LA EXPERIENCIA DE LA UNIDAD DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA Y SU APORTE A LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

Transcripción

1 LA EXPERIENCIA DE LA UNIDAD DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA Y SU APORTE A LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Jennifer Godoy Leal Encargada de Biblioteca Especializada Bibliotecóloga Documentalista Maximiliano Núñez Analista Unidad Gestión Documental Administrador Público Junio

2 CONTENIDOS I PARTE: Consejo para la Transparencia: Misión Gestión del Conocimiento en el Consejo. Estructura de la Unidad de Gestión Documental Creación del Modelo de Gestión Documental por la RTA

3 CONTENIDOS II PARTE: Actividades de Oficina de Partes y Archivo Biblioteca Especializada Metodología Comunidad de Prácticas Desafíos y Conclusiones

4 N LEY DE TRANSPARENCIA SOBRE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

5 MISIÓN Promover y cooperar en la construcción e institucionalización de una cultura de la transparencia en Chile, garantizando el derecho de acceso a la información pública de las personas.

6 OBJETIVOS Promover el principio de transparencia y difundir el derecho de acceso a la información pública, generando información relevante sobre los niveles de implementación en el sector público y buenas prácticas instaladas. Garantizar el derecho de acceso a la información pública velando por su accesibilidad, exigibilidad y disponibilidad, y fiscalizando el cumplimiento de los deberes de transparencia a través de los medios y procedimientos que establezcan las normativas aplicables.

7 OBJETIVOS. Perfeccionar la regulación de la normativa en materia de transparencia y del derecho de acceso a la información, favoreciendo la eficiencia de la gestión pública y el control ciudadano. Instalar el Consejo para la Transparencia en base a un modelo de gestión pública de calidad que promueve la participación ciudadana, incorporando experiencias comparadas y mejores prácticas institucionales

8 MODELO ORGANIZACIONAL CON ENFOQUE DE PROCESOS

9 PROCESOS ESTRATÉGICOS PLANIFICACIÓN, CONTROL Y CALIDAD GESTION DEL CONOCIMIENTO COMUNICACIÓN PROCESOS DE NEGOCIO NORMATIVO PROMOCIÓN CAPACITACIÓN DIFUSIÓN FISCALIZACIÓN ATENCIÓN A CLIENTES SOLUCIÓN DE CONFLICTOS PROCESOS DE SOPORTE SOPORTE

10 GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO ANÁLISIS DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS GENERACIÓN DE ESTUDIOS PERMANENTES GENERACIÓN DE REPORTES ESTADÍSTICOS GESTIÓN DOCUMENTAL

11 GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO ANÁLISIS DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS GENERACIÓN DE ESTUDIOS PERMANENTES UNIDAD DE GESTIÓN DOCUMENTAL GENERACIÓN DE REPORTES ESTADÍSTICOS GESTIÓN DOCUMENTAL

12 GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Principales funciones: Administrar y controlar las etapas del sistema de gestión documental y, en general, del ciclo vital de los documentos del Consejo. ANÁLISIS DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS GENERACIÓN DE REPORTES ESTADÍSTICOS GENERACIÓN DE ESTUDIOS PERMANENTES Facilitar y apoyar las labores asociadas a los procesos de seguridad e integridad de la documentación física y electrónica del Consejo. Administrar y controlar los documentos, archivos y la biblioteca del Consejo. Nuevas funciones. GESTIÓN DOCUMENTAL

13 GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO ANÁLISIS DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS UGD GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO GENERACIÓN DE ESTUDIOS PERMANENTES OFICINA DE PARTES GENERACIÓN DE REPORTES ESTADÍSTICOS BIBLIOTECA GESTIÓN ESPECIALIZADA DOCUMENTAL

14 GESTION DEL CONOCIMIENTO en el Consejo para la Transparencia

15 ALGUNAS DEFINICIONES Es un concepto/función dinámica relacionada con la dirección administración de un conjunto de flujos de conocimientos (externos e internos, captados o creados, explícitos o tácitos); el aprendizaje es el proceso de transformación y de incorporación del conocimiento tanto a nivel individual como grupal (Gauchi, 2012) La Gestión del Conocimiento se refiere a la dinámica en la capacidad de aprender y generar conocimiento nuevo o mejorar el que existe (ILPES; 2002).

16 LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO COMO FUENTE DE INNOVACIÓN* La relación entre la innovación y la gestión del conocimiento se basa en el modelo de la Espiral de Creación de Conocimiento de Nonaka y Takeuchi (1995). Según Sánchez y García (2010), Estos autores defienden que la organización no puede crear valor sin la iniciativa de los distintos individuos y las interacciones que se establecen en los grupos de trabajo * Nagles, 2007.

17 ESTADO DE LA GC En 2010 se realizó consultoría para identificar conocimiento crítico en el CPLT. Se identificaron procesos orientados a la producción de conocimiento y a la generación de flujos de conocimiento (2010). Se elaboraron mapas de conocimiento Existen Tecnologías que le permiten sistematizar información. Cuenta con Repositorio institucional

18 DESAFIOS DEL CONSEJO EN LA GC Definición institucional Sistematización y formalización de este proceso. Indicadores de impacto Documentar procesos, aprendizajes, experiencias Aprendizaje

19 Conocimiento crítico Innovación y Transparencia La Innovación Transformacional y Directa está vinculada con modificaciones en las estructuras de la gestión pública y agrega las ideas y prácticas de transparencia, accountability y participación ciudadana. (Josep Pont Vidal, 2016) Hoy por hoy, gran parte de estas nuevas formas de gestionar lo público se concretizan en torno a la idea de Gobierno Abierto (Ramírez-Alujas, 2010, 2011).

