WORD 2003 WORD BÁSICO II 1. VISUALIZAR, SELECCIONAR Y DESPLAZARSE DENTRO DEL DOCUMENTO VISTA ESQUEMA 1.1. VISTAS DEL DOCUMENTO

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1 WORD VISTA ESQUEMA 1. VISUALIZAR, SELECCIONAR Y DESPLAZARSE DENTRO DEL DOCUMENTO 1.1. VISTAS DEL DOCUMENTO Estas permiten ver el documento de diferentes maneras y hacer cambios de estructura y contenido de acuerdo a la vista en la que se encuentre. Para acceder a ellas haga clic en Ver de la barra de menú o en los iconos que se encuentran en la parte inferior izquierda de la hoja de trabajo Permite ver una estructura general del documento en la cual se identifican claramente los diferentes niveles (títulos, subtítulos y texto en general) y realizar cambios con rapidez en cuanto a sangrías y nivel de importancia de los títulos o subtítulos arrastrándolos o utilizando la barra de herramientas que aparece cuando se activa esta vista. El signo indica que el título no contiene títulos secundarios, el signo + indica que contiene entradas secundarias y el signo α indica texto básico. En la vista Esquema se puede contraer un documento para ver solamente los títulos principales o se puede expandir para ver todos los títulos e incluso texto independiente. El manejo de la vista esquema se explicará en el numeral 6 de esta guía DISEÑO DE LECTURA VISTA NORMAL La Vista Normal permite ver los formatos de texto en un diseño sencillo y es la más conveniente para escribir y editar texto rápidamente DISEÑO WEB La vista Diseño Web es muy útil cuando crea una página Web y desea ver una representación del aspecto que tendrá el documento como página Web. En la vista Diseño Web, los fondos están visibles, el texto se ajusta a la ventana y los gráficos se colocan del mismo modo que en un Explorador Web DISEÑO DE IMPRESIÓN La Vista Diseño de Impresión muestra la posición del texto, los gráficos y otros elementos en la página. También permite ver y modificar los encabezados y pies de página, ajustar márgenes y trabajar con columnas y objetos de dibujo. Esta vista permite ver en pantalla dos hojas simulando un libro, lo que facilita la lectura de textos largos. Se pueden realizar pequeñas modificaciones y además realizar comentarios o controlar los cambios mientras se lee. En esta vista puede utilizar el mapa del documento o las miniaturas para saltar a diferentes secciones del documento y utilizar un panel de tareas para realizar tareas relacionadas con la lectura, como buscar la definición o la traducción de una palabra. Si se desea modificar el documento, se debe hacer clic donde se vaya a realizar el cambio y entonces se puede modificar el documento de la forma habitual. En las versiones anteriores a la 2003, esta opción no está disponible. 1

2 VISTAS EN MINIATURA Muestra varias páginas del documento en la parte izquierda de la ventana en formato de miniatura. En las versiones anteriores a la 2003, esta opción no está disponible MAPA DEL DOCUMENTO El Mapa del Documento muestra todos los títulos de un documento en la parte izquierda de la ventana, por lo que resulta fácil encontrar un área determinada del documento y desplazarse a ésta. En versiones anteriores a la 2003, esta opción no está disponible PANTALLA COMPLETA La vista Pantalla Completa permite ver la pantalla sin barras de herramientas 1.2. SELECCIÓN RAPIDA Al hacer la edición a una palabra, una línea de párrafo o un párrafo completo, bien sea para copiarlo, cortarlo o borrarlo, es indispensable seleccionarlo primero. El usuario puede utilizar el ratón como alternativa para hacer la selección: Tipo de elemento Cualquier cantidad de Texto Palabra Línea de texto Frase Párrafo Múltiples Párrafos Bloque grande de texto Documento completo Bloque vertical de texto Gráfico Cuadro de texto o un marco Como Seleccionar Desplazar con Clic sostenido sobre el texto Doble clic sobre la palabra Mover el puntero a la izquierda de la línea hasta que cambie a una flecha hacia la derecha y dar clic Presionar CTRL y clic en cualquier parte de la frase Mover el puntero a la izquierda del párrafo hasta que cambie a una flecha hacia la derecha y doble clic. También se puede seleccionar haciendo tres veces clic en cualquier parte del párrafo Mover el puntero a la izquierda de los párrafos hasta que cambie a una flecha hacia la derecha, doble clic y arrastrar hacia arriba o hacia abajo. Clic en el inicio de la selección, desplazarse al final o manteniendo presionada