PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO

Transcripción

1 Código: PE-CAP- PRE Pág.: 1 de: OBJETIVO El objetivo de este procedimiento es determinar los pasos para integrar, asignar y dar seguimiento al Presupuesto Institucional de la Universidad Autónoma del Carmen, que se considera el instrumento operativo básico para la ejecución de las decisiones económicas y de planeación y programación en cuanto al costeo de los recursos necesarios para el logro de los objetivos y metas definidos. 2.0 ALCANCE Deberá aplicarse en todas las unidades responsables que conforman la Universidad Autónoma del Carmen. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 COORDINADOR DE PLANEACIÓN Supervisar y corregir en su caso, las actividades del titular del Departamento de Presupuestos, así como dar el visto bueno y autorizaciones de los documentos que dicho departamento emita. Recibir el Anteproyecto del por parte del Depto. de Presupuestos y presentarlo al Rector. Supervisar y corregir en su caso, las actividades de asignación y control del, del titular del Departamento de Presupuesto. 1 Recibir y analizar los reportes de control presupuestal emitidos por el Departamento de Presupuesto Informar del contenido de los reportes de control presupuestal, al Rector y demás interesados 3.2 RESPONSABLE DE PROGRAMACIÓN Proporcionar el Programa Operativo Anual para el siguiente año, que sirva de base para fundamentar los ingresos y egresos del Anteproyecto de, de acuerdo a la estructura programática existente. 3.3 DESARROLLO DE SISTEMAS Corregir y/o actualizar la versión del SIPREP de acuerdo con las requisiciones de la Coordinación de Planeación, y/o el Departamento de Presupuesto. Serán responsables del mantenimiento y buen funcionamiento de los sistemas SUF y SIPREP. Elaboró: C.P. Carmen María Sánchez Cortés Jefe de Presupuestos Autorizó: M.F. Juan Pablo Cetina Monterrey Coordinador de Planeación Firma: Firma: F-CAP-GC-01 rev.00

2 00 Pág.: 2 de: 6 Resguardar las bases de datos del SUF y SIPREP. Brindar apoyo técnico durante el funcionamiento de los programas. 3.4 RESPONSABLES DE LAS DEPENDENCIAS Integrar la información necesaria para la captura del presupuesto. Proporcionar, en su caso, información solicitada por el Departamento de Presupuesto. Elaborar el plan de captura individual anteproyecto del presupuesto de cada una de las unidades que conforman su dependencia de acuerdo a la planeación programática de la Institución. Administrar el ejercicio de su presupuesto autorizado. Solicitar autorización para ampliaciones y asignaciones de activos, con un mínimo de 24 horas hábiles de anticipación, conforme a prerrequisitos. Efectuar el ejercicio presupuestal mediante el SUF. Solicitar por cualquier medio electrónico o escrito, en formatos debidamente requisitados, justificados y autorizados, los movimientos por transferencias, ampliaciones presupuestales o asignaciones de activos. 3.5 S Solicitar a la Coordinación de Informática las actualizaciones, adecuaciones y correcciones al SIPREP que correspondan y verificar el funcionamiento adecuado del mismo. Solicitar a las Dependencias la captura del Anteproyecto del en base al Programa Anual del, así como verificar su captura. Elaborar los reportes del Anteproyecto de en tiempo y forma para su presentación. Efectuar la asignación presupuestal que corresponda a cada unidad responsable de la Institución. Llevar a cabo los informes del Sistema de Gestión de Calidad para la alta dirección. Efectuar los movimientos presupuestales que le autoricen a las dependencias. Llevar a cabo el seguimiento del ejercicio presupuestal, entregando reportes comparativos junto con los reportes a la alta dirección. 3.6 RECTOR Y/O CONSEJO UNIVERSITARIO Revisar y efectuar correcciones en su caso al Anteproyecto del para su aprobación. Emitir las autorizaciones para la asignación y el ejercicio del ; o, en su caso, designar a la persona que lo haga. Recibir los reportes de control presupuestal, analizarlos y tomar las decisiones que correspondan.

