El Manual de Normas y Procedimientos del Departamento de Compras constituye un documento que presenta y pone a disposición del personal que

Transcripción

1 El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, reunido en su sesión Nº 2158, Ordinaria, celebrada el día 26 de octubre del año dos mil once, en uso de las atribuciones legales y reglamentarias que le confiere el numeral 21 del artículo 26 de la Ley de Universidades y el numeral 23 del artículo 9º del Reglamento de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, APROBO: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE LA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO. Base Legal 1. Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público Artículo 134. Decreto 6,233 Julio Ley de Contrataciones Públicas. Decreto de fecha 11 de Marzo de 2008, Gaceta Oficial N de fecha 14 de Marzo de Reforma Parcial Decreto N.5.929, Gaceta Oficial N de fecha 24 de Abril de Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas. Gaceta , de fecha 19 de Mayo de Ley de Universidades Artículo 9, numeral 1 y artículo 26 numeral Normas Generales de Control Interno. 7. Reglamento General de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado. Gaceta Normativa para la Administración de Fondos en Anticipo de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado 9. Normativa Interna de la UCLA para el Control de Anticipo para Gastos y Anticipo a Proveedores. 10. Ley de Reforma Parcial de la Ley de Contrataciones Públicas, Gaceta Oficial Nº del 6 de septiembre de Reglamento Interno para el funcionamiento de la Comisión de Contrataciones de Obras Mayores, Obras Menores, Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios. Introducción El Manual de Normas y Procedimientos del Departamento de Compras constituye un documento que presenta y pone a disposición del personal que 1/88

2 integra esta unidad y de las instancias académico-administrativa que lo requieran, la información ordenada y concisa acerca de los actividades relacionadas con el proceso de contratación para el suministro de bienes y prestación de servicios. Es de hacer notar, que los manuales constituyen documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación dentro de una organización, pues en ellos se concentran las instrucciones y lineamientos que se consideran necesarios para el mejor desempeño de las actividades. En este sentido, para las unidades administrativas este manual servirá de apoyo en el proceso administrativo, por cuanto busca sistematizar las actividades que presentan relación directa con el Departamento de Compras y Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios, con el fin de eliminar la duplicidad de tareas, tener un uso racional de recursos, contar con información oportuna y claridad en la ejecución de las actividades. Es por ello, que se debe prever su actualización constante según las necesidades existentes y de acuerdo a los cambios que se originen en el entorno que influyan directamente en las actividades internas. En función a esto, el Departamento de Compras deberá informar al Departamento de Organización y Métodos para las modificaciones o actualizaciones respectivas. Aspectos Generales Objetivo Describir los procesos definidos para la Contratación de Bienes y Servicios para lograr la adecuada prestación de los servicios administrativos, así como, proporcionar a los responsables de la administración de los recursos financieros y en general a los usuarios de la Institución, lineamientos, parámetros y criterios que contribuyan a sistematizar las actividades y con ello, propiciar el uso racional y adecuado de los recursos que conforman el patrimonio de la Universidad. 2/88

3 Alcance Este manual está dirigido al Departamento de Compras, Comisión de Contratación de Bienes y Servicios y unidades académicas-administrativas de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado las cuales intervienen en los procesos inherentes a Contrataciones Públicas. Normas Generales 1. En concordancia a lo señalado en la Ley de Contrataciones Públicas la adquisición de bienes y contratación de servicios, se realizará de acuerdo a las siguientes modalidades: Tipo de Contratación Monto en Unidades Tributarias Modalidades de Contratación Modalidad de pago Unidad Contratante Autorización y Firma Adjudicación del Contratista Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios Mayor a hasta Mayor a 5000 hasta Consulta de Precios Concurso Cerrado Orden de Compra Convenio Marco Orden de Compra Contrato Dpto. de Compras Comisión de Contratación Comisión de Contratación Vicerrector Administrativo Vicerrector Administrativo Mayor a Concurso Abierto Convenio Marco Comisión de Contratación Rector Rector Parágrafo Único: Todos los procesos de contrataciones que se ejecute de acuerdo a lo señalado en el artículo 21, se regirán según lo dispuesto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. 2. Todo contrato de adquisición de bienes o prestación de servicios deberá tener su origen a través de una requisición. Los funcionarios autorizados para firmar estos documentos son el Rector, los Vicerrectores, los Decanos, Directores y Jefes de las unidades que sean responsables de la ejecución presupuestaria. 3. Se deberá disponer de los recursos presupuestarios necesarios para la Adquisición de Bienes y Prestación de Servicios. 3/88

4 4. Cuando se trate de bienes o servicios con características técnicas especiales, las unidades solicitantes podrán contactar al proveedor a objeto de verificar la pertinencia del bien o servicio requerido. 5. Cuando la adquisición de un bien, la contratación de un servicio u obra, este regulado por una normativa o ley de la República, la unidad solicitante deberá remitir al Departamento de compras la exposición de motivos por los cuales debe adquirir ese bien, contratar ese servicio u obra, para que ésta solicite la autorización ante la instancia respectiva. 6. El Departamento de Compras, establecerá el procedimiento para la solicitud de compras reguladas por normativa o ley de la República, fijando el cronograma para su recepción y tramitación a nivel institucional. 7. Las unidades ejecutoras serán las receptoras de los bienes y servicios requeridos por Departamento de Compras y serán responsables de distribuirlos a las unidades que dependan de ellas según los requerimientos internos. 8. Para la adquisición de bienes o prestación de servicio, los mismos podrá ser efectuados a través de un contrato marco u orden de compra, según el caso. 9. Para la adquisición de equipos de computación, ejecución de obras, las unidades académicas-administrativas deberán requerir el aval técnico a la Comisión de Informática y Dirección de Planta Física (según sea el caso). 10. Las unidades intervinientes en los procesos de contrataciones de la UCLA, deberán aplicar el control previo en cada uno de los pasos del proceso administrativo, ya que su omisión constituye un supuesto generador de responsabilidad administrativa de acuerdo a lo previsto en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. 11. Para todas las modalidades de selección de contratistas previstas en la Ley de Contrataciones Públicas, así como en los procedimientos excluidos de la aplicación de estas modalidades, la unidad usuaria deberá efectuar las actividades previas que garanticen una adecuada selección, además de preparar el presupuesto base indicado en la Ley de Contrataciones Públicas. Asimismo, se debe contar con la programación presupuestaria, especificaciones técnicas sin indicar marca comercial, determinación de las ventajas económicas y técnicas. 4/88

