BUP de char constituye una solución altamente práctica de informatización telefónica en entornos dotados de funcionalidades TAPI.

Transcripción

1 BUP v3

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3 Contenido BUP... 1 Descripción General... 1 Conceptos Básicos... 3 Descripción Pantalla Principal... 3 Funcionamiento básico de BUP... 5 Minimizando la aplicación Panel de Navegación Llamadas Monitor Colas Listines Buzones Registro Configuración BUP Aplicación Conexión Telefónica Sistema de Mensajes Monitor Colas Listines Buzones de Voz Apariencia Idioma Clave de Usuario Listines Integración con Listines Listines Privados Mantenimiento del listín Lista de códigos de llamadas Lista de números directos Desvíos - Utilidades Desvíos Central Lista de Desvíos Visor de llamadas utile No Molestar Llamadas no deseadas Programador de Llamadas Descripción del Programador de Llamadas Programar Nueva Llamada Opciones de Llamada Configurar Programador de Llamadas i

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5 BUP v3 Descripción General BUP es una aplicación informática que proporciona un terminal telefónico básico y de fácil manejo, con una interfaz gráfica intuitiva, estableciendo conexión con una central telefónica a través de la interfaz TAPI. BUP de char constituye una solución altamente práctica de informatización telefónica en entornos dotados de funcionalidades TAPI. BUP convierte su PC en un terminal telefónico avanzado, lo que le permitirá gestionar ágilmente sus tareas telefónicas en su ordenador personal. Su integración transparente con bases de datos, contactos y aplicativos externos y con la mayoría de centrales telefónicas le facilitará, además: Gestionar las comunicaciones telefónicas de su extensión. Visualizar las comunicaciones del resto de extensiones. Integrar en los listines telefónicos contactos y números de teléfono definidos en la propia aplicación (Listín Privado), o Microsoft Outlook, para la identificación por nombre de llamantes y llamados. A su vez permite la integración con bases de datos externas mediante consultas de OBDC y/o SQL y GoldMine para la obtención de datos de los listines, como así también con los listines públicos y privados de char utile. Realizar acciones automáticas concretas de acuerdo a características y necesidades particulares, como desvíos de llamadas, desconexión de llamadas sin respuesta, etc. Prestaciones Principales Control y acciones básicas sobre las comunicaciones de una extensión: Realización y contestación de llamadas, identificación de llamantes, retención, transferencia, conferencia, rechazo de llamadas, programación de desvíos... Listines telefónicos gestionados por la aplicación (listín privado) para identificar a los llamantes. Integración con listín telefónico externo: Microsoft Outlook, OBDC/SQL, GoldMine, char utile. Registro de llamadas: Realizadas, Perdidas y Desviadas ya sean internas o externas. Desvíos: Creación de desvíos para redireccionar automáticamente llamadas entrantes a otro destino o utilizar los desvíos de la central telefónica. Monitorización del estado (libre / ocupada) de las distintas extensiones de la empresa. Registro automático de la aplicación como marcador telefónico del sistema por defecto. Posibilita así la realización de llamadas desde otras aplicaciones de forma sencilla y eficaz. Multilenguaje: Posibilidad de presentar los textos de la aplicación y las ayudas en diferentes idiomas. 1

6 Contenido Las prestaciones descritas en este apartado, especialmente las que hacen referencia al control de las comunicaciones, y en general las referencias a funcionalidades del producto, reflejan las posibilidades de la aplicación, pero su disponibilidad está supeditada a las prestaciones de la central telefónica utilizada y a las especificaciones del driver para conexión con TAPI proporcionado por el fabricante de la central (TSP). BUP es una aplicación licenciada y protegida contra copia. Si no se dispone de dicha licencia al lanzar su ejecución, la aplicación funcionará en modo demo, habilitando sólo prestaciones básicas. NOTA: La clave de acceso por defecto para determinadas opciones de configuración es sesamo. Para cambiar dicha clave, acceda a la opción de menú Aplicación / Clave de usuario. Requerimientos Generales Dispositivo telefónico, normalmente central telefónica, con driver TAPI ( 1st Party - 3rd Party ) y número de líneas licenciadas por el fabricante según necesidades de supervisión (extensiones a monitorizar). Equipo informático mínimo para usuarios de BUP: PC Pentium III, 256 MB RAM, 250 MB HD, CD ROM. En cualquier caso las características del equipo informático estarán supeditadas a la complejidad del tratamiento a realizar (monitorización / no monitorización,...) y a las especificaciones de los desarrolladores del driver TAPI del dispositivo. Sistema Operativo: Windows 2000, XP, 2003 y Vista. En cualquier caso la elección del Sistema Operativo estará supeditada a las especificaciones de los desarrolladores del driver TAPI del dispositivo telefónico (TSP). Equipo informático mínimo para Servidor de Licencias: Se deberá instalar la aplicación 'Servidor de Licencias' en un PC Pentium III, 256 MB RAM, CD ROM, puerto USB libre, con la condición que se encuentre siempre encendido para licenciar a los clientes BUP. El equipo deberá ser miembro del dominio de los usuarios de BUP. Sistema Operativo: Windows 2000, XP, 2003 y Vista. No es necesario que se instale en el mismo equipo donde se encuentra instalado el servidor de telefonía (TSP). 2

7 Índice Conceptos Básicos Descripción Pantalla Principal La pantalla principal de BUP contiene un menú, una barra de navegación vertical con botones que determinan la información que se muestra o es accesible en la sección secundaria, y una sección principal para la realización / atención de las llamadas, tal como muestra la siguiente figura: El menú principal se encuentra en la zona superior de la pantalla, y contiene las opciones de acceso a la configuración básica de la aplicación y a la ayuda en línea: Para mayor información de cada una de estas opciones, consulte la sección 'Funcionamiento básico de BUP' en este mismo manual. El Panel de Navegación está situada en la zona izquierda de la pantalla principal. Los botones Llamadas / Listines / Monitor / Buzones y Registro le permiten alternar la visualización de la ventana correspondiente a la 3

