UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

Transcripción

1 1 de 7 ÍNDICE 1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE 2 3. DEFINICIONES 2 4. CONTENIDO POLÍTICAS DE OPERACIÓN DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 4 5. REGISTROS 6 6. CONTROL DE CAMBIOS 6 7. ANEXOS 7 Elaborado por Jesús María López Peña Firma: Cargo Jefe de la Unidad de Revisado por Diana Carina Martelo Barrios Firma: Cargo Jefe de la Unidad de Organizacional y Gestión de Calidad Aprobado por Jesús María López Peña Firma: Cargo Representante de la Alta Dirección ante el SIGEC

2 2 de 7 1. OBJETIVO Articular el Proyecto Educativo Institucional con el Presupuesto y los Planes de y Operativos, mediante la formulación, seguimiento y ajuste de los mismos para garantizar el desarrollo institucional a través de procesos de concertación que ayuden a alcanzar los objetivos de la Universidad, expresados en la Misión, Visión, Principios y Políticas Institucionales. 2. ALCANCE Inicia con el diagnóstico interno, y finaliza con la socialización de los Planes de y Operativos y con los ajustes a que hubiere lugar. 3. DEFINICIONES Diagnóstico: Proceso a través del cual se profundiza en el estudio de factores externos e internos que inciden en el desarrollo institucional, con el fin de realizar acciones que contribuyan al mejoramiento continuo. Plan de : Documento donde se definen alternativas de crecimiento y desarrollo. Se trata, por tanto, de un documento base e indicativo, que permitirá que las unidades académicas y administrativas lo articulen con sus propios proyectos de desarrollo. Plan Académico: Es un documento que fundamenta las decisiones de la gestión académica utilizando los recursos disponibles con el fin de orientarlos a la consecución de propósitos de desarrollo de la academia. Plan Administrativo: Es un documento que fundamenta las decisiones administrativas utilizando los recursos disponibles con el fin de orientarlos a la consecución de propósitos de desarrollo administrativo. Plan Operativo Anual: El Plan Operativo, es una herramienta de la planeación, por medio de la cual cada unidad académica o administrativa de la Institución presenta los proyectos y las actividades que va a realizar en una vigencia no superior a un año, con el propósito de cumplir lo establecido en el Plan de, Plan Académico y Plan Administrativo. Proyecto Educativo Institucional: Documento institucional que orienta prospectivamente a la Universidad de Córdoba. Tendrá una periodicidad de nueve años y contendrá la misión, la visión, la estructura axiológica, objetivos y las políticas estratégicas de la Institución, de conformidad con el desarrollo de las estrategias Académicas y Administrativas de la planeación a nivel Departamental, Nacional e Internacional.

3 3 de 7 4. CONTENIDO 4.1. POLÍTICAS DE OPERACIÓN Todas las unidades académicas y administrativas, en particular, la Unidad de, en su calidad de Coordinadora del proceso, le prestan todo el apoyo necesario al Rector para la realización de las actividades relacionadas con el Plan de. El Plan Académico es formulado, discutido, presentado y aprobado durante el mes siguiente a la aprobación de Plan de, y lo aprueba el Consejo Académico. El Plan Académico debe señalar los programas que se ejecutarán, los subprogramas y objetivos específicos los cuales serán afines con el Plan de. Los informes de avance de ejecución de los planes de gestión se presentan en el orden en que está estructurado el plan respectivo. Los Planes Operativos y los informes de avance de ejecución de los Planes Operativos deben ser presentados en el formato FPIN - 7. El Consejo Académico puede modificar el contenido del Plan Académico previa justificación del Vicerrector Académico. El Plan Administrativo es formulado, discutido, presentado y aprobado durante el mes siguiente a la iniciación de un nuevo período rectoral, y lo aprobará el Rector. El Plan Administrativo debe señalar los programas que se ejecutarán, los subprogramas y objetivos específicos los cuales serán afines con el Plan de. El Rector puede modificar el contenido del Plan Administrativo previa justificación del Vicerrector Administrativo. El Plan Operativo Anual comprende las necesidades, metas, indicadores, responsables, recursos, y las fuentes de financiamiento que se asignan para cada actividad. El Plan Operativo Anual es la base de la evaluación de la gestión. Los Planes Operativos Anuales son instrumentos claves para la ejecución del presupuesto anual de la Universidad de Córdoba. Hacen parte de los Planes Operativos Anuales, los Proyectos radicados en el Banco Universitario de Programas y Proyectos, al igual que aquellos que no necesitan financiación.

4 4 de DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Pasos Responsable Descripción 1 Una vez designado el Rector coordina las actividades necesarias para que la comunidad universitaria revise y ajuste el Plan de Acción que éste presentó ante el Consejo Superior, con el fin de que sea utilizado como insumo para elaborar el Plan de. 2 Unidades académicas administrativas y Teniendo en cuenta las políticas del Proyecto Educativo Institucional, revisan el Plan de Acción propuesto por el Rector y proponen los cambios, inclusiones y ajustes que consideran necesarios para elaborar el Plan de. 3 4 Recibe las sugerencias hechas por las diferentes dependencias y las consolida en un solo documento, de donde resulta la propuesta del Plan de que debe ser ajustada mediante actividades de socialización con la comunidad académicoadministrativa. Socializa el Plan de y lo presenta a consideración del Consejo Superior para su adopción, previo visto bueno de la comunidad académico-administrativa, 5 Consejo Superior 6 7 Vicerrector Académico, Decanos, Jefes de Departamentos, Directores de Centros e Institutos, y demás Jefes de las Unidades Académicas Vicerrector Administrativo, Jefes de Unidades Administrativas Adopta y realiza el seguimiento y la evaluación del Plan de, con base en los informes y evaluaciones anuales consolidadas de resultados y logros que presenten el Rector, los Vicerrectores, los Decanos y los Jefes de División, en sus respectivas áreas de competencia, según las metas previstas para el año en consideración. Aprobado el Plan de, con el apoyo de la Unidad de y de la Vicerrectoría Administrativa, elaboran el Plan Académico, teniendo en cuenta la participación activa de la comunidad académica de la Universidad. Aprobado el Plan de, con el apoyo de la Unidad de y de la Vicerrectoría Administrativa, elaboran el Plan Administrativo, teniendo en cuenta la participación activa de la comunidad académica de la

5 5 de 7 Pasos Responsable Descripción Universidad. 8 Unidad Planeación de y Solicita a los Decanos y Líderes de Proceso del Sistema de Gestión de Calidad el Plan Operativo Anual según las fechas establecidas en el cronograma de actividades del Proceso de Planeación Institucional Líderes de Proceso y decanos Líder del Proceso de Gestión Financiera Líder del Proceso de Planeación Institucional Teniendo en cuenta que las actividades a ejecutar estén direccionadas hacia el cumplimiento los objetivos del PEI, los programas y proyectos del Plan de Gobierno del Rector, y que se incluyan las acciones de correctivas y de mejora resultantes de auditorías internas y externas, así como de la revisión por la dirección; con la participación de las unidades, departamentos y/o áreas académicas involucradas en el Proceso o Facultad, elabora el Plan Operativo Anual de su Facultad o Proceso para la siguiente vigencia y lo envía en el Formato FPIN-7 a la Unidad de en las fechas estipuladas. Recibe los planes operativos de los diferentes procesos y facultades, revisa que el formato FPIN-7 esté correctamente diligenciado y elabora con ayuda del Plan de Compras un primer borrador del Plan Operativo Institucional y del presupuesto requerido para su ejecución. Envía al líder del Proceso de Gestión Financiera el Borrador del Presupuesto requerido para ejecutar el Plan Operativo Institucional de la próxima vigencia. Elabora el proyecto del presupuesto de la próxima vigencia teniendo en cuenta la información de los planes operativos anuales aportada por la Unidad de ; una vez consolidado el proyecto del Presupuesto remite copia a la Unidad de. Con la participación de las unidades académicas y administrativas, realiza el ajuste al Plan Operativo Institucional, teniendo en cuenta el presupuesto asignado. 13 Decanos y Líderes de Proceso Cada 3 meses realizan seguimiento a las actividades del Plan Operativo Anual de su área. Cuando una actividad esté atrasada respecto a la fecha de cumplimiento, se deberán generar acciones preventivas que garanticen la ejecución total de la actividad antes de que finalice el año en curso. El resultado de este seguimiento lo envían a la Unidad de ; los Decanos envían copia del seguimiento a la Vicerrectoría Académica.

6 6 de 7 Pasos Responsable Descripción 14 Cada 3 meses realiza el seguimiento a los planes operativos de los diferentes Procesos y Facultades, y recomienda los ajustes que se han de tener en cuenta para garantizar el cumplimiento de las actividades del Plan Operativo Institucional. Fin del Procedimiento 5. DOCUMENTO DE REFERENCIA No Aplica 6. REGISTROS No Código Nombre Responsable FPIN-7 Plan Operativo Funcionario Oficina de Planeación Lugar de Archivo Oficina de Planeación y Medio de Archivo Físico y electrónico Tiempo de Archivo 5 años Disposición Conservación 7. CONTROL DE CAMBIOS Versión No Fecha de emisión Descripción del Cambio del documento anterior Se cambió la palabra dependencia por unidad en la definición de Plan Operativo Anual, ítem 3 definiciones. En el apartado 4.1 Políticas de Operación se modificó el nombre Oficina Asesora de desarrollo a Unidad de. En el apartado 4.1 Políticas de Operación se eliminó el formato 4 y 4ª y se agregó el formato FPIN-7. En el apartado 4.2 Descripción del Procedimiento se modificó el nombre Oficina Asesora de desarrollo a Unidad de. En el apartado 4.2. Descripción del Procedimiento se modificaron los pasos 8,9,10,11 y 12

7 7 de 7 Versión No 02 Descripción del Cambio En el apartado 4.2. Descripción del Procedimiento se incluyen tres pasos adicionales, pasando de 12 a 15 pasos. En el apartado 4.2. Descripción del Procedimiento se modificó el paso 9 Fecha de emisión del documento anterior 16/12/21 8. ANEXOS No aplica