5 12. La definición de las especificaciones técnicas contenidas en el Pliego de Condiciones, deberán ser elaboradas por las unidades usuarias de las diferentes dependencias de la Universidad. 13. En las modalidades de Concurso Cerrado, Consultas de Precios y Contrataciones Directas, las empresas participantes, deberán ser previamente calificadas por la unidad contratante según su capacidad legal, financiera y técnica. 14. Los procesos de contrataciones cuyos montos superen las 2500 UT deberán incorporar en el pliego de condiciones el Compromiso de Responsabilidad Social así como las garantías y solvencias requeridas. 15. Los porcentajes para la determinación del Compromiso de Responsabilidad Social cuando corresponda, se calculará de acuerdo a lo siguiente: Consulta de Precios 1% Concurso Cerrado 1,5% Concurso Abierto 2% 16. El informe de Recomendación de la Comisión de Contrataciones, a que hace referencia la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento, debe contener además: La identificación de los miembros de la Comisión de Contrataciones La modalidad de selección aplicada y su objeto. La identificación de los participantes y oferentes. Las razones técnicas, económicas y financieras en el que se fundamente la evaluación, la selección de la oferta que merezca la adjudicación, así como las de aquellas que hubieren obtenido la segunda y la tercera opción, si fuere el caso. La aplicación de medidas de promoción de desarrollo económico, si fuere el caso. Las motivaciones particulares de la selección, cuando el participante recomendado para el otorgamiento de la adjudicación, no haya ofrecido el precio más bajo. En caso de haberse delegado la revisión técnica, se incluirá el informe debidamente suscrito por los encargados de su elaboración. 5/88

6 Lugar y fecha del informe, el cual será firmado por todos los Miembros de la Comisión y por el Secretario; y el voto salvado de algún miembro de la Comisión de Contrataciones y el informe correspondiente, si lo hubiere. 17. El expediente de contratación deberá ser archivado, por la unidad contratante en el caso de la UCLA, el Departamento de Compras, manteniendo su integridad durante al menos tres (3) años después de ejecutada la contratación. 18. El examen, lectura y copiado de los documentos del expediente de contratación, excepto los declarados confidenciales debe realizarse durante el horario de atención al público, previa solicitud por escrito de la empresa participante, con al menos dos (2) días hábiles de anticipación, la cual será atendida de acuerdo a lo establecido en la Ley que regula la materia. 19. En la Administración del Contrato, se deben incorporar los documentos que se relacionen con: Garantías Actas de inicio, suspensión, terminación y recepción provisional o definitiva de los bienes, servicios y obras, si fuere el caso. Documentos relacionados con modificaciones de los contratos, si fuere el caso. Formularios para el pago o valuaciones. Aprobaciones de pago. Pagos realizados. Finiquito. Liberación de garantías. Evaluación de actuación o desempeño del contratista. Cualquier otro relacionado con la administración del contrato y evaluación posterior. 20. Las condiciones de pago que se establezcan en el contrato marco u orden de compra por adquisición de bienes o contratación de servicios serán determinadas por el Departamento de Compras de acuerdo al siguiente criterio: a. De contado: 10 días hábiles después de entregado el bien y factura. b. Anticipo a proveedores según lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas. c. Anticipo para gastos. 6/88

7 Los criterios b y c, se podrán otorgar a discrecionalidad de la institución y según los lineamientos emitidos por la Dirección de Finanzas. 21. Para el anticipo a proveedores rigen los siguientes criterios: a) Aquellos proveedores que soliciten anticipo, deberán presentar como garantía una fianza de anticipo ante la unidad solicitante o ante el Departamento de Compras, de acuerdo al caso, equivalente a la totalidad del monto otorgado, la misma deberá presentarse en forma previa a la entrega del mencionado anticipo. Si es ante la Unidad solicitante, esta debe enviar copia de la Fianza al Dpto. de Compras, para ser archivada en el expediente. b) Las fianzas deben ser otorgadas por una compañía de seguros o institución bancaria. Con excepción de las compañías de seguros, las cuales deberán consignar una fianza bancaria. c) El Departamento de Compras devolverá previa solicitud por escrito la fianza al proveedor cuando la unidad ejecutora haya notificado que se realizó el control perceptivo por parte del Departamento de Bienes Nacionales y que haya cumplido con los compromisos pactados. d) El anticipo a proveedores podrá otorgarse hasta por un 50% del monto total de la Orden de Compra o monto adjudicado. El importe del anticipo que se otorgue deberá pactarse bajo la condición de precio fijo y para asegurar la aplicación correcta del anticipo, el monto restante se pagará de contado a 10 días hábiles después de entregado el bien. e) Los jefes de unidades deberán vigilar por el cumplimiento en la entrega del bien y garantía para ejecutar las fianzas en caso de incumplimiento por parte del proveedor y deberán notificarlo al Departamento de Compras. 22. El Consejo Universitario, en atención a lo establecido en el articulo 42 de la ley de Contrataciones Públicas, delega sus competencias en lo referido a la adjudicación, declaratoria de desierta, suspensión, terminación y nulidad de la contratación de bienes y/o servicios, en la figura del Rector para contratos de bienes o servicios mayores a dos mil quinientas unidades tributarias (2500 UT). 7/88