8 Contenido sección secundaria de la aplicación. La sección principal contiene los componentes necesarios para el uso básico de la aplicación: la gestión de sus llamadas. Es por ello por lo que siempre estará accesible por defecto al iniciar la aplicación. Esta ventana se compone de tres secciones básicas: La barra de botones de control de llamadas, que está situada en la parte superior de la ventana y contiene las opciones más usuales para la gestión de las llamadas (Llamar, Retener, Colgar,...). Para obtener más detalles, consulte la sección 'Funcionamiento básico de BUP', dedicada a estos controles en este mismo documento. La segunda parte de la ventana, situada entre la barra de botones y las listas de llamadas, muestra información sobre el estado y los datos de la comunicación activa. Para obtener más detalles, consulte la sección 'Funcionamiento básico de BUP' dedicada a este panel en este mismo documento. Nota: Es importante tener en cuenta que la cantidad y cualidad de la información mostrada dependerá en gran manera de las características de su instalación telefónica (centralita, enlaces al exterior,...) y de la configuración de los listines telefónicos que gestiona la aplicación (identificación de contactos según número de teléfono). 4

9 Índice Funcionamiento básico de BUP Botones de Control de Llamadas Los botones de control de llamadas están situados en la zona superior de la ventana de llamadas, alineados de forma horizontal. Los botones de control son aquellos que intervienen de forma básica en el control de una comunicación. Llamar - contestar (F2) Se utiliza en los siguientes casos: Para efectuar una llamada saliente: Introducir número de teléfono en el cuadro de texto 'Número' y posteriormente pulsar el botón o la tecla Return/Intro, o pulsar tecla de función F2. Para contestar una llamada entrante: Pulsar el botón o la tecla Return/Intro en el momento de recibir llamada entrante, o pulsar tecla de función F2. Colgar - rechazar (F3) Se utiliza en los siguientes casos: Para colgar una llamada saliente o entrante: Pulsar el botón una vez finalizada la conversación. Para rechazar una llamada entrante: Pulsar el botón cuando se recibe una llamada entrante, antes de establecer conversación. Retener - pausa (F4) Pulsar el botón para retener una llamada, siempre y cuando exista alguna llamada en curso. 5

10 Contenido Transferir llamada (F5) Pulsar el botón para transferir la llamada en curso a otro número. BUP permite realizar transferencias ciegas y asistidas: Transferencia ciega o no asistida: Consiste en transferir la llamada en curso a un número/usuario con el que previamente no se establece comunicación. Con una llamada en curso, pulsar el botón Transferir. Si el cuadro de texto de la ventana de llamadas 'Número' contiene un número de teléfono, la llamada se transferirá a ese número; si no contiene número alguno, aparecerá una ventana con el título Selección - Número destino ('Transferencia') para introducir el número deseado como destino de la transferencia (también puede seleccionarse de la lista de extensiones monitorizadas o listines de teléfono mediante los botones que aparecen en la zona derecha de esta ventana). Transferencia asistida: Consiste en transferir la llamada en curso a un número/usuario con el que previamente se establece comunicación. Con una llamada en curso (1), introducir un número en el cuadro de texto 'Número' de la ventana de llamadas y pulsar el botón 'Llamar' o la tecla Return/Intro, o bien pulsar 'Llamar' o Return/Intro con el cuadro de texto 'Número' vacío; en este caso aparecerá la ventana 'Selección - Número destino' para introducir o seleccionar un número. Una vez se ha establecido comunicación con dicho destinatario (2), pulsar el botón 'Transferir' y la llamada en curso (1) se transferirá al número llamado (2). En ambos casos, como se trata de una transferencia asistida, es posible su realización tanto a números internos como externos, aunque en este último caso puede ser necesaria una configuración determinada de las propiedades de su extensión propietaria en su central telefónica. Conferencia (F7) Pulsar el botón para establecer una conferencia a tres con dos comunicantes. Es necesario que previamente a esta acción existan dos comunicaciones activas en curso. Por ejemplo: con una llamada en curso (1), introducir un número en el cuadro de texto 'Número' de la ventana de llamadas y pulsar el botón 'Llamar' o la tecla Return/Intro, o bien pulsar 'Llamar' o Return/Intro con el cuadro de texto 'Número' vacío; en este caso aparecerá la ventana 'Selección - Número destino' para introducir o seleccionar un número. Una vez se ha establecido comunicación con dicho destinatario (2), pulsar el botón Conferencia y usted habrá establecido una conversación a 3 con sus dos comunicantes (1) y (2). Transferir llamada a cola de espera Permite transferir la llamada activa a la cola de espera previamente configurada. 6

11 Índice Recuperar llamada de cola de espera Recupera la llamada que se ha transferido a la cola de espera. Grabar llamada Permite grabar la llamada en curso, mediante el dispositivo externo que es necesario para tal fin. Para mayor información, click aquí. Ventana de Llamada Botones de funciones especiales Los botones de funciones especiales, indicarán, mediante un color (rojo) si se encuentra activa o no la función: Desvíos Central: Activación / desactivación de desvíos de Central (en este ejemplo se encuentra activo). No Molestar: Activación / desactivación de función No Molestar (DND). Desvíos BUP: Activación / desactivación la lista de desvíos de la aplicación. 7

12 Contenido Lista de llamadas no deseadas: Permite agregar un número a la lista de llamadas no deseadas para realizar la acción correspondiente (Colgar la llamada o transferirla a otra extensión automáticamente). Ocultar número de origen: Al realizar una llamada saliente externa y activando este botón, se ocultará el número de origen en base al código configurado para tal fin en la configuración de las llamadas salientes Envío de Mensajes Envío de Mensajes: char BUP permite el envío de mensajes (vía red, correo electrónico o SMS*) a otros usuarios. Al presionar el botón de 'Envío de mensajes' se desplegará la ventana de envío de mensajes tal como muestra la siguiente figura: Permite especificar el destino del mensaje (usuario que recepcionará el mensaje enviado). Existen tres tipos de destinos, dependiendo del valor introducido en este campo: Destino de Red (mensajes tipo pop-up) Destino Mail Destino SMS* Presionando el botón de 'Destino', se abrirá ventana de Destinos, para dar de alta los destinatarios mas frecuentes y poder seleccionarlo de la lista directamente. Para ello, en ventana de 'Destinos...' presionar botón 'Nuevo' para abrir ventana de configuración de nuevo usuario y luego 'Nueva dirección', tal como se muestra en secuencia de las figuras a continuación: 8

