Documentación Intelisis

Transcripción

1 Documentación Intelisis Complemento de Recepción de Pagos Copyright & Licensing: Intelisis Software

2 1 Introducción 3 2 Instalación 3 3 Configuración 8 4 Funcionalidad 32 5 Errores Frecuentes 86

3 1 Introducción Complemento para el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) para registrar información sobre la recepción de pagos. El emisor de este complemento para recepción de pagos debe de ser quien las leyes le obligue a expedir comprobantes por los actos o actividades que realicen, por los ingresos que se perciban por las retenciones de contribuciones que efectúen. 2 Instalación Ejecutar como administrador el siguiente instalador IntIntPaq.exe

4 Ingresar los siguientes datos de conexión: 1. Servidor: Establecer el Servidor SQL de base de Datos 2. Usuario: Establecer el usuario de la base de datos 3. Contraseña: Capturar la contraseña 4. Dar clic en el botón Verificar Conexión permite comprobar la conexión SQL 5. Base de Datos: Seleccionar la base de datos con la que se está trabajando 6. Versión: Indica la versión de la base de datos con la que se está trabajando 7. Empresa: Seleccionar la empresa. 8. Permite avanzar a la pantalla siguiente.

5 El instalador indica si en la Base de Datos ya hay instalada alguna versión, el botón de siguiente permite avanzar a la siguiente pantalla.

6 En está pantalla se selecciona la versión de CFDI. Seleccionar las opciones a instalar CFDFlex y Recepción de Pagos de manera automática se seleccionan Catálogos y componentes de Timbrado. Dar clic en Siguiente.

7 Es importante considerar que la carpeta de componentes debe tener una estructura (Carpeta Temporales, Certificado y Llave). Indicar las siguientes Rutas: 1. Versión de Intelisis 2. Objetos Especiales 3. Componentes de Timbrado 4. Ruta Temporales 5. Llave 6. Certificado 7. El botón de verificar, valida que las rutas sean correctas, seguir el instalador o para mayor información ingresar al documento de Instalador de CFDI Flex.

8 3 Configuración Envío automático de correos en Empresa. Deberá realizar la Instalación de SQL DataBase Mail, ingresar a Intelisis en la siguiente ruta: Intelisis Configurar Empresas Ir a Edición Configuración General ir a la opción de correos electrónicos automáticos. Perfil (Data Base Mail): Seleccionar el perfil creado en SQL. Habilitar el check de Enviar PDF y XML al Afectar.

9 Seleccionar Pestaña Almacenar y Enviar habilitar los siguientes checks: Enviar XML y Enviar PDF ingresar la siguiente información Ruta, Nombre, Asunto, Mensaje ya que este correctamente la información dar clic en guardar y cerrar. Configurar Datos CFD Clientes Adicionalmente existen dos formas de complementar la información del Cliente Cuenta de Dinero, Banco Emisor de los Pagos y Forma de Pago desde el formulario de Clientes o desde la herramienta de Recepción de Pagos. Es importante considerar la forma de pago que se va realizar ya que cuentan con un patrón para cada cuenta. Patrón para Cuenta Ordenante

10 Patrón para Cuenta Beneficiaria Ruta: Intelisis Configurar Cuentas Clientes Clientes Ir a Edición seleccionar Datos CFD 1. Número de Cuenta es opcional. 2. Asignar un Banco Emisor de los Pagos. 3. Si cuenta con una Forma de Pago predeterminada asignar en el campo Forma de Pago.

11 Configuración de envío automático de correos del Cliente. 1. Habilitar el check Almacenar y Enviar con opción Especifico. Ir a la pestaña Almacenar Habilitar el check XML y PDF. Seleccione el nombre del Archivo. Asignar una ruta.

12 Ir a la pestaña Enviar. Habilitar el check XML y PDF. Ir a la pestaña SQL Mail Ingresar los datos Asunto y Mensaje dar clic en guardar y cerrar.

