DIPLOMADO EN GERENCIA DE PROYECTOS GERENCIA DE COMUNICACIONES

Transcripción

1 DIPLOMADO EN GERENCIA DE PROYECTOS GERENCIA DE COMUNICACIONES 1

2 Agenda Objetivos y Conceptos Planear la Gerencia de las Comunicaciones Gerenciar las Comunicaciones Controlar las Comunicaciones Entradas / Salidas Herramientas y Técnicas Definiciones Entradas, Herramientas y Técnicas, Salidas Flujo del Proceso Consideraciones 2

3 GERENCIA DE COMUNICACIONES OBJETIVOS Y CONCEPTOS 3

4 Objetivos Presentar un esquema de administración de las Comunicaciones en un proyecto, de acuerdo con las guías del PMI, para asegurar la adecuada y oportuna generación, recopilación, difusión, almacenamiento y disposición última de la información. 4

5 Conceptos Capitulo 10 PMBOK Project Management Institute, A Guide to Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide Fitfh Edition ). Project Management Institute, Inc.,

6 Conceptos Integración Alcance Tiempo Costo Iniciación Planeación Ejecución Monitoreo y Control Cierre 1. Monitorear y Controlar el Desarrollar el Project Charter Desarrollar el Plan de Gerencia del Proyecto Dirigir y Gerenciar el Trabajo del Trabajo del Proyecto Cerrar el Proyecto o Proyecto 2. Realizar Control Integrado de Fase Cambios 1. Planear la Gerencia del Alcance 2. Recolectar los Requerimientos 3. Definir el Alcance 4. Crear la WBS 1. Planear la Gerencia del Cronograma 2. Definir las Actividades 3. Establecer la Secuencia de las Actividades 4. Estimar los Recursos para las Actividades 5. Estimar la Duración de las Actividades 6. Desarrollar el Cronograma 1. Planear la Gerencia del Costo 2. Estimar los Costos 3. Determinar el Presupuesto 1. Validar el Alcance 2. Controlar el Alcance Controlar el Cronograma Controlar los Costos Calidad Planear la Gerencia de la Calidad Realizar el Aseguramiento de Calidad Controlar la Calidad Recursos Humanos Planear la Gerencia de los Recursos Humanos 1. Adquirir el Equipo del Proyecto 2. Desarrollar el Equipo del Proyecto 3. Gerenciar el Equipo del Proyecto Comunicaciones Planear la Gerencia de las Comunicaciones Gerenciar las Comunicaciones Controlar las Comunicaciones Riesgo 1. Planear la Gerencia del Riesgo del Proyecto 2. Identificar Riesgos 3. Realizar Análisis Cualitativo del Riesgo 4. Realizar Análisis Cuantitativo del Riesgo 5. Planear la Respuesta al Riesgo Controlar los Riesgos Adquisiciones Planear la Gerencia de las Adquisiciones Realizar las Adquisiciones Controlar las Adquisiciones Cerrar las Adquisiciones Stakeholders Identificar Stakeholders Planear la Gerencia de los Stakeholders Gerenciar el Compromiso de los Stakeholders Controlar el Compromiso de los Stakeholders Project Management Institute, A Guide to Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide Fitfh Edition ). Project Management Institute, Inc.,

7 CONCEPTOS Procesos requeridos para asegurar una oportuna y apropiada: Planeación Un gerente de proyecto Recolección invierte gran parte de su Creación tiempo comunicándose con Distribución los miembros del equipo y Archivo con otros interesados Custodia internos (a todos los Recuperación niveles) o externos a la Administración organización. Control y Disposición Final de la información del proyecto 7

8 CONCEPTOS La comunicación efectiva crea un puente entre: los diversos interesados, con diferentes antecedentes culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia y diferentes perspectivas e intereses, los cuales impactan o tienen influencia sobre el proyecto o sobre su resultado. 8

9 CONCEPTOS Los procesos que integran la Gerencia de las Comunicaciones son: Planear la Gerencia de las Comunicaciones Gerenciar las Comunicaciones Controlar las Comunicaciones 9

10 CONCEPTOS Planear la Gerencia de las Comunicaciones: desarrollar un enfoque y plan adecuados de las comunicaciones del proyecto basado en las necesidades de información y requerimientos de los interesados y los activos organizacionales disponibles. Gerenciar las Comunicaciones: creación, recolección, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final de la información del proyecto de acuerdo con el Plan de Gerencia de las Comunicaciones. Controlar las Comunicaciones: monitorear y controlar las comunicaciones a lo largo del ciclo de vida del proyecto para asegurar que las necesidades de información de los interesados son satisfechas. 10

11 CONCEPTOS Capitulo 10 PMBOK Project Management Institute, A Guide to Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide Fitfh Edition ). Project Management Institute, Inc.,

12 GERENCIA DE COMUNICACIONES PLANEAR LA GERENCIA DE LAS COMUNICACIONES 12

13 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Definiciones Es el proceso de desarrollar un enfoque y plan adecuados de las comunicaciones del proyecto basado en las necesidades de información y requerimientos de los interesados y los activos organizacionales disponibles. Identifica y documenta el enfoque para comunicarse más efectiva y eficientemente con los interesados. 13

14 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Entradas, Herramientas y Técnicas, Salidas Entradas 1.Plan de Gerencia del Proyecto 2.Registro de Interesados 3.Factores Ambientales Empresariales 4.Activos de Proceso de la Organización Herramientas y Técnicas 1.Análisis de Requerimientos de Comunicación 2.Tecnología de Comunicaciones 3.Modelos de Comunicaciones 4.Métodos de Comunicaciones 5. Reuniones Salidas 1.Plan de Gerencia de las Comunicaciones 2.Actualizaciones a Documentos del Proyecto Project Management Institute, A Guide to Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide Fitfh Edition ). Project Management Institute, Inc.,

