Apéndice IX. Términos de referencia para verificaciones esporádicas realizadas por personal interno del organismo

Transcripción

1 Apéndice IX. Términos de referencia para verificaciones esporádicas realizadas por personal interno del organismo Estos TdR se han desarrollado para guiar a los organismos de las Naciones Unidas y los IP a través de los objetivos, el alcance, los plazos y los entregables de la verificación esporádica. (Véase en el Anexo 1 la información específica del programa). Alcance de la verificación esporádica Las verificaciones esporádicas se llevan a cabo para evaluar la exactitud de los registros financieros de las transferencias de efectivo a los IP, el estado del programa y si ha habido algún cambio significativo en los controles internos. La verificación esporádica no es una auditoría. Procedimientos de la verificación esporádica Estos son procedimientos que se sugiere llevar a cabo durante la verificación esporádica. Los procedimientos que se vayan a llevar a cabo deben ser confirmados antes de iniciar la verificación esporádica. 1. Comparar la documentación obtenida en la descripción de los controles internos de gestión financiera del IP con la micro evaluación más reciente del ciclo de programación correspondiente. Documentar cualquier cambio o inconsistencia. 2. Preguntar a la dirección del IP si ha habido algún cambio en los controles internos desde la micro evaluación anterior del ciclo de programación actual. Documentar cualquier cambio identificado. 3. Obtener un listado de todos los gastos relacionados con el programa durante el mes/período de XX que termina el (fecha) y realizar lo siguiente: Seleccionar al azar una muestra significativa de los gastos del Formulario FACE seleccionado para la prueba. El monto específico es establecido por cada organismo y debería ser suficiente para permitir que se forme una opinión. Proporcionar un listado detallado de los gastos seleccionados como muestras. Llevar a cabo los siguientes procedimientos para cada muestra seleccionada: o Verificar que existe documentación para respaldar el gasto con arreglo a las normas y los procedimientos del IP y los acuerdos con el organismo. o Verificar que la actividad relacionada con el gasto se realice con arreglo al plan de trabajo. 11 o Verificar que el gasto se haya revisado y aprobado con arreglo a las normas y los procedimientos del IP y los acuerdos con el organismo. o Verificar que el gasto se haya reflejado en un Formulario FACE certificado presentado al organismo. o Verificar que el gasto se haya reflejado en los registros contables (libro contable oficial) y el estado de cuenta bancario del IP. o Verificar que la documentación probatoria se selle como PAGADO con fondos de la subvención XX y que indique qué organismo financió la transacción. 11 Los planes de trabajo del organismo pueden ser anuales, plurianuales, continuos o conjuntos. 103

2 o Verificar que el Formulario FACE se presentó de acuerdo con la periodicidad de desembolso que requiere el marco HACT (dentro de las dos semanas). o Comparar el precio pagado por los bienes y servicios con las tarifas estándar aprobadas por las Naciones Unidas (si están disponibles fácilmente). 4. Si se mantienen cuentas bancarias diferentes para los fondos subvencionados por los organismos, llevar a cabo los siguientes procedimientos: Verificar que la actividad según el estado de cuenta bancario concuerde con lo reflejado en los registros contables. Documentar cualquier diferencia observada; y Entregables Confirmar que la conciliación bancaria se haya completado y que el saldo se haya conciliado con los registros contables. Documentar cualquier diferencia observada. La verificación esporádica se debe documentar en el plan de trabajo de verificaciones esporádicas, con detalles de los procedimientos que se llevaron a cabo y los resultados correspondientes. (Véase en el Anexo 2 la plantilla para el plan de trabajo de verificaciones esporádicas). Cualificaciones del personal del organismo para realizar verificaciones esporádicas El personal del organismo que realice las verificaciones esporádicas debería contar con las siguientes cualificaciones: Por lo menos cinco años de experiencia en finanzas/contabilidad y programas; y Conocimiento del IP, el marco HACT y el objetivo de la verificación esporádica. Artículos que se deben adquirir antes de iniciar las actividades sobre el terreno Los siguientes artículos se deberán adquirir con antelación al inicio de las actividades sobre el terreno: El plan de trabajo y cualquier informe sobre los progresos realizados presentado en el año; y Una lista de las transacciones individuales del IP (es decir, los registros contables) que resuma los desembolsos y los Formularios FACE presentados durante el período seleccionado para la evaluación. 104