8 23. Las infracciones a las normas contenidas en la presente normativa darán lugar a la imposición de las respectivas sanciones administrativas y disciplinarias, sin perjuicio de las responsabilidades de carácter civil y penal que resulten procedentes. GLOSARIO DE TÉRMINOS A los efectos de facilitar la comprensión del presente manual, a continuación se explica la terminología utilizada en él; no se persigue establecer definiciones que coincidan con las generalmente aceptadas, sino uniformar su uso e implantación del mismo. 1. Calificación: Es el resultado del examen de la capacidad legal, técnica y financiera de un participante para cumplir con las obligaciones derivadas de un contrato. 2. Contratista: Toda persona natural o jurídica que ejecuta una obra, suministra un bien o presta un servicio no profesional ni laboral, para alguno de los órganos y entes sujetos a la Ley de Contrataciones públicas, en virtud de un contrato sin que medie relación de dependencia. 3. Contrato Marco: Contrato establecido con proveedores de un mismo rubro donde se establecen precios unitarios por cada renglón, el cual se ejecutará mediante requisición y orden de compra según las condiciones y términos específicos de las cantidades a ejecutar. 4. Disponibilidad presupuestaria: Es el recurso financiero-presupuestario que permite realizar aquellos compromisos de gastos que ocurran en la Universidad. 5. Emergencia comprobada: son los hechos o circunstancias sobrevenidas que tienen como consecuencia la paralización o la amenaza de paralización total o parcial de sus actividades o del desarrollo de las competencias del órgano o ente contratante. 6. Modalidades de Contratación: Son las categorías que disponen los sujetos a la Ley de Contrataciones Públicas, establecidas para efectuar la Selección de Contratistas para la Adquisición de Bienes, Prestación de Servicios y Ejecución de Obras. 7. Orden de Servicio: Documento que respalda la solicitud y entrega de materiales o servicios requeridos a los proveedores adjudicados a través de Contrato Marco. 8/88

9 8. Oferta: es aquella propuesta que ha sido presentada por una persona natural o jurídica, cumpliendo con los recaudos exigidos para suministrar un bien, prestar un servicio a ejecutar una obra. 9. Pliego de Condiciones: Es el documento donde se establecen las reglas básicas, requisitos o especificaciones que rigen para las modalidades. 10. Presupuesto Base: Es una estimación de los costos que se generan por las especificaciones técnicas requeridas para la Adquisición de Bienes, Prestación de Servicios y Ejecución de Obras. 11. Unidad Usuaria: Es la unidad responsable de efectuar las actividades previas a la contratación, formular el requerimiento ante la unidad contratante, evaluar la actuación y desempeño del contratista durante la contratación para la adquisición de bienes o prestación de servicios. 12. Unidad Contratante: Es la unidad responsable de solicitar y analizar las ofertas, preparar el informe de recomendación y solicitar el otorgamiento de la adjudicación para la adquisición de bienes o prestación de servicios. Para el caso de la Universidad tanto el Departamento de Compras como cada unidad ejecutora de presupuesto, son unidades contratantes, cada una según los montos que les corresponde (>2500 UT y <=2500 UT respectivamente) 13. Sistema Referencial de Precios: Estructura de precios para los renglones de artículos o productos más solicitados por las unidades académicas y administrativas. Dado, sellado y firmado en la sala de Sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, en su sesión Nº 2158 Ordinaria, celebrada el día veintiséis de octubre del año dos mil once. Dr. Francesco Leone Rector Dr. Francisco Ugel Secretario General 9/88

10 Procesos de Dirección PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO P.01 Consolidación Programación de Compras Institucionales Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para la consolidación de la programación de compras a nivel institucional a fin de remitirla ante el Sistema Nacional de Contrataciones, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. Normas Específicas 1. El Departamento de Compras, será la unidad encargada de suministrar las pautas a las unidades administrativas para la programación de las compras anuales. 2. Cada unidad académica-administrativa, será la responsable de la transcripción de los registros correspondientes a la programación de compras. 3. El Departamento de Compras, informará mediante circular el lapso establecido para la elaboración de la programación de compras y la transcripción en el SIAD y en el módulo de programación de compras del Servicio Nacional de Contrataciones. 4. El Departamento de Compras será el cuentadante ante el Sistema Nacional de Contrataciones y deberá monitorear a través del módulo Programación de Compras, los movimientos ejecutados por las diferentes unidades 5. El Departamento de Compras, deberá dar acceso al Sistema Integrado Administrativo (SIAD) para que las unidades ingresen la información relacionada con la programación de compras. 10/88

11 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO P.01 Responsable Jefe de Compras Unidad Académica- Administrativa Jefe de Compras y Funcionarios del Dpto. de Compras Unidad Académica- Administrativa Jefe de Compras Consolidación Programación de Compras Institucionales DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1. Remite vía Web circular a las Unidades Académico- Administrativas informando el lapso en el cual estará abierto el modulo de programación de compras para la información respectiva. 2. Ingresa en el SIAD al Módulo Programación de Compras, y registra las compras a efectuar durante el ejercicio fiscal, en el lapso establecido por el Departamento de Compras. 3. Emite reporte de consolidación de compras. 4. Ingresa al Sistema Nacional de Contrataciones en el Modulo Programación Electrónica de Compras y transcribe la información de la programación de compras para el ejercicio fiscal de acuerdo al instructivo respectivo. 5. Informa al Departamento de Compras vía telefónica o correo electrónico sobre la transcripción de la información sobre la programación de compras para su revisión. 6. Revisa en la página web del Sistema Nacional de Contrataciones a través del Módulo Electrónico de Programación de Compras la información transcrita por el funcionario responsable de cada unidad académicaadministrativa. 7. Informa al Departamento de compras a través de Memorándum o correo electrónico, la culminación de la fase de transcripción de la Programación de Compras. 8. Terminado el plazo, cierra el Módulo de Programación de Compras. 9. Emite reporte de unidades que no completaron la transcripción. 10. Emite reporte de Programación Consolidada. 11. Genera un listado para verificar el registro de la información por parte de las unidades académicas-administrativas. 24. Solicita vía correo electrónico al Sistema Nacional de Contrataciones, listado con la información que han transcrito cada una de las unidades y efectúa la conciliación con los reportes del SIAD. 11/88