15 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Flujo del Proceso Gerencia de las Comunicaciones del Proyecto Empresa/ Organización 4.2 Desarrollar Plan de Gerencia del Proyecto 13.1 Identificar Interesados Activos de Proceso de la Organización Factores Ambientales Empresariales Plan de Gerencia de Proyecto Registro de Interesados 10.1 Planear la Gerencia de las Comunicaciones 10.2 Gerenciar las Comunicaciones Actualizaciones a Documentos del Proyecto Plan de Gerencia de las Comunicaciones Documentos del Proyecto 13.3 Gestionar Compromiso de Interesados Project Management Institute, A Guide to Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide Fitfh Edition ). Project Management Institute, Inc.,

16 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Consideraciones Planear las comunicaciones del proyecto es importante para el éxito de cualquier proyecto. Una planeación inadecuada conduce a problemas: demora en la entrega de mensajes, comunicación de información a audiencias equivocadas, comunicación insuficiente a interesados, mal entendimiento y/o mal interpretación del mensaje comunicado. La planeación de las comunicaciones debe ser realizada muy temprano con el desarrollo del plan de gestión del proyecto. 16

17 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Consideraciones Permite apropiar recursos como tiempo y presupuesto, para ser asignados a las actividades de comunicaciones. Una comunicación efectiva significa: que la información es entregada en el formato, en el momento, a la audiencia y con el impacto adecuados. entregar únicamente la información que es necesitada. 17

18 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Consideraciones Mientras todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar información del proyecto, las necesidades de información y los métodos de distribución pueden variar ampliamente. Los métodos de almacenamiento, recuperación y disposición final de la información del proyecto necesitan ser consideradas y adecuadamente documentadas durante este proceso. 18

19 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Consideraciones en relación a la información: Quien la necesita y quien está autorizado a accederla Cuando se necesita Donde debería estar guardada En que formato debería estar guardada Como puede ser recuperada, y consideraciones en relación a zonas horarias, barreras de lenguaje y aspectos culturales. 19

20 GERENCIA DE COMUNICACIONES GERENCIAR LAS COMUNICACIONES 20

21 Gerenciar las Comunicaciones Definiciones Es el proceso de crear, recolectar, distribuir, almacenar, recuperar y finalmente disponer la información del proyecto de acuerdo con el Plan de Gerencia de las Comunicaciones. Habilita un flujo eficiente y efectivo de comunicaciones entre los interesados del proyecto. 21

22 Gerenciar las Comunicaciones Entradas, Herramientas y Técnicas, Salidas Entradas 1.Plan de Gerencia de las Comunicaciones 2.Reportes de Desempeño del trabajo 3.Factores Ambientales Empresariales 4.Activos de Proceso de la Organización Herramientas y Técnicas 1.Tecnología de Comunicaciones 2.Modelos de Comunicaciones 3.Métodos de Comunicaciones 4.Sistemas de Información Gerencial 5. Reporte de Desempeño Salidas 1.Comunicaciones del Proyecto 2.Actualizaciones al Plan de Gerencia de las Comunicaciones 3.Actualización a Documentos del Proyecto 4.Actualizaciones a Activos de Proceso de la Organización Project Management Institute, A Guide to Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide Fitfh Edition ). Project Management Institute, Inc.,

23 Gerenciar las Comunicaciones Flujo del Proceso Gerencia de las Comunicaciones del Proyecto 4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Empresa/ Organización Reportes de Desempeño del Trabajo Activos de Proceso de la Organización Factores Ambientales Empresariales Actualizaciones a Activos de Proceso de la Organización 10.1 Planear la Gerencia de las Comunicaciones 10.2 Gerenciar las Comunicaciones Plan de Gerencia de las Comunicaciones Actualizaciones al Plan de Gerencia del Proyecto Comunicaciones del Proyecto Actualizaciones a Documentos del Proyecto 4.2 Desarrollar Plan de Gerencia del Proyecto Documentos del Proyecto 10.3 Controlar las Comunicaciones Project Management Institute, A Guide to Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide Fitfh Edition ). Project Management Institute, Inc.,

24 Gerenciar las Comunicaciones Consideraciones El proceso va más allá de la distribución de información relevante, busca asegurar que la información comunicada a los interesados del proyecto ha sido adecuadamente generada, así como recibida y entendida. Provee oportunidades a los interesados para hacer solicitudes de información, aclaraciones y discusiones. Las técnicas y consideraciones para la gerencia de comunicaciones efectivas incluye: 24

25 Gerenciar las Comunicaciones Consideraciones Modelos Emisor-Receptor. Incorporar ciclos de retroalimentación para proveer oportunidades para la interacción/participación y eliminar barreras a las comunicaciones. Selección del Medio. Detalles específicos de cuando comunicar por escrito en lugar de comunicación verbal, cuando preparar un memorándum informal en lugar de un reporte formal y cuando comunicar personalmente en lugar de correo electrónico. Estilo de Redacción. Uso adecuado de voz activa en lugar de voz pasiva, estructura de oraciones y selección de palabras. Técnicas de Gestión de Reuniones. Preparar una agenda y resolver los conflictos. 25

26 Gerenciar las Comunicaciones Consideraciones Técnicas de Presentación. Conciencia del impacto del lenguaje corporal y el diseño de ayudas visuales. Técnicas de Facilitación. Construir consenso y superar obstáculos. Técnicas de Escucha. Escucha activa (captando, aclarando y confirmando el entendimiento) y eliminación de barreras que afectan negativamente a la comprensión. 26

27 GERENCIA DE COMUNICACIONES CONTROLAR LAS COMUNICACIONES 27

28 Controlar las Comunicaciones Definiciones Proceso de monitorear y controlar las comunicaciones durante el ciclo de vida del proyecto para asegurar que las necesidades de información de los interesados del proyecto son satisfechas. Asegurar un flujo de información óptimo entre todos los participantes en las comunicaciones en cualquier momento en el tiempo. 28

29 Controlar las Comunicaciones Entradas, Herramientas y Técnicas, Salidas Entradas 1.Plan de Gerencia del Proyecto 2.Comunicaciones del Proyecto 3.Relación de Incidentes 4.Datos de Desempeño del Trabajo 5.Activos de Proceso de la Organización Herramientas y Técnicas 1.Sistemas de Información Gerencial 2.Juicio de Expertos 3. Reuniones Salidas 1.Información de Desempeño del Trabajo 2. Solicitudes de Cambio 3.Actualizaciones al Plan de Gerencia del Proyecto 4.Actualizaciones a Documentos del Proyecto 5.Actualizaciones a Activos de Proceso de la Organización Project Management Institute, A Guide to Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide Fitfh Edition ). Project Management Institute, Inc.,

