conjunto de Elementos de Control, que al actuar en forma coordinada en la Entidad Pública, permite en cada área organizacional medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos por la Entidad. Artículo 22. ELEMENTOS DEL COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN. El Componente Autoevaluación está integrado por los siguientes Elementos de Control: Autoevaluación del Control: Elemento de Control, que basado en un conjunto de mecanismos de verificación y evaluación, determina la calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos y de cada área organizacional responsable, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas Autoevaluación a la Gestión: Elemento de Control, que basado en un conjunto de indicadores de gestión diseñados en los Planes y Programas y en los Procesos de la Entidad Pública, permite una visión clara e integral de su comportamiento, la obtención de las metas y de los resultados previstos e identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientación de la Entidad Pública hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales. 260

272 Artículo 23. COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE. Conjunto de Elementos de Control, que garantiza el examen autónomo y objetivo del Sistema de Control Interno, la gestión y resultados corporativos de la Entidad Pública por parte de la Oficina de Control Interno, Unidad de Auditoria Interna o quién haga sus veces. Presenta como características la independencia, la neutralidad y la objetividad de quien la realiza y debe corresponder a un plan y a un conjunto de programas que establecen objetivos específicos de evaluación al control, la gestión, los resultados y el seguimiento a los Planes de Mejoramiento de la Entidad. Artículo 24. ELEMENTOS DEL COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE. El Componente Evaluación Independiente está integrado por los siguientes Elementos de Control: Evaluación del Sistema de Control Interno: Elemento de Control, cuyo objetivo es verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control Interno en el cumplimiento de los objetivos de la Entidad Pública Auditoria Interna: Elemento de Control, que permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de una Entidad Pública. Así mismo, permite emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos más importantes de la gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción de los diferentes grupos de interés. Artículo 25. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO. Conjunto de Elementos de Control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de Autoevaluación, de Evaluación Independiente y en las observaciones formales provenientes de los Órganos de Control. Artículo 26. ELEMENTOS DEL COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO. El Componente Planes de Mejoramiento está integrado por los siguientes Elementos de Control: Plan de Mejoramiento Institucional: Elemento de Control, que permite el mejoramiento continuo y cumplimiento de los objetivos institucionales de orden corporativo de la Entidad Pública. Integra las acciones de mejoramiento que a nivel de sus macroprocesos o componentes corporativos debe operar la Entidad Pública para fortalecer integralmente su desempeño institucional, cumplir con su función, misión y objetivos en los términos establecidos en la Constitución, la Ley, teniendo en cuenta los 261

273 compromisos adquiridos con los Organismos de Control Fiscal, de Control Político y con los diferentes grupos de interés Planes de Mejoramiento por Procesos: Elemento de Control, que contiene los planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y de las áreas responsables dentro de la Organización Pública, deben adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el cumplimiento de los objetivos de la Entidad en su conjunto Planes de Mejoramiento Individual: Elemento de Control, que contiene las acciones de mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los Servidores Públicos para mejorar su desempeño y el del área organizacional a la cual pertenece, en un marco de tiempo y espacio definidos, para lograr una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad. T Í T U L O III. ROLES Y RESPONSABILIDADES. CAPÍTULO I. Artículo 27. RESPONSABILIDAD DE LA ALTA DIRECCIÓN. La Alta Dirección debe asegurarse de que los diferentes niveles de responsabilidad y autoridad en materia de Control Interno, están definidas y comunicadas dentro de la Entidad. El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas a que hace referencia el artículo 5 de la Ley 87 de 1993, será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás funcionarios de la respectiva entidad. Artículo 28. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN. Para efectos de garantizar la operacionalización de las acciones necesarias al desarrollo, implementación y mejoramiento continúo del Sistema de Control Interno basado en el Modelo Estándar de Control Interno que establece la Resolución 1599 del 20 de Mayo de 2005, el Representante Legal podrá delegar dicha función en el directivo de primer nivel de la respectiva Entidad competente para ello, quién actuará bajo las políticas establecidas por el Comité de Coordinación de Control Interno. A su vez la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del Modelo Estándar de Control 262

274 Interno estará a cargo del Jefe de la Oficina de Control Interno, Auditor Interno o quien haga sus veces en la respectiva Entidad. Artículo 29. COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. El Comité de Coordinación de Control Interno se reunirá por lo menos cada dos (2) meses. Deberá adoptar un reglamento interno y cumplir con las funciones establecidas en los Decretos 1826 de 1994 y 2145 de Artículo 30. RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y/O PARTICULARES QUE EJERCEN FUNCIONES PÚBLICAS. Los Servidores Públicos y/o Particulares que ejercen funciones públicas, son responsables de la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo; por la supervisión continua a la eficacia de los controles integrados. Así mismo, por desarrollar la autoevaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia o unidad administrativa a la cual pertenecen. Artículo 31. OFICINA DE CONTROL INTERNO, UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA O QUIEN HAGA SUS VECES. La Oficina de Control Interno, Unidad de Auditoría Interna o quien haga sus veces con base en los artículos 3º numeral d), 9º y 12º de la Ley 87 de 1993, es responsable por realizar la Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno y la Gestión de la Entidad Pública, así como por el seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional, generando las recomendaciones correspondientes y asesorando a la Alta Dirección para su puesta en marcha. TÍTULO IV. FUNCIONALIDAD DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. Artículo 32. FUNCIÓN DE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE. Es el examen autónomo del Sistema de Control Interno y de las acciones llevadas a cabo por la Oficina de Control Interno, será adelantada por personas que no están directamente involucradas en la operación diaria y cotidiana, y cuya neutralidad les permite emitir juicios objetivos sobre los hechos de la Entidad Pública. Artículo 33. FUNCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA. Es el examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados, con el fin de determinar si los recursos se han utilizado con economía, eficacia, eficiencia y transparencia; si se han observado las normas internas y externas aplicables y si los mecanismos de comunicación públicas son confiables. El objetivo fundamental es emitir juicios fundados a partir de las evidencias sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, planes y 263

