CENTRAL VIRTUAL IPLAN ASSISTANT ENTERPRISE GUÍA RÁPIDA

Transcripción

1 CENTRAL VIRTUAL IPLAN ASSISTANT ENTERPRISE GUÍA RÁPIDA

2 1. INTRODUCCIÓN El Assistant Enterprise es un complemento para Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox y Microsoft Outlook, que te permite la utilización de funcionalidades de telefonía pertenecientes al servicio de Central Virtual IPLAN. Para poder llevar a cabo los pasos de esta guía, es necesario que cuentes con Assistant o Assistant Enterprise pre-instalado en tu PC. Te recomendamos la lectura previa de instalación del mismo, publicado en el Centro de Ayuda de IPLAN en En esta guía rápida, contemplaremos únicamente las funcionalidades más importantes. En caso de querer conocer más acerca del Assistant Enterprise, te recomendamos la lectura del instructivo completo publicado en el Centro de Ayuda IPLAN. 2. ASSISTANT ENTERPRISE 2.1 ABRIENDO EL ASSISTANT - ENTERPRISE Al abrir el Navegador Web o Cliente de Correo, verás la siguiente barra de herramientas. La mayoría de los botones estarán desactivados hasta que inicies sesión con tu usuario y clave. Así se verá Assistant Enterprise en Internet Explorer 8: 2.2 COMPONENTES DE LA TOOLBAR A continuación, te mostraremos en detalle para que sirve cada componente de la Toolbar: Botón Login 2. Cuadro de Diálogo Opciones 3. Servicios 4. Oficina Remota 5. Ringeo Simultáneo 6. Perfil Actual del CommPilot 7. Servicio de Desvío de Llamadas Incondicional 8. Servicio No Molestar 9. Directorio de Discado Rápido 10. Registro de Llamadas 11. Directorio Personal 12. Directorio del Grupo 13. Búsqueda 14. Lista desplegable del Assistant Enterprise 15. Marcar un Número 16. Responder 17. Espera 18. Transferir al Correo de Voz 19. Transferencia 20. Conferencia 21. Finalizar la llamada 22. Líneas de Llamada 2

3 Descripción Detallada de los Botones 1. Botón Login: Ingresa y sale del Assistant Enterprise. El color indica el estado de login. Si el ícono es de color gris, indica que no iniciaste sesión con el usuario y clave de acceso web de tu Interno. Si el ícono es de color verde, indica que iniciaste sesión correctamente. Si el botón está deshabilitado, significa que el Assistant está intentando iniciar sesión aun. Si el botón es de color rojo, indica que falló tu último intento para iniciar sesión. 2. Cuadro de Diálogo Opciones: Te permite configurar tu cuenta, las conexiones y las reglas de discado a través de este cuadro de diálogo. Este ícono se encuentra resaltado cuando la sesión está abierta. 3. Servicios: Podrás configurar los servicios de Manejo de Llamadas que te brinda Assistant Enterprise. Este ícono se encuentra resaltado cuando está en uso. 4. Oficina Remota: Cuando está activado, este servicio te permite utilizar un teléfono alternativo tal como un celular o el teléfono de tu casa o de un hotel, como si fuera tu teléfono laboral. Cuando el servicio está habilitado, el ícono está resaltado. Si la función Oficina Remota aún no está configurada cuando utilices este ícono, Assistant Enterprise abrirá el cuadro de diálogo Servicios que conecta a la página de la Oficina Remota para poder configurar el servicio. 5. Ringeo Simultáneo: Te permite configurar una lista de hasta diez números de teléfono adicionales que sonarán cada vez que recibas una llamada. Mientras el servicio esté habilitado, el ícono permanecerá resaltado. Si el Ringeo Simultáneo aún no está configurado, al usar este ícono Assistant Enterprise abrirá el cuadro de diálogo Servicios que conecta a la página Ringeo Simultáneo para poder configurar el servicio. 6. Perfil Actual CommPilot: Establece el perfil actual CommPilot Express, que determina la forma en la que el sistema maneja las llamadas entrantes. Podrás configurar los perfiles de CommPilot en el cuadro de diálogo Servicios. 7. Servicio de Desvío de Llamadas Incondicional: Desvía automáticamente todas las llamadas entrantes a un número de teléfono determinado. Cuando el servicio está habilitado, este ícono permanece resaltado. Si el Servicio de Desvío de Llamadas Incondicional aún no está configurado, al usar este ícono, Assistant Enterprise abrirá el cuadro de diálogo Servicios que conecta con la página Desvío de Llamadas Incondicional para poder configurar el servicio. 8. Servicio No Molestar: Desvía automáticamente todas las llamadas entrantes a tu servicio de Correo de Voz o da señal de ocupado en caso de que no tengas configurado el mismo. Mientras el servicio está habilitado, este ícono permanece resaltado. 3