la tecla MAYUS, CLIC Mueva el puntero a la izquierda de cualquier texto del documento hasta que cambie a una flecha hacia la derecha y dar tres veces clic Presionar ALT y arrastrar sobre el texto (excepto en una celda de tabla) Hacer clic sobre el gráfico Mover el puntero sobre el borde del marco o del cuadro de texto hasta que se convierta en una flecha de cuatro puntas y dar clic para ver los controladores de tamaño 1.3. SELECCIONAR TEXTO UTILIZANDO EL TECLADO También puede utilizar la opción del teclado como alternativa de selección: Para cerrar esta vista se debe dar clic sobre el botón Cerrar Pantalla Completa Combinación de teclas MAYÚS+FLECHA DERECHA MAYÚS+FLECHA IZQUIERDA CTRL+MAYÚS+ FLECHA DERECHA CTRL+MAYÚS+ FLECHA IZQUIERDA Para extender la selección Un carácter a la derecha Un carácter hacia la izquierda Hasta el final del palabra Hasta el inicio de una palabra 2

3 Combinación de teclas MAYÚS+FIN MAYÚS+INICIO MAYÚS+FLECHA ABAJO MAYÚS+ FLECHA ARRIBA CTRL+MAYÚS+ FLECHA ABAJO CTRL+MAYÚS+ FLECHA ARRIBA MAYÚS+AV PÁG MAYÚS+RE PÁG CTRL+MAYÚS+INICIO CTRL+MAYÚS+ FIN ALT+CTRL+MAYÚS+ AV PÁG CTRL+E CTRL+MAYÚS+F8 y después utilice las teclas de dirección; presione ESC para cancelar el modo de selección. F8+teclas de dirección, presione ESC para cancelar el modo de selección F8 F8 y después presione FLECHA IZQUIERDA Y FLECHA DERECHA F8 (presione la tecla una vez para seleccionar una palabra, dos veces para seleccionar una oración y así sucesivamente) MAYÚS+F8 Para extender la selección Hasta el final de una línea Al principio de una línea Una línea hacia abajo Una línea hacia arriba Hasta el final de un párrafo Hasta el principio de un párrafo Una pantalla abajo Una pantalla arriba Al principio de un documento Al final de un documento Hasta el final de una ventana Hasta incluir el documento entero Hasta un bloque vertical de texto Hasta una posición específica en un documento Activar el modo extendido Seleccionar el carácter más cercano Aumentar el tamaño de una selección. Reducir el tamaño de una selección 2 VENTANAS Y PAGINACIÓN 2.1 VENTANAS El menú Ventana tiene varias opciones que permiten visualizar y trabajar con varios documentos al mismo tiempo, comparando los documentos o copiando partes de uno para incluirlos en otro DIVIDIR VENTANA Word 2003 ofrece la opción de Dividir la ventana de trabajo en dos paneles, dando la posibilidad de ver al mismo tiempo partes diferentes del mismo documento. Con esto se facilita copiar o mover texto, imágenes, o cualquier otro dato de un lugar a otro del mismo documento. Esta herramienta de Word se hace especialmente útil cuando se trabaja con documentos extensos. Para dividir la ventana, del menú Ventana seleccionar la opción Dividir. Aparece entonces una línea que divide la pantalla en dos, se puede mover el Mouse para desplazar dicha división y hacer clic en el sitio donde se desea fijar la línea de división. Una vez dividida la ventana se podrá cambiar el área de división haciendo clic sobre la barra divisoria y moviéndola hasta el lugar que se desee. Para quitar la división es suficiente con hacer clic sobre la barra de división y arrastrarla hasta uno de los extremos (superior o inferior) del documento y luego soltarla o desde el menú ventana seleccionar la opción Quitar división. Otra manera de quitar la división es hacer doble clic sobre la barra de división SELECCIONAR ELEMENTOS NO CONTIGUOS En Word sólo se puede seleccionar varios objetos no contiguos si son del mismo tipo, como por ejemplo, dos o más selecciones de texto o dos o más gráficos flotantes (grafico u otro objeto que está insertado en la capa de dibujo para que pueda colocarlo con precisión en la pagina o en frente o detrás de un texto u otros objetos). Seleccionar el primer elemento que se desee como, por ejemplo, la celda (cuadro formado por la intersección de una fila y una columna) de una tabla, o un párrafo. Manteniendo presionada la tecla CTRL, seleccionar los elementos adicionales que se requieran. Otra forma de dividir la pantalla es llevar el Mouse sobre el botón de división, en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical, cuando el puntero del Mouse se transforma en un puntero de cambio de tamaño:, se debe hacer clic sostenido y arrastrar el Mouse hasta la posición deseada, o si se prefiere, hacer doble clic sobre el botón de 3

