DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS

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1 INFORME N DFOE-EC-IF de julio, 2016 DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS INFORME SOBRE LAS SITUACIONES SIGNIFICATIVAS IDENTIFICADAS EN LA REVISIÓN DE LOS GASTOS PRESUPUESTARIOS DE LOS REGÍMENES ESPECIALES DE PENSIONES CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO ECONÓMICO

2 RESUMEN EJECUTIVO CONTENIDO Página N 1. INTRODUCCIÓN... 1 ORIGEN DE LA REVISIÓN... 1 OBJETIVO DE LA REVISIÓN... 1 ALCANCE DE LA REVISIÓN... 2 GENERALIDADES ACERCA DE LA REVISIÓN... 2 METODOLOGÍA APLICADA... 2 COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA RESULTADOS... 3 TEMA N 1: CALIDAD DE LA INFORMACIÓN REGISTRADA EN EL SISTEMA DE REVALORIZACIONES Y PLANILLAS... 3 HALLAZGO 1.1: INCONSISTENCIAS EN EL NÚMERO DE PENSIONES REGISTRADAS EN EL SISTEMA DE REVALORIZACIONES Y PLANILLAS Y EL REPORTADO EN LA MEMORIA ANUAL... 3 HALLAZGO 1.2: INCONSISTENCIAS EN LA INFORMACIÓN DE PENSIONES REGISTRADA EN EL SISTEMA DE REVALORIZACIONES Y PLANILLAS... 6 TEMA N 2: SERVICIOS CONTRATADOS POR LA DNP PARA LA ATENCIÓN DE INCIDENTES Y REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA DE REVALORIZACIONES Y PLANILLAS... 9 HALLAZGO 2.1. DEPENDENCIA DE LA SECRETARÍA TÉCNICA DE GOBIERNO DIGITAL PARA LA ATENCIÓN DE INCIDENTES Y REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA DE REVALORIZACIONES Y PLANILLAS... 9 TEMA N 3: MECANISMOS DE CONTROL PARA EVITAR EL PAGO DE SUMAS DE MÁS A PENSIONADOS FALLECIDOS HALLAZGO 3.1. USO DE INFORMACIÓN DESACTUALIZADA PARA LA DETERMINACIÓN DE SUMAS GIRADAS DE MÁS A PENSIONADOS FALLECIDOS TEMA N 4: NORMATIVA INTERNA DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE PENSIONES HALLAZGO 4.1. DESACTUALIZACIÓN DE LA NORMATIVA INTERNA DE LA DNP CONCLUSIONES DISPOSICIONES AL MÁSTER CARLOS ALVARADO QUESADA EN SU CALIDAD DE MINISTRO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO AL LIC. JUAN GERARDO ALFARO LÓPEZ EN SU CALIDAD DE DIRECTOR NACIONAL DE PENSIONES O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO CUADROS CUADRO N 1 DIFERENCIA AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 ENTRE LAS PENSIONES VIGENTES REPORTADAS EN EL SISTEMA DE REVALORIZACIONES Y PLANILLAS Y LA MEMORIA ANUAL 5

3 INFORME N DFOE-EC-IF RESUMEN EJECUTIVO Qué examinamos? La revisión realizada tuvo como objetivo examinar las partidas presupuestarias con mayor materialidad de los Regímenes Especiales de Pensiones, administrados por la Dirección Nacional de Pensiones (DNP), contenidas en la Liquidación del Presupuesto de la República para el ejercicio económico 2015, con el fin de emitir una conclusión sobre la razonabilidad de dichos rubros y comprobar su correspondencia con el marco normativo aplicable. En cumplimiento de este objetivo, la revisión comprendió la evaluación de la partida Transferencias Corrientes de los Regímenes Especiales de Pensiones, exceptuando el Régimen del Magisterio Nacional. Así como el Sistema de Revalorizaciones y Planillas y la información de pensiones vigentes contenidas en los expedientes de pensionados. Por qué es importante? El estudio es de relevancia por cuanto la DNP tiene a su cargo la administración y control de 14 regímenes de pensión y 2 regímenes de prejubilación, cada uno de los cuales tiene una base legal propia y porque se constituye en un insumo para informar al Poder Legislativo, así como a la ciudadanía en general, sobre la razonabilidad de los saldos consignados en la liquidación presupuestaria del Poder Ejecutivo, además de constituirse en una herramienta para fortalecer la transparencia y el control ciudadano al brindarle a la población un panorama sobre los controles establecidos para la gestión e inversión de los recursos públicos, máxime si se toma en consideración que para el período 2015 los regímenes especiales de pensiones, exceptuando el Régimen del Magisterio Nacional, presentaron un presupuesto devengado de egresos por un monto de millones. Asimismo, la como parte de su función fiscalizadora, ha establecido la realización de revisiones en las instituciones públicas de mayor incidencia a nivel presupuestario, con el fin de dar cumplimiento a lo estipulado en la Constitución Política y en la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, N 8131, respecto a la obligación de remitir a la Asamblea Legislativa un dictamen sobre la razonabilidad de los saldos incluidos en la liquidación de ingresos y egresos del presupuesto nacional del ejercicio económico que corresponda. Qué encontramos? Como resultado de la revisión realizada, se determinaron inconsistencias o errores en la base de datos del Sistema de Revalorizaciones y Planillas, los cuales se encuentran relacionados con la ausencia o digitación de la información correspondiente a los campos referidos a la institución donde laboró el pensionado, los años de servicio, salarios de referencia, porcentajes de pensión asignados a prejubilados o causahabientes, parentesco en casos de traspaso de la pensión, motivo de exclusión y fechas de nacimiento y/o defunción. Además, se evidenció que existe una alta dependencia de los servicios contratados por la DNP a la Secretaría Técnica de Gobierno Digital para la atención de incidentes, consultas y requerimientos relacionados con el Sistema de Revalorizaciones y Planillas, lo cual incrementa la probabilidad del riesgo de atraso o recurrencia de los mismos. Finalmente, la DNP utiliza información desactualizada tanto, para la identificación de pensionados fallecidos, como en la normativa interna para la ejecución de algunos de sus

