CONSEJO DE LA JUDICATURA

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1 CONSEJO DE LA JUDICATURA AUDITORÍA INTERNA UAI-FJ-CJ DIRECCIÓN PROVINCIAL DE IMBABURA INFORME Examen especial al Proceso administrativo contable de los Inventarios de Activos Fijos de la Dirección Provincial y los Juzgados Primero, Segundo y Tercero de Familia, Mujer, Niñez y Adolescencia, Primero del Juzgado de Tránsito, Primero del Juzgado de Inquilinato y Primero del Juzgado de Trabajo de Imbabura, por el período comprendido entre el 2 de enero de 2006 y el 31 de diciembre de 2010

2 DIRECCIÓN PROVINCIAL DE IMBABURA Examen especial al Proceso administrativo contable de los Inventarios de Activos Fijos de la Dirección Provincial y los Juzgados Primero, Segundo y Tercero de Familia, Mujer, Niñez y Adolescencia, Primero del Juzgado de Tránsito, Primero del Juzgado de Inquilinato y Primero del Juzgado de Trabajo de Imbabura Período comprendido entre el 2 de enero de 2006 y el 31 de diciembre de 2010 AUDITORÍA INTERNA DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA Quito Ecuador

3 RELACIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS Abg. = Abogado (a) AI = Auditoría Interna Art. = Artículo LOCGE = Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Dr. = Doctor Dra. = Doctora (e) = Encargado (a) NCI = Norma de Control Interno R.O. = Registro Oficial (sic) = Cuando una palabra o frase empleada en el documento que se transcribe y que pudiera parecer inexacta, es textual USD = Dólares de los Estados Unidos de Norteamérica... = Puntos suspensivos que indican que el texto copiado proviene de uno de mayor extensión

4 ÍNDICE Carta de presentación 1 CAPÍTULO I 2 INFORMACIÓN INTRODUCTORIA 2 Motivo del examen 2 Objetivos generales del examen 2 Objetivos específicos del examen 2 Alcance del examen 3 Base legal 3 Estructura orgánica 3 Objetivo de la entidad 4 Monto de recursos examinados 4 Servidores relacionados 5 RESULTADOS DEL EXAMEN 6 Falta de capacitación del personal encargado de activos fijos y los funcionarios del área financiera e implementación de un sistema informático 6 Anexo 1 11 Servidores relacionados 11 Anexo 2.- Cronograma de aplicación de las recomendaciones. 14

5 Ref: Informe aprobado el Quito 15 de marzo de 2011 SEÑOR PRESIDENTE DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA Presente. De mi consideración: Hemos efectuado el examen especial al Proceso administrativo contable de los Inventarios de Activos Fijos de la Dirección Provincial y los Juzgados Primero, Segundo y Tercero de Familia, Mujer, Niñez y Adolescencia, Primero del Juzgado de Tránsito, Primero del Juzgado de Inquilinato y Primero del Juzgado de Trabajo de Imbabura, por el período comprendido entre el 2 de enero de 2006 y el 31 de diciembre de Nuestro examen se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables. Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio. Atentamente, Dios, Patria y Libertad, Dra. Laura Guerrón Pazos Auditora General del Consejo de la Judicatura

6 CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Motivo del examen El examen especial al Proceso administrativo contable de los Inventarios de Activos Fijos de la Dirección Provincial y los Juzgados Primero, Segundo y Tercero de Familia, Mujer, Niñez y Adolescencia, Primero del Juzgado de Tránsito, Primero del Juzgado de Inquilinato y Primero del Juzgado de Trabajo de Imbabura, se efectuó en cumplimiento al Plan Operativo de Control del año 2011, de la Unidad de Auditoría Interna del Consejo de la Judicatura, aprobado por la Contraloría General del Estado y de conformidad con la orden de trabajo 02-AI-2011 de 3 de enero de 2011, suscrita por el Auditor General (e). Objetivos generales del examen Verificar que los registros contables de control de los bienes de larga duración sean los adecuados. Comprobar que los bienes de larga duración se usen en forma correcta para el cumplimiento de los objetivos institucionales. Objetivos específicos del examen Verificar la existencia de registros contables de control de los bienes de larga duración. Verificar que los Inventarios de los bienes de larga duración se encuentren actualizados y valorados. Determinar los bienes que se encuentran en mal estado, obsoletos o sin uso. 2

