REGIMEN COMÚN COMPRA POR CATÁLOGO CATÁLOGO DE BIENES CON VIGENCIA TECNOLÓGICA

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1 1. MANUAL DE USUARIO REGIMEN COMÚN COMPRA POR CATÁLOGO CATÁLOGO DE BIENES CON VIGENCIA TECNOLÓGICA DIRIGIDO A ENTIDADES CONTRATANTES ENERO 2015

2 INDICE DE CONTENIDOS INDICE DE CONTENIDOS Presentación Fundamento Legal Ingreso al Portal de Contratación Pública Barra Principal Pantalla de Inicio Categorías de los productos Elaboración de Órdenes de Compra Lista de Órdenes de Compra Mantenimientos

3 1. Presentación La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública ha establecido los procedimientos de contratación que utilizarán las Entidades Contratantes en las adquisiciones de bienes, prestación de servicios, ejecución de obras y consultorías, los mismos que deberán realizarse utilizando las herramientas electrónicas del Sistema Oficial de Contratación del Estado SOCE. El Servicio Nacional de Contratación Pública SERCOP, pone a disposición de las Entidades Contratantes el presente manual, el cual tiene como objetivo dar a conocer a las Entidades Contratantes los fundamentos legales de la compra por catálogo y presentar el funcionamiento del nuevo Catálogo Electrónico. 2. Fundamento Legal 2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP DEFINICIONES Art. 6.- Definiciones: 2. Catálogo Electrónico: Registro de bienes y servicios normalizados publicados en el portal para su contratación directa como resultante de la aplicación de convenios marco. 17. Mejor Costo en Bienes o Servicios Normalizados: Oferta que cumpliendo con todas las especificaciones y requerimientos técnicos, financieros y legales exigidos en los documentos precontractuales, oferte el precio más bajo. COMPRAS POR CATÁLOGO Art Convenios Marco.- El Servicio Nacional de Contratación Pública efectuará periódicamente procesos de selección de proveedores con quienes se celebrará Convenios Marco en virtud de los cuales se ofertarán en el catálogo electrónico bienes y servicios normalizados a fin de que éstos sean adquiridos o contratados de manera directa por las Entidades Contratantes, sobre la base de parámetros y 2

4 objetivos establecidos en la normativa que para el efecto dicte el Instituto Nacional de Contratación Pública. Art Catálogo Electrónico.- Como producto del Convenio Marco, el Servicio Nacional de Contratación Pública creará un catálogo electrónico disponible en el Portal COMPRASPUBLICAS, desde el cual las Entidades Contratantes podrán realizar sus adquisiciones en forma directa. Art Obligaciones de los Proveedores.- Los adjudicatarios quedarán obligados a proveer bienes y servicios normalizados de conformidad con las condiciones de plazo, precio, calidad, lugar de entrega y garantía establecidas para el período de duración del Convenio Marco. No obstante, los adjudicatarios podrán mejorar las condiciones establecidas, siguiendo el procedimiento que para el efecto se haya previsto en el Convenio Marco. Art Obligaciones de las Entidades Contratantes.- Las Entidades Contratantes deberán consultar el catálogo electrónico previamente a establecer procesos de adquisición de bienes y servicios. Solo en caso de que el bien o servicio requerido no se encuentre catalogado se podrá realizar otros procedimientos de selección para la adquisición de bienes o servicios, de conformidad con la presente Ley y su Reglamento. Si cualquiera de las Entidades Contratantes obtuviere ofertas de mejor costo que las que consten publicadas en el catálogo electrónico, deberán informar al Servicio Nacional de Contratación Pública para que éste conozca y confirme que la oferta es mejor y adopte las medidas necesarias que permitan extender tales costos, mediante la celebración de Convenios Marco, al resto de Entidades Contratantes. Art Suscripción de Contratos.- Los contratos que por su naturaleza o expreso mandato de la Ley lo requieran se formalizarán en escritura pública dentro del término de quince (15) días desde la notificación de la adjudicación. Los contratos cuya cuantía sea igual o superior a la base prevista para la licitación se protocolizarán ante Notario Público. Los gastos derivados del otorgamiento del contrato son de cuenta del contratista. 3

