En tal sentido, hemos desarrollado un nuevo sistema Web que les permitirá realizar diferentes tareas vía on line.

Transcripción

1 INSTRUCTIVO DE USO

2 Estimado Cliente, Nos es grato comunicarnos con Ustedes para compartir un nuevo proyecto de Energy Traders, el cual aportará agilidad en aquellas gestiones relacionadas con nuestra relación comercial. En tal sentido, hemos desarrollado un nuevo sistema Web que les permitirá realizar diferentes tareas vía on line. Para conocer las ventajas del mismo, lo invitamos a visitar nuestra página Web: Allí, con su usuario y contraseña, datos que se detallan a continuación, podrán acceder y navegar por el mismo. Usuario Debe ingresar la razón social que figura en su factura Contraseña Indicaciones para el ingreso a la página 1- Tipear como dirección en el Internet Explorer. 2- Una vez que se abra la página, Ingresar, en el banner izquierdo de la misma, el usuario y contraseña proporcionado en esta carta y dar clic en Iniciar Sesión. (Señalizado con línea roja en este documento para mayor visualización) - 1 -

3 3- Al ingresar por primera vez al sitio es necesario realizar un cambio de la contraseña entregada en este documento. Es recomendable que esta nueva contraseña tenga como mínimo 8 caracteres, y altere números y letras. Para acceder a esta opción deberá hacer click en el espacio destinado al nombre de su empresa, ubicado en el banner izquierdo de inicio de sesión (señalizado con flecha rojo en la ventana a continuación). Luego, debe hacer clic en a la opción de Administrar Contraseñas, ubicada en la pantalla central de la página. En esta sección se debe realizar el cambio de la palabra clave de acceso al sistema. 4- Para poder cambiar la contraseña de forma correcta es necesario: a- Ingresar la contraseña actual. b- Ingresar la nueva contraseña. c- Validar la nueva contraseña, confirmando la misma. Esto ayuda a evitar errores accidentales de escritura. 5- Para finalizar la operación se debe presionar el botón Cambiar Contraseña

4 Indicaciones para el USO DEL SISTEMA Una vez que haya iniciado sesión, y con tan solo pasar el Mouse de su computadora por el botón igas, se desplegara un menú con las siguientes opciones: (señalizado con círculos rojos en la pantalla a continuación) 1) Cuenta Corriente 2) Facturas Pendientes 3) Prueba de Impresión 4) Reimpresión de Boleta de Pago En éstas secciones o módulos podrá: 1) Cuenta Corriente o Visualizar facturas pendientes de pago (Nº de factura, fecha emisión, fecha de vencimiento, moneda, importe, saldo, intención de pago) Pagar retenciones (en el caso de corresponder) Visualizar e imprimir detalle de las facturas en formato HTLM Visualizar e imprimir detalle de las facturas electrónicas en formato PDF Visualizar e imprimir comprobantes (REC, DCD, DCC, LCP) en formato HTML - 3 -

5 Pago de Facturas Visualizar e imprimir comprobantes (REC, DCD, DCC, LCP) en formato PDF Visualizar detalle recibos emitidos Cotización actual del dólar o Visualizar saldo parcial en pesos y dólares según selección. o Visualizar saldo total a pagar de acuerdo a selección. o Pagar facturas pendientes por Interbanking o Pagar facturas pendientes por Banco Santander Río (Cheques-Efectivo) Para proceder al pago de una factura es necesario tildar la misma en el espacio ubicado en la izquierda de la pantalla. (Señalizado con círculo rojo en la pantalla a continuación para mayor visualización) Una vez seleccionado el documento a pagar, automáticamente se completaran los campos de Saldo en pesos, Saldo en dólares, y Total a pagar, (señalizados con círculo rojo en la ventana anterior para mayor visualización). Allí deberá verificar los importes y una vez confirmados los mismos, ir a la opción Formas de Pago, ubicada en la parte inferior de la misma ventana. Luego deberá seleccionar la opción que desee: A) Pago por Interbanking B) Pago en Efectivo: a través de depósito en Banco Santander Rio C) Pago con Cheque: a través de depósito en Banco Santander Rio - 4 -

6 Si escoge la opción A) Pago por Interbanking, deberá completar el monto que desea pagar y automáticamente se desplegara una ventana hacia el sistema propio de Interbanking. Allí deberá seguir con las indicaciones que el propio sistema de pago le suministrara. La ventana que se abrirá es la siguiente: En caso de escoger las opciones B) Pago en Efectivo o C) Pago con Cheque, deberá completar los datos pertinentes que le sean solicitados y hacer clic en Pagar. Ejemplo a continuación. En éste caso, le aparecerá una boleta de deposito con la cual deberá dirigirse al banco y hacer el depósito correspondiente

7 Una vez que Interbanking o el Banco Santander Rio, de acuerdo al medio de pago que haya escogido, nos confirme la transacción realizada, usted podrá ingresar nuevamente al módulo de cuenta corriente y ya no visualizará la factura en el listado de Documentos pendientes a Pagar. Pago de Retenciones: Antes de realizar el pago de una factura y en caso de corresponder, se pueden realizar las retenciones correspondientes a esa factura específica. Para realizar una retención se debe hacer click en el icono de Retenciones de la factura sobre la cual se desea realizar esta operación (señalizado con círculo rojo en la imagen siguiente para mayor visualización)

8 Una vez que ingrese a la opción de pago de retenciones, debe seleccionar la retención a realizar, el monto de la misma, el Nº de certificado, la fecha del certificado y puede realizar alguna observación, luego debe presionar el botón Agregar. Si requiere realizar mas de una retención para esa factura, deben continuar agregando ítems de retenciones con su respectivo monto y debe presionar Agregar, por cada uno de los ítems a retener. Luego de que se haya agregado en el listado todas las retenciones a realizar sobre esa factura, se debe proceder a Grabar las mismas en el sistema. Una vez grabadas las retenciones para una factura específica no se podrán volver a realizar retenciones para esa factura, por esto es que todas las retenciones correspondientes deben agregarse antes de presionar el botón Grabar. Una vez que se proceda a Grabar las retenciones realizadas, se visualizará una advertencia, solicitando confirmación para continuar con el proceso de carga

9 Confirmado esto, el proceso de carga de retenciones ha finalizado. Este proceso realiza de forma automática la asignación de estas retenciones sobre la factura existente en la cuenta corriente del cliente. Luego de realizar la carga de retenciones, es necesario refrescar la información mostrada en pantalla, para visualizar de forma correcta el estado de la cuenta corriente. Es importante que antes de proceder con la normal utilización del sistema de cuentas corrientes, se espere unos segundos, para visualizar que la retención ha sido asentada de forma correcta. Para esto es preciso presionar el botón Refrescar Facturas, en la ventana de cuentas corrientes, como se muestra continuación. Una vez que se registren de forma correcta estas retenciones en el sistema, se actualizará de forma automática el saldo de la factura sobre la cual se realizaron las retenciones y se podrán visualizar los comprobantes correspondientes. Historial de Pagos En éste mismo módulo de Cuenta Corriente usted podrá: o Acceder a un Historial de Pagos (Histórico Cuenta Corriente) a través de un clic en el lugar indicado para tal fin. Allí podrá: Buscar por fecha los diferentes movimientos de su cuenta corriente. Visualizar facturas pendientes y canceladas, con fecha de emisión, fecha de vencimiento, moneda, importe y saldo. Visualizar e imprimir el detalle de las facturas en formato HTML Visualizar e imprimir el detalle de las facturas electrónicas en formato PDF - 8 -

10 Visualizar comprobantes (REC, DCD, DCC, LCP) Visualizar detalle de recibos emitidos Pantalla para acceder a Historial de Pagos Pantalla de Historial de Pagos Para acceder a los comprobantes de pagos, Ej.: recibos, notas de débito y/o créditos realizados sobre una factura, deberá hacer clic en el botón situado al lado de cada factura (señalizado con círculo rojo en la pantalla anterior para mejor visualización). Inmediatamente se desplegaran los documentos relacionado a esa factura

11 2) Facturas Pendientes En este módulo, usted podrá: - Visualizar rápidamente las facturas pendientes (fecha emisión, fecha de vencimiento, moneda, importe, saldo, intención de pago). - Imprimir las facturas - No podrá realizar ningún pago con ellas, ni movimientos, para esto debe ingresar a Cuenta Corriente

12 3) Prueba de Impresión En este módulo usted podrá realizar una prueba de impresión de página para verificar si es posible imprimir su factura. En el caso de que no lo pudiera realizar, aquí se le informa los pasos a seguir para la correcta impresión. 4) Reimpresión de Boleta de Pago En éste modulo, usted accederá a: o Listado de documentos con posibilidad de reimpresión (talonarios de pago en Banco). El listado se organiza por fecha e importe. Haciendo clic en lugar indicado (circulo rojo), se abrirá el documento que desea reimprimir

13 Administración del Perfil de su Cuenta Además de las funcionalidades antes mencionadas, usted como CLIENTE podrá realizar la administración del perfil de su cuenta. Este módulo incluye: - Administración Credenciales de Usuario (datos personales, correo electrónico). - Administración Contraseñas (configuración de nueva contraseña). Para acceder a esta opción deberá hacer clic en el espacio destinado al nombre de su empresa, ubicado en el banner izquierdo de inicio de sesión (señalizado con flecha rojo en la ventana a continuación). Allí podrá cambiar los datos que desee. Luego de realizar la actualización deberá hacer clic en ACTUALIZAR. Para salir del sistema deberá hacer clic en Salir

14 Requisitos necesarios para acceder y utilizar el Portal: Es necesario contar con un equipo con capacidad de navegación Web, el cual debe tener instalado el navegador Microsoft Internet Explorer, versión 6 o superior. Es importante para el normal acceso y utilización de todas las opciones del Portal, que el navegador Web tenga deshabilitada la herramienta de bloqueo de ventanas emergentes (POP-UPs), para el sitio Esto debe configurarse de acuerdo a cual sea la herramienta de bloqueo de ventanas emergentes utilizada, la cual puede ser el mismo navegador Internet Explorer o alguna barra de herramientas adicional como Google Toolbar, MSN Toolbar o Yahoo Toolbar. Frente a cualquier inquietud o sugerencia, no dude en comunicarse con nuestros ejecutivos. Los saluda atentamente, Energy Traders