Los servicios a prestar serán los que se indican a continuación:

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN DE LA XV EDICIÓN DEL FESTIVAL DE CINE EUROPEO DE SEVILLA 1. OBJETO DEL CONTRATO: El objeto del presente contrato es la prestación de los servicios de organización de la XV edición del Festival de Cine Europeo de Sevilla, que tendrá lugar del 9 al 17 de noviembre de Los servicios a prestar serán los que se indican a continuación: GRUPO 1: Coordinación general Es necesario contar con un Servicio de Coordinación general interna que aglutine, aporte coherencia y haga fluir el trabajo y la comunicación interna entre las diferentes secciones que integran un festival: Comunicación, programación, tráfico de copias, material impreso, producción, decoración, seguros, espacios, transportes internos, invitados, protocolo y prensa. En definitiva, es quien debe planificar cada aspecto concreto del festival y asegurarse de que todo se desarrolle con fluidez. GRUPO 2: Gestión del participante Gestión de todos los participantes al festival desde que se les invita hasta que asisten y se van del festival, y que acompañan a las películas presentadas y participan en las distintas actividades programadas y ejecutadas por el festival. GRUPO 3: Gestión de audiencias Atención a la audiencia, búsqueda de nuevos públicos, diseño y ejecución de actividades para la audiencia con los participantes presentes en el festival: presentaciones (+100), coloquios (+100), exposiciones, seminarios, clases magistrales, formación, etc. GRUPO 4: Logística de espacios y asesoría técnica Diseño y coordinación técnica de los distintos espacios en los que se celebra el festival (dotados o no técnicamente), para el correcto desarrollo de las actividades programadas, cumplimiento del horario establecido, gestión de colas y fácil acceso a los mismos tanto para público como participantes. Dada la imposibilidad de acometer esta actividad con los medios propios del Instituto de la Cultura y las Artes de Sevilla (ICAS), la empresa que resulte adjudicataria del presente contrato se encargará de la ejecución íntegra de los servicios relacionados en el presente pliego, disponiendo en cada caso de los medios humanos y técnicos necesarios para su correcta realización. 2. DURACIÓN DEL CONTRATO: El plazo de ejecución del contrato comprenderá desde el día siguiente a su adjudicación (estimada el 1 de junio), hasta el 28 de febrero de Observaciones Página 1/10

2 3. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO: Los servicios a prestar serán los que se indican a continuación: GRUPO 1: Coordinación general El servicio de Coordinación general supone la ejecución de un trabajo riguroso que requiere en el personal que se vaya a designar por la empresa adjudicataria para ello, capacidad de abstracción, dominio del espacio y talante organizativo; una labor de gestión que implica la posesión de conocimientos especializados en el ámbito audiovisual, idiomas, dominio del contexto y actitudes pedagógicas. A continuación se detallan las tareas a desempeñar desde el 1 de junio hasta la finalización de contrato Inventario del material existente y valoración de los recursos humanos, técnicos y materiales. Elaboración del reglamento de la XV edición del Festival y apertura inscripción de películas. Elaboración del proyecto para solicitud de subvenciones públicas (nacionales e internacionales). Diseño y puesta en marcha de la estructura organizativa Elaboración de un plan estratégico Valoración y dimensionamiento de las necesidades Cronograma de actividades y agenda específica de cada actividad referida a cada una de las secciones del Festival. Elaboración de Diagramas de Flujo y de Gantt para un correcto seguimiento de los hitos mensuales, semanales y diarios del proyecto. Estudio de métodos para una productividad acertada y correcta de los equipos de trabajo Métodos de tiempo, de movimiento y cuantitativos. Análisis DAFO. Puesta en marcha y coordinación de la sección de gestión de audiencias, logística de espacios, protocolo, transporte, control de copias. Seguimiento, ejecución y supervisión de los departamentos y actividades diarias del Festival. Análisis de datos: Al finalizar el evento el coordinador evaluara junto con el Director del Festival los datos obtenidos en las distintas áreas que comprende el Festival (desde asistentes a número de películas proyectadas, etc.). Informe de evaluación del Festival por secciones y en su conjunto. GRUPO 2: Gestión del participante A continuación se detallan las tareas a desempeñar desde el 1 de julio hasta la finalización de contrato en el ámbito de la gestión de los participantes: Gestión de todos los participantes al festival en la base de datos integral del Festival. Inicio confirmaciones participantes: Ejecución y envío de las Cartas oficiales, seguimiento, confirmación participantes y sus fechas de estancia. Alrededor de 400 participantes. 2 Observaciones Página 2/10