4 división y automáticamente aparecerá la barra de división en el centro de la ventana. Se puede visualizar la información que se encuentra en cada uno de los documentos y así compararlos manualmente COMPARAR EN PARALELO Una vez dividida la ventana en dos paneles, el usuario puede desplazarse a través del documento, fijando en uno de los paneles el texto o imagen que desea copiar o mover y en el otro panel fijando el lugar de destino. De esta manera se puede copiar y pegar o arrastrar y soltar el texto de un panel al otro ORGANIZAR TODO Esta opción del menú Ventana, permite visualizar todos los documentos que estén abiertos en el momento. De esta forma se podrá copiar y comparar la información en los diferentes documentos. La opción del menú Ventana, Comparar en paralelo, permite comparar dos documentos visualizándolos en pantalla al mismo tiempo. Esta opción resulta útil cuando se tienen documentos en varias versiones o que son supervisados por varias personas y cada uno le agrega cambios. Para poder comparar documentos en paralelo, lo primero que se debe hacer es abrir los documentos que se requiere comparar y posteriormente seleccionar en el menú ventana la opción Comparar en paralelo con Si no hay dos documentos abiertos la opción en el menú desplegable aparecerá en gris, es decir, no estará disponible. Si hay más de dos documentos de Word abiertos, abre una caja de diálogo que muestra los nombres de los diferentes archivos. De allí se deben seleccionar los documentos que se van a comparar y pulsar el botón aceptar. Si solamente hay dos documentos abiertos, Word los ubica en pantalla uno al lado del otro. Para utilizar esta opción lo primero que se debe hacer es abrir los documentos que se desea comparar, o los documentos de origen y destino (en el caso que desee copiar de uno a otro). Si los documentos se encuentran minimizados, se deben restaurar. Seleccionar en el menú Ventana la opción Organizar todo. La pantalla se dividirá en tantas ventanas como documentos haya abiertos. Solo se puede tener activa (se puede trabajar) una ventana a la vez y será la que tenga la barra de titulo mas oscura. Para activar una ventana basta con hacer clic sobre ella. Se puede cambiar el tamaño de cada ventana según la necesidad o gusto. Para esto es necesario posicionar el Mouse en uno de los extremos de la ventana y cuando cambie de forma el cursor arrastrar hasta que la ventana quede del tamaño requerido. Cuando están dos documentos abiertos en pantalla aparecerá una barra de herramientas que permite realizar algunos cambios. Por ejemplo, se puede desplazar en los documentos de forma sincronizada o no. Para ello, se debe pulsar el primer icono de la 4

5 barra de herramientas que se denomina Desplazamiento sincrónico. Para volver a la vista normal se debe seleccionar la opción cerrar en paralelo ABRIR DOCUMENTO EN NUEVA VENTANA Número en la primera página. Para que Word no imprima el número de página en la primera página de un documento o una sección se debe desactivar esta casilla de verificación Vista Previa. Muestra el aspecto del documento con las opciones seleccionadas Formato de números de páginas Al seleccionar el botón Formato se pueden establecer las opciones de formato para la numeración de página, así: La opción Nueva Ventana del Menú Ventana permite abrir una nueva instancia del mismo documento en una ventana nueva. Cuando se trabaja con esta opción cualquier cambio que se haga en una instancia del documento, se verá reflejado también las demás instancias que se tengan abiertas y al momento de guardar los cambios quedaran en el documento original. Esta opción es útil cuando se trabaja con documentos extensos y se desea consultar diferentes partes del mismo documento en ventanas completas. 2.2 PAGINACIÓN INSERTAR NÚMEROS DE PÁGINA Esta opción permite insertar números de página que se actualizan automáticamente cuando se agregan o eliminan páginas. Para paginar basta seleccionar la opción Números de página del Menú Insertar, entonces se abre la ventana Números de página con la información: Posición. Permite elegir el lugar en el que se desea que aparezca la numeración (pie de página o encabezado) Alineación. Permite elegir la alineación que se requiera aplicar a los números de página. Esta puede ser Izquierda, Centro y Derecha los cuales son valores relativos a los márgenes izquierdo y derecho. Las opciones Interior y Exterior son valores relativos a los bordes interior (encuadernación) y exterior de las páginas que se encuadernarán y se presentan simétricas