VALORACIÓN RIESGO EVALUACIÓN RIESGO

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1 MAPA DE RIESGOS POR PROCES Fecha de rea NÙMERO DE RIESGOS PROCESO RIESGO IMPACTO PROBABILIDAD VALORACIÓN RIESGO EVALUACIÓN RIESGO CONTROLES OPCIONES MANEJO 1 Gestión estratégica Incumplimiento al plan estrategico IMPORTANTE 1. Definido el plan estrategico, plan de accion y plan de compras 2. Presupuesto anuales aprobados 3. Lideres de proyecto definidos 4. Seguimientos trimestrales al plan estrategico 1. Información Electronica: caracteriazacion del proceso Gestion Tecnologia e Informacion con procedimientos. -Resolución 124 del 30 de Abril de 2012 por medio de la cual se adoptan normas y políticas para la adquisición, seguridad, inventarios y uso de los recursos tecnológicos de terminales de transporte de medellin S.A Verificacion de derechos de autor, licencias de sofware, proteccion a los sistemas,backup 2 Gestión Técnologia e Información Sistemas de información susceptibles de manipulación o adulteración 2. Información Fisica: Fumigacion especializada y aseo especial preventivo -Procedimiento Administración Documental 1. Caracterizaciòn del Proceso Gestiòn Humana, incluyendo procedimientos 2. Politicas y Controles del proceso establecidas dentro de la caracterizacion 3 Reclutamiento del personal sin el lleno delos requisitos 3. Reglamento de Interno de Trabajo.

2 1. Caracterizaciòn del Proceso Gestiòn Humana, incluyendo procedimientos 2. Politicas y Controles del proceso establecidas dentro de la caracterizacion 4 Gestiòn Humana Falencias en la administración de las historias laborales 3. Se cuenta con un mòdulo donde se archivan las hojas de vida. 4. Las hojas de vida las custodia de la Profesional Especializado Recursos Humanos 1. Acompañamiento por parte de Administradora de Riesgos Laborales (SURA), en la implementaciòn y documentacion del Sistema de Salud Ocupacional. 2. Creaciòn de comites como COPASST, Convivencia Laboral 5 Incumplimiento de normas relacionadas con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo 6 Gestiòn Procesos Incumplimiento de la autoevaluación y medición de los procesos y procedimientos 1. Los controles estan documentados en los procesos y procedimientos 2. Cada proceso cuenta con indicadores 1. Los controles estan documentados en los procesos y procedimientos 2. Metodologia para la gestion de los riesgos 7 Gestiòn Control y Evaluaciòn Incumplimiento del Programa y Plan de auditorias 3. Cumplimiento del plan de control internos, teniendo en cuenta los roles y responsabolidad asignadas en las normas vigentes 1. Consultar paginas del secretaria de senado 8 Marco normativo desactualizado INACEPTABLE 2. Procedimiento Actualizaciòn Normatividad por procesos 9 Gestión Jurídica Incumplimiento de terminos legales INACEPTABLE 1. Sistema documental que permite evidenciar trazabilidad, gestion y respuesta de las comunicaciones 2. Procedimientos documentados comunicaciones 3. Consutla en las pagina de legis consultado trazabiilidad de procesos judiciales 1. Modulo en el sistema administravbio para contorl de inventario 10 Bienes muebles e inmuebles sin registro y trazabilidad en el sistema 2. Recibir los bienes y servicios en presencia del técnico administrador de bienes o el par y el supervisor