5 Las contrataciones que se realicen por el sistema de catálogo se formalizarán con la orden de compra y el acta de entrega. 2.2 Artículos relacionados en el RGLOSNCP Art Micro, pequeñas y medianas empresas.- Para incentivar la mayor participación de proveedores de los sectores de micro, pequeñas y medianas empresas -MIPYIMES-, se entenderán por tales, aquellas que cumplan los parámetros establecidos de conformidad con el artículo 53 del Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones. Al momento de inscribir y habilitar a un proveedor en el RUP, el registro deberá expresar la categoría a la que pertenece el proveedor. El INCOP establecerá criterios de preferencia a favor de las MIPYMES, a través de alguno de los siguientes mecanismos: 1. Márgenes de preferencia sobre las ofertas de otros proveedores; 2. Criterios para contratación preferente establecidos en el artículo 52 de la Ley; 3. Siempre que, luego de las evaluaciones de ofertas, exista la posibilidad de adjudicar a una MIPYME y a otro proveedor que no tenga esta calidad, se preferirá a aquella; 4. Posibilidad de que las MIPYMES mejoren su propuesta para que puedan igualar o superar la oferta de otros proveedores, luego de la evaluación de ofertas. 5. Inclusión, en el catálogo electrónico, de bienes o servicios provenientes de MIPYMES, artesanos o actores de la economía popular y solidaria para que sean adquiridos preferentemente por las entidades contratantes. El procedimiento de selección a emplearse por parte del INCOP para esta catalogación será la feria inclusiva. Las preferencias para las micro, pequeñas y medianas empresas se aplicarán en función de que su oferta se catalogue como de origen nacional, por el componente 4

6 nacional que empleen, de tal manera que no se otorgarán estos beneficios a meros intermediarios. Los beneficiarios a favor de las MIPYMES se harán extensivos a actores de la economía popular y solidaria, de conformidad con la ley. Art Procedimiento para contratar por catálogo electrónico.- Para la inclusión en el catálogo electrónico de los bienes y servicios normalizados, el SERCOP realizará procesos de selección que permitan celebrar convenios marcos, observando el procedimiento que se establezca en los pliegos. Las contrataciones por catálogo electrónico de bienes y servicios normalizados, que realicen las Entidades Contratantes, observarán el procedimiento señalado por el SERCOP: La orden de adquisición electrónica emitida por la Entidad Contratante se sujetará a las condiciones contractuales previstas en el Convenio Marco; y, de ser el caso a las mejoras obtenidas por la entidad contratante. De conformidad con lo previsto en el inciso segundo del artículo 69 de la Ley, la Orden de Compra emitida a través del Catálogo Electrónico formaliza la contratación de los bienes o servicios requeridos y genera los derechos y obligaciones correspondientes para las partes. Una vez recibidos los bienes o servicios contratados, se suscribirá el acta de entrega recepción correspondiente con la verificación de correspondencia con las especificaciones previstas en el catálogo. 3. Ingreso al Portal de Contratación Pública Para ingreso al portal de Contratación Pública utilice el navegador Internet Explorer versión 7, Mozilla Firefox 3.0 o superior. Ingrese al portal institucional Imagen 3.1 5

7 Imagen 3.1 Para ingresar al sistema de contratación, haga clic en el ícono SOCE Sistema Oficial de Contratación del Estado. Imagen 3.2 Imagen 3.2 Para iniciar su sesión en el sistema, ingrese número de Ruc de la Entidad Contratante, nombre de Usuario y Contraseña, para finalizar de clic en el botón Entrar. Imagen 3.3 6

8 Imagen 3.3 En la siguiente pantalla podrá observar la pantalla donde ya ha ingresado a su sesión. Imagen 3.4 Imagen 3.4 Ingrese al menú Entidad Contratante, luego de clic en el submenú Catálogo Electrónico, tal como se muestra en la imagen a continuación. Imagen 3.5 7

