Funciones automáticas de Word Función Autocompletar La función Autocompletar proporciona la oportunidad de insertar elementos completos, como fechas y entradas de Autotexto, con tan sólo escribir varios caracteres identificativos. Para utilizar la función autocompletar, se deben escribir los primeros caracteres de un elemento. Por ejemplo, al comenzar a escribir la fecha actual, Word sugiere el elemento completo, como se muestra y se deberá presionar la tecla E para aceptarlo o seguir escribiendo para rechazarlo. Otros elementos que se pueden completar automáticamente son: un día de la semana, un mes, el nombre del usuario y elementos de Autotexto. Para activar o desactivar la función autocompletar, se debe seleccionar la opción Autotexto del menú Insertar y, a continuación, escoger la opción Autotexto. En la ficha Autotexto que se despliega, se debe activar o desactivar la casilla de verificación Mostrar sugerencia de Autocompletar para Autotexto y fechas. En dicha ficha se podrán agregar nuevos elementos de autotexto. Para esto se debe escribir el texto en el cuadro Elemento de Autotexto, el que aparecerá en el cuadro Vista previa de la parte inferior y posteriormente seleccionar el botón Agregar. Para cambiar el nombre a un elemento de Autotexto existente, se lo debe seleccionar en la lista, posteriormente escribir un nuevo nombre y, a continuación, seleccionar el botón Agregar. Para eliminarlo se debe seleccionar el botón Eliminar. Para insertar un elemento de Autotexto mientras se escribe en el documento, se deben escribir los primeros caracteres del nombre y después presionar la tecla #, de esta manera Word lo autocompletará. Guía del Usuario Página 175
Así mismo se pueden insertar elementos de autotexto seleccionándolos de las categorías desplegadas a través de la opción Atoformato del menú Insertar Función Autoformato La función Autoformato, permite aplicar automáticamente formato a títulos, listas numeradas y de viñetas, bordes, números, símbolos, etc., mientras se escribe un documento. Por ejemplo autoformato permite que cuando se escribe un asterisco (*) seguido inmediatamente de texto y otro asterisco, como por ejemplo: La *tarde lluviosa*, se aplique el estilo de carácter de negrita al texto entre asteriscos. Otro ejemplo sería cuando se escribe un signo de más (+) seguido de una serie de guiones, otro signo de más, etc., y luego se presiona la tecla E, como por ejemplo: +---+---+---+ E, se inserte una tabla, donde el signo más se convierte en los bordes de las columnas y el número de guiones determina el ancho de las mismas. Para controlar los cambios que realiza automáticamente Word mientras se escribe, seleccionar la opción Autocorrección del menú Herramientas, y posteriormente escoger la ficha Autoformato mientras escribe. En la misma se deben activar o desactivar las opciones que se desee. Dentro de la sección Aplicar se deben seleccionar los elementos del documento a los que se desee que Word aplique los estilos automáticamente mientras se escribe. Por ejemplo la opción Título (activa) aplica automáticamente los estilos Título 1 a Título 9 a los títulos, como lo pueden ser los títulos de los esquemas o de los documentos de carácter legal. En la sección Reemplazar se deben seleccionar los símbolos, caracteres o elementos especiales a los que se desee que Word reemplace o aplique formato automáticamente mientras se escribe. Por ejemplo cambiar las comillas normales por comillas tipográficas si dicha opción se encuentra activa. En la sección Mientras escribe, automáticamente se puede especificar que se repita automáticamente el formato de carácter aplicado al principio de un elemento de una lista. Por ejemplo, si la primera palabra o frase de un elemento de Página 176 Guía del Usuario
lista está en negrita, Word aplicará automáticamente el formato de negrita a la primera palabra o frase del siguiente elemento de la lista. También se puede especificar que se creen nuevos estilos de párrafo basándose en el formato manual que se haya aplicado en el documento. Posteriormente pueden aplicarse estos estilos en el documento para ahorrar tiempo y dar a los documentos un "aspecto" homogéneo. Para controlar los cambios que realiza Word mientras aplica formato automáticamente al texto seleccionado o al documento completo de una sola vez, se debe seleccionar la opción Autoformato del menú Formato y, a continuación, escoger el botón Opciones del cuadro de diálogo que se presenta. En la ficha