13 Índice Nombre: Nombre del contacto destinatario Dirección: Dependiendo del tipo seleccionado se deberá introducir la dirección correspondiente. - Dirección IP o nombre de equipo para tipo Destino en la red - Dirección de para Tipo Correo Electrónico - Número de teléfono móvil para tipo SMS* Tipo: Tipo de conexión para envío de mensajes. * Es necesario un dispositivo hardware externo para el envío de mensajes cortos SMS. Contacte con el proveedor de la aplicación para mas detalles al respecto. Asunto / título del mensaje. Cuerpo principal del mensaje. Envío de mensajes por Red (pop-up) El envío de mensajes por red consiste en el envío de mensajes tipo pop-up de un PC a otro. Para ello se deberá seleccionar el usuario o introducir el nombre de equipo o dirección IP del destinatario y escribir el mensaje deseado: 9

14 Contenido El destinatario (en este caso el equipo con dirección IP ) recibirá el mensaje en su PC de la siguiente manera: Al recibir el mensaje, el usuario podrá responder a la persona que lo envió. El resultado será el envío de un mensaje tipo pop-up (como el que se recibió) en el PC de origen. Envío de mensajes por Mail Si al enviar un mensaje se introduce una dirección de correo electrónico, o se selecciona un usuario configurado para envío de mails, el mensaje se enviará a la cuenta de correo especificada. Por ejemplo: Se envía el siguiente mensaje al personal de facturación para el envío de una factura, 10

15 Índice El destinatario (en este caso la cuenta de correo recibirá en su mail, el mensaje enviado: Envío de mensajes por SMS En caso de disponer del hardware externo para el envío de mensajes SMS conectado en el char utile (SMS Transciever), se podrá enviar mensajes cortos de texto (SMS) a teléfonos móviles. En estos casos, se deberá introducir como destinatario, el número de teléfono móvil a donde se quiere enviar el mensaje, por ejemplo: 11

16 Contenido Se recibirá un SMS en el teléfono móvil Notificación de nuevos mensajes de voz char BUP informará mediante el siguiente mensaje tipo pop-up, en la parte inferior derecha de la pantalla, la existencia de un nuevo mensaje en el sistema de voz y la cantidad de mensajes almacenados en la pestaña 'Nuevos mensajes'. Para mayor información sobre esta funcionalidad, consulte el apartado 'Buzones' de este mismo manual. 12

17 Índice Minimizando la aplicación... Cuando la aplicación está ejecutándose de forma minimizada, el icono identificativo de la aplicación se encontrará sólo en la barra de servicios - parte derecha de la barra de tareas de su sistema operativo Windows, tal como indica la figura: Al recibir una llamada entrante en su extensión -configurada como Línea de trabajo en BUP, aparecerá una pequeña ventana en la parte inferior derecha de la pantalla de su ordenador: Esta ventana contiene información sobre: Tipo de llamada: Texto informativo que indica si la llamada entrante es interna o externa, acompañado de una imagen parpadeante que se corresponde con el tipo de llamada (flecha de color ámbar para llamada entrante interna, verde para llamada entrante externa). Número y nombre del contacto: Muestra el número de teléfono origen de la llamada así como el nombre asociado al número, si es que la aplicación lo ha encontrado en los listines que en ese momento tenga configurados un contacto con dicho número de teléfono. NOTA: Es posible que la aplicación no reciba un número externo de origen por diferentes causas, aunque las más frecuentes suelen tener relación con la ocultación explícita de número que haya realizado el originante de la llamada, o con la utilización en su central telefónica de líneas exteriores analógicas. En estos casos, aparecerá como nombre 'Desconocido'. Botones de control Restaurar char BUP: Efectuando un clic sobre este botón aparecerá la ventana principal de char BUP. Contestar - Rechazar: Estas opciones permiten contestar o rechazar la llamada entrante. Un clic sobre el botón 'Contestar' provoca el establecimiento de la comunicación, y entonces el texto y la función asociados al botón 'Rechazar' pasan a ser 'Colgar'. 13

18 Contenido Si por el contrario se pulsa 'Rechazar' cuando se recibe la llamada entrante, entonces no se establece conexión con la llamada entrante. Pausa: Permite poner la llamada activa en espera. Pulsando otra vez sobre este botón, se restablece la comunicación con la llamada puesta en espera anteriormente. Notas de la llamada: Permite agregar comentarios a la llamada activa, que serán visualizados en el Registro de las llamadas. Estas notas son privadas, propietarias de cada aplicación (no compartidas con el resto de las aplicaciones instaladas). En caso de necesitar que sean públicas, se deberá utilizar la opción de 'Notas del contacto'. Alta en Listín: Si la llamada entrante no se encuentra dada de alta en el listín de la aplicación BUP (aparecerá 'Desconocido' como nombre asociado al contacto), se habilitará este botón para proporcionar la posibilidad de dar de alta el contacto en el listín de BUP. Dependiendo de la integración con listines configurada previamente en la aplicación, aparecerá una ventana con los listines disponibles para seleccionar en qué listín se realizará el alta del contacto. Notas del Contacto: Permite la introducción de notas, tanto privadas como comunes. Las notas privadas serán solamente accesibles desde la propia aplicación en donde se han dado de alta. Las notas comunes serán visibles desde todas las aplicaciones BUP que se encuentren instaladas, con el fin de compartir información relacionada con ese contacto. Importante: Para que las notas comunes sean compartidas entre todas las aplicaciones, se deberá configurar la aplicación para que sean guardadas en una carpeta compartida de la red. Para mayor información con respecto a este punto, consultar el apartado Configuración BUP / Aplicación que se encuentra dentro de este mismo documento. Añadir a llamadas no deseadas: Presionando este botón, el número de teléfono asociado al llamante, será dado de alta en la lista de llamadas no deseadas. Cuando un número de teléfono se encuentra dentro de la lista de llamadas no deseadas, BUP lo detectará y desconectará la llamada automáticamente. Menú Contextual Cuando la aplicación está minimizada y se pulsa con el botón derecho del ratón sobre el icono que se encuentra en la barra de servicios, aparece un menú contextual con las siguientes opciones: 14

