TEMA 14. DIRECCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA. 1. LA DIRECCIÓN DE LA EMPRESA Y SUS FUNCIONES.

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1 1. LA DIRECCIÓN DE LA EMPRESA Y SUS FUNCIONES. LA DIRECCIÓN realiza las funciones de gobierno de la empresa: - Da instrucciones y establece los criterios para conseguir los objetivos. - Coordina e integra los recursos materiales y humanos de la empresa, para conseguir una actuación conjunta de toda la organización. - Lleva a cabo las 4 funciones siguientes: 1. Planificación. 2. Organización. 3. Dirección de recursos humanos. 4. Control. - Debe estimular para la mejora continua de la empresa: - Son factores clave la formación de los trabajadores y la mejora tecnológica. LOS NIVELES DE LA DIRECCIÓN. En las empresas la dirección no la lleva a cabo una sola persona. Existen niveles intermedios, que coordinan su nivel y son coordinados por niveles superiores. Se pueden distinguir 3 niveles: 1. ALTA DIRECCIÓN. - Integrada por el Presidente y los directivos de más alto nivel de la empresa. - Fija los objetivos generales y las grandes líneas estratégicas: Decisiones a largo plazo: - Políticas de personal. - Productos que se producen. - Mercados donde se actúa, etc. 2. DIRECCIÓN INTERMEDIA. - Mantienen en contacto a la alta dirección y a los directivos de primera línea (ej. Jefe/a de ventas, director/a de fábrica...) - Concreta en objetivos y planes para cada nivel las directrices fijadas por la alta dirección. - Coordina y supervisa a la dirección operativa: Evalúa la productividad de los empleados. Cuándo debe aumentarse o disminuirse el nº de empleados de una sección. Cuándo debe ser renovados los equipos DIRECCIÓN OPERATIVA. - Directivos que están en contacto con los trabajadores: les asignan tareas y los supervisan. - Ponen en práctica los planes y las decisiones desarrolladas por niveles superiores. - Toman decisiones rutinarias y operativas (ej. Jefe de almacén, jefe/a de un equipo de ventas...) Gabriel Gómez Galán 1

2 LAS FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN 1. PLANIFICACIÓN. Es la primera función de la dirección. Consiste en determinar por anticipado: - Qué se quiere conseguir en un futuro. - Cómo se va a lograr. - Cuáles son los recursos que se van a utilizar para lograrlo. Abarca planes de distintos plazos: desde 5 años hasta la producción del próximo mes. Se fijan los objetivos y los medios para alcanzarlos. 2. ORGANIZACIÓN. Consiste en: - Definir las actividades y tareas a desarrollar. - Dividir y distribuir el trabajo entre las personas. - Determinar las relaciones de autoridad entre los miembros de la empresa. Los principios de autoridad y jerarquía determinan los responsables de la organización. 3. DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS. Realiza la selección, formación y asignación de las personas en los distintos puestos de trabajo. Diseñar el plan de incentivos o premios para motivar. Es necesario ejercer el liderazgo sobre el personal, poder para convencer a las personas y lograr los objetivos. 4. CONTROL. Comparar los resultados previstos con los reales: verificar el grado de cumplimiento de los planes. Identificar las desviaciones. Establecer cómo corregirlas, si las hubiere. 2. LA FUNCIÓN DE PLANIFICACIÓN. La planificación precede al resto de funciones directivas. Consiste en establecer un plan general y ordenado para obtener el logro de unos objetivos determinados. Trata de definir QUÉ y CÓMO se desea conseguir, CUÁNDO y QUIÉN va a realizar las diferentes acciones, CON QUÉ recursos, y CÓMO se va a evaluar los resultados. En toda planificación se pueden establecer diferentes tipos de planes: 1. Según su horizonte temporal, los planes pueden ser: a) A largo plazo. o Incluyen periodos entre 3 y 5 años. o Recogen aspectos estructurales de la empresa: plan de inversiones, ampliaciones, aumento o disminución de la capacidad b) A corto plazo, o Abarcan entre 1 o 2 años. o Concretan los planes anuales por departamentos: presupuesto de ingresos y gastos anuales, plantilla necesaria Gabriel Gómez Galán 2