Formato de número. Permite seleccionar el formato de numeración que se desea aplicar Incluir número de capítulo. Al seleccionar esta opción se debe seleccionar el estilo del título aplicado a los títulos de capítulo del documento. El estilo de título que se aplique a los títulos de capítulo debe usarse únicamente para los títulos y no para demás elementos del documento Usar separador. Se puede seleccionar el carácter separador entre el número de capítulo y el número de página. Esta lista no está disponible si la casilla de verificación Incluir número de capítulo está desactivada. Numeración de páginas - Opción Continuar desde la sección anterior: Continúa la secuencia de numeración de página desde la sección anterior. - Iniciar en: Permite dar el número de página en que se requiere comience la numeración de las secciones seleccionadas CAMBIAR POSICIÓN, ALINEACIÓN Y FORMATO DE LA PAGINACIÓN Una vez establecida la paginación que se desea, para poder cambiar cualquiera de sus aspectos, se 5

6 debe volver al menú Insertar/números de pagina y hacer los cambios correspondientes. Para cambiar el tipo y tamaño de letra de la paginación, se debe seleccionar la opción Encabezado y pie de página en el menú Ver y desde allí seleccionar el número de la página y hacer los cambios correspondientes. 3 AUTOCORRECCIÓN Y TEXTO AUTOMÁTICO 3.1 ASPECTOS GENERALES La Autocorrección consiste en utilizar una lista de correcciones integradas, para detectar y corregir errores tipográficos, palabras escritas incorrectamente y símbolos comunes. Puede quitar fácilmente los elementos no deseados o agregar sus propios elementos. Por ejemplo, si se escribe qeu y un espacio, Autocorrección sustituye lo que ha escrito por "que". O bien, si se escribe Ésta es lac asa y un espacio, Autocorrección reemplaza lo que ha escrito por "Ésta es la casa". También se puede utilizar Autocorrección para insertar rápidamente los símbolos incluidos en la lista integrada de elementos de Autocorrección. Por ejemplo, para insertar se debe escribir (c). 3.2 ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE AUTOCORRECCIÓN Para activar la opción de Autocorrección se debe hacer clic en la barra de menú en la opción Herramientas y seleccionar el comando Opciones de Autocorrección En este cuadro se encuentran los siguientes elementos: Mostrar los botones de las opciones de Autocorrección. Activa una función automática en Word que muestra un recuadro azul bajo la primera letra de la palabra que se Autocorrige en el texto Si esto ocurre, se puede ubicar el ratón en dicho cuadro y aparece un botón que ofrece las opciones de Autocorrección Al desplegar este botón se ofrecen algunas opciones según el tipo de Autocorrección que realiza permitiendo deshacer las correcciones automáticas entre otras. Corregir DOs MAyúsculas SEguidas. Un error tipográfico bastante común es comenzar una palabra escribiendo con mayúscula sus dos primeras letras. Al tener activa esta opción el autocorrector cambiará automáticamente a minúscula la segunda letra. Se abre el cuadro de dialogo de Autocorrección. Poner en mayúscula la primera letra de la oración. Esta opción cambia por mayúscula la primera letra de una oración que se haya escrito en minúscula después de un punto. Poner en mayúscula la primera letra de celdas de tablas. Al activar esta opción se cambia a mayúscula la primera letra de una palabra que se escriba dentro de la celda de una tabla. 6

7 Poner en mayúsculas los nombres de los días. Esta opción permite cambiar a mayúscula la primera letra de los días de la semana al escribirlos en español o en inglés. Corregir el uso accidental de bloq mayús: La tecla Bloq Mayús permite escribir en mayúsculas automáticamente, pero si se escribe en este modo y se pulsa la tecla mayúscula, las letras se escriben en minúscula. El resultado es que el texto aparece al revés de cómo se pretende. Si se activa esta función, el autocorrector estará atento para corregirlo e incluso, para desactivar el tecla Bloq Mayús. Reemplazar texto mientras escribe: Remplaza el texto automáticamente mientras se escribe. Para activar o desactivar las correcciones del corrector ortográfico, active la casilla de verificación Reemplazar texto mientras escribe y, a continuación, active o desactive la casilla de verificación Usar automáticamente las sugerencias del corrector ortográfico. Remplazar: En esta casilla se escribe la palabra, texto o símbolo que se suele