19 Índice Realizar llamada: Se muestra la ventana etiquetada como 'Destino de la llamada' que permite introducir un número o seleccionarlo desde el registro de las llamadas recibidas / realizadas: Una vez que se ha pulsado el botón destino introducido., BUP realizará la llamada al Mostrar: Restaura la aplicación a su estado de visualización normal. Para restaurar la aplicación también se puede efectuar un doble click sobre el icono de la aplicación que se encuentra en la barra de servicios. Salir: Cierra la aplicación. 15

20 Contenido Panel de Navegación Llamadas Muestra todas las comunicaciones activas, permitiendo utilizar todos los controles asociados a las funciones telefónicas (colgar, poner en pausa, transferir, conferencia, agregar a lista de desvíos, etc) y dar de alta notas en el contacto o en la llamada. Descolgar llamada entrante. Colgar llamada seleccionada. Pausa / retención de llamada activa. Transferir llamada seleccionada. Permite realizar una conferencia entre las llamadas activas. Permite asignar notas al contacto seleccionado. Asigna notas a la llamada seleccionada. Alta de contacto en el listín. Añade número de teléfono a la lista de desvíos de la aplicación (para ser agregados en pestaña '...a desviar' o pestaña '...excepciones'). Añadir número de teléfono de la llamada seleccionada a la lista de llamadas no deseadas para que sea transferida a una extensión predefinida o su desconexión automática al recibir llamadas de ese número. 16

21 Índice Activa el Programador de Llamadas para programar la marcación automática, en el horario especificado, del número de teléfono de la llamada seleccionada. 17

22 Contenido Monitor Siempre que la configuración de su sistema de telefonía y su sistema informático soporten la característica de supervisión o monitorización de otras líneas TAPI, BUP le permitirá visualizar el estado de otros usuarios / líneas de su misma central telefónica. En esta ventana aparecerán representadas las líneas TAPI de la PBX a las que se tiene acceso (extensiones, líneas, colas, etc), y podrá saber en tiempo real si están ocupadas con una conversación (el icono asociado aparecerá en color rojo), o se encuentran disponibles (el icono aparecerá en color verde). De forma accesoria, al efectuar un doble click en una extensión monitorizada, se realizará automáticamente una llamada a dicha extensión. Realiza la llamada al contacto seleccionado. Transfiere la llamada activa al contacto seleccionado. Al recibir llamada entrante, redirecciona la llamada al contacto seleccionado. Capturar llamada de la extensión seleccionada. Para ello es necesario que en la configuración de apertura de líneas TAPI a monitorizar, la extensión haya sido abierta con privilegios de 'Permitir control de llamadas (recuperar, desviar,..)' activa. Opciones de visualización: Línea TAPI [dirección] / Nombre [dirección] / Dirección [nombre] /... y forma de visualización: Lista o detalle. Aviso de extensión libre. Cuando una extensión se encuentra comunicando, se podrá activar el aviso de extensión libre para informar 18

23 Índice que la extensión ha terminado la comunicación. Se informará en BUP que la extensión esta libre, permitiendo pulsar sobre el indicador para realizar la llamada. Habilita, en caso que la central lo permita, la intrusión de llamadas activas para su escucha. Permite visualizar y/o modificar los desvíos de central programados en la extensión seleccionada. Para ello es necesario que en la configuración de apertura de líneas TAPI a monitorizar, la extensión haya sido abierta con privilegios de 'Permitir control de llamadas (recuperar, desviar,..)' activa. En caso que la extensión seleccionada tenga configurada la dirección de correo electrónico, al configurar las extensiones a monitorizar, se habilitará el botón para el envío de correos a la extensión seleccionada. En caso que la extensión seleccionada tenga configurada el número de móvil, al configurar las extensiones a monitorizar, se habilitará el botón para el envío de mensajes cortos de texto (SMS) a la extensión seleccionada. Para habilitar esta opción será necesario un hardware externo (SMS Transciever) y el Servicio de SMS de char instalado y configurado. En caso que la extensión seleccionada tenga configurada la dirección IP o nombre de equipo, al configurar las extensiones a monitorizar, se habilitará el botón para el envío de mensajes tipo pop-up al usuario de la extensión seleccionada. Para que el destinatario reciba el mensaje pop-up, deberá tener instalado char BUP en su ordenador con el 'Cliente de mensajería' de char configurado. También es posible recibir estos tipos de mensajes instalando únicamente el 'Cliente de mensajería' de char que encontrará en el CD de instalación de char utile. 19

24 Contenido Colas Permite la gestión de llamadas entrantes, por parte de posiciones físicas (extensiones) o virtuales (función Park) de la central, con el fin de aparcarlas en dichas posiciones para liberar la extensión de trabajo. Las llamadas aparcadas en las colas deberán ser recuperadas manualmente por el usuario. La utilización de las colas dependerá de las propiedades de las líneas TAPI de la central conectada. Si existen colas configuradas en la aplicación char BUP, la aplicación será capaz, a petición del usuario, de enviar llamadas entrantes atendidas o no, a la posición de las colas. A su vez, seleccionando la llamada en cola, es posible su recuperación, asignación a la lista de desvíos, lista de llamadas no deseadas, agregar notas, etc. Recuperar llamada seleccionada de la cola Enviar llamada a cola Asignar notas a la llamada Alta de contacto en listín. Si se encuentra deshabilitado es debido a que ya existe el contacto dado de alta en listín Asignar Notas del contacto Añadir número telefónico a la lista de desvíos de la aplicación Añadir número telefónico a la lista de llamadas no deseadas Configuración de colas 20

