Módulo de Factura Electrónica

Transcripción

1 Pág.1 de 11 Módulo de Factura Electrónica INDICE 1. Cómo configurar el correo electrónico 2. Cómo enviar un documento por 3. Cómo enviar una factura por 4. Cómo utilizar impresos distintos para impresora y 5. Envío de con copia oculta 6. Cómo configurar el envío de para cada cliente 7. Facturación automática por 8. Textos predefinidos para enviar 9. Digitalización de albaranes Tel [email protected]

2 Pág.2 de 11 Cómo configurar el correo electrónico 1. Acceder a > Utilidades > Parámetros de Aplicación > 2. Rellenar los campos con el correo electrónico que desea utilizar para el envío de documentación. RECUERDE : Debe pedir los datos de su correo electrónico a quien le suministra los servicios de . El Departamento de Soporte de Control Integral NO conoce sus datos de e- mail y NO se los puede suministrar. Si un usuario quiere enviar s desde una dirección de correo diferente a la asignada en parámetros, acceder a > Utilidades > Perfiles > Usuarios > . Configurar el correo específico para cada usuario. Para ver los enviados acceder a > Listados > Documentos enviados por Tel [email protected]

3 Pág.3 de 11 Cómo enviar documentos por Al imprimir cualquier documento de compra o de venta aparece el NUEVO icono: Herramientas de impresión. Seleccionarlo. Imprimir normalmente: Valorado o NO valorado, según corresponda. Aparecen las herramientas de impresión. Seleccionar o Microsoft Outlook. Hacer clic en Enviar Tel [email protected]

4 Pág.4 de 11 Cómo enviar una factura por Acceder a > Facturación > Facturas > Diario de Facturación. Escoger la factura que se quiere enviar por y hacer clic en el botón Herramientas de impresión. Seleccionar o Microsoft Outlook. Hacer clic en Enviar Tel [email protected]

5 Pág.5 de 11 Cómo utilizar impresos distintos para impresora y En caso de utilizar papel pre-impreso es posible que desee utilizar un formato distinto cuando envíe los documentos por . Este formato debe especificarse en > Utilidades > Parámetros de Aplicación > Impresos > . Si se utiliza el mismo formato NO debe especificarse nada. Tel [email protected]

6 Pág.6 de 11 Envío de con copia oculta Para hacer un seguimiento de los s enviados manualmente está disponible la opción de envío de con copia oculta. Si se configura se recibirá una copia de todos los enviados manualmente a la dirección de indicada. Para activarlo acceder a: > Utilidades > Parámetros de Aplicación > Tel [email protected]

7 Pág.7 de 11 Cómo configurar el envío de para cada cliente Podemos definir el comportamiento que debe tener Control Integral al imprimir los documentos de cada cliente. Acceder a > Clientes > Impresión y configurar para cada tipo de documento. Si se introduce una dirección de correo electrónico el documento se enviará automáticamente por en el momento de emitirse. Ejemplos: - en albarán: Al finalizar cada albarán del cliente se le enviará una copia por correo electrónico. - en factura: Al imprimir la facturación se enviará por al correo indicado. Si además de entrar una dirección de se marca impresora, el programa imprimirá el documento y lo enviará por . Si no se indica nada, al finalizar la venta o la facturación se imprimirá como siempre. Tel [email protected]

8 Pág.8 de 11 Facturación automática por El proceso de facturación muestra, antes de imprimir, las facturas que acaba de generar. Para modificar manualmente la selección se debe marcar el campo Manual. Entonces se puede decidir si imprimir originales y/o copias, agregar/cambiar direcciones de , cambiar la selección de enviar a impresora o , etc. Para imprimir/enviar las facturas según la selección que tengamos en pantalla, hacer clic en Imprimir/Enviar. Recuerde: El tiempo de envío de las facturas por es superior al utilizado para imprimirse y depende de la velocidad de Internet. Cuando el proceso ha finalizado aparece una ventana que lo indica. Tel [email protected]

9 Pág.9 de 11 Textos predefinidos para enviar s Desde > Utilidades > Textos predefinidos , se puede fijar una plantilla para el envío de los s en función del documento que se envíe. Control Integral ya incluye plantillas predefinidas. Solamente debe acceder a esta opción si desea modificarlas. Primero se escoge el tipo de impreso y el idioma y a continuación se determina el texto. En la ventana de la derecha hay unas variables que podemos incorporar al texto para personalizarlo. Cuando se envía el la variable es sustituida por el valor que representa. Tel [email protected]

10 Pág.10 de 11 Digitalización de albaranes Este proceso incorpora al programa los PDF de los albaranes escaneados asignándolos automáticamente al documento correspondiente. La digitalización de albaranes permite digitalizar los albaranes firmados en papel de forma automática. Para poder utilizar esta opción se debe disponer de un scanner. La configuración del scanner debe realizarla un técnico de hardware. El albarán debe tener un código de barras que será diseñado desde el Dpto. de Soporte cuando así se le requiera. Proceso a seguir: 1. Escanear los documentos 2. Ir al menú > Ventas > Digitalización de albaranes. 3. Seleccionar el botón PDF para procesar todos los documentos que hay escaneados pendientes de asignar. Tel [email protected]

11 Pág.11 de 11 Si algún documento no se puede enlazar automáticamente queda en Documentos pendientes de asignación manual. Esta documentación pendiente de asignación: - Se puede eliminar (arrastrando el fichero.pdf a la papelera) - Asignarlo manualmente, arrastrando el documento hasta el albarán correspondiente. Tel [email protected]