12 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO P.01 Consolidación Programación de Compras Institucionales Responsable Jefe de Compras Sistema Nacional de Contrataciones (SNC) Jefe de Compras DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1. Realiza el cierre de la Programación de Compras al Sistema Nacional de Contrataciones. 2. Emite el Certificado de envío de la data por el Modulo de Programación de Compras del SNC. 3. Verifica los registros de la Programación de Compras: Si existe alguna discrepancia, emite correo electrónico al Jefe de Compras y a la Unidad Académico - Administrativa, detallando los ítems a modificar y apertura nuevamente el Sistema. 4. Monitorea que cada funcionario realice las correcciones pertinentes. a. Si toda la información está correcta, genera automáticamente el consolidado de la Universidad como único ente en el Sistema Nacional de Contrataciones. b. Elabora memorando informativo al Vicerrectorado Administrativo con una copia a la Dirección de Servicios Generales y Rectorado donde se indica el cierre de la Programación anual de compras. c. Entrega copia del reporte de aprobación emitido por el Sistema Nacional de Contrataciones (SNC) a la secretaria para el archivo respectivo. Secretaria 5. Recibe reporte emitido por el SNC y archiva en la carpeta correspondiente. 12/88

13 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO P.02 Análisis de la Programación de Compras Institucional Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para el análisis de la programación de compras institucional que permita un desembolso financiero por parte de la Universidad con criterio de eficiencia, eficacia y economía. Normas Específicas 1. Al inicio del ejercicio fiscal y una vez consolidada la Programación de Compras Institucional, el Departamento de Compras informará a las unidades ejecutoras la adquisición de bienes o contratación de servicios que por su monto (a nivel institucional) superen las U.T y deben ser centralizadas a través de esta unidad, a objeto que las mismas se planifiquen de acuerdo a sus necesidades. 2. El Departamento de Compras, a los efectos de garantizar el suministro de bienes y prestación de servicios que por sus características o recurrencia dificulten planificar la modalidad de selección de contratistas, podrá establecer un contrato marco bajo el esquema de lista de precios e informará oportunamente a las unidades académicas y administrativas el procedimiento a seguir para esta modalidad. 3. El Departamento de Compras de forma conjunta con la Comisión de Contrataciones emitirá el cronograma de las contrataciones, que posibilite a las unidades académicas y administrativas establecer sus requerimientos oportunos. Responsable Jefe de Compras DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1. Una vez realizada la conciliación de las compras a nivel institucional, analiza los rubros que fueron considerados por las unidades ejecutoras y determina mediante análisis técnico aquellos que por su cantidad y monto superan las unidades tributarias establecidas a nivel Institucional. 2. Elabora el listado de rubros centralizados. 3. Presenta listado de rubros centralizados al Vicerrectorado Administrativo para su consideración. 4. Emite circular para las unidades académicas-administrativas señalando los rubros centralizados y la fecha de recepción de las requisiciones. 13/88

14 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO P.03 Sumario de Contrataciones Trimestrales Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para informar al Servicio Nacional de Contrataciones (SNC) de las adquisiciones de Bienes, Prestación de Servicios y Ejecución de Obras por cada procedimiento previsto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento efectuadas por las unidades académicas-administrativas de la UCLA. Normas Específicas: 1. El lapso establecido para que las unidades ejecutoras transcriban la información en el Modulo de Sumario de Contrataciones del SIAD será de 15 días continuos a partir del cierre del trimestre. 2. La información a transcribir en el Sumario de Contrataciones, se realizará a través de la página web En el modulo denominado Módulo Sumario de Contrataciones diseñado por el Servicio Nacional de Contrataciones (SNC) de acuerdo al instructivo respectivo. 3. El Director y/o responsable de cada unidad académica-administrativa, deberá revisar el resumen de los procesos de contratación ejecutados antes de notificarle al Departamento de Compras que culminó la transcripción de la información satisfactoriamente. Formularios Utilizados Descripción Origen Responsable Medio Sumario de Contrataciones SIAD Unidad Académico- Administrativa Electrónico- Físico Responsable Jefe de Compras Unidad Académica- Administrativa DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1. Envía circular, en el que informa a las unidades que el Modulo de Sumario de Contrataciones del SIAD y SNC, estará abierto en un período determinado para la transcripción de las compras realizadas. 2. Ingresa al SIAD y realiza Sumario de Contrataciones y el cierre correspondiente. 3. Emite reporte de Sumario Consolidado. 4. Registra en el Modulo del SNC Sumario de Contrataciones, las compras efectuadas durante determinado Trimestre, en el lapso establecido para ello. 14/88

