Traspaso de Plan General Contable 1990-2008
Cuestiones previas El Service Pack 22 de MTR Gestión incluye la adaptación del programa al nuevo Plan General Contable de 2008. En primer lugar, deberá instalarse el Service Pack 22 y posteriormente, cuando el usuario lo decida, se ejecutará el proceso de traspaso que se describe en este documento. Una de las principales características de MTR es el hecho de mantener en línea todos los ejercicios de una empresa. Todas las modificaciones realizadas han ido encaminadas a mantener esta característica de manera que no sea necesario abrir una nueva empresa para adaptarse al Plan General Contable de 2008. El cambio contable confeccionado por la Administración afecta fundamentalmente a tres aspectos: Cambios en los criterios de valoración. (del patrimonio, del inmovilizado, del inventario, etc.) Cambios en el Plan de cuentas. Cambios en el formato de las cuentas anuales. De los tres puntos anteriores los que implican cambios en el programa son el segundo y el tercero. En esta primera entrega (Service Pack 22) se dispone de un proceso de Traspaso que crea el nuevo plan de cuentas y traspasa el saldo de 2007 de las cuentas del plan antiguo a las correspondientes del nuevo plan 2008. Además, también se traspasan a las cuentas del nuevo PGC todos los movimientos realizados desde el 1 de enero de 2008. El traspaso relaciona automáticamente la mayor parte de las cuentas del PGC 1990 (plan antiguo) con las del nuevo Plan General Contable. Sin embargo hay una serie de cuentas que precisan de la intervención del usuario. Este deberá indicar manualmente las cuentas que,por su naturaleza el programa no puede decidir automáticamente. Se trata de cuentas como por ejemplo: 200 (Gastos de constitución), 201 (Gastos de primer establecimiento) y 202 (Gastos de ampliación de capital. Estas cuentas desaparecen del PGC, y en caso de tener saldo deben ser transferidas a una cuenta de Reservas (grupo 11) 217 (Derechos sobre bienes en régimen de arrendamiento financiero). Es decir, la cuenta en la que se inmovilizaba cualquier bien adquirido mediante LEASING. A partir de este momento se les deberá aplicar la cuenta que corresponda a la naturaleza del bien. Por tanto, a leasings sobre elementos de transporte les corresponderá ahora una cuenta 218. Si se trata de maquinaria les corresponderá una cuenta 213, etc. 272 (Gastos por intereses diferidos). Esta cuenta también desaparece y si tiene saldo debe traspasarse a la cuenta que corresponda para disminuir la deuda: una 17 de acreedores a largo plazo, o bien una 52 o una 400. Se trata en definitiva de cuentas que no tienen una equivalencia inequívoca para su traslado al nuevo Plan General Contable, y que precisarán de la intervención del responsable de la contabilidad de la empresa para decidir el destino de cada una de estas cuentas. 2
El proceso de traspaso se ha dotado de mecanismos que automaticen los programas extracontables del programa que tengan relación con cuentas contables. Un ejemplo son las fichas de ELEMENTOS AMORTIZABLES: Supongamos una cuenta 21700006, que decidimos destinar a una cuenta de elementos de transporte, la 21800006, entonces, si estuviéramos utilizando la gestión de inmovilizado de MTR y existiese una ficha de AMORTIZACIÓN con la 21700006, el programa cambiaría automáticamente en dicha ficha la cuenta 21700006 por la 21800006. Antes de realizar ninguna manipulación relacionada con el traspaso, le recomendamos encarecidamente que lea el resto de este documento. El traspaso debe ser preparado con detenimiento, cualquier error sólo podrá solventarse recuperando copia de seguridad de la empresa, por tanto, escoja el momento de mayor tranquilidad para realizarlo. Como podrá comprobar posteriormente, las modificaciones no implican ningún tipo de impacto para el usuario. Una vez realizado el traspaso APENAS NOTARÁ NINGÚN CAMBIO EN LA OPERATORIA y no precisará aprender nuevas formas de trabajo. Continuará disponiendo del mismo programa que hasta ahora con la única diferencia que las consultas contables anteriores a 31-12-2007, con el plan de cuentas PGC1990, le exigirán únicamente que pulse una tecla más. Primer paso: Instalación del nuevo Service Pack En primer lugar, instale el Service Pack 22. El proceso es el habitual. Consulte con nuestro personal si tiene alguna duda al respecto. Una vez hecha esta instalación no hay ningún cambio perceptible a simple vista, excepto la opción PGC 2008, ubicada en la barra de herramientas. La instalación del Service Pack, no implica que se disponga inmediatamente del nuevo Plan contable. No, hasta que se realice el proceso de traspaso. Este traspaso se debe realizar para cada una de las empresas que estén creadas en el programa y no necesariamente debe realizarse en el momento inmediatamente posterior a la instalación del Service Pack 22. Usted puede instalar el Service Pack 22 y seguir trabajando exactamente igual que hasta el momento, y no hacer el traspaso hasta que le convenga. Para el traspaso recomendamos escoger un momento de tranquilidad, en el que se pueda prestar atención exclusiva a dicho proceso. 3
