EJERCICIO COMBINACION DE CORRESPONDENCIA

Transcripción

1 EJERCICIO COMBINACION DE CORRESPONDENCIA 1-Elaborar la siguiente carta modelo Bucaramanga. 29 de octubre de Nos encontramos en plena campaña de promoción de prendas para el hogar. Queremos hacerle llegar nuestro saludo, adjuntándole el catálogo actualizado de nuestros productos. Quedamos a su disposición Mirian Olarte Directora. Calle 45 No Col. Del Valle Tel

2 Guarda el documento anterior como carta 2 En una hoja de Excel elabora la Base de datos de los clientes, iniciando desde la primera CELDA: Nombre Dirección Ciudad Saludo María de los Ángeles Lázaro Martínez Calle Madrid Querida amiga: María del Carmen Castilla Pérez Calle Málaga Querida amiga: Luisa Martínez Lorenzo Dg Apto 45 Vigo Estimada amiga: María del Pilar Av 98 # Bogotá Muy Martínez Casares Respetada señora: Guarda este archivo de Excel en Mis Documentos con el nombre Clientes y cierra Excel

3 Para leer y comprender Combinar correspondencia: En la oficina te han pasado el borrador de una circular anunciando una oferta especial dirigida a todos aquellos clientes de la empresa que realizan más de 10 pedidos al año. Tu trabajo consiste en hacer llegar dicha circular a todos esos clientes. Consultas la base de datos de clientes de la empresa y encuentras que 100 clientes cumplen esa condición. Qué harás?; escribir cien cartas distintas?; escribir una y copiarla 99 veces en otros tantos documentos, habiendo de cambiar a mano nombres, direcciones, etc.? No es necesario. Si dispones de una lista con todos los datos de los clientes, bastará escribir la carta una sola vez y combinar la carta modelo con los datos de la lista. Si no tienes esa lista, la puedes crear sin salir de Word. Resultado: con sólo dos documentos (la carta y la lista) podemos imprimir cuantas copias queramos de la carta en cuestión. Cómo hacerlo?: con la opción Herramientas, Combinar correspondencia de Word. COMBINACION DE CORRESPONDENCIA Para culminar el trabajo debes seguir en orden los siguientes pasos, ojo leer bien, está muy bien explicado no tiene pierde PASOS PARA REALIZAR UNA COMBINACION DE CORRESPONDENCIA 1. Abrir Microsoft Word, luego procedemos a escribir la carta ( esto ya se hizo) 2. Luegos nos dirigimos a la barra de herramientas donde buscamos la opcion Correspondencia. 3. Luego nos dirigimos a la opción Iniciar Combinación de Correspondencia donde se despliega un menú y luego seleccionamos Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia donde nos guiaran paso a paso como hacerlo.

4 4. Después de haber seleccionado la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia aparece un recuadro en la parte derecha de Word donde ahí nos pregunta que deseamos hacer donde escogeríamos la opción Cartas ya que en nuestro caso sería escribir una carta y luego presionamos Siguiente

5 5. Después de haber presionado siguiente aparece este recuadro que es seleccionar los tipos de documento donde tenemos tres opciones. 1. usar el documento actual (el que está activo) 2. Una plantilla (un documento que previamente se hizo para trabajar). 3. un documento que podemos tener guardado y que hicimos previamente. Ahí escogemos utilizar el documento actual ya que ya se creó la carta luego procedemos a darle siguiente

6 6. Después de haberle dado siguiente aparece este recuadro nos pregunta si deseamos usar una lista existente. (En caso que tengamos una base de datos previa con todos los datos necesarios para trabajar. Seleccionar de los contactos de Outlook, para mandarles correos personalizados. Escribir una lista nueva. Como ya tenemos la base de datos creada en Excel, escogemos la opción usar una lista existente.

7 7. Después de haber seleccionado utilizar una lista existente procedemos a Cliquear en Examinar, escogiendo el archivo de clientes guardada en Mis documentos ahí abre un recuadro donde tengo que buscar la base de datos en Excel después de haber encontrado el documento le damos en la opción Abrir.

8 8. Después de haberle dado en la opción Abrir abre este recuadro donde seleccionamos la hoja 1 del archivo que creamos y por ultimo seleccionamos aceptar. 9. Finalmente, nos muestra todos nuestros destinatarios de la correspondencia, le damos aceptar y podemos continuar con el siguiente paso

9 10. En este siguiente paso, necesitamos elegir la opción de Mas elementos para ver todos los campos que incluimos en nuestra base de datos e insertarlos en la carta, donde sustituirán a los nombres que habíamos puesto y que verás resaltados con otro color y con el símbolo << >> en la hoja. Así

10 Bucaramanga. 29 de octubre de «Nombre» «Dirección» «ciudad» «Saludo» Nos encontramos en plena campaña de promoción de prendas para el hogar. Queremos hacerle llegar nuestro saludo, adjuntándole el catálogo actualizado de nuestros productos. Quedamos a su disposición Mirian Olarte Directora. Calle 45 No Col. Del Valle Tel

11 11. Después de la opción Más elementos abre un recuadro donde insertaremos los campos de base de datos que creamos después vamos al siguiente paso. 12 Una vez la carta ya tenga los 4 elementos adicionados, Nombre, Dirección,Ciudad y Saludo habilitar en su orden paso 4, paso 5 y culminando con la edición de cartas individuales

12 El ejercicio culmina con Editar cartas Individuales y deben generarse 4 cartas diferentes y personalizadas para cada cliente