3 Logística alojamiento y viajes: Gestión del viaje y/o alojamiento de los participantes llevando un control y seguimiento de los participantes y del presupuesto de los servicios de viajes y alojamiento. Alrededor de 300 viajes y alojamientos. Calendarios Planteamiento agendas Gestión de todas las acreditaciones del festival. Calendario específico de presentaciones y coloquios durante las proyecciones junto con el área de gestión de audiencias. Agendas personalizadas de cada uno de los participantes. Planificación y montaje del Welcome Pack Seguimiento, atención al participante previa y durante el festival Recepción de los participantes Acompañamiento, resolución de posibles incidencias en los alojamientos y viajes. GRUPO 3: Gestión de audiencias A continuación se detallan las tareas a desempeñar desde el 20 de agosto hasta la finalización de contrato en el ámbito de la gestión de audiencias: Diseño de actividades paralelas y de formación para la audiencia. Tareas a desarrollar: Estar en permanente contacto con la sección de gestión de participantes para poder diseñar y ejecutar un mapa de actividades paralelas para la audiencia. Encuentros, exposiciones, charlas, acciones especiales, seminarios y talleres, jornadas de formación para profesionales. Búsqueda de colectivos con la intención de ampliar el espectro de público que asiste al festival. Gestión de reservas y audiencias para colegios de infantil, primaria y secundaria y centros de formación para adultos: Informar a la Comunidad Educativa sobre las actividades y películas programadas en la sección Europa Junior y Cinéfilos del Futuro. Actualización de la base de datos de los colegios. Control del aforo y reservas Asistencia y atención a los distintos colegios que acuden a las proyecciones Control de todo el material didáctico generado. Reservas necesarias para aquellas personas que acuden a cursos de formación para adultos organizados por el Ayuntamiento. Para ello estará en contacto con el área de Educación del Ayuntamiento de Sevilla. Atención personalizada para atender al público general y facilitar su acceso facilidades de compra de entradas y de comprensión de las sedes, mecánicas, etc.: Planificación y calendarización de las tareas y formación y distribución del personal en los puntos de información (Info). Seguimiento y revisión de la puesta en marcha y ejecución de la venta internet junto con la plataforma autorizada de venta de ICAS (Janto), a la que facilitará toda la 3 Observaciones Página 3/10

4 información necesaria: fichas películas, títulos, días de proyección, horas, coloquio o no, resto de actividades, etc. Elaboración de toda la información útil del festival y chequeo con los distintos departamentos. Mejoras para facilitar el acceso al festival: estrategias y acciones que serán consensuadas con la dirección del festival. Por ejemplo: facilitar y mejorar el proceso y la adquisición de entradas, facilitar la información útil (que sea fluida, fácil de leer y rápida de ver). Desde la activación de la venta online y la venta en taquilla hasta la finalización del festival: Atención personalizada y actualizada en los puntos de información (Info) habilitados por el festival a todos aquellos usuarios que precisen información. Facilitar hoja de sugerencias a los usuarios para posibles mejoras Atención telefónica a través del teléfono del festival así como asistencia por correo electrónico a través del info@festivalcinesevilla.eu Cualquier incidencia deberá ser comunicada al momento a la dirección del festival para poder acometer mejoras al instante. Encuestas de satisfacción a usuarios de venta online GRUPO 4: Logística de espacios y asesoría técnica A continuación se detallan las tareas a desempeñar desde el 15 de junio hasta la finalización de contrato en el ámbito de la logística de espacios: Visitas a los distintos espacios en los que el Festival desarrolle sus actividades y reuniones con los responsables de los mismos, con el fin de valorar los medios técnicos y humanos puestos a disposición del Festival y de prever todo el material extra que se va a necesitar. Definición y planificación de las necesidades de medios técnicos necesarios en todos los espacios del Festival para el buen desarrollo del mismo. Requerimiento de necesidades técnicas y realización de fichas técnicas de los espacios y actividades programadas por el festival de Sevilla. Establecer un programa de trabajo adecuado, en función de la disponibilidad de los espacios visitados. Realización de todas las gestiones pertinentes con los diferentes colaboradores y proveedores, para configurar un listado de los recursos técnicos necesarios para el buen desarrollo de las actividades del Festival, buscando siempre las soluciones más ventajosas económica y técnicamente. Diseño del plan definitivo de montajes técnicos Relación de equipos técnicos (sonido, iluminación, audiovisuales, infraestructuras, material fungible, etc.) y servicios auxiliares necesarios para satisfacer los requerimientos técnicos comprendidos en el plan de montaje. Petición de permisos, envío a las delegaciones correspondientes (ocupación vía pública, movilidad, cecop, etc.), y seguimiento de los mismos. Coordinación técnica de las actividades programadas y de los equipos y espacios utilizados, así como coordinación con las empresas prestadoras de servicios técnicos auxiliares. 4 Observaciones Página 4/10