4 procedimientos, lo cual incrementa la probabilidad de incurrir en el pago de sumas de más y de desviaciones en la ejecución de las labores por parte de los funcionarios de la DNP. Qué sigue? Con fundamento en lo descrito, se giran disposiciones al Ministro de Trabajo y Seguridad Social y al Director Nacional de Pensiones, con el fin de que se corrijan las deficiencias en la calidad de la información de las bases de datos de pensiones, las debilidades en los mecanismos y procedimientos de control para la detección de pagos de más a pensionados fallecidos, así como para que se proceda con la actualización de la normativa interna de la DNP y con la capacitación requerida para la adecuada gestión tecnológica del Sistema de Revalorizaciones y Planillas.

5 INFORME N DFOE-EC-IF DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS INFORME SOBRE LAS SITUACIONES SIGNIFICATIVAS IDENTIFICADAS EN LA REVISIÓN DE LOS GASTOS PRESUPUESTARIOS DE LOS REGÍMENES ESPECIALES DE PENSIONES CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO ECONÓMICO INTRODUCCIÓN ORIGEN DE LA REVISIÓN 1.1. La revisión se realizó en cumplimiento del Plan Anual Operativo 2016 de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE) y corresponde a la cartera de proyectos del Área de Fiscalización de Servicios Económicos La ejecución de este tipo de revisiones por parte de la Contraloría General de la República, se fundamenta en dos ejes principales, el primero referente a la función fiscalizadora establecida en su Ley Orgánica, N 7428; y el segundo relacionado con el mandato legal establecido en la Constitución Política y en la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, N 8131, cuyas disposiciones legales estipulan la obligación, por parte de este Órgano Contralor, de remitir a la Asamblea Legislativa un dictamen sobre la razonabilidad de los saldos incluidos en la liquidación de ingresos y egresos del presupuesto nacional del ejercicio económico respectivo Por otra parte, el desarrollo de este tipo de revisiones, contribuye a incrementar la transparencia y el control ciudadano, al brindarle a la población un panorama sobre los controles establecidos para la gestión e inversión de los recursos públicos. OBJETIVO DE LA REVISIÓN 1.4. Examinar las gastos presupuestarias con mayor materialidad de los Regímenes Especiales de Pensiones administrados por la Dirección Nacional de Pensiones (DNP), contenidas en la Liquidación del Presupuesto de la República correspondiente al ejercicio económico 2015, con el fin de emitir una conclusión sobre la razonabilidad de dichos rubros y su correspondencia con el marco normativo aplicable.