4 9. Directorio de Discado Rápido: Permite marcar los números telefónicos guardados en tu lista de discado rápido haciendo click en ellos con el mouse. 10. Registro de Llamadas: Abre la lista de las últimas llamadas entrantes, perdidas y salientes. 11. Directorio Personal: Permite marcar los números telefónicos guardados en tu lista personal haciendo click en ellos con el mouse. 12. Directorio del Grupo: Permite marcar números telefónicos guardados en tu lista de grupo haciendo click en ellos con el mouse. 13. Búsqueda: Realiza una búsqueda de contactos. Para esto, Assistant Enterprise busca coincidencias en los directorios de grupo, el directorio personal y Outlook en base a los datos ingresados. 14. Lista desplegable del Assistant Enterprise: Contiene URLs preconfigurados por el servicio. Seleccionando un ítem de la lista, podrás navegar hacia esa página en tu buscador web. 15. Marcar un Número: Marca un número determinado ingresado de forma manual, luego de presionar Enter. 16. Responder: Atiende una llamada entrante. 17. Espera: Retiene la llamada en curso. 18. Transferir al Correo de Voz: Transfiere la llamada en curso al servicio Correo de Voz. 19. Transferencia: Transfiere la llamada en curso a otro número telefónico. Este botón sólo se habilita cuando tenés dos llamadas en curso (la llamada original, y la persona destinataria de la transferencia). 20. Conferencia: Inicia una conferencia que puede incluir de 3 a 32 usuarios. Este botón sólo se habilita cuando tenes dos llamadas en curso. 21. Finalizar la llamada: Termina la llamada en curso. 22. Líneas de Llamada: Números de teléfono con los que estas teniendo una conversación en este momento. 4

5 2.3 IMPLEMENTACIÓN En el primero inicio del Assistant, necesitarás el Usuario y Clave de Acceso Web de tu Interno. Para generar una clave nueva, te recomendamos la lectura del instructivo 2.a.2 Acceso Web publicado en el Centro de Ayuda IPLAN ( Configuración de la cuenta Realizá un click en el botón de Login sobre la barra de herramientas e ingresá en la sección Cuentas. Para configurar su interno, ingresá el usuario y contraseña de acceso web de tu Interno, tildando las opciones Guardar Usuario y Guardar Contraseña para evitar reingresar los mismos en el próximo inicio de sesión. Tu clave será encriptada para mayor seguridad. Hacé un click en Aplicar para guardar los cambios. Configuración del servidor Ingresá en la sección Conexión a fin de definir los datos del servidor de Central Virtual IPLAN. Utilizá hpbx.iplan.com.ar en Dirección del Servidor y 2208 en Puerto Hacé un click en Aplicar para guardar los cambios. 5

6 Configuración del proxy (sólo si tu red lo requiere) Si utilizas un servidor proxy para acceder a Internet, ingresá a la sección Actualizaciones Tildá la opción Utilizar servidor Proxy para consultar actualizaciones. Luego, especificá la información del servidor proxy en los campos indicados. Hacé un click en Aplicar para guardar los cambios. NOTA: El proxy no se utiliza para conectarse al servidor de manejo de llamadas, sino que solamente se utiliza para verificar si hay actualizaciones disponibles del Assistant. Configuración General Para realizar la configuración general, ingresá a la sección General Tildá la opción Ingresar automáticamente al detectar conexión de red. Con esto, el Assistant se conectará automáticamente al abrir Internet Explorer u Outlook. Hacé un click en OK para guardar los cambios. Si haces un click en el botón Login de la Toolbar, estarás conectado y tendrás habilitados todos los botones. 6

7 3. OPERACIONES BÁSICAS 3.1 HACER UNA LLAMADA DESDE EL NAVEGADOR A continuación veremos distintas maneras de efectuar un llamado utilizando la Toolbar, desde el navegador web. Realizá los pasos indicados a continuación para el método elegido. Llamar un número nuevo desde la Toolbar: Escribí el número telefónico al cual queres llamar, sobre el recuadro Llamar Número. Para realizar la llamada, presioná ENTER. Para finalizarla, hacé un click en Finalizar. Re-Llamado de un número anterior desde la Toolbar: Hacé un click en la flecha sobre el margen derecho del recuadro Llamar Número. Esta lista contiene los últimos 10 números discados anteriormente. Realizá un click en uno de los números de esta lista. Para realizar la llamada, presioná ENTER y para terminarla presioná el botón Finalizar DESDE EL OUTLOOK A continuación veremos distintas maneras de efectuar un llamado utilizando la Toolbar desde el Microsoft Outlook Realizá los pasos a continuación para el método elegido. Llamar desde la lista de contactos Para llamar desde la lista de contactos del Microsoft Outlook, seguí los pasos a continuación: Hacé un click en la carpeta Contactos y seleccioná la opción Lista de Teléfonos. Seleccioná el contacto al cual queres llamar de esa lista Realizá un click en la flecha sobre el margen derecho de la lista desplegable Llamar Contacto Seleccioná el tipo de teléfono al cual querés llamar (Negocio, Móvil, etc) 7

