FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS

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1 EL VNIVERSIDAD AVTONOM A D N V OV E O N FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Procedimiento para la Administración y Control de Asistencias, Percepciones y Deducciones Área Responsable Recursos Humanos Emitido por M.C.A. Nury Margarita Leal Rendón Clave PR-SAD-RHU/001 No. Copia Controlada Fecha Emisión No. Revisión No. Paginas 00 Junio Causa de Revisiones del Documento No. Revisión Fecha Revisión Causa 00 Junio 2016 Autorización Elaborado por Revisado por Revisado por Autorizado por M.C.A. Nury Margarita Leal Rendón Dra. María Teresa Garza González M.A. Nidia Saavedra Villarreal Dr. Eduardo Soto Regalado Jefe del Departamento de Recursos Subdirectora Administrativa Representante de la Dirección Director Humanos ante ISO-9001:2008 Revisión: 00 Hoja 1 de 1 FO-FCQ-SST/000

2 Índice N/A Portada y Autorización i Índice 1.0 Objetivo 2.0 Alcance 3.0 Responsabilidad 4.0 Definiciones 5.0 Descripción del Proceso 5.1 Entradas al Proceso 5.2 Proceso 5.3 Descripción de las Actividades del Proceso 5.4 Salidas del Proceso 5.5 Indicadores 6.0 Referencias Apéndices I. Formatos a utilizar. Revisión: 00 i FO-FCQ-SST/002

3 1.0 Objetivo: Administrar y controlar las Asistencias, Percepciones y Deducciones del personal en la F. C. Q. 2.0 Alcance: Aplica para todo el Personal Técnico, Administrativo, Intendencia y Profesional No Docente de la Facultad de Ciencias Químicas de planta y de ingresos propios. 3.0 Responsabilidades: El Departamento de Recursos Humanos es responsable de llevar el control de la Asistencia, Justificaciones por Inasistencia, Quinquenios, Permisos Económicos, Permisos, Incapacidades y Licencias del personal que checa tarjeta de la FCQ de planta y de ingresos propios. 4.0 Definiciones: No aplica. 5.0 Descripción del Proceso: 5.1 Entradas al proceso: Reporte Impreso de Base de Datos Electrónica de Reloj Checador. Solicitud de tiempo extra FO-SAD-RHU/ Proceso: En el Diagrama de Flujo siguiente se presenta el proceso para la Administración de Deducciones y Percepciones del Personal de la Facultad de Ciencias Químicas C.U y D.E.P. Revisión: 00 Hoja 1 de 18 FO-FCQ-SST/002