7 Verificar las acciones tomadas por la entidad para investigar las diferencias establecidas en la constatación física y la pérdida de bienes por robo o hurto. Comprobar que los bienes se encuentran debidamente codificados e identificados. Alcance del examen El examen especial al Proceso administrativo contable de los Inventarios de Activos Fijos de la Dirección Provincial y los Juzgados Primero, Segundo y Tercero de Familia, Mujer, Niñez y Adolescencia, Primero del Juzgado de Tránsito, Primero del Juzgado de Inquilinato y Primero del Juzgado de Trabajo de Imbabura, por el período comprendido entre el 2 de enero de 2006 y el 31 de diciembre de Base legal La Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura de Imbabura, los Juzgados de la Familia, Mujer, Niñez y Adolescencia, de Tránsito, Inquilinato y Trabajo de Imbabura, adquieren esta denominación con la vigencia del Código Orgánico de la Función Judicial publicado en el R.O. 544 de 9 de marzo de La Corte Superior de Justicia de Imbabura se crea mediante Decreto Legislativo del 17 de mayo de 1929 y publicado en el R.O. 31 de 22 de mayo de 1929, con la expedición del Código Orgánico de la Función Judicial pasa a ser la Corte Provincial de Justicia de Imbabura. Estructura orgánica La estructura orgánica y funcional se la tomo de la organización actual de la Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura de Imbabura, ya que al momento no se encuentra aprobada por el Pleno la nueva estructura. Nivel directivo Presidente de la Corte Provincial de Justicia de Imbabura Director Provincial del Consejo de la Judicatura de Imbabura 3

8 Nivel ejecutivo Juez (a) Juez (a) Suplente, actúa en caso de ausencia del juez titular Nivel operativo Unidad Administrativa Financiera Contadora Pagador Encargado de Personal Encargado de Activos Fijos Encargado de Informática Juzgados de Familia, Mujer, Niñez y Adolescencia, de Tránsito, Inquilinato y Trabajo Secretario (a) Ayudante Judicial 1 Personal a contrato Objetivo de la entidad El Consejo Nacional de la Judicatura el 12 de enero de 2000 resolvió conceder las siguientes facultades a los Delegados Distritales, los cuales cambian de denominación a Directores Provinciales con la vigencia del Código Orgánico de Función Judicial, así tenemos: j) Realizar el Control Financiero y Contable. k) Realizar el Control de vehículos asignados al distrito. n) Controlar activos fijos, inventarios y construcción de obras. s) Controlar la realización de inventarios anuales de su distrito.. Monto de recursos examinados La Dirección Provincial y los Juzgados de la Familia, Mujer, Niñez y Adolescencia, de Tránsito, Inquilinato y Trabajo de Imbabura, se financian con las asignaciones del Presupuesto General del Estado para la Función Judicial y con recursos provenientes de tasas judiciales y del rendimiento de la inversión de los depósitos judiciales hasta el 20 octubre de

9 La Dirección Provincial de Imbabura mantuvo los siguientes saldos al 31 de diciembre de 2010: Descripción Valor Parcial USD Valor Total USD Bienes Muebles Muebles ,06 Maquinaria y equipo ,58 Vehículos ,71 Equipos sistemas y paquetes informáticos ,97 Total de Bienes muebles ,32 Servidores relacionados Se presentan en anexo 1 5