3 Anexo 1. Información específica del programa La siguiente información deberá completarse al inicio de la verificación esporádica. Nombre del IP: Nombre del programa: Número del programa: Antecedentes del programa: Ubicación del programa: Persona(s) de contacto del programa: Ubicación de los registros: Moneda de los registros mantenidos: Período de transacciones cubierto por la verificación esporádica: Fondos recibidos durante el período cubierto por el encargo de verificación contable: Gastos realizados/declarados durante el período cubierto por el encargo de verificación contable: Fecha de inicio prevista para la verificación esporádica: Número estimado de días necesarios para la visita de verificación esporádica al IP: Cualquier solicitud especial para tener en cuenta durante la verificación esporádica: Modalidad de transferencia de efectivo utilizada por el IP: 105

4 Anexo 2. Ejemplo de plan de trabajo de verificaciones esporádicas Plan de trabajo de verificaciones esporádicas Esta es la plantilla mínima exigida. Puede ser modificada por los organismos. Título del programa: Título del proyecto: Nombre del IP: Ubicación del IP/programa: Persona de contacto del IP y cargo: Fecha de inicio/fin de la verificación esporádica (dd/mm/aaaa dd/mm/aaaa): Fechas cubiertas por el Formulario FACE seleccionado para la prueba (dd/mm/aaaa dd/mm/aaaa): Fechas cubiertas por la última verificación esporádica (dd/mm/aaaa dd/mm/aaaa): Miembro(s) del equipo de la verificación esporádica (nombre, designación, sección/organización): Personal del IP que se reunió y trabajó con el equipo de la verificación esporádica durante la verificación esporádica (nombres y títulos): Controles internos: completar la siguiente tabla sobre los procedimientos específicos con respecto a los controles internos. Procedimi ento: 1 Comparar la documentación obtenida en la descripción de los controles internos de gestión financiera del IP con la micro evaluación más reciente del ciclo de programación correspondiente. Documentar cualquier cambio o inconsistencia identificado. 2 Preguntar a la dirección del IP si ha habido algún cambio en los controles internos desde la micro evaluación anterior del ciclo de programación actual. Documentar cualquier cambio identificado. Conclusi ones 106

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6 Muestra de gastos: completar la siguiente tabla por cada muestra. Descripción y número de comprobante del gasto de muestra Monto declarado del gasto de muestra Existe documentación para respaldar el gasto con arreglo a las normas y los procedimientos aplicables del IP y los acuerdos con el organismo? La actividad está relacionada con el gasto con arreglo al plan de trabajo? El gasto se ha revisado y aprobado con arreglo a las normas y los procedimient os aplicables del IP y los acuerdos con el organismo? El gasto se reflejó en un Formulario FACE certificado presentado al organismo y en los registros contables y el estado de cuenta bancario del IP? La documentació n probatoria se sella como PAGADO con fondos de la subvención XX e indican qué organismo financió la transacción? El Formulario FACE se presentó de acuerdo con la periodicidad de desembolso que requiere el marco HACT (dentro de las dos semanas)? Precio pagado por los bienes y servicios contra las tarifas estándar aprobada s por las Naciones Unidas (si están disponibl es fácilment e) Comentario/ Conclusión Total de gastos de muestra: Total de gastos declarados en Formularios FACE durante el período cubierto por la verificación esporádica: Porcentaje de cobertura: (Total de gastos de muestra dividido por el total de gastos declarados en Formularios FACE

7 durante el período cubierto por la verificación esporádica) 107