25 Índice 21

26 Contenido Listines Disponibilidad de acceso a los listines integrados en la aplicación, separados cada uno de ellos mediante una pestaña especificando el listín configurado. Nota: Para no penalizar el tiempo de arranque de la aplicación, BUP cargará los contactos de todos los listines integrados, en base a la información almacenada previamente. Cada cierto tiempo, configurado por el usuario (por defecto 60 seg), BUP realizará una consulta a cada listín para actualizar los datos mostrados. Barra de botones La barra de botones permite realizar operaciones sobre el contacto seleccionado, como así también acceder a la configuración de cada uno de ellos. Llama al contacto seleccionado Permite ver / agregar notas Privadas y Comunes al contacto seleccionado Permite el Alta de un nuevo contacto en el listín seleccionado Mantenimiento del listín: Desplegará la ventana a la configuración del listín seleccionado Refresca la información del listín seleccionado, para mostrar posibles nuevos contactos que se hayan dado de alta durante el transcurso que la aplicación estuvo abierta Registro de Llamadas: Permite visualizar las llamadas registradas (entrantes - salientes) del contacto. Una vez seleccionado el mes deseado para la visualización de los registros de las llamadas, se podrá asignar el número a la lista de llamadas no deseadas, a desvíos, etc... Accede a la configuración de listines Añade el contacto seleccionado a la lista de desvíos de la aplicación, dentro de la pestaña '...a desviar' o '... excepciones' dependiendo de la selección realizada. 22

27 Índice Añade el contacto seleccionado a la lista de llamadas no deseadas Programa una llamada al contacto seleccionado Envía mensaje por correo electrónico al contacto seleccionado (deber ser de tipo correo electrónico) Envía mensaje por SMS al contacto seleccionado (deber ser de tipo SMS y disponer de equipo hardware SMS Transciever). Deberá disponer del servicio SMS de char instalado y configurado para el envío de mensajes. Envía mensaje por red (tipo pop-up) al contacto seleccionado (deber ser de tipo Destino de la red) Accede a la página web del contacto seleccionado Listines Privados La aplicación proporciona la posibilidad de definir un número no limitado de listines particulares y privados del usuario de la aplicación. Los listines privados, además, permiten asignar a un contacto determinadas propiedades que no son habituales en listines y bases de datos estándar: Código de cuenta, ocultar origen al efectuar llamada, dirección web, etc... Contactos de Microsoft Outlook 23

28 Contenido Integración con los contactos de Microsoft Outlook, según campos especificados en la configuración de integración de listines. Permite la integración con carpetas públicas de contactos existentes. Listines de Extensiones Gestión Si se encuentra el char utile instalado, la aplicación podrá integrar con el árbol jerárquico de las extensiones configuradas en char utile, para disponer de una forma fácil y ordenada, de las extensiones de la organización. Listines utile Público / Privado Si dispone de char utile instalado en su organización, será posible integrar con los listines públicos y/o privados de la aplicación. 24

29 Índice Listín GoldMine En caso de disponer de integración GoldMine, se visualizarán los contactos configurados Listín Base de Datos Mediante consultas SQL se podrán obtener datos de contactos almacenados en diferentes Bases de Datos. Para mayor información, ver Listines Base de Datos. 25

30 Contenido Buzones char BUP permite la integración con sistemas de buzones a través de , mediante la consulta a la cuenta de correo del usuario, detectando los correos provenientes del sistema de buzones de la organización, con una frecuencia definida por el usuario. Esta funcionalidad será útil para informar al usuario de BUP de la existencia de un nuevo mensaje en su buzón de voz cuando el sistema de buzones de la empresa lo notifica vía (requisito imprescindible). Panel de Buzón de Voz En la sección secundaria de la aplicación, se registrarán todos los mensajes recibidos a la cuenta de correo definida en la integración con buzones de BUP. Una vez registrado el mensaje, se podrán realizar diferentes acciones para la administración de los mensajes de voz, tales como: Oír Mensajes Enviar a Almacén de mensajes Eliminar mensaje Enviar mensaje por correo electrónico Asignar un contacto al mensaje Asignar comentarios al mensaje Recibir mensajes: Refrescar. Configurar integración con mensajes Guardar mensaje como... Oír Mensajes 26

31 Índice Es posible realizar diferentes acciones para la reproducción de mensajes almacenados en BUP: Mediante doble click sobre el mensaje seleccionado. Mediante botón derecho sobre el mensaje y seleccionando opción de menú emergente: Mediante botón de 'Oír Mensaje' de botones de control: Una vez ejecutada una de las acciones descriptas anteriormente, aparecerá la siguiente ventana para la reproducción del mensaje guardado en el sistema de voz, con sus respectivos botones de control: El mensaje será oído mediante los auriculares o altavoces conectados a la tarjeta de sonido del PC donde se encuentra instalada la aplicación BUP. La ventana de reproducción mostrará la fecha y hora de grabación del mensaje, los botones de control, la duración del mensaje y la barra de desplazamiento del mensaje para facilitar la reproducción desde un punto determinado. Reproducción del mensaje Pausa del mensaje que se encuentra en reproducción Detener la reproducción del mensaje Control del volumen Enviar a Almacén de mensajes Una vez que el mensaje ha sido escuchado por el usuario, BUP permite mover dicho mensaje al 'Almacén de Mensajes' para eliminarlo de la pestaña de 27