9 Imagen 3.5 Para ingresar al nuevo catálogo electrónico vuelva a registrar RUC, USUARIO Y Contraseña. Imagen 3.6 Imagen 3.6 Una vez registrados los datos, de clic en el botón Entrar. Imagen 3.7 Imagen 3.7 A continuación puede observar la pantalla de ingreso al Nuevo Catálogo Electrónico. Imagen 3.8 8

10 Imagen Barra Principal Al ingresar podrá revisar la pantalla principal del nuevo catálogo electrónico, revise a continuación la información que se encuentra en la Barra Principal. Imagen 4.1 Imagen Utilitarios de la Barra Principal Búsqueda de productos dentro del catálogo electrónico La siguiente opción sirve para buscar un producto dentro del catálogo electrónico, para ello ingrese nombre del producto, y a continuación de clic en el ícono que se muestra en la siguiente imagen. Imagen 4.2 9

11 Imagen 4.2 En la siguiente pantalla podrá ver el resultado de la búsqueda. Imagen 4.3 Imagen 4.3 Volver al SOCE Opción que permitirá regresar a la pantalla de inicio del SOCE. Para realizar esta acción, de clic en la sección que se enmarca a continuación. Imagen 4.4 Imagen

12 Perfil del usuario La opción Perfil usuario permite visualizar los datos de usuario registrado, además cuenta con la opción para salir de la sesión. Para ingresar de clic en el ícono que se muestra a continuación. Imagen 4.5 Imagen 4.5 En caso de que requiera cerrar la sesión de clic en Salir. Imagen 4.6 Volver a la página de Inicio Imagen 4.6 Esta opción permitirá volver a la página de inicio del catálogo electrónico. Imagen

13 Imagen 4.7 Carrito de compras Opción que permitirá revisar los productos agregados al carrito de compras. Para ingresar de clic sobre el ícono que se muestra a continuación. Imagen 4.8 Imagen 4.8 Al ingresar podrá visualizar dos opciones dentro del carrito de compras, Lista de Compras y Seguir Comprando. Imagen 4.9 Imagen

14 Configuración Opción que permitirá administrar órdenes de compra, mantenimientos y pujas dentro del catálogo electrónico. Imagen 4.10 Imagen Pantalla de Inicio La pantalla de inicio del nuevo catálogo electrónico se divide en las siguientes secciones: Menú de Categorías Lo más Visto Lo más Comprado Tus últimas Visitas Tus últimos comprados En la siguiente imagen podrá visualizar las secciones mencionadas. Imagen

15 Imagen 5.1 Con esta nueva presentación en la pantalla de inicio, el usuario podrá acceder de forma más rápida a los productos más vistos o más comprados. En la pantalla de inicio podrá observar que los productos que se encuentran en las secciones, Lo más visto Lo más comprado, Tus últimas visitas y Tus últimos comprados se desplazarán de forma animada, en caso de que desee parar este desplazamiento, mueva el mouse a los lados de las secciones, con esto aparecerán unas flechas para Avanzar o Retroceder entre los productos. Imagen

16 Imagen Categorías de los productos El catálogo electrónico cuenta con algunas categorías de productos seleccionados por el SERCOP, entre las cuales se encuentran las correspondientes a Vigencia Tecnológica y corresponden a los catálogos de: Equipos de Computación, Equipos de Impresión, Equipos médicos y Vehículos. Imagen 6.1 Imagen 6.1 Se puede seleccionar el catálogo que se vaya usar. Imagen

17 Imagen 6.2 A continuación se desplegarán las categorías existentes, en el ejemplo podemos observar cuatro categorías en Equipos de Computación: Desktop básica, Desktop media, Desktop media alta, Desktop sofisticada. Segmentando al catálogo de Equipos de Computación de acuerdo a características técnicas, de manera que la Entidad debe revisar cada una de las categorías hasta encontrar las características técnicas que se ajusten más a la necesidad de compra. Imagen 6.3 Imagen 6.3 Al escoger una de las opciones se desplegarán otras subcategorías. Imagen 6.4 Imagen