4 PERSONAL PLANTA Y/O INGRESOS PROPIOS RECURSOS HUMANOS FCQ DIRECCION Y SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA DIRECCION RECURSOS HUMANOS Y NOMINA DE RECTORIA DEDUCCIONES VARIAS REPORTAR FALTAS DE BASE DE DATOS ELECTRONICA DE RELOJ CHECADOR PERIODO DEL REPORTE: (MENSUALMENTE) TIPO DE DEDUCCION: -PERMISOS Y/O RETARDOS -QUINQUENIOS -ECONOMICOS -INCAPACIDADES MARCAR TIPO DE DEDUCCION Y VERIFICAR SU JUSTIFICACION MEDIANTE EL FORMATO CORRESPONDIENTE FO-SAD-RHU/006 FO-SAD-RHU/007 FO-SAD-RHU/008 FO-SAD-RHU/009 EXTRAER UNA RELACION DEL PERSONAL CON FALTAS Y RETARDOS NO APLICA EL JUSTIFICANTE SI REGISTRAR Y SOLICITAR AUTORIZACION DE LAS FALTAS JUSTIFICADAS MEDIANTE LOS FORMATOS CORRESPONDIENTES, ARCHIVAR EN CONSECUTIVO POR FECHAS REVISAR Y FIRMAR ELABORAR REPORTE DE FALTAS PARA PROCEDER INTERNAMENTE PARA PROCESAR LA NOMINA DE INGRESOS PROPIOS REVISAR Y FIRMAR LLENAR CON LOS DATOS DEL EMPLEADO EL FORMATO DE DEDUCCIONES VARIAS EN ORIGINAL Y TRES COPIAS, PARA GENERAR NOMINA DE RECTORIA REVISAR Y FIRMAR RECIBE INFORMACION DE PERSONAL DE PLANTA FIRMADA Y REVISADA PARA SU PROCEDIMIENTO DEDUCCION POR SUSPENSIÓN PERSONAL DE PLANTA: -FIRMA OFICIO DE SUSPENSIÓN. PERSONAL INGRESOS PROPIOS: -FIRMA OFICIO DE SUSPENSIÓN RECIBE OFICIO, RECABA FIRMA DEL EMPLEADO, SI NO FIRMA, SE REDACTA EN EL PIE DEL OFICIO SU NEGATIVA, Y FIRMAN DOS TESTIGOS. ELABORA, FIRMA Y ENVIA OFICIO DE SUSPENSIÓN SE LLENA FORMATO DE DEDUCCIONES VARIAS CON LOS DATOS DEL PERSONAL SUSPENDIDO. FIRMA OFICIO DE SUSPENSIÓN RECIBE INFORMACION DEL PERSONAL FIRMADA Y REVISADA PARA SU PROCEDIMIENTO Revisión: 00 Hoja 2 de 18 FO-FCQ-SST/002

5 PERSONAL PLANTA Y/O INGRESOS PROPIOS RECURSOS HUMANOS FCQ DIRECCION Y SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA DIRECCION RECURSOS HUMANOS Y NOMINA DE RECTORIA PERCEPCIONES SOLICITUD DE TIEMPO EXTRA -PERSONAL RECTORIA FO-SAD-RHU/009 PUBLICAR SEMESTRALMENTE UN AVISO CON FECHA PARA TRAMITE, CALCULAR Y LLENAR FORMATO DE PERCEPCIONES VARIAS. REVISAR Y FIRMAR REVISAR, FIRMAR Y PROCESAR SOLICITUD DE TIEMPO EXTRA -PERSONAL INGRESOS PROPIOS SE PROCESA INTERNAMENTE EN LA NOMINA DE INGRESOS PROPIOS C.U. Y/O D.E.S. FO-SAD-RHU/003 FO-SAD-RHU/004 PREMIO ASISTENCIA APLICA SOLO PARA PERSONAL DE PLANTA: REVISAR POR UN AÑO EL RECORD DE FALTAS JUSTIFICADAS E INJUSTIFICADAS DEL PERSONAL SE SELECCIONAN A LOS MERECEDORES Y SE CALCULA LA PERCEPCION REVISAR Y FIRMAR REVISAR, FIRMAR Y PROCESAR PREMIO PRODUCTIVIDAD APLICA SOLO PARA PERSONAL DE PLANTA: CADA SEIS MESES SE FORMULA UN REPORTE DE LOS MERECEDORES AL PREMIO, SE EXCENTAN LAS DE MATERNIDAD REVISAR Y FIRMAR REVISAR, FIRMAR Y PROCESAR 5.3 Descripción de Actividades del Proceso: Revisión: 00 Hoja 3 de 18 FO-FCQ-SST/002