escribir erróneamente; por ejemplo, nolmarmente. Con: escriba la palabra, texto o símbolo correctamente; por ejemplo, normalmente. Al hacer clic en Agregar, la palabra, texto o símbolo queda insertado en la lista de entradas de autocorrección existentes. Si no puede hacer clic en el botón Agregar es que ya está creada la palabra, texto o símbolo en la entrada de autocorreción, en tal caso se debe oprimir Reemplazar. Esta opción de Reemplazar también sirve para cambiar el contenido de un elemento ya existente. Para eliminar una palabra, texto o símbolo se selecciona de lista de entradas de autocorrección existentes y se hace clic en el botón Eliminar. NOTA: Para activar la casilla de verificación Usar automáticamente las sugerencias del corrector ortográfico, primero se debe activar la revisión ortográfica automática en el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, en la ficha Ortografía y gramática, active la casilla de verificación Revisar ortografía mientras escribe. 3.3 CREACIÓN DE EXCEPCIONES DE AUTOCORRECCIÓN Existen situaciones en que no se quiere que Word corrija automáticamente lo que el programa considera erróneo, para evitarlo se debe crear un excepción, lo cual se realiza dando clic en la opción de Excepciones de la ventana de dialogo de Autocorrección. De modo que todo lo expuesto en este apartado no tendrá efecto para los casos concretos que se establezcan. Cuando se pulsa este botón aparece el siguiente cuadro de dialogo: Se pueden realizar las siguientes Excepciones: Letra Inicial: No poner en mayúscula la primera letra de la palabra escrita después de una abreviatura específica. Se hace clic en la ficha Letra inicial y a continuación se escribe la abreviatura en No poner en mayúsculas después de: MAyúscula INicial: No corregir una palabra que contiene letras en mayúsculas y minúsculas. Se hace clic en Mayúsculas Inicial y a continuación se escribe la palabra en el cuadro No corregir. Otras correcciones: No corrige un error de ortografía. Se hace clic en la ficha Otras correcciones y a continuación se escribe la palabra mal escrita en el cuadro No corregir Siembre que Autocorrección realiza una corrección no deseada, presione CTRL+Z para deshacer la corrección. Si activa la casilla de verificación Agregar automáticamente palabras a la lista del cuadro de diálogo Excepciones de autocorrección, las correcciones no deseadas que se deshacen se agregan a la lista de excepciones. 7

8 3.4 ELEMENTOS DE AUTOTEXTO TEXTO AUTOMATICO: Para almacenar e insertar texto, gráficos y otros elementos que se utilizan con frecuencia se puede utilizar Autotexto. Para activar la opción de Autotexto se debe hacer clic en la barra de menú sobre la opción Insertar y seleccionar el comando Autotexto. Al hacer clic en Autotexto, los elementos de Autotexto de dividen en categorías desde Cierre hasta Saludo, son las que contienen los mensajes de autotexto, si elige una obtendrá otro menú con los mensajes. Por ejemplo Saludo ofrece una pequeña lista de saludos: Donde: Elementos de Autotexto: en esta casilla se digita el texto a crear y se hace clic sobre el botón Agregar. Los elementos que se hayan creado se buscan en la categoría Normal, a menos que se sepa que están almacenados en otra categoría. Si se desea agregar un párrafo, se selecciona el párrafo, se da clic sobre el botón Insertar de la barra de menú y se selecciona el comando de Autotexto. De esta manera queda el párrafo como un Autotexto. Si se desea agregar un gráfico, se selecciona, se le da un nombre y se hace clic en agregar, quedando el gráfico como elemento de Autotexto. Para eliminar un texto, se busca dentro de la ventana Crear Elementos de Autotexto, se marca el texto y se hace clic en Eliminar. También se puede buscar digitando la primera letra del Autotexto. Para insertar un texto en un documento, se marca el autotexto y se hace clic en Insertar y aparecerá en el texto justo en el lugar donde se encuentre el cursor. Este mismo procedimiento se puede realizar para una imagen o para un párrafo Al elegir una opción y hacer clic aparecerá en el texto justo en el lugar donde se encuentre el cursor. Para insertar, eliminar, crear o cambiar textos, se hace clic en Autotexto y aparecerá el siguiente cuadro de dialogo: Mostrar barra: al hacer clic sobre esta opción se activa la siguiente barra de Autotexto: Mostrar sugerencia de autocompletar: También puede utilizar un método abreviado para insertar elementos de Autotexto. Primero, active la función Autocompletar (seleccione Autotexto en el menú Insertar y haga clic en Autotexto y active la casilla de verificación Mostrar sugerencias de Autocompletar). En el documento, escriba los primeros caracteres del nombre del elemento de Autotexto. Cuando Word sugiera el elemento de Autotexto completo, presione ENTRAR o F3 para aceptarlo. Esta sugerencia es mostrada como un texto en línea con la información completa así: 8

