PLAN DE MEJORAMIENTO. Descripción Acción Correctiva Responsable

Transcripción

1 : Obra Pública 1 El Municipio, en la organización del archivo de los contratos de obra pública no la lleva de forma ordenada y foliada, dificultándose la observación de las diferentes actuaciones que se realizan en los proceso de los contratos, incumpliendo lo establecido en la Ley 594 de 2000 por medio del cual se dicta la Ley General de Archivos. (A) se implementaran manejos de carpetas contractuales en cumplimiento a lo dispuesto en la ley general de archivo. archivo municipal y todas las dependencias. enero 02 de 2012 Se esta cumpliendo parcialmente, pues aunque existen carpetas todavía no se consolida el paquete de interventoria 2 En la revisión del contrato de obra N 001 de 2010 celebrado con José Ricardo Tamayo Isaza por valor de $ cuyo objeto es la Construcción de espacios para la atención de la primera infancia en el Municipio de Amaga se observo en el acta N 2 y final se encontraron diferencias de obra con respecto a las actividades ejecutadas y las pagadas constituyendo un presunto detrimento por valor de $ que se detalla así: (A) VER CUADRO EN EL INFORME FINAL - Además a la fecha de la presente auditoría en la visita técnica se encontró que la construcción no está en funcionamiento o cumpliendo con los fines para los cuales fue construido. Lo anterior amerita un Memorando de advertencia por parte de esta entidad de control fiscal, con el fin de que la administración municipal, tome las medidas tendientes a colocar en funcionamiento dicha obra. Revisado el contrato de obra Pública N 008 de 2010 cuyo objeto es Mejoramiento de vías terciarias en el marco del convenio de cofinanciación CF del Municipio de Amaga celebrado con Maquinas y Vías Ltda. Por valor de $ , en la visita técnica se encontró: se solicitara a cada supervisor y/o interventor de contratos la verificacion de las actas de pago y se pondra en funcionamiento el aula en cuestion Planeación municipal y educacion febrero 01 de 2012 El aula se encuentra terminada, con dotación y en funcionamiento

2 : 3 4 En la Vía Pueblitos se construyo un muro de contención en gaviones sin recubrimientos para recuperar la banca de la vía, muro que a la fecha de la presente auditoría se encontraba con la malla deteriorada, y con el material conglomerado de piedra suelto, además se observo que los muros están mal formaleteados y no se encuentran alineados tal como lo muestra la figura. (A) Según el planteamiento del desarrollo de esta obra pública se emitirá un Memorando de Advertencia para que la administración municipal tenga presente el mantenimiento de esta obra. Prestación de Servicios Al Revisar los contratos de prestación de servicios, se encontró que tienen asignación de Interventoría o supervisión, sin embargo, el personal designado para ello, no cumple con sus funciones y/o responsabilidades a cabalidad, ya que se limitan a se realizaran actas elaborar certificaciones de cumplimiento del objeto contractual y de seguimiento de no a entregar informes de Interventoría como tal y del avance interventoria a cada del mismo mediante el uso de indicadores, de conformidad, con contrato y no seran el artículo 53 de la Ley 80 de De lo anterior, se recibidas cuentas desprende que no se tengan evidencias en cuanto a la calidad y en hacienda sin el cumplimiento de los servicios prestados. Algunos ejemplos cumplimiento de son: (D) VER CUADRO EN EL INFORME FINAL este requisito Suministros se requerira al contratista su arreglo. Planeación municipal hacienda municipal y todas las dependencias Se realizo requerimiento al contratista, para que realizara su reparación. Se esta cumpliendo parcialmente, pues aunque existen actas de seguimiento y finalización de contratos, al momento estan pendientes algunas actas de finalización por elaborar.

3 : Revisado el comprobante de egreso N 0367 a favor del señor Albeiro de Jesús Villa Cardona, cuyo objeto es el transporte de insumos y giros a otros municipios con la dependencia de Agricultura y Desarrollo Rural por un valor $ , no se evidenciaron las actividades desarrolladas por el contratista, los informes elaborados por el interventor tampoco detallan los servicios prestados, igualmente el objeto contractual no especifica claramente las actividades a desarrollar, las mismas que deben ser cumplidas, Inobservado lo estipulado en los artículos 40 y 53 de la Ley 80 de y el Artículo 113 del Decreto 111 de (D) Revisado el comprobante de egreso N 0388 por valor $ celebrado con la Estación Terpel, cuyo objeto es el suministro de combustible para el municipio de Amaga, se evidencio que no llevan un control al suministro de combustibles, lubricantes y repuestos para los vehículos, dado que no existe archivo documental o registro donde se especifique el consumo de los vehículos y del bus, de acuerdo a los kilómetros de recorrido o tiempo laborado, inobservando lo establecido en el numeral 1 del Artículo 26 de la Ley 80 de (D) Linea Financiera Examinada la presentación de informes contables a la Contraloría General de Antioquia, se pudo establecer que la Administración Municipal de Amagá presentó electrónicamente el día 6 y 7 enero de 2011 de manera oportuna la información financiera, económica y social con fecha de corte a diciembre 31 de 2010, a la dirección contraloriagdeant.gov.co, pero incumplió el contenido de la Resolución 356 de 2007, capítulo II (Procedimiento para la estructuración y presentación de los estados contables básicos) del Título III, (Procedimientos relativos a los estados, informes y reportes contables) en cuanto a: Elaborar informes de interventoria, actas de avance, actas final y registro fotografico en el formato de orden de suministro se implementara una casilla de kilometraje para mejorar el control del suministro. Dirección de agricultura y desarrollo rural Gobierno Enero de 2012 febrero 15 de 2012 Se esta cumpliendo parcialmente, pues aunque existen carpetas no se consolida el paquete de interventoria se esta cumpliendo parcialmente, ya que al informe de interventoria se anexa los recibos generados diaramente por cada consumo se ha ejecutado