6 5.3.1 Las Deducciones del personal se realizan mensualmente para el control de asistencias del personal profesional no docente se solicita al departamento correspondiente el diario de registro, seguir punto Imprimir el reporte de la base de datos del reloj checador la información almacenada de cada trabajador Marcar las faltas, retardos e irregularidades, y verificar mediante el justificante correspondiente: Según el control diario de quinquenios, económicos, permisos, vacaciones e incapacidades Revisar las asistencias y extraer una relación del personal con faltas y retardos injustificados, cuando se amerita una suspensión por el record del empleado se procede al punto Revisar si el empleado justifica la falta mediante los formatos que corresponda Quinquenios (FO-SAD-RHU/006), Económicos (FO- SAD-RHU/007), Permisos y/o Retardos (FO-SAD-RHU/008), vacaciones (FO-SAD-RHU-011), con firma de visto bueno del Jefe Inmediato, asimismo verificar en el record del empleado si tiene días para que aplique el justificante Si Aplica: Registrar y solicitar autorización de la Subdirección Administrativa, archivar la original por orden de fecha y la copia regresarla al trabajador previamente autorizadas. Para el caso de las incapacidades, se reciben las copias correspondientes, registrar y archivar en el expediente del trabajador No Aplica: Ver siguiente punto Llenar con los datos recabados el formato de Deducciones Varias en original y tres copias. En caso de deducción por suspensión, la Subdirección Administrativa elabora, firma y nos envía un oficio de notificación de suspensión para recabar firma del empleado suspendido, si el empleado no acepta firmar la notificación, el asistente de Recursos Humanos, redacta al pie del oficio en presencia de dos testigos que el empleado se negó a firmar la notificación, firmando los dos testigos, posteriormente se llena el formato de Deducciones Varias del Departamento de Recursos Humanos de la Rectoría con los datos de la persona suspendida se recaba la firma de la Dirección, se anexa oficio y se envía al Departamento de Recursos Humanos de la Rectoría Tramitar revisión y firma de la Dirección y la Subdirección Administrativa Para el personal de planta, enviar a la Dirección de Recursos Humanos y Nomina de Rectoría para su proceso y recibir copia con sello de recibido Para el personal de ingresos propios, enviar Reporte de Faltas (FO- SAD-RHU/005) al asistente que procesa la nomina de ingresos propios y archivar copia de recibido. Revisión: 00 Hoja 4 de 18 FO-FCQ-SST/002

7 5.3.6 Las Percepciones del personal se realizan de acuerdo a su tipo: Control de Tiempos Extra: publicar cada semestre un aviso de las fechas de recepción para realizar el trámite con formato (FO-SAD- RHU/009), la Dirección de Recursos Humanos y Nóminas de la U.A.N.L. Recibir la solicitud del empleado verificando el tiempo extra efectivo, imprimir un reporte tipo tarjeta de los registros de asistencia del periodo reportado para anexar al formato. Calcular, revisar y registrar en sistema administrativo el formato de Percepciones Varias en original y dos copias, tramitar la revisión y firma de la Dirección y Subdirección Administrativa. Enviar a Rectoría al Departamento de Presupuestos para su autorización, enviar por correo a Recursos Humanos de Recotría block de notas con la información. Para el personal de ingresos propios, se formulan los reportes correspondientes CU (FO-SAD-RHU-003), y DEP (FO-SAD-RHU-004) y se procesa de manera interna en la nómina de ingresos propios según sea el caso Premio de Asistencia: Revisar por año en el record llevado al día de faltas injustificadas de todo el personal de nómina de Rectoría, extractar a los merecedores del premio anual de asistencia, calcular para el personal: con 0 faltas 7 días de salario, con 1 falta 2 días de salario, 2 faltas 1 día de salario; elaborando listado de los merecedores con la cantidad de percepción a recibir, enviándolo impreso y en forma electrónica a la Dirección de Recursos Humanos y Nóminas de la Rectoría para su proceso Premio de Productividad: Realizar cada seis meses, un reporte a la Subdirección Administrativa, del personal con tres faltas injustificadas o más, con incapacidad médica por enfermedad general con duración de 41 días o más, (exentar las faltas de maternidad) y el que tuvo retardos y salidas antes. 5.4 Salidas del proceso: Reporte de Tiempo Extra C.U. (FO-SAD-RHU/003) Reporte de Tiempo Extra D.E.P. (FO-SAD-RHU/004) Reporte de Deducciones Varias Reporte de Percepciones Varias Reporte de Faltas (FO-SAD-RHU/005) 5.5 Indicadores: Entrega Oportuna para su ingreso a Nómina. 6.0 Referencias: Reglamento Interior de Trabajo de la U.A.N.L. Revisión: 00 Hoja 5 de 18 FO-FCQ-SST/002