275 programas. Estas deben cubrir cuatro aspectos básicos de evaluación: Cumplimiento, Soporte Organizacional, Gestión y Resultados. Artículo 34. HERRAMIENTAS DE EVALUACIÓN. El Grupo Evaluador de la Oficina de Control Interno, para llevar a cabo la evaluación del Control Interno, de la gestión y resultados de la Entidad, así como el seguimiento a los Planes de Mejoramiento, utilizará como base de dicha función las metodologías y herramientas de evaluación establecidas por las instancias competentes del Estado y Órgano de Control Fiscal correspondiente. Artículo 35. INFORMES A PRESENTAR POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, presentará al Representante Legal de la Entidad, y al Comité de Coordinación de Control Interno, los siguientes informes relacionados con la Evaluación Independiente del Control Interno, la gestión, los resultados y el mejoramiento continuo de la Entidad Pública Informe Ejecutivo Anual de Evaluación del Sistema de Control Interno. El Jefe de la Oficina de Control Interno, Auditor Interno, Asesor o quién haga sus veces, asumiendo su rol de evaluador independiente, deberá reportar a su Representante Legal a más tardar el 30 de Enero de cada año, el Informe Ejecutivo Anual de Evaluación del Sistema de Control Interno, presentando el grado de avance y desarrollo en la Implementación del Sistema de Control Interno, conforme a lo establecido en el literal e) del artículo 8 del Decreto 2145 de Así mismo, también lo deberán presentar a sus respectivas Juntas o Consejos Directivos, así como a los responsables de la orientación y coordinación de los sectores administrativos. De otra parte, los Representantes Legales a su vez, remitirán al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las entidades del orden nacional y territorial, antes del 16 de febrero de cada año, copia del Informe Ejecutivo Anual de Evaluación del Sistema de Control Interno, conforme a lo establecido en el artículo 2 del Decreto 2539 de 2000, que contenga el resultado final, documento que servirá de base para el Informe que sobre el avance del Control Interno del Estado presentará al inicio de cada legislatura el Presidente de la República al Congreso de la República, Informes de Auditoría Interna: El Jefe de la Oficina de Control Interno, Auditor Interno, Asesor o quién haga sus veces, reporta al Representante Legal y al Comité de Coordinación de Control Interno, las debilidades y deficiencias que se presentan en la gestión de operaciones de la Entidad Pública. 264

276 Toma como base las normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, los métodos y herramientas de Auditoría Interna que permiten una Evaluación Independiente cierta sobre la gestión y los resultados de la Entidad. Los informes deberán elaborarse periódicamente con base en el Plan de Auditoría establecido y ejecutado formalmente por la Oficina de Control Interno y validado por el Comité de Coordinación de Control Interno. Artículo 36. FORMA Y ARCHIVO DE LOS INFORMES. Los informes de Evaluación del Control Interno y de Auditoría Interna, elaborados y presentados por la Oficina de Control Interno, se consignarán en medios documentales y magnéticos que garanticen su conservación, reproducción y consulta por parte de la Entidad y los Órganos de Control Externos cuando estos lo requieran. Para tales efectos, se implementará un archivo consecutivo que permanecerá en poder la Oficina de Control Interno y del archivo general de la Entidad, conforme a los criterios sobre Tablas de Retención fijados en las normas correspondientes emitidas por el Archivo General de la Nación y atendiendo los requisitos de calidad contenidas en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004. Artículo 37. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS SOBRE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO. La Oficina de Control Interno, comunicará oportunamente por escrito al Representante Legal de la Entidad y al Comité de Coordinación de Control Interno, los resultados de la Evaluación del Control Interno de la Entidad con las correspondientes recomendaciones para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno. Artículo 38. DE LA APLICACIÓN DE RECOMENDACIONES Y CORRECTIVOS. Con base en lo establecido en el Artículo 6º de la Ley 87 de 1993, el Representante Legal de la Entidad, los directivos y el Comité de Coordinación de Control Interno son los responsables de la aplicación de las recomendaciones y correctivos resultantes de la evaluación del Control Interno, así como también de las recomendaciones originadas en los procesos de Auditoría Externa de los Órganos de Control Fiscal. T ÍT U L O V. DISPOSICIONES VARIAS. Artículo 39. NORMAS DE CONTROL INTERNO CONTABLE. El municipio de Beltrán - Cundinamarca se acogerá a la reglamentación que sobre políticas, métodos y procedimientos de Control Interno Contable, expida la Contaduría General de la Nación a fin de garantizar la razonabilidad, confiabilidad y 265

277 oportunidad de los estados e informes contables y la utilidad social de la información financiera, económica y social que debe generar la Entidad Pública para sí misma, los diferentes grupos de interés externos y para garantizar el cumplimiento de obligaciones de información. Artículo 40. MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO. El municipio de Beltrán - Cundinamarca, en cumplimiento de las normas vigentes y del presente Decreto, expedirá a través de un Acto Administrativo, las políticas, directrices, métodos y procedimientos específicos mediante los cuales deberán implementarse los diferentes subsistemas, componentes y elementos de control del Sistema de Control Interno, así como los procedimientos, guías, formatos, y métodos para su evaluación, elaboración, ejecución de los planes de mejoramiento y cumplimiento de obligaciones de información y documentación. Para estos efectos adoptará los métodos y procedimientos conforme a las directrices emanadas del Departamento Administrativo de la Función Pública para las entidades del Estado, de conformidad con el artículo 3 del Decreto 1599 del 20 de mayo de Artículo 41. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y REGULACIÓN: El presente Decreto será aplicable a todas las áreas organizacionales del municipio de Beltrán Cundinamarca y su reglamentación de orden operativo se realizará por medio de actos administrativos por las cuales se adopten los conceptos, metodologías, guías e instrumentos de aplicación así como los manuales e instrumentos que le sean inherentes. Artículo 42. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en Beltrán Cundinamarca a los diez días del mes de agosto de LIGIA RODRÍGUEZ Alcaldesa Municipal 266

