ZONA LIBRE DE COLÓN MANUAL DE

Transcripción

1 1.0 PROPÓSITO: ZONA LIBRE DE COLÓN MANUAL DE Mantener el control y registro de los vehículos autorizados dentro del área de la Zona Libre a través del otorgamiento de una calcomanía y para los Ejecutivos a través del otorgamiento de un carnet. 2.0 RESPONSABLE: Subdirección de Seguridad Jefe del Oficinista de Pases 3.0 PROCEDIMIENTO: 3.1 La persona interesada debe descargar el formulario de la página Web de la Zona Libre, en la misma página se encuentra todos los requisitos para todas las solicitudes de pases vehiculares. 3.2 Una vez el usuario entrega el trámite, el Oficinista de Pases lo revisa, verifica que el mismo tenga todos los requisitos solicitados, de no ser así el Oficinista de Pases le notifica al usuario lo que le hace falta y se lo devuelve. 3.3 El formulario que es trámite por primera vez se manda a la Dirección de Seguridad o a la Subdirección de Seguridad con el Status de la empresa que es un pequeño cuadro donde le indicamos la cantidad de empleados permanentes y la cantidad de vehículos que tiene la empresa. 3.4 Al ser aprobada por el Director de Seguridad o Subdirector de Seguridad los trámites son devueltos al y entregado al Oficinista de Pases, para cuando llegue el usuario a verificar si el trámite ya fue aprobado, el Oficinista de Pases procede a elaborar el recibo de pago, una vez el usuario paga el trámite del mismo debe ser devuelto al Oficinista de Pases, luego el Oficinista de Pases le entrega el trámite al Jefe del para la asignación de la calcomanía y este es anotado en un libro record, este proceso tiene un termino de (5) días, la colocación de la calcomanía depende del usuario. 3.5 Si la solicitud no es aprobada se le notifica al cliente exponiéndole la o las razones por la cual no se aprobó. Aprobado por: Página 1 de 8

2 ZONA LIBRE DE COLÓN MANUAL DE 3.6 Para los Trámites de pases vehicular particular si el trámite es por primera vez llenar el formulario con los requisitos de primera vez. 1. Llenar el formulario de pase vehicular (código No A) ( a máquina o computadora, con firma fresca del Gerente General ó Representante Legal registrada en el y del beneficiario del pase (No se aceptará firma de sello ni copia). 2. Carta de solicitud explicando la necesidad firmada por el Gerente General ó Representante Legal de la empresa. (No se aceptará firma de sello ni copia) 3. Copia de la cédula y licencia de conducir del beneficiario del pase en caso del que el vehículo no pertenezca a la empresa. (Que se vea legible) 4. Copia de Registro Único Vehicular. 5. Copia de Póliza Vigente 6. Copia de recibo de pago de la placa y revisado. 7. Copia de recibo de pago pases permanentes. 8. Copia de la planilla y recibo de pago actual 9. Paz y Salvo de la empresa con la Zona Libre de Colón. 10. Si el registro vehicular esta a nombre de un Banco, debe traer la carta de certificación del pago del vehículo (LEASING). 11. Si el registro vehicular no esta a nombre del solicitante, debe traer la carta de autorización del que aparece en el Registro Único Vehicular con copia de la cédula. Nota: Se entregará la cantidad de pases vehiculares de acuerdo a la cantidad de empleados permanente de la empresa inscritos con la Zona Libre de Colón. De un mínimo de cinco (5) empleados permanentes en planilla, tiene derecho a un pase vehicular, para obtener otro pases vehicular después de cada diez (10) empleados un pase vehicular. Aquellos que sean por renovación, llenaran el formulario de Renovación. Requisitos: 1. Llenar el formulario de Renovación de pases vehiculares-declaración jurada (código No ) a máquina ó computadora debidamente firmada por el Gerente General ó Representante Legal y el beneficiario del pase. (No se aceptará firma de sello ni copia) 2. Carta solicitando la renovación del pase, firmada por el Gerente General ó Representante Legal de la empresa. ( No se aceptará firma de sello ni copia) 3. Paz y salvo de la empresa. 4. Listado y Pases del personal que se transporta. 5. Copia d la cédula del beneficiario del pase (que se vea legible) Aprobado por: Página 2 de 8