5 Control del servicio y distribución de funciones entre el equipo; así como gestionar horarios Presencia física en todos los montajes, desmontajes y sedes donde se desarrollen las actividades del festival. Ordenación de flujos de asistentes a las proyecciones, seminarios, talleres o cualquier acto público organizados por el Festival y/o en el marco del Festival, previa planificación para el correcto desarrollo de cada una de las actividades (más de 450 proyecciones, más de 30 convocatorias de prensa, más de 150 presentaciones, más de 120 coloquios, más de 30 actividades paralelas). Durante los días de celebración del festival, facilitar diariamente una hoja técnica por sede. El responsable del contrato designado por la empresa adjudicataria del servicio, facilitará a la dirección del festival, informes periódicos y, al finalizar el certamen, una memoria de actividad que incluirá el material generado durante el servicio, modelos, listados y bases de datos. 4. CALENDARIO Y PERFILES PROFESIONALES Y CONCRECIÓN DE LA SOLVENCIA: A continuación se indican una relación de requisitos mínimos estimados para hacer frente a las prestaciones del contrato y fechas de inicio y fin aproximadas, así como titulaciones necesarias y concreción de la solvencia en términos de experiencia para la realización de las tareas de mayor responsabilidad. El servicio deberá tener una amplia disposición horaria, especialmente la semana previa y durante la celebración del certamen. GRUPO 1: Coordinación general REQUISITOS MÍNIMOS ESTIMADOS INICIO FIN DÍAS 1.1.a. Servicio de Coordinación General * 1 de junio 28 de feb. de b. Servicio auxiliar 1 de junio 28 de feb. de correspondientes al servicio de Coordinación General (1.1.a. ), que se estima será al menos un profesional, deberá contar con los siguientes requisitos de titulación y experiencia, al objeto de garantizar su correcta ejecución: a) Poseer licenciatura o grado en Comunicación Audiovisual: acreditado mediante título o documento de equivalente valor probatorio b) Experiencia en Coordinación General de al menos 3 eventos de similar envergadura al Festival de cine de Sevilla, realizados en los últimos 3 años: acreditado mediante la presentación de contrato, vida laboral o certificado de empresa. 5 Observaciones Página 5/10

6 GRUPO 2: Gestión del participante REQUISITOS MÍNIMOS ESTIMADOS INICIO FIN DÍAS 2.1.-Servicio de Coordinación de área 2.1.a. Funciones de control del servicio (1)* 20 junio 7 dic b. Funciones de apoyo (1)* 2 julio 23 nov c. Refuerzo de las Funciones de apoyo (1) 20 sept 20 oct Servicio de Logística viajes y alojamiento 2.2.a. Funciones de control del servicio (1) * 10 sept 6 dic b. Funciones de apoyo (1) 24 sept 21 nov Servicio de Acreditaciones 2.3.a. Funciones técnicas (1) 8 oct 20 nov b. Refuerzo de las funciones técnicas (1) 18 oct 17 nov Servicio de Relaciones Públicas 2.4.a. Funciones de control del servicio (1) * 17 sept 23 nov b. Funciones técnicas (1) 3 nov 17 nov c. Funciones de apoyo (6) 6 nov 17 nov d. Refuerzo del servicio (1) 7nov (1/2jorn) 17nov (1/2jorn) 6 completas correspondientes al control del servicio de Coordinación de Área y las de los apoyos necesarios para éste (2.1.a y 2.1.b.) según cuadro anterior y que se estima será al menos un profesional por cada uno de los servicios, deberá contar con los siguientes requisitos de titulación y experiencia, al objeto de garantizar su correcta ejecución: a) Al menos uno de los dos perfiles (o el de control del servicio o el de apoyo) deberá contar con nivel B2 de inglés o equivalente: acreditado mediante título o documento de valor probatorio equivalente. b) Experiencia de ambos perfiles en este tipo de funciones en al menos 3 eventos de similar envergadura al Festival de cine de Sevilla, realizados en los últimos 3 años: acreditado mediante la presentación de contrato, vida laboral o certificado de empresa. correspondientes al control de logística viajes y alojamiento y de control del servicio de Relaciones públicas (2.2.a. y 2.4.a.)) según cuadro anterior y que se estima será al menos un profesional por cada uno de los servicios, deberá contar con los siguientes requisitos de titulación y experiencia, al objeto de garantizar su correcta ejecución: a) Experiencia en los mismos puestos para los que se les requiere en al menos 2 eventos de similar envergadura al Festival de cine de Sevilla, realizados en los últimos 3 años: acreditada mediante la presentación de contrato, vida laboral o certificado de empresa. 6 Observaciones Página 6/10