3 2. Según la amplitud del enfoque o nivel: a) Planes estratégicos, establecen los grandes objetivos globales de la empresa considerada como un todo. b) Planes tácticos y operativos, que desarrollan los planes estratégicos para cada departamento, división etc. FASES DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA. Este proceso consta de las siguientes etapas: 1. Diagnóstico de la situación: - Análisis DAFO (interno: puntos débiles y fuertes, y externo: oportunidades y amenazas). - Posicionamiento actual en el mercado y competidores a los que se enfrenta. 2. Dónde queremos llegar? La misión o propósito de la empresa, papel que se quiere que tenga en la sociedad. Los objetivos y metas que concreten la misión: Qué beneficios se pretende conseguir. Mejora de la productividad de la empresa. Compromisos sociales 3. Por dónde queremos ir? Elegir la estrategia competitiva: forma en la que se va a competir con otras empresas: Liderazgo en costes, diferenciación, segmentación. Se investigan las ventajas e inconvenientes para elegir la mejor alternativa. 4. Cómo llegar, cuándo y con qué recursos? (IMPLANTACIÓN DE LA ESTRATEGIA) Implantar planes parciales para cada área con el fin de alcanzar los objetivos globales: Estos planes incluyen los siguientes objetivos: a) Objetivos operativos - Resultado final que se espera conseguir del plan. - Han de ser específicos, realistas y temporales. - Deben ser aprobados por los altos directivos y conocidos por todos los empleados. b) Las políticas - Son orientaciones o guías para la toma de decisiones: Políticas de incentivos, comerciales, de productos, de precios c) Los procedimientos - Detallan la forma exacta como ha de realizarse una actividad. Ejemplo: cómo seleccionar a los trabajadores, cómo buscar proveedores d) Las reglas - Indican lo que ha de hacerse ante determinadas situaciones, y lo que no. Ejemplo: medidas de seguridad obligatorias. e) Los presupuestos - Expresión en cifras de los resultados esperados. - Pueden expresarse en términos reales (uds.), o monetarios 5. Controlar cómo vamos: Determinar la evaluación-control de los planes. Los planes se deben adaptar a los cambios y ser flexibles. Gabriel Gómez Galán 3

4 3. DIRECCIÓN PARTICIPATIVA POR OBJETIVOS Sistema de dirección en el que los objetivos se planifican entre directivos y trabajadores y se revisan periódicamente. Los trabajadores fijan sus propios objetivos = efecto motivador. Forma parte de la planificación estratégica de muchas empresas. La visión de la empresa de los directivos se complementa con la de los trabajadores, que conocen mejor su trabajo. Consta de tres etapas: 1. FIJACIÓN DE OJETIVOS: Superior y subordinados establecen los objetivos del período. 2. APLICACIÓN: El subordinado es el responsable del logro de los objetivos. Tiene autonomía para determinar el procedimiento. 3. EVALUACIÓN: Al final superior y subordinados comprueban el cumplimiento de los objetivos. Establecen las causas de por qué no se han logrado a fin de evitarlas en el futuro. VENTAJAS E INCONVENIENTES DE LA DPO. A. VENTAJAS - Favorece la motivación de los trabajadores. - Mejora el compromiso personal. - Clarifica la organización, cada persona sabe sus tareas. - Facilita la dirección mediante la comunicación. - Las decisiones sobre remuneración (sueldo) y promoción (ascensos) son más objetivas. B. INCONVENIENTES - Desconocimiento por los directivos de la DPO y de las pautas a seguir. - Dificultad en la fijación de los objetivos. - Puede suponer descuidar los objetivos a medio y largo plazo. - La negociación de los objetivos puede generar conflictos de intereses directivos-trabajadores. Gabriel Gómez Galán 4