13 Ingresar a la siguiente ruta: Cuentas Cuentas Clientes Asignar correo electronico.

14 Otra forma de Asignar Correo electrónico es en la siguiente ruta: Cuentas Clientes Clientes Ir a Edición seleccionar Contactos del Cliente. Ingresar los siguientes campos: Nombre Correo Electrónico Habilitar el check de Enviar CFD.

15 Configurar Sucursales de Instituciones Bancarias Ruta: Intelisis Configurar Tesorería Sucursales Bancarias Ingresar Datos de Sucursales Bancarias

16 Configurar Instituciones Financieras. Intelisis Configurar Tesorería Instituciones Financieras. Intelisis Configurar Otros Instituciones Financieras. Ingresar Datos de Institución Financiera en la pestaña Detalles.

17 Para la conciliación automática de Bancos. Dependiendo del banco también hay que configurar los Conceptos

18 Configurar Cuentas de Dinero Ruta: Intelisis Cuentas Cuentas de Dinero Cuentas de Dinero Ingresar Datos Generales, si la cuenta es de tipo Banco aparecerá una pestaña llamada Datos Cuenta Bancaria donde es importante configurar.

19 Pestaña Datos Cuenta Bancaria. 1.- Cuentahabiente: Descripción del nombre del Cuentahabiente. 2.- Institución: Nombre de la Institución Financiera. 3.- Número Cuenta: Número de cuenta del banco es opcional. 4.- CLABE: Interbancaria. 5.- Moneda: Moneda de curso legal, por ejemplo Pesos, Dólares. 6.- Sucursal Bancaria: De la Cuenta Bancaria.

20 Configurar Condiciones de Pago. Las condiciones de Pago son compromisos que adquiere la empresa a pagar en una determinada fecha, se crean en la siguiente ruta: Intelisis Configurar Generales Condiciones Pago

21 Configurar la pestaña CFD Pago en parcialidades o diferido (PPD): Se emite el comprobante de la operación que con posterioridad se vaya a liquidar, ya sea: en un solo pago o en varias parcialidades. 1. Forma de Pago: No se ingresa ningún dato ya que se desconoce la forma en la que se va realizar el pago. 2. Método de Pago: Se selecciona Pago en parcialidades o diferido siempre y cuando la condición de pago sea a crédito. Pago en una sola exhibición (PUE): No se Emite el Complemento de Recepción de Pagos.

22 Configurar Formas de Pago Son aquella formas a través de la cuales se paga la deuda contraída, está la establece nuestro acreedor. Los movimientos que se van a considerar en la herramienta Timbrado de Recepción de Pagos son los siguientes: Ingresos, Depósitos, Depósitos Electrónicos. Ruta: Intelisis Configurar Generales Formas de Pago

23 Mapeo Intelisis Formas de Pago Ruta: Intelisis Configurar Fiscal Mapeo Intelisis Formas de Pago 1. Clave: Seleccionar la Clave a mapear. 2. Catalogo SAT: Asignar la clave correspondiente al SAT.

24 Configurar Tipo de Movimiento Cobro Ingresar a la siguiente ruta: Intelisis Configurar Tipos de Movimientos Cuentas por Cobrar Seleccionar el movimiento Cobro Clave de afectación: Seleccionar la clave de afectación CXC.C En la pestaña de Documento Electrónico se deberá Omitir la configuración ya que la herramienta de Recepción de Pagos realiza el timbrado.

25 Se tiene que crear Tipo de Movimiento ejemplo: AnticipoP Ingresar a la siguiente ruta: Intelisis Configurar Tipos de Movimientos Cuentas por Cobrar Nombre: AnticipoP Clave Afectación: Seleccionar la clave de afectación CXC.A No configurar la pestaña de Documentos Electrónico ya que se timbra desde la herramienta Timbrado de Recepción de Pagos.

26 Crear un Tipo de Movimiento ejemplo: AplicaciónP Ingresar a la siguiente ruta: Intelisis Configurar Tipos de Movimientos Cuentas por Cobrar Nombre: AplicaciónP Clave Afectación: Seleccionar la clave de afectación CXC.ANC No configurar la pestaña de Documentos Electrónico ya que se timbra desde la herramienta Timbrado de Recepción de Pagos.