3 1. Verifcianoes por parte juridic, financiera y tecnica Gestiòn Bienes y Servicios 2. El procedimiento de Adquisiciòn de Bienes y Servicios se encuentra actualizado y cuenta con los controles necesarios 11 Incumplimiento de la labor de supervisión y vigilancia de los contratos IMPORTANTE 3. Manual de Contratacion 12 Deficiencia de planeación presupuestal IMPORTANTE 1. Procedimiento Administrar Presupuesto- Se asigna presupuesto a cada uno de los proyectos 2. Formulacion, seguimiento y evaluacion de los planes y proyectos 3. Procedimiento Gestión de Proyectos 13 Perdida de Recursos Economicos INACEPTABLE 1. Se realizan verificaciones antes de efectuar los pagos 2. Controles en el sistema Safix y hermes 3. Cumplimiento de funciones 5. Controles y Politicas documentadas en los procesos Gestion Financiera 1. Politicas establecidas en el Proceso Gestiòn Financiera, 2. Manual de Cobros y pagos 3. Procedimiento arrendamiento de inmuebles 4. La subgerencia Financiera informa a la secretaría los clientes morosos para evitar la prescripción de cobro e iniciar el proceso oportunamente 14 Dificultad en la recuperaciòn de cartera 1. Se cuenta con el procedimiento de mantenimiento de bienes 2. Presupuesto para contratar actividades de mantenimiento preventivo y Correctivo 15 Inclumplimiento del Plan de Mantenimiento IMPORTANTE ESTRATEGIA ANTITRAMITES 1. La creación de un portal para facilitar la interacción con la ciudadanía. 2. Mejorar la plataforma comunicacional de la Entidad 1. Organizar y realizar informe de gestiòn anual rindindo cuentas de las actividades y resultados de Terminales de Transporte de Medellín. Estrategía Antitrámites Estrategía de rendición de cuentas

4 ANTITRAMITES 1. Atención oportuna de las PQRs. 2. Mejoras al sistema de gestión documental. 3. La creación del portal de Terminales de Transporte de Medellín. Mecanismo para mejorar la atención al ciudadano. ` çp

5 SO (POR PROCESO Y ANTICORRUPCIÒN) alizaciòn: Versión: 1 Fecha : 2009/05/05 ACCIONES PLAN DE RIESGOS 2017 RESPONSABLES INDICADOR ESTADO DEL RIESGO 1. Realizar Informe de gestion (anual) 2. Seguimiento al Plan Estrategico (en cumplimento trimestral) Gerente General Subgerente Financiero, Planeaciòn, Tecnico Operativo % cumplimiento del plan estrategico fisico y presupuestal 1. Mantenimientos preventivos y correctivos de la infraestructura tecnológica. 2. Verificación de la realizacion de Backup informacion corporativa. 3. Apoyar en la realización de backup de carpetas e información corporativa guardada localmente. 4. Divulgación de buenas prácticas para la custodia de la información institucional 5. Mantenimiento de los inversores 6. Realización de aseo especial y fumigación en el archivo de TTM 7. Verificar tablas de retencion documental y tablas de valoracion Profesional Universitario TIC Subgerente Tècnico Operativo Tecnico Administrativo gestion Documental Información Electronica: Ejecucion Plan de Mantenimiento Tecnologia e Informaciòn Información Fisica: cumplimiento del procedimiento gestion documental 8. Inactivar accesos y permisos al personal que se retira, está en vacaciones, está ocupando otro cargo (encargos) o está incapacitado. Así como también definir roles y permisos 1. Verificación de titulos bachiller, tecnicos, tecnologos, profesionales y otros, y experiencia laboral en las diferentes entidades, para personas en proceso de selección 2. Verificación aleatoria de hojas de vida personal vinculado Profesional Especializado Recuerso Humano 1. Numero de personas proceso seleccion VRS Las personas proceso de selección con verificaciòn de documentos 2.Numero de personas vinculadas VRS Las personas vinculadas con verificacion de documentos