8 3.1.3 DESDE LA AGENDA Y DIRECTORIO DE GRUPO A continuación veremos distintas maneras de efectuar un llamado utilizando los directorios disponibles en Central Virtual. Estos son el Directorio Personal y el Directorio de Grupo. Llamar desde el directorio personal Hacé un click en el botón de Agenda Personal en la barra de herramientas del Assistant Para marcar un número del directorio personal realizá un click en el número deseado. Llamar desde la agenda de grupo Hacé un click en el botón de Agenda de Grupo en la barra de herramientas del Assistant. Para marcar un número del directorio del grupo, realizá un click en el número deseado BÚSQUEDA Podrás utilizar la lista desplegable del combo-box Buscar para hacer una búsqueda de un usuario o contacto. Los resultados se traen desde el Directorio Personal, Directorio de Grupo y Outlook. Para ubicar un usuario que no hayas buscado previamente, seguí los pasos a continuación: Escribí tu criterio el recuadro Buscar y presioná ENTER para obtener los resultados. Hacé un click en el número telefónico al cual queres llamar, dentro de la lista que desplegó el Assistant Para finalizar la llamada, hacé un click en Finalizar. 3.2 RECIBIR UNA LLAMADA Cuando recibís una llamada, el Assistant despliega una ventana de aviso de llamada en la parte inferior derecha de la pantalla. Seguí los pasos a continuación para atender un llamado: Para responder una llamada desde la barra de herramientas de Assistant clickeá en el botón Contestar. Para responder una llamada desde el aviso emergente, hacé un click en él (sólo si contas con un teléfono con Control Avanzado de Llamadas ACC). Podrás también transferir a quien te llama, a tu Correo de Voz, guardar una vcard, abrir un URL con su número, o cortar la llamada clickeando en los distintos botones del aviso emergente. 8

9 3.3 OPERACIONES DURANTE UNA LLAMADA A continuación mostraremos qué acciones se pueden efectuar durante una conversación. Retener Una Llamada Para poner en espera una llamada, hacé un click sobre el botón Retener en la barra de herramientas. El estado de la llamada se muestra con ese mismo botón en relieve y de color gris. Para finalizar el estado de espera de la llamada, hacé un click en el botón Contestar de la barra de herramientas. El botón Retener regresa a su estado normal para indicar que la llamada está activa. Transferencia Directa Si no tenés a nadie en línea, realizá una llamada con algún método de la sección 3.1 Hacer una llamada. Llamá a una segunda persona. Esto pondrá automáticamente a la primera persona en espera. Iniciá la transferencia haciendo click en el botón Transferencia de la barra de herramientas. Ahora ambas partes quedarán conectadas. Transferencia con Consulta Si no tenés a nadie en línea, realizá una llamada con algún método de la sección 3.1 Hacer una llamada. Llamá a una segunda persona. Esto pondrá automáticamente a la primera persona en espera. Hacé un click en el botón Transferencia de la barra de herramientas, esperá hasta que el destinatario acepte la llamada y luego de consultar volvé a presionar Transferencia para conectar a las partes. 3.4 FINALIZAR UNA LLAMADA Es posible finalizar llamadas entrantes o salientes en forma directa desde la barra de herramientas, así como también desde el Aviso Emergente. Para esto, seguí los pasos a continuación: Para finalizar una llamada desde la barra de herramientas, hacé un click sobre el botón Finalizar. Para finalizar una llamada desde el Aviso Emergente, hacé un click sobre el botón del teléfono rojo. 3.5 CORREO DE VOZ Es posible recuperar el correo de voz directamente desde la barra de herramientas. Para esto, seguí los pasos a continuación: Para consultar tus mensajes de voz, realizá un click sobre el botón Llamar al Correo de Voz de la barra de herramientas. Para que esto funcione, no debe tener conversaciones activas. 9

10 3.6 SERVICIOS Para configurar los servicios de Desvío Incondicional y No Molestar, hacer click en el botón Servicios de la toolbar. Esto desplegará el cuadro de dialogo de servicios en una nueva ventana DESVÍO DE INCONDICIONAL DE LLAMADA Desvío Incondicional de Llamada desvía las llamadas entrantes al teléfono que indiques. En Desvío Incondicional, seleccioná la opción Si para activar el servicio. Luego definí un número de teléfono a desviar en *Desvío de Llamadas a: Hacé un click en OK. Cuando el servicio esté activo, en la barra de herramientas se resalta el botón NO MOLESTAR No Molestar desvía las llamadas entrantes al Buzón de Voz, si es que está configurado. En No Molestar, seleccioná la opción Si para activar el servicio. Emitir Ring de Recordatorio determina si el Assistant te informa cada vez que el servicio No Molestar deriva una llamada al Buzón de Voz. Hacé un click en OK. Cuando el servicio esté activo en la barra de herramientas se resalta el botón. Esperamos que la presente guía te haya sido de utilidad. Centro de Atención Técnica IPLAN 10