30 Controlar las Comunicaciones Flujo del Proceso Gerencia de las Comunicaciones del Proyecto 4.2 Desarrollar el Plan de Gerencia del Proyecto 4.3 Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto Actualización al Plan de Gerencia del Proyecto Plan de Gerencia del Proyecto 10.2 Gerenciar las Comunicaciones Comunicaciones del Proyecto Actualización a Documentos del Proyecto Documentos del Proyecto 13.3 Gestionar Compromiso de Interesados Empresa/ Organización Datos de Desempeño del Trabajo Registro de Incidentes Activos de Proceso de la Organización 9.4 Controlar las Comunicaciones Información de Desempeño del Trabajo Solicitudes de Cambio 4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto 4,5 Realizar Control Integrado de Cambios Actualizaciones a Activos de Proceso de la Organización Project Management Institute, A Guide to Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide Fitfh Edition ). Project Management Institute, Inc.,

31 Controlar las Comunicaciones Consideraciones Puede desencadenar iteración de procesos de Planear la Gerencia y/o Gerenciar las Comunicaciones. Esa iteración ilustra la naturaleza continua de los procesos de la Gerencia de Comunicaciones. Elementos específicos de las comunicaciones, como los incidentes o los indicadores clave de desempeño (ej. cronograma, costos y calidad real vs. planeado) puede desencadenar una revisión inmediata mientras que otros no. 31

32 Controlar las Comunicaciones Consideraciones El impacto y las repercusiones de las comunicaciones en el proyecto deben ser cuidadosamente evaluadas y controladas para asegurar que el mensaje adecuado es enviado a la audiencia adecuada en el momento adecuado. 32

33 GERENCIA DE COMUNICACIONES ENTRADAS / SALIDAS 33

34 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Entradas 1.Plan de Gerencia del Proyecto Incluye pero no se limita a: a. Ciclo de vida del proyecto y procesos a ser aplicados en cada fase. b. Como será ejecutado el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto. c. El plan de gestión de cambios que documenta como serán monitoreados y controlados los cambios. d. El plan de gestión de la configuración que documenta como la gestión de configuración será realizada. e. Como será mantenida la integridad de las líneas base f. Necesidades y métodos de comunicación entre interesados 34

35 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Entradas 2. Registro de Interesados Detalles relativos a los interesados identificados, incluyendo: a. Información de Identificación. Nombre, posición en la organización, ubicación, rol en el proyecto, información de contacto b. Información de Evaluación. Principales requerimientos, expectativas, influencia potencial en el proyecto, fase en el ciclo de vida del proyecto de mayor interés c. Clasificación de Interesados. Interno / externo, partidario / neutral / resistente, etc. sección Registro de Interesados 35

36 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Entradas 3. Factores Ambientales Empresariales Incluye pero no se limita a: a. Cultura organizacional y estructura. b. Recursos humanos existentes. c. Dispersión geográfica de miembros del equipo. d. Políticas de administración de personal, y e. Condiciones del mercado La planeación de la Gerencia de las Comunicaciones está estrechamente ligada a los Factores Ambientales Empresariales, ya que la estructura de una organización tiene el principal efecto en los requerimientos de información. Las comunicaciones necesitan ser adaptadas al ambiente del proyecto. 36

37 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Entradas 4. Activos de Proceso de la Organización Incluye pero no se limita a: a. Procesos, políticas y descripciones de roles estándar, b. Plantillas para organigramas y descripciones de cargo, c. Lecciones aprendidas y estructuras organizacionales, y d. Procedimientos de escalación para manejo de incidentes. De los anteriores, las lecciones aprendidas y la información histórica son de particular importancia ya que proveen ideas en relación a decisiones tomadas en incidentes de comunicaciones y los resultados de esas decisiones en proyectos previos similares. 37

38 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Salidas 1. Plan de Gerencia de las Comunicaciones Es un componente del Plan de Gerencia de Proyecto, describe como las comunicaciones del proyecto serán planeadas, estructuradas, monitoreadas y controladas. Contiene la siguiente información: Requerimientos de comunicación de los interesados, Información a ser comunicada, incluyendo lenguaje, formato, contenido y nivel de detalle, Razón para la distribución de la información, Periodos y frecuencia para la distribución de la información requerida y recibo de confirmación o respuesta si aplica, Persona responsable por comunicar la información, 38

39 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Salidas 1. Plan de Gerencia de las Comunicaciones (Continuación) Persona responsable por autorizar la liberación de información confidencial, Persona o grupos que recibirán la información, Métodos o tecnologías usadas para transmitir la información (memorandos, correo electrónico, comunicados de prensa), Recursos asignados a las actividades de comunicaciones, incluyendo tiempo y presupuesto, Procesos de escalamiento identificando periodos y la cadena gerencial (nombres) para escalar incidentes, que no pueden ser resueltos a un nivel más bajo de personal, 39

40 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Salidas 1. Plan de Gerencia de las Comunicaciones (Continuación) Método para actualizar y refinar el plan de Gerencia de las Comunicaciones a medida que el proyecto avanza, Glosario de terminología común, Diagramas de flujo con el flujo de la información del proyecto, flujos de trabajo con posibles secuencias de autorización, lista de reportes, planes de reuniones, etc., Restricciones de comunicaciones usualmente derivadas de regulaciones o legislaciones específicas, tecnología y políticas organizacionales, Lineamientos y plantillas para reuniones, uso de herramientas. 40

41 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Salidas 2. Actualizaciones a Documentos del Proyecto Los documentos del proyecto que pueden ser actualizados indirectamente incluye, pero no están limitados a: Cronograma del Proyecto, y Registro de Interesados 41