32 Contenido 'Nuevos Mensajes' y almacenarlos en la pestaña 'Almacén de mensajes', sin necesidad de eliminarlo. Para enviar un mensaje al Almacén de mensajes, se podrá hacer click sobre el botón o presionar el botón derecho sobre el mensaje seleccionado y, del menú emergente, seleccionar. De esta manera, el mensaje es eliminado de la pestaña 'Nuevos mensajes' y es traspasado al 'Almacén de mensajes', donde se especifica la fecha y hora de recepción (si es posible su configuración) y la fecha y hora en que el mensaje ha sido oído por el usuario: Eliminar mensaje El mensaje podrá ser eliminado una vez escuchado, indicado mediante el icono a la izquierda del mensaje, tanto para los mensajes almacenados en la pestaña 'Nuevos mensajes' como para la pestaña 'Almacén de mensajes'. Para eliminarlo, se podrá hacer click sobre el icono de 'Eliminar Mensaje' o, en su defecto, utilizar el botón derecho del ratón sobre el mensaje seleccionado y haciendo un click en la opción del menú emergente. A continuación, aparecerá la ventana de confirmación para la eliminación o no del mensaje seleccionado: Dicho mensaje será eliminado del registro de mensajes de BUP, no siendo posible su recuperación por parte de char BUP. Enviar mensaje por correo electrónico Los mensajes recibidos podrán ser enviados a otros destinatarios por correo electrónico en caso de que así sea requerido, tanto para los mensajes almacenados en la pestaña 'Nuevos mensajes' como para la pestaña 'Almacén de mensajes'. 28

33 Índice Para ello, se podrá realizar el envío del mensaje seleccionado, a través del icono o utilizar el botón derecho del ratón sobre el mensaje seleccionado y hacer un click sobre la opción del menú emergente. Guardar mensaje como... char BUP permite guardar el mensaje en la ubicación especificada por el usuario, ya sea en una carpeta del mismo PC o en cualquier servidor al que se tenga acceso desde el PC donde se encuentra instalada la aplicación BUP. El tipo de archivo a ser guardado será en formato.wav únicamente. No es necesario que el mensaje haya sido escuchado previamente para permitir esta acción. Dicha funcionalidad será posible tanto para los mensajes almacenados en la pestaña 'Nuevos mensajes' como para la pestaña 'Almacén de mensajes'. Asignar un contacto al mensaje BUP permite asignar un contacto al mensaje para que sea mostrado en la ventana de visualización del registro de mensajes para una búsqueda rápida del contacto que ha dejado el mensaje. Se podrá asignar un contacto al mensaje seleccionado, a través del icono o utilizar el botón derecho del ratón sobre el mensaje seleccionado y, en el menú emergente, seleccionar la opción. Una vez asignado, el contacto se mostrará de la siguiente manera en la ventana de visualización: Asignar comentarios al mensaje De la misma manera que es posible indicar el Contacto que ha dejado el mensaje, BUP permite asignar comentarios a los mensajes para una breve descripción del motivo del mensaje, permitiendo, de esta manera, una búsqueda rápida del mensaje en caso de ser necesaria su reproducción o envío a otra cuenta de correo. 29

34 Contenido Se podrán añadir comentarios al mensaje seleccionado, a través del icono o, en su defecto, utilizar el botón derecho del ratón sobre el mensaje seleccionado y realizar un click en la opción del menú emergente. Una vez asignado, el comentario se mostrará de la siguiente manera en la ventana de visualización: Recibir mensajes: Refrescar. Mediante este icono, se realizará la búsqueda de mensajes en la cuenta de correo configurada para refrescar la información mostrada. En caso de existir nuevos mensajes, éstos serán mostrados en la pestaña de 'Nuevos mensajes'. Esta acción será la misma que ejecuta la aplicación de forma automática cada X cantidad de segundos especificada en la ventana de configuración de mensajes de voz. Configurar integración con mensajes Permite acceder a la ventana de configuración de mensajes de voz. Notificación de nuevos mensajes char BUP informará mediante el siguiente mensaje tipo pop-up, en la parte inferior derecha de la pantalla, la existencia de un nuevo mensaje en el sistema de voz y la cantidad de mensajes almacenados en la pestaña 'Nuevos mensajes': 30

35 Índice Acciones disponibles : Maximizar aplicación BUP : Cierra la ventana pop-up de notificación del mensaje 31

36 Contenido Registro El panel inferior de la ventana de llamadas contiene diversas listas con información sobre las llamadas realizadas, perdidas (no atendidas) y desviadas. Realizando un click sobre cualquiera de los campos mostrados (Fecha - Hora, Número, Contacto,...) es posible ordenar los registros por dicho campo. Llamar al contacto seleccionado Ver / agregar Notas Privadas o Comunes del registro seleccionado Agregar / cambiar las notas de la llamada Si el número de teléfono del registro seleccionado no tiene asociado ningún contacto en los listines, permite el alta del contacto en el listín correspondiente. En caso que disponga de contacto asociado, el botón se encontrará deshabilitado (en gris). Selección de mes para consultar los registros de las llamadas realizadas / recibidas en base al mes seleccionado de la ventana de meses. Mes anterior... Mes siguiente: Permite navegar por los diferentes meses de cada año, visualizando los registros correspondientes al mes seleccionado. Opciones de visualización de los registros de llamadas. Permite seleccionar los campos a mostrar: Número: Número llamante o llamado Contacto: Nombre del contacto encontrado en los listines integrados en BUP Duración: Duración de la llamada Tipo de llamada: Descripción de tipo de llamada (Saliente - Interna / Saliente - Externa / Entrante - Interna / Entrante - Externa) 32