7 GRUPO 3: Gestión de audiencias REQUISITOS MÍNIMOS ESTIMADOS INICIO FIN DÍAS 3.1. Servicio de Actividades paralelas y de formación 3.1.a. Funciones de control del servicio de formación (1)* 22 agosto 23 noviembre b. Funciones de control del servicio de 22 agosto 23 noviembre 90 actividades paralelas y atención a colectivos (1) 3.1.c. Funciones de apoyo (1) 1 octubre 17 noviembre Servicio de Gestión de audiencias para colegios 3.2.a. Funciones de control del servicio de gestión 3 sept 30 nov 89 de audiencias (1) 3.2.b. Funciones de apoyo técnico (1) 17 sept 23 nov c. Refuerzo técnico (1) 27 sept 20 nov Servicio de Atención al público y recorridos 3.3.a. Funciones de control del servicio de atención al público y recorridos (1)* En junio 7 días a ½ jornada 17 sept 23 nov 71,5 3.3.b. Funciones de apoyo al servicio (1) 19 oct 17 nov c. Funciones de punto de información (3) 29 oct 17 nov d. Funciones de Mediación (5) Entre 29 oct y 10 nov Entre 29 oct y 10 nov 5 correspondientes al control del servicio de Actividades paralelas y de formación (3.1.a) según cuadro anterior, y que se estima será al menos un profesional, deberá contar con los siguientes requisitos de experiencia, al objeto de garantizar su correcta ejecución: a) Experiencia en la industria cinematográfica europea (distribuidoras/productoras internacionales o nacionales y/o festivales de similar envergadura, y/o instituciones culturales europeas o nacionales) de al menos 6 meses en los últimos 5 años: acreditada mediante la presentación de contrato, vida laboral o certificado de empresa. correspondientes al control del servicio de Atención al público y recorridos (3.3.a) según cuadro anterior, y que se estima será al menos un profesional, deberá contar con los siguientes requisitos de experiencia, al objeto de garantizar su correcta ejecución: a) Experiencia en dinamización de eventos culturales; debiendo acreditar, al menos, 3 acciones culturales creadas y ejecutadas en los últimos 4 años: acreditada mediante la presentación de contrato, vida laboral o certificado de empresa. 7 Observaciones Página 7/10

8 GRUPO 4: Logística de espacios y asesoría técnica REQUISITOS MÍNIMOS ESTIMADOS INICIO FIN DÍAS 4.1. Servicio de Logística de espacios y asesoría técnica 4.1.a. Funciones de Control del Servicio (1)* 18 jun 7 dic b. Funciones de apoyo (1) * 10 sept 23 nov c. Refuerzo al servicio (1) 27 sept 24 nov d. Funciones técnicas en cada espacio (8) 27 oct 24 nov e. Funciones auxiliares en cada espacio 2 nov 18 nov 17 correspondientes al control del servicio de Logística de espacios y asesoría técnica (4.1.a.) y las de los apoyos necesarios para éste (4.1.b.) según cuadro anterior y que se estima será al menos un profesional por cada uno de los servicios, deberá contar con los siguientes requisitos de titulación y experiencia, al objeto de garantizar su correcta ejecución: a) Titulación superior en Producción: acreditado mediante título o documento de valor probatorio equivalente. b) Experiencia de ambos perfiles en dirección de producción en al menos 3 eventos de similar envergadura al Festival de cine de Sevilla, realizados en los últimos 3 años: acreditado mediante la presentación de contrato, vida laboral o certificado de empresa. 5. OBLIGACIONES DE LA EMPRESA ADJUDICATARIA. DIRECCIÓN Y SEGUIMIENTO: La empresa adjudicataria debe conocer en profundidad el Festival, conociendo el reglamento, las sedes, actividades habitualmente programadas, participantes del festival, etc. para un correcto desarrollo y ejecución del presente servicio. La información más detallada, la facilitará a la empresa adjudicataria la Dirección del Festival de Cine Europeo de Sevilla, responsable del contrato. Asimismo, toda la información que se genere y trabaje será confidencial y propiedad del Festival y no podrá ser divulgada a terceros sin expreso consentimiento de la Dirección del Festival ni durante ni después de la celebración del festival. La totalidad de los trabajos se llevarán a cabo bajo la supervisión, seguimiento y control de la Dirección del Festival. El personal adscrito al presente contrato para la realización de las actividades relacionadas anteriormente, no tendrá ninguna relación laboral con la Administración, dependiendo exclusivamente del contratista, el cual tendrá todos los derechos y deberes inherentes a su calidad de empresario respecto al mismo. A la extinción del contrato, no podrá producirse en ningún caso la consolidación de la persona o personas que hayan realizado los trabajos descritos en el objeto del contrato como personal del órgano de contratación. 8 Observaciones Página 8/10