Traspaso PGC 2008 Antes de empezar tenga en cuenta las siguientes consideraciones: Imprima el Balance de Situación y la cuenta de Resultados a 31-12-2007, con detalle de cuentas con movimientos (y sin detalle de clientes proveedores). Le será de utilidad tener esta información a mano en el momento de relacionar las cuentas que exigen intervención manual. Debe tener la empresa con el ejercicio 2007 abierto. En caso de que haya cerrado el ejercicio, vuelva abrirlo. Por último, y antes de empezar, realice una copia de seguridad de la empresa que vaya a traspasar con el método Enviar y Recibir Empresas!! Primero. Obtención de las cuentas que deben relacionarse manualmente Pulse sobre la opción PGC2008 y, después sobre TRASPASO. 4
Si el ejercicio 2007 está cerrado, aparecerá el siguiente mensaje: En tal caso, procederemos de nuevo abrirlo. Una vez abierto el ejercicio 2007, al pulsar de nuevo sobre la opción TRASPASO, aparecerá una pantalla como la que se reproduce a continuación. Por favor, léala atentamente. Después, marque He leído las advertencias para poder continuar. El programa comprobará si existe copia de seguridad del día. En caso contrario mostrará el siguiente mensaje: 5
En tal caso, sería necesario salir del programa de traspaso y realizar una copia de la empresa mediante el sistema ENVIAR RECIBIR EMPRESAS. Una vez obtenida dicha copia, iniciaremos de nuevo el proceso desde el principio hasta que aparezca la pantalla que se reproduce a continuación. Pulse sin reservas sobre el botón TRASPASAR. De momento sólo se iniciará un proceso de comprobación que finalizará con la pantalla que se reproduce seguidamente: 6
Observe la pantalla, y no pulse todavía sobre ninguno de los botones a pié de pantalla. Utilice la propiedad de scroll de la parte derecha de la pantalla, subiendo y bajando para ver la totalidad de las cuentas. En esta pantalla se evidencia que el programa dispone de una tabla de relaciones entre el PGC antiguo y el actual, y por lo tanto determina automáticamente a qué nueva cuenta le corresponde cada cuenta antigua. Sin embargo, existen una serie de cuentas que usted deberá informar manualmente. Se trata de : Cuentas que desaparecen como, por ejemplo la 200 ò la 272 Cuentas que debe indicarse manualmente por que no se puede determinar automáticamente su destino. Por ejemplo los leasings; ahora deben contabilizarse directamente sobre la cuenta de inmovilizado correspondiente. Si el leasing es de maquinaria, deberá ir a la cuenta de Maquinaria, si es un vehiculo, a Elementos de transporte, etc. Para analizar estas cuentas, y poder decidir con calma su destino, imprimiremos el listado que para tal fin se ha dispuesto. Pulse por tanto sobre el icono de la impresora que aparece en la parte inferior derecha de la pantalla, Pulse sobre ACEPTAR para obtener el listado, del que se reproduce un ejemplo en la página siguiente: 7
y después, cuando ya tenga el listado, cierre la pantalla de traspaso pulsando sobre el aspa de la parte superior derecha de la pantalla. Surgirá el siguiente mensaje: Pulse ACEPTAR. Aparecerá de nuevo la pantalla inicial: 8
Cierre el programa de traspaso pulsando sobre el aspa de la parte superior derecha. Es el momento de analizar y decidir el destino de cada una de la cuentas que aparecen el listado. Segundo. Realización del traspaso. Una vez decididas las relaciones de las cuentas que deben indicarse manualmente, realizaremos el traspaso propiamente dicho. Inicie de nuevo el proceso repitiendo todos los pasos hasta llegar de nuevo hasta la pantalla de relaciones: Pulse sucesivamente sobre cada una de las cuentas sin relación, de manera que al bajarla a la parte inferior de la pantalla pueda indicar la cuenta que le corresponda, cambiando su descripción si procede, y después pulse sobre el icono. Deberá actuar así con el resto de cuentas sin relacionar hasta el final. Ahora sí, ahora debe proceder hasta que relaciones TODAS las cuentas. Si interrumpe el proceso, será preciso recuperar la copia de seguridad y empezar de nuevo el proceso de traspaso. 9
Una vez contestadas todas las cuentas pendientes de asignar, el proceso acaba traspasando todos los movimientos que encuentra del ejercicio 2008, a las nuevas cuentas. Una vez finalizado el proceso de traspaso, aparecerá la pantalla de aviso que se reproduce a continuación. Al pulsar sobre el botón Aceptar, el programa se cerrará automáticamente y deberá volver a entrar de nuevo. 10