27 Configurar Herramienta de Recepción de Pagos. Existen dos formas de configurar la herramienta de Recepción de Pagos son las siguientes: Ruta: Intelisis Herramientas Cuentas por Cobrar Timbrado de Recepción de Pagos Ruta: Intelisis Herramientas Tesorería Timbrado de Recepción de Pagos

28 Configurar Clientes Intelisis Herramientas Cuentas por Cobrar Timbrado de Recepción de Pagos >> Ir al Menú Configuración >> Clientes Es importante considerar la forma de pago que se va realizar ya que cuentan con un patrón para cada cuenta como se mencionó anteriormente. Los siguientes campos son opcionales: 1. Cuenta Bancaria. 2. Banco Emisor de los Pagos.

29 Configurar Instituciones Financieras Ruta: Intelisis Herramientas Cuentas por Cobrar Timbrado de Recepción de Pagos >> Ir a Instituciones Financieras. 1. Institución: Seleccionar la Institución. 2. Clave SAT: Asignar la clave correspondiente al SAT. Configurar Versión Solo aplica la siguiente configuración para versión Ruta: Intelisis Herramientas Cuentas por Cobrar Timbrado de Recepción de Pagos >> Ir a Versión complemento

30 Seleccionar la siguiente información: 1. Versión Pago 2. Versión CFDI Configurar Bancos Ruta: Intelisis Herramientas Cuentas por Cobrar Timbrado de Recepción de Pagos >> Ir a la pestaña Maestros seleccionar Bancos

31 En el Catalogo CFDI SAT Claves Instituciones Financieras permite Ingresar nuevas Instituciones Financieras como Editar algún registro ya existente. Indicar la siguiente información: 1. Clave. 2. Nombre. 3. Razón Social. 4. RFC. 5. Es Extranjero

32 4 Funcionalidad Ruta: Intelisis Financiero Cuentas por Cobrar Se selecciona una Factura pendiente de Cobro. Al afectar la Factura el sistema presenta distintas opciones, seleccionar Cobro dar clic en Aceptar.

33 Al momento de generar el cobro es importante se indique la forma de Pago la cuenta de dinero es opcional, ya que este todo correctamente, Afectamos el Cobro. Nota: Si no ingreso Forma de Pago o cuenta de dinero puede continuar en el módulo de Tesorería.

34 Al Afectar el Cobro el sistema genera en automático el movimiento Solicitud Depósito.

35 El movimiento Cobro tendrá ahora el estatus Concluido.

36 Desde el Módulo Cuentas por Cobrar se puede acceder a la Herramienta Timbrar Pago. Sólo se habilitará esta opción con Movimiento Cobro estatus Concluido. La herramienta Timbrar Pago solo mostrara el movimiento que se está emitiendo. Ruta: Intelisis Financiero Cuentas por Cobrar Ir a Edición >> Timbrar Pago

37 A continuación seleccionamos el movimiento, se genera el timbre del pago haciendo clic sobre el botón correspondiente. Muestra un alerta de Proceso Finalizado. Al timbrar el movimiento Cobro automáticamente se elimina de la herramienta Timbrado de Recepción de Pagos.

38 Para comprobar la generación de los archivos, dar clic en el botón de Anexos Al verificar el xml podemos ver el complemento de recepción de Pagos.

39 Al timbrar el complemento de Recepción de Pagos, no genero el PDF seleccionar el movimiento Cobro ir a Edición Regenerar PDF.

40 Muestra alerta Generando PDF proceso finalizado.

41 Para comprobar la generación del PDF, dar clic en el botón de Anexos.

42 Si desea Timbrar de Forma Masiva se debe acceder a la siguiente ruta: Ruta: Intelisis Herramientas Cuentas por Cobrar Timbrado de Recepción de Pagos. Este filtro permite observar los movimientos a un periodo determinado de un cliente en específico. Al acceder a esta opción aparece el recuadro Filtros Recepción de Pagos donde se indicarán las fechas del cliente o sucursal para poder observar la información deseada, solo se mostrara la información de todos aquellos movimientos que se registraron en el módulo de Cuentas por Cobrar como son: Cobro y Aplicación. A continuación seleccionamos los movimientos, se generan los timbres de los pagos haciendo clic sobre el botón correspondiente.