18 En la siguiente pantalla elección realizada. Imagen 6.5 aparecerá el producto genérico correspondiente a la Imagen 6.5 Al dar clic en esta opción se desplegará la Ficha Genérica que reúne todas las características o atributos que corresponden al producto genérico, estas características no son modificables. La entidad debe revisar al detalle todas las características para asegurar que el producto revisado sea el correcto para la adquisición.imagen 6.6 Imagen

19 En el recuadro Cantidad se debe ingresar el número de unidades que desea adquirir del producto, o utilizar el contador automático. Una vez inscrito el número en el cuadro, se avanza con el botón Continuar. Imagen 6.7 Imagen 6.7 En la siguiente pantalla se puede observar la siguiente leyenda de la confirmación de compra. El sistema presenta tres tipos de compra clasificadas por el monto, a continuación un detalle de las mismas: Compra directa: Bajo este método el sistema selecciona la oferta económica de mejor costo para valores iguales o menores a Ínfima Cuantía. La compra directa esta habilitada únicamente para el Catálogo de Equipos de Computación y a un mismo proveedor en un máximo de dos veces al año. En el caso de una tercera compra, aunque el monto establezca Compra Directa el sistema seleccionará una Mejor Oferta con la participación de todos los proveedores. Imagen

20 Imagen 6.8 Mejor Oferta: Están consideradas como mejor compra todas las aquellas correspondientes a valores iguales o menores a Menor Cuantía de bienes y servicios. El sistema invita a todos los suscriptores del convenio marco para la demanda del bien o del servicio requerido. Los oferentes pueden realizar una sola postura en las siguientes 24 horas. El sistema seleccionará a la oferta de mejor costo, este proceso cumple para valores menores o iguales a Menor cuantía de bienes y servicios. Imagen 6.9 Imagen 6.9 Gran Compra: Todas las adquisiciones con valores mayores a los correspondientes a Menor cuantía de bienes y servicios se determinan Gran Compra. El sistema permite a la Entidad escoger la ejecución de esta compra bajo dos métodos: Mejor Compra ya detallado anteriormente y Puja. Para puja el sistema invita a todos los suscriptores del convenio marco para la oferta del bien o servicio requerido. 19

21 Los oferentes pueden participar en un proceso de puja a la baja, dentro de las 72 horas despúes de la invitación, conforme el cronograma. Se selccionará la oferta económica de mejor costo. Imagen 6.10 Imagen 6.10 Una vez realizada esta selección, se tiene disponible los botones: Agregar a la lista con el cual puede incluir el ítem elegido al carrito de compras, o Volver que sirve para regresar a la pantalla anterior. Imagen 6.11 Imagen 6.11 Agregado el producto, tenemos la opción de Seguir comprando para continuar incluyendo ítems en el carro de compras. Imagen

22 Imagen Elaboración de Órdenes de Compra Una vez seleccionados los ítems podrá revisar el listado donde constan cada uno de ellos, además en esta sección tendrás dos opciones ir a la Lista de compras y la otra Seguir comprando. Imagen 7.1 Imagen 7.1 Para elaborar la orden de compra, de clic en Listado de compras, aquí se desplegará todos los ítems escogidos e identificados por el tipo de compra de acuerdo al monto. Será necesario que el operador escoja el porcentaje de IVA a cargar por cada ítem, así como la identificación de cada partida. Imagen

23 Imagen 7.2 En la parte inferior de la pantalla existen los siguientes botones: Vaciar la lista: Con este botón se elimina la totalidad de ítems cargados en la lista de compras. Quitar seleccionados: Previa selección de los ítems, esta opción permite borrarlos del listado. Seguir comprando: Con este botón se puede continuar agregando ítems al listado. Guardar: Este botón permite almacenar lo realizado en las condiciones establecidas para continuarlo a posterior. Imagen

