Manual de Usuario - Proveedor MANUAL DE USUARIO PROVEEDOR CARGA DE FACTURAS EN PORTAL

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO PROVEEDOR CARGA DE FACTURAS EN PORTAL SEP 2014

2 ENTRADA AL SISTEMA En el portal buscar la opción Carga de Facturas y dar click en la liga. El sistema nos presenta la pantalla de ingreso. Ahí debemos indicar: La compañía [en este caso PERMO]. Nombre de Usuario Y Clave.. El nombre de usuario y clave se le proporcionaron en un correo que debió recibir con anterioridad. En caso de no tenerlo favor de comunicarse al área de sistema de nuestra compañía. Una vez validado su usuario y clave en el sistema, si estos son correctos. Se iniciara el sistema con la ventana principal. En esta solo se encontrara la opción de Administración de XML. En esta opción se podrán cargar nuestras facturas para su revisión y próxima calendarización a pago.

3 PROVEEDORES, CARGA DE FACTURAS En la opción de Administración de XML, se encuentran las opciones de: Carga de Facturas: En esta opción se podrán cargar las facturas que queremos mandar a cobro. Consulta de Facturas: Podemos ver todas las facturas que han sido cargadas al portal que tengan el RFC del proveedor en cuestión. Podemos revisar su estatus de las facturas. En la opción de Carga de Facturas el sistema presenta la ventana que se muestra en la figura. En ella utilizamos los botones de Seleccionar archivo de XML y Seleccionar archivo PDF. Una vez seleccionados los archivos se procede a presionar el botón de Validar Archivo. Debemos cargar un archivo VALIDO de XML y su correspondiente PDF. En caso de ser necesario, se requerirá la orden de compra que soporta la factura. Para que se pueda recibir una factura se debe considerar lo siguiente: 1) El RFC del emisor de la factura debe estar dado de alta en la base de datos del sistema. Esto es, debemos ser un proveedor valido. 2) El RFC del receptor (PERMO) debe ser válido en la factura. 3) El UUID de la factura debe ser UNICO y debe ser válido en el SAT. Todas las validaciones se hacen al presionar el botón de Validar Archivo. El sistema nos proporciona el resultado de la validación, como se muestra en la figura.

4 Al presionar el botón de validar, se muestra en la pantalla los datos generales de la factura que son: Folio Fiscal UUID. Folio Interno de nuestra factura Fecha de Timbrado. Importe de la factura. RFC Emisor y RFC Receptor Si la factura es inválida se muestra de manera gráfica que la factura NO se puede cargar. Si la factura es válida, se muestra con una línea VERDE que podemos cargar la factura, por lo que debemos presionar el botón de Cargar Factura Si la facture es válida se muestra una línea verde que indica que podemos proceder a cargar la facture. Procedemos a dar click en el botón Cargar Factura y nuestra factura estará programada para revisión. Debe esperar un correo una vez que se reciba o rechace la factura.

5 CONSULTA DE FACTURAS En la sección de consulta de facturas, se pueden observar los documentos que hemos cargado en el portal. Ahí podemos observar los datos de las facturas y sobre todo y más importante el estatus de las mismas. Los estatus son: [ ] = Vacío. Un estatus en blanco significa que nuestra factura ha sido cargada al portal, pero NO HA sido revisada por cuentas por pagar. Recibida = La factura fue recibida y programada para pago. Rechazada = La factura ha sido rechazada, el proveedor debe recibir un correo indicando el motivo del rechazo. De otra forma comunicarse con cuentas por pagar [Claudia Martinez]. Pagada. = La factura ha sido pagada.

6 SOPORTE En caso de dudas enviar un correo a: Favor de indicar nombre y teléfono de contacto. Teléfono de contacto: Slic Soluciones soporte@slic-soluciones.com