278 Anexo C. Acto administrativo del comité de control interno REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA ALCALDÍA MUNICIPAL DE BELTRÁN NIT DECRETO No _55 DE 2007 (Noviembre 2) la cual se modifica el decreto No. 024 de Agosto 30 de 2002 la cual crea el Comité de Control Interno para la Alcaldía Municipal de Beltrán Cundinamarca. La Alcaldesa Municipal de Beltrán Cundinamarca, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales y, CONSIDERANDO: Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 209, señala que la administración pública tendrá un sistema de Control Interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley y entre otros aspectos, el Artículo 269 de la Constitución Política establece que: "En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, de conformidad con lo que disponga la Ley"; Que el artículo 13 de la Ley 87 de 1993 establece que cada entidad debe contar con un comité asesor de control interno, encargado de velar por el cumplimiento de planes, programas y proyectos, con aplicación de los procedimientos legalmente establecidos. Que se hace necesario renovar el comité pues no corresponde con la estructura administrativa ni con el manual de funciones vigente - acuerdo 004 de 1996, y acuerdo 025 del mismo año. DECRETA: Artículo 1: CREACIÓN. Crease el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía Municipal de Beltrán-Cundinamarca, del cual formarán parte representantes del más alto nivel jerárquico de las áreas funcionales de la entidad. 267

279 Artículo 2: OBJETIVOS. Son Objetivos del Comité de Coordinación de Control Interno los siguientes: 1. Buscar la óptima coordinación de las acciones del organismo de las acciones del organismo tendientes a atender los principios constitucionales que deben caracterizar la administración pública. 2. Proteger los recursos de la entidad, procurando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten. 3. Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación con el objetivo de recomendar las medidas adecuadas para mejorar y agilizar los procedimientos. Artículo 3: CONFORMACIÓN. El Comité de Coordinación de Control Interno estará integrado por: Alcalde Secretario General Secretario de Hacienda Jefe de Oficina de Servicios Públicos Domiciliarios Jefe de Planeación Artículo 4: FUNCIONES. Son funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno las siguientes: a). Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno. b). Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos del organismo o entidad, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios. C). Asesorar en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos. d). Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como para utilización de indicadores de gestión generales y por áreas. e). Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias del organismo o entidad. 268

280 f). Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las dependencias de la entidad. g). Coordinar con las dependencias del organismo el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades. h). Presentar a consideración del Alcalde Municipal propuestas de modificación a las normas sobre control interno vigentes. j). Las demás que le sean asignadas por el Alcalde Municipal. Artículo 5: ASISTENCIA. La asistencia a las sesiones del Comité es obligatoria e indelegable. La inasistencia injustificada a los mismos será causal de mala conducta. Artículo 6: REUNIONES. El Comité se reunirá cada dos (2) meses. Artículo 7: QUORUM. El Comité no podrá reunirse ni deliberar con menos de la mitad de sus miembros. Las decisiones se tomaran por la mayoría absoluta de los asistentes y en caso de presentarse empate se definirá por el voto del Representante Legal. Artículo 8: ACTAS. De las reuniones del Comité, el Secretario levantara actas que contendrán los temas tratados, deliberaciones, recomendaciones y responsabilidades asignadas durante la sesión y serán remitidas a cada uno de los participantes para su revisión y aprobación. Las actas del Comité serán suscritas por el Secretario de Gobierno o su delegado y por el Secretario Técnico. Artículo 9: VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias. COMUNIQUESE Y CUMPLASE Dada en Beltrán Cundinamarca, a los 2 días del mes de Noviembre de LIGIA RODRÍGUEZ Alcaldesa Municipal-Representante legal-. 269

281 Anexo D. Acto administrativo de conformación del equipo de trabajo institucional REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA ALCALDÍA MUNICIPAL DE BELTRÁN NIT DECRETO No 59 DE 2007 (Octubre 26) medio de la cual se conforma el equipo de trabajo institucional responsable de la implementación del Modelo Estándar de Control Interno, MECI 1000:2005 en la Alcaldía LA ALCALDESA MUNICIPAL DE BELTRÁN CUNDINAMARCA En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por la Ley 87 de 1993, en sus artículos 5, 13 y. CONSIDERANDO Que la Constitución Política de Colombia en sus artículo 209, señala que la administración pública tendrá un sistema de Control Interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley y que su función administrativa se desarrollará con fundamento en los principios de igualdad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de los costos ambientales. Que así mismo el artículo 269 de la Constitución Política determina que en las entidades públicas, su autoridad administrativa estará obligada a diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno según la naturaleza de sus funciones. Que el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, MECI 1000:2005. Que, mediante Decreto No. 42, de 10 de Agosto del 2007, la Alcaldesa Municipal adoptó el Modelo Estándar de Control Interno, MECI, 1000:2005 en la Alcaldía Municipal de Beltrán, y el 21 de Agosto de 2007 se suscribió el acta de compromiso entre el representante legal y el equipo directivo de la entidad, manifestando su interés de coadyuvar de manera directa y recurrente a la 270

282 implementación del Modelo Estándar de Control Interno, MECI 1000:2005 en la Alcaldía Municipal de Beltrán. Que la responsabilidad del Control Interno, según lo establece la Ley 87 de 1993 será del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será responsabilidad de 271 los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos; Que en mérito de lo expuesto, DECRETA: Artículo 1º. Organización del equipo de trabajo institucional 3. La Alcaldía Municipal contará con un equipo de trabajo institucional de funcionarios de diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, frente al Control Interno, conformado por tres (3) grupos: a) Un primer grupo directivo, que corresponde al ya conformado Comité de Coordinación de Control Interno, el cual actúa bajo las directrices de la máxima autoridad de la entidad, conforme a lo establecido en el artículo 13 de la Ley 87 del 29 de noviembre de 1993, su Decreto Reglamentario 1826 del 3 de agosto de 1994 y el Decreto 55 de noviembre 2 de 2007 mediante el cual se conforma el Comité de Control Interno en el municipio, estará integrado permanentemente por el Representante Legal, el Secretario General Jefe de Control Interno, Jefe de Planeación, representante de la Dirección, el Secretario de Hacienda y el Jefe de Servicios Públicos Domiciliarios b) Un segundo grupo operativo, que se denominará Equipo MECI, el cual deberá ser coordinado y supervisado por el Directivo de primer nivel Representante del Despacho del Alcalde de que trata el Decreto No 60 de Noviembre 2 de 2007; estará conformado por servidores públicos, de carácter multidisciplinario, con representatividad de todas las áreas organizacionales de la entidad. c) Un tercer grupo evaluador, integrado por el Secretario General y los servidores públicos a su cargo que tendrán bajo su responsabilidad la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continúo del MECI 1000:2005. Parágrafo 1. El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en la Alcaldía a que hace referencia el artículo 5 de la Ley 87 de 1993, será 3 Mirar acta anexa. 271