6 2 ALCANCE DE LA REVISIÓN 1.5. La revisión comprendió la verificación de la razonabilidad del saldo de la partida presupuestaria de Transferencias Corrientes contenida en la liquidación presupuestaria del título N 231 correspondiente a los egresos devengados por los Regímenes Especiales de Pensiones, exceptuando el Régimen del Magisterio Nacional, durante el periodo 2015 y la evaluación de la calidad de la información de pensiones contenida en las bases de datos del Sistema de Revalorizaciones y Planillas Durante la revisión se contempló la ejecución de procedimientos para obtener evidencia sobre la razonabilidad de los montos, incluyendo la evaluación del riesgo de representaciones erróneas de importancia relativa, ya sean causadas por fraude o por error, incluyeron el análisis de la información general y específica de las pensiones al 31 de diciembre de 2015, contenidas en las bases de datos extraídas del Sistema de Revalorizaciones y Planillas, así como de la documentación comprobatoria contenida en una muestra de expedientes físicos de pensiones vigentes Al realizar estas evaluaciones de riesgo, se consideraron los controles internos de la DNP que son relevantes en la emisión, registro y control de la información de pensiones vigentes en el Sistema de Revalorizaciones y Planillas, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría apropiados en las circunstancias, pero no con el propósito de expresar una opinión sobre la efectividad de los controles internos de la institución, sino para emitir una conclusión sobre la razonabilidad de los saldos de las partidas presupuestarias evaluadas. GENERALIDADES ACERCA DE LA REVISIÓN 1.8. De conformidad con la Ley de Creación del Régimen General de Pensiones N 7302, y con el Reglamento a dicha Ley, la Dirección Nacional de Pensiones, es la dependencia del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS), encargada de resolver las solicitudes de pensión y jubilación de los Regímenes de Pensiones y Jubilaciones con cargo al Presupuesto Nacional en primera instancia, así como la administración técnica y jurídica de esos regímenes, con excepción del Régimen de Pensiones del Magisterio Nacional Actualmente la DNP tiene a su cargo la administración y control de 14 diferentes regímenes de pensión y 2 regímenes de prejubilación, cada uno de los cuales tiene una base legal propia. Para llevar a cabo la emisión de la planilla, revalorización y pago de las pensiones la DNP contrató en el año 2011 a la Secretaría Técnica de Gobierno Digital, el desarrollo del denominado Sistema de Revalorizaciones y Planillas. METODOLOGÍA APLICADA Para la ejecución de esta revisión, se consideró lo estipulado en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el Manual General de

7 3 Fiscalización Integral (MAGEFI), el Manual del Procedimiento de Auditoría de la y los lineamientos establecidos en las Normas de Auditoría emitidas por la Organización Internacional de Entidades de Fiscalización Superior (INTOSAI) La metodología utilizada para el desarrollo de la revisión se enfocó en la aplicación de técnicas y prácticas de auditoría normalmente aceptadas, tales como entrevistas, cuestionarios, verificaciones de documentos en los expedientes de pensiones y aplicación de técnicas de auditoría asistidas por computadora (TAACs) para el análisis de bases de datos. COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA En reunión celebrada el 1 de julio de 2016, se comunicaron verbalmente los resultados de la auditoría a los siguientes funcionarios del MTSS: Lic. Ciro Barbosa Toribio, Oficial Mayor y Director General Administrativo Financiero; Lic. Juan Alfaro López, Director Nacional de Pensiones; Lic. Daniel Sáenz Hernández y el Lic. Norman Araya Alpízar, Subauditor Interno El borrador del presente informe se entregó en esa misma fecha al Ministro de Trabajo y Seguridad Social, con el oficio N DFOE-EC-0459 (08456), con el propósito de que en un plazo de cinco días hábiles se formularan y remitieran a la Gerencia del Área de Fiscalización de Servicios Económicos, las observaciones que estimaran pertinentes sobre el contenido de dicho documento Sobre el particular, no se recibieron observaciones por parte de la Administración del MTSS. 2. RESULTADOS TEMA N 1: CALIDAD DE LA INFORMACIÓN REGISTRADA EN EL SISTEMA DE REVALORIZACIONES Y PLANILLAS HALLAZGO 1.1: INCONSISTENCIAS EN EL NÚMERO DE PENSIONES REGISTRADAS EN EL SISTEMA DE REVALORIZACIONES Y PLANILLAS Y EL REPORTADO EN LA MEMORIA ANUAL 2.1. Las Normas de Control Interno para el Sector Público (N CO-DFOE), en los puntos 5.6, 5.6.1, y 5.8 señalan respecto a la calidad de la información y el control de los sistemas de información lo siguiente: 5.6. Calidad de la Información. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo. Los atributos

8 4 fundamentales de la calidad de la información están referidos a la confiabilidad, oportunidad y utilidad Confiabilidad. La información debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente Utilidad. La información debe poseer características que la hagan útil para los distintos usuarios, en términos de pertinencia, relevancia, suficiencia y presentación adecuada, de conformidad con las necesidades específicas de cada destinatario. 5.8 Control de sistemas de información. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer los controles pertinentes para que los sistemas de información garanticen razonablemente la calidad de la información y de la comunicación, la seguridad y una clara asignación de responsabilidades y administración de los niveles de acceso a la información y datos sensibles, así como la garantía de confidencialidad de la información que ostente ese carácter Asimismo, las Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información (N CO-DFOE), en los puntos inciso a), 4.3 y 4.6 establecen que: Seguridad en las operaciones y comunicaciones. La organización debe implementar las medidas de seguridad relacionadas con la operación de los recursos de TI y las comunicaciones, minimizar su riesgo de fallas y proteger la integridad del software y de la información. Para ello debe / a. Implementar los mecanismos de control que permitan asegurar la no negación, la autenticidad, la integridad y la confidencialidad de las transacciones y de la transferencia o intercambio de información 4.3 Administración de los Datos. La organización debe asegurarse de que los datos que son procesados mediante TI corresponden a transacciones válidas y debidamente autorizadas, que son procesados en forma completa, exacta y oportuna, y transmitidos, almacenados y desechados en forma íntegra y segura. 4.6 Administración de servicios prestados a terceros. La organización debe asegurar que los servicios contratados a terceros satisfagan los requerimientos en forma eficiente. Con ese fin, debe d) Minimizar la dependencia de la organización respecto de los servicios contratados a un tercero En la revisión realizada sobre los Regímenes Especiales de Pensiones, se determinó que existe una diferencia de 202 registros menos entre la cantidad

