UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

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Vicenta Alcaraz Plaza
hace 6 años
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1 1 de 14 ÍNDICE 1. GENERALIDADES 2 2. DEFINICIONES 2 3. CONTENIDO 3 4. REGISTROS CONTROL DE CAMBIOS ANEXOS 14 Elaborado por Sandra Jimena Jiménez Álvarez Cargo Líder Proceso de Planeación Institucional Firma: Revisado por Diana Carina Martelo Barrios Firma: Cargo Líder Proceso de Gestión de la Calidad Aprobado por Diana Carina Martelo Barrios Firma: Cargo Líder Proceso de Gestión de la Calidad

2 2 de GENERALIDADES La finalidad de este instructivo es explicar cómo se diligencia el formato Plan Operativo FPIN-017, el cual consolida la información relacionada con las actividades que cada Proceso del Sistema de Gestión Integral de Calidad SIGEC o Facultad de la Universidad planea realizar durante la vigencia de un año. El cumplimiento de las actividades reportadas en el formato FPIN-017 es responsabilidad de los Decanos de las Facultades y de los Líderes de Procesos de Gestión. 2. DEFINICIONES Plan Operativo Anual POA El Plan Operativo, es una herramienta de la planeación, por medio de la cual cada unidad académica o administrativa de la Institución presenta los proyectos y las actividades que va a realizar en una vigencia no superior a un año, con el propósito de cumplir lo establecido en el Plan de Desarrollo, Plan Académico y Plan Administrativo. Proyecto Educativo Institucional PEI Documento institucional que orienta prospectivamente a la Universidad de Córdoba. Tendrá una periodicidad de nueve años y contendrá la misión, la visión, la estructura axiológica, objetivos y las políticas estratégicas de la Institución, de conformidad con el desarrollo de las estrategias Académicas y Administrativas de la planeación a nivel Departamental, Nacional e Internacional. Acciones correctivas Acciones tomadas para eliminar las causas de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Acciones Preventivas Acciones tomadas para eliminar las causas de una no conformidad potencial o otra situación potencial no deseable. Acciones de Mejora Acciones permanentes realizadas, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.

3 3 de CONTENIDO Para diligenciar el Formato FPIN-017 tenga en cuenta que el mismo se utiliza en dos situaciones, la primera es la formulación del plan operativo, en donde el formato se diligencia hasta la columna Mes de Adquisición y la segunda es el seguimiento del plan, donde se diligencian las columnas que van desde Porcentaje de avance en el tiempo hasta la columna Observaciones. La información debe ser suministrada de la siguiente manera: Vigencia: Corresponde al año para el cual se definen las actividades que se desean ejecutar. Ej 2011, 2012, 2013, 2014 etc. Proceso/Área: Debe diligenciar el nombre del Proceso del SIGEC que lidera o el nombre de la facultad de la cual es decano (a). Líder de Proceso: Escriba el nombre de la persona responsable del proceso o de la Facultad. Objetivo del PEI: Seleccione del menú desplegable el objetivo del Proyecto Educativo Institucional (PEI) al que está vinculada la actividad que se desea realizar. Puede elegir el mismo objetivo del PEl tantas veces como sea necesario o bien puede elegir tantos objetivos del PEl como considere. El PEI puede ser consultado en el siguiente link:

4 de 14 Así mismo en el menú desplegable de la columna Objetivo del PEI, puede seleccionar las opciones: Acciones correctivas, preventivas y de mejora del proceso Acreditación

4 4 de 14 Así mismo en el menú desplegable de la columna Objetivo del PEI, puede seleccionar las opciones: Acciones correctivas, preventivas y de mejora del proceso Acreditación Institucional Planes de mejoramiento resultantes de auditorías, medición de indicadores. Estas opciones se utilizarán cuando se deban desarrollar actividades relacionadas con estos aspectos.

5 5 de 14 Actividad: Haga una descripción detallada de la acción que se planea ejecutar; estas actividades deben estar enfocadas hacia el cumplimiento de un objetivo del PEI, de acciones correctivas, preventivas, de mejora o del plan de mejoramiento del Proceso o Facultad según corresponda.

6 6 de 14 Metas: Defina el logro que desea alcanzar al realizar la actividad antes descrita, las metas deben escribirse en relación a las cantidades o porcentajes que se pretenden alcanzar, por ejemplo 7 capacitaciones, 70% de docentes evaluados, 5 artículos publicados, etc.

7 7 de 14 Indicadores de las metas: Formule un indicador que permita medir el avance o los resultados obtenidos en relación a la meta propuesta. El indicador debe cuantificar lo cerca o lejos que se está de la meta. Fecha de inicio: Digite la fecha en que se debe iniciar el desarrollo de la actividad. Fecha Fin: Digite la fecha en que debe estar ejecutada totalmente la actividad. Responsable: Especifique el nombre del cargo responsable de ejecutar la actividad.

8 8 de 14 Recursos: Inicialmente debe especificar el tipo de recursos que requiere para ejecutar las acciones del Plan Operativo Anual; para lo cual seleccionará del menú desplegable si el recurso a solicitar es un servicio, un bien o una obra pública.

9 9 de 14 En la casilla Clase de Producto, escoja los productos que requiere, de acuerdo a las listas desplegables que se han determinado según el tipo de recurso de la siguiente manera:

10 10 de 14 SERVICIOS Servicios profesionales Servicios de salud Servicio de transporte Servicio de mensajería Servicio de outsorcing Servicio de vigilancia Servicio de cafetería Servicio de combustible y serviteca Servicio de mantenimiento de audiovisuales Servicio de mantenimiento de aires acondicionados Servicio de mantenimiento de equipos de laboratorio Servicio de mantenimiento de vehiculos Seguros Gases (Co2, N, H, He, etc) y Cilindros Imprenta y editoriales Suministro de agua Recreación y diversión Otros Servicios BIENES Muebles y enseres Computadores y partes Equipos de laboratorio Otros equipos Equipos de audiovisuales, electrodomésticos y partes Materiales eléctricos Materiales de ferretería Libros Papelería Reactivos y materiales Drogas e insumos agropecuarios Animales Textil y prendas de vestir Medicamentos Otros Bienes OBRA PÚBLICA Obra civil Obra eléctrica Cableado de voz y datos Otras

11 11 de 14 En la casilla descripción detalle las características o especificaciones técnicas del bien o servicio que se requiere adquirir. A continuación especifique la cantidad de recursos a solicitar de cada uno de los bienes o servicios requeridos y el mes en el que se debe adquirir dicho recurso. Porcentaje de Avance en el Tiempo: Especifique el tiempo transcurrido a la fecha del informe de seguimiento de cada actividad, respecto al tiempo total programado para la misma. Ejemplo: Si se planea una actividad que demora 12 meses en ser ejecutada y a la fecha de seguimiento han transcurrido 3 meses de los planeados inicialmente, el porcentaje de ejecución será (3/12)*100 = 25% Porcentaje de Avance de la Actividad: Escriba el porcentaje de avance de cada actividad, respecto a la meta total programada para la misma; es decir, qué tanto se ha avanzado en la ejecución de la actividad. Ejemplo: Si se planea una actividad que requiere se ejecuten 10 acciones o tareas y a la fecha de seguimiento se han ejecutado 2 acciones de las planeadas inicialmente, entonces el porcentaje de ejecución será (2/10)*100 = 20%. El resultado del avance de la actividad debe ser el resultado de la medición del indicador de la actividad.

12 12 de 14 Acciones Correctivas o Preventivas: Defina el conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable o bien para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable que estén limitando el cumplimiento de las actividades del POA. El objetivo de definir estas acciones es que al finalizar el año se alcancen las metas esperadas en el POA. Observaciones: Escriba información que considere relevante para alcanzar las metas o que en caso de atraso justifique el mismo.

13 13 de REGISTROS No Código Nombre Responsable 01 FPIN-017 Plan Operativo Funcionario Unidad Planeación Desarrollo de y Lugar de Archivo Unidad de Planeación y Desarrollo Medio de Archivo Físico y electrónico Tiempo de Disposición Archivo 5 años Conservación

14 14 de CONTROL DE CAMBIOS Versión No Descripción del Cambio Se modificó la explicación del diligenciamiento de los recursos del plan operativo, incluyendo la descripción de nuevas casillas que se adicionaron al formato en la parte de recursos. Se actualizaron los pantallazos de las diferentes casillas del formato. Fecha de emisión del documento anterior 01/11/ /11/ ANEXOS No aplica

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