Autoformato que se despliega, se deben activar o desactivar las opciones que se desee. La diferencia entre las fichas Autoformato mientras escribe y Autoformato del cuadro de diálogo Autocorrección, radica en que las opciones definidas en la primera son automáticamente mientras se escribe y las opciones para la segunda, son automáticamente mientras aplica formato al texto seleccionado o al documento completo de una sola vez. Una opción diferente se encuentra en la sección Conservar, en la cual se debe seleccionar la casilla de verificación Estilos si se quieren mantener los estilos previamente aplicados al documento. En el cuadro de diálogo Autoformato, desplegado al seleccionar la opción Autoformato del menú Formato, se indica si Word aplicará formato automáticamente al documento actual y pedirá o no confirmación para que se acepten o rechacen los cambios. Para facilitar el proceso de asignación de formato se debe indicar el tipo de documento al que se aplicará formato automáticamente, teniendo entre otras las opciones documento general, carta, e_mail, etc. Guía del Usuario Página 177
Función Autocorrección La función Autocorrección permite corregir automáticamente numerosos errores comunes de escritura, ortografía y gramática, y permite insertar de forma automática texto, gráficos y símbolos en el documento. Para esto Word cuenta con una tabla donde se guardan todos los datos de autocorrección. Las opciones de autocorrección preestablecidas pueden personalizarse fácilmente, agregando a la lista de elementos de autocorrección errores habituales. Para personalizar las opciones de autocorrección, se debe seleccionar la opción Autocorrección del menú Herramientas y del cuadro de diálogo que se presenta seleccionar la ficha Autocorrección. La opción Corregir DOs MAyúsculas Seguidas activada, permite, al escribir dos letras seguidas en mayúsculas al principio de una palabra, cambiar la segunda letra en mayúsculas a minúsculas. Por ejemplo, cambia LUnes por Lunes. Mientras tanto la opción Poner en mayúsculas la primera letra de una oración pone en mayúsculas la primera letra de cada frase. Otra de las opciones de esta ficha es Corregir el uso accidental del bloq mayús, la que permite si se escribiera accidentalmente una palabra en Tipo título con la tecla BLOQ MAYÚS activada, corregir las mayúsculas de las palabras escritas y desactivar esta tecla. Por ejemplo, cambia feliz por Feliz. Con la opción Reemplazar texto mientras escribe desactivada, se interrumpe automáticamente el proceso de corrección y se reemplaza el texto mientras se escribe. En esta ficha se muestran dos columnas: la columna de la izquierda titulada Reemplazar, enumera los elementos de autocorrección existentes; y la columna de la derecha titulada Con, enumera los elementos de Autocorrección existentes por los cuales se reemplazarán los identificados en la primer columna. Para agregar un nuevo elemento de autocorrección se debe escribir un nombre en el cuadro Reemplazar (abreviatura o palabra que Word reemplazará automáticamente mientras se escribe). Si el texto ingresado ya existe en la tabla, Página 178 Guía del Usuario
Word lo localiza y muestra inmediatamente en el cuadro Con, con que palabra se sustituye automáticamente. En el cuadro Con se debe escribir el texto que Word insertará automáticamente en lugar de la palabra o abreviatura ingresada en el cuadro Reemplazar. Una vez finalizado esto, se debe seleccionar el botón Agregar. Para modificar un elemento de la tabla, primero se lo debe seleccionar de la lista, posteriormente modificar los cuadros que correspondan (Reemplazar y Con) y, a continuación, se debe seleccionar el ahora botón Reemplazar. Para quitar un elemento de la lista, primero se lo debe seleccionar y luego escoger el botón Eliminar. Al seleccionar el botón Excepciones, se despliega un cuadro de diálogo con dos fichas en las cuales se podrán especificar algunas excepciones para la función autocorrección. La ficha Letra inicial permite ingresar una abreviatura para evitar que Word ponga en mayúsculas automáticamente la palabra que se escriba después de la abreviatura. La ficha MAyaúscula INicial permite escribir una palabra o el acrónimo con las dos letras iniciales en mayúsculas que no se desee que Word corrija automáticamente. Por ejemplo, se puede escribir INicial si no se desea que Word cambie automáticamente la palabra a Inicial. Guía del Usuario Página 179
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