3 00 Pág.: 3 de: 6 Emitir las instrucciones de asignación presupuestal. Autorizar las asignaciones para adquisición de activos fijos y ampliaciones presupuestales. 4.0 DESARROLLO 4.1 INTEGRACION DEL INSTITUCIONAL No. Responsable Actividad COORDINADOR DE PLANEACION Elabora el Programa Anual del, en el que debe considerar las fechas, de la revisión del SIPREP, fechas de inicio y cierre de captura del presupuesto, las fechas en que se reportan los resultados a la Coordinación de Planeación, en que se elaboran los reportes de presupuesto, se entregan al Consejo Universitario y se debe autorizar el mismo. Este programa debe tener formato de cronograma y considerar las variaciones. Revisa el Programa Anual del y verifica su factibilidad, si es factible, autoriza al titular del Departamento de Presupuesto que lo ponga en marcha, si no lo autoriza, el titular del Departamento de Presupuesto lo corrige hasta que se obtenga esta autorización. Una vez autorizado el Programa Anual de, comienza a desarrollar las actividades descritas en el mismo y a registrar las variaciones. 4 DEPENDENCIAS De acuerdo al Programa Anual del iniciarán la captura del presupuesto tomando como referencia el POA, los Criterios Presupuestales, el techo financiero fijado para la dependencia y el ejercicio de años anteriores El presupuesto deben capturarlo utilizando el SIPREP COORDINADOR DE PLANEACION CONSEJO UNIVERSITARIO Una vez capturado correctamente el Anteproyecto de, elabora la presentación con la información que se capturó. Presenta el Anteproyecto del al titular de la Coordinación de Planeación. Revisa el Anteproyecto del y en su caso señala correcciones que serán efectuadas por el titular del Departamento de Presupuesto. Cuando está conforme con la información del Anteproyecto del, la presenta ante el Rector. El convoca a una reunión a los involucrados en la integración y autorización del presupuesto institucional, en la cual se dará a conocer la Presentación del Anteproyecto de Presupuesto con todos sus cuadros. En dicha reunión se verificará la pertinencia, coherencia y factibilidad de la proyección presupuestal para el siguiente año. Se analiza el Anteproyecto del y en su caso, se señalan correcciones que serán efectuadas por el titular del Departamento de Presupuesto. Cuando los involucrados están conformes con la información del Anteproyecto del, entonces el titular del Departamento de Presupuesto la presenta ante el H. Consejo Universitario para que se discuta su autorización. Emite la autorización del durante la última Junta de Consejo del año.

4 00 Pág.: 4 de: ASIGNACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL INSTITUCIONAL No. Responsable Actividad 1 2 DEPENDENCIAS RECTOR COORDINADOR DE PLANEACION DIRECTOR DE FINANZAS Recibe del Consejo Universitario, las instrucciones de asignación autorizadas y asigna el presupuesto en el SUF en las fechas programadas. Esta asignación se realiza de manera manual ingresando cada una de las partidas presupuestadas por los usuarios y poniendo los datos del Subfondo, Subprograma, Unidad Responsable y Cuentas y Subcuentas contables. Las asignaciones pueden hacerse de manera mensual, trimestral, o de la forma que se considere adecuado de acuerdo a las fechas en que se estima se recibirán los ingresos. Llevan a cabo el ejercicio presupuestal necesario para el funcionamiento de las unidades responsables de la Institución mediante las requisiciones de compra del SUF. También pueden solicitar ampliaciones y transferencias usando el Formato de Movimientos Presupuestales F-CAP-PRE-02. NOTA: Se anexa el instructivo de llenado del formato F-CAP-PRE-02 Efectúa ampliaciones, transferencias y asignaciones de activos, previamente justificadas por los usuarios y autorizadas por el Sr. Rector o el Secretario General. Elabora los reportes de seguimiento presupuestal, en las fechas establecidas, para informar a la Coordinación de Planeación y a los demás interesados sobre los movimientos presupuestales que se llevan a cabo. Estos interesados son la Dirección de Finanzas, El Sr. Rector, Secretario General, Consejo Universitario y la comunidad en general mediante la página de la institución. Toman las medidas que crean convenientes basados en los datos expuestos por el Departamento de Presupuesto. Estas medidas pueden ser referentes a las fechas de asignación, medidas de austeridad, o cualquiera otra que crean conveniente.

5 00 Pág.: 5 de: FORMATOS Código Nombre del Formato Responsable de Almacenamiento Tiempo mínimo de conservación F-CAP-PRE-01 PLAN ANUAL DE INSTITUCIONAL F-CAP-PRE-02 INGRESOS CONTRA EGRESOS PARA GASTO CORRIENTE F-CAP-PRE-03 EGRESOS POR CAPITULO F.CAP-PRE-04 INGRESOS CONTRA EGRESOS POR RUBRO F-CAP-PRE-05 ESTIMACIÓN PRESUPUESTAL PARA ASIGNACIONES F-CAP-PRE-06 MOVIMIENTOS PRESUPUESTALES 6.0 GLOSARIO SIPREP: (Sistema Institucional de Presupuesto y Planeación), es el sistema en el que se capturan las bases programáticas de Planeación el Anteproyecto de del siguiente año. Anteproyecto de : Es el conjunto de previsiones financieras en virtud de las cuales se precisan los gastos calculados que la Institución realizará en el período de un año y se registran los ingresos probables, con los que se cubran aquellos gastos. El Anteproyecto de Presupuesto se compone de los presupuestos de Remuneraciones, Materiales, Servicios, Activos, Obras e Ingresos de cada uno de los programas que correspondan a cada dependencia. : Es la suma de los requerimientos de recursos y de los ingresos de una dependencia, autorizados para el lapso de un año. PRONAD: Programa para la Normalización de la Información Administrativa. PDI: Plan de Desarrollo Institucional SUF: (Sistema Universitario Financiero), es el Sistema Informático en el que se asigna y controla el Presupuesto Institucional. Movimientos Presupuestales: Son el conjunto de Ampliaciones, Transferencias y Asignaciones de Activos de un determinado período de tiempo. Ampliaciones Presupuestales para pagos de Materiales y Servicios del Gasto Corriente: Cantidades de presupuesto que mediante la autorización del Rector, o Secretario General, se asignan a las Dependencias; adicionales al presupuesto institucional autorizado, y que sirven para cubrir gastos de materiales y servicios que no fueron contemplados al momento de la elaboración del presupuesto o para cubrir programas nuevos. Se llevan a cabo utilizando el formato F-CAP-PRE-06 Transferencias Presupuestales: Son cambios entre cuentas contables que se realizan sobre montos de presupuesto institucional autorizado. Se llevan a cabo utilizando el formato F-CAP-PRE-06 Ampliaciones Presupuestales para compra de Activos Fijos: Son montos que, previa autorización del Rector, se asignan a las Dependencias para la compra de Activos Fijos necesarios para el funcionamiento de dichas Dependencias. Se llevan a cabo utilizando el formato F-CAP-PRE-06

6 00 Pág.: 6 de: 6 Gasto Corriente: Comprende las erogaciones que se destinan a cubrir el pago de remuneraciones y los gastos de materiales y servicios de la institución. 7.0 REFERENCIAS Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Presupuesto de Egresos de la Federación vigente El Convenio Tripartita vigente La Ley Orgánica Institucional El Plan de Desarrollo Institucional (PDI) 8.0 MODIFICACIONES N/A 9.0 ANEXOS 1.- Diagramas de Flujo del Procedimiento: 1ra. Parte ( Integración del ) 2da. Parte ( Asignación y Seguimiento del ) 2.- Instructivo de llenado del Formato de Movimientos Presupuestales (F-CAP-PRE-06 ) 3.- Criterios Presupuestales Vigentes.