Guía de Usuario Central Telefónica Virtual Manual de Uso Portal Web de Usuario

Transcripción

1 El portal web le otorga acceso a herramientas de configuración y administración de las funcionalidades de su extensión. ACCESO AL PORTAL Para ingresar al portal de usuario digite en un navegador la dirección: y luego acepte el certificado de seguridad del sitio. Ingrese sus datos; el nombre de usuario y clave le deben ser proporcionados por el administrador de la central telefónica de su empresa. HERRAMIENTAS DE CONFIGURACIÓN 1. Configurar Buzón de voz Seleccione la opción Configuración buzón de voz del menú izquierdo de la pantalla, introduzca los parámetros solicitados y presione Guardar para ingresar la información: Clave del buzón: contraseña de acceso al buzón de voz. Notificar por correo electrónico sobre un nuevo mensaje de voz en el buzón: Habilita o deshabilita las notificaciones al correo electrónico al recibir nuevo mensaje de voz. Notificar a la dirección de correo electrónico: ingrese el que recibirá la notificación. Adjuntar mensaje de voz al correo electrónico: además de notificar la recepción de un mensaje, se incluye un archivo de audio con el mensaje recibido. Eliminar mensaje de voz luego de ser enviado por correo electrónico: borra el mensaje del teléfono una vez que es enviado por correo electrónico.

2 2. Desvío de llamadas Seleccione la opción Desvío de llamadas, ingrese los parámetros solicitados y presione Guardar. Buzón de voz: activa o desactiva la función de buzón de voz del teléfono. Enviar llamada al buzón de voz si mi teléfono no es atendido en: establece el número de segundos que sonará el teléfono antes de hacer el desvío hacia el buzón de voz; el mínimo es 5 segundos. Desviar llamadas siempre: activa o desactiva el desvío incondicional, que deriva inmediatamente las llamadas a otro número telefónico. No hacer sonar mi teléfono, desviar llamadas a: al estar activado el desvío, en este campo se especifica la extensión a la que se desviarán las llamadas. Transferir llamada cuando esté ocupado: activa o desactiva el desvío de llamadas entrantes cuando la extensión está siendo utilizada. Cuando esté ocupado, desviar llamadas a: especificar la extensión a la que se derivarán las llamadas. Función sígueme (Follow-me): Esta función permite que el sistema trate de localizarlo, contactándose con los números telefónicos indicados cuando alguien llame a su extensión. La llamada original puede ser desviada a los otros números en cascada (uno después del otro) o de manera simultánea. También está la opción de Solo activar para los siguientes identificadores de llamada, la que permite definir que la búsqueda se realice solo para ciertos números de origen (caller-id). Se pueden incluir hasta 5 números. Excluir mi anexo de la búsqueda al iniciar la función Sígueme: hace que la llamada no llegue a su extensión, sólo a los otros números que se definen para la búsqueda. Al iniciar la función Sígueme, hacer sonar al mismo tiempo mi teléfono y los siguientes números por: establece el número de segundos que sonarán simultáneamente los teléfonos definidos, hasta que uno de ellos conteste. El mínimo es 5 segundos. Al iniciar la función Sígueme, hacer sonar mi teléfono primero y si no se contesta la llamada en X segundos: define el tiempo que debe sonar su extensión antes de que se llame a los otros números en el orden que se designe en la siguiente lista. Hacer sonar el primer (segundo, tercer, cuarto, quinto) número XX por XX segundos: número telefónico que se contacta para ubicarlo y los segundos que debe sonar antes de pasar al siguiente. Informar a quien llama que está siendo desviado: habilita o deshabilita la notificación a la persona que está llamado su extensión, que el sistema está tratando de localizarlo en otros números telefónicos.

3 Usar el identificador de llamada original cuando se realice un desvío: habilita o deshabilita que se mantenga el caller-id original cuando la llamada se desvía hacia los otros números telefónicos. Solicitar confirmación para aceptar la llamada: el sistema informa quien está llamando y pide confirmación antes de pasar la llamada cuando es contestada en cualquiera de los números del listado de búsqueda. 3. Filtro de llamadas El Filtro de llamadas le permite decidir si contesta o no una llamada entrante, tras una previa identificación de quién llama. Una operadora virtual le solicita a la persona que llama que se identifique con su nombre; posteriormente el sistema lo llama y reproduce el sonido que fue grabado, dándole las opciones de aceptar o rechazar la llamada. Filtro de Llamadas: activa o desactiva la función en la extensión. Llamadas con identificador: para llamadas con el número de origen o caller-id identificable, se tienen las siguientes opciones. Solicitar a quien llama que diga su nombre: define que todos deben identificarse diciendo su nombre. Desactivar el filtro para los siguientes identificadores de llamada: en este punto se especifican los números para los que no se solicita identificación. Llamadas sin identificador: para llamadas sin número de origen o caller-id identificable, se tienen las siguientes opciones. Solicitar a quien llama que diga su nombre: define que todos deben identificarse diciendo su nombre. Solicitar a quien llama que digite su identificador de llamada: define que todos deben identificarse ingresando su número de teléfono o caller-id. Información a quien llama Informar a quien llama que el anexo tiene la función Sígueme activada: notifica a quién llama sobre el estado de la búsqueda.