10 CAPÍTULO II RESULTADOS DEL EXAMEN Falta de capacitación del personal encargado de activos fijos y los funcionarios del área financiera e implementación de un sistema informático El Analista 1 encargado de Activos Fijos y los funcionarios del área financiera de la Dirección Provincial de Imbabura, no recibieron capacitación y entrenamiento en el manejo del sistema informático de control de activos fijos; además, la falta de implementación de mecanismos para acceso remoto, que permita un adecuado mantenimiento, actualización y monitoreo por parte de la Dirección Nacional de Informática, hizo que no se utilice en forma óptima el sistema y no se registre el ingreso de los activos fijos por cada custodio. El Director Provincial de Imbabura, Contadora y el encargado de activos fijos no insistieron ante las máximas autoridades para que sean atendidos en estas necesidades. El Director Provincial de Imbabura y Contadora no dieron cumplimiento a lo señalado en el artículo 77 numerales 1 literal a) y 3 literal d) de la LOCGE. Además, no observaron las NCI Capacitación y entrenamiento permanente, Aprovechamiento de los Recursos Computarizados del Sector Público, vigentes hasta el 30 de noviembre de 2009 y las actuales NCI Capacitación y entrenamiento continuo, Administración de proyectos tecnológicos y Capacitación informática. La falta de capacitación al Analista 1 encargado de activos fijos y a los funcionarios del área financiera, sobre los mecanismos para el monitoreo del sistema informático de control de activos fijos, no permitieron que la Dirección Provincial de Imbabura, cuente con personal capacitado y mejore el proceso de registro, control y custodia de los activos fijos. De conformidad con el artículo 90 de LOCGE y 22 de su reglamento, con oficios circulares 052-AI-2011-C y 058-AI-2011 de 21 y 26 de enero de 2011, respectivamente, se comunicó los resultados provisionales al Director Provincial de 6

11 Imbabura, Contadora, Analista 2 encargado de Informática, Analista 1 encargado de Activos Fijos y Director Nacional de Informática (e) respectivamente, sin tener respuesta alguna. El Director Provincial de Imbabura, con oficio 119-UAFI de 4 de febrero de 2011, posterior a la lectura del borrador del informe, manifestó lo siguiente: Con fecha 31 de enero de 2011, se realizo un oficio a la Dirección Nacional de Informática, con el fin de solicitar capacitación para el personal encargado de Activos Fijos de la Unidad Financiera de Imbabura.- Lo que permitirá que se ingresen los bienes en el menor tiempo posible en el programa de Activos Fijos, y mejorar el control de los mismos.... La Contadora con oficio 013-UAFI de 4 de febrero de 2011, posterior a la lectura del borrador informe manifestó lo siguiente en la parte pertinente: La persona responsable de los activos fijos, se encuentra capacitando para ingresar los activos y bienes de control administrativo en el programa. Lo manifestado por los servidores de la Dirección Provincial de Imbabura ratifica lo comentado. Conclusión La ausencia de capacitación y entrenamiento, la falta de mecanismos de acceso remoto para el mantenimiento, la falta de actualización y monitoreo del sistema informático de control de activos fijos, no permitió que se optimice su registro y se controlen los activos fijos en la provincia. Recomendación Al Director Provincial del Consejo de la Judicatura de Imbabura 1. Dispondrá a la Contadora del Distrito elabore un plan de capacitación para el personal del área financiera. Además solicitará al Director Ejecutivo de la Escuela Judicial, los cupos correspondientes para que el personal asista a los cursos y seminarios de capacitación del área correspondiente. 7