24 Imagen 7.3 En esta pantalla se puede también observar el cálculo total de las compras realizadas. Para continuar procedemos a pulsar el botón Siguiente. Imagen 7.4 Imagen

25 En la siguiente pantalla se requiere el llenado de los datos correspondientes a: Dirección de entrega, Persona que autoriza y Observaciones, en la parte superior de la pantalla se encuentran disponibles los botones para regresar o continuar. Imagen 7.5 Imagen 7.5 En la pantalla Pre visualización de las órdenes podemos obtener el detalle de los datos que se han ingresado en los siguientes campos: Totales de compra, Persona que autoriza, Datos de entrega, Observación donde las ordenes están separadas por tipo de compra y totales de la orden. Para pasar de pantalla el sistema por seguridad solicita nuevamente e ingreso de datos de RUC, usuario y contraseña.. Imagen

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27 La siguiente pantalla indica la generación de las órdenes de Mejor oferta o de ser caso de Gran Compra. En esta sección podrá PROGRAMAR la puja. Imagen 7.7 Imagen 7.7 Programación de puja La programación de puja puede realizarse a través del botón programar que se presenta a continuación: Imagen 7.8 Imagen

28 Existe también la opción de escoger la opción desde la barra de herramientas: Imagen7.9 Imagen 7.9 En la siguiente pantalla se procede a ingresar la información correspondiente a: Fecha: La entidad inscribirá o escogerá en el contador automático la fecha en día, mes, año, horas y minutos, recuerde que el sistema validará que este proceso se realice entre 24 hasta máximo 72 horas de la generación de las invitaciones. Imagen 7.10 Imagen 7.10 Duración: El día y hora señalado, se realizará la puja con una duración entre 15 a 30 minutos, tiempo en el cual los proveedores presentarán sus posturas a la baja. Imagen

29 Imagen 7.11 Variación mínima permitida: Las entidades contratantes al momento de realizar la invitación definirá el porcentaje mínimo para cada intento de puja, el que oscilará entre 0.05% hasta 5% máximo. Imagen 7.12 Imagen 7.12 A continuación, el resumen de las pujas programadas. Imagen

30 Imagen 7.13 Ingreso a la puja Para que la Entidad Contratante pueda ver la Puja, ingrese en Ir a puja, tal como se muestra en la siguiente imagen. Imagen 7.14 Imagen 7.14 Recuerde que ingresará en la fecha y hora programada, no podrá ingresar antes, será necesario registrar los datos correspondientes al RUC, Usuario y Contraseña. Imagen

31 Imagen 7.15 Al ingresar busque la puja programada, luego de clic en Ver. Imagen 7.16 Imagen 7.16 En la pantalla a continuación podrá revisar la Puja. Imagen

32 Imagen 7.17 Al terminar el tiempo de la puja de clic en el Volver. Imagen 7.18 Imagen 7.18 Es importante tomar en cuenta que la Entidad Contratante al ingresar a la puja no tendrá más que la opción para visualizarla. Una vez que ingrese revise el estado de las pujas programadas, ya que el sistema mostrará dos tipos de estados, EN CURSO o TERMINADA. Las Pujas que están en ejecución serán las que estén en estado EN CURSO y las pujas que hayan finalizado estarán en el estado TERMINADA. Imagen

33 Imagen 7.19 Al ingresar en la puja podrá ver la cantidad de proveedores que están participando, no se verán los nombres de los proveedores, el sistema los identificará con la palabra Proveedor junto con un número, por ejemplo Proveedor35. Podrá revisar también las ofertas económicas iniciales de todos los proveedores, y las ofertas posteriores que emitan los proveedores que estén en condiciones de ofertar un precio menor. Imagen 7.20 Imagen 7.20 En la puja los proveedores deberán rebajar un valor mínimo cada vez que remitan una oferta, a ese porcentaje se lo conoce como porcentaje de variación mínima durante la puja. Puede revisar este porcentaje en la siguiente imagen. Imagen