42 Gerenciar las Comunicaciones Entradas 1. Plan de Gerencia de las Comunicaciones Es un componente del Plan de Gerencia de Proyecto, describe como las comunicaciones del proyecto serán planeadas, estructuradas, monitoreadas y controladas. El plan contiene la siguiente información: Requerimientos de comunicación de los interesados, Información a ser comunicada, incluyendo lenguaje, formato, contenido y nivel de detalle, Razón para la distribución de la información, Periodos y frecuencia para la distribución de la información requerida y recibo de confirmación o respuesta si aplica, Persona responsable por comunicar la información, 42

43 Gerenciar las Comunicaciones Entradas 1. Plan de Gerencia de las Comunicaciones (Continuación) Persona responsable por autorizar la liberación de información confidencial, Persona o grupos que recibirán la información, Métodos o tecnologías usadas para transmitir la información (memorandos, correo electrónico, comunicados de prensa), Recursos asignados a las actividades de comunicaciones, incluyendo tiempo y presupuesto, Procesos de escalamiento identificando periodos y la cadena gerencial (nombres) para escalar incidentes, que no pueden ser resueltos a un nivel más bajo de personal, 43

44 Gerenciar las Comunicaciones Entradas 1. Plan de Gerencia de las Comunicaciones (Continuación) Método para actualizar y refinar el plan de Gerencia de las Comunicaciones a medida que el proyecto avanza, Glosario de terminología común, Diagramas de flujo con el flujo de la información del proyecto, flujos de trabajo con posibles secuencias de autorización, lista de reportes, planes de reuniones, etc., y Restricciones de comunicaciones usualmente derivadas de regulaciones o legislaciones específicas, tecnología y políticas organizacionales, Lineamientos y plantillas para reuniones, uso de herramientas. 44

45 Gerenciar las Comunicaciones Entradas 2. Reportes de Desempeño del Trabajo Proveen documentación acerca del estado actual del proyecto comparado con previsiones. Son una recolección de información sobre el de desempeño y estado del proyecto usado para facilitar discusión y para crear comunicaciones. Es importante que los reportes sean completos, precisos y disponibles oportunamente. 45

46 Gerenciar las Comunicaciones Entradas 3. Factores Ambientales Empresariales Los Factores Ambientales Empresariales que influyen en el proceso de Gerenciar las Comunicaciones incluye pero no se limita a: a. Cultura y Estructura organizacional; b. Estándares y regulaciones de gobierno o industria; y c. Sistema de Información Gerencial de Proyectos. 46

47 Gerenciar las Comunicaciones Entradas 4. Activos de Proceso de la Organización Los Activos de Proceso de la Organización que influyen en el proceso de Gerenciar las Comunicaciones incluye: a. Políticas, procedimientos, procesos y directrices en relación a la administración de las comunicaciones; b. Plantillas; y c. Información histórica y lecciones aprendidas. 47

48 Gerenciar las Comunicaciones Salidas 1. Comunicaciones del Proyecto Involucra las actividades que son requeridas para que la información sea creada, distribuida, recibida, confirmada y entendida. Típicamente incluye Reportes de desempeño, estado de los entregables, progreso de cronogramas y costos incurridos. Las comunicaciones del proyecto pueden variar significativamente y son influenciadas por factores tales como la urgencia e impacto del mensaje, su método de entrega y el nivel de confidencialidad. 48

49 Gerenciar las Comunicaciones Salidas 2. Actualizaciones al Plan de Gerencia de Proyecto El Plan de Gerencia de Proyecto provee información en cuanto a líneas base del proyecto, administración de las comunicaciones y gestión de interesados. Cada una de estas áreas podrían requerir actualizaciones basados en el desempeño actual del proyecto frente a la línea base de medición del desempeño. La línea base de medición del desempeño es un plan aprobado para el trabajo del proyecto frente al cual la ejecución es comparada y las desviaciones son medidas para control gerencial. La línea base de medición del desempeño típicamente integra parámetros de alcance, tiempo y costo del proyecto, pero también puede incluir parámetros técnicos y de calidad. 49

50 Gerenciar las Comunicaciones Salidas 3. Actualizaciones a Documentos del Proyecto Registro de incidentes, Cronograma del proyecto, y Requerimientos de fondos para el Proyecto 50

51 Gerenciar las Comunicaciones Salidas 4. Actualizaciones a Activos de Proceso de la Organización Notificaciones a interesados. Información que puede ser entregada a los interesados acerca de los incidentes resueltos, los cambios aprobados y el estado general del proyecto. Reportes del proyecto. Reportes formales e informales del proyecto que describen el estado e incluye lecciones aprendidas, registro de incidentes, reportes de cierre y salidas de otras áreas de conocimiento. Presentaciones del proyecto. El equipo del proyecto provee información formal o informalmente a algunos o a todos los interesados del proyecto. La información y el método de presentación deben ser relevantes a las necesidades de la audiencia. 51

52 Gerenciar las Comunicaciones Salidas 4. Actualizaciones a Activos de Proceso de la Organización Registros del proyecto. Incluye correspondencia, memorandos, minutas de reuniones y otros documentos que describen el proyecto. Esta información debe, en la medida de lo posible y apropiado, ser mantenida de una manera organizada. Los miembros del equipo de proyecto pueden también mantener registros en una libreta o registro del proyecto que puede ser físico o electrónico. Retroalimentación de interesados. La información recibida por parte de los interesados concerniente a las operaciones del proyecto es distribuida y usada para modificar o mejorar el desempeño futuro del proyecto. 52

53 Gerenciar las Comunicaciones Salidas 4. Actualizaciones a Activos de Proceso de la Organización Documentación de lecciones aprendidas. Incluye las causas de los incidentes, el razonamiento detrás de la acción correctiva seleccionada y otros tipos de lecciones aprendidas acerca de la Gerencia de las Comunicaciones. Las lecciones aprendidas necesitan ser documentadas y distribuidas de tal manera que formen parte de la base de datos histórica tanto del proyecto como de la organización ejecutante. 53

