FAX SERVER IPLAN INSTRUCTIVO DE USO

Transcripción

1 FAX SERVER IPLAN INSTRUCTIVO DE USO

2 ÍNDICE 1. Introducción...Pág Ingresando a la Plataforma....Pág Funcionamiento de la Plataforma...Pág Cambio de Contraseña...Pág Edición de Número...Pág Informes de Llamados...Pág Envío y Recepción de Faxes...Pág Enviar un Fax a un Tercero (Fax saliente)...pág Envíos a mi Fax Server (Fax entrante)...pág. 12 2

3 1. INTRODUCCIÓN El presente instructivo tiene como objetivo guiar a los usuarios de modo tal que puedan comenzar a utilizar Fax Server IPLAN, usando la plataforma del servicio. A fin de conocer más sobre cómo funciona el servicio de Fax Server IPLAN, te recomendamos consultar el instructivo 1 - Introducción al Servicio, publicado en el Centro de Ayuda IPLAN. Encontraras esta información y mucho más en la página INGRESANDO A LA PLATAFORMA Para ingresar a la plataforma, seguí los pasos a continuación: Ingresá al sitio web y autenticate con tu Usuario y Clave del servicio. Si olvidaste tu clave, podés recuperarla haciendo un click en Si olvidaste tu clave hacé click aquí. Luego, el sistema te indicará el resto de los pasos a seguir. 2. FUNCIONAMIENTO DE LA PLATAFORMA Tras haber ingresado a la plataforma, verás una pantalla similar a la de la imagen. En la sección principal, es decir Administrar mis números, podés realizar algunas de las siguientes funciones: Modificación de datos para las distintas líneas de Fax Server. Visualización de informes de fax entrantes y salientes. 3

4 Componentes de la sección Reg.: Por medio de este ícono movimientos, el sistema te informará. podrás visualizar el informe de llamados. En caso de que no existan Cliente: Por medio de esta columna podrás ver el nombre del cliente asociado al usuario de la plataforma. En el caso de que el número no se encontrara asignado a un usuario aparecerá como Disponible Teléfono: Por medio de esta columna verás los números que dispones por servicio. Por medio de esta columna verás el por el cual se recibe el Fax. ID Fax: Por medio de esta columna verás el ID de Fax Configurado. Esto es el texto que aparece en la pantalla del fax analógico de quien desee enviarte un fax. Tipo de Servicio: Por medio de esta columna se puede visualizar el tipo de servicio que posee cada numeración. El servicio Solo Entrante solo admite la posibilidad de recibir faxes. En cambio, la opción Plus permite tanto recibir como enviar. 2.1 CAMBIO DE CONTRASEÑA Para realizar un cambio de contraseña, ingresá a la sección Cambiar Password. En esta sección podrás modificar tu clave tanto para el ingreso a la plataforma como para la utilización del servicio de fax saliente. MODIFICAR PASSWORD: Aquí podrás modificar los datos de tu usuario y clave de la plataforma. MODIFICAR CLAVE FAX SALIENTE: Aquí podrás modificar los datos de tu usuario de Fax Server saliente. Para realizar un cambio en la contraseña, sea de la plataforma o de clave saliente, hacé un click en el botón Modificar de cada apartado luego de completar las claves. 4

5 2.2 EDICIÓN DE NÚMERO Para editar los datos asociados a una determinada línea de Fax Server, hacé un click sobre el número de teléfono en la sección Administrar mis números En esta sección podrás modificar algunos de los datos mencionados en el punto 2. TOPE DE MINUTOS: Por medio de esta columna podrás visualizar el límite de minutos asignado al número de fax en el caso de ser un tipo de servicio de fax saliente. MINUTOS ACTUALES: Por medio de esta columna podrás visualizar los minutos utilizados del número de fax en el caso de ser un tipo de servicio de fax saliente. Configurando mi número Para poder modificar el FAX ID o el asignado, posicioná el puntero del mouse sobre el campo correspondiente y definí uno nuevo. Luego hacé un click en el botón Modificar para aplicar los cambios. Mediante el botón Disponible podrás poner en estado disponible el número y así borrar los datos de FAX ID e E- MAIL 5

6 2.3 INFORMES DE LLAMADOS Para ingresar a la sección de Informes de llamados, hacé un click en el ícono Reg. en la sección Administrar mis números debajo de La sección Informe de Llamados será similar a la que se muestra en la imagen. Componentes de la sección Fecha: Es la fecha en la cual se realizó el envío del fax (Si el fax es saliente), o la fecha en la que se recibió el mismo (Si el fax es entrante). Hora: Es la hora en la cual se realizó el envío de fax (Si el fax es saliente), o la hora en la que se recibió el mismo (Si el fax es entrante). Origen: Es el número desde el cual se envió el fax. Aparecerá una de tus líneas de Fax Server si el sentido del fax es saliente. Destino: Es la línea de Fax Server sobre la cual se recibió el fax. Es el desde el cual se envió el fax (Si el fax es saliente) o el del cual se recibió el fax (Si el fax es entrante) : Indica el estado del fax, es decir, si fue recibido correctamente, si llegó con errores o si no se recibió. 6