34 Imagen 7.21 Para revisar las ofertas de todos los proveedores, podrá desplazarse con la barra que aparece enmarcada en la siguiente imagen. Imagen 7.22 Imagen 7.22 Durante el tiempo establecido en la puja, podrá ir revisando el proveedor que va ganando la puja. Imagen 7.23 Imagen

35 El tiempo de duración de una puja en el catálogo es de mínimo 15 minutos y máximo 30 minutos. Las condiciones establecidas para realizar las compras por catálogo se encuentran en la Resolución SERCOP , es obligatorio que la Entidad Contratante revise dichas condiciones. Una vez que haya concluido la PUJA, ingrese al Listado de órdenes, busque la orden de compra y revísela. En la siguiente imagen podrá observar que una vez que concluyó la puja el estado pasó a Revisada, y puede visualizar además, el nombre del proveedor que ganó la puja con la mejor oferta. Imagen 7.24 Imagen 7.24 A continuación, verifique el detalle de la orden de compra, para ello de clic en la sección Ver Detalles. Imagen 7.25 Imagen

36 Las órdenes de compra una vez que pasan al estado Revisadas, son enviadas a los proveedores correspondientes de forma automática, y a través del sistema. Los proveedores deben proceder a revisarlas y a proveer de los productos según las condiciones establecidas en el convenio marco. Es importante que la Entidad Contratante recuerde que, no requiere calificar las ofertas que se envían por MEJOR OFERTA o GRAN COMPRA, eso lo realiza el sistema, la Entidad Contratante procede únicamente a ver el resultado del ganador en la orden de compra. 8. Lista de Órdenes de Compra SI se encontraba generando la orden de compra esta opción aparecé en una sección diferente, para ello revise los enunciados anteriores del manual, en caso de que haya dejado pendiente revisar la Lista de órdenes, ingrese a la sección Configuración Lista de Órdenes de la BARRA PRINCIPAL. Imagen 8.1 Imagen 8.1 En caso de que haya ingresado por cualquiera de las secciones, revise a continuación la información con la que cuenta el Listado de órdenes. Imagen

37 Imagen 8.2 Si el listado de órdenes es muy extenso, el catálogo cuenta con algunas funcionalidades para revisar todas las órdenes registradas, una de las ellas es el uso de flechas para Avanzar o Retroceder entre páginas. Imagen

38 Imagen 8.3 La Lista de Órdenes cuenta además con unas OPCIÓNES DE BÚSQUEDA, las cuales son: realizar búsquedas por nombre del proveedor, por código de la orden de compra, por producto o por Fechas Desde y Hasta. Una vez que haya ingresado los datos con cualquiera de las opciones, de clic en el botón Buscar. Imagen 8.4 Imagen

39 A continuación podrá revisar el resultado de la Búsqueda. Imagen 8.5 Imagen 8.5 En caso de que realice la búsqueda por fechas, seleccione DIA, MES Y Año, tal como se muestra en el siguiente ejemplo. Imagen 8.6 Imagen 8.6 Las órdenes de compra pasarán por los siguientes estados: En espera de ofertas: En este estado las órdenes de compras se encuentran en espera de una mejor oferta. Imagen 8.7 Imagen

40 Al dar clic en la viñeta Ver detalles se desplegará la siguiente pantalla lateral derecha. Imagen 8.8 Imagen 8.8 Es importante recordar que no se puede ANULAR una orden de compra, pero se la podría DEJAR SIN EFECTO. El botón dejar sin efecto está disponible en los estados: En espera de ofertas y Pendiente, en caso de que la entidad desista de la compra puede hacer uso de esto botón hasta 24 horas de realizada la orden, en estas etapas la decisión de la entidad es unilateral, pues si bien el proveedor conoce sobre la existencia de la orden de compra esta aún no se visualiza. En el caso del estado Revisado el botón Dejar sin efecto también está disponible, la diferencia en este caso es que la entidad debe subir el documento que respalde el acto administrativo por el que las dos partes Entidad y Proveedor han llegado a esta decisión. Imagen