54 Controlar las Comunicaciones Entradas 1.Plan de Gerencia del Proyecto Describe como será ejecutado, monitoreado, controlado y cerrado el proyecto. Provee información importante para el proceso de Controlar las Comunicaciones tales como, pero no se limita a: Requerimientos de comunicación de los interesados, Motivo para la distribución de información, Plazo y frecuencia para distribución de información requerida, Responsabilidad individual o de grupo para la comunicación de la información, y Recepción de información individual o de grupo. 54

55 Controlar las Comunicaciones Entradas 2. Comunicaciones del Proyecto Involucra las actividades que son requeridas para que la información sea creada, distribuida, recibida, confirmada y entendida. Típicamente incluye Reportes de desempeño, estado de los entregables, progreso de cronogramas y costos incurridos. Las comunicaciones del proyecto pueden variar significativamente y son influenciadas por factores tales como la urgencia e impacto del mensaje, su método de entrega y el nivel de confidencialidad. 55

56 Controlar las Comunicaciones Entradas 3. Registro de Incidentes Usado para documentar y monitorear la solución de incidentes. Usado para facilitar la comunicación y asegurar un entendimiento común de los incidentes. Un registro escrito documenta y ayuda a monitorear quien es responsable por resolver incidentes específicos con una fecha límite. La resolución de incidentes aborda obstáculos que pueden bloquear al equipo para el logro de los resultados. Es importante al proceso de Controlar las Comunicaciones ya que provee un repositorio de lo que ha sucedido en el proyecto y una plataforma para posteriores comunicaciones a ser entregadas. 56

57 Controlar las Comunicaciones Entradas 4. Datos de Desempeño del Trabajo Incluye detalles acerca de cuales comunicaciones han sido distribuidas a la fecha, retroalimentación de las comunicaciones, resultados de encuestas sobre la efectividad de las comunicaciones y otros datos de observaciones identificadas durante las actividades de comunicación. 57

58 Controlar las Comunicaciones Entradas 5. Activos de Proceso de la Organización Plantillas de reportes Políticas, estándares y procedimientos que definen las comunicaciones; Tecnología de comunicación específicas disponibles; Medios de comunicación permitidos; Políticas de retención de registros; y Requerimientos de seguridad. 58

59 Controlar las Comunicaciones Salidas 1. Información de Desempeño del Trabajo Organiza y resume los datos de desempeño recopilados. Estos datos típicamente proveen información de estado y progreso del proyecto al nivel de detalle requerido por los diferentes interesados. Esta información es comunicada a los interesados pertinentes. 59

60 Controlar las Comunicaciones Salidas 2. Solicitudes de Cambio El proceso de controlar las comunicaciones a menudo resulta en la necesidad de ajuste, de acción y de intervención. Como resultado, se generarán solicitudes de cambio como salida al proceso. Estas solicitudes de cambio son procesadas a través del proceso Realizar Control Integrado de Cambios, y puede resultar en: Estimados de costo nuevos o revisados, secuencias de actividades, fechas programadas, requerimientos de recursos y análisis de alternativas de respuesta al riesgo; Ajustes al plan de gestión del proyecto y documentos; 60

61 Controlar las Comunicaciones Salidas 2. Solicitudes de Cambio (Continuación) Recomendaciones de acciones correctivas que pueden brindar el desempeño futuro esperado del proyecto alineado al plan de gestión del proyecto, y Recomendaciones de acciones preventivas que podrían reducir la probabilidad de incurrir en futuros desempeños negativos del proyecto. 61

62 Controlar las Comunicaciones Salidas 3. Actualizaciones al Plan de Gerencia del Proyecto El proceso de Controlar las Comunicaciones pueden desencadenar actualizaciones al Plan de Gerencia de las Comunicaciones así como también a otros componentes del Plan de Gerencia de Proyecto tales como los planes de gestión de Interesados y de Recursos Humanos. 62

63 Controlar las Comunicaciones Salidas 4. Actualizaciones a Documentos del Proyecto Pronósticos, Reportes de desempeño, y Registro de Incidentes. 63

64 Controlar las Comunicaciones Salidas 5. Actualizaciones a Activos de Proceso de la Organización Formatos de reporte y documentación de lecciones aprendidas. Esta información pasa a ser parte de las bases de datos históricas para el proyecto y para la organización ejecutante y puede incluir las causas de incidentes, razones para la selección de las acciones correctivas y otros tipos de lecciones aprendidas durante el proyecto. 64

65 GERENCIA DE COMUNICACIONES HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS 65

66 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Herramientas y Técnicas Análisis de Requerimientos de Comunicación Determina las necesidades de información de los interesados del proyecto. Estos requerimientos son definidos mediante la combinación del tipo y formato de la información necesitada con un análisis del valor de esa información. Los recursos del proyecto deben ser invertidos únicamente en comunicar información que contribuye al éxito del proyecto o donde una falta de comunicación puede conducir y contribuir al fracaso. El Gerente de Proyecto debe considerar el número potencial de canales de comunicación o rutas, como un indicador de la complejidad de las comunicaciones del proyecto. 66

67 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Herramientas y Técnicas Análisis de Requerimientos de Comunicación El número total de potenciales canales de comunicación es n(n- 1)/2, en donde n representa el número de interesados. Por ejemplo, un proyecto con 10 interesados tendría 10(10-1)/2=45 canales potenciales de comunicación. Como resultado, un componente clave de la planeación de las comunicaciones actuales del proyecto es determinar y limitar quien se comunicaría con quien y quien recibiría esa información. Las fuentes de información típicamente usadas para identificar y definir requerimientos de información del proyecto incluyen, pero no están limitados a: 67

68 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Herramientas y Técnicas Análisis de Requerimientos de Comunicación Organigramas Relaciones de responsabilidad entre la organización del proyecto y los interesados Disciplinas, departamentos y especialidades involucradas Logísticas de como muchas personas serán involucradas con el proyecto y en que ubicaciones Necesidades internas de información (entre organizaciones) Necesidades externas de información (con medios, público o contratistas), y Información de interesados y requerimientos de comunicación desde el registro de interesados 68

