INNOVATALK PBX (INNO-PBX) COMUNICACIONES UNIFICADAS Funcionalidades de instalación

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1 INNOVATALK PBX (INNO-PBX) COMUNICACIONES UNIFICADAS Funcionalidades de instalación Departamento TI InnovaTalk SRL Inno-PBX-Asterisk Funcionalidades de instalación Página - 1 -

2 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN OPCIONES CENTRALITA DESCRIPCION DE LA FUNCIONALIDAD COLA DE ESPERA CON MENSAJE DE BIENVENIDA TRANSFERENCIA DE LLAMADAS CAPTURAR LLAMADAS DESVIO INTELIGENTE DE LLAMADAS FILTRADO DE LLAMADAS SALIENTES MÚSICA EN ESPERA MULTICONFERENCIA IDENTIFICACION DE LLAMADAS ENTRANTES LIBERTAD DE UBICACION BUZÓN DE VOZ PERSONALIZABLE POR EXTENSIÓN E INTEGRADO EN EL GRUPO DE LLAMADAS GRUPO DE SALTO NO MOLESTAR "DO NOT DISTURB"... 9 InnovaTalk SRL Inno-PBX-Asterisk Funcionalidades de instalación Página - 1 -

3 PLAN DE MARCACION PRIVADO OCULTAR NUMERO LLAMANTE DESVIO DE BACK-UP A UN Nº FIJO NACIONAL SALA DE CONFERENCIAS TELEFÓNICAS PLAN DE MARCACIÓN RÁPIDA MENSAJE DE BIENVENIDA PERSONALIZABLE POR EXTENSIÓN ANUNCIOS ACCESO REMOTO BUZÓN DE VOZ RELLAMADA AUTOMÁTICA OPERADORA DE RECEPCIÓN AUTOMÁTICA DE HASTA 3 NIVELES Y MARCACIÓN DIRECTA A EXTENSIÓN ESCUCHAR LLAMADA EN CURSO GRABACIÓN DE LLAMADAS INTEGRACION CON PC SOFTPHONE POR EXTENSIÓN MARCACIÓN DESDE EL PC CON UN SOLO CLIC (CLICK TO CALL) IDENTIFICACIÓN DE LLAMADAS POR EL NOMBRE DE LA AGENDA CONSULTA DEL BUZÓN DE VOZ DESDE EL PC CONSULTA DEL HISTÓRICO DE LLAMADAS InnovaTalk SRL Inno-PBX-Asterisk Funcionalidades de instalación Página - 2 -

4 4. ADMINISTRACIÓN DE LA CENTRALITA PROGRAMACIÓN DE LOS DESVÍOS INF. EN TIEMPO REAL DEL ESTADO DE LAS EXTENSIONES ESTADÍSTICAS DE LLAMADAS InnovaTalk SRL Inno-PBX-Asterisk Funcionalidades de instalación Página - 3 -

5 INTRODUCCIÓN El objetivo de este documento es el de servir como un catálogo que recoge la relación de funcionalidades que pueden ser implementadas a nivel del servicio telefónico (de ahora en adelante PBX) dentro del servicio operacional de comunicaciones unificadas. Este documento ha de servir como una herramienta de apoyo para que los usuarios puedan decidir qué funcionalidades consideran necesarias implementar en el servicio telefónico. InnovaTalk SRL Inno-PBX-Asterisk Funcionalidades de instalación Página - 4 -

6 2. OPCIONES CENTRALITA En cuanto a las posibles opciones que se han definido que pudiesen ser necesarias, es tas son: Cola de espera con mensaje de bienvenida genérico Transferencia de llamadas Capturar llamadas Desvío inteligente de llamadas Filtrados de llamadas salientes Música en espera Llamadas a 3 (multi-conferencia básica) Identificación de llamadas entrantes Libertad de ubicación. Buzón de voz personalizable por extensión e integrado en el Grupo de llamadas Grupo de salto No molestar do not distrurb Plan de marcación privado Ocultar numero llamante Desvió de back-up a un nº de fijo nacional Sala de conferencias telefónicas Plan de marcación rápida Mensaje de bienvenida personalizable por extensión Announcement Acceso remoto buzón de voz Rellamada automática Operadora de recepción automática de hasta 3 niveles. Escucha de llamadas en curso Grabación de llamadas. InnovaTalk SRL Inno-PBX-Asterisk Funcionalidades de instalación Página - 5 -