6 1. Seguimiento permanente en el manejo y custodia de las historias laborales 2. Digitalizacion 3. Utilizacion de herramientas tecnologicas Profesional Especializado Recuerso Humano % de cumplimiento de digitalizaciòn 1. Diseñar plan para la implementacion del sistema de seguridad y salud en el trabajo, teniendo en cuenta diagnositico generado y el apoyo profesional. 2. Diseñar plan de emergencias alineado con la copropiedad de las terminales Norte y Sur 3. Conformar grupo de comité de emergencias y brigada de emergencias 4. Capacitación al Comité de emergencias 5. Gestión Comité Paritario de Salud Ocupacional Profesional Especializado Recuerso Humano Tècnico Administrativo de Salud Ocupacional %cumplimiento de avance de la implementacion de sistema de seguridad y salud en trabajo 6. Solicitud de los programas de salud ocupacional de todos los contratistas (aseo, vigilancia y empresas servicios temporales) 1. Capacitación en la definición, medición y análisis de indicadores 2. Reformular y estudiar indicadores por proceso 3. Implementación y seguimiento de planes de trabajo individual Profesional Especializado Recurso Humano Subgerente de Planeaciòn y Desarrollo Tecnico Administrativo de Procesos % avance de la nueva estructura de los indicadores 1. Seguimiento semestral a las políticas por procesos 2. Seguimiento y Evaluación a los planes de mejoramiento 3. Generar informe de auditorías y divulgarlo a los responsables de los hallazgos 4. Campañas de divulgación de las políticas 5. Realizar pruebas a los procesos-actualización documentación del SIG 6. Realizar auditoria internas establecidas en el plan de trabajo de control interno 7. Realizar auditoria interna con apoyo de ente de certificación 8. Realizar auditoria externa con apoyo de ente de certificación Asesor Control Interno Profesional Universitario Control Interno Tecnico Administrativo de Procesos Hallazgos de los entes de control, revisoria fiscal, control interno, calidad 1. Solicitar por medio de correo electrónico a las dependencias la normatividad aplicada a cada área. 2. Actualizar y divulgar el marco normativo con las normas vigentes 1. Medicion y seguimiento en la pagina legis verifando trazabilidad y fallos judiciales 2. Seguimiento a las alertas de cumplimiento de terminos Profesional Especializado abogado Todos lideres de proceso actos administrativos expedidos / normastividad vigente %procesos judiciales tramitales medicion de comunicaciones recibidas 1. Realizar dos inventarios al año de los bienes muebles e inmuebles 2. Campaña sobre la importancia del manejo de la cartera de cada funcionario 3. Documentar el proceso administración de bienes y fijar políticas 4. Definir politicas para dar de baja a los bienes. 5. Informe trimestral de los bienes muebles e inmuebles Su bgerente Financiero y Comercial Tecnico Administrador de Bienes informe trimestral de bienes muebles e inmuebles

7 1. Actualizar manual de supervision 2. Capacitasr supervisores Profesional Especializado abogado Profesional Especializado Gestion Humana informes de supervision / Ininformes de supervision con el lleno de los requisitos legales 1. Realizar seguimiento al plan de compras y el plan de acción en el comité de planeacion 2. Seguimiento trimestral a los planes y proyectos teniendo en cuenta el presupuesto Subgerente Financiero y Comercial Subgerente de Planeacion y Desarrollo Profesional Universitario de Planeaciòn Tècnico Administrativo de Presupuesto Seguimiento trimestral de los planes y proyectos 1. Realización de arqueos a los diferentes negocios de TTM 2. Realizar circularizaciones Gerente General Subgerencia Financiera y Comercial arqueos realizdos / conformidad saldos en caja 1 ACTUALIZAR Procedimiento de Arrendamiento de inmuebles 2. Realizar comité de cartera 1 vez al mes 3. Comité de sostenibilidad contable 2 vez al año 4. Actualización del manual de cobros y pagos Secretaría General Subgerencia Financiera y Comercial % de cobros sobre % de recuperacion de cartera o pago 1. Definir hojas de vida de los equipos criticos de la infraestructura fisica y actualizarla de acuerdo a las mejoras efectuadas sobre las mismas 2. Definir el plan de mantimiento 3. Realizar seguimiento oportuno a todas las solicitudes reportadas 4. Realizar seguimiento al plan de mantenimiento Subgerente Tecnico Operativo Profesional Universitario Cordinaciòn Tecnica Inspector de Mantenimiento Actividades de mantenimeinto ejectuadas/actividades de mantenimiento planeadas

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