5 4. LA FUNCIÓN DE CONTROL Permite regular la actividad empresarial: 1. Se observa y comprueba cómo responde la empresa a los objetivos planificados. 2. Se detectan posibles desviaciones respecto de lo planificado. 3. Se analizan sus causas para corregirlas. El control comienza con la planificación. Se comunica a los empleados los objetivos que se pretenden y las estrategias para conseguirlos. Controlar supone rendir cuentas ante otros. Puede ocasionar rechazo. LAS FASES DE LA FUNCIÓN DE CONTROL 1. ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES: Fijar unos estándares de resultados. Éstos deben fijar metas evaluables en términos cuantitativos y recoger todos los aspectos vitales para la empresa. 2. MEDICIÓN DE RESULTADOS REALES: Medir los resultados reales del período. Para obtener estos datos hay procedimientos: reuniones, informes, análisis contables 3. COMPARACIÓN DE RESULTADOS CON ESTÁNDARES: Comparar los resultados reales con los estándares fijados. Comparar lo que es y lo que debería ser. Deben realizarse periódicamente para detectar cualquier posible desviación. 4. ANÁLISIS DE LAS DIFERENCIAS: Los motivos de las desviaciones pueden ser por: - Las dificultades de organización. - El fallo en la ejecución de las decisiones. - El propio plan (objetivos inalcanzables). - La falta de medios materiales o personales. - Hechos fortuitos CORRECCIÓN DE LAS DESVIACIONES: Cuando las desviaciones son positivas todo va bien. Cuando las desviaciones son negativas y superan los límites permitidos, hay que tomar medidas: - Aumento de recursos. - Cambio de tareas. - Revisión de planes o de metas. - Plan de formación especial Gabriel Gómez Galán 5

6 5. LA FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN. La organización consiste en: 1. Identificar y clasificar las actividades necesarias para conseguir los objetivos marcados en la planificación. 2. División del trabajo entre las personas de la empresa. 3. Diseño de la estructura de la empresa, para establecer: Quién hace cada tarea. Quiénes son los responsables de cada grupo. Qué relaciones de coordinación y comunicación hay entre los distintos niveles. PRINCIPIOS ORGANIZATIVOS 1) División del trabajo. - Descomponer el trabajo global de la empresa en distintas actividades. 2) Especialización. - Es una consecuencia de la división del trabajo, que aumenta la eficiencia y productividad. 3) Necesidad de coordinación. - Se deriva de la especialización. - Los distintos especialistas deben ser coordinados por algún otro miembro de la empresa. 4) Autoridad y jerarquía. - Autoridad es el poder legítimo para poder dirigir un grupo. Va unida a la responsabilidad. - La jerarquía es el nivel que ocupa cada persona en la escala de poder. 5) Unidad de mando. - Cada persona debe tener un solo jefe. - De esta forma las órdenes y funciones de cada uno están bien definidas. 6) Delegación de autoridad. - Asignar libertad y autoridad a un subordinado para realizar algunas tareas. 7) Centralización y descentralización. - Centralización es la concentración de poder en una o pocas personas. - Descentralización es la delegación de poder a directivos de niveles inferiores. - La participación de los trabajadores favorece la motivación. Gabriel Gómez Galán 6