7 2.2. DESCRIPCION DE LA FUNCIONALIDAD COLA DE ESPERA CON MENSAJE DE BIENVENIDA Se debe activar automáticamente cuando todas las líneas están ocupadas. El llamante oye un mensaje genérico que le informa que todas las líneas están ocupadas y que su llamada esta en cola. El mensaje genérico se puede personalizar TRANSFERENCIA DE LLAMADAS Permite transferir la llamada que actualmente se esté atendiendo a cualquiera de las extensiones, de las líneas, asociadas al servicio de Centralita o a cualquier número externo. Las llamadas pueden ser atendidas y no atendidas en todos los terminales CAPTURAR LLAMADAS Permite responder las llamadas de otras extensiones, de una en concreto pulsando 2 teclas en el dispositivo telefónico junto con el número de la extensión que está recibiendo la llamada, o de forma general si no se sabe qué extensión está sonando DESVIO INTELIGENTE DE LLAMADAS Permite desviar una extensión. Se puede establecer desvíos de forma individualizada para cada extensión de la centralita, teléfono IP ó dispositivo ATA (fax). Se puede elegir cuando se debe de aplicar el desvío, a quién se debe de aplicar y a dónde se debe redirigir la llamada. InnovaTalk SRL Inno-PBX-Asterisk Funcionalidades de instalación Página - 6 -

8 FILTRADO DE LLAMADAS SALIENTES Controla las llamadas realizadas desde todas las extensiones. Se puede regular el tipo de llamadas permitidas desde cada una de las extensiones de su centralita y controlar/evitar costes innecesarios. Se pueden generar los grupos de bloqueo por centralita y luego se pueden aplicar a las diferentes extensiones MÚSICA EN ESPERA Permite atender varias llamadas a la vez. La llamada en espera permite estar siempre disponible y atender llamadas entrantes cuando uno está hablando por teléfono. Hay una música por defecto para todas las centralitas. La música se puede personalizar MULTICONFERENCIA Permite realizar una llamada a IDENTIFICACION DE LLAMADAS ENTRANTES Permite ver en el display del teléfono el número de teléfono de una llamada entrante para saber siempre quien llama. En caso de llamadas entre extensiones de la centralita o entre centralitas o si lo tiene identificado en su agenda, se ve también el nombre del usuario. En el caso de una llamada entrante que haya entrado por un grupo de salto el teléfono muestra en el display el nombre del grupo de salto. InnovaTalk SRL Inno-PBX-Asterisk Funcionalidades de instalación Página - 7 -

9 LIBERTAD DE UBICACION Permite utilizar la extensión asociada a un usuario desde cualquier teléfono de su centralita. El usuario deberá introducir su extensión y su contraseña para poder realizar llamadas desde ese dispositivo con su propia extensión. Está función es muy útil cuando una empresa tiene un pool de teléfonos no asignados a empleados concretos sino que están disponibles para empleados que no están permanentemente en una oficina BUZÓN DE VOZ PERSONALIZABLE POR EXTENSIÓN E INTEGRADO EN EL El mensaje del buzón de voz es personalizable por el usuario, llamando desde su extensión, al número de extensión asignado al servicio Buzón de Voz. Se dispone de la opción de configurar una cuenta de correo electrónico, de manera que cuando se reciba un mensaje al buzón de voz de la extensión, se envíe dicho mensaje de audio como un archivo adjunto, a la dirección de correo electrónico configurada GRUPO DE LLAMADAS Redirige las llamadas entrantes a un grupo de extensiones de forma que suenen todas simultáneamente. No hay llamada en espera o en cola. Si todas las extensiones están ocupadas comunicará. Si no se quiere que comunique se puede desviar la extensión del grupo al buzón de voz o al announcement. Una extensión del grupo de llamada puede acceder al buzón de voz del grupo de llamada o al suyo propio. InnovaTalk SRL Inno-PBX-Asterisk Funcionalidades de instalación Página - 8 -