9 4 BUSCAR Y REEMPLAZAR TEXTOS, FORMATOS Y CARACTERES ESPECIALES 4.1 BUSCAR Y REEMPLAZAR TEXTOS ESPECÍFICOS Word permite ubicar texto dentro del documento. Es útil principalmente cuando los documentos son muy largos, las opciones de búsqueda permiten localizar las diversas ocurrencias de un texto y si es necesario modificarlas de una sola vez BUSCAR TEXTO Para localizar un texto especifico dentro de un documento en el menú Edición, haga clic en Buscar o digite Ctrl+B. La casilla Coincidir mayúsculas y minúsculas se utiliza sólo para los casos de búsqueda en que coincidan en el uso de mayúsculas y minúsculas con el texto escrito en el cuadro Buscar. Solo Palabras completas busca las apariciones que sean palabras completas y que no formen parte de una palabra más larga. Usar caracteres comodín si desea utilizar caracteres especiales para la búsqueda. Suena como Busca palabras en inglés que suenan como el texto en Buscar pero se escriben diferente. Todas las formas de la palabra: Reemplaza todas las formas de una palabra en inglés en el cuadro Buscar con las formas apropiadas de una palabra en inglés en el cuadro Reemplazar con. Las palabras de Buscar y Reemplazar deben tener la misma categoría gramatical REEMPLAZAR TEXTO En el cuadro Buscar, escriba el texto que desea localizar, para iniciar la búsqueda haga clic en Buscar siguiente, y continúe así hasta concluir el texto o decidir terminar. Para cancelar una búsqueda en ejecución, presione la tecla ESC. Para seleccionar a la vez todas las apariciones de una palabra o frase determinada, active la casilla de verificación Resaltar todos los elementos encontrados en, a continuación, seleccione la parte del documento donde desea realizar la búsqueda, en la lista que aparece en la parte inferior, y clic en Buscar todos. Si presiona el botón Más se activa las siguientes opciones: Buscar: permite seleccionar la dirección en la que desee realizar la búsqueda. Si selecciona Todo, se busca en todo el documento, si se selecciona Hacia delante o Hacia atrás, Word no buscará en encabezados, pies de página, notas o comentarios. Además de buscar texto es posible remplazar este por otro, para ello en el menú Edición, seleccione Reemplazar o digite Ctrl+L, o si tiene activo el cuadro Buscar haga clic en el separador Reemplazar. En el cuadro Buscar, escriba el texto que desee localizar. En el cuadro Reemplazar con, escriba el texto de sustitución. Seleccione cualquier otra opción que desee. Haga clic en Buscar siguiente, para iniciar la búsqueda. Si desea reemplazar por el texto ubicado en Reemplazar con, presione el botón Reemplazar o si desea realizar todas las sustituciones de una vez presione Reemplazar todos. Para cancelar una búsqueda en ejecución, presione la tecla ESC. Si se encuentra reemplazando texto, es conveniente hacer clic en Reemplazar en vez de en Reemplazar todos; de esta forma, puede confirmar cada sustitución para asegurarse de que es correcta BUSCAR O REEMPLAZAR SUSTANTIVOS, ADJETIVOS O TIEMPOS VERBALES Esta opción sólo está disponible si ha habilitado el inglés como idioma de edición, para ello en el menú 9

10 Edición, haga clic en Buscar o Reemplazar. Si no se muestra la casilla de verificación Buscar todas las formas de la palabra, haga clic en Más. Active la casilla de verificación Buscar todas las formas de la palabra OPTIMIZAR UNA BÚSQUEDA UTILIZANDO CARACTERES COMODÍN Para utilizar esta facilidad de Word, en el menú Edición, haga clic en Buscar y Reemplazar, si no aparece la casilla de verificación Usar caracteres comodín, haga clic en el botón Más, luego, active la casilla de verificación Usar caracteres comodín. Para elegir un carácter comodín de una lista, haga clic en el botón Especial, seleccione un carácter comodín y, a continuación, escriba el texto adicional en el cuadro Buscar, o si conoce los caracteres especiales, escriba un carácter comodín directamente en el cuadro Buscar. Por ejemplo, utilice el carácter comodín asterisco (*) para buscar una cadena de caracteres ("s*n" encontrará "san" y "según"). Si desea reemplazar el elemento, escriba el texto que desee usar como sustitución en el cuadro Reemplazar con. Para cancelar una búsqueda en ejecución, presione la tecla ESC. Para buscar un carácter definido como comodín, escriba una barra invertida (\) antes del carácter. Por ejemplo, escriba \? para buscar el signo de interrogación. 