8 Contrato Colectivo de Trabajo de la U.A.N.L. Reporte Deducciones Varias Reporte Percepciones Varias Revisión: 00 Hoja 6 de 18 FO-FCQ-SST/002

9 D N V OV E EL Procedimiento para la Administración de Percepciones y Deducciones Apéndice I. Formatos utilizados Formato: Reporte de Tiempo Extra de Ingresos Propios Clave: FO-SAD-RHU/003 Los registros generados por el uso de este formato no serán controlados, ya que son transitorios y pueden ser descartados en cualquier momento después de entregar el documento. VNIVERSIDAD AVTONOM A O N Facultad de Ciencias Químicas Departamento de Recursos Humanos Reporte de Tiempo Extra para Trámite de Pago Periodo de Proceso: NOMINA DE INGRESOS PROPIOS C.U. HORAS NOMBRES FECHAS dob/tri v/hr/día Salario Quincena VALOR TOTALES PAGOS CON CHEQUE: VALOR TOTAL EN TIEMPO EXTRA: RECIBIO. F.C.Q. CONFIDENCIAL Q7 Revisión: 00 Hoja 1 de 1 FO-SAD-RHU/003 Revisión: 00 Hoja 7 de 18 FO-FCQ-SST/002

10 Formato: Reporte de Tiempo Extra de Ingresos Propios D.E.P. Clave: FO-SAD-RHU/004 Los registros generados por el uso de este formato no serán controlados, ya que son transitorios y pueden ser descartados en cualquier momento después de entregar el documento. Revisión: 00 Hoja 8 de 18 FO-FCQ-SST/002

11 Formato: Reporte de faltas Clave: FO-SAD-RHU/005 Los registros generados por el uso de este formato no serán controlados, ya que son transitorios y pueden ser descartados en cualquier momento después de entregar el documento. Revisión: 00 Hoja 9 de 18 FO-FCQ-SST/002

12 Formatos: Solicitud de Quinquenios Clave: FO-SAD-RHU/006 Los registros generados por el uso de este formato no serán controlados, ya que son transitorios y pueden ser descartados en cualquier momento después de entregar el documento. Revisión: 00 Hoja 10 de 18 FO-FCQ-SST/002

13 Formato: Solicitud de Permiso Económicos Clave: FO-SAD-RHU/007 (Imagen anterior del formato) Los registros generados por el uso de este formato no serán controlados, ya que son transitorios y pueden ser descartados en cualquier momento después de generar el documento de deducciones. Revisión: 00 Hoja 11 de 18 FO-FCQ-SST/002