7 3. ENVÍO Y RECEPCIÓN DE FAXES En esta sección veremos cómo enviar y recibir un fax, qué acuses de recibo pueden aparecer y algunas consideraciones a tener en cuenta sobre estos procedimientos. 3.1 ENVIAR UN FAX A UN TERCERO (FAX SALIENTE) A. Envío Para realizar un envío en Fax Server Saliente, seguí los pasos a continuación: 1. Ingresá en la casilla de mail que hayas asociado a tu línea de Fax Server. El envío puede realizarse desde un Webmail o bien utilizando un cliente de correo, por ejemplo, Microsoft Outlook o Mozilla Thunderbird. 2. La dirección de destinataria estará formada por el número de Fax al cual querés realizar un envío y tu clave de Fax Server Saliente. El formato es numerodestino-password@faxserveriplan.com.ar NOTA: El número de Fax destino debe estar escrito sin ceros delante, anteponiendo el código de área. Ejemplo: @faxserveriplan.com.ar 3. Adjuntá el documento que le destino recibirá. La plataforma te permitirá enviar los documentos adjuntos con los siguientes los formatos: *.doc, *.pdf, *.tiff, *.ps (Postscript). Importante: La plataforma no soporta la extensión *.docx de Office 2007 en adelante. Utilizá en su lugar la extensión *.doc para archivos Word. Consideraciones a tener en cuenta para el envío Podés adjuntar más de un documento en el mismo mail. En el caso que quieras enviar un archivo cuyo formato no sea el adecuado (Ej. Excel *.xls), te recomendamos utilizar la función imprimir a archivo en el Office, para imprimir previamente el documento a un archivo con el formato *.ps, y luego adjuntar ese archivo en el mail a enviar. Solamente podés realizar envíos de faxes contra destinos que dispongan de señal automática de fax. El servicio contempla el envío de faxes locales, y ciertos destinos de larga distancia nacional (LDN), sin embargo no se asegura un envío exitoso. No se contempla el envío de larga distancia internacional (LDI) 7

8 B. Acuse de recibo En caso que el fax haya sido enviado correctamente, recibirás un mail con el siguiente mensaje: Origen Destino OK El documento fue enviado con éxito C. Fallas por errores de formato Error en el formato del número destino En caso de que envíes el mail con un formato del número de destino diferente del establecido, recibirás un mail con el siguiente mensaje: Origen Destino DESTINO INVALIDO El destino es inválido, por favor verifique que tenga la característica correcta. 8

9 Error en el formato del archivo adjunto La plataforma te permitirá enviar documentos adjuntos con los siguientes formatos: a).doc b).pdf c).tif d).ps (Postscript) En el caso de que el archivo que adjuntes al mail no cumpla con estos formatos la plataforma te enviará un mail con el siguiente mensaje. Si adjuntaste más de un archivo en un mail, con que uno de los mismos tenga formato incorrecto, los demás tampoco serán recibidos. Origen Destino FALLO CONVERSION Los siguientes archivos no pudieron ser importados (clientes.gif) Mail sin archivos adjuntos En caso de que el adjunto no pueda ser leído correctamente por la plataforma o no se haya adjuntado ningún documento, recibirás un mail con el mensaje a continuación. Te recomendamos adjuntar el archivo nuevamente. Origen Destino FALLO ADJUNTO El/Los documento/s no tienen un formato válido o no existen. 9

10 Clave incorrecta Si la clave ingresada en el mail de destino es incorrecta, recibirás el siguiente mail: Origen Destino CLAVE INVALIDA La clave en el mail de destino es incorrecta, por favor verifícala. D. Fallas por errores de envío En el caso que el fax no se haya enviado con éxito, existen diversas causas por las cuales esto puede suceder. Mostraremos las más importantes a continuación: Reintentos sin éxito En el caso que hayas enviado un Fax, y el mismo no pueda ser entregado por la plataforma luego de varios intentos, recibirás un mail con el siguiente mensaje: Origen Destino AUTO STOP La transferencia del Documento ha terminado sin éxito por reiteradas fallas. 10

11 Número ocupado, número inexistente, destino sin fax En el caso que la llamada al fax de ocupado, el destino no haya atendido o el número de fax destino ingresado no exista, recibirás un mail con el siguiente mensaje: Origen Destino FALLO LLAMADA La clave en el mail de destino es incorrecta, por favor verifícala. Fax no enviado y reintento de plataforma En el caso que hayas enviado un Fax y la plataforma no haya podido entregarlo recibirás un mail con el mensaje a continuación. La plataforma intentará el reenvío varias veces para poder entregarlo correctamente. Origen Destino FALLO ENVIO FAX Hubo un error en la transferencia del Fax. En instantes se reenviara nuevamente. 11

12 Falta de minutos disponibles en la cuenta Puede suceder que no tengas más minutos disponibles para utilizar en tu cuenta o bien que el destino no sea correcto. En ese caso recibirás un mail con el siguiente mensaje: Origen Destino USUARIO SIN NUMEROS El Usuario no posee números para enviar dicho Documento, por favor verifique que tenga los minutos necesarios y el destino este habilitado para el envío. 3.2 ENVÍOS HACIA MI FAX SERVER (FAX ENTRANTE) A. Realizando un envío La persona que desee realizar un envío contra su número de Fax Server, deberá seguir los pasos habituales para enviar un fax tradicional desde un equipo analógico de Fax. El servicio brindará señal de fax automáticamente, por lo que no será necesario pedir señal previamente para comenzar la transmisión. Consideraciones a tener en cuenta para la recepción de faxes Si una persona llama a tu número de Fax Server o bien interrumpe el envío de Fax colgando la llamada, hará que los faxes lleguen con error figurando como OKErr en la plataforma. Por este motivo, es importante esperar la confirmación sonora y visual del equipo de Fax para poder colgar la llamada. El servicio contempla una tasa de envío y recepción mínima de 75%, por lo que no se garantiza al 100%. No es posible recibir faxes que provengan de la misma línea de Fax Server (enviarse un fax a si mismo), ya que técnicamente no es posible. Esperamos que el presente instructivo te haya sido de utilidad. Centro de Atención Técnica - IPLAN 12