9 5 reportada por el Sistema de Revalorizaciones y Planillas 1 y el total indicado en la Memoria Anual del MTSS con corte al 31 de diciembre de Al respecto, la DNP en oficio SNP del 12 de abril de 2016, indicó que ante consulta a la Secretaría Técnica de Gobierno Digital... se identificó que en el reporte de la Consulta Pto1 se envió la información hasta diciembre 2015 pero únicamente de los casos activos hasta el mes febrero Con el propósito de incorporar la información de los casos activos al 31 de diciembre de 2015, la DNP suministró nuevamente el reporte de pensiones registradas en el Sistema de Revalorizaciones y Planillas; no obstante, del análisis realizado se evidenció que las diferencias en la cantidad de pensiones se incrementan, al pasar de menos 202 a pensiones de más en las base de datos respecto a la Memoria Anual En el siguiente cuadro, se presenta el detalle de la diferencia en la cantidad de pensiones vigentes según Sistema de Revalorizaciones y Planillas y la Memoria Anual. Cuadro N 1 Diferencia al 31 de diciembre de 2015 entre las pensiones vigentes reportadas en el Sistema de Revalorizaciones y Planillas y la Memoria Anual Regímenes Pensionados Base de Datos Memoria Anual Diferencia Hacienda Ley Hacienda Ley Guerra Excombatientes Leyes 1922 y Régimen General de Pensiones Ley Obras Públicas Ley Gracia Ley Comunicaciones Ley Comunicaciones Excepciones Ley Registro Nacional Ley Hacienda Diputados Leyes 148 y Ferrocarriles Ley Prejubilación Ex-servidores INCOP Leyes 8674 y Prejubilación Ex-servidores INCOFER Ley Músicos Ley Guardia Civil Ley Ex presidentes de la República Leyes 313 y Galardonados con el Premio Magón Leyes 6984 y Beneméritos de la Patria Leyes 3825 y Total general Fuente: CGR, con base en la información suministrada por la DNP en oficio SNP Información suministrada mediante oficio DNP del 3 de marzo de 2016, correspondiente a la base de datos Consulta Pto1.xls.

10 Lo anterior, evidencia que la Administración no ha diseñado los controles de calidad de datos, ni ha implementado las medidas de seguridad necesarias para garantizar que los reportes sobre la cantidad de pensiones registradas en el Sistema de Revalorizaciones y Planillas, sean íntegros y exactos; por lo que la DNP se expone a tomar decisiones con base en información errónea. HALLAZGO 1.2: INCONSISTENCIAS EN LA INFORMACIÓN DE PENSIONES REGISTRADA EN EL SISTEMA DE REVALORIZACIONES Y PLANILLAS 2.8. Las Normas de Control Interno para el Sector Público, en los puntos 5.6, 5.6.1, 5.6.2, y 5.8 señalan respecto a la calidad de la información y el control de los sistemas de información lo siguiente: 5.6. Calidad de la Información. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo. Los atributos fundamentales de la calidad de la información están referidos a la confiabilidad, oportunidad y utilidad Confiabilidad. La información debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente. / Oportunidad. Las actividades de recopilar, procesar y generar información, deben realizarse y darse en tiempo a propósito y en el momento adecuado, de acuerdo con los fines institucionales. / Utilidad. La información debe poseer características que la hagan útil para los distintos usuarios, en términos de pertinencia, relevancia, suficiencia y presentación adecuada, de conformidad con las necesidades específicas de cada destinatario. 5.8 Control de sistemas de información. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer los controles pertinentes para que los sistemas de información garanticen razonablemente la calidad de la información y de la comunicación, la seguridad y una clara asignación de responsabilidades y administración de los niveles de acceso a la información y datos sensibles, así como la garantía de confidencialidad de la información que ostente ese carácter Además, las Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información, en los puntos inciso a) y 4.3 establecen que: Seguridad en las operaciones y comunicaciones. La organización debe implementar las medidas de seguridad relacionadas con la operación de los recursos de TI y las comunicaciones, minimizar su riesgo de fallas y