37 Índice Tiempo de respuesta: Tiempo transcurrido desde que entra la llamada al BUP y es atendida por el usuario. Código de llamada: Código de cuenta o de negocio asignado a la llamada realizada. Número destino: Número llamado. Generalmente la línea de trabajo de la aplicación. Descripción destino: Descripción del número de destino. Ocultación de origen: Indica si la llamada realizada / recibida fue realizada / recibida con el número oculto de origen. Comentarios: Muestra los comentarios de la llamada. Añade el contacto seleccionado a la lista de desvíos de la aplicación, dentro de la pestaña '...a desviar' o '... excepciones' dependiendo de la selección realizada. Añade el contacto seleccionado a la lista de llamadas no deseadas Permite programar una llamada al contacto seleccionado. Reproduce la conversación grabada en todos aquellos registros que poseen el indicador de grabación de conversaciones mediante el icono. Envía la conversación grabada a un destino de o guarda la conversación grabada en el disco. Externas e Internas: Mostrará todas las llamadas externas e internas. Externas: Mostrará solamente las llamadas externas. Internas: Mostrará solamente las llamadas internas. Realizadas y Recibidas: Mostrará todas las llamadas, las realizadas y las recibidas por la aplicación. Realizadas: Solamente se mostrarán las llamadas realizadas. Recibidas: Las llamadas recibidas serán mostradas. Todas las llamadas: Mostrará la información de todas las llamadas Completadas - Contestadas: Información sobre las llamadas completadas (salientes) y de las llamadas contestadas (entrantes) No contestadas: Mostrará información sobre las llamadas no contestadas. 33

38 Contenido Es posible realizar una llamada, al número seleccionado del registro, mediante un doble click o sobre el contacto o presionando el botón de 'Llamar' ( ) que aparece en la ventana de registros. Atención!: No utilizar el botón de Llamadas de la barra general de botones (sección principal). 34

39 Índice Configuración BUP Aplicación Desde el menú 'Aplicación', seleccionando la opción 'Configurar' y luego 'Aplicación' se mostrará una nueva ventana. Esta ventana contiene tres pestañas: Aplicación, Llamadas e Integración. Aplicación Guardar posición y dimensiones de ventanas: Si está activado, la aplicación guardará, antes de ser cerrada, las dimensiones y posiciones de la ventana principal, y serán usadas como referencia para la próxima vez que la aplicación sea ejecutada. Lanzar aplicación al iniciar el sistema: Activa o desactiva el arranque de la aplicación creando un acceso directo en el menú de Inicio de Windows. Formato de Fecha: Formato en la que serán presentadas las fechas: d: Día, m: Mes: y: Año. Separadores habituales /, -. Formato por defecto dd/mm/yyyy: Día: primera posición en dos dígitos, mes: segunda posición en dos dígitos, año: última posición en cuatro dígitos. Separador /. 35

40 Contenido Formato de Hora: Formato en la que serán presentadas las horas y valores de duración de llamadas: h: Hora, m: Minutos: s: Segundos. Separador habitual :, -. Formato por defecto hh:mm:ss: Hora: primera posición en dos dígitos, Minutos: segunda posición en dos dígitos, Segundos: última posición en dos dígitos. Separador :. Ejecutar al inicio: Permite especificar la ruta donde se encuentra el archivo ejecutable (.EXE) de la aplicación externa a ser abierta al iniciar la aplicación BUP. Espera (seg): Tiempo de retardo, en segundos, en que se lanzará la aplicación especificada en el punto anterior. Visualización... Ocultar aplicación al inicio: Habilitando esta opción, la aplicación BUP será ejecutada de forma minimizada en la barra de servicios de Windows. Ocultar aplicación al minimizar: Si está marcada esta opción, la aplicación se minimizará en barra de servicios de Windows en vez de alojarse en la barra de tareas minimizada, como ocurre con la mayoría de las aplicaciones. Proteger acceso desde icono: Permite limitar el acceso a la aplicación cuando se encuentra oculta, mediante la necesidad de introducción de clave de usuario. La activación de esta opción se realiza típicamente cuando la aplicación actúa como enlace entre las comunicaciones y una aplicación externa y el usuario no tiene necesidad de realizar acciones sobre las llamadas. Acción 'doble click' en icono de barra de tareas Mostrar Aplicación: Maximizará la aplicación BUP Realizar llamada: Abrirá ventana de 'Destino de la llamada...' para introducir el número a llamar o seleccionarlo de los registros de llamadas recibidas o realizadas Servidor de notas comunes para contactos...: La aplicación permite almacenar notas para cada llamada realizada o recibida, identificada mediante su número de teléfono, aun cuando no se trate de un contacto registrado en ninguno de los listines telefónicos con los que la aplicación se integra. Las notas mostradas para un número son: Comunes cuando pueden ser introducidas por cualquier usuario y visualizadas por todos. Privadas cuando sólo pueden ser introducidas y visualizadas por el usuario de la aplicación. En esta opción se especificará la ruta de la carpeta compartida donde se almacenarán las notas comunes introducidas por todos los usuarios de BUP. Aviso de extensión libre...: En el caso de realizar monitorización de extensiones, la aplicación permite activar aviso de extensión libre sobre una extensión ocupada en ese momento. 36

41 Índice De esta forma, al finalizar todas las comunicaciones de la extensión con aviso activo, se mostrar mensaje en este sentido en la pantalla principal de la aplicación. Duración del mensaje (seg): Segundos en los que se mostrará el mensaje de extensión libre. En el caso de que mientras se muestre mensaje para una determinada extensión otras quedaran en la misma situación, los mensajes se situaran en una cola de avisos y serán mostrados según su orden de creación. Acción al 'click' en etiqueta del mensaje Ninguna: No realizará ninguna acción al hacer un click sobre la etiqueta del mensaje. Desactivar mensaje: Cancela el mensaje. No realiza acción alguna sobre la extensión libre indicada. Llamar a la extensión: Realiza la llamada a la extensión libre indicada en el mensaje. Sonido de notificación: Introducción o selección de archivo de sonido (.WAV) que será reproducido en el momento de mostrar el mensaje correspondiente. Reproductor de archivos de sonido: Selección del reproductor de sonidos de la aplicación. Se podrá seleccionar el reproductor de la aplicación o el del por defecto del sistema. Llamadas Las opción de Llamadas consta de 5 pestañas donde se configurarán toda aquellas acciones automáticas sobre llamadas, parámetros para su realización, identificación, registro y grabación: Pestaña Salientes Pestaña Entrantes Pestaña Numeración Pestaña Registro Pestaña Avanzada Pestaña 'Salientes' 37