41 Imagen 8.9 Para que la entidad deje sin efecto una orden, debe respaldarse por un documento que exprese la causa motivo de esta decisión, este documento lo debe cargar de manera obligatoria. Imagen 8.10 Imagen

42 Luego de pulsar el botón Dejar sin efecto la orden cambiara su estado en el listado, conforme la siguiente pantalla. Imagen 8.11 Imagen 8.11 Estado Pendiente: En esta etapa las órdenes que han sido generadas son conocidas por los proveedores, sin ser visualizadas, en este plazo la entidad tiene un plazo de 24 horas para mantener la compra o desistir de manera unilateral. Imagen 8.12 Imagen 8.12 Recuerde que para Dejar sin efecto será necesario que la entidad suba un documento de respaldo en formato pdf al sistema. Una vez que haya adjuntado el acta, de clic en Dejar sin efecto. Imagen 8.13 Imagen

43 En la siguiente imagen puede observar que la orden de compra ha quedado en el estado SIN EFECTO. Imagen 8.14 Imagen 8.14 Estado Revisado: En este estado los proveedores pueden visualizar las órdenes para cumplir con lo requerido. Recuerde que la opción Dejar sin efecto está disponible y es indispensable subir al sistema el acto administrativo con el que ambas partes Entidad y Proveedor acuerdan el desistimiento. Imagen 8.15 Imagen 8.15 Al pulsar la viñeta Ver detalles se desplegará en el lateral derecho de la pantalla donde se puede visualizar la Información general del proceso y un resumen del proceso de selección que adopto el sistema. Una vez que el estado de las órdenes de compra pase al Estado Revisadas proceda a imprimirlas, para ello de clic en Imprimir La pantalla también brinda la opción de descargar el Convenio Marco. Imagen

44 Imagen 8.16 Al pulsar la opción Liquidar orden, en la siguiente pantalla previo a cliquear el botón Liquidar se debe subir el acta entrega recepción del bien, y en caso de existir demora de parte del proveedor, el sistema permite grabar el valor de multa con la que se penalizará la demora. Imagen 8.17 Imagen

45 Estado Liquidado: Una vez que los productos han sido entregados a la entidad por el proveedor, se procede a liquidar la orden. Imagen 8.18 Imagen 8.18 Al dar clic en Ver detalles se desplegará las siguientes imágenes: Imagen 8.19 Imagen 8.19 Para esta etapa están disponibles los botones: Imprimir, Llenar la encuesta y Elementos adquiridos. Sobre este último, al darle clic se desplegará la siguiente pantalla: Imagen

46 Imagen 8.20 Al dar clic en Ver elementos se habilitará la opción de para inscribir el número de serie del bien adquirido, en el caso de ser varios bienes, se pulsará la opción Crear Nuevo para ingresar los nuevos números de serie así como las fechas de entrega. Imagen 8.21 Imagen 8.21 Una vez registrado el número de serie del bien aparecerá una pantalla que permite visualizar los mantenimientos preventivos y correctivos que corresponden al bien. Imagen 8.22 Imagen

47 Editar: Esta opción permite modificarlos datos registrados en el número de serie y fecha de entrega. Imagen 8.23 Imagen 8.23 Mantenimientos: En esta pantalla se registrará los mantenimientos preventivos a los que deberá someterse el bien, así como las solicitudes de los mantenimientos correctivos que sean necesarios realizar. Imagen 8.24 Imagen 8.24 Para el mantenimiento preventivo se debe escoger una de las opciones desplegadas en la pantalla, en tanto que para los correctivos, la entidad debe cliquear el botón Crear nuevo. Imagen 8.25 Imagen

48 Reposición: En esta pantalla se registra la reposición temporal en el marco del mantenimiento correctivo. Recuerde que la reposición temporal comprende la entrega inmediata de un bien de las mismas o mayores características o especificaciones técnicas por el tiempo que dure el mantenimiento referido. Imagen 8.26 Imagen 8.26 Al pulsar la opción Crear Nuevo, el sistema permite el registro de número de días y la observación respectiva. Cada ítem que se grabe, será reflejado en el lateral izquierdo de la pantalla. Imagen 8.27 Imprimir Orden de Compra Imagen 8.27 Una vez que el estado de las órdenes de compra pase al Estado Revisadas proceda a imprimirlas, para ello de clic en Imprimir. Imagen