Es el momento de revisar cómo ha quedado el nuevo Plan de Cuentas. Seleccione Mantenimientos > Generales. Verá que ahora dispone del Plan de cuentas 1990 y del Plan de cuentas 2008. Este último es el nuevo PGC. Entre y revise el nuevo Plan de Cuentas: Es posible que en algún caso el programa no haya podido aplicar el Grupo de Balance que corresponda y lo haya incluido en uno provisional al que hemos designado ORDEN A. Por favor, proceda a asignarle el que le corresponda. Una vez revisado el Plan de Cuentas, cierre de nuevo el ejercicio y genere la correspondiente apertura. El programa está dispuesto para seguir realizando las tareas propias del año 2008. Si por alguna razón, precisara abrir de nuevo el ejercicio porque ha advertido que debe realizar una modificación en el 2007, hágalo sin ningún reparo. Proceda a realizar el asiento que precise y proceda de nuevo al cierre. El programa regularizará automáticamente cualquier cambio que realice. 11
Qué es lo que varía después del traspaso? La operatoria de MTR Gestión será la misma de siempre. Sólo advertirá algún cambio en los apartados de CONSULTA DE CUENTAS, ASIENTOS DESDE EXTRACTO y REGISTRO DE MOVIMIENTOS. Observe la pantalla de ALTA DE ASIENTOS que hemos reproducido a continuación. Es la misma de siempre con la única salvedad de un campo inicial en el que se ve el literal PGC2008. Con el ejercicio 2007 cerrado, el programa le mostrará siempre este literal, ya que obviamente sólo podrán generarse asientos con el nuevo Plan de Cuentas. En caso que se retrocediera el cierre del ejercicio, el programa permitiría escoger entre PGC 2008 y PGC 1990, según se quisiera realizar un asiento posterior a 1 de enero de 2008, o anterior a 31 de diciembre de 2007, respectivamente. Los mismos criterios deben aplicarse a la opción de ASIENTOS DESDE EXTRACTO de la que se ha reproducido un ejemplo en la página siguiente. 12
En cambio, en lo que respecta a la CONSULTA DE CUENTAS, el programa le permitirá siempre realizar consultas correspondientes al PGC de 1990 y al PGC de 2008. Deberá utilizar la primera modalidad para realizar consultas iguales o anteriores a 2007. Y la segunda modalidad para realizar consultas iguales o posteriores a 1 de enero de 2008. Por defecto, el programa le ofrecerá siempre la modalidad de 2008. En algunos casos, esta dualidad parecerá absurda. Así nos ocurrirá con cuentas como las de bancos, ya que su numeración no ha cambiado. Pero no debemos olvidar que ahora disponemos de dos ficheros de movimientos, y que cuando consultemos la cuenta 57200001 (por ejemplo), aunque no lo parezca, el programa estará apuntando a diferentes ficheros de la aplicación. Esta prestación nos permitirá consultas en línea de las cuentas que sí han cambiado. Por ejemplo una cuenta de elementos de transporte. En el plan antiguo su código es el 228, y en el nuevo el 218. Siempre podremos consultar un antes y un después, utilizando el campo PGC 1990 y PGC2008. 13
Véase una reproducción de una pantalla de consulta de cuentas. Dado que estamos en modalidad PGC 2008, únicamente visualizaremos los movimientos desde 1 de enero de 2008. Para consultar los anteriores habrá que indicar PGC 1990 en el campo PGC. En cambio en la CONSULTA DE BALANCES y de CUENTA DE RESULTADOS no deberemos realizar ninguna operatoria adicional. El programa nos dirigirá automáticamente a uno u otro Plan de Cuentas según la fecha que indiquemos. Por último, tener en cuenta que el programa habrá cambiado automáticamente las cuentas de todos los instrumentos extracontables como, por ejemplo, las FICHAS DE ELEMENTOS AMORTIZABLES. Reproducimos en primer lugar una pantalla correspondiente a un elemento amortizable tal y como está antes de proceder al TRASPASO. Obsérvense las cuentas de ADQUISICION, GASTO y AMORTIZACION. 14
Son las correspondientes al plan general de cuentas de 1990 Ahora bien, una vez realizado el traspaso, las cuentas de este mismo elemento amortizable quedarán cambiadas automáticamente con las correspondientes a la nueva legislación. Véase el ejemplo reproducido en la página siguiente. El programa procederá igualmente con el resto de apartados del programa, como por ejemplo las cuentas de ventas y compras de ARTICULOS, y las cuentas informadas en CUENTAS DE INTEGRACION. 15
Nota En un Service Pack próximo, del que se informará puntualmente, se suministrarán las nuevas CUENTAS ANUALES, que serán necesarias en el cierre del ejercicio del 2008. Pero su cumplimentación no se precisará antes de mediados de enero del 2009. 16