42 Contenido Confirmar ámbito en números de longitud igual a: Al realizar una llamada la aplicación comprueba el ámbito de la misma según la identificación del llamado en los listines utilizados o la información al efecto introducida por el usuario. Esta comprobación inicial es necesaria ya que se deberá insertar acceso a línea externa en el caso de destinos externos. En el caso de que esta información acerca del ámbito no ofrezca absoluta seguridad, esta opción permite interrogar al usuario sobre el tipo de destino. Esta opción es necesaria en el caso de centrales en la que la longitud de la numeración interna pueda coincidir con posibles destinos externos, normalmente especiales. Acceso a línea externa: Ruta o dígitos de acceso a línea externa. Desconectar llamadas sin respuesta (seg.): Segundos que deberán transcurrir entre el inicio de la llamada y la ausencia de notificación de conexión para determinar que el destinatario se encuentra ausente, y cancelar automáticamente, por parte de la aplicación, la comunicación en progreso. Se debe tener en cuenta que este tiempo comprende la acción de acceso a línea externa, marcaje, y progreso de la comunicación. Hay que tener especial precaución en la configuración de este parámetro en caso de centrales o tipos de enlaces que no permitan la detección de la conexión. En estos casos la comunicación se dará siempre por no completada por lo que este parámetro no debe ser configurado (valor 0). Desconectar llamadas si destino ocupado: Al detectar destino ocupado la aplicación desconectará automáticamente la llamada en progreso. En caso de centrales o tipos de enlaces que no permitan la detección de la conexión. En estos casos la comunicación se dará siempre por no completada por lo que este parámetro no debe ser configurado (valor 0). 38

43 Índice Códigos de llamadas La aplicación permite automatizar la asignación de código (de cuenta o negocio) a cada llamada. Esta información esta disponible normalmente a través del dispositivo de Tarificación. Se deberá consultar la configuración de la central para determinar estos parámetros. Prefijo: Dígitos que se deberán marcar en caso de asignación de código a la llamada como indicación a la central de la operación y antes del propio código y número de destino. Sufijo: Dígitos que se deberán marcar en caso de asignación de código a la llamada como indicación a la central de la operación y después del propio código y antes del destino. Código de ocultación de origen: Dígitos reconocidos por el operador telefónico utilizado, enviados como prefijo del número de destino y que indican que se debe ocultar la información del llamante (Origen restringido). Acción al realizar la llamada Acción a realizar por la aplicación al realizar llamada saliente a través de la propia aplicación, una aplicación externa o desde el terminal telefónico. Ninguna: No se realiza acción. Mostrar aplicación: La aplicación será mostrada o maximizada. Mostrar ventana de llamada: Se mostrará ventana reducida con los datos de la llamada de acuerdo a lo establecido en la configuración general de llamadas. Alerta de duración: Posibilidad de definir segundos para notificar que ha transcurrido un intervalo de duración determinado y archivo de sonido (*.WAV) utilizado para la notificación. El valor 0 deshabilitará la notificación. Pestaña 'Entrantes' 39

44 Contenido Notificación... Alerta de entrada de llamada: Posibilidad de definir intervalos de segundos para notificar al usuario, por parte de la aplicación, de la entrada de una llamada y archivo de sonido (*.WAV) utilizado para la notificación. El valor 0 deshabilitará esta notificación. Alertar sólo si en comunicación: La activación de esta opción hará que la notificación de entrada de llamada sólo se realizará si ya existe una comunicación activa. Al recibir llamada... Acción: Acción a realizar por la aplicación al recibir una llamada: Ninguna: No se realiza acción. Mostrar aplicación: La aplicación será mostrada o maximizada. Mostrar ventana de llamada: Se mostrará ventana reducida con los datos de la llamada de acuerdo a lo establecido en la configuración general de llamadas. Destino para la acción No Molestar : Dirección a la que serán redirigidas las llamadas cuando este activo el estado No Molestar y esta acción deba ser realizada por la aplicación (opción No Molestar por el dispositivo desactivada). La dirección no debe contener ruta de acceso a línea externa, en caso de destino exterior. 40

45 Índice Si no se define este parámetro (dirección = ) en caso de ejecución de acción no molestar por la aplicación la llamada será rechazada (colgada). Contestar llamada automáticamente: Segundos que deben transcurrir para que la aplicación conteste automáticamente las llamadas, opción especialmente interesante al trabajar con auriculares conectados al teléfono o mediante manos libres. El valor 0 deshabilitará la acción de atención automática. Si en comunicación, redirigir...: En extensiones que por prestaciones o configuración se permita la atención simultánea de varias llamadas, esta opción permite redirigir las llamadas recibidas, cuando se encuentra una comunicación activa, a otra dirección. La redirección es ejecutada por la aplicación y es básicamente similar a la posibilidad de desvío si ocupado, con la particularidad de que al permitir definir un tiempo de espera a la redirección el usuario puede identificar el origen y atender la llamada en caso necesario. El valor 0 en el parámetro segundos deshabilitará la acción de redirección. Es imprescindible que el parámetro dirección sea definido. En caso de destinos externos NO debe contener prefijo de acceso a línea externa. Considerar ausente...: Segundos que deben transcurrir desde la notificación, en una llamada entrante (sin contestar) para que la aplicación determine que el usuario se encuentra ausente. Este valor afecta a la ejecución de redirección en listas de desvíos cuando este se realiza en caso de usuario ausente. No se permitirán valores inferiores a 5 segundos. Al finalizar la comunicación... Minimizar aplicación si no existen mas llamadas: Al finalizar una llamada entrante la aplicación será minimizada (u ocultada según la configuración realizada) si no existen mas comunicaciones activas. Pestaña 'Numeración' 41