49 Imagen 8.28 En la siguiente pantalla podrá visualizar la orden de compra a ser impresa. Revise la información que consta en la orden de compra: ORDEN DE COMPRA POR CATÁLOGO En esta sección se encuentra el número de orden de compra y las fechas de emisión y aceptación. DATOS DEL PROVEEDOR En esta sección se encuentran los siguientes datos de contacto con el proveedor: Nombre Comercial, Razón Social, RUC, Nombre y correo electrónico del representante legal de la empresa, correos y números telefónicos. DATOS DE LA ENTIDAD CONTRATANTE En esta sección se encuentran los datos de contacto con la Entidad Contratante: Entidad Contratante, RUC, teléfonos, persona que autorizó la compra, cargo, correo, nombre de la persona a cargo del proceso, dirección de entrega, datos de entrega y Observaciones registradas. APLICACIÓN DE MULTAS En esta sección se encuentra información sobre aplicación de multas. APROBACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA. Sección que corresponde al registro de las firmas de las personas que autorizaron la generación de la orden de compra. Imagen

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51 9. Mantenimientos Una vez que la orden de compra se encuentre liquidada, y habiendo recibido el producto, la Entidad Contratante procederá a registrar los mantenimientos requeridos. Diríjase entonces a la orden de compra liquidada, de clic en Ver Detalles. Imagen 9.1 Imagen 9.1 En la pre visualización de la orden de compra de clic en Elementos adquiridos. Imagen 9.2 Imagen 9.2 A continuación de clic en Ver elementos. Imagen

52 Imagen 9.3 A continuación cree el mantenimiento requerido, para ello de clic en Crear Nuevo. Imagen 9.4 Ingrese a continuación la serie y la fecha de entrega, luego de clic en Guardar. Imagen 9.5 Imagen 9.5 A continuación podrá ver que los datos han sido registrados. Imagen 9.6 Imagen

53 En caso de que requiera realizar alguna modificación a los datos registrados, de clic en Editar. Imagen 9.7 Imagen 9.7 Ahora, para registrar el mantenimiento del producto de clic en Mantenimientos. Imagen 9.8 Imagen 9.8 En la siguiente pantalla de clic en Crear Nuevo. Imagen 9.9 Imagen

54 Ahora proceda a registrar la solicitud del mantenimiento requerido. Imagen 9.10 Imagen 9.10 Seleccione a continuación el tipo de mantenimiento requerido, Correctivo o Preventivo. Imagen 9.11 Imagen 9.11 En caso de haber seleccionado el mantenimiento Preventivo, aparecerá un listado de tipos de mantenimiento que se podrán realizar en el equipo, en ellos constará información de tiempo y costo. Seleccione uno de ellos y de clic en Guardar. Imagen

55 Imagen 9.12 En la siguiente sección podrá revisar que el mantenimiento ha sido registrado. Imagen 9.13 Imagen 9.13 Si el tipo de mantenimiento es Correctivo, selecciónelo y de clic en Guardar. Imagen 9.14 Imagen

56 Revise a continuación la solicitud registrada. Imagen 9.15 Imagen 9.15 Continuando con la revisión de las opciones, la Entidad Contratante contará también con la opción Reposición, para ingresar de clic en la sección que se enmarca a continuación. Imagen 9.16 Imagen 9.16 De clic en el botón Crear Nuevo. Imagen 9.17 Imagen

57 En la siguiente pantalla ingrese número de días para la reposición y si tiene alguna observación, luego de clic en Guardar. Imagen 9.18 Imagen 9.18 Las solicitudes de los mantenimientos y reposiciones registrados llegarán automáticamente a los proveedores a través del sistema. 56