12 2. Solicitará al Director Nacional de Informática realice las actualizaciones en forma periódica del Sistema Informático de Activos Fijos y efectué la capacitación del mismo al Analista 1 encargado de Activos fijos y al personal del área financiera para que se aplique en forma óptima. Al Director Nacional de Informática 3. Efectuará el mantenimiento, actualización y monitoreo en forma periódica del Sistema Informático de Control de Activos fijos verificando que las redes informáticas estén óptimas para su utilización, para lo cual deberán implementar mecanismos de acceso remoto, a la provincia de Imbabura. Ausencia de registro y control de los Activos Fijos De la revisión a los registros y a las actas de las constataciones físicas de los activos fijos a la Dirección Provincial y los Juzgados Primero, Segundo y Tercero de Familia, Mujer, Niñez y Adolescencia, Primero del Juzgado de Tránsito, Primero del Juzgado de Inquilinato y Primero del Juzgado de Trabajo de Imbabura, se establecieron las siguientes novedades: 1. Se comprobó que existe un registro en hojas Excel en el que anotan los bienes por cada judicatura sin realizar la entrega por escrito a los custodios responsables de los bienes, ni han realizado los formularios de Control de Activos Fijos para cada funcionario custodio de los bienes. El Analista 1 encargado del registro de los activos fijos no observó las NCI Sistema de Registro, Custodia; vigentes hasta el 30 de noviembre de 2009 y la norma actual NCI Custodia, vigente desde el 1 de diciembre de Existen bienes tales como: computadoras y sillas que se traspasan entre funcionarios de los juzgados, lo mismo sucede con los equipos de computación y reguladores ya que el Analista 2 encargado de la Unidad de Informática retira los bienes para su reparación sin poner en conocimiento a la Contadora y encargado de Activos Fijos de la ubicación de los bienes. 8

13 Los funcionarios de los juzgados y el Analista 2 encargado de la Unidad de Informática inobservaron la NCI Uso de los bienes de larga duración. 3. Se verificó que el Analista 1 encargado de activos fijos realizó las constataciones físicas de los bienes muebles con el listado que mantiene por judicaturas, firmando los responsables que efectuaron las constataciones físicas como son la Contadora, el encargado de los activos fijos y el Supervisor Educador 1, sin firmar los custodios o jefes de oficina. El Analista 1 encargado de Activos Fijos no observó la NCI Constatación física de existencias y bienes de larga duración vigente hasta el 30 de noviembre de 2009 y la NCI Constatación física de existencias y bienes de larga duración, vigente desde el 1 de diciembre de La falta de asignación de los bienes a cada custodio responsable, de legalizar los traspasos y retiros de bienes, de poner en conocimiento de la Contadora y del Analista 1 encargado de los Activos Fijos, ocasionaron que no se conozca la ubicación real de los bienes muebles en forma ágil y no permita contar con registros actualizados para conocer en cualquier momento los bienes muebles asignados a cada funcionario. De conformidad con el artículo 90 de LOCGE y 22 de su Reglamento, con oficio circular 052-AI-2011-C, 053 y 058-AI-2011 de 21 y 26 de enero de 2011, respectivamente, se comunicó los resultados provisionales al Director Provincial de Imbabura, Contadora, Analista 2 encargado de Informática, Analista 1 encargado de Activos Fijos, a la Secretaria (e) del Juzgado Segundo de la Familia, Mujer, Niñez y Adolescencia de Imbabura, custodia del bien perdido respectivamente, para que presenten la documentación, justificativos y den sus puntos de vista, sin obtener respuesta. La Contadora con oficio 013-UAFI de 4 de febrero de 2011, posterior a la lectura del borrador del informe, manifestó lo siguiente: A la presente fecha se encuentran codificado y entregados con las debidas actas, los equipos de computación que se adquirieron en diciembre del La persona responsable de los activos fijos, se encuentra capacitando para ingresar los activos y bienes de control administrativo en el programa lo que permitirá tener un registro de bienes por cada uno de los funcionarios. 9

14 Auditoría Interna acepta lo comentado en el oficio antes mencionado, ya que sirve para que auditoría ratifique su comentario. Conclusión El no asignar por escrito los bienes a los custodios responsables, el no poner etiquetas y codificar los bienes ocasionó que no se conozca la ubicación real de los bienes muebles y a que custodio corresponde. Recomendación Al Director Provincial del Consejo de la Judicatura de Imbabura 4. Dispondrá al Analista 1 encargado de Activos Fijos realice los registros individuales de los bienes a cada custodio responsable de la Dirección Provincial de Imbabura. Al Analista 2 encargado de Informática 5. Comunicará por escrito a la Unidad Financiera cada vez que se retire los bienes de los funcionarios de la provincia. Al Analista 1 encargado de Activos Fijos 6. Ingresará y codificará los bienes en el sistema informático de activos fijos y efectuará los formularios de Control de Activos Fijos para cada funcionario custodio de los bienes. 7. Efectuará un acta cada vez que realice las constataciones físicas de los bienes y hará firmar a los custodios de los bienes. Dra. Laura Guerrón Pazos Auditora General del Consejo de la Judicatura 10

