Ministerio Economía, Industria y Comercio

Transcripción

1 Memoria Institucional, Gestión 2010 Ministerio Economía, Industria y Comercio Informe del proceso de trabajo realizado en la Dirección de Gestión de Información durante el período 2010.

2 MEMORIA INSTITUCIONAL, GESTIÓN Introducción La le corresponde proporcionar la información y el conocimiento atinente al que hacer institucional, de manera oportuna, ágil y veraz bajo la plataforma tecnológica que exige nuestra sociedad para la toma de decisiones, la investigación y generación de nuevo conocimiento. 1.1 Misión Generar conocimiento y brindar información especializada a organismos internacionales, cámaras, universidades, instituciones públicas, bancos, así como otros investigadores y públicos en general (nacionales e internacionales) de forma veraz, oportuna y ágil para contribuir al desarrollo de las investigaciones y a la toma de decisiones de los temas estratégicos de nuestro país. 1.2 Visión Ser el ente que lidere los servicios de gestión de información y conocimiento atinente a quehacer institucional, mediante la plataforma de tecnologías de información y comunicación. Dentro de las funciones le corresponde: a) Identificar, almacenar, diseminar y administrar la información atinente al quehacer institucional. b) Asesorar y brindar la información para contribuir a generar nuevo conocimiento. c) Apoyar a las diferentes tareas y unidades de la institución en lo concerniente a la tecnología y la comunicación. d) Proporcionar recursos de información adecuados que contribuyan a la competividad del MEIC.

3 MEMORIA INSTITUCIONAL, GESTIÓN e) Contribuir con la sistematización de la gestión de información documental y conocimiento empresarial a nivel institucional. f) Satisfacer adecuadamente los requerimientos de los clientes. 2. Organigrama Figura 1. Organigrama Dirección de Gestión de Información (Directora, 1 Profesional Servicio Civil II, 1 Oficinista Servicio Civil II) Departamento de Gestión de Información Departamento de Gestión de Conocimiento 1 Oficinista Servicio Civil II 2 Profesional Servicio Civil II 1 Profesional Servicio Civil 1A 1 Profesional Servicio Civil II En la cuenta con la Directora que supervisa todas las labores de la Dirección y establece lineamientos a seguir por el resto de los funcionarios. El Profesional de Servicio Civil II es un funcionario cuya especialidad es de Administrador de Empresas y se encarga de las labores administrativas de la Dirección así brindar estadísticas del Parque Empresarial de Costa Rica a quien lo requiera y la Oficinista Servicio Civil II realiza labores de oficina.

4 MEMORIA INSTITUCIONAL, GESTIÓN El Departamento de Gestión de Información esta constituida por 1 Oficinista, 2 Bibliotecólogas y 1 Archivista. A este departamento le corresponde entre otras funciones: a) Crear, administrar y evaluar un sistema integral de gestión de documentos administrativos en el ámbito institucional, utilizando las herramientas tecnológicas necesarias y aplicando las normas internacionales existentes en la materia. b) Centralizar la recepción, registro y distribución de la documentación administrativa que ingresa y se produce en la institución, para garantizar el rescate de información y agilizar las gestiones y procesos administrativos. c) Transferir a la Dirección General del Archivo Nacional, aquella documentación declarada con valor científico cultural por parte de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos luego de haber superado los 20 años de su emisión. El Departamento de Gestión de Conocimiento esta constituida por 1 Bibliotecóloga y que le corresponde entre otras funciones: a) Contar con servicios y recursos informáticos mediante la centralización y difusión de información especializada de la producción documental institucional, proveniente de investigaciones, de procesos administrativos, de experiencias en proyectos o de captura de medios electrónicos, que contribuyan al desarrollo integral y de modernización del MEIC. b) Brindar servicios que difundan nuevo conocimiento relativo a la industria, comercio, servicios, consumidor, competencia, desregulación, metrología, reglamentación técnica, pequeña y mediana empresa, codex alimentarius, obstáculos técnicos, competitividad y sobre cualquier tema vinculado con el accionar de la institución. c) Crear repositorios que garanticen la centralización, acceso y difusión del conocimiento que es atinente a los fines y objetivos institucionales.

5 MEMORIA INSTITUCIONAL, GESTIÓN Cumplimiento de Metas 3.1 Cumplir con el 100% de las solicitudes referidas a la información institucional del MEIC. Al atender el 100% de las solicitudes de información institucional del MEIC, dio como resultado que se logró una satisfacción de información precisa al usuario interno como externo tanto a nivel nacional como internacional y que provocó que el usuario no tuviera que destinar su tiempo en la búsqueda de la información en otras instituciones. Gráfico 1, Cantidad de Solicitudes atendidas por mes, en el 2010, MEIC Cantidad de Solicitudes Atendidas por mes Tener disponible el 100% de la información institucional para uso de los usuarios. La información que administra esta Dirección está al 100 % disponible, lo cual da como beneficio para los usuarios, que la información cuya temática como los artículos de periódicos, legislación cuya relación tenga que ver con la institución, colecciones y artículos de revistas, resoluciones, jurisprudencia- a texto completo-,

6 MEMORIA INSTITUCIONAL, GESTIÓN etc, se pueden buscar en el sitio web información.meic.go.cr, ya que se encuentran de manera digital y se administran en diferentes bases de datos, con el programa especializado en bases de datos de código abierto, como es el WIN- ISIS, ante los escasos recursos en el presupuesto. Gráfico 2, Consultas de Información en la Base de Datos Consultas de Información en la Base de Datos Actualización del 100% de información en el sitio WEB. La actualización de la información en el sitio WEB está el 100% cumplida, con respecto a las peticiones de las demás Direcciones de actualizar información especializada de su ámbito de acción en el sitio WEB respectivo. El beneficio es que la logró cumplir con el traslado de información bajo los mecanismos de comunicación, como es internet y que además, se cuenta con la actualización de la información, debidamente normalizada con el fin de que los diversos usuarios la tengan a disposición de ellos a través de la internet.