14 Formato: Solicitud de Permiso Económicos Clave: FO-SAD-RHU/007 (Imagen posterior del formato) Los registros generados por el uso de este formato no serán controlados, ya que son transitorios y pueden ser descartados en cualquier momento después de generar el documento de deducciones CONTRATO COLECTIVO DE TRABAJO DE LA U. A. N. L. CAPITULO VII PERMISOS Y LICENCIAS REGLAMENTO INTERIOR DE TRABAJO DE LA U. A. N. L. CAPITULO III PERMISOS, FALTAS Y LICENCIAS CLÁUSULA La Universidad concederá anualmente a sus trabajadores, hasta dos permisos económicos por cuatro días hábiles cada uno y con goce de sueldo, cuando existan causas debidamente justificadas, conforme a lo previsto en el Reglamento Interior de Trabajo. Estos permisos no tienen carácter acumulativo y sólo podrán ser utilizados uno por semestre. CLÁUSULA Los permisos económicos se concederán por el Jefe o Director de la dependencia o unidad donde el trabajador preste sus servicios, previo aviso y solicitud del Sindicato, siempre y cuando el número de trabajadores solicitantes no sea tal que perjudiquen la buena marcha de la dependencia. La solicitud y autorización deberá constar por escrito y enviarse copia al Rector, a las Direcciones de Recursos Humanos de la U.A.N.L. y Hospital Universitario Dr. José Eleuterio González, en su caso. CLÁUSULA Los permisos económicos que se concedan no se contarán como faltas, no afectarán los días de vacaciones normales o los descansos por quinquenio a que tenga derecho el trabajador ni le perjudicará en la percepción del Premio que por no faltas otorga la Universidad a sus trabajadores administrativos, técnicos, de intendencia y enfermería. ARTÍCULO 25.- LOS PERMISOS ECONÓMICOS A QUE SE REFIERE EL CONTRATO COLECTIVO DE TRABAJO, SERÁN OTORGADOS CUANDO OCURRAN LAS SIGUIENTES CIRCUNSTANCIAS: a) Matrimonio del trabajador, de sus ascendientes o descendientes. b) Cambio de domicilio del trabajador. c) Trámite de documentos académicos, certificados del Registro Civil, cuando sea fuera de la Entidad Federativa, trámite de pasaportes. Lo anterior, sólo en caso de que se requiera acudir personalmente. d) Para preparación y elaboración de tesis de examen profesional del trabajador. e) Para tramitación de inscripciones y demás requisitos que establece el Departamento Escolar o la Institución Educativa en la que estudie el Trabajador. f) El cumplimiento de tareas censales y electorales establecidas como obligación ciudadana. ARTICULO 26.- SERÁN CONSIDERADOS MOTIVOS PARA PERMISOS ECONOMICOS DE URGENCIA LOS CASOS SIGUIENTES: a) Fallecimiento de padres, hijos, hermanos, conyuges, tutores o padrastros. b) Accidentes graves ocurridos a cualesquiera de los familiares anteriormente citados. c) Intervención quirúrgica de cirugía mayor, de cualesquiera de los familiares referidos. d) Asistir a diligencias judiciales a las que haya sido citado; cuando el citatorio para su comparencia sea consecuencia de la relación laboral; se concederá permiso ordinario con goce de sueldo, previa justificación. e) El nacimiento de un hijo o nieto del trabajador. f) La desaparición de cualesquiera de los familiares a que se refiere el anterior inciso a) cuando esté comprobado en forma fehaciente. g) El robo sufrido en el domicilio del trabajador, si se hacen necesario trámites oficiales y sea este comprobado. h) El internamiento en centro hospitalario, de cualesquiera de los familiares mencionados en el precitado inciso a), o en enfermedad gravemente de los mismos; en ambos casos, previa comprobación mediante el dictamen médico correspondiente. Los PERMISOS DE URGENCIA podrán ser concedidos por el Jefe inmediato superior del trabajador quien le entregará copia del permiso; a su regreso, el trabajador tendrá la obligación de presentar en una plazo de tres días, comprobantes por escrito, que justifiquen la causal; SI NO PRESENTA COMPROBANTES, LA FALTA SE CONSIDERARÁ INJUSTIFICADA Y SIN GOCE DE SUELDO. Revisión: 00 Hoja 12 de 18 FO-FCQ-SST/002

15 Formato: Vacaciones - Personal Clave: FO-SAD-RHU/011 Los registros generados por el uso de este formato no serán controlados, ya que son transitorios y pueden ser descartados en cualquier momento después de entregar el documento. Revisión: 00 Hoja 13 de 18 FO-FCQ-SST/002