283 responsabilidad de la máxima autoridad de la Entidad y de los jefes de cada dependencia, así como de los demás funcionarios del municipio (responsabilidad de Todos), por tal razón el Secretario General, quien ejerce las funciones de Control Interno no debe participar de manera directa en las acciones de diseño e implementación del MECI 1000:2005, respetando así su rol de Evaluador Independiente. Artículo 2º. Vigencia y derogatorias. El presente acto administrativo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias. COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE. Dada en Beltrán Cundinamarca, a los 26 días del mes de octubre del 2007 Ligia Rodríguez Alcaldesa Municipal -Representante Legal 272

284 Anexo E. Acto administrativo de designación del representante de la alta dirección en el municipio de Beltrán REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA ALCALDÍA MUNICIPAL DE BELTRÁN NIT DECRETO No 43 DE 2007 (Agosto 10) el cual se designa un Representante para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en el municipio de Beltrán Cundinamarca El Alcalde del municipio de Beltrán - Cundinamarca en uso de sus atribuciones constitucionales y legales y, CONSIDERANDO: Que le compete al municipio de Beltrán - Cundinamarca dar cumplimiento al Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, por medio del cuál se adopta el modelo Estándar de Control interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cuál determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme al artículo 5º de la ley 87 de Que en cumplimiento del mencionado Decreto, se hace necesario designar a un directivo de primer nivel de la entidad, para efectos de garantizar la operacionalización de las acciones necesarias al desarrollo implementación y mejoramiento continuo del sistema de control interno. Que el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de control interno de las entidades del orden nacional y territorial, emitió la Circular No 03 de 2005, por medio de la cuál fijo lineamientos generales para la implementación del modelo estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005. Que mediante acta de Comité de Coordinación de Control interno, de fecha de 19 de octubre de 2006, el señor Alcalde del Municipio de Beltrán 273

285 Cundinamarca designó al Jefe de la Oficina, para el cumplimiento de estas funciones. En mérito de lo anteriormente expuesto, el Alcalde del municipio de Beltrán Cundinamarca, DECRETA: ARTÍCULO PRIMERO: Designar al Ing. Fabián Orlando Mantilla Páez, Jefe de Planeación Municipal, para efectos de garantizar la operacionalización de las acciones necesarias al desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno; quién actuará bajo las políticas establecidas por el Comité de Coordinación de Control interno. ARTÍVCULO SEGUNDO El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias. PUBLÍQUESE Y CUMPLASE Dado en Beltrán Cundinamarca a los diez días del mes de agosto de LIGIA RODRÍGUEZ Alcaldesa Municipal 274

286 Anexo F. Acto administrativo de mejoramiento de los procesos y procedimientos REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA ALCALDIA MUNICIPAL DE JERUSALEN NIT RESOLUCIÓN No DE 2007 () la cual se establecen las directrices y mecanismos para el mejoramiento continúo de los procedimientos de la administración municipal de Jerusalén Cundinamarca. El Alcalde Municipal en uso de sus atribuciones constitucionales y legales y, CONSIDERANDO Que es necesario fijar directrices y mecanismos que permitan el mejoramiento continuo de los procedimientos en la Alcaldía municipal, en armonía con la ley, las reglamentaciones y las políticas y planes gubernamentales de modernización y racionalización de la gestión pública. Que es necesario dar aplicación a la Resolución xxx del del 2007 por la cual se adoptaron los manuales de procedimientos en la Administración Municipal de Jerusalén Cundinamarca. RESUELVE ARTICULO 1. El mejoramiento continuo de los procedimientos en la Administración Municipal, se adelantara conforme a las siguientes Orientaciones. 1. El mejoramiento continuo de procedimientos es la técnica mediante la cual se analizan los procesos y procedimientos en términos de su eficiencia, eficacia, celeridad, cumplimiento de las normas, secuencia, requisitos y tecnología, identificando sus debilidades y fortalezas, con el objeto de ajustarlo y modernizarlo 275

287 para disminuir el impacto negativo de sus debilidades y potenciar sus fortalezas. 2. La Oficina encargada del Control Interno coordinara el mejoramiento continuo de los procesos de la Alcaldía Municipal y brindara a las dependencias la asesoría y asistencia técnica requerida. 3. Los jefes de dependencia serán los responsables directos de la definición y mejoramiento continuo de los de su competencia. 4. La oficina de Control Interno o quién haga sus veces participara en el mejoramiento continúo de los procedimientos para garantizar que estos incorporen los elementos de control que sean necesarios, así como la formulación de propuestas de optimización de los mismos. 5. las actividades de mejoramiento se realizaran de conformidad con las metodologías formuladas por la oficina asesora del control Interno e incluirán la coordinación necesaria entre las diferentes dependencias. 6. las mejoras o modificaciones a los procedimientos se acordaran mediante acta suscrita a la secretaria general y de Gobierno como representante del control interno y al jefe de la oficina de Control Interno. Según la naturaleza del proceso a formalizar. el acta contendrá como mínimo a) Nombre del Procedimiento b) Dependencia líder del procedimiento c) Fecha de la Ultima actualización d) Presentación literal y gráfica del procedimiento e) Marco legal del procedimiento f) Problemas detectados, propuesta de mejoramiento y beneficios resultantes. 7. Los procedimientos se incorporan a los manuales respectivos, lo cual estará a cargo del Representante de la Alta Dirección con apoyo del Equipo MECI, responsable del manejo, distribución y actualización de los mismos. 8. La Secretaria General y de Gobierno determina las metodologías que se aplicaran en la elaboración, modificación y actualización de cada uno de los procedimientos de la alcaldía municipal. ARTICULO 2. Los jefes de las dependencias realizaran con el personal a su cargo al menos una reunión trimestral de revisión, ajustes y mejoramiento de sus procesos y comunicaran por escrito los resultados 276

288 a la Secretaría General y de Gobierno en el curso de la semana siguiente a la sesión, para el estudio conjunto respectivo. ARTICULO 3. Todo funcionario puede sugerir mejoramientos a los procesos en los cuales interviene y en los de la Alcaldía en general, al igual que participar activamente en las sesiones de mejoramiento de los procesos de su respectiva dependencia. ARTICULO 4. Comuníquese la presente Resolución a los jefes de cada dependencia. ARTICULO 5. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias. PUBLÍQUESE Y CUMPLASE Dada en Jerusalén Cundinamarca, a los del 2007 JOSÉ ARNULFO BARRERA SALGUERO Alcalde MunicipalRepresentante Legal 277

289 Anexo G Acto administrativo de modificación del comité de control interno REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA ALCALDIA MUNICIPAL DE JERUSALEN NIT RESOLUCIÓN No _033 DE 2007 (Agosto 28) la cual se modifica el comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía Municipal de Jerusalén El Alcalde Municipal de Jerusalén Cundinamarca, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales y, CONSIDERANDO: Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 209, señala que la administración Pública tendrá un sistema de Control Interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley y que su función administrativa se desarrollará con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y valoración de los costos ambientales. Que, a su vez, entre otros aspectos, el Artículo 269 de la Constitución Política establece que: "En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, de conformidad con lo que disponga la Ley"; Que, respecto a la responsabilidad del Control Interno, la Ley 87 de 1993 " la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", dispuso en el artículo 6 que: "El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos"; 278

290 Que el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiana, MECI 1000:2005, en su artículo 1 establece la obligación de adoptar el MECI 1000:2005, el cual forma parte integral del citado Decreto. Que le Código Disciplinario Único, Ley 734 de 2002, en su Artículo 34, Numeral 31 establece entre los Deberes de todo Servidor Público: Adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoria Interna de que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen. Que la circular no. 03 de 2005 dentro de sus lineamientos Generales establece en su numeral 4 que la entidad deberá contar con un Equipo de Trabajo Institucional con diferentes niveles de autoridad y responsabilidad frente al Control Interno, conformado por tres (3) grupos. Que se hace necesario incorporar y establecer el nuevo cargo directivo de Jefe de Servicios Públicos creado en la entidad mediante decreto 009 de 2007 y el decreto 008 de 2007 de febrero 12 por medio del cual se modifica la estructura, para que haga parte del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno. RESUELVE: Artículo 1: CREACIÓN. Crease el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía Municipal de Jerusalén-Cundinamarca, del cual formarán parte representantes del más alto nivel jerárquico de las áreas funcionales de la entidad. Artículo 2: OBJETIVOS. Son Objetivos del Comité de Coordinación de Control Interno los siguientes: 4. Buscar la óptima coordinación de las acciones del organismo de las acciones del organismo tendientes a atender los principios constitucionales que deben caracterizar la administración pública. 5. Proteger los recursos de la entidad, procurando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten. 6. Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación con el objetivo de recomendar las medidas adecuadas para mejorar y agilizar los procedimientos. Artículo 3: CONFORMACIÓN. El Comité de Coordinación de Control Interno estará integrado por los funcionarios del más alto nivel jerárquico. 279

291 Artículo 4: FUNCIONES. Son funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno las siguientes: a). Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno. b). Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos del organismo o entidad, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios. C). Asesorar en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos. d). Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como para utilización de indicadores de gestión generales y por áreas. e). Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias del organismo o entidad. f). Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las dependencias de la entidad. g). Coordinar con las dependencias del organismo el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades. h). Presentar a consideración del Alcalde Municipal propuestas de modificación a las normas sobre control interno vigentes. j). Las demás que le sean asignadas por el Alcalde Municipal. Artículo 5: ASISTENCIA. La asistencia a las sesiones del Comité es obligatoria e indelegable. La inasistencia injustificada a los mismos será causal de mala conducta. Artículo 6: REUNIONES. El Comité se reunirá cada dos (2) meses. Artículo 7: QUORUM. El Comité no podrá reunirse ni deliberar con menos de la mitad de sus miembros. Las decisiones se tomaran por la mayoría absoluta de los asistentes y en caso de presentarse empate se definirá por el voto del Representante Legal. 280

292 Artículo 8: ACTAS. De las reuniones del Comité, el Secretario levantara actas que contendrán los temas tratados, deliberaciones, recomendaciones y responsabilidades asignadas durante la sesión y serán remitidas a cada uno de los participantes para su revisión y aprobación. Las actas del Comité serán suscritas por el Secretario de Gobierno o su delegado y por el Secretario Técnico. Artículo 9: VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias COMUNIQUESE Y CUMPLASE Dada en Jerusalén Cundinamarca, a los 28 días del mes de agosto de 2007 JOSÉ ARNULFO BARRERA SALGUERO Alcalde Municipal-Representante legal 281

293 Anexo H. Acto administrativo de designación del representante de la alta dirección de Jerusalén. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA ALCALDIA MUNICIPAL DE JERUSALEN NIT RESOLUCIÓN No _036 DE 2007 (Septiembre 7) la cual se modifica la resolución 011 de marzo 5 de 2007 la cual designa el Representante del Despacho del Alcalde Municipal, para garantizar el desarrollo, implementación y mejoramiento del Sistema de Control Interno. El Alcalde Municipal de Jerusalén Cundinamarca, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales y, CONSIDERANDO: Que la Constitución Política en su Artículo 209, establece: "La Administración Pública, en todos sus órdenes, tendrá un Control Interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley"; Que, a su vez, entre otros aspectos, el Artículo 269 de 281 la Constitución Política establece que: "En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, de conformidad con lo que disponga la Ley"; Que, respecto a la responsabilidad del Control Interno, la Ley 87 de 1993 " la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", dispuso en el artículo 6 que: "El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será responsabilidad de los jefes de 282

294 cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos"; Que a través del decreto 1599 de mayo 20 de 2005 el Presidente de la República adoptó el Modelo estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, donde se estableció que las entidades obligadas a implementar el Sistema de Control Interno deberán a su vez adoptar el modelo e implementarlo a su interior. Que mediante la circular 03 de septiembre 27 de 2005 se dictaron los lineamientos para la Implementación del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, Que el punto 3 de la precitada circular señala la responsabilidad del representante legal de la Entidad de designar a un directivo de primer nivel para efectos de garantizar la operacionalización de las acciones necesarias al desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno. Que mediante Resolución número 018, de diciembre 11 de 2006, el Alcalde Municipal adoptó el Modelo Estándar de Control Interno, MECI, 1000:2005 en la Alcaldía Municipal de Jerusalén Cundinamarca. Que el 4 de enero de 2007 se suscribió el acta de compromiso entre el representante legal y el equipo directivo de la entidad, manifestando su interés de coadyuvar de manera directa y recurrente a la implementación del Modelo Estándar de Control Interno, MECI 1000:2005 en la Alcaldía Municipal de Jerusalén Cundinamarca. Que el la circular No. 03 de 2005 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial en su numeral 3 aclara que el representante legal designará un Representante de la Dirección que desarrolle y mantenga el Sistema de Control Interno distinto al jefe de la Oficina de Control Interno. Que la resolución No. 025 del 20 de Diciembre de 2005 le asigno las funciones de Jefe de Control Interno a la Secretaría de Despacho de Planeación Municipal y Obras Públicas del Municipio de Jerusalén, y que mediante Resolución No 011 de marzo 5 de 2007 se designo a la Secretaria de Despacho de planeación Municipal y Obras Públicas Sandra Julissa Cortes como Representante de la Dirección 283

295 RESUELVE: Artículo UNICO: DESIGNACIÓN. Desígnese a la doctora Nancy Orjuela Torres Secretaria de Despacho General y de Gobierno como representante del despacho del Alcalde Municipal para garantizar el desarrollo, implementación y Mejoramiento del Sistema de Control Interno, a través de la adopción e implementación del MECI 1000:2005, quien actuará bajo las políticas establecidas por el Comité Coordinador de Control Interno COMUNIQUESE Y CUMPLASE Dado en el Municipio de Jerusalén Cundinamarca, a los 7 días del mes de septiembre. JOSÉ ARNULFO BARRERA SALGUERO Alcalde Municipal 284

296 Anexo I. Acto administrativo de conformación del equipo de trabajo institucional REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA ALCALDIA MUNICIPAL DE JERUSALEN NIT RESOLUCIÓN No 034 DE 2007 (Agosto 29) medio de la cual se conforma el equipo de trabajo institucional responsable de la implementación en la Alcaldía del Modelo Estándar de Control Interno, MECI 1000:2005 EL ALCALDE MUNICIPAL DE JERUSALÉN CUNDINAMARCA En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por la Ley 87 de 1993, en sus artículos 5, 13 y. CONSIDERANDO Que la Constitución Política de Colombia en sus artículo 209, señala que la administración pública tendrá un sistema de Control Interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley y que su función administrativa se desarrollará con fundamento en los principios de igualdad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de los costos ambientales. Que así mismo el artículo 269 de la Constitución Política determina que en las entidades públicas, su autoridad administrativa estará obligada a diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno según la naturaleza de sus funciones. Que de conformidad con la Ley 87 de 1993 las instituciones públicas tienen la obligación de establecer un Sistema de Control Interno, que incluya la evaluación y control de la gestión. 285

297 Que el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, MECI 1000:2005 y el Anexo Técnico que hace parte integral del citado decreto, establece el marco conceptual del MECI para las entidades del Estado, el cual debe ser desarrollado mediante las metodologías, procedimientos e instructivos que el Departamento Administrativo de la Función Pública, DAFP, para la implementación del Sistema de Control Interno. Que, mediante Resolución No. 018, de 11 de diciembre del 2006, el Alcalde Municipal de Jerusalén adoptó el Modelo Estándar de Control Interno, MECI, 1000:2005 en la Alcaldía Municipal de Jerusalén. Que el 4 de enero de 2007 se suscribió el acta de compromiso entre el representante legal y el equipo directivo de la entidad, manifestando su interés de coadyuvar de manera directa y recurrente a la implementación del Modelo Estándar de Control Interno, MECI 1000:2005 en la Alcaldía Municipal de Jerusalén. Que la responsabilidad del Control Interno, según lo establece la Ley 87 de 1993 será del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos; Que, medio del Convenio Interadministrativo de Cooperación No. SPC 081 de 2007 el Departamento de Cundinamarca Secretaría de Planeación y la Escuela Superior de Administración Pública ESAP-, aúnan esfuerzos técnicos, administrativos y financieros para que estudiantes del Programa de Ciencias Políticas y Administrativas, realicen el fortalecimiento administrativo en los municipios de Cundinamarca, este solicita y apoya en el municipio de Jerusalén el Diseño e Implementación del MECI y en la elaboración del Manual de Procesos y Procedimientos. Que en mérito de lo expuesto RESUELVE: Artículo 1º. Organización del equipo de trabajo institucional. La Alcaldía Municipal contará con un equipo de trabajo institucional de funcionarios de diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, frente al Control Interno, conformado por tres (3) grupos: a) Un primer grupo directivo, que corresponde al ya conformado Comité de Coordinación de Control Interno, el cual actúa bajo las directrices de la máxima autoridad de la entidad, conforme a lo establecido en el artículo 13 de la Ley

298 del 29 de noviembre de 1993, su Decreto Reglamentario 1826 del 3 de agosto de 1994 y la Resolución 033 de 2007, estará integrado permanentemente por el representante legal, la Secretaria de Despacho General y de Gobierno, el Tesorero General, el Jefe de Servicios Públicos, la Secretaria de Despacho de Planeación y Obras Públicas Representante del Despacho del Alcalde Municipal en materia de Control Interno y la Asesora Jurídica Heida Inés Carrillo. b) Un segundo grupo operativo, que se denominará Equipo MECI, el cual deberá ser coordinado y supervisado por el Directivo de primer nivel Representante del Despacho del Alcalde de que trata la Resolución No 036 de Septiembre ; estará conformado por servidores públicos, de carácter multidisciplinario, con representatividad de todas las áreas organizacionales de la entidad, así: c) Un tercer grupo evaluador, integrado por la Secretaria de Despacho de Planeación y Obras Públicas y los servidores públicos a su cargo que tendrán bajo su responsabilidad la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continúo del MECI 1000:2005. Parágrafo 1. El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en la Alcaldía instituto a que hace referencia el artículo 5 de la Ley 87 de 1993, será responsabilidad de la máxima autoridad de la Entidad y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás funcionarios de la respectiva Entidad (responsabilidad de Todos), por tal razón la Secretará de Despacho de Planeación y Obras Públicas quien ejerce las funciones de Control Interno no debe participar de manera directa en las acciones de diseño e implementación del MECI 1000:2005, respetando así su rol de Evaluador Independiente. Artículo 2º. Vigencia y derogatorias. El presente acto administrativo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias. COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE 287

299 FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO Anexo J. Folleto información SISTEMA DE CONTROL INTERNO RECUERDE! Autocontrol Autorregulación Subsistema de Control Estratégico Subsistema de Control de Evaluación Subsistema de Control de Gestión Servidores Públicos de Jerusalén, de parte de la Gobernación de Cundinamarca Secretaría de Planeación, de la Escuela Superior de Administración Pública ESAPy de la misma Alcaldía les agradecemos su colaboración y esfuerzo realizado en su participación de los procesos de diseño e implementación del MECI y el diseño y la elaboración del manual de procesos y procedimientos, ya que es gracias a esto que se puede mejorar el escenario del que todos hacemos Parte. Autogestión 288

300 que es importante el control interno? Qué es MECI? Para que implementar MECI? qué implementar MECI? Quien es el responsable? Convenio Interadministrativo de Cooperación No. SPC 081 de 2007 Departamento de Cundinamarca ESAP-, Qué es el Control Interno? Conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen todos los servidores del Municipio y permite cumplir los compromisos contraídos con la ciudadanía de una forma SEGURA Garantiza la coordinación de las acciones y la fluidez de la información y comunicación. Anticipa y corrige de manera oportuna, las debilidades que se presentan en el quehacer institucional. MECI Es una herramienta de control de gestión, expedida mediante el Decreto 1599 de 2005, el cual tiene como objetivo apoyar el sistema de control interno de cada Quién es el responsable? TODOS LOS SERIVORES PUBLICOS 289

301 Anexo K. Sensibilización y socialización del MECI SENSIBILIZACIÒN E INTERIORIZACION DEL MECI MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO EN EL MUNICIPIO DE BELTRÁN CUNDINAMARCA OBJETIVO 4 : Concienciar a los servidores públicos de la Alcaldía Municipal de Beltrán sobre el rol que deben desempeñar en la implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, de manera que se entienda que la responsabilidad de implementar y fortalecer el Sistema de Control Interno Institucional no es de la oficina de control interno, del Representante de la Alta Dirección ni del Alcalde sino de todos. Presentación del Convenio: medio del Convenio Interadministrativo de Cooperación No. SPC 081 de 2007 el Departamento de Cundinamarca Secretaría de Planeación y la Escuela Superior de Administración Pública ESAP-, aúnan esfuerzos técnicos, administrativos y financieros para que estudiantes del Programa de Ciencias Políticas y Administrativas, realicen el fortalecimiento administrativo en los municipios de Cundinamarca, previo las siguientes consideraciones. Que el artículo 298 de la Constitución Política, establece que los Departamentos tienen a su cargo la administración de los asuntos secciónales y la planificación y promoción del desarrollo económico y social dentro de su territorio en los términos establecidos en la Constitución. Que la Escuela Superior de Administración Pública ESAP, es una institución universitaria organizada como establecimiento público del Orden Nacional, que tiene como misión la investigación, la formación y la proyección social en los campos del saber de la Administración Pública y el Estado. Que en el Plan Departamental de Desarrollo Cundinamarca es tiempo de crecer, Programa: Fortalecimiento Institucional, Regional, Departamental y Municipal en Cundinamarca: Subprograma: Apoyo al fortalecimiento institucional, Regional, Departamental y Municipal en Cundinamarca, se establece dentro de sus líneas de acción: apoyar el fortalecimiento y modernización fiscal, financiera y administrativa de los municipios de Cundinamarca. El MECI se constituye en escenario donde es posible generar un fortalecimiento administrativo, eficiente y eficaz en Beltrán. Nota: El proceso tiene una duración total de un mes, requiere prioridad en la Administración ya que tiene un plazo determinado por la ley. 4 Circular No. 03 de

302 1. Actividad Lluvia de ideas. Se entregara a cada funcionario un cuestionario para indagar sobre la cultura de control interno en la entidad y porque es o no importante. Primero cada persona y después se harán tres grupos de cuatro personas donde comentarán sus apreciaciones, y por último compartiremos las ideas de todos los grupos para llegar a una conclusión. Materiales Utilizados: Lugar: Oficina de Archivo Central Taller por escrito Esferos, uno por funcionario Folleto informativo 2. Antecedentes del Control Interno: Constitución de Se categorizó el control interno como un instrumento orientado a garantizar el logro de los objetivos de cada entidad del Estado y el cumplimiento de los principios que rigen la función publica. Ley 87 de Establece normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado. Ley 489 de Crea el Sistema Nacional de Control Interno. Decreto 1599 de DAFP y MECI Con el fin de buscar mayor eficacia e impacto del control interno en las entidades del Estado, el DAFP promueve la adopción e implementación de un modelo de control interno, iniciativa acogida por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de control Interno con el Decreto 1599 de 2005 por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 3. EL MECI Modelo Estándar de Control Interno 291