10 GRUPO DE SALTO Redirige las llamadas entrantes a un grupo de extensiones de forma que suenen de forma circular. Las llamadas se balancean entre las diferentes extensiones de forma que la primera llamada se entregará inicialmente a la primera extensión, la segunda llamada a la segunda extensión, etc. No hay llamada en espera o en cola. Si todas las extensiones están ocupadas comunicará. Si no se quiere que comunique se puede desviar la extensión del grupo al buzón de voz o al announcement. Una extensión del grupo de salto puede acceder al buzón de voz del grupo de salto o al suyo propio NO MOLESTAR "DO NOT DISTURB" Permite no aceptar llamadas entrantes si el servicio está activado PLAN DE MARCACION PRIVADO Marcación entre extensiones con números de varias cifras (p.e: 3) OCULTAR NUMERO LLAMANTE Permite no mostrar el número de teléfono en el destino DESVIO DE BACK-UP A UN Nº FIJO NACIONAL Permite desviar el número de recepcionista a un número fijo (sólo fijos). Se trata de una solución de backup no automática para recibir llamadas aunque el servicio esté caído. InnovaTalk SRL Inno-PBX-Asterisk Funcionalidades de instalación Página - 9 -

11 SALA DE CONFERENCIAS TELEFÓNICAS Configuración de un número determinado de salas de conferencia virtuales (como mucho 5). Cada sala tiene una capacidad máxima, siendo lo ideal un máximo de 10 participantes. Se asigna un número de extensión, y de forma opcional un número de teléfono al servicio. Los usuarios podrán incorporarse a la conferencia llamando desde la propia centralita al número de la extensión asignada al servicio, o bien desde fuera de la centralita llamando al número de teléfono que se le haya asignado PLAN DE MARCACIÓN RÁPIDA Permite mapear los números de teléfono más utilizados (los números de teléfono de los clientes más importantes por ejemplo) a números cortos de varias cifras (por ejemplo 3). Una vez dados de alta, todas las extensiones de la centralita podrán utilizar esta marcación rápida MENSAJE DE BIENVENIDA PERSONALIZABLE POR EXTENSIÓN Reproduce una locución antes de entregar la llamada a la extensión. La grabación de la locución se puede hacer desde el propio teléfono llamando al número de extensión asignado al servicio ANUNCIOS Locución que suena al llamar a una extensión. Después de la locución se corta la llamada. La locución de Anuncio puede ser grabada desde la extensión asociada al servicio, o un archivo puede ser enviado. Para activar el anuncio el usuario deberá desviar su extensión a la extensión asociada al mismo. InnovaTalk SRL Inno-PBX-Asterisk Funcionalidades de instalación Página

12 ACCESO REMOTO BUZÓN DE VOZ Es posible acceder al buzón de voz de tu extensión desde otra extensión o desde un teléfono que se encuentre fuera de la centralita. Es posible el acceso tanto para escuchar los mensajes como para personalizar la locución RELLAMADA AUTOMÁTICA Servicio automático de rellamada aplicado a una extensión de usuario. Call Back on Busy: el llamante puede seleccionar esta opción cuando encuentre que el usuario tiene todas las líneas ocupadas, de manera que cuando quede libre, le devolverá la llamada automáticamente. Call Back on No Answer: servicio automático de rellamada aplicado a una extensión de usuario. El llamante puede seleccionar esta opción cuando encuentre que el usuario no contesta la llamada, de manera que cuando detecte que el dispositivo queda disponible de nuevo, le devolverá la llamada automáticamente OPERADORA DE RECEPCIÓN AUTOMÁTICA DE HASTA 3 NIVELES Y MARCACIÓN DIRECTA A EXTENSIÓN Mensaje de bienvenida con menú de operadora de recepción automática ( bienvenido a la empresa xxx, si quiere hablar con el departamento técnico marque 1, con el departamento ). Ofrece un servicio de menú básico de auto-atendant de operadora automática con 10 posibles opciones y hasta 3 niveles. Funcionalidad de marcación directa a extensión (poder marcar la extensión del llamado si las conoces). Las grabaciones las enviará cliente en formato MP3, y se configurará en base al texto deseado por el cliente. InnovaTalk SRL Inno-PBX-Asterisk Funcionalidades de instalación Página