3 6. Copia de registro vehicular. 7. Copia de la póliza vigente 8. Si el registro vehicular esta a nombre de un Banco, debe traer la carta de certificación del pago del vehículo (LEASING) 9. Si el registro vehicular no esta a nombre del solicitante, debe traer la carta de autorización del que aparece en el registro único vehicular con copia de la cédula. Nota: La empresa usuaria debe notificar a la Zona Libre de Colón las firmas autorizadas para el trámite de pases y de los cambios que realicen. 3.7 Para los trámites de pases vehiculares colectivo, si el trámite es por primera vez, llenar el formulario con los requisitos de primera vez. 1. Llenar el formulario vehicular (código No. 16,164-15) de la Zona Libre de Colón ( a máquina ó computadora, con firma fresca del Gerente General ó Representante Legal registrada en el Departamento de Pases y del beneficiario del pase. (No se aceptará firma de sello ni copia). 2. Carta de solicitud explicando la necesidad firmad por el Gerente General ó Representante Legal de la empresa. (No se aceptará firma de sello ni copia) 3. Paz y Salvo de la empresa 4. Listado y copia de los pases del personal que se transporta. 5. Copia de la cédula del beneficiario del pase (que se vea legible) 6. Copia del registro único vehicular 7. Copia de recibo de pago de la placa y revisado. 8. Copia de póliza vigente. 9. Copia de recibo de pago de pases permanente 10. Copia de la planilla y recibo de pago actual. 11. Recibo de pago del pase (no reembolsable) Nota: Se entregará la cantidad de pases vehiculares de acuerdo a la cantidad de empleados permanentes de la empresa inscritos con la Zona Libre de Colón. De un mínimo de cinco (5) empleados permanentes en planilla, tiene derecho a un pase vehicular, para obtener otro pases vehicular después de cada diez (10) empleados un pase vehicular. - No registrar en el formulario Empresa: Independiente. Aquellos que sean por renovación, llenaran el formulario de renovación. Aprobado por: Página 3 de 8

4 1. Formulario lleno a máquina ó computadora debidamente firmado por el Gerente General o Representante Legal y el beneficiario del pase. (firma fresca) ( declaración jurada (código ) 2. Carta solicitando la renovación del pase, firmada por el Gerente General ó Representante Legal de la empresa. (No se aceptará firma de sello ni copia) 3. Paz y salvo de la empresa con la Zona Libre de Colón. 4. Copia de la cédula del beneficiario del pase. (que se vea legible) 5. Copia de recibo de la placa y revisado 6. Copia del registro único vehicular 7. Copia de la póliza vigente 8. Copia de la planilla y recibo de pago actual 9. Recibo de pago de pase personal y de vehículo (no reembolsable) 3.8 Para los trámites de pases ejecutivos si el trámite es por primera vez llenar el formulario con los requisitos de primera vez. 1. Formulario de la Zona Libre de Colón ( (código 16,165-15) debidamente llenado a máquina computadora, con firma fresca de la persona autorizada en el Departamento de pases, del Gerente General ó Representante Legal. (No se aceptará firma de sello ni copia) Declarar un auto. (obligatorio) 2. Carta de solicitud, firmada por el Gerente ó Representante Legal de la empresa. (No se aceptará firma de sello ni copia) 3. Copia de Pacto Social de la empresa en el que se encuentre el solicitante. 4. Copia de la cédula (que se vea legible) 5. Copia de Registro único vehicular 6. Copia de Póliza vigente 7. Copia de recibo de pago de Placa y revisado 8. Copia de Recibo de pago de los pases permanentes 9. Paz y Salvo de la empresa con la Zona Libre de Colón. 10. Si el registro vehicular esta a nombre de un banco, debe traer la carta de certificación del pago del vehículo (LEASING) 11. Si el registro vehicular no esta a nombre del solicitante, debe traer la carta de autorización del que aparece en el registro único vehicular con copia de la cédula. Nota: Se entregará la cantidad de ases vehiculares de acuerdo a la cantidad de empleados permanentes de la empresa inscritos con la Zona Libre de Colón. De un mínimo de cinco (5) empleados permanentes en planilla, tiene derecho a un pase Aprobado por: Página 4 de 8

5 vehicular, para obtener otro pase vehicular después de cada diez (10) empleados un pase vehicular. Aquellos que sean por renovación, llenaran el formulario de renovación. 1. Formulario debidamente firmado por el Gerente General ó Representante Legal. (firma fresca) ( declaración jurada (código ). 2. Carta solicitando la renovación del pase, firmada por el gerente General ó Representante Legal de la empresa. (No se aceptará firma de sello ni copia). 3. Copia del Pacto social en que se encuentre el solicitante 4. Paz y salvo de la empresa con la Zona Libre de Colón 5. Copia d la cédula (que se vea legible) 6. Copia del registro vehicular 7. Copia de recibo de pago de la placa y revisado 8. Copia de la póliza vigente 9. Si el registro vehicular esta a nombre de un Banco, debe traer la carta de certificación del pago del vehículo (LEASING) 10. Si el registro vehicular no esta a nombre del solicitante, debe traer la carta de autorización del que aparece en el registro único vehicular con copia de la cédula. Nota: La empresa usuaria debe notificar a la Zona Libre de Colón las firmas autorizadas para el trámite de pases y de los cambios que se realicen. 3.9 Para os trámites de pases de visitantes si el trámite es por primera vez llenar el formulario con los requisitos de primera vez. 1. Llenar el formulario de la Zona Libre de Colón para Particular (código No ª), Colectivo ( código No. 16,164-15) y Moto (código No B.) / a máquina ó computadora, con firma fresca del Gerente General ó Representante Legal registrada en el departamento de Pases y del beneficiario del pase. (Nose aceptará firma de sello ni copia) 2. Cata de solicitud explicando la necesidad firmada por el Gerente General ó Representante Legal de la empresa. (No se aceptará firma de sello ni copia) 3. Carta de empresa usuaria (3) certificando el servicio prestado firmado por el Gerente ó Representante Legal de la empresa. (No se aceptará firma de sello ni copia) 4. Copia de la cédula del beneficiario del pase si es extranjero copia del pasaporte (que se vea legible) Aprobado por: Página 5 de 8

6 5. Copia de recibo de pago de la placa y revisado 6. Copia de registro único vehicular 7. Copia de póliza vigente 8. Aviso de Operación firmado en original. En caso de ser independiente, profesional o técnico. En los casos de transportistas, deberán aportar la certificación del gremio al que pertenecen, si son independientes la licencia comercial. 9. Listado y copia de los pases permanentes de visitante (no reembolsable) 10. Recibo de pago de los pases permanentes de visitante (no reembolsable) 11. Si el registro vehicular esta a nombre de un Banco, debe traer la carta de certificación del pago del vehículo (LEASING) 12. Si el registro vehicular no esta a nombre del solicitante, debe traer la carta de autorización del que aparece en el registro único vehicular con copia de la cédula. Nota: Estos pases quedan a discreción de la adjudicación del Despacho Superior. Aquellos que sean por renovación, llenaran el formulario de renovación 1. Formulario lleno a máquina ó computadora debidamente firmado por el Gerente General ó Representante Legal y el beneficiario del pase.(firma fresca), ( declaración jurada (código ) 2. Carta solicitando la renovación del pase, firmada por el gerente General ó Representante Legal de la empresa. (No se aceptará firma de sello ni copia) 3. Copia de la cédula y licencia de conducir del beneficiario del pase. (que se vea legible) 4. Copia de recibo de pago de la placa y revisado 5. Copia del registro único vehicular 6. Copia de la póliza vigente 7. Recibo de pago de pase personal y de vehículo (no reembolsable) 8. Si el registro vehicular esta a nombre de un Banco, debe traer la carta de certificación del pago dl vehículo (LEASING) 9. Si el registro vehicular no esta a nombre del solicitante, debe traer la carta de autorización del que aparece en el registro único vehicular co copia de la cédula Para los trámites de moto; si el trámite es por primera vez llenar el formulario con los requisitos de primera vez. Aprobado por: Página 6 de 8

7 1. Llenar el formulario de la Zona Libre de Colón (código No B) ( a máquina ó a computadora, con firma fresca del Gerente General ó representante Legal registrada en el Departamento de Pases y del beneficiario del pase.(no se acepará firma de sello ni copia) 2. Carta de solicitud firmada por el gerente General ó Representante Legal de la empresa. (No se aceptará firma de sello ni copia) 3. Paz y salvo de la empresa con la Zona Libre de Colón 4. Copia de la cédula (que se vea legible) 5. Copia de recibo de pago de la placa y revisado 6. Copa de registro único vehicular 7. Copia de Póliza vigente 8. Copia de recibo de pago pases permanente 9. Recio de pago del pase (no reembolsable) 10. Copia de planilla y recibo de pago actual Nota: Se entregará la cantidad de pases vehiculares de acuerdo a la cantidad de empleados permanentes de la empresa inscritos con la Zona Libre de Colón. De un mínimo de cinco (5) empleados permanentes en planilla, tiene derecho a un pase vehicular, para obtener otros pases vehiculares después de cada diez (10)empleados un pase vehicular. Aquellos que sean por renovación, llenaran el formulario de renovación. 1. Formulario lleno a máquina ó computadora debidamente firmado por el Gerente General ó Representante Legal y el beneficiario del pase. (firma fresca), ( declaración jurada (código ) 2. Carta solicitando la renovación del pase, firmada por el gerente General ó Representante Legal de la empresa. (No se aceptará firma de sello ni copia) 3. Paz y salvo con la Zona Libre de Colón 4. Copia de recibo de pago de la placa y revisado 5. Copia de la cédula. (que se vea legible) 6. Copia de registro único vehicular 7. Copia de la póliza vigente 8. Recibo de pago de pase personal y de vehículo (no reembolsable) Aprobado por: Página 7 de 8

8 4.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código Título Solicitud para renovar Pases vehicular A Solicitud de Pase Particular Solicitud de Pase para vehículo de visitante B Solicitud de Pase para Motocicleta 16, Solicitud de Pase Colectivo 16, Solicitud de Pase Ejecutivo 5.0 HISTORIAL DE MODIFICACIONES Fecha Modificación P. D. S. D. P.-01 Modificado P. D. S. D. P.-02 Fusionado P. D. S. D. P.-06 Fusionado P. D. S. D. P.-07 Fusionado modificados , 3.7, 1.0 y nombre del procedimiento modificado Mod. 3.1, 3.2, 3.3, Mod. 2.0,3.2, 3.3, Se agregaron en el numeral 4.0 (documento de referencia) los formularios de Solicitud de Pase que se encuentran en la página Web. 27/09/2016 Modificación de los numerales 3.2 al 3.4 del 3.6 al 3.10 En el punto 4.0 se elimina los términos Paz y Salvo de la empresa y póliza vehicular. Y se estableció el título correcto del formulario con código Aprobado por: Página 8 de 8