69 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Herramientas y Técnicas Tecnología de Comunicaciones Los métodos usados para transmitir información entre los interesados del proyecto pueden variar significativamente. Por ejemplo, un equipo de proyecto puede usar técnicas desde breves conversaciones hasta reuniones extensas, o desde simples documentos escritos a materiales extensos(ej. Cronogramas, bases de datos y sitios web), los cuales están accesibles en línea como métodos de comunicación. Los factores que pueden afectar la selección de tecnología de comunicación incluye: Urgencia de la necesidad de información. Hay que considerar la urgencia, frecuencia y formato de información a ser comunicada, varía entre proyectos y también dentro de sus diferentes etapas. 69

70 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Herramientas y Técnicas Tecnología de Comunicaciones Disponibilidad de Tecnología. Asegurar que las tecnologías requeridas para facilitar las comunicaciones son compatibles, están disponible y accesibles a todos los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Facilidad de Uso. Asegurar que la selección de tecnologías de comunicación es adecuada para los participantes del proyecto y se planeen eventos de capacitación cuando sea apropiado. Ambiente del Proyecto. Determinar si el equipo se reunirá y operará en base presencial o ambiente virtual, si estarán ubicados en una o varias zonas horarias, si usarán varios lenguajes para comunicación y si hay otros factores ambientales del proyecto, tales como la cultura, que puedan afectar las comunicaciones. 70

71 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Herramientas y Técnicas Tecnología de Comunicaciones Sensibilidad y Confidencialidad de la Información. Determinar si la información a ser comunicada es sensible o confidencial y cuando amerita o no tomar medidas de seguridad adicionales. También debe ser considerado la vía mas apropiada para comunicar la información. 71

72 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Herramientas y Técnicas Modelos de Comunicaciones Los modelos de comunicaciones usados para facilitar las comunicaciones y el intercambio de información pueden variar de proyecto a proyecto y también durante diferentes etapas del mismo proyecto. Un modelo básico de comunicaciones consiste de dos partes, definidos como emisor y receptor. Medio es el medio tecnológico e incluye el modo de comunicación mientras el ruido incluye cualquier interferencia o barrera que puede comprometer la entrega del mensaje. La secuencia de pasos en un modelo de comunicación básico es: 72

73 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Herramientas y Técnicas Modelos de Comunicaciones Codificar. Los pensamientos o las ideas son traducidas (codificadas) a un lenguaje por el emisor. Transmitir el Mensaje. La información es enviada por el emisor usando canales de comunicación (medios). La transmisión del mensaje podría estar comprometida por varios factores: distancia, tecnología desconocida, infraestructura inadecuada, diferencias culturales y falta de información básica. Estos factores se denominan colectivamente como Ruido. Decodificar. El mensaje es traducido por el receptor de vuelta a pensamientos o ideas significativas. 73

74 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Herramientas y Técnicas Modelos de Comunicaciones Confirmar. Tras la recepción de un mensaje, el receptor puede confirmar (reconocer) la recepción del mensaje, pero esto no significa necesariamente su acuerdo o comprensión del mensaje. Retroalimentación/Respuesta. Cuando el mensaje recibido ha sido decodificado y entendido, el receptor codifica sus pensamientos o ideas en un mensaje y se lo transmite al emisor original. 74

75 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Herramientas y Técnicas Modelos de Comunicaciones Codificar Emisor Ruido Transmitir Mensaje Confirmar Recepción Ruido MEDIO Decodificar Receptor Decodificar Ruido Responder el Mensaje Retroalimentar Codificar Modelo Básico de Comunicaciones 75

76 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Herramientas y Técnicas Modelos de Comunicaciones Los componentes del modelo de comunicación básica necesitan ser considerados cuando las comunicaciones del proyecto son discutidas. Como parte del proceso de comunicaciones el emisor es responsable por la transmisión del mensaje, asegurando que la información que está siendo comunicada es clara y completa y confirmado que la comunicación es correctamente entendida. El receptor es responsable por asegurar que la información es recibida en su totalidad, entendida correctamente y confirmar su recepción o responder apropiadamente. 76

77 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Herramientas y Técnicas Modelos de Comunicaciones Hay muchos retos en usar estos componentes para comunicarse efectivamente con los interesados del proyecto, tales como con equipos de proyecto multinacionales altamente técnicos. Una comunicación exitosa de un concepto técnico de un miembro de equipo a otro en un país diferente puede implicar codificar el mensaje en el lenguaje adecuado, enviar el mensaje usando una variedad de tecnologías y logrando que el receptor decodifique el mensaje en su lenguaje nativo y entonces responderlo o proveer su retroalimentación. Cualquier ruido introducido al lo largo puede comprometer el significado original del mensaje. 77

78 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Herramientas y Técnicas Métodos de Comunicaciones Existen varios métodos de comunicación que son usados para compartir información entre los interesados del proyecto. Estos métodos son ampliamente clasificados como sigue: Comunicación Interactiva. Entre dos o más partes realizando un intercambio multidireccional de información. Este es la forma más eficiente para asegurar un entendimiento común por todos los participantes en tópicos específicos. Incluye reuniones, teleconferencias, mensajería instantánea, videoconferencias, etc. 78

79 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Herramientas y Técnicas Métodos de Comunicaciones Comunicación Tipo Push (Empujar). Enviar a receptores específicos quienes necesitan recibir la información. Esto asegura que la información es distribuida pero no que en realidad llegó o que fue entendida por el público objetivo. Incluye cartas, memorandos, reportes, correos electrónicos, faxes, mensajes de voz, blogs, comunicados de prensa, etc. Comunicación Tipo Pull (tirar). Usado para grandes volúmenes de información o para grandes audiencias y exige a los receptores acceso al contenido de la comunicación a su propia discreción. Este método incluye sitios intranet, e-learning, bases de datos de lecciones aprendidas, repositorios de conocimiento, etc. 79