4 4. Bloqueo de llamadas La opción de Bloqueo de llamadas restringe las llamadas a su extensión. Bloqueo de Llamadas: activa o desactiva la función en su extensión. Llamadas con identificador de llamadas: define si las llamadas que tienen el número de origen identificable se bloquean o se dejan pasar. En ambos casos se permiten excepciones. Bloqueo activado: se especifican los identificadores de llamadas que son permitidos para dejar pasar la llamada. Máximo 10. Bloqueo desactivado: se especifican los identificadores de llamadas que no son permitidos para bloquear la llamada. Máximo 10. Llamadas sin identificador: define si las llamadas que no tienen el número de origen identificable se bloquean o se dejan pasar. Cuando se bloqueen llamadas: define la acción que se lleva a cabo cuando una llamada cumple las condiciones para ser bloqueada. Desviar inmediatamente la llamada al buzón de voz. Reproducir tono de ocupado. Reproducir tono de conectando y luego cortar la llamada. Reproducir tono de conectando y luego desviar llamada a buzón de voz. 5. Grabación de llamadas Permite configurar su extensión para grabar llamadas en las que participa. Existen tres opciones: No grabar: no se graba ninguna llamada. Grabar todas las llamadas: el sistema guarda todas conversaciones en las que está involucrada su extensión. Grabar llamadas selectivamente (presionando la secuencia de teclas #9): la grabación se activará solo en las conversaciones que usted seleccione. Para iniciar o finalizar una grabación debe ingresar la secuencia de dígitos #9 en el teléfono.

5 HERRAMIENTAS DE ADMINISTRACIÓN 1. Directorio y Contactos Esta función permite realizar una búsqueda de los contactos almacenados en la central telefónica. Por defecto se mostrará un listado con todos los contactos de la empresa. Para ver todos los contactos personales realice una búsqueda sobre esta lista, con los parámetros de filtrado en blanco. Filtro de búsqueda Seleccionar la lista de contactos: escoja la lista de contactos en la que se realizará la búsqueda: Contactos personales o Directorio telefónico de la empresa. Ingresar datos de contacto para la búsqueda: nombre, apellido o área de la empresa. Además, tiene las siguientes opciones para mejorar el resultado de la búsqueda: Igual a: buscar solo coincidencia completa con los datos ingresados. Que contenga: buscar coincidencia con contactos que contengan los datos ingresados. Que empiece con: buscar coincidencia con contactos que comiencen con los datos ingresados. Resultado de la búsqueda: el sistema desplegará un listado con las coincidencias. Para contactarse con la persona buscada, seleccione el check box frente al nombre y presione la opción Llamar. La central llamará a su anexo y cuando levante el auricular se enlazará la llamada con el contacto seleccionado. Ver listado de discado rápido: esta opción no desplegará información útil para usted. Crear contactos personales: seleccione la lista de contactos personales, no ingrese datos en el filtro de búsqueda y presione Buscar. La pantalla se recargará y aparecerá el botón Crear contacto. Posteriormente se desplegará un formulario que debe llenar con los datos del nuevo contacto. Completados los datos presione Crear para guardar la información. Nombre / Apellido: campos obligatorios. Extensión: ingresar número del anexo en caso que el contacto pertenezca a la misma central telefónica. Oficina: ingresar número telefónico. En el campo Tipo, seleccionar la opción teléfono# y dejar Marcado rápido (memoria) en blanco.