4.2 BUSCAR Y REEMPLAZAR FORMATOS Además de buscar se puede reemplazar o quitar el formato de uno o más caracteres. Por ejemplo, puede buscar una palabra o frase determinada y cambiarle el color de fuente, o bien buscar un formato determinado como, por ejemplo, negrita, y quitarlo o cambiarlo. Para buscar texto con un formato específico, escriba el texto, haga clic en Formato y, a continuación, seleccione los formatos deseados Para buscar sólo un formato específico, elimine el texto, haga clic en Formato y, a continuación, seleccione los formatos deseados Para buscar todas las apariciones de la palabra o frase, active la casilla de verificación Resaltar todos los elementos encontrados en y, a continuación, seleccione la parte del documento en la que desee realizar la búsqueda haciendo clic en la lista Resaltar todos los elementos encontrados en. Haga clic en Buscar todos Todas las apariciones de la palabra o frase quedarán resaltadas Haga clic en Cerrar. En la barra de herramientas Formato, haga clic en los botones para realizar cambios. Por ejemplo, seleccione otro color de fuente, haga clic en Negrita y, a continuación, haga clic en Cursiva Los cambios realizados se aplicarán a todo el texto resaltado Haga clic en cualquier lugar del documento para quitar el texto resaltado 4.3 REEMPLAZAR FORMATOS ESPECIALES Se pueden buscar y reemplazar de manera fácil elementos de formato especiales del documento como, por ejemplo, saltos de página, avance de línea manual y tabulaciones, entre otros. Para ello, se ingresa en el menú Edición, haciendo clic en Buscar. Si no aparece el botón Formato, haga clic en Más. En el cuadro Buscar, realizar una de las siguientes acciones: Para buscar texto sin un formato determinado, escriba el texto. Para ello, diríjase al menú Edición, haga clic en Buscar o Reemplazar. Si no aparece el botón Especial, haga clic en Más. En el cuadro Buscar, realice una de las siguientes acciones: 10

11 Para elegir el elemento de una lista, haga clic en Especial y, a continuación, en el elemento deseado. Escriba directamente un código para el elemento en el cuadro Buscar. Si desea reemplazar el elemento, escriba el texto que desee usar como sustitución en el cuadro Reemplazar con. Haga clic en Siguiente, Reemplazar o Reemplazar todos Para cancelar una búsqueda en ejecución, presione la tecla ESC. 4.4 IR A PÁGINA, SECCIÓN, MARCADOR Puede desplazar la ubicación en el documento hacia diferentes elementos dentro del mismo, tales como, una página, sección, marcador u otro (línea, comentario nota al pie, nota al final, etc). Word ofrece las siguientes alternativas de búsqueda en la ayuda: Escribir una pregunta en la Barra de Menús En el cuadro Buscar: escribir el tema o pregunta para buscar. A continuación se muestra un listado de resultados o hacer clic en el vínculo Tabla de contenido Además Microsoft ofrece el Ayudante de Office para obtener ayuda y sugerencia de las tareas que se realicen, para esto seleccionar Mostrar el ayudante de Office del Menú Ayuda. Para acceder a la ayuda en línea de Microsoft, seleccionar Microsoft Office Online del menú Ayuda, allí se encuentran recursos adicionales para realizar adecuadamente un trabajo en Office. 5.1 BARRA DE MENÚ Para tener rápidamente acceso a la Ayuda, se puede utilizar el cuadro Escriba una pregunta de la Barra de Menús. La pregunta que se escribe en este cuadro sirve para buscar rápidamente las respuestas que se necesiten. Para ello active la opción Ir a del menú Edición, o pulse la combinación de teclas Ctrl+I Determine el tipo de elemento al que se quiere dirigir, señalándolo en el recuadro Ir a (Página, Sección, ) Haga clic en el botón Anterior o Siguiente, dependiendo si desea ir al elemento indicado anterior o siguiente. Para retroceder o avanzar más de un elemento especifique la cantidad, antecedida por un signo o +, en el recuadro Número de la página, por ejemplo: escribiendo +4 se desplazará cuatro elementos hacia delante Para terminar cierre la ventana, pulse la tecla Esc o haga clic en el botón Cerrar 5 USO DE LA AYUDA DE WORD La ayuda de Microsoft Word le permite obtener información interactiva o en línea, fácil y rápidamente. Para abrir la ayuda de Word, del menú Ayuda seleccione Ayuda de Microsoft Office Word o puede pulsar la tecla F1, activando la opción Ayuda del Panel de Tareas. Por ejemplo, se puede escribir cambiar margen de página para obtener información acerca de cómo modificar los márgenes en un documento. El contenido devuelto se muestra en orden de importancia, donde la respuesta más probable para la pregunta aparece en primer lugar. 