15 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO P.03 Responsable Jefe de Compras y/o Funcionarios del Departamento Unidad Académica- Administrativa Sumario de Contrataciones Trimestrales DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 5. Monitorea a través del Módulo de Sumario de Contrataciones del Sistema Nacional de Contrataciones a los usuarios responsables de cada unidad con el fin de verificar el cumplimiento de la transcripción correspondiente. 6. Informan al Departamento de compras vía correo electrónico, la culminación de la fase de transcripción del Sumario. Jefe de Compras 7. Terminado el plazo, cierra el Módulo de Sumario de Contrataciones. 8. Emite reporte de unidades que no cerraron. 9. Emite reporte consolidado de sumario trimestral. 10. Solicita vía correo electrónico al Sistema Nacional de Contrataciones, el reporte del sumario trimestral a nivel institucional. 11. Verifica la información que han transcrito cada una de las unidades y luego realiza la conciliación con los reportes del SIAD. a. Si posee errores la información en el sistema, se le informa tanto por correo electrónico como vía telefónica a la unidad responsable a fin de que verifique la información. b. Si no posee errores, de acuerdo a los parámetros establecidos en el módulo genera el cierre del trimestre ejecutado a través del sistema. 12. Emite en Modulo de Sumario de Contrataciones del SNC, el certificado de envío de los datos transcritos por las unidades académico-administrativas. 13. Entrega copia del reporte emitido por el Sistema Nacional de Contrataciones (SNC) a la secretaria para el archivo respectivo. Secretaria 14. Recibe reporte emitido por el SNC y archiva. 15/88

16 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO P.04 Asignación de Claves a Usuarios Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para la asignación de claves a los usuarios que utilizarán el Sistema Nacional de Contrataciones para el registro de la información correspondiente al proceso de compras. Responsable Unidad Académico - Administrativa Jefe de Compras DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1. Envía memorando al Jefe de Compras indicando los datos de identificación del funcionario designado por el Jefe de la Unidad, el cual será responsable de accesar a los Módulos del Sistema Nacional de Contrataciones. 2. Recibe el memorando e ingresa al sistema para crear las claves y editar la información de cada usuario. 3. Si el funcionario va a ingresar al modulo de programación de compras, el Sistema Nacional de Contrataciones le crea directamente la contraseña. 4. Si la clave será usada para ingresar a los módulos de programación de compras, sumario de contrataciones y Evaluación del Desempeño, envía memorando al funcionario designado por el Jefe de la Unidad Académico - Administrativa en el que indica el login y contraseña para accesar a dichos módulos. 16/88

17 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO P.05 Seguimiento a la Orden de Compra Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para el seguimiento de las órdenes de compras emitidas y no servidas que permita el cumplimiento oportuno por parte de los proveedores seleccionados. Normas Específicas: 1. Es responsabilidad de cada Jefe Sectorial de Compras de las secciones adscritas al Departamento de Compras, realizar el seguimiento de las órdenes de compras e informar al Director de Servicios Generales, cualquier inconveniente que se presente. 2. El Departamento de Compras previa notificación de la unidad receptora del bien o servicio, deberá informar al Registro de Proveedores y Contratista de la Institución, sobre los proveedores que no hayan cumplido con la entrega del bien o prestación del servicio a la fecha estipulada en la orden de compra, con la finalidad de que canalice a través de la Consultoría Jurídica la rescisión del contrato y la ejecución de las fianzas antes de su vencimiento. 3. Trimestralmente, la Dirección de Servicios Generales a través del Departamento de Compras deberá informar al Vicerrectorado Administrativo sobre la ejecución de la programación y el cumplimiento de los proveedores. Formularios Utilizados Descripción Origen Responsable Medio MPC-F.07 Reporte Ordenes de Compras Departamento de Compras Jefe de Compras /Jefe Sectorial de Electrónico - Físico Compras DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad Jefe de Compras 1. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo (SIAD) y genera mensualmente el reporte de órdenes de compras para verificar el status de la misma. 2. Analiza junto al Jefe Sectorial de Compras el reporte de compras, señalando las órdenes de compras emitidas y no servidas a la fecha. 17/88

18 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO P.05 Seguimiento a la Orden de Compra Responsable Jefe Sectorial de Compras DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 3. Se comunica con la unidad y los proveedores asignados a cada orden de compra que se encuentre pendiente para verificar la situación que presenta. 4. Elabora informe a la unidad en caso de que la misma no esté servida, indicando los motivos señalados por el proveedor. 5. Recopila la información obtenida del seguimiento efectuado y junto con el Jefe de Departamento, elabora un informe dirigido al Vicerrectorado Administrativo con copia al Registro de Proveedores y Contratistas de la UCLA para su conocimiento y fines consiguientes. 18/88

19 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS MPC-01 PROCESOS OPERATIVOS 19/88

20 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO P.06 Recepción de Requisiciones Objetivo: Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que deberán realizarse parar la recepción de requisiciones de Bienes Materiales y Equipos, conforme a la normativa que lo regula. Normas Específicas 1. La requisición será elaborada por la unidad ejecutora quien deberá presentar como anexos la documentación requerida según el tipo de bien que se solicita. Por ejemplo, aval de la comisión de informática, en caso de equipos de computación. 2. La requisición tendrá un número correlativo que será asignado a través del sistema integrado administrativo (SIAD). 3. El registro de las requisiciones lo realizará la unidad ejecutora. 4. Las requisiciones deben ser enviadas al Departamento de Compras vía electrónica y de forma física debidamente aprobada por el responsable de la unidad solicitante. 5. La unidad ejecutora es la responsable de garantizar la disponibilidad presupuestaria para cubrir el gasto de la compra a efectuar. Para ello, la requisición deberá tener anexo el pre-compromiso que avale la misma. 6. Cada unidad será la responsable del control presupuestario según la requisición realizada. 7. El proveedor una vez recibida la notificación de adjudicación tendrá cinco (5) días hábiles para hacer entrega de las fianzas y ocho (8) días hábiles para la entrega de orden de compra o firma del contrato. 8. De acuerdo al monto de la contratación, se asignarán los responsables del proceso de contratación. a. Si el monto de la contratación supera las UT hasta UT se realizará una consulta de precios, siendo el Departamento de Compras el responsable de la selección de proveedores, análisis de las ofertas, elaborar el Informe de Recomendación para la adjudicación. Asimismo, deberá someter el expediente estructurado a la Comisión de Contrataciones para su aprobación. b. Si el monto de la contratación supera las UT hasta UT se realizará un Concurso Cerrado, siendo la Comisión de Contrataciones la responsable de la selección de proveedores, análisis de las ofertas, elaborar el informe de recomendación para la adjudicación. c. Si el monto de la contratación supera las UT se realizará Concurso Abierto, siendo la Comisión de Contrataciones la responsable de la selección de proveedores, análisis de las ofertas, elaborar el informe de recomendación para la adjudicación. 20/88