6 Casa: ingresar número telefónico. En el campo Tipo, seleccionar la opción teléfono# y dejar Marcado rápido (memoria) en blanco. Móvil: ingresar número telefónico. En el campo Tipo, seleccionar la opción teléfono# y dejar Marcado rápido (memoria) en blanco. Otro: ingresar número telefónico. En el campo Tipo, seleccionar la opción teléfono# y dejar Marcado rápido (memoria) en blanco. Correo electrónico Área de la empresa Comentarios Editar contactos personales: busque el contacto a modificar y haga clic en el apellido. Realice los cambios y presione Guardar. IMPORTANTE: todos los contactos personales que se ingresen al portal no se reflejarán en el teléfono del usuario automáticamente. Para que se realice esta actualización debe contactarse con el administrador de la central telefónica. 2. Buzón de voz Para revisar el correo de voz debe ingresar a la opción Buzón de voz y seleccionar la carpeta que desea examinar. Por defecto siempre se mostrará el INBOX (bandeja de entrada). En pantalla se presenta un listado con todos los mensajes de voz recibidos y la siguiente información: Identificador de llamadas: número telefónico o caller-id que llamó. Fecha y hora de recepción de la llamada. Duración en segundos del mensaje grabado. Escuchar: reproducción de los mensajes de voz desde el portal. Tras seleccionar uno o más mensajes, usted podrá: Eliminarlos. Moverlos a otra carpeta. Copiarlos a otra carpeta. Urgent: carpeta urgente, donde se pueden guardar los mensajes que tienen esa condición. Enviar a correo electrónico: especifique una dirección de correo electrónico para enviar los mensajes seleccionados. Ingrese un asunto y un mensaje escrito para que pueda ser identificado por quien reciba el correo.

7 Nueva carpeta: permite crear carpetas personales para almacenar y clasificar los mensajes. 3. Llamadas guardadas Las llamadas grabadas se clasifican en tres tipos y pueden ser borradas o enviadas por correo electrónico: Cola de espera: opción no disponible. Conferencia: si la grabación se realizó en una conferencia. Extensión: si la grabación se realizó en una llamada normal. El sistema muestra en un listado la siguiente información: tipo (de llamada), destino, caller-id, fecha, hora, formato (del audio) y tamaño (del archivo). Las llamadas grabadas pueden reproducirse en línea a través de la opción Escuchar y enviarse como archivo adjunto por correo electrónico. 4. Historial de llamadas Esta opción permite revisar las llamadas entrantes y salientes de su anexo. Puede realizar un filtro de búsqueda en base a: Desde / hasta: rango de fecha en el que se debe buscar El código de cuenta: clave que se ingresa cuando se realizan llamadas con acceso restringido. Identificador de llamada: número o nombre de origen de la llamada. Origen: número desde donde se realizó la llamada. Destino: número al que se llamó. Tipo: si la llamada fue discada o recibida en el anexo. Estado: si la llamada fue contestada, no contestada, fallida o el anexo estaba ocupado. Ordenar por: permite dar una disposición ascendente o descendente al resultado según los diferentes parámetros que se ofrecen. Resultado de la búsqueda: éste se muestra en una tabla cuyas columnas son: Identificador de llamada, Número de origen, Número de destino, Fecha, Segundos, Código de cuenta y Estado de la llamada. Esta última opción Estado de la llamada muestra su contenido en inglés. No Answer: Sin respuesta Answered: Contestada Busy: Ocupado Failed: Fallida

8 Finalmente, en el caso de que el otro participante de la conversación fuese un anexo, en la última columna está la opción llamar. 5. Preferencias Acá usted puede configurar el idioma, el tema o color de las letras y la contraseña de acceso al portal de usuario. Una vez realizados los cambios en los parámetros presione Guardar. Idioma: el sistema permite cambiar localmente el idioma del portal de usuario, cuenta con 12 idiomas. De forma predeterminada se entrega en español. Tema: permite cambiar el color de las letras del portal. Clave: permite cambiar la contraseña de acceso al portal. Se recomienda hacerlo la primera vez que ingresa al sitio para su seguridad. La clave de tener entre 3 y 6 caracteres, sólo se permiten letras y números (se excluye la ñ). 6. SoftPhone PBX A través de esta opción puede descargar a cualquier computador o notebook el software para utilizar el softphone que incluye la Central Virtual de RedVoiss. Guarde el archivo Setup.msi, haciendo clic en Guardar archivo en la ventana emergente. Abra y ejecute el archivo descargado y siga las instrucciones de instalación.

9 Una vez instalado puede utilizar el software. Vaya a Inicio -> Programas -> Sippypbx.exe. El sistema se iniciará y cargará el softphone. 7. Configuración SoftPhone PBX Esta tarea está a cargo del administrador de central telefónica, por lo que si necesita utilizar un softphone asociado a su extensión debe solicitarle su configuración. Una vez configurado su softphone, para iniciar sesión sólo debe hacer clic en "LOGIN". Si requiere contar con su softphone en más de un computador, debe descargarlo localmente en cada uno y solicitar al administrador que los configure.