43 Muestra un alerta de Proceso finalizado, automáticamente al generar su CFDI se elimina de la Herramienta Timbrado de Recepción de Pagos. Para comprobar la generación de los archivos, ingresamos a la siguiente Ruta: Financiero Cuentas por Cobrar Al seleccionar el movimiento Cobro en la parte superior de Anexos se visualiza el archivo XML.

44 Finalmente al verificar el xml podemos ver el complemento de Recepción de Pagos. Otra Forma de acceder a la Herramienta de Timbrado de Recepción de Pagos. Ruta: Intelisis Financiero Tesorería Se selecciona la Solicitud de Deposito pendiente de Cobro.

45 Para continuar con el flujo del movimiento: 1.- Se dará clic en Afectar. 2.- Abre una pantalla para seleccionar el siguiente Flujo. 3.- Seleccionar Generar Depósito. 4.- Dar clic en Aceptar.

46 El sistema genera en automático el movimiento Depósito en estatus Sin Afectar. Se selecciona Cuenta de dinero, en el detalle aplica a las solicitudes de depósito que desee abonar una parte o liquidar con su forma de Pago correspondiente.

47 Una vez que se generó el movimiento Depósito y se afectó a estatus Concluido, el movimiento Solicitud Depósito cambiará de estatus Pendiente a estatus Concluido.

48 Se deberá acceder a la siguiente Ruta: Intelisis Herramientas Tesorería Timbrado de Recepción de Pagos. Este filtro permite observar los movimientos a un periodo determinado de un cliente en específico. Al acceder a esta opción aparece el recuadro Filtros Recepción de Pagos donde se indicarán las fechas del cliente o sucursal para poder observar la información deseada, solo se mostrara la información de todos aquellos movimientos que se registraron en el módulo de Tesorería son los siguientes: Ingresos, Depósitos, Depósitos Electrónicos. 1.- Se puede seleccionar uno o más movimientos para la generación del CFDI. 2.- Dar clic en Timbrar.

49 Muestra un alerta de Proceso finalizado, automáticamente al generar su CFDI se elimina de la Herramienta Timbrado de Recepción de Pagos. Para comprobar la generación de los archivos, ingresamos a la siguiente Ruta: Financiero Tesorería Al seleccionar el movimiento Depósito en la parte superior Anexos se visualiza el archivo XML.

50 Finalmente al verificar el xml podemos ver el complemento de recepción de Pagos con las formas de pago correspondiente.

51 Documentación Automática La Documentación Automática permite definir una condición de pago en parcialidades, generar una Factura con dicha condición y en automático en CXC se generarán los documentos que corresponden a dichas parcialidades. Para utilizar esta funcionalidad es necesario definir una condición de pago en parcialidades. Para ello dirigirse al siguiente Ruta: Configurar Generales Condiciones de Pago Se abrirá la ventana Condiciones de Pago, donde se debe crear una condición de Pago en Parcialidades y activar el check Documentación Automática, con lo que se habilitará la pestaña con el mismo nombre. Dar clic en la pestaña Documentación Automática.

52 En esta pestaña se pueden definir diferentes características para la condición de pago. Ingresar el número de Documentos y periodo. Dar clic en la pestaña CFD.

53 En esta pestaña se define el método de pago. Seleccionar el Método de Pago, son los aspectos relevantes que se necesitan capturar para utilizar la funcionalidad.

54 Una vez realizada esta configuración, se puede realizar una factura seleccionando como condición de pago aquella que se acaba de crear. Al concluir la factura dirigirse al Módulo de Cuentas por Cobrar y en el tablero de control se podrá observar que se han creado los documentos correspondientes a la condición de pago establecida.

55 Abrir el primer documento y afectarlo para avanzarlo al movimiento Cobro.

56 Indicar forma de pago, cuenta de dinero es opcional si no cuenta con los datos mencionados se puede asignar en el Módulo de Tesorería, ya que este todo correctamente, Afectamos el Cobro.