21 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO P.06 Recepción de Requisiciones Formularios Utilizados Descripción Origen Responsable Medio MC-F01 Requisición de Materiales Unidad Académico- Jefe de la Unidad Solicitante Electrónico- Físico Administrativa DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad 1. Recibe de las unidades académicas-administrativas la Requisición de Materiales y Equipos tanto en físico en original y copia, como electrónicamente vía SIAD + pre-compromiso + autorización de la Dirección de Informática o Planta Física (según el caso) dependiendo del bien o servicio requerido, presupuesto base mediante ofertas, especificaciones técnicas Secretaria de la contratación. 2. Verifica en el sistema integrado administrativo (SIAD) el registro correspondiente y revisa que cumpla con todas las especificaciones (disponibilidad presupuestaria, firmas autorizadas y anexos según el caso) firma, sella la requisición o solicitud en señal de conformidad y devuelve la copia a la unidad solicitante. 3. Da ingreso en el SIAD para el análisis respectivo y entrega al Jefe de Departamento. Jefe de Departamento Sección de Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras 4. Recibe requisición (es) + pre-compromiso (s) + informe (s) respectivo (s) y otros documentos, verifica el monto de la solicitud y los rubros a adquirir, y entrega a la Sección de Contrataciones e Importaciones. 5. Recibe requisición (es) + pre-compromiso (s) + informe (s) respectivo (s), revisa los rubros adquirir y solicita por escrito a la Unidad de Registro de Contratista y Proveedores el listado de las empresas actualizadas en el ramo a contratar. 6. Una vez recibido el listado, elabora la calificación de las empresas indicando el nivel estimado de contratación y calificación legal, económica y financiera. 7. Remite legajo de documentos: requisición (es) + pre-compromiso (s) + informe (s) respectivo (s) + calificación de las empresas al Jefe de Compras. 21/88

22 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO P.06 Responsable Jefe de Departamento Miembros de la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios Jefe de Departamento Secretaria Recepción de Requisiciones DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 8. Recibe requisición(es) + pre-compromiso(s) + informe(s) respectivo(s)) + calificación de las empresas y solicita mediante comunicación reunión con la Comisión de Contrataciones para presentar las solicitudes recibidas. 9. Revisan y analizan las requisiciones recibidas y determinan el supuesto cuantitativo para la modalidad de contratación. a. Si es mayor a UT y menor a UT, entregan documentos al Jefe de Compras para ejecutar el procedimiento Consulta de Precios. b. Si es mayor a UT y menor a UT, deciden el número de empresas a ser invitadas y entregan documentos al Jefe de Compras para la elaboración del pliego de condiciones y estructuración del expediente de la contratación. c. Si es mayor a UT se entrega documentos para la elaboración del pliego de condiciones y estructuración del expediente al Jefe de Compras 10. Recibe requisición (es) + pre-compromiso (s) + informe (s) respectivo (s)) + calificación de las empresas (de ser el caso); y entrega a la Secretaria para la distribución interna. 11. Recibe del Jefe de Departamento, requisición (es) + precompromiso (s) + informe (s) respectivo (s)) + calificación de las empresas (de ser el caso). De acuerdo a la decisión por parte de la Comisión de Contrataciones. i. Si es Consulta de Precios 1. Asigna el comprador. 2. Elabora e imprime una relación del sistema donde se visualizan las requisiciones anexas. 3. Hace firmar la relación de requisiciones al Jefe de Departamento. 4. Una vez firmada la relación, entrega documentos haciendo firmar por el comprador al momento de entrega. 22/88

23 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO P.06 Recepción de Requisiciones Responsable Secretaria DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad ii. Si es Concurso Cerrado o Abierto: 1. Entrega documentos al Jefe de Sección de Contrataciones e Importaciones para la elaboración del Pliego de Condiciones. 23/88

24 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO P.07 Selección de Proveedores por Consulta de Precios Objetivo: Establecer las actividades a ejecutarse para la selección de los proveedores por consultas de precios, de acuerdo a las normas institucionales, leyes y reglamentos a fin de cumplir con los principios de transparencia, igualdad, competencia y publicidad. Normas Específicas 1. La ejecución de este procedimiento se realizará considerando lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. 2. El Departamento de Compras es la unidad contratante en la modalidad de selección por consulta de precios. 3. Para iniciar cualquier modalidad de selección de proveedores, se deberá tramitar el pre-compromiso. 4. Para cualquiera de las modalidades de contratación se deberá abrir un expediente en el cual se archiven todos los documentos generados por el proceso. 5. Para toda contratación se deberá establecer un presupuesto base. 6. Para la consulta de precios; se deberá elaborar una invitación con las especificaciones técnicas señaladas en las requisiciones recibidas por las unidades académicas-administrativas. 7. La unidad contratante, será el responsable de elaborar el Acta de Inicio, las invitaciones, las solicitudes de ofertas, análisis de las mismas, preparación de órdenes de compras u contratos, informe de recomendaciones y formar el expediente. 8. El comprador deberá realizar el análisis de las ofertas en dos (2) días hábiles. 9. Todo proveedor de bienes deberá estar inscrito en el Registro de Contratistas y Proveedores de la UCLA para montos que sobrepasen las 600 U.T., y para montos superiores a U.T. deberán estar inscritos en el Registro Nacional de Contratista. 10.El proveedor tendrá tres (3) días hábiles contados a partir de la entrega de la invitación para enviar la respectiva oferta. 24/88

25 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO P.07 Selección de Proveedores por Consulta de Precios Normas Específicas 11.En las Consultas de Precios, las invitaciones a las empresas participantes podrán ser efectuadas mediante remisión escrita, por fax o correo electrónico, y se debe mantener en el expediente de la contratación constancia del envío y la recepción de las invitaciones remitidas, tal como lo señala la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. 12.En la invitación se deberá incluir lo relacionado a las garantías y solvencias requeridas, así como el compromiso de responsabilidad social. 13.El proveedor que incumpla la totalidad o parte de las condiciones originalmente establecida en la invitación podrá ser excluido del registro de proveedores de la Universidad y ésta podrá rescindir el contrato unilateralmente, reservándose las acciones legales establecidas en nuestra legislación. En este caso, la unidad usuaria deberá elaborar la evaluación del desempeño y enviarla vía electrónica al Servicio Nacional de Contrataciones. 14.La unidad contratante deberá formar el expediente para la Consulta de Precios para Adquisiciones de Bienes o Prestación de Servicios con la siguiente documentación: Orden de requisición Disponibilidad presupuestaria Presupuesto Base Documentación legal de la empresa Solvencia laboral vigente Inscripción en el Registro de Contratista y Proveedores UCLA Acta de Inicio Invitaciones Solicitud de ofertas Análisis de las ofertas (cuadro comparativo) Orden de compra o servicio Informe de Recomendación Nota de entrega del bien o servicio Control perceptivo Factura Compromiso de Responsabilidad Social cuando supera las UT. Solicitud de aclaratoria (si las hubiere) Exposición de motivo (si fuere el caso) 25/88

26 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO P.07 Selección de Proveedores por Consulta de Precios Formularios Utilizados Descripción Origen Responsable Medio MC-F01 Requisición de Materiales Unidad Académico- Administrativa Jefe de Unidad Electrónico -Físico MC-M01 Invitación Departamento de Comprador Físico Compras MC-M02 Acta de Inicio Departamento de Compras Comprador Físico MC-F02 Entrega de Requisición y Recepción de Ofertas Departamento de Compras Comprador Físico MC-F03 Análisis de Ofertas Departamento de Comprador Físico Compras DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad 1. Recibe la (s) requisición (es) (Física y Electrónica) + precompromiso + informe de la Comisión de Informática o Dirección de Planta Física según el bien o servicio adquirir y efectúa un análisis técnico de la misma. Comprador 1.1. Levanta Acta para dar inicio al Proceso de Contratación bajo la modalidad de Consulta de Precios Revisa el Registro de Contratista y Proveedores de la UCLA y selecciona examinando como mínimo a tres posibles proveedores. Si existe uno solo, aplica lo establecido en el artículo 87 de la Ley de Contrataciones Públicas Elabora invitación con las especificaciones técnicas señaladas en la (s) requisición (es) recibida (s) y hace firmar por el Jefe de Compras Se comunica con los proveedores a objeto de indicarles que pueden pasar a retirar la invitación Si la entrega es personal, anota en el formulario Entrega de Requisiciones y Recepción de Ofertas la fecha de entrega y el nombre de quien recibe la copia de la invitación Si la entrega es vía fax o correo electrónico, anota en el formulario Entrega de Requisiciones y Recepción de Ofertas la fecha de entrega, anexa comprobante de recepción del fax y solicita acuse de recibo de la empresa en papel membretado sellado y firmado. 26/88

27 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO P.07 Selección de Proveedores por Consulta de Precios Responsable Comprador DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1.5. Espera por las ofertas de parte de los proveedores en un lapso no mayor a tres (3) días hábiles. Si los proveedores invitados no cotizan deberán informar por escrito las razones por lo cual no cotizan y se deberá buscar otros proveedores adicionales e iniciar nuevamente el proceso Al recibir las ofertas, en un lapso no mayor a dos (2) días hábiles revisa las mismas y coteja la firma para verificar que sean las autorizadas por la empresa Elabora cuadro comparativo de análisis de ofertas para determinar que cumplan con lo exigido en la invitación Si no cumple se descalifica al proveedor De lo contrario, efectúa el análisis de las ofertas, según formato establecido para ello. De ser necesario, solicita a la Comisión de Contrataciones el nombramiento de una Comisión Técnica en el caso de consultas de precios que por su cuantía supere las UT Determina si el pre-compromiso cubre el gasto. De no cubrir el monto correspondiente a la compra, informa por escrito a la unidad y solicita incremento al precompromiso Elabora el Informe de Recomendación Estructura el expediente de la contratación con los siguientes documentos: Requisición. Pre-compromiso Autorización de la unidad (si fuere el caso). Aprobación Comisión de Informática (si fuera el caso) Aprobación Dirección de Planta Física (Si fuera el caso) Ofertas. Análisis de Ofertas. Informe de recomendación. Remite expediente al Jefe de Compras para su autorización. 27/88

28 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO P.07 Selección de Proveedores por Consulta de Precios Responsable Jefe de Compras Comprador DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 2. Recibe expediente de la contratación, revisa el análisis de las ofertas e informe de recomendación, analiza y autoriza el proceso de contratación. 3. Presenta expediente de la contratación ante la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios de la UCLA, para la aprobación y asignación del Compromiso de Responsabilidad Social. 4. Una vez considerada la compra por la Comisión de Contrataciones, devuelve expediente al Comprador para la elaboración del Acta de Adjudicación. 5. Recibe expediente de la contratación, elabora acta de adjudicación para ser firmada por la máxima autoridad. 6. Notifica por escrito a la(s) empresa(s) adjudicadas, anexando el acta de adjudicación e informando fecha para la entrega de las fianzas o cheque de gerencia y firma del contrato. 7. Envía a la unidad usuaria copia del acta de adjudicación. 8. Si la contratación se efectúa por orden de compra, procede a ejecutar procedimiento Si la contratación se efectúa por contrato marco, procede a ejecutar el procedimiento /88

29 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO P.08 Objetivo: Selección de Proveedores por Concurso Cerrado y Abierto Establecer las actividades a ejecutarse para la selección de proveedores en las modalidades de contratación, cumpliendo con lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento, a fin de dar respuesta a las necesidades de las diferentes unidades. Normas Generales 1. Los procesos inherentes a las modalidades de contratación, se regirán por lo dispuesto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. 2. Cuando el monto de la Adquisición de Bienes o Servicios sea Superior a UT hasta UT. el proceso de selección de proveedores se realizará por Concurso Cerrado. 3. Cuando el monto de la Adquisición de Bienes o Servicios sea superior a UT, el proceso de selección de proveedores se realizará por Concurso Abierto. 4. La Unidad Contratante en la modalidad de contratación por Concurso Cerrado o Abierto, será la Comisión de Contrataciones. 5. En toda modalidad de contratación se deberá estructurar un expediente que contenga los documentos generados en el proceso. 6. Para iniciar un proceso de selección de proveedores, se deberá contar con la disponibilidad respectiva. 7. En el pliego de condiciones se deberá incorporar el Compromiso de Responsabilidad Social, así como las garantías y solvencias requeridas, dependiendo del tipo de contratación. 8. Para toda modalidad de contratación, se deberá establecer el Presupuesto Base en función al Sistema Referencial de Precios, fijado por el Departamento de Compras. 9. En toda modalidad de contratación, se deberá elaborar el Acta de Inicio del proceso. 10. La Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios, tendrá la responsabilidad de coordinar las actividades previas al concurso cerrado, seleccionar los proveedores, efectuar las invitaciones, recibir las ofertas y preparar el informe de recomendación. 11. La Adjudicación en la modalidad de Consulta de Precios, Concurso Cerrado y Abierto estará bajo la potestad de la máxima autoridad de la Universidad. 29/88

30 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO P.08 Selección de Proveedores por Concurso Cerrado y Abierto Normas Específicas. 12.La Sección de Contrataciones e Importaciones, es la unidad encargada de elaborar el pliego de condiciones para los concursos cerrados. 13.El Departamento de Compras, será la unidad encargada de publicar el pliego de condiciones en la página web de la Institución. 14.Cuando el rubro a contratar se relacione con la población estudiantil, se debe invitar a dos (2) representantes de los Centros de Estudiantes de cada Decanato y Federación de Centros de Estudiantes. Asimismo, se hace invitación a la Dirección de Auditoría Interna en calidad de observador. 15.La invitación deberá indicar la dirección de la página web donde aparece publicado el pliego de condiciones. 16.La empresa deberá informar al Departamento de Compras, el acuse de recibo de la invitación en papel membretado, firmado y sellado por el responsable de la misma. Formularios Utilizados Descripción Origen Responsable Medio MC-M04 Pliego de Condiciones Comisión de Secretaria de la Físico Contrataciones Comisión MC-M02 Acta de Inicio Comisión de Secretaria de la Físico Contrataciones Comisión MC-M05 Acta de Recepción y Comisión de Secretaria de la Físico Apertura de Ofertas Contrataciones Comisión MC-M01 Invitación Comisión de Secretaria de la Físico Contrataciones Comisión MC-F07 Listado de Asistencia de Comisión de Secretaria de la Físico Empresas Contrataciones Comisión MC-M03 Convocatoria Comisión de Contrataciones Secretaria de la Comisión Físico 30/88

31 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO P.08 Selección de Proveedores por Concurso Cerrado Responsable Dpto. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras Jefe de Departamento DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1. Recibe de la Comisión de Contrataciones requisición (es) + precompromiso (s)+ informe(s) + selección de empresas a ser invitadas. 2. Si las contrataciones son recurrentes: a. Solicita a las unidades académicas y administrativas la información técnica a ser incluida en el pliego de condiciones, tales como: i. Dirección Servicios Generales (Áreas Verdes, Vigilancia y Seguros Patrimoniales). ii. Dirección de Transporte (Parque Automotor (Seguro) iii. Coordinación de Comedores (Comedores) iv. Telecomunicaciones (Enlaces de Internet y Servicios de Centrales Telefónicas). b. Recibe información técnica por parte de las unidades e incorpora cualquier información adicional que se requiera así como el compromiso social empresarial, señalado por la Comisión de Contrataciones. 3. Si las contrataciones no son recurrentes y superan las U.T., elabora pliego de condiciones e incluye el compromiso de responsabilidad social, solvencias y garantías. 4. Remite vía web pliego de condiciones a los miembros de la comisión para su conocimiento y posterior revisión en conjunto. 5. Estructura el expediente de la contratación. 6. Elabora el acta de inicio del proceso. 7. Entrega pliego de condiciones + acta de inicio + expediente de la contratación al Jefe de Departamento. 8. Recibe pliego de condiciones + acta de inicio + expediente de la contratación, verifica que todo esté conforme y emite convocatoria a los miembros de la Comisión para la revisión y aprobación del Pliego de Condiciones. 31/88