5.2 BUSCAR La ayuda que tiene Word en pantalla incluye los temas básicos para la utilización del procesador de texto, a ella se puede acceder utilizando la tecla F1, o empleando el Panel de Tareas y seleccionando Ayuda o a través del Menú Ayuda En el Cuadro Buscar de la opción Ayuda del Panel de Tareas, al igual que desde la Barra de Menú, permite las preguntas que se escriben en este cuadro sirven para buscar rápidamente información sobre cualquier tema. Si no se obtiene respuesta o no es fácil encontrar el tema, se puede emplear la Tabla de Contenido de la Ayuda de Word, la cual 11

12 presenta una lista de los ítems contenidos en la Ayuda DESACTIVAR EL AYUDANTE DE OFFICE PARA UNA SESIÓN COMPLETA DE WORD En el globo del Ayudante, hacer clic en Opciones. Si el globo del Ayudante no está visible, dar clic en el Ayudante En la ficha Opciones, desactivar la casilla de verificación Utilizar el Ayudante de Office. Para emplear alguno de ellos, se debe hacer clic sobre el tema, este desplegará la selección que contiene, siempre que se ven libros cerrados significa que hay otros ítems que dependen de este. En este caso, se puede repetir el procedimiento hasta llegar al último elemento. Así por ejemplo, el tema Crear documentos tiene un subtema denominado Usar asistentes el cual despliega los asistentes que tiene Word para crear documentos tales como Crear una carta, Crear un memorando, etc. 5.3 AYUDANTE DE OFFICE OCULTAR O MOSTRAR EL AYUDANTE DE OFFICE Mientras se trabaja, se puede ocultar o mostrar temporalmente el Ayudante de Office. También se puede desactivar y utilizar sólo el Panel de Tareas Ayuda de Microsoft El Ayudante de Office permanece desactivado aunque se inicie una nueva sesión de Word MODIFICAR LA APARIENCIA DEL AYUDANTE DE OFFICE En el globo del Ayudante, dar clic en Opciones. Si el globo del Ayudante no está visible, hacer clic en el Ayudante En la ficha Galería, utilizar los botones Atrás y Siguiente, para observar las alternativas que se ofrecen en cuanto a la imagen que se emplea para el asistente Una vez seleccionado presionar el botón Aceptar OCULTAR O MOSTRAR EL AYUDANTE DE OFFICE TEMPORALMENTE En el menú Ayuda, haga clic en Ocultar el Ayudante de Office o Mostrar el Ayudante de Office. 12

13 5.3.5 UTILIZAR EL AYUDANTE DE OFFICE PARA BUSCAR UN TEMA DE AYUDA ESPECÍFICO El Ayudante de Office se utiliza para resolver dudas, sobre algún tema en particular dentro de la aplicación que se este utilizando en este caso Word. Para hacer uso de este tipo de ayuda: En el globo del Ayudante, hacer clic en el cuadro que se encuentra debajo de Que desea hacer?. Si el globo del Ayudante no está visible, dar clic en el Ayudante Escribir el tema sobre el cual desea obtener ayuda, por ejemplo margen Presionar el botón Buscar Al lado derecho del Panel de Tareas se encuentran los diferentes ítems en los cuales la ayuda encontró coincidencia con la pregunta formulada, es posible seleccionar en qué lugar se busca: Microsoft Office Online Ayuda sin conexión Referencia (traducir o buscar un sinónimo) preguntas acerca del uso de los programas office 2003, específicamente de Word Plantillas: Plantillas prediseñadas entre las que se incluyen calendarios, tarjetas de presentación, facturas, currículos, boletines, materiales de mercadotecnia y muchas otras que puede descargar y utilizar con los programas de Office Formación: Cursos de formación para aprender más acerca del uso de los programas de Office 2003 Galería de imágenes y multimedia: Imágenes prediseñadas, sonidos, animaciones, fotos para descargar y utilizar con Office ESQUEMA 6.1 VISTA DE ESQUEMA La Vista de Esquema permite organizar el documento mediante títulos, subtítulos, secciones, etc. de un modo muy sencillo. Se puede utilizar la Vista de Esquema como punto de partida para representar ideas mediante títulos. A partir de ahí, podrá reorganizar rