ADRIAN BEDOYA CANO ALCALDE MUNICIPAL SANTUARIO RISARALDA DICIEMBRED DE 2014 2014 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL ALCALDIA DE SANTUARIO RISARALDA
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL MUNICIPIO DE SANTUARIO RISARALDA RESOLUCIÓN NÚMERO: 1-10-10-510-350 por medio de la cual se adopta el programa de gestión documental. FECHA: 17 de diciembre de 2014, ARCHIVO MUNICIPAL 2014
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL MISIÓN: La administración municipal de Santuario en el marco de la gestión pública eficiente, con equipo humano idóneo y comprometido y con participación ciudadana, se empodera integralmente de las políticas públicas para hacer de Santuario un Municipio con mejor capacidad de respuesta frente a la dinámica socioeconómica que demanda mejores oportunidades para la población, el territorio y sus recursos. VISION; En el año 2022, SANTUARIO ES POLO SUBREGIONAL DE RISARALDA y con cuatro grandes fortalezas: Capital humano integral, Productividad agropecuaria, Turística y agroindustrial sostenible en un territorio de paz y bienestar psicosocial de sus pobladores. OBJETIVO: Normalizar de forma sistemática. El programa de gestión documental para orientar a las dependencias y hacer más eficiente su implantación en la Alcaldía Municipal OBJETIVOS ESPECIFICOS; Son los objetivos de cada uno de los ejes concatenados con los programas, metas e indicadores de resultados. COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ALCANCES DEL PGD: Permitir tener una visión exacta y completa de las políticas, funciones, programas, y servicios de la institución Garantizar el flujo de disposición de la información en forma ágil y oportuna Normalizar todas las fases del documento: Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Consulta, Retención, Almacenamiento, Recuperación, Preservación y Disposición final (eliminación o conservación) FASES DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Organización de los Archivos de Gestión Organización del Archivo General del Municipio Transferencias Documentales al Archivo Central
DIRECCION DEL PROGRAMA Preservar la memoria colectiva como fundamento para la construcción de identidad local Apelar a la memoria colectiva para la comprensión de los procesos, y la reconstrucción de los anhelos y esperanzas La guía de cada proyecto será el pensamiento y la acción, por el sentido de Responsabilidad histórica hacia los antepasados, generaciones presentes y futuras VALORES: QUE SON LOS VALORES? Atributos o cualidades nuestras y de los demás, por cuanto posibilitan la construcción de una convivencia gratificante en el marco de la dignidad humana. 1-COMPROMISO: Obligación contraída, palabra dada, fe empeñada. Palabra que se da uno mismo para hacer algo. Disposición para asumir como propios los objetivos estratégicos de la organización a la cual se pertenece. 2-COLABORACION: Acción y efecto de trabajar en común con otra persona u otras personas. Contribuir para el logro de un fin. Ayudar a otra u otras personas en su trabajo en el logro de sus fines. 3-RESPONSABILIDAD: Obligación de responder por los propios actos. Capacidad para reconocer y hacerse cargo de las consecuencias de las propias acciones 4-EFICIENCIA: Virtud y facultad de lograr un efecto determinado. Capacidad de acción para lograr un propósito con el menor uso de energía o recursos. 5-HONESTIDAD: Moderación en la persona, las acciones o las palabras. Actitud para actuar con honradez y decencia. 6-TRABAJO EN EQUIPO: Entendemos que somos un equipo y que por lo tanto los resultados finales nos competen a todos los integrantes.
7- SENTIDO DE PERTENENCIA: Hecho o circunstancia de formar parte de un conjunto, como una clase, un grupo, una comunidad, una institución, etc. 8.HONRADEZ: Rectitud de ánimo, integridad en el obrar. 9-RESPETO: Miramiento, consideración, deferencia del otro. Reconocimiento de la legitimidad del otro para ser distinto a uno. 10-CUMPLIMIENTO: Acción y efecto de cumplir o cumplirse. Perfección en el modo de obrar o de hacer algo. QUE SON LOS PRINCIPIOS ETICOS? Son las creencias básicas sobre la forma correcta como debemos relacionarnos con los otros y con el mundo, desde las cuales se erige el sistema de valores éticos al cual la persona o el grupo se adscriben. Los bienes públicos son sagrados La función primordial del servidor público es servir a la ciudadanía El interés general prevalece sobre el interés particular Es imperativo de la función pública el cuidado de la vida en todas sus formas La finalidad del estado es el mejoramiento de las condiciones de vida de toda la población. PRINCIPIOS DE CALIDAD Ética Humana Trabajar por la dignidad y autonomía del individuo como valor central y promover la responsabilidad ética en el ejercicio de sus libertades hasta donde ellas afectan a la sociedad. Responsabilidad Social Articular esfuerzos solidarios para saltar de la filantropía a la responsabilidad social como oportunidad para mejorar el entorno con el sector productivo, las organizaciones sociales, la sociedad civil, la academia y cooperación internacional.
Responsabilidad Ciudadana Recuperación del civismo, la cooperación, colaboración y sentido de responsabilidad para facilitar la transformación positiva individual y colectiva a favor de la familia y el Municipio. Valor Público Gestión encaminada a la satisfacción de las necesidades y preferencias de la ciudadanía, cuyo valor agregado es el valor público, reconocido por los beneficiarios en el sentido de transformar de manera positiva y con satisfacción, su estado inicial de vida. OBJETIVOS DE CALIDAD Aumentar la eficiencia en el recaudo y la ejecución de los recursos en los diferentes planes, programas y proyectos. Fortalecer la participación comunitaria para la toma de decisiones económicas y sociales de la administración municipal. Aumentar la satisfacción de la comunidad en la prestación de servicios. Garantizar la calidad intrínseca de los productos y/o servicios adquiridos y/o entregados a los clientes. Elevar el nivel de competencia de los servidores públicos de la Administración Municipal. Cumplir con los requisitos establecidos en la norma (NTC-GP 1000:2009) para mejorar la prestación de los servicios. Mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos. Planear y ejecutar acciones que contribuyan al manejo adecuado de los recursos financieros, físicos, tecnológicos y ambientales, para facilitar la gestión por procesos del Municipio de Santuario Risaralda
Diseñar e implementar programas de mejoramiento continuo que promuevan y estimulen las competencias de los funcionarios de la Alcaldía del Municipio de Santuario Risaralda, de acuerdo al perfil que se requiere en cada puesto de trabajo. Mejorar continuamente los procesos institucionales con el fin de atender las necesidades del entorno y la integración de los requisitos del S.G.C y el MECI
1. ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 1.1 ANTECEDENTES En Colombia, el Reglamento General de Archivos acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación, contemplo el término de gestión de documentos y desarrollo el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización de archivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoración documental, transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos En 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su publicación Gestión documental bases para la elaboración de un programa, brinda algunos lineamientos generales para la implementación de un programa de gestión documental. Con la Ley 594 de 2000 ley general de archivos, el tema de la gestión documental queda consignado en el Título V, articulo 21 al 26, en los que se establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión documental, se señalan los procesos archivísticos, la formación de archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad de las tablas de retención, la reglamentación de los documentos contables, notariales y otros y la obligación de los inventarios documentales. En las normas complementarias a la Ley 594 de 2000, ley general de archivos, se continua con la formulación de la política archivística nacional, la reglamentación de metodologías para la organización, conservación y difusión de los documentos, el desarrollo de elementos técnicos normativos del Sistema Nacional de Archivos, la sensibilización y regulación sobre la importancia de los archivos para la administración y la cultura, así como, la conservación y preservación del patrimonio documental. La administración municipal de Santuario Risaralda, con su decreto 046 de 2007 la creación del consejo Municipal de Archivos, inició su gestión en la implementación y cumplimiento de la ley general de archivos y sus avances han sido graduales; hoy por hoy se tienen las tablas de retención implementadas con sus respectivos procedimientos, y el archivo central con la infraestructura adecuada junto con los equipos, herramientas y materiales necesarios. En este sentido se puede concluir que el municipio de Santuario Risaralda cuenta con un sistema general de archivos adecuado pero se hace necesario circunscribirlo en un Programa de Gestión Documental (PGD) que agrupe y consolide todos los procesos y procedimientos archivísticos
1.2 JUSTIFICACIÓN Teniendo en cuenta que: el artículo 2 de la ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) estipula fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999; que el artículo 4 de Ley 594 de 2000, sobre los principios generales que rigen la función archivística, señala en el literal h) Modernización, el Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos; así mismo el articulo 21 de la ley 594 de 2000 que establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos No obstante lo anterior en cuanto a la existencia de un marco normativo y técnico o metodológico en materia de gestión documental, hace falta la identificación sistemática de los Procesos y actividades inmersos en la implementación de un programa de gestión documental, carencia que se constituye en un factor de riesgo para las entidades, que pueden recurrir a falsas soluciones de tipo automatizado, ya sea por desconocimiento o falta de articulación de los procesos archivísticos con el marco normativo. Ante esta situación el Gobierno Nacional con la asesoría del Archivo General de la Nación de Colombia debe propender porque los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas estén organizados, conforme a los principios y procesos archivísticos estableciendo directrices básicas para la elaboración e implementación de programas de gestión documental, que racionalicen el uso de recursos destinados a espacios, muebles, equipos y tecnologías en los archivos. Es así como la Administración Municipal quiere dar ese paso para el cumplimiento a la normatividad vigente con la implementación de un programa de Gestión Documental como herramienta para avanzar en los procesos
1.3. ESTRUCTURA ARCHIVISTICA En el municipio de Santuario Risaralda, tiene bajo la dirección de la secretaria de gobierno la de coordinar los procesos de atencion al usuario, correspondencia y gestión documental que garanticen la comunicación eficaz y oportuna, así como el registro, flujo y protección de la información, oficial, cumple con las siguientes funciones: 1. Guardar y custodiar los documentos propios de cada secretaria, con el fin de que no se dañen, extravíen o se altere la información que en ellos se encuentren contenida. 2. Planificar, coordinar y dirigir las actividades de clasificación, ordenamiento y movilización de documentos. 3. Velar por la perfecta conservación de los documentos en existencia de los archivos de la secretaria. 4. Proponer métodos, técnicas y procedimientos que permitan mejorar la eficiencia en el archivo de documentos. 5. Asegura que los documentos asignados a las diferentes secciones de la unidad sean revisados, clasificados y organizados mediante técnicas adecuadas con el fin de archivarlos y custodiar los originales correctos. 6. Autorizar, supervisar y controlar los préstamos y reintegros de los documentos de archivos. 7. Asegurarse de la correcta actualización y automatización del archivo virtual. 8. Proponer proyectos de mejora continua, enfocados al mantenimiento, actualización y corrección aplicable de métodos de archivo. 9. Coordinar con la unidad de planeación la evaluación de la gestión, la elaboración plan operativo 10. Ejecutar con efectividad en tiempo y forma la implementación de todos los planes operativos y sus funciones inherentes al área. 11. Controlar y hacer seguimiento al cumplimiento de las normas y procedimiento establecidos en materia de gestión documental. 1.3.1. GRUPO INTERNO DE TRABAJO En la actualidad se cuenta con auxiliar administrativo, como técnico de archivo. en el manejo del archivo y una auxiliar administrativo con la oficina de atencion al ciudadano, o ventanilla única.
1.4. HERRAMIENTAS PARA LA GESTION DOCUMENTAL Normas existentes al interior de la entidad. Que teniendo en cuenta la nueva normatividad la conformación del comité interno de archivo de que trata el artículo 3 del presente decreto No 1-30-20-245-040 del 2 de diciembre de 2014, está conformado de la siguiente forma. ARTÍCULO TERCERO: El mencionado Comité Interno de archivo estará constituido por: 1. El Secretario de Gobierno (secretario de despacho) o su delegado quien lo presidirá 2. El jefe o responsable del Archivo o del Sistema de Archivos (el técnico de archivo) de la entidad, quien actuará como secretario técnico. 3. El Jefe (secretario de despacho) de la Oficina de Planeación. 4. El Jefe (secretario de despacho) de la Oficina de Hacienda. 5. El Jefe (asesor) de la Oficina de Control Interno, quien tendrá voz pero no voto, o quien haga sus veces. 6. El técnico operativo agropecuario. 7. El técnico administrativo (programas sociales). Podrán asistir como invitados, con voz pero sin voto, funcionarios o particulares que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comité (funcionario de otras dependencias de la entidad, especialistas, historiadores o usuarios externos entre otros). En la entidad donde no existen taxativamente los cargos mencionados, integrarán el Comité Interno de Archivo quienes desempeñen funciones afines o similares. ARTICULO CUARTO: El Comité Interno de archivo cumplirá las siguientes funciones: 1. Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la normatividad archivística. 2. Aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad. 3. Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental de la entidad y enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de Archivos para convalidación y al Archivo general de la Nación Jorge palacios Preciado para su registro. 4. Responder por el registro de las tablas de retención documental o tablas de valoración documental en el registro único de series documentales que para el efecto cree el Archivo General de la Nación.
5. Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística de la entidad, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la información en la gestión de documentos electrónicos de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y del Código Contencioso Administrativo. 6. Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos presentado por el área de archivo de la respectiva entidad. 7. Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los documentos contra diferentes riesgos. 8. Revisar e interpretar la normatividad archivista que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y los Archivos generales territoriales y adoptar las decisiones que permitan su implementación al interior de la respectiva entidad, respetando siempre los principios archivísticos. 9. Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información en la entidad teniendo en cuenta su impacto sobre la función archivísticas interna y la gestión documental. 10. Aprobar el programa de gestión documental de la entidad. 11. Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos que requiera la entidad para el desarrollo de sus funciones y procesos. 12. Acompañar la implementación del Gobierno en Línea de la entidad en lo referente a al impacto de este sobre la gestión documental y de información. 13. Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional de Archivos, propuestas relacionadas con el mejoramiento de la función archivística. 14. Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y proponer ajustes que faciliten la gestión de documentos e información, tanto en formato físico como electrónico. 15. Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e internacionales que contribuyan a mejorar la gestión documental de la entidad. 16. Consignar sus decisiones en actas que deberán servir de respaldo de las deliberaciones y determinaciones tomadas. 17. Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental, en los aspectos relativos a la gestión documental. PARAGRAFO: PARAGRAFO. Las entidades públicas deberán ceñirse a los lineamientos y políticas del Ministerio de Tecnologías de la información y las comunicaciones en lo concerniente con el uso de tecnologías, gobierno
en línea, la iniciativa cero papel, y demás aspectos de competencia de este ministerio. 1.5 OBJETIVOS 1.5.1 OBJETIVO GENERAL Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar a las entidades y hacer más eficiente su implantación. 1.5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Definir el Programa de Gestión Documental (PGD), en términos de procesos durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos aplicables. Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y los procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en la Alcaldía. Poner al servicio de la comunidad y de los servidores públicos los servicios archivísticos de la Administración Central.
2. CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 2.1 MARCO LEGAL Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de,manera apropiada es necesario, que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad. A continuación se señalan las normas de carácter general relacionadas con la gestión documental: Constitución Política de Colombia. Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones. ARTICULO 2, literal d) de la ley 80 de 1989, el archivo general de la Nación tiene como función formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con el plan nacional de desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del sistema nacional de archivos. Ley 527 de 1999. Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, de comercio electrónico y de las firmas digitales y en virtud del principio de equivalencia funcional, le otorga el mensaje de datos la calidad de prueba, dando lugar a que el mensaje de datos se encuentre en igualdad de condiciones en un litigio o discusión jurídica. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. El articulo 5 define el sistema nacional de archivos como el conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogeneización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos y los siguientes artículos, articulo 6, articulo 21, art 22, art 25, art 26. Ley 1341 del 30 de julio de 2009, define los principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y envió de mensajes las comunicaciones-tic, en especial el principio orientador de neutralidad tecnológica. Que las tecnologías de la información y la comunicación, están modificando las prácticas y formas de gestionar los documentos en las entidades públicas, lo cual tiene efectos sobre el patrimonio documental del país. Ley 1437 de 2011 : En el capítulo cuarto del título III, regula aspectos relacionados con el uso de medios electrónico, su validez y fuerza probatoria, así
como sobre el expediente y archivo electrónico, su validez y fuerza probatoria así como sobre el expediente y archivos electrónicos los cuales tienen incidencia en el desarrollo de la política archivística para todas las entidades del estado y por lo tanto, tienen aplicación en el sistema nacional de archivos. Capítulo IV de la ley 1437 de 2011, autorizan la utilización de medios electrónicos en el proceso administrativo en particular en lo referente al documento público en medios electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de recepción y envió de mensajes de datos, así como la ley 527 de 19999 en sus artículos 6 y 9, los cuales se enmarcan dentro de las responsabilidades que le competen al archivo general de la nación como ente rector de la política archivística del estado. Decreto ley 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública, establece en los artículos 4 y 14 el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones y en particular el uso de medios electrónicos como elemento necesario en la optimización de los trámites ante la administración pública. Ley 1564 de 2012, por medio de la cual se expide el Código general del proceso y se dictan otras disposiciones en todas las actuaciones de la gestión y tramites de los procesos judiciales, así como en la formacion y archivo de los expedientes. Otras aplicables: Ley 80 de 1989. Se crea el archivo general de la nación de Colombia. Ley 80 de 1993. (artículo 39 y 55 ) estatuto de contratación pública. Ley 4 de 1913, obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventarios de los documentos y los archivos. Ley 47 de 1920. Sobre protección del patrimonio documental y artístico. Ley 45 de 1923.(articulo 99. Sobre conservación de documentos bancarios. Ley 40 de 1932: sobre registros y reformas civiles de las personas. Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural. Ley 163 de 1959. Sobre protección patrimonio cultural.
Ley 39 de 1981. Sobre microfilmación y certificación de archivos. Ley 23 de 1981. Regula archivos de las historias clínicas. Ley 23 de 1982. Sobre derechos de autor. Ley 57 de 1985. Sobre publicidad y acceso a los documentos publicos. Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de los bienes culturales. Ley 6 de 1982. (art 74) Uso y valor probatorio al disco óptico en documentos tributarios. Ley 31 de 1992 (arts. 54-55). Publicidad, reserva y conservación documentos Banco de la Republica. Ley 44 de 1993: sobre derechos de autor, funcionarios publicos. Ley 136 de 1994. Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y funcionamiento de los municipios. Ley 270 de 1996. Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologías en la administración de justicia (art 95) Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, de comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 610 de 2000. Responsabilidad fiscal (art 20 reserva y expedición de copias.arts. 60 boletín de responsabilidades fiscales. Ley 640 de 2001. Conciliación ante servidores publicos (art 15, archivo y constancia, actas y antecedentes de audiencias de conciliación. Ley 734 de 2002. Código disciplinario único( art 34 numeral 1,5 y 22 art 35 numeral 8,13 y 21) Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único Artículo 34 1. DEBERES. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario,
los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido.no.8 omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del estatuto orgánico del sistema financiero ( art 22) Ley 951 de 2005. Acta de informe de gestión. ( Proceso de entrega y recepción de los asuntos y recursos publicos del estado colombiano, al término inicio del ejercicio de un cargo público.. Ley 962 de 2005. Anti tramites (arts. 3, inciso 3 acceso a los registros y archivos de la administración publica en los términos previstos por la constitución y las leyes) y art 28 Ley 975 de 2005. Ley de justicia y paz. (Capitulo X conservación de archivos arts. 56 deber de memoria, arts. medidas de preservación de los archivos. Arts. Medidas para facilitar el acceso a los archivos. Ley 1105 de 2006. Modifica el decreto ley 254 de 2000. Régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional arts. 25 parágrafo 1 archivo de procesos y reclamación de soportes. DECRETOS DECRETO LEY 019 DE 2012.
Decreto 2527 de 1950. Autoriza el uso de microfilme en los archivos y les da valor probatorio Decreto 3354 de 1954: prohíbe la adulteración, recorte y doblez de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos microfilmados Decreto 264 de 1963; Reglamenta la ley 163 de 1959 defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico, monumentos. Decreto 960 de 1970: estatuto notarial (artículos 106, 107, 113, 114 y 115) Decreto 2274 de 1988: inventario patrimonio documental y facultad de inspección a los archivos (artículo 1 a 5) Decreto 624 de 1989; Uso de medios magnéticos en la información tributaria. (articulo 633) Decreto 2620 de 1993: Reglamenta el procedimiento para la utilización de medios tecnológicos adecuados para conservar los archivos de los comerciales Decreto 856 de 1994. Libro y archivo del registro único de proponentes (artículo 11) Decreto 1584 de 1994. Documentación y información estrictamente indispensable parágrafo. Conservación de documentos registro proponentes cámara de comercio. Decreto 1382 de 1995. Tablas de retención documental y Transferencias al archivo General de la nación por entidades del orden nacional del sector central de la rama ejecutiva. Obligatoriedad de la presentación de las T.R.D. Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticación de documentos originales y uso de ellos, prohíbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder, prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares. Autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos( artículos 1, 13,16,18,18,19 y 29 ). Decreto 1748 de 1995. Archivos laborales informáticos.(artículos 1,47, 49 y 62). Decreto 998 de 1997. Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos del orden nacional del sector de la rama ejecutiva.
Decreto 1474 de 1997. Certificaciones laborales de empleadores (articulo 9 información laboral empleados). Decreto 190 de 2003.Trglamenta parcialmente la ley 790 de 2002, articulo 11, archivo documentos y actuaciones a que se hace referencia capitulo II, reconocimiento económico para la rehabilitación profesional y tecnica. Decreto 3666 de 2004. Por medio de la cual se consagra el día nacional de los archivos. Decreto 2578 del 13 de diciembre de 2012. : Por el cual se reglamenta el sistema nacional de archivos, se establece la red nacional de archivos, se deroga el decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del estado. Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012. Por el cual se reglamenta el título V de la ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del estado. Decreto 2482 del 3 de diciembre de 2012. Del 3 de diciembre de 2012, por el cual se establecen los lineamientos generales para integración de la planeación y la gestión. Tiene como adoptar el modelo integrado de planeación y gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación, el cual incluye políticas de desarrollo administrativo de la gestión documental del estado. CIRCULARES CIRCULAR EXTERNA No 005 de 2011. Prohibición para enviar los originales de documentos de archivo a otro tipo de unidades de información. Circular externa No 006 de 2011. Entrega de los archivos físicos y electrónicos con ocasión del cambio de administración de las entidades territoriales. Circular externa No 001 de 2011. Protección de archivos de la ola invernal. Circular 01 de 2012. Circular 02 de 2012. Circular 003 de 2012. Circular 004 de 2012. Circular 005 de 2012. Acuerdo No 007 de 1994, Reglamento General de Archivos.
Artículo 18, crea el comité evaluador de documentos, determina su integración y le fija la función principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos. Artículo 23, valoración documental. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención Documental a partir de su valoración. Artículo 25,: eliminación de documentos que se entiende como la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico. Acuerdo No 04 de 2013 Acuerdo No 05 de 2013. Acuerdo No 09 de 1995. Reglamenta la presentación de las T.R.D. Acuerdo No 12 de 1995. Por el cual se modifica la parte I del acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 reglamento general de archivos. Órganos de dirección coordinación y asesoría. Acuerdo No 09 de 1997. Reglamenta el procedimiento para la evaluación de TRD. Acuerdo No 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos. Acuerdo No 16 de 2002. Sobre el manejo de archivos publicos de las cámaras de comercio. Acuerdo No 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y la aplicación de las TRD en desarrollo del artículo 24 de la ley general de archivos. Acuerdo No 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden, fusionen supriman o privaticen. Acuerdo No 042 de 2002. Por la cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas. Acuerdo No 047 de 2000. Acceso de los documentos de archivo, restricciones por razones de conservación. Acuerdo No 048 de 2000. Conservación preventiva conservación y restauración documental. Acuerdo No 049 de 2000. Condiciones de edificios y locales destinados a archivos. Acuerdo No 050 de 2000. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. Acuerdo No 056 de 2000. Requisitos para consulta y acceso a los documentos de archivo. Acuerdo No 037 de 2002. Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de depósito custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo. Acuerdo 060 de 2001. Artículos, 3, 5, 8, 10,11 y 12 sobre las unidades de correspondencia radicación y control de comunicaciones recibidas y enviadas.
Circular AGN. N0. 1 DE 1997. Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre Archivos en Colombia. Circular AGN No. 2 de 1997. Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas tecnologías en los Archivos Públicos. NTC 1673. Papel y cartón papel para escribir e imprimir. NTC 3723. Micrografía Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Técnica de operación. NTC 4080 Micrografía símbolos gráficos para su en microfilm con su significado.aplicación y localización. Clasificación de microfilmes. NTC 4436. Papel para documentos de archivo. Requisitos para permanencia y durabilidad. NTC 5174: Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata. NTC 5238: Micrografía microfilmación de series. Procedimientos de operación. Decreto 046 del 14 de febrero de 2007. Por el cual se crea y organiza el consejo municipal de archivos del Municipio de Santuario Risaralda. Resolucion 1-30-20-510-089 de diciembre 30 de 2009 por la cual se expide el reglamento interno de correspondencia y archivo de la alcaldía de Santuario Rda. Acuerdo 01 de octubre 17 de 2009. Por el cual se crea el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General del Municipio de Santuario Risaralda. Resolución 046 del 25 de febrero de 2004, por medio de la cual se crea el comité de archivo. Decreto 1-30-20-245-040 del 2 de septiembre de 2014, por medio de la cual se crea el comité de archivo. Resolución 1-10-10-510-350 del 17 de diciembre del 2014, por medio de la cual se adopta el programa de gestión documental. Decreto 46 del 14 de septiembre de 2007, por medio de la cual se crea el consejo territorial municipal de archivo.
Acta de consejo Departamental de archivo, del 16 de febrero de 2005, por medio de la cual se analizaron las Tablas de Retención Documental Acta del Comité Municipal de archivo: del 20 de agosto de 2004, por medio de la cual se crean y adoptan las tablas de Retención Documental. Acuerdo 1, de octubre 17 de 2009, Por medio de la cual se crea y conforma el comité evaluador de documentos Acuerdo No 023 del 2010: Por medio del cual se crea la oficina General y correspondencia de la alcaldía de Santuario Risaralda. 2.1.2 ASPECTOS DE PLANEACIÓN Diagnóstico: El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental, obedece a un plan de acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva, contempla la identificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la gestión de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan las políticas generales de la gestión documental en cada organización (Comité de Archivo, Acuerdo AGN 012 de 1995) y un conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentación. Para realizar este diagnóstico las entidades podrán retomar o actualizar los aspectos metodológicos relacionados con las etapas de investigación preliminar sobre la institución y análisis e interpretación de la información recolectada, las cuales fueron desarrolladas en el proceso de elaboración de las tablas de retención documental y de las tablas de valoración documental en los casos en que haya sido abordado dicho proceso. Requisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, con compilación de formas o formatos regulados, manual de funciones y tablas de retención documental, tablas de valoración documental (hay que actualizarlas y adoptarlas. Proyectado para 2015) adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia. Para ello, se cumplen con las siguientes condiciones: Centralizado la recepción y envío de los documentos. Definido los procedimientos de distribución de documentos internos y externos.
Aprobadas por el Consejo Municipal de Archivo las Tablas de Retención Documental Contamos con el Comité de Archivo respectivo el cual deberá tener definido su reglamento y funciones. Disponer de un manual de Archivos para la entidad, basado en el reglamento general de archivos del AGN y demás normas complementarias, que garantice el cumplimiento de al menos los siguientes aspectos: Fases de formación del archivo, control sobre la entrada y salida de los documentos, acceso a los documentos, ordenación y descripción de los fondos de archivo, conservación de documentos, adopción de las normas técnicas colombianas que se hayan establecido en materia de archivos y documentos, existencia de la coordinación de función archivística dentro de la estructura administrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000, participación de la dependencia en los comités internos relacionados con la definición de procesos y procedimientos, gestión de calidad, y comités de informática entre otros. Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones: La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección. Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad (centralizado). Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros, la tecnología, el desarrollo organizacional y el presupuesto. El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor. La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental y la organización de los archivos, además formación en el área de la auditoria de información y manejo de procesos.
Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo 2.1.3 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2.1.3.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión Documental como el Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como : Producción, recepción, distribución, trámite, organización consulta, conservación y disposición final de los documentos. Con la implantación de un programa de gestión documental se pretende alcanzar los siguientes objetivos: Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental. Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente. Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia
2.1.3.2.OBJETIVOS CODIGO POSTAL Área Urbana No 663001 - Zona Rural 663007 y 663008 mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documento Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura. Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos como lenguaje para el funcionamiento de los elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyo decisivo para la transferencia y control de la gestión, garantía de los derechos individuales y colectivos. Facilitar la recuperacion de la información rápida y oportuna. Mejorar la racionalización del papel y control de producción de documentos y tramites administrativos y normalizar los modelos y formatos para la producción de documentos. Optimizar los recursos disponibles. Simplificar trámites Modernización administrativa.. Regular el manejo y organización de los sistemas de archivos teniendo en cuenta la finalidad responsabilidad, confidencialidad, seguridad y acceso
Para el cumplimiento de los objetivos de archivo, se debe tener un programa de capacitación a los funcionarios que les permita implementar los aspectos de gestión documental y organización de los archivos y manejo de procesos, así como tener una buena infraestructura que debe reunir las condiciones mínimas adecuadas para el funcionamiento siguiendo las recomendaciones del Archivo general de la nación en relación con las características arquitectónicas, medio ambientales, espacios, distribución, área de ubicación, mobiliario y equipos, 2.1.3.3.PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS -PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, este principio determina organicidad de un archivo. Este principio lleva a la precaución de no establecer expedientes para agrupar sus partes en forma temática. -PRINCIPIO DE ORDEN ORIIGINAL Hace referencia al orden que conservan los documentos dentro de cada serie de acuerdo con la secuencia en que se originó el expediente y el orden en que se dieron los documentos que materializan las actuaciones y diligencias propias de un trámite administrativo. PROCESOS ARCHIVISTICOS Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre si y se desarrollaran en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de gestión, archivo central y archivo histórico.)
Recepción y producción Distribución Consulta Disposición final Organización
2.1.3.4. PRINCIPIOS DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL La gestión documental en toda la administración pública se regirá por los siguientes principios: A- Planeación: La creación de los documentos debes estar precedida del análisis legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no un documento. B- Eficiencia: Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso. C- Economía: Las entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados de la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística. D- Control y seguimiento: Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida. E- Oportunidad: Las entidades deberán implementar mecanismos que garanticen que los documentos están disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos. F- Transparencia: Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados publicos. G- Disponibilidad: Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creación. H- Agrupación: Los documentos del archivo deben ser agrupados n clases o categorías (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite. I- Vínculos archivísticos: Los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido de forma que se facilite su gestión como conjunto. J- Protección del medio ambiente: Las entidades deben evitar la producción de documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones legales o de preservación histórica dada la longevidad del papel como medio de registro de información. K- Autoevaluación: tanto el sistema de gestión documental como el programa correspondiente serán evaluados regularmente por cada una de las dependencias de la entidad. L- Coordinación y acceso: Las areas funcionales actuaran coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para
garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos. M- Cultura archivística: Los funcionarios que dirigen las areas funcionales colaboraran en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución. N- Modernización: La alta dirección junto con el archivo institucional propiciará el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello en el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones. O- Interoperabilidad: Las entidades públicas deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información. Así como la habilidad de los sistemas (computadoras, medios de comunicación, redes, software y otros componentes de tecnología de la información) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con su método definido, con el fin de obtener los resultados esperados. P- Orientación al ciudadano: El ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades, debe ser una premisa de las entidades del estado.( marco de interoperabilidad para el gobierno en línea.) Q- Neutralidad tecnológica: El estado garantizara la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normatividad de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen tecnologías de la información y las comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible. R- Protección de la información y los datos: Las entidades públicas deben garantizar la protección de la información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión documental. 2.1.4 CONSIDERACIONES BÁSICAS Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los siguientes aspectos: Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración.