Manual: temas complementarios

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1 SisConGes & Estrategia Manual: temas complementarios V 2.0 SisConGes & Estrategia info@sistemacontrolgestion.com VERSIÓN 2.0

2 Índice 3. Temas complementarios Crear versiones de documentos desde documentos Guardar histórico de copias de archivos modificados Consulta y creación de notas Consulta y creación de notas como tareas Función de eliminar carpetas, documentos y notas Función buscar en la aplicación Función poner los títulos de mensajes en menús y submenús Ejemplos de funcionamiento del SCGDoc... Error! Marcador no definido. 4.1 Ejemplo del proceso de una Due Diligence... Error! Marcador no definido. Sisconges & Estrategia 2

3 3. Temas complementarios 3.1 Crear versiones de documentos desde documentos Para crear versiones de un documento es mejor poner un solo archivo en los documentos, veamos un ejemplo: Primera versión, Debe de crear así la segunda versión: y subimos el nuevo fichero de la versión 2 Sisconges & Estrategia 3

4 Podemos ver las anteriores versiones aquí: Puede consultar aquí las versiones anteriores Sisconges & Estrategia 4

5 Recordar siempre para volver a consultar la versión actual ir a 3.2 Guardar histórico de copias de archivos modificados Esta opción nos permite ver de un mismo archivo el histórico de cambios realizados sobre el mismo archivo desde un documento. Sisconges & Estrategia 5

6 Situación de partida Volvemos a subir el archivo modificado: Sale este icono que permite consultar las versiones o copias anteriores: Pulsando sobre volvemos al fichero inicial. Sisconges & Estrategia 6

7 3.3 Consulta y creación de notas Las notas se generan en un documento, pueden ser de dos tipos se envían por o se guardan en el documento, no se borran, pero sí que se guardan tachadas, sólo las puede tachar la persona que las creó. Veamos un ejemplo: El usuario inicial envía una nota al otro usuario que sí que recibe , es el destinatario. Pulsar sobre estos dos botones Sisconges & Estrategia 7

8 Veamos el proceso desde el Podemos consultar el e ir a al documento que tiene la nota si queremos desde aquí: Nos pide validación Y nos lleva al documento de la nota directamente por si debemos hacer algún tipo de contestación. Sisconges & Estrategia 8

9 Otra opción es ver desde aquí las notas que tienes pendientes de leer. Por último siempre podemos poner notas directas al documento así: Desactivamos este apartado Y escribimos la nota: Sisconges & Estrategia 9

10 Pulsamos sobre Guardar y Cerrar La nota queda registrada Sisconges & Estrategia 10

11 3. Consulta y creación de notas como tareas Es el mismo procedimiento que el caso anterior pero se trata de crear una nota que tiene asociada una tarea, en este caso quién pone la tarea es quién controla que se ha realizado, los otros usuarios sólo reciben una nota como tarea pendiente. Veamos el circuito Desde un documento crear la nota Sisconges & Estrategia 11

12 Rellenar estos campos Guardar para enviar El usuario que recibe la nota por recibido Puede consultar la nota desde el o bien dese la pantalla consulta de notas pendientes Sisconges & Estrategia 12

13 Ver las notas recibidas pendientes de leer Para consultar la nota pulsar sobre: y nos lleva a la nota Consulta de la nota si quiere hacer cambios o más notas: Sisconges & Estrategia 13

14 Para volver a notas pulse en: como se puede observar la nota ya no está pendiente de leer Siempre puede leer una nota que ya leyó con anterioridad: Y buscarla con el buscador: Pero como está nota lleva asociada una tarea pendiente la tendremos también como tarea pendiente: En este caso la tarea está pendiente hasta que el usuario que nos puso la tarea no al cierre. El usuario que pone la nota por Este usuario tiene la tarea aquí: Debe consultar las enviadas Sisconges & Estrategia 14

15 Desde aquí puede ver los usuarios implicados Y poniendo el cursor sobre este lugar la tarea. puede ver a los usuarios que les ha enviado Ya que las recibidas son las que tiene pendiente. 3.5 Función de eliminar carpetas, documentos y notas Veamos a continuación que podemos eliminar o esconder en su defecto, es importante que sepamos que todo aquello que tenga envíos de s o notas no se puede eliminar del todo pero si ocultar, veamos unos ejemplos. Desde Configuración/Carpetas Sisconges & Estrategia 15

16 Se pude dejar activa o inactiva una carpeta padre así Si se deja inactiva nos ale en el menú principal pero no se borra No eliminar nunca estos menús o carpetas Eliminar desde el apartado de crear carpetas de primer y segundo nivel Se deja sin estar visible no se elimina del todo si tiene información inferior en otros nivel Eliminar Sisconges & Estrategia 16

17 ver eliminados En segundo nivel pasa lo mismo Desde las propias capetas no se puede eliminar si hay documentos con movimientos De todas formas no se borran los eliminados y se pueden consultar y ver el contenido. Sisconges & Estrategia 17

18 Desde un documento borrar archivos o notas En el documento Podemos borrar el documento pero es irrecuperable en principio Desde una nota Sisconges & Estrategia 18

19 Puedo borrar mis notas, pero no las de los otros usuarios, se quedan tachadas. Pero se pueden leer 3.6 Función buscar en la aplicación Para facilitar el trabajo al usuario en las diferentes partes el software tenemos la función Buscar, siempre funciona igual, pero depende de dónde nos encontremos. Veamos algunos ejemplos: Desde Configuración/Carpetas Podemos buscar carpetas o menús padre Sisconges & Estrategia 19

20 Desde menú principal Busca todas las carpetas y subcarpetas por ejemplo la palabra cliente Para quitar filtros poner en blanco y pulsar sobre Buscar Desde carpeta de segundo nivel para buscar documentos Sisconges & Estrategia 20

21 3.7 Función poner los títulos de mensajes en menús y submenús Existe la posibilidad de poner textos a los menús y submenús Primer nivel: Ir a configuración/carpetas Buscar el menú a poner comentarios Modificar el texto a poner o incluir uno nuevo Texto de ayuda modificado Sisconges & Estrategia 21

22 Pulsando sobre el menú con el cursor: de ayuda anterior. nos sale el emnsaje Desde aquí mismo podemos seleccionar otros niveles Sisconges & Estrategia 22

23 Y poner nuevas ayudas en los otros subniveles: Ejemplo: Pulsar sobre este icono para modificar el mensaje NOTA: NO BORRE NI MODIFIQUE NADA MÁS DESDE ESTOS MENÚS SÓLO PUEDE PONER LOS MENSAJES DE AYUDA Sisconges & Estrategia 23

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