INFORME CONSOLIDADO PLANES DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS CORTE: 3 de Marzo de 2015

Transcripción

1 INFORME CONSOLIDADO PLANES DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS CORTE: 3 de Marzo de 2015 Se presenta a continuación el estado de acciones de mejora por proceso y dependencia para seguimiento y gestión por parte del líder de cada uno de estos y su equipo de trabajo. ACCIONES GENERADAS POR PROCESOS IDEP ESTADO DE LAS ACCIONES FORMULADAS CANTIDAD PORCENTAJE (%) Acciones Cerradas 76 28% Acciones Abiertas % Acciones Cerradas 1 condicionales 76 28% Cierre Definitivo ( Cerradas +Cerradas condicionales) % TOTAL (Cerradas+ abiertas+ Cerradas Condicionales) % ACCIONES ABIERTAS POR PROCESOS IDEP 1 Cierre condicional: Acciones cerradas para depurar la base de datos de mejora y que no se abordarán nuevamente en el proceso, ya sea porque no agregan valor a la gestión del proceso, se encuentran duplicadas o su costo es mayor que su beneficio. 1

2 1. PROCESO: DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN a) DEPENDENCIA: Subdirección Académica Acciones Cerradas 2 Acciones Abiertas 12 c) RECOMENDACIONES GENERALES OFICINA DE CONTROL INTERNO. 2. PROCESO: DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN a) DEPENDENCIA: Oficina Asesora de Planeación 2

3 , al igual que realizar la aprobación y publicación respectiva de los documentos que se encuentren aprobados por cada líder del proceso. De las 21 acciones abiertas, el 100% se encuentran vencidas, por lo cual se recomienda evaluar su avance y generar las estrategias necesarias para garantizar su cierre efectivo. 3. PROCESO: MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO a) DEPENDENCIA: Oficina Asesora de Planeación procedimiento-transversal a todas las auditorías realizadas. Acciones Cerradas 15 Acciones Abiertas 11 Acciones Cerradas condicionales 18 De las 11 acciones abiertas, el 100% se encuentran vencidas, y corresponden a vigencias del 2012 y 2012, por lo cual se recomienda evaluar su avance y generar las estrategias necesarias para garantizar su cierre efectivo. Se recomienda enfatizar en las capacitaciones que permitan fortalecer la apropiación del ciclo de mejora continua como base fundamental del SIG dentro del Instituto. 3

4 4. PROCESO: ESTUDIOS a) DEPENDENCIA: Subdirección Académica Acciones Cerradas 0 Acciones Abiertas 6 5. PROCESO: DISEÑOS a) DEPENDENCIA: Subdirección Académica Acciones Cerradas 0 Acciones Abiertas 1 4

5 6. PROCESO: ESTRATEGIAS a) DEPENDENCIA: Subdirección Académica Acciones Cerradas 0 Acciones Abiertas 1 5

6 7. PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL a) DEPENDENCIA: Subdirección Administrativa y Financiera procedimiento-transversal a las auditorías realizadas. Acciones Cerradas 5 Acciones Abiertas 7 Priorizar la actualización de las TRD asociada a los procesos vigentes. De las 7 acciones abiertas, el 100% se encuentran vencidas, correspondientes a vigencias 2013 y 2012, por lo cual se recomienda evaluar su avance y generar las estrategias necesarias para garantizar su cierre efectivo. 8. PROCESO: GESTIÓN CONTRACTUAL a) DEPENDENCIA: Oficina Asesora Jurídica Estado de la Suscripción de acciones de mejora: Sin suscribir Plan de mejoramiento con base en la auditoría cerrada en el mes de Noviembre de Acciones Cerradas 3 Acciones Abiertas 4 6

7 Suscribir inmediatamente el Plan de Mejoramiento derivado de la Auditoría de Gestión Contractual 2014, pues se registran hallazgos que requieren cierre y tratamiento inmediato. 9. PROCESO: GESTIÓN JURÍDICA a) DEPENDENCIA: Oficina Asesora Jurídica Acciones Cerradas 0 Acciones Abiertas 1 Dar cierre efectivo a la acción abierta y vencida correspondiente a la vigencia

8 10. PROCESO: ATENCIÓN AL USUARIO a) DEPENDENCIA: Subdirección Académica Acciones Cerradas 2 Acciones Abiertas 11 Acciones Cerradas condicionales PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS a) DEPENDENCIA: Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario Acciones Cerradas 7 Acciones Abiertas 5 Acciones Cerradas condicionales 4 8

9 12. PROCESO: GESTIÓN TECNOLÓGICA a) DEPENDENCIA: Oficina Asesora de Planeación Estado de la Suscripción de acciones de mejora: Sin suscribir Plan de mejoramiento con base en la auditoría cerrada en el mes de Agosto de Acciones Cerradas 7 Acciones Abiertas 11 Acciones Cerradas condicionales 10 Suscribir el Plan de Mejoramiento derivado de la Auditoría de Gestión Tecnológica 2014, pues se registran hallazgos que requieren cierre y tratamiento inmediato. De las 11 acciones abiertas, el 100% se encuentran vencidas, correspondientes a la vigencia 2011, por lo cual se recomienda evaluar su avance y generar las estrategias necesarias para garantizar su cierre inmediato. 9

10 13. PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO a) DEPENDENCIA: Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario Acciones Cerradas 8 Acciones Abiertas 25 Acciones Cerradas condicionales 33 De las 25 acciones abiertas, 23 se encuentran vencidas y 4 corresponden a vigencias de 2011 y 2012, por lo cual se recomienda evaluar su avance y generar las estrategias necesarias para garantizar su cierre inmediato, ya que los hallazgos evidenciados en la auditoría vigencia 2014 han sido reiterativos con los relacionados en vigencias anteriores. 14. PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA a) DEPENDENCIA: Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario Acciones Cerradas 10 Acciones Abiertas 5 Acciones Cerradas condicionales 4 10

11 15. PROCESO: CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO a) DEPENDENCIA: Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario No registra acciones formuladas a la fecha. 16. PROCESO: EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO a) DEPENDENCIA: Referentes de acciones de Contraloría y Oficina de Control Interno. Cuenta con el Plan de Mejoramiento Institucional suscrito derivado de la AUDITORIA PAD 2014 realizada por la Contraloría Distrital, el 100% de acciones cuentan con seguimiento, su avance fue reportado en Cuenta Anual 2014, con 21 acciones cerradas (81%), 5 abiertas (19%). Aprobó: (Original Firmado) DIANA KARINA RUIZ PERILLA Jefe de Control Interno Elaboró: Nadia Aixa Pineda Sarmiento- Apoyo Profesional OCI Alix del Pilar Hurtado Pedraza - Técnico Operativo OCI Diana Karina Ruiz Perilla - Jefe de Control Interno. 11