9 El precio del contrato incluirá los medios técnicos necesarios (ordenadores, impresoras, material fungible, teléfono móvil, etc.), así como todo lo necesario para que los servicios tengan plena disponibilidad tanto la semana previa al evento (10 horas diarias) como durante los 9 días del festival (14 horas diarias) Se establecen como obligaciones específicas de la entidad adjudicataria, además de las ya indicadas, las siguientes: La empresa adjudicataria deberá presentar al inicio de la prestación relación del personal detallando nombre y apellidos para cada una de las funciones a desempeñar. La empresa adjudicataria deberá designar a un interlocutor válido con plena disponibilidad durante el período de duración del contrato. Éste deberá contar con capacidad y poder suficiente para ostentar la representación de la empresa cuando sea necesaria su actuación en los actos derivados del cumplimiento de las obligaciones contraídas para la ejecución de los diferentes servicios contratados, organizar las prestaciones y poner en práctica el protocolo de actuación establecido por la dirección del Festival, así como realizar las propuestas pertinentes y colaborar con el Festival en la resolución de los problemas que se planteen durante la vigencia del contrato. El Director del Festival podrá solicitar a la empresa adjudicataria el cambio de cualquiera de los componentes del equipo de trabajo por no adaptarse al perfil anteriormente definido o por cualquier otro motivo de carácter técnico en la formación o calidad de los trabajos desarrollados y supervisará el cumplimiento de los requisitos mínimos señalados para todo el personal que se destine a la cobertura de bajas, sustituciones, etc. (este cambio no podrá nunca suponer ningún tipo de variación en la cuantía de este contrato). El adjudicatario queda expresamente obligado a mantener absoluta confidencialidad y reserva sobre cualquier dato que pudiera conocer con ocasión del cumplimiento del contrato. 6. IMPORTE DEL CONTRATO Y CONDICIONES DE FACTURACIÓN: El importe total del contrato se establece en ,00 euros más el IVA correspondiente, cuantía que asciende a ,00 euros, lo que hace un total de ,00 euros IVA incluido. Desglosado: La facturación del importe señalado, se realizará mensualmente con desglose de los costes de personal y otros necesarios para la ejecución del contrato (según se señalan en el presente pliego) efectivamente realizados en cada período. 7. COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL CONTRATO: El contrato será coordinado directamente por el ICAS, a través de la persona que ostenta la Dirección del Festival de cine. Será quien comprobará que su realización se ajusta a lo establecido en el presente pliego y llevará a cabo un seguimiento periódico del mismo, estableciendo las decisiones a adoptar y dictará las instrucciones necesarias con el fin de asegurar la correcta realización de las actividades establecidas objeto del contrato. 9 Observaciones Página 9/10

10 8. LUGAR DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO: Los trabajos se realizarán no solo en la sede de la empresa adjudicataria sino también en las oficinas del Festival cuando así se requiera, así como en aquellos lugares que se estimen necesarios para llevar a cabo las diferentes actividades del Festival (Cines, ruedas de prensa, otros festivales, hoteles de invitados, etc.), para una correcta y eficaz coordinación entre áreas y secciones para el buen desarrollo de la actividad. En Sevilla, en la fecha indicada en el pie de firma El Director del Festival de Cine Europeo de Sevilla Fdo.: José Luis Cienfuegos 10 Observaciones Página 10/10