20 GOBIERNO ABIERTO TRANSPARENCIA PARTICIPACIÓN COLABORACIÓN

21

22 CREACIÓN COLABORATIVA Modelo de Gestión Documental de la RTA

23 GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO ANÁLISIS DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS UGD GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO GENERACIÓN DE ESTUDIOS PERMANENTES OFICINA DE PARTES GENERACIÓN DE REPORTES ESTADÍSTICOS BIBLIOTECA GESTIÓN ESPECIALIZADA DOCUMENTAL

24 OFICINA DE PARTES ODP

25 ODP CUENTA CON: Procedimiento certificado iso % de madurez de sus procesos Procedimientos gestión de documentos con ACCESO RESTRINGIDO

26 ARCHIVO INTERMEDIO E HISTÓRICO En proceso de implementación

27 Cuenta con: Política/reglamento/ procedimiento Archivo histórico digitalizado 75 % Madurez en sus procesos Sensibilización de usuario interno a través de visitas e inducciones

28 BIBLIOTECA

29 MISIÓN Ser elemento clave dentro del Consejo por medio de la satisfacción de necesidades y requerimientos de información, brindando un conjunto recursos y servicios de información eficaces e innovadores, orientados a promover el acceso y divulgación del derecho de acceso a la información y apoyando la Gestión del Conocimiento

30 GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO ANÁLISIS DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS GENERACIÓN DE ESTUDIOS PERMANENTES GENERACIÓN DE REPORTES ESTADÍSTICOS GESTIÓN DOCUMENTAL

31 GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Generación de Reportes estadísticos: Estadística mensual, Minería de datos Metodología estadística ANÁLISIS DE GENERACIÓN DE INTELIGENCIA Generación DE de Estudios permanentes: ESTUDIOS NEGOCIOS PERMANENTES DIRECCIÓN DE ESTUDIOS Estudios permanentes Evaluaciones cualitativas y cuantitativa de proyectos Revista de Transparencia y Sociedad GENERACIÓN DE GESTIÓN REPORTES Inteligencia de Negocios DOCUMENTAL ESTADÍSTICOS Desarrolla propuestas, modelos. Recomendaciones Análisis de entorno Identificación de riesgos y oportunidades Informes especiales

32 GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO ANÁLISIS DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS GENERACIÓN DE ESTUDIOS PERMANENTES GENERACIÓN DE REPORTES ESTADÍSTICOS GESTIÓN DOCUMENTAL

33 SERVICIOS BÁSICOS: PRÉSTAMO CONSULTA ESPECIALES NORMALIZACIÓN DE BIBLIOGRAFÍAS ESTADO DEL ARTE REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS EXTENSIÓN FORMACIÓN DE USUARIOS CATALOGO

34 COLECCIÓN ESPECIALIZADA TRANSPARENCIA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES PUBLICACIONES Y ESTUDIOS CPLT

35 73% de Madurez de sus procesos Cuenta con Reglamento Manuales y procedimientos Detección de Oportunidades: Dirección de Estudios y Normativa

36 EXTENSIÓN CULTURAL: Actividades de formación y extensión que contribuyan a la sensibilización del patrimonio documental.

37 Úrsula Schultz Alejandra Araya Sebastián Moreno Leonardo Urrutia

38 ACTIVIDAD: VIAJE A TRAVÉS DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

39 METODOLOGÍA COMUNIDA DE PRÁCTICA

40 COLABORADORES

41 EXPERIENCIA ACTIVIDAD CON ENFOQUE DE GÉNERO ALIANZA CORFO OPORTUNIDAD

42 MAXIMIZAR EL APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL ES FINALIDAD DE LA GESTIÓN DE CONOCIMIENTO

43 CONCLUSIONES

44 1. La Unidad de Gestión Documental aporta a la Gestión del Conocimiento, por tanto debe participar en la definición estratégica en torno a esta materia considerando una mirada multidisciplinaria.

45 1. La Unidad de Gestión Documental aporta a la Gestión del Conocimiento, por tanto debe participar en la definición estratégica en torno a esta materia considerando una mirada multidisciplinaria. 2. La Oficina de Partes y el Archivo son unidades primordiales para dar mejor cumplimiento a las exigencias de la ley de Transparencia y la conservación de patrimonio documental.

46 1. La Unidad de Gestión Documental aporta a la Gestión del Conocimiento, por tanto debe participar en la definición estratégica en torno a esta materia considerando una mirada multidisciplinaria. 2. La Oficina de Partes y el Archivo son unidades primordiales para dar mejor cumplimiento a las exigencias de la ley de Transparencia y la conservación de patrimonio documental. 3. La Biblioteca especializada se potencia al interior de la organización como uno de los responsables de destacar, valorar y difundir los conocimientos especializados que genera el CPLT.

47 DESAFIOS 1. La UGD puede APORTAR directamente a la definición y sistematización del proceso de Gestión del Conocimiento. 2. La Biblioteca tiene un alto potencial para CONTRIBUIR al aprendizaje organizacional por medio del desarrollo de actividades de extensión y formación. Potenciando los reflexión técnica entre las distintas unidades y grupos.

48 3. PROMOVER y EMPODERAR a las Unidades de Información en su rol facilitador del acceso a la información pública

49 GRACIAS