11 7 proteger la integridad del software y de la información. Para ello debe / a. Implementar los mecanismos de control que permitan asegurar la no negación, la autenticidad, la integridad y la confidencialidad de las transacciones y de la transferencia o intercambio de información 4.3 Administración de los Datos. La organización debe asegurarse de que los datos que son procesados mediante TI corresponden a transacciones válidas y debidamente autorizadas, que son procesados en forma completa, exacta y oportuna, y transmitidos, almacenados y desechados en forma íntegra y segura Del análisis realizado por esta Contraloría General, sobre la información de pensiones vigentes 2 e inactivas 3 registrada en el Sistema de Revalorizaciones y Planillas, se determinaron diferentes tipos de inconsistencias relacionadas con la calidad de dicha información, según se detalla a continuación: Información sobre pensiones vigentes La información correspondiente al campo salario de referencia no se encuentra disponible para ninguno de los pensionados de regímenes contributivos, siendo que de ellos indican 0 y 887 NULL en dicho campo. El campo correspondiente a la institución donde laboró el originario de la pensión indica NULL para el 40% (5.660) de los pensionados de regímenes contributivos y para el 86% (219) de los pensionados de los regímenes de prejubilación. El campo años de servicio no se encuentra disponible como parte de la información del 34% (3.387) de los pensionados con tipo de pensión original en los regímenes contributivos. Adicionalmente, un pensionado indica en dicho campo 401 años de servicio. La relación de parentesco con el causante no se indica para el 66% (3.752) de los causahabientes con pensiones vigentes. El tiempo de servicio y porcentaje de pensión asignado en el sistema para el 86% (219) de los prejubilados indican datos incorrectos (años de servicio 0 y porcentajes de pensión 100%) de conformidad con lo requerido por las leyes aplicables. Los porcentajes de pensión registrados en el Sistema para 201 casos de traspaso no coinciden con los indicados en las resoluciones de otorgamiento de pensión, es decir la sumatoria de estos supera el porcentaje máximo 2 3 Contenida en la base de datos Consulta Pto1.xls extraída del Sistema de Revalorizaciones y Planillas y suministrada por la DNP a esta Contraloría General, mediante oficio DNP , del 3 de marzo de Contenida en la base de datos Consulta Pto2.xls extraída del Sistema de Revalorizaciones y Planillas y suministrada por la DNP a esta Contraloría General, mediante oficio DNP , del 3 de marzo de 2016.

12 8 posible de distribución (100%). Actualmente dicha situación no afecta el monto total de pensión pagado a los causahabientes, debido a que el cálculo de revalorización no se está realizando de forma automática y por tanto no considera el campo PorcentajePensionBeneficiario, sin embargo, en el momento en que dicho proceso se ejecute el riesgo de pagos por encima del monto realmente otorgado podría materializarse afectando la Hacienda Pública 4. El Sistema de Revalorizaciones y Planillas no cuenta con una validación automática que permita identificar y restringir la creación duplicada de registros de pensiones. Al respecto, se evidenció la existencia de un expediente digital del Régimen de Comunicaciones, por traspaso de pensión, registrado dos veces en dicho sistema, no obstante, esta situación no duplicó el pago de la misma. Información sobre pensiones inactivas Existen 62 pensionados inactivos que no indican el motivo de exclusión correspondiente (fallecimiento o caducidad del derecho). Existen 3 pensionados que muestran una fecha de exclusión anterior a su fecha de defunción, a saber: Pensionado 1 y Pensionado 2, cuyos motivos de exclusión es fallecimiento, con fechas de defunción y exclusión en su orden, 10 y 1 de marzo de 2014, el primero, y 28 y 1 de octubre de 2014 el segundo, así como, Pensionado 3, sin motivo de exclusión (NULL), fecha de defunción y de exclusión 11 y 1 de julio de 2014, respectivamente. En el Sistema de Revalorizaciones y Planillas, una persona que actualmente se encuentra recibiendo el pago de pensión por el Régimen de Gracia, acorde con su condición actual, consigna en su expediente digital como parte de la información registrada: fecha de exclusión el 1 de enero de En el Sistema de Revalorizaciones y Planillas, persisten expedientes digitales de pensionados, los cuales consignan una fecha de exclusión diferente al momento en que efectivamente fueron dados de baja, ya que utilizan para su registro la fecha de defunción. Se determinaron 10 registros que indican motivo de exclusión Caducidad de Derecho, siendo lo correcto Defunción Las situaciones descritas se presentan debido a que los mecanismos o procedimientos para la validación de datos establecidos en el Sistema de Revalorizaciones y Planillas, no aseguran la confiabilidad e integridad de la información referente a cantidad de años de servicio, fechas de nacimiento, fallecimiento y exclusión; motivos de exclusión y relaciones de parentesco entre 4 En oficio SNP del 4 de abril de 2016, la DNP señaló sobre los porcentajes de pensión asignados a los causahabientes, que este aspecto sería sujeto de revisión, con el fin de determinar el procedimiento a aplicar para su corrección en la base de datos si el pago es correcto, o de lo contrario determinar lo que en derecho corresponda.

13 9 los causahabientes y causantes, así como para evitar la duplicación de registros. Aunado a debilidades en las actividades de control para el aseguramiento de la calidad de información de pensiones migrada del Sistema Integrado de Gestión (SIG) al Sistema de Revalorizaciones y Planillas Lo anterior, genera que la información de pensiones presente debilidades en el cumplimiento de los atributos fundamentales de la calidad de la información referidos a la integridad, confiabilidad, oportunidad y utilidad. TEMA N 2: SERVICIOS CONTRATADOS POR LA DNP PARA LA ATENCIÓN DE INCIDENTES Y REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA DE REVALORIZACIONES Y PLANILLAS HALLAZGO 2.1. DEPENDENCIA DE LA SECRETARÍA TÉCNICA DE GOBIERNO DIGITAL PARA LA ATENCIÓN DE INCIDENTES Y REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA DE REVALORIZACIONES Y PLANILLAS Las Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información, en los puntos 3.1, 4.5 y 4.6 estipulan respecto de la implementación de las Tecnologías de Información (TI), el manejo de incidentes y la administración de los servicios de terceros, lo siguiente: 3.1 Consideraciones generales de la implementación de TI. La organización debe implementar y mantener las TI requeridas en concordancia con su marco estratégico, planificación, modelo de arquitectura de información e infraestructura tecnológica. Para esa implementación y mantenimiento debe: i. Promover su independencia de proveedores de hardware, software, instalaciones y servicios. 4.5 Manejo de incidentes. La organización debe identificar, analizar y resolver de manera oportuna los problemas, errores e incidentes significativos que se susciten con las TI. Además, debe darles el seguimiento pertinente, minimizar el riesgo de recurrencia y procurar el aprendizaje necesario. 4.6 Administración de servicios prestados por terceros. La organización debe asegurar que los servicios contratados a terceros satisfagan los requerimientos en forma eficiente. Con ese fin, debe: d. Minimizar la dependencia de la organización respecto de los servicios contratados a un tercero En la revisión realizada se determinó que actualmente solo un profesional del Departamento de Tecnologías de Información y Comunicación (DTIC) del MTSS, se encontraba designado para solventar los incidentes y requerimientos relacionados con el Sistema de Revalorizaciones y Planillas, quien no había sido capacitado técnicamente para la administración de dicho sistema, siendo que la

14 10 inducción recibida abarcó aspectos generales sobre la funcionalidad y el alcance del mismo Lo anterior incrementa la probabilidad del riesgo de atraso o recurrencia de los mismos, así como la dependencia de los servicios contratados a la Secretaría Técnica de Gobierno Digital, como consecuencia de las debilidades en la identificación, análisis y resolución oportuna de los problemas, errores e incidentes que se susciten con el Sistema de Revalorizaciones y Planillas. TEMA N 3: MECANISMOS DE CONTROL PARA EVITAR EL PAGO DE SUMAS DE MÁS A PENSIONADOS FALLECIDOS HALLAZGO 3.1. USO DE INFORMACIÓN DESACTUALIZADA PARA LA DETERMINACIÓN DE SUMAS GIRADAS DE MÁS A PENSIONADOS FALLECIDOS Las Normas de Control Interno para el Sector Público en los párrafos 4.1, 4.2 b) y 6.4 establecen en relación con las actividades de control, sus requisitos y las acciones para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno (SCI), lo siguiente: 4.1 Actividades de Control. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales. Dichas actividades deben ser dinámicas, a fin de introducirles las mejoras que procedan en virtud de los requisitos que deben cumplir para garantizar razonablemente su efectividad Lo anterior, debe hacer posible la prevención, la detección y la corrección ante debilidades del SCI y respecto de los objetivos, así como ante indicios de la eventual materialización de un riesgo relevante. 4.2 Requisitos de las actividades de control. Las actividades de control deben reunir los siguientes requisitos b. Respuesta a riesgos. Las actividades de control deben ser congruentes con los riesgos que se pretende administrar, lo que conlleva su dinamismo de acuerdo con el comportamiento de esos riesgos. 6.4 Acciones para el fortalecimiento del SCI. Cuando el funcionario competente detecte alguna deficiencia o desviación en la gestión o en el control interno, o sea informado de ella, debe emprender oportunamente las acciones preventivas o correctivas pertinentes para fortalecer el SCI, de conformidad con los objetivos y recursos institucionales 5 Según lo indicado por la Administración mediante oficio DTIC-MTSS , del 10 de febrero de 2016.