13 ESCUCHAR LLAMADA EN CURSO Permite desde una extensión escuchar llamadas que se estén realizando desde otras extensiones de la centralita. Se requiere un teléfono IP de una gama superior a la convencional GRABACIÓN DE LLAMADAS Permite la grabación de conversaciones que está llevando a cabo una extensión en concreto. El inicio de la grabación se realiza desde la extensión que se encuentra en la conversación que se quiere grabar. Se pueden grabar hasta un número determinado de minutos. Una vez se haya finalizado la grabación, el fichero de audio quedará disponible en el buzón de voz de la extensión de usuario 3. INTEGRACION CON PC En cuanto a la relación de posibilidades que pueden ser necesarias a nivel de integración de las comunicaciones telefónicas con el sistema de mensajería, estas podrían ser: Softphone por extensión Marcación desde el PC con un solo clic (Click to call) Identificación de llamadas por el nombre de la agenda Consulta del buzón de voz desde el PC Consulta del histórico de llamadas. InnovaTalk SRL Inno-PBX-Asterisk Funcionalidades de instalación Página

14 3.1. SOFTPHONE POR EXTENSIÓN El usuario podrá disponer del Softphone ó teléfono integrado en el equipo PC, tanto si ya dispone de un terminal para su extensión como si utiliza el Softphone como terminal único MARCACIÓN DESDE EL PC CON UN SOLO CLIC (CLICK TO CALL) Doble clic para llamar. Haciendo doble clic sobre un contacto, una llamada perdida o una llamada recibida o realizada recientemente, el teléfono se pondrá en manos libres y marcará automáticamente el número del contacto seleccionado IDENTIFICACIÓN DE LLAMADAS POR EL NOMBRE DE LA AGENDA Identificación de los contactos. A través de la aplicación informática todos los contactos de la agenda quedan registrados para que sus nombres aparezcan en el programa y sepa quién es cada vez que le llame CONSULTA DEL BUZÓN DE VOZ DESDE EL PC Escuchar los mensajes de voz desde el PC. La aplicación almacena todos los mensajes del buzón de voz como ficheros de datos para que pueda escucharse tantas veces como se quiera, reenviarlos, almacenarlos o borrarlos CONSULTA DEL HISTÓRICO DE LLAMADAS Todas las llamadas enviadas, recibidas y no atendidas quedan registradas en la aplicación informática. De esta forma, se sabe en cualquier momento quien ha llamado cuando no estaba y así podrá devolverle la llamada haciendo un simple clic. InnovaTalk SRL Inno-PBX-Asterisk Funcionalidades de instalación Página

15 4. ADMINISTRACIÓN DE LA CENTRALITA A las actividades habituales de gestión de centralita, la aplicación que permite la misma, puede necesitar información sobre: Programación de los desvíos. Información en tiempo real del estado de las extensiones Estadística de llamadas 4.1. PROGRAMACIÓN DE LOS DESVÍOS. Se puede establecer desvíos de forma individualizada para cada extensión de su centralita y almacenarlos para mayor comodidad. Se puede elegir cuando se debe de aplicar el desvío, a quién se debe de aplicar y a dónde se debe redirigir la llamada INFORMACIÓN EN TIEMPO REAL DEL ESTADO DE LAS EXTENSIONES Es posible ver el estado en el que se encuentran las otras extensiones en tiempo real: sonando, ocupada, libre, desviada etc ESTADÍSTICAS DE LLAMADAS Esta funcionalidad ha de permitir obtener: Detalle de llamadas de la centralita con filtro por extensión o número. Agregados por día y hora con indicación de llamadas atendidas, no atendidas y tiempo medio de llamada. InnovaTalk SRL Inno-PBX-Asterisk Funcionalidades de instalación Página