7 6. ANTECEDENTES Y EVOLUCIÓN DEL PENSAMIENTO ORGANIZATIVO. El interés científico por la organización surgió a partir de la revolución industrial. Se perseguían métodos para mejorar la eficiencia en el trabajo. LA ESCUELA CLÁSICA. Empezó con FREDERICK W. TAYLOR, ingeniero norteamericano. PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN CIENTÍFICA DEL TRABAJO O TAYLORISMO: 1. Aplicación de métodos científicos a la organización. - Descomposición y racionalización de las tareas para determinar el modo más eficiente. - Estudio de tiempos y movimientos del trabajo humano. 2. Separación radical entre dirección y trabajo. - La dirección indica lo que debe hacer cada operario. Éstos cumplen lo que dice la dirección, sin ninguna creatividad. 3. Organización funcional. - Cada obrero recibe órdenes de tantos jefes como especialistas hay sobre su tarea. 4. Selección del personal. - Elección del más idóneo para cada tarea y adiestramiento para trabajar eficientemente. 5. Remuneración que incentive el esfuerzo. - Salarios basados en el rendimiento de cada trabajador. 6. Control del rendimiento del trabajador. - Comprobar que se sigue el procedimiento adecuado y se han obtenido los resultados. Críticas al taylorismo: - Su concepción del individuo como una máquina. - Su excesiva especialización (trabajos monótonos y fatigosos) y control de las tareas. HENRI FAYOL (Francia) - Elaboró una teoría de la administración empresarial centrada en la organización del trabajo. - La función directiva (administrativa) es la más importante: coordina y controla el resto de funciones. - Defendía una organización jerárquica basada en estos principios: Unidad de dirección y de mando (un solo jefe para cada trabajador) División del trabajo. Subordinación del interés particular al general. Remuneración justa. Buen trato a los trabajadores. ESCUELA DE RELACIONES HUMANAS. ELTON MAYO realizó diversos experimentos en una fábrica, buscando como objetivo hacer el trabajo más humano: - Introdujo música ambiental. - Cambios de iluminación. - Descansos en el trabajo Conclusiones que obtuvo: - Las relaciones humanas en el trabajo son fundamentales: Inciden positivamente en la satisfacción laboral. Gabriel Gómez Galán 7

8 TEMA 14. Mejoran la moral de los grupos. Reducen la fatiga e incrementan la productividad. - El espíritu de colaboración, las relaciones de amistad y convivencia del personal era responsable de tal incremento de productividad. Desde entonces se da mucha importancia al factor humano en las empresas, el hombre no es una máquina. Se establecen objetivos sociales a conseguir, además de maximizar los beneficios. El empresario debe motivar a los trabajadores para aumentar su productividad. APORTACIONES DE LA PSICOLOGÍA Y LA SOCIOLOGÍA El enfoque psicológico de la organización de las empresas se basa en: - Factores de satisfacción y de motivación de las personas que integran la empresa. Las aplicaciones de la psicología al ámbito del trabajo se conocen como psicología industrial. - Se preocupan por el análisis de la motivación en el trabajo y los factores que la condicionan. La sociología industrial pone el énfasis en: - Los conflictos de intereses, en la formación de grupos y en el trabajo cooperativo. - Entre sus aportaciones, destaca el descubrimiento de la organización informal. 7. CRITERIOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN. Departamentalización: Proceso de división y agrupamiento de actividades y trabajadores en unidades específicas. Las divisiones que resultan de ese proceso se conocen como departamentos. CRITERIOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN 1. Departamentalización funcional. - Agrupa las actividades según las funciones básicas de la empresa: producción, marketing, recursos humanos - Cada unidad puede subdividirse en otras unidades funcionales más pequeñas. 2. Departamentalización geográfica. - Es conveniente en grandes empresas cuyas actividades de producción estén muy dispersas físicamente (áreas muy grandes). Para actividades de producción y marketing. 3. Departamentalización por productos o servicios. - En empresas que elaboran líneas de producción con características diferentes. (Electrodomésticos, informática...) 4. Departamentalización por clientes y por canales de distribución. - En empresas que tienen clientes muy diferentes entre sí (minoristas, mayoristas ) 5. Departamentalización por procesos. - Según las etapas del proceso productivo: compras, producción, almacén, ventas Departamentalización combinada: - Es la usada por las empresas en la práctica. - En cada nivel se utilizan distintos criterios. Gabriel Gómez Galán 8