15 Por su parte, la DNP mediante el procedimiento Creación de la Planilla Mensual (DNP-DP-04), establece las siguientes actividades de control para la ejecución de la rutina de fallecidos: Exclusiones / El Departamento de Asesoría Económica Actuarial recibe el disco compacto con el resultado del cruce entre fallecidos comunicados por el Tribunal Supremo de Elecciones y la planilla de pensionados de parte del Departamento de Tecnologías de Información. / El profesional de Servicio Civil corre la rutina de fallecidos con la información del disco compacto y remite el oficio de fallecidos a excluir resultado de la rutina junto con el CD al Núcleo de Pagos de Regímenes Especiales En la revisión realizada, se determinó que el procedimiento ejecutado por el Departamento de Asesoría Económica Actuarial (DAEA) de la DNP para la identificación de pensionados fallecidos, no contempla la verificación de los posibles decesos de pensionados que fueron incluidos en planillas después del mes de mayo de 2015, debido a que este control se ejecuta con información disponible en el SIG, la cual no ha sido actualizada desde esa fecha, y no con la correspondiente al Sistema de Revalorizaciones y Planillas Cabe indicar, que esta situación fue comunicada, en múltiples ocasiones 7, por el Jefe del DAEA a la Jefatura del Departamento de Gestión de la Información y a la Directora Nacional de Pensiones, no obstante, a la fecha de este informe dicha situación se mantiene vigente Así las cosas, al no haberse ajustado los mecanismos de control a los recursos tecnológicos actuales, específicamente al Sistema de Revalorizaciones y Planillas, se incrementa la probabilidad de incurrir en el pago de sumas de más a pensionados fallecidos. TEMA N 4: NORMATIVA INTERNA DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE PENSIONES HALLAZGO 4.1. DESACTUALIZACIÓN DE LA NORMATIVA INTERNA DE LA DNP Las Normas de Control Interno para el Sector Público en el párrafo 1.4 establecen en relación con la responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados sobre el SCI, lo siguiente: 6 7 Mediante oficio DTIC , del 10 de mayo de 2016, el DTIC le indica al DAEA, en relación con la Rutina de Fallecidos que no se garantiza la totalidad de los fallecidos con la planilla actual ya que el Núcleo de Planillas ya no actualiza la planilla del SIG contra la cual se verifican los datos. Según oficios del período 2015 DNP-DEA y DNP-DEA , del 28 de octubre y 25 de noviembre, respectivamente; y oficios del período 2016 DNP-DEA , DNP-DEA y DNP- DEA , del 18 y 19 de enero, y 2 de febrero, respectivamente.

16 Responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados sobre el SCI. La responsabilidad por el establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación del SCI es inherente al jerarca y a los titulares subordinados, en el ámbito de sus competencias... Como parte de ello, deben contemplar, entre otros asuntos, los siguientes... c. La emisión de instrucciones a fin de que las políticas, normas y procedimientos para el cumplimiento del SCI, estén debidamente documentados, oficializados y actualizados, y sean divulgados y puestos a disposición para su consulta Como resultado de la revisión, se determinó que algunos procedimientos que forman parte de la normativa interna de la DNP, hacen referencia a la ejecución de actividades mediante el uso del SIG; así como a módulos de otros sistemas que ya no son utilizados por la DNP o a procesos que han sido modificados La situación indicada podría afectar la ejecución de las labores por parte de los funcionarios responsables de las operaciones y control interno de la DNP, debido a que el marco de referencia para el desempeño de su trabajo, no se ajusta a las tareas que actualmente deben realizar. 3. CONCLUSIONES 3.1. Los registros de pensiones en el Sistema de Revalorizaciones y Planillas, presentan inconsistencias o errores relacionados con la ausencia o digitación de la información, lo cual incide en el cumplimiento de los atributos referentes a la calidad, integridad, oportunidad y exactitud de los datos, afectando a su vez el proceso de toma decisiones, al considerar como base información incorrecta Por otra parte, la dependencia que existe de los servicios contratados por la DNP a la Secretaría Técnica de Gobierno Digital, incrementa la probabilidad del riesgo de atraso o recurrencia de los incidentes y requerimientos relacionados con el Sistema de Revalorizaciones y Planillas Finalmente, la DNP utiliza información desactualizada tanto, para la identificación de pensionados fallecidos, como en la normativa interna para la ejecución de algunos de sus procedimientos, lo cual incrementa la probabilidad de incurrir en el pago de sumas de más y de desviaciones en la ejecución de las labores por parte de los funcionarios de la DNP.

17 13 4. DISPOSICIONES 4.1. De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad Para la atención de las disposiciones incorporadas en este informe deberán observarse los Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus informes de auditoría, emitidos mediante resolución N R-DC , publicados en La Gaceta N 242 del 14 de diciembre de 2015, los cuales entraron en vigencia a partir del 4 de enero de Este Órgano Contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones. AL MÁSTER CARLOS ALVARADO QUESADA EN SU CALIDAD DE MINISTRO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO 4.4. Girar instrucciones para que se capacite a los funcionarios del MTSS, encargados de llevar a cabo la atención de incidentes y requerimientos relacionados con el Sistema de Revalorizaciones y Planillas, con el fin de disminuir la dependencia de ese Ministerio hacia la Secretaría Técnica de Gobierno Digital. Para esta disposición deberá suministrarse a este Órgano Contralor, en los 10 días hábiles posteriores a emisión de este informe una copia de las instrucciones giradas, asimismo remitir a más tardar el 31 de julio de 2017, una certificación en donde se acredite para el cumplimiento de esta disposición. (Ver Hallazgo 2.1, párrafos del 2.13 al 2.15 de este informe). AL LIC. JUAN GERARDO ALFARO LÓPEZ EN SU CALIDAD DE DIRECTOR NACIONAL DE PENSIONES O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO 4.5. Diseñar e implementar los controles de calidad de datos y las medidas de seguridad necesarias para garantizar que los reportes sobre el número de pensiones registradas en el Sistema de Revalorizaciones y Planillas, sean íntegros y exactos. Para esta disposición deberá suministrarse a este Órgano Contralor una certificación que acredite el cumplimiento de la misma a más tardar

18 14 el 24 de septiembre de (Ver Hallazgo 1.1, párrafos del 2.1 al 2.7 de este informe) Implementar mecanismos de control o procedimientos para la validación de datos en el Sistema de Revalorizaciones y Planillas, con el fin de asegurar la confiabilidad, integridad, utilidad y oportunidad de la información referente a los años de servicio, fechas de nacimiento, fallecimiento y exclusión; motivos de exclusión y relaciones de parentesco entre los causahabientes y causantes. Para ello, se requiere considerar como mínimo la ejecución de actividades de análisis de datos de forma periódica, que permitan la identificación de errores o desviaciones en la información ingresada en dicho sistema y su corrección oportuna. Para esta disposición deberá suministrarse a este Órgano Contralor una certificación que acredite el cumplimiento de la misma a más tardar el 30 de septiembre de (Ver Hallazgo 1.2, párrafos del 2.8 al 2.12 de este informe) Corregir la información correspondiente al porcentaje de pensión asignado a los pensionados causahabientes vigentes, así como los años de servicio asignados erróneamente a un pensionado. Para esta disposición deberá suministrarse a este Órgano Contralor una certificación que acredite el cumplimiento de la misma a más tardar el 30 de junio de Asimismo, deberá remitirse un informe sobre el avance en el cumplimiento de esta disposición, el 28 de febrero de (Ver Hallazgo 1.2, párrafos del 2.8 al 2.12 de este informe) Implementar validaciones automáticas en el Sistema de Revalorizaciones y Planillas, con el fin de restringir la posibilidad de incluir porcentajes de pensión superiores a los permitidos en los casos de pensiones por traspasos y originales según corresponda. Para esta disposición deberá suministrarse a este Órgano Contralor una certificación que acredite el cumplimiento de la misma a más tardar el 30 de junio de (Ver Hallazgo 1.2, párrafos del 2.8 al 2.12 de este informe) Implementar una validación automática en el Sistema de Revalorizaciones y Planillas que impida la duplicación de registros de expedientes digitales, así como eliminar el registro duplicado correspondiente al Régimen de Comunicaciones en dicho Sistema. Para esta disposición deberá suministrarse a este Órgano Contralor una certificación que acredite el cumplimiento de la misma a más tardar el 30 de septiembre de (Ver Hallazgo 1.2, párrafos del 2.8 al 2.12 de este informe) Ajustar la información de pensionados en el Sistema de Revalorizaciones y Planillas, registrada en los campos relativos a fechas de nacimiento, defunción y exclusión, así como motivo de exclusión, de conformidad con lo respaldado en los expedientes o en otras fuentes de información. Para esta disposición deberá suministrarse a este Órgano Contralor, una certificación que acredite el cumplimiento de la misma a más tardar el 31 de octubre de Asimismo, deberá remitirse un informe sobre el avance en el cumplimiento de esta disposición, el 28 de abril de (Ver Hallazgo 1.2, párrafos del 2.8 al 2.12 de este informe).

19 Ejecutar las acciones preventivas y correctivas necesarias para que el mecanismo de control para la identificación de pensionados fallecidos denominado Rutina de Fallecidos, se realice considerando la totalidad de los posibles decesos de pensionados. Para esta disposición deberá suministrarse a este Órgano Contralor una certificación que acredite el cumplimiento de la misma a más tardar el 31 de octubre de Asimismo, deberá remitirse un informe sobre el avance en el cumplimiento de esta disposición, el 28 de abril de (Ver Hallazgo 3.1, párrafos del 2.16 al 2.20 de este informe) Actualizar la normativa interna de la DNP, con el fin de ajustarla a los procesos, procedimientos y actividades que ejecutan actualmente los funcionarios de dicha Dirección. Para esta disposición deberá suministrarse a este Órgano Contralor una certificación que acredite el cumplimiento de la misma a más tardar el 30 de junio de Asimismo, deberá remitirse un informe sobre el avance en el cumplimiento de esta disposición, el 31 de enero de (Ver Hallazgo 4.1, párrafos del 2.21 al 2.23 de este informe).