80 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Herramientas y Técnicas Reuniones El proceso de planear la Gerencia de las Comunicaciones requiere discusión y diálogo con el equipo de proyecto para determinar la forma mas apropiada para actualizar y comunicar la información del proyecto y responder a las solicitudes de varios interesados por esa información. Estas discusiones y diálogos son facilitadas comúnmente a través de reuniones, las cuales pueden ser realizadas presencialmente o en línea y en diferentes ubicaciones, tales como el sitio del proyecto o el sitio del cliente. Hay diferentes tipos de reuniones relacionadas al proyecto donde las comunicaciones pueden ocurrir. Muchas reuniones de proyecto consisten de interesados que se reúnen con el propósito de resolver problemas o de tomar decisiones- 80

81 Planear la Gerencia de las Comunicaciones Herramientas y Técnicas Reuniones Aunque las discusiones casuales podrían interpretarse como reuniones, muchas de las reuniones de proyectos son mucho más formales con tiempos, agenda y lugar pre acordados. Las reuniones típicas inician con una lista definida de asuntos a ser discutidos, la cual es circulada por adelantado con minutas y otras informaciones documentadas específicamente para la reunión. Esta información es diseminada a otros interesados de acuerdo a la necesidad. 81

82 Gerenciar las Comunicaciones Herramientas y Técnicas 1. Tecnología de Comunicaciones Los métodos usados para transmitir información entre los interesados del proyecto pueden variar significativamente. Por ejemplo, un equipo de proyecto puede usar técnicas desde breves conversaciones hasta reuniones extensas, o desde simples documentos escritos a materiales extensos(ej. Cronogramas, bases de datos y sitios web), los cuales están accesibles en línea como métodos de comunicación. Los factores que pueden afectar la selección de tecnología de comunicación incluye: Urgencia de la necesidad de información. Hay que considerar la urgencia, frecuencia y formato de información a ser comunicada, varía entre proyectos y también dentro de sus diferentes etapas. 82

83 Gerenciar las Comunicaciones Herramientas y Técnicas 1. Tecnología de Comunicaciones Disponibilidad de Tecnología. Asegurar que las tecnologías requeridas para facilitar las comunicaciones son compatibles, están disponible y accesibles a todos los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Facilidad de Uso. Asegurar que la selección de tecnologías de comunicación es adecuada para los participantes del proyecto y se planeen eventos de capacitación cuando sea apropiado. Ambiente del Proyecto. Determinar si el equipo se reunirá y operará en base presencial o ambiente virtual, si estarán ubicados en una o varias zonas horarias, si usarán varios lenguajes para comunicación y si hay otros factores ambientales del proyecto, tales como la cultura, que puedan afectar las comunicaciones. 83

84 Gerenciar las Comunicaciones Herramientas y Técnicas 1. Tecnología de Comunicaciones Sensibilidad y Confidencialidad de la Información. Determinar si la información a ser comunicada es sensible o confidencial y cuando amerita o no tomar medidas de seguridad adicionales. También debe ser considerado la vía mas apropiada para comunicar la información. 84

85 Gerenciar las Comunicaciones Herramientas y Técnicas 1. Tecnología de Comunicaciones La selección de tecnología de comunicaciones es una consideración importante en el proceso de Gerenciar las Comunicaciones, aunque puede variar significativamente de proyecto a proyectos y también durante el ciclo de vida del proyecto, el foco debe estar en asegurar que la selección es apropiada a la información que está siendo comunicada 85

86 Gerenciar las Comunicaciones Herramientas y Técnicas 2. Modelos de Comunicaciones Los modelos de comunicaciones usados para facilitar las comunicaciones y el intercambio de información pueden variar de proyecto a proyecto y también durante diferentes etapas del mismo proyecto. Un modelo básico de comunicaciones consiste de dos partes, definidos como emisor y receptor. Medio es el medio tecnológico e incluye el modo de comunicación mientras el ruido incluye cualquier interferencia o barrera que puede comprometer la entrega del mensaje. La secuencia de pasos en un modelo de comunicación básico es: 86

87 Gerenciar las Comunicaciones Herramientas y Técnicas 2. Modelos de Comunicaciones Codificar. Los pensamientos o las ideas son traducidas (codificadas) a un lenguaje por el emisor. Transmitir el Mensaje. La información es enviada por el emisor usando canales de comunicación (medios). La transmisión del mensaje podría estar comprometida por varios factores: distancia, tecnología desconocida, infraestructura inadecuada, diferencias culturales y falta de información básica. Estos factores se denominan colectivamente como Ruido. Decodificar. El mensaje es traducido por el receptor de vuelta a pensamientos o ideas significativas. 87

88 Gerenciar las Comunicaciones Herramientas y Técnicas 2. Modelos de Comunicaciones Confirmar. Tras la recepción de un mensaje, el receptor puede confirmar (reconocer) la recepción del mensaje, pero esto no significa necesariamente su acuerdo o comprensión del mensaje. Retroalimentación/Respuesta. Cuando el mensaje recibido ha sido decodificado y entendido, el receptor codifica sus pensamientos o ideas en un mensaje y se lo transmite al emisor original. 88

89 Gerenciar las Comunicaciones Herramientas y Técnicas 2. Modelos de Comunicaciones Codificar Emisor Ruido Transmitir Mensaje Confirmar Recepción Ruido MEDIO Decodificar Receptor Decodificar Ruido Responder el Mensaje Retroalimentar Codificar Modelo Básico de Comunicaciones 89

90 Gerenciar las Comunicaciones Herramientas y Técnicas 2. Modelos de Comunicaciones Los componentes del modelo de comunicación básica necesitan ser considerados cuando las comunicaciones del proyecto son discutidas. Como parte del proceso de comunicaciones el emisor es responsable por la transmisión del mensaje, asegurando que la información que está siendo comunicada es clara y completa y confirmado que la comunicación es correctamente entendida. El receptor es responsable por asegurar que la información es recibida en su totalidad, entendida correctamente y confirmar su recepción o responder apropiadamente. Hay muchos retos en usar estos componentes para comunicarse efectivamente con los interesados del proyecto, tales como con equipos de proyecto multinacionales altamente técnicos. 90

91 Gerenciar las Comunicaciones Herramientas y Técnicas 2. Modelos de Comunicaciones Una comunicación exitosa de un concepto técnico de un miembro de equipo a otro en un país diferente puede implicar codificar el mensaje en el lenguaje adecuado, enviar el mensaje usando una variedad de tecnologías y logrando que el receptor decodifique el mensaje en su lenguaje nativo y entonces responderlo o proveer su retroalimentación. Cualquier ruido introducido al lo largo puede comprometer el significado original del mensaje. 91