15 Anexo 1 Servidores relacionados Nombres, apellidos y cargos Dr. José Benjamín Cevallos Solórzano Presidente del Consejo de la Judicatura Dr. Luís Gustavo Donoso Mena Director Ejecutivo (e) de Consejo Nacional de la Judicatura Dr. Luís Gustavo Donoso Mena Director General (e) del Consejo de la Judicatura Ing. Segundo Ruperto Amaguai Ushca Director Nacional de Informática (e) Ing. Juan Eduardo Chamorro Lucero Director Nacional de Informática (e) Ing. Francisco Santiago Espinosa Bermeo Director Nacional Administrativo Tlgo. José Roberto Moreno Reinoso Jefe de Activos Fijos (e) Dr. Alfonso Asael Salazar Vásconez Director Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura de Imbabura Ing. Ana Judith Alarcón Cervantes Contadora Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura de Imbabura Ing. Galo Ulises Maya Aguilar Analista 2 encargado de Informática Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura de Imbabura Sra. Amparito del Carmen Sevillano Andrade Auxiliar de Servicios 2, Ex Encargada de Activos Fijos Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura de Imbabura Período de actuación Desde Hasta Continúa* Continúa* Continúa* Continúa* Continúa* Continúa* Continúa* Continúa*

16 Nombres, apellidos y cargos Lcdo. Edison René Guerrero García Analista 1 encargado de Activos Fijos Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura de Imbabura Dr. Edgar Washington Chiluiza Rea Juez Juzgado Primero de Familia, Mujer, Niñez y Adolescencia de Imbabura Dra. Fabiola Emperatriz Armas Terán Secretaria Juzgado Primero de Familia, Mujer, Niñez y Adolescencia de Imbabura Dr. Telmo Marino Reyes Tobar Juez Juzgado Segundo de Familia, Mujer, Niñez y Adolescencia de Imbabura Dra. Hilda Yolanda Quelal Morales Secretaria (e) Juzgado Segundo de Familia, Mujer, Niñez y Adolescencia de Imbabura Dr. Campo Elías Castro Quelal Ex Secretario Juzgado Segundo de Familia, Mujer, Niñez y Adolescencia de Imbabura Dr. Iván Mesías Jiménez Guerra Juez Juzgado Tercero de Familia, Mujer, Niñez y Adolescencia de Imbabura Dra. María Mercedes Cuatusmal Gauranguay Secretario Juzgado Tercero de Familia, Mujer, Niñez y Adolescencia de Imbabura Dr. Carlos Marino Burnéo Escudero Juez Juzgado Primero de Tránsito de Imbabura Dr. Francisco Heriberto Chacón Pinto Secretario Juzgado Primero de Tránsito de Imbabura Período de actuación Desde Hasta Continúa* Continúa* Continúa* Continúa* Continúa* Continúa* Continúa* Continúa* Continúa* 12

17 Nombres, apellidos y cargos Dr. Pablo Enrique Vintimilla Parra Juez Juzgado Primero de Inquilinato de Imbabura Dr. Ruffo Homero Farinango Toromoreno Secretario Juzgado Primero de Inquilinato de Imbabura Dr. José Cristian Franco Franco Juez Juzgado Primero de Trabajo de Imbabura Abg. Fabiola Marisol Salazar Benavides Secretaria Juzgado Primero de Trabajo de Imbabura Período de actuación Desde Hasta Continúa* Continúa* Continúa* Continúa* * Después de la fecha de corte del examen

18 Anexo 2.- Cronograma de aplicación de las recomendaciones. 14