57 Al Afectar el Cobro el sistema genera en automático el movimiento Solicitud de Depósito concluyendo el cobro en el módulo de cuentas por cobrar.

58 Desde el Modulo Cuentas por Cobrar se puede acceder a la Herramienta Timbrar Pago. Ruta: Intelisis Financiero Cuentas por Cobrar Ir a Edición -> Timbrar Pago

59 A continuación seleccionamos el movimiento, se genera el timbre del pago haciendo clic sobre el botón correspondiente. Muestra un alerta de Proceso finalizado. Al timbrar el movimiento cobro automáticamente se elimina de la herramienta Timbrado de Recepción de Pagos.

60 Para comprobar la generación de los archivos, dar clic en el botón de Anexos Al verificar el xml podemos ver el complemento de recepción de Pagos. En el campo NumOperacion especifica el folio de la factura y los documentos que se generaron. NumParcialialidades: Los documentos que se ha emitido.

61 Herramienta Documentación Automática Esta herramienta genera Documentos del movimientos de cuentas por cobrar, generado por el cliente. Ruta: Herramientas Cuentas por Cobrar Documentación Automática

62 1. Cliente: Seleccionar el Cliente. 2. Movimiento: Establecer el movimiento a documentar. 3. Importe a Documentar: El consecutivo de este movimiento traerá el importe del movimiento a documentar. 4. Documentos: Seleccionar el Tipo de Documento que se desea generar. 5. Número de Documentos: Ingresar la cantidad de pagos en los que se reparte la Deuda. 6. Periodo: Capturar lapso correspondiente. 7. Concepto: Seleccionar el concepto que tomara para cada documento que se Genera. 8. Dar clic en Generar. Al generar la documentación Automática el sistema manda una advertencia, seleccionar Si, posteriormente mandará la leyenda de Proceso Concluido.

63 Al generar el movimiento, la deuda original queda concluida en el tablero de control de CxC y en su lugar quedan los documentos con vencimientos dependiendo de la configuración mensual, bimestral, etc. A continuación un ejemplo: Se selecciona un Documento pendiente de cobro. Al afectar el Documento el sistema presenta distintas opciones, seleccionar Cobro dar clic en Aceptar.

64 Indicar forma de pago, cuenta de dinero es opcional ya que este todo correctamente, Afectamos el Cobro.

65 Al Afectar el Cobro el sistema genera en automático el movimiento Ingreso concluyendo el cobro en el módulo de cuentas por cobrar.

66 Desde el Modulo Cuentas por Cobrar se puede acceder a la Herramienta Timbrar Pago. Ruta: Intelisis Financiero Cuentas por Cobrar Ir a Edición -> Timbrar Pago A continuación seleccionamos el movimiento, se genera el timbre del pago haciendo clic sobre el botón correspondiente.

67 Muestra un alerta de Proceso finalizado. Al timbrar el movimiento cobro automáticamente se elimina de la herramienta Timbrado de Recepción de Pagos. Para comprobar la generación de los archivos, dar clic en el botón de Anexos

68 Al verificar el xml podemos ver el complemento de recepción de Pagos. En el campo NumOperacion especifica el movimiento del folio y los documentos que se generaron. NumParcialidad: Inicada los parcialidades emitidas.

69 Endoso El endoso es la transferencia de un bien una cuenta, en este caso es la transferencia de cuentas por cobrar entre acreedores, proveedores y clientes, en donde se cambia el cargo de cuenta aplicándola a un distinto generador. 1. Se selecciona una Factura pendiente de cobro y se afecta. 2. Al realizar esta acción el sistema presenta distintas opciones para el tratado de dicha factura, Seleccionar Endoso. 3. Dar clic en Aceptar.