16 D N V EV O E Procedimiento para la Administración de Percepciones y Deducciones Formato: Solicitud de Retardos y/o Permisos Clave: FO-SAD-RHU/008 Los registros generados por el uso de este formato no serán controlados, ya que son transitorios y pueden ser descartados en cualquier momento después de entregar el documento. IMAGEN ANTERIOR IMAGEN POSTERIOR VNIVERSIDAD AVTONOM A N O L Facultad de Ciencias Químicas REGLAMENTO INTERIOR DE TRABAJO Solicitud de Autorización Retardos y/o Permisos FECHA: NOMBRE: S o l i c i t o J u s t i f i c a r : (RETARDO) (NO CHEQUE ENTRADA) (SALIDA ANTES) (NO CHEQUE SALIDA) HORA DE CHEQUEO DE Salida: Entrada: Regreso: HORAS Y FECHA PARA REPONER: Hrs. Min. DIA MES AÑO / / Vo. Bo. Jefe Inmediato. Autoriza: SUBDIRECTORA ADMVA. F.C.Q. ART.14.- El trabajador no podrá abandonar su trabajo durante las horas de labores sino mediante autorización por escrito de su jefe inmediato, que será el único medio para justificar su salida. ART.20.- El trabajador tendrá una tolerancia de quince minutos, no acumulables en su hora de entrada a las labores. ART.61.- Dan lugar a aplicación de medidas disciplinarias automáticas, los trabajadores que: a).- Lleguen con mas de quince minutos de retraso a iniciar sus labores La medida disciplinaria consistirá en no permitirles laborar por un día, que se considerará como falta injustificada. ART Cuando el trabajador acumule en treinta días cuatro retrasos, podrá ser suspendido hasta por ocho días, tomando en cuenta sus antecedentes. Revisión: 00 Hoja 1 de 1 FO-SAD-RHU/008 Revisión: 00 Hoja 14 de 18 FO-FCQ-SST/002

17 D N V EL Procedimiento para la Administración de Percepciones y Deducciones Formato: Solicitud de Tiempo Extra Clave: FO-SAD-RHU/009 Los registros generados por el uso de este formato no serán controlados, ya que son transitorios y pueden ser descartados en cualquier momento después de entregar el documento. VNIVERSIDAD AVTONOM A OV E O N Facultad de Ciencias Químicas REPORTE DE TIEMPO EXTRA NOMBRE : PUESTO : R.F.C. : HORARIO NORMAL : AREA DE TRABAJO TRABAJO A REALIZAR EN TIEMPO EXTRA : FIRMA DEL EMPLEADO Fechas De Hasta Fechas De Hasta Lunes Hrs. Hrs. Lunes Hrs. Hrs. Martes Hrs. Hrs. Martes Hrs. Hrs. Miércoles Hrs. Hrs. Miércoles Hrs. Hrs. Jueves Hrs. Hrs. Jueves Hrs. Hrs. Viernes Hrs. Hrs. Viernes Hrs. Hrs. Sábado Hrs. Hrs. Sábado Hrs. Hrs. Domingo Hrs. Hrs. Domingo Hrs. Hrs. Autorización del Jefe Inmediato: NO ESCRIBA en estos espacios solo para uso del Depto. de Recursos Humanos FCQ. Ext Cuidad Universitaria, San Nicolás de los Garza, N.L. S a l a r i o : Quincena: $ Dia : $ Hr(s) : $ Total de Horas por periodo: Hora Doble: $ X Hrs = $ Hora Triple: $ X Hrs = $ Hora Normal: $ X Hrs = $ Festivo ( ) $ P. Dominical ( ) $ Sustitución ( ) $ Valor Total en Tiempo Extra $ Periodo de Proceso: Revisión: 01 Hoja 1 de 1 FO-SAD-RHU/009 Revisión: 00 Hoja 15 de 18 FO-FCQ-SST/002

18 Formato: Deducciones varias Sin clave Hoja anterior Revisión: 00 Hoja 16 de 18 FO-FCQ-SST/002

19 Formato: Percepciones Varias Sin clave Revisión: 00 Hoja 17 de 18 FO-FCQ-SST/002

20 Formato: Reportes de Faltas. Clave: FO-SAD-RHU/005 Revisión: 00 Hoja 18 de 18 FO-FCQ-SST/002