303 292

304 Fundamentos: Autocontrol: Capacidad de cada servidor público de evaluar su trabajo, detectar sus desviaciones, efectuar los correctivos necesarios, mejorar los roles y en general, asumir como propio el control. Autorregulación: Capacidad institucional para reglamentar los asuntos de su función. Autogestión: Capacidad para medir, interpretar, coordinar y aplicar la función administrativa. El modelo se estructura en tres grandes subsistemas: Subsistema de control estratégico, Subsistema de control de gestión y Subsistema de control de evaluación. Subsistema de Control estratégico: Proporciona los parámetros de control para cumplir la visión, misión, objetivos, principios, metas y políticas. Subsistema de Control de la Gestión: Proporciona los parámetros necesarios para desarrollar la gestión (planes, programas, procesos, actividades, procedimientos, recursos, información y medios de comunicación. Subsistema de Control de Evaluación: Esta en especial compete a todos los servidores y trata de la valoración permanente de los resultados de la entidad, a través de los diferentes mecanismos de verificación y evaluación. Componentes. Subsistema de Control Estratégico Ambiente de control: Los servidores y la forma como interactúen son los únicos generadores de cambios positivos que deben redundar en una autogestión de las entidades. Sus elementos son: Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos, las Políticas de Administración del Talento Humano y el Estilo de Dirección. Direccionamiento Estratégico: A donde queremos llegar y con que herramientas lo vamos a hacer. Sus elementos son: Planes y Programas, el modelo de operación por procesos y la Estructura Organizacional. Administración de riesgos: Conocer la posibilidad de hechos que puedan afectar el normal funcionamiento de la entidad, para poder asumirlos, minimizar su impacto y transferirlos a terceros (pólizas de seguros). Subsistema de Control de la Gestión. 293

305 Actividades de Control: Permite monitorear el cumplimiento de las metas y reorientarlas de manera oportuna, cuando se presenten desviaciones. Sus elementos son: Políticas de Operación, Procedimientos, Controles, Indicadores y Manuales de Operación. Información: Combina la información primaria (información externa proveniente de las instancias con las cuales esta en permanente contacto pero que afectan su desempeño) y la secundaria ( los datos que se originan dentro de la entidad) Los sistemas de información integrados suponen la existencia de una relación armónica que permite minimizar las capturas de la información y obtener resultados homogéneos. Sus elementos son: información primaria, información secundaria y sistemas de información. Comunicación Pública: Poner en común; expresar el cumplimiento de sus compromisos como un deber de la administración. y un derecho de la comunidad expresar el cumplimiento de sus compromisos. Sus elementos son: Comunicación Interna u Organizacional, La Externa o Informativa y los Medios de Comunicación. Subsistema de control de Evaluación: La autoevaluación: Identificar procesos que no tienen un correcto funcionamiento en su interior. Sus elementos son: Autoevaluación de Control y Autoevaluación de la Gestión. Evaluación Independiente: Debe haber independencia entre la evaluación la la gestión; es decir separación entre el diseño y la implementación de los procesos así la oficina de control no se convierte en juez y parte. La auditoria tiene como objetivo la emisión de juicios y recomendaciones a partir de evidencia objetiva y verificable. Sus elementos son: Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno y Auditoria interna. Planes de Mejoramiento: Deseo de los servidores públicos por cambiar lo que está mal hecho, por buscar la excelencia. Se basa en el resultado de los hallazgos y recomendaciones producidos por una evaluación externa o por una autoevaluación. Sus elementos son: Plan de Mejoramiento Institucional, Plan de Mejoramiento por Procesos y Plan de Mejoramiento Individual. 294

306 Actividad lluvia de ideas en la sensibilización del MECI. Qué es Control Interno? Control interno. Conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen todos los servidores del Municipio y le permiten estar siempre atento a las condiciones de satisfacción de los compromisos contraído con la ciudadanía. qué es importante el Control Interno? Garantiza la coordinación de las acciones y la fluidez de la información y comunicación. Anticipa y corrige de manera oportuna, las debilidades que se presentan en el que hacer de la Administración. Qué es MECI? Es una herramienta de control de gestión, expedida mediante el Decreto 1599 de 2005, el cual tiene como objetivo apoyar el sistema de control interno de cada entidad. El MECI proporciona la estructura básica para evaluar la estrategia, la gestión y los mecanismos de evaluación del proceso administrativo. Cuyo propósito es orientar a las entidades hacia el cumplimiento de sus objetivos y a la contribución de estos a los fines esenciales del Estado Para que implementar MECI? Para coadyuvar a la administración Pública en el cumplimiento de la misión, visión, objetivos y principios para lo cual fue creada. qué implementar el MECI? que se debe dar cumplimiento a la ley y adoptar mecanismos que garanticen una buena gestión administrativa y el cumplimiento de los objetivos institucionales. Quién es el responsable? Todos los servidores públicos de la Alcaldía Municipal de Beltrán. 295

307 Nombre: Cargo: Dependencia: Fecha: PROCESO DE SENSIBILIZACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE MECI LLUVIA DE IDEAS Qué es Control Interno? qué es importante el Control Interno? Qué es MECI? Para que implementar MECI? qué implementar el MECI? Quién es el responsable? 296

308 Anexo L. Preparación al autodiagnóstico PREPARACIÓN AAL AUTODIAGNÓSTICO DEL CONTROL INTERNO EXISTENTE Objetivo Socializar con los funcionarios que subsistemas, componentes o elementos existen en el municipio o están por mejorar. 1. Preparación del Diagnóstico. a) Se hará para todos los funcionarios de la Administración Central, una verificación de los Subsistemas, Componentes y Elementos existentes en el municipio o por mejorar. Y se explicarán las diversas etapas de implementación del MECI. Grafico 2 Etapas cumplidas por la administración según la circular 03 de 2005 del Consejo Nacional Asesor en materia de Control Interno para Entidades Nacionales y Territoriales: Acta de compromiso. Acto de adopción del MECI. 297