92 Gerenciar las Comunicaciones Herramientas y Técnicas 2. Modelos de Comunicaciones La selección del modelo de comunicación es una consideración importante en este proceso, dado que todos los componentes en las comunicaciones contribuyen a un proceso de comunicación efectiva y eficiente, el foco debe estar en asegurar que la selección del modelo es apropiado para el proyecto realizado y que cualquier barrera (ruido) es identificado y gestionado. 92

93 Gerenciar las Comunicaciones Herramientas y Técnicas 3. Métodos de Comunicaciones Existen varios métodos de comunicación que son usados para compartir información entre los interesados del proyecto. Estos métodos son ampliamente clasificados como sigue: Comunicación Interactiva. Entre dos o más partes realizando un intercambio multidireccional de información. Este es la forma más eficiente para asegurar un entendimiento común por todos los participantes en tópicos específicos. Incluye reuniones, teleconferencias, mensajería instantánea, videoconferencias, etc. 93

94 Gerenciar las Comunicaciones Herramientas y Técnicas 3. Métodos de Comunicaciones Comunicación Tipo Push (Empujar). Enviar a receptores específicos quienes necesitan recibir la información. Esto asegura que la información es distribuida pero no que en realidad llegó o que fue entendida por el público objetivo. Incluye cartas, memorandos, reportes, correos electrónicos, faxes, mensajes de voz, blogs, comunicados de prensa, etc. Comunicación Tipo Pull (tirar). Usado para grandes volúmenes de información o para grandes audiencias y exige a los receptores acceso al contenido de la comunicación a su propia discreción. Este método incluye sitios intranet, e-learning, bases de datos de lecciones aprendidas, repositorios de conocimiento, etc. 94

95 Gerenciar las Comunicaciones Herramientas y Técnicas 3. Métodos de Comunicaciones La selección del método de comunicación es una consideración importante en este proceso. Dado que existen muchas barreras y retos durante este proceso, el foco debe estar en asegurar que la información que está siendo creada y distribuida ha sido recibida y entendida para habilitar su respuesta y retroalimentación. 95

96 Gerenciar las Comunicaciones Herramientas y Técnicas 4. Sistemas de Información Gerencial La información del proyecto es manejada y distribuida usando una variedad de herramientas, incluyendo: Administración de documentos impresos: Cartas, memorandos, reportes y comunicados de prensa; Administración de comunicaciones electrónicas: Correo electrónico, fax, mensajes de voz, teléfono, video conferencias y conferencias web, sitios web, publicaciones web; y Herramientas de gestión de proyectos electrónicas: Interfaces web a aplicaciones de gestión de proyectos y cronogramas, aplicaciones de soporte a reuniones y oficina virtual, portales y herramientas de gestión colaborativas. 96

97 Gerenciar las Comunicaciones Herramientas y Técnicas 5. Reporte de Desempeño El reporte del desempeño es el acto de recolectar y distribuir información de desempeño, incluye reportes de estado, mediciones de progreso y pronósticos. Involucra la recolección y el análisis periódicos de líneas base frente a datos reales para entender y comunicar el progreso y desempeño del proyecto, así como pronosticar su resultados. El reporte de desempeño necesita proveer información a un nivel apropiado para cada audiencia. El formato puede variar desde un simple reporte de estado a reportes más elaborados y pueden ser preparados regularmente o por excepción. 97

98 Gerenciar las Comunicaciones Herramientas y Técnicas 5. Reporte de Desempeño Un reporte de estado sencillo podría mostrar información de desempeño tal como porcentaje completado o paneles para cada área (ej. Alcance, cronograma, costo y calidad). Reportes más elaborados incluyen: Análisis de desempeño pasado, Análisis de pronósticos del proyecto (incluyendo tiempo y costo), Estado actual de incidentes y riesgos, Trabajo completado durante el periodo, Trabajo a ser completado durante el siguiente periodo, Resumen de cambios aprobados en el periodo, y Otra información relevante, la cual es revisada y discutida. 98

99 Controlar las Comunicaciones Herramientas y Técnicas 1. Sistemas de Información Gerencial Un Sistema de Información Gerencial provee un conjunto de herramientas estándar para el gerente de proyecto para capturar, almacenar y distribuir información a los interesados acerca de los costos, cronogramas y desempeño del proyecto. Algunos paquetes de aplicaciones le permiten al gerente del proyecto consolidar reportes desde varios sistemas y facilita la distribución de información a los interesados del proyecto. Algunos ejemplos de formatos de distribución incluye tablas de reporte, análisis en hojas electrónicas y presentaciones. Las capacidades gráficas pueden ser usadas para crear representaciones visuales de la información de desempeño del proyecto. 99

100 Controlar las Comunicaciones Herramientas y Técnicas 1. Sistemas de Información Gerencial 100

101 Controlar las Comunicaciones Herramientas y Técnicas 2. Juicio de Expertos El juicio de expertos es a menudo invocado por el equipo del proyecto para evaluar el impacto de las comunicaciones en el proyecto, necesidad de acción o de intervención, acciones que se podrían tomar, responsabilidad por la toma de dichas acciones y el plazo para llevarlas a cabo. El juicio de expertos pude requerir ser aplicado a detalles técnicos y/o administrativos y puede ser provisto por cualquier grupo o individuos con conocimiento o entrenamiento especializado, tales como: Otras unidades dentro de la organización Consultores Interesados incluyendo clientes o patrocinadores 101

102 Controlar las Comunicaciones Herramientas y Técnicas 2. Juicio de Expertos Profesionales y asociaciones técnicas Grupos de la industria Expertos en la materia, y Oficina de Gerencia de Proyectos (PMO) El gerente de proyecto, en colaboración con el equipo de proyecto, determina las acciones requeridas para asegurar que el mensaje adecuado es comunicado a la audiencia adecuada y en el tiempo adecuado. 102