7 MEMORIA INSTITUCIONAL, GESTIÓN Gráfico 3, Solicitudes atendidas por la vía WEB Cantidad de Solicitudes Atendidas por Actualización de Información en el Sitio WEB Actividades de Capacitación a los funcionarios Las actividades de Capacitación en las que se ha logrado enviar a los funcionarios, conllevan a que el funcionario obtenga un conocimiento más actualizado con el fin que su performance para la institución sea mas elevado. Las actividades de capacitación abarca talleres o seminarios cuya temática es para el personal de apoyo administrativo, gestión administrativa, administración de información y de gestión archivística. 3.5 Avance en el Proyecto con la creación de herramientas y aplicaciones para la generación de conocimiento institucional. Al crearse la se concreta con la publicación del Decreto Ejecutivo Respectivo. No obstante dada la escasez de recursos de

8 MEMORIA INSTITUCIONAL, GESTIÓN presupuesto esta Dirección ha creado los repositorios de información el cual lo conforman las diversas bases de datos de información, en donde usuarios internos o externos pueden buscar información cuya temática se vincula con el MEIC; así como la creación de un Sistema de Estadística del Sector Empresarial, el cual contiene información cuantitativa del Parque Empresarial Costarricense. Este se logró con un convenio institucional con la Secretaría de Gobierno Digital. 4. Problemas y limitaciones encontrados La dentro de su función principal es de proveer información tanto a los usuarios internos y externos por lo que esta Dirección necesita para la custodia de la documentación producida por la institución de cajas especiales para archivo, deshumedecedor, espacio para la ubicación de archivos móviles, ambientes controlados de temperatura con el fin de evitar daños en la documentación, fundas protectoras de documentos etc. La mayor parte no ha sido posible por las limitadas montos presupuestarios y se ha tenido otra vía que es la cooperación internacional, específicamente con el gobierno español a través de la Cooperación Iberoamericana del Programa de Apoyo al Desarrollo de Archivos Iberoamericanos (ADAI). Es con esta Cooperación que esta Dirección ha solventado parte de sus requerimientos en materia de archivo ya que se han adquirido deshumidificadores, Fundas de Protección de Hojas, Guantes de material Látex y asesorías en materia archivística sobre la valoración documental con sus respectivas Tablas de Plazo. En lo que se refiere a la Gestión de Información, la institución no cuenta con profesionales expertos en el desarrollo de software para la adecuación o desarrollo de programas de cómputo con el objetivo de tener todo el ciclo de la gestión documental, más bien se han realizado alianzas estratégicas con la Secretaria de Gobierno Digital para la implementación de un Sistema

9 MEMORIA INSTITUCIONAL, GESTIÓN Estadístico del Parque Empresarial de Costa Rica y por otra parte la búsqueda de software de acceso abierto para la implementación de las bases de datos que actualmente posee. Por otro lado como la DGI, no cuenta con el espacio suficiente ni el ambiente idóneo para la custodia de la documentación producida por la institución y además que se cuenta con una biblioteca en donde se resguarda de forma física como para citar; las colecciones del Diario La Gaceta, Colecciones del Periódico El Financiero y Colecciones de Revistas y Libros para la consulta de los usuarios. Por otro lado por ser la DGI un ente de manejo de información solo se cuenta con una fotocopiadora, equipos de cómputo un poco obsoletos, un acceso no idóneo de INTERNET, o sea en la parte de tecnología la institución ha quedado un poco rezagada. 5. Conclusiones A pesar que la no ha contado con los recursos suficientes para desempeñar su rol, su papel y su misión; ha concluido el 2010 con todas sus metas propuestas que es el acceso de información tanto para los usuarios internos como externos. No obstante ante la escasez de recursos la DGI ha buscado fondos de Cooperación Internacional como se ha descrito anteriormente y logrado obtener recursos para la compra principalmente de materiales y asesoría para lograr una adecuada gestión archivística. Con el presupuesto del año 2010 se logró la adquisición de un Archivo Móvil, ya que solo se contaba con uno, totalmente saturado con documentación del Archivo Central institucional; ya que según la Ley del Archivo Nacional de Archivos el Ministerio de Economía, Industría y Comercio debe contar con un recinto para la ubicación de un archivo central y ese archivo central debe reunir ciertas condiciones de espacio, control de clima, acceso restringido, seguridad que

10 MEMORIA INSTITUCIONAL, GESTIÓN actualmente no cuenta y que por lo tanto es importante que destine recursos para el fortalecimiento de la, ya sea en recursos de tipo humano como financieros ya que la administración de información es uno de los elementos esenciales para la toma de decisiones de cualquier índole. Con respecto a la gestión de información es indispensable contar con equipos de última generación y software especializado para el control y trasiego de documentación así como el control de documentación que representan un valor científico-cultural para el país; así como una modernización de las bases de datos, la emigración de estos últimos hacia software más moderno, con capacidad de hacer búsquedas más fácil para los usuarios, y que cumpla con la asignación de metadatos aplicando la metodología de Dublin Core, reconocida internacionalmente.