70 Al aceptar el sistema genera un movimiento llamado Endoso en estatus sin afectar que permite modificar: 1. Cliente: Cambiar nombre del Cliente para endosar 2. Importe o Monto que se endosa 3. Referencia: Nos muestra el antecedente 4. Observaciones

71 Se afecta el endoso, cambia a estatus Pendiente.

72 Al afectar el endoso el sistema presenta distintas opciones, seleccionar Cobro dar clic en Aceptar.

73 Al momento de generar el cobro indicar forma de pago, cuenta de dinero es opcional, si no cuenta con los datos mencionados se puede asignar en el Módulo de Tesorería, ya que este todo correctamente, Afectamos el Cobro.

74 Al Afectar el Cobro el sistema genera en automático el movimiento Ingreso concluyendo el cobro en el módulo de cuentas por cobrar.

75 Desde el Modulo Cuentas por Cobrar se puede acceder a la Herramienta Timbrar Pago. Solo se habilitara esta opción con Movimiento Cobro estatus Concluido. Ruta: Intelisis Financiero Cuentas por Cobrar Ir a Edición -> Timbrar Pago A continuación seleccionamos el movimiento, se genera el timbre del pago haciendo clic sobre el botón correspondiente.

76 Muestra un alerta de Proceso finalizado. Al timbrar el movimiento cobro automáticamente se elimina de la herramienta Timbrado de Recepción de Pagos. Para comprobar la generación de los archivos, dar clic en el botón de Anexos

77 Al verificar el xml podemos ver el complemento de Recepción de Pagos.

78 Aplicación La aplicación abona el saldo a favor de una deuda pendiente de cobro del cliente, es decir descontará el saldo del Anticipo. Ruta: Intelisis Financiero Cuentas por Cobrar Ingresar los siguientes datos, seleccionar: 1. Movimiento: AnticipoP 2. Cliente 3. Importe 4. Forma de Pago 5. Cuenta Verificar que todo este correctamente, Afectamos el Anticipo.

79 Al Afectar el Anticipo el sistema genera en automático el movimiento Solicitud Depósito.

80 El movimiento AnticipoP tendrá ahora el estatus Pendiente.

81 Al afectar el Anticipo el sistema presenta distintas opciones, seleccionar Generar Aplicación dar clic en Aceptar.

82 Ingresar los siguientes datos, seleccionar: 1. Movimiento: AplicacionP que se creó anteriormente sin la configuración de Documento Electrónico. 2. Cuenta es opcional. 3. Forma de Pago 4. Aplicación Manual: Aplica a las facturas que desee abonar una parte de su importe o liquidar. Verificar que todo este correctamente, Afectamos la Aplicación.

83 El movimiento AplicacionP tendrá ahora el estatus Concluido. Ingresar a la siguiente ruta: Intelisis Financiero Cuentas por Cobrar Ir a Edición >> Timbrar Pago A continuación seleccionamos el movimiento, se genera el timbre del pago haciendo clic sobre el botón correspondiente.

84 Muestra un alerta de Proceso finalizado. Al timbrar el movimiento AplicaciónP automáticamente se elimina de la herramienta Timbrado de Recepción de Pagos. Para comprobar la generación de los archivos, dar clic en el botón de Anexos

85 Al verificar el xml podemos ver el complemento de Recepción de Pagos.

86 5 Errores Frecuentes El error se debe cuando no se asignó en el movimiento cobro la Forma de Pago, puede continuar en el módulo de tesorería. Esto se genera cuando no están mapeadas las Formas de Pago correctamente con las claves SAT. Ruta: Intelisis Configurar Fiscal Mapeo Intelisis Formas de Pago.

87 El error se debe a que no se estableció el patrón de la Cuenta Beneficiaria correctamente de acuerdo a la forma de pago establecida. Esto se genera a que no se estableció el patrón de la Cuenta Ordenante correctamente de acuerdo a la forma de pago establecida. Solución Revisar la forma de pago que se realizó ya que cuentan con un patrón para cada cuenta. Patrón para Cuenta Ordenante

88 Patrón para Cuenta Beneficiaria Esto ocurre cuando no está Timbrada la Factura se debe verificar que este timbrada en el campo UUID Ejemplo: UUID="4C253DCB-7E57-4EC3-99E3-865F825FAC2E" para emitir el complemento de Recepción de Pagos.