4 : 8 9 Publicación: Efectuada inspección ocular el día 15 de junio de 2011, se estableció que la Administración Municipal de Amagá no presentó evidencias de haber publicado en un lugar visible y público de fácil acceso a la comunidad los Estados Contables básicos certificados, incumpliendo lo ordenado en el numeral 7, capítulo II, título III, de la Resolución 356 de 2007, Procedimientos Contables y el numeral 3, de la Circular Externa 021 de 1996, de la Contaduría General de la Nación. (A) se presentó el Estado de Flujo de Efectivo, como herramienta fundamental complementaria para el análisis de la información financiera, que permite una adecuada toma de decisiones administrativas y financieras, incumpliendo con lo establecido en los numerales 1, 12 y 13 del capítulo II de la Resolución 356 de 2007 y numeral párrafo 366 del Plan General de la Contabilidad Pública, adoptado mediante la Resolución 354 de 2007 de la Contaduría General de La Nación. (A) En la subcuenta, Otros y Otras, la Administración Municipal de Amagá registro hechos financieros y económicos que superan el 5% del valor total de la respectiva cuenta, inobservando el numeral 9 de la Circular Externa 026 de 1998, y la Resolución 356 de 2007 Título III Capitulo II Numeral 11 Como se relaciona a continuación: (A) La subcuenta, Otros Bienes Muebles en Bodega, presenta en el Balance General a diciembre 31 de 2010 un saldo de $ , el cual equivale al 100% del valor total de la cuenta. La subcuenta, Otros Muebles, Enseres y Equipo de Oficina, presenta en el Balance General a diciembre 31 de 2010 un saldo de $ , el cual equivale al 47,40% del valor total de la cuenta. Publicar los estados contables, hacieda Implementar la elaboracion del flujo de caja a partir del 31 de diciembre de 2011 hacienda Reclasificar los saldos registrados en estas ceuntas al cierre de la vigencia 2011 Contador 15/02/2012

5 : fue posible determinar la razonabilidad del saldo que reportan los Estados Contables, en las cuentas y subcuentas que conforman el Grupo Propiedad, Planta y Equipo (Código 16) el cual a 31 de diciembre de 2010 totaliza un valor de $ , ya que no presentaron los documentos fuente para su respectivo registro de la propiedad, planta y equipo y al cierre de la vigencia este no se ha elaborado. (A) VER CUADRO EN EL INFORME FINAL Depreciación Propiedad Planta y Equipo Al revisar el Balance de Comprobación a diciembre 31 de 2010 se evidenció que la cuenta 1685 presenta una incertidumbre, en comparación con lo relacionado por la secretaría de Hacienda, cuyo saldo debe ser corroborado con los documentos soportes del señor contador público, inobservando lo estipulado en la Resolución 354 de 2007, Numeral , Capítulo III, Título II y la Resolución 357 del 23 de julio de 2008 Numeral 3.8 e Instructivo 11 de Diciembre de 2010 de la CGN. (A) En la Administración Municipal de Amagá no se han constituido ni registrado las provisiones correspondientes a las contingencias que pueden presentarse como resultado de las demandas que se adelantan en contra de la Entidad, no observando lo dispuesto en la Resolución 355 de 2007, Numeral y el Capítulo VIII Título II, de la Resolución 356 de 2007 de la CGN. (A) GESTION Implementar mecanismos de respuesta frente a los diferentes requerimientos de control. En este caso entregar oportunamente escritura y titulos de propiedad. Implementar mecanismos de respuesta frente a los diferentes requerimientos de control. En este caso entregar oportunamente bases de depreiacion Registrar Provisioens a contingencias Planeacion y Gobierno Contador Contador HALLAZGOS PENDIENTES VIGENCIA 2009 se ha implementado

6 : 1 3 Se encontraron deficiencias en los registros documentales efectuados por la Administración Municipal de Amagá para el control y seguimiento a los contratos con valor menor al 10% de la menor cuantía, como es la falta de actas parciales de obra, registros fotográficos, registros de mediciones de obra, evidenciando deficiencia en los mecanismos de control utilizados por la entidad, inobservando lo establecido en el artículo 53 de la Ley 80 de 1993.(A De acuerdo a la información consultada en el Portal Único de Contratación de los contratos relacionados en el cuadro anexo, se observó por parte del equipo auditor que no se está publicando la totalidad de la información contractual, situación que vulnera lo establecido en el Artículo 8 del Decreto 2474 de 2008.(A) implementar a cada contrato interventorias mas rigurosas con el lleno de los requisitos solicitados Planeacion Se publicaran todos los Secretario de contratos y soportes que hacen parte de los procesos contractuales Secretario de Planeacion Se esta cumpliendo parcialmente, pues aunque existen carpetas dodavía no se consolida el paquete de interventoria Adjunto copia del SECOP en el que consta que ningún proceso se encuentra desactualizado Representante Legal de la Entidad : Auxilio del Socorro Zapata Contralora Auxiliar Integrada: Ramiro de Jesús Vélez Tobón Contralor Auxiliar: Jorge Raúl Cataño Adarve