9 8. LA ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL A. Organización formal - Es la establecida por la dirección y reflejada en su organigrama. - En ella están definidas las actividades de los trabajadores, las unidades o departamentos. - Es oficial y conocida por todos sus miembros, los cuales están obligados a aceptarla. B. Organización informal - Estructura de relaciones de comunicación, liderazgo e influencia que no depende de la dirección, no es oficial. - Depende de los miembros que voluntariamente la componen y de los líderes que surgen espontáneamente. - Nace por vínculos de amistad, intereses comunes - Por estos canales informales de comunicación circula información de todo tipo: comentarios, rumores - Se genera la formación de líderes informales (ejercen autoridad al reconocer al grupo y sus influencias). 9. LA REPRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN: EL ORGANIGRAMA. Un organigrama es una representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa. Muestra las unidades organizativas y las relaciones que existen entre ellas. Permite conocer las relaciones y dependencias jerárquicas que existen en la empresa. El organigrama cumple dos funciones: 1. Informar a los distintos miembros de la empresa sobre su posición dentro de ella. 2. Es una carta de presentación al exterior. Debe reunir estos requisitos: a) Exactitud: reflejar fielmente y sin errores la estructura de organización. b) Actualización: actualizarse periódicamente para recoger los cambios de la estructura. c) Claridad y sencillez: comprensible fácilmente. Tipos de Relaciones representadas en un organigrama: 1. Lineales o jerárquicas: se representan con línea continua e indican la relación de dependencia. 2. De staff o asesoramiento: representadas con línea discontinua cuya función es de apoyo a la dirección general o intermedia. Clases de organigramas I. Por su finalidad: a) informativos: Dan una visión general de la estructura (solo presentan las grandes unidades organizativas). b) analíticos: Presentan la totalidad de la estructura. (más detallados y técnicos). II. Por la extensión: a) generales: Representan toda la organización (estructura global de la empresa). b) parciales o departamentales: Se refieren a un área o departamento concreto. III. Por el contenido: a) estructurales: Sólo las grandes unidades y sus relaciones mutuas. b) funcionales: detallan las funciones y el cometido de cada unidad. c) de personal: expresan el nombre de la persona y su posición en la empresa. Gabriel Gómez Galán 9

10 IV. Por la forma: a) verticales: la línea jerárquica se representa de arriba abajo. b) concéntricos o radiales: la línea jerárquica se representa de centro hacia fuera. c) horizontales: la línea jerárquica se representa de izquierda a derecha. 10. TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA. La estructura organizativa de la empresa está constituida por: 1. Los puestos de trabajo: con las tareas a realizar. 2. Los departamentos o agrupaciones de personas y puestos. 3. Los niveles de autoridad y jerarquía 4. Los canales de comunicación entre trabajadores y niveles jerárquicos. TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA O FORMAS BUROCRÁTICAS: 1. Lineal o jerárquica: Basada en la autoridad directa del jefe sobre los empleados (1 solo jefe). Por su simplicidad es habitual en pymes o empresas grandes con un solo producto. Inconvenientes: los directivos no están especializados, y hay excesiva dependencia de los subordinados respecto a los superiores. 2. Funcional: Los subordinados reciben órdenes y asesoramiento de jefes diferentes, especialistas. Inconvenientes: al no haber unidad de mando se pueden dar órdenes contradictorias. 3. Lineal-funcional: Combina la estructura lineal (autoridad directa) con asesoramiento de los técnicos especialistas (staff). El personal staff no tiene mando, sólo apoya o asesora. Inconvenientes: el personal staff aumenta los costes, y las decisiones son lentas. 4. En comité: Las decisiones y la responsabilidad son compartidas por un grupo o comité. Inconvenientes: las decisiones también son lentas, y pueden surgir problemas por haber más de una autoridad. 5. Matricial: Estructura en forma de matriz de doble entrada: se combinan dos variables organizativas: Ejemplo: especialistas de diferentes departamentos funcionales se unen para trabajar en proyectos específicos. Cada persona tiene 2 jefes: un director de proyecto y un director de departamento. Propio de empresas industriales. 6. Multidivisional: Un conjunto de divisiones es coordinado por la alta dirección. Propio de grandes empresas. Cada división funciona como si fuera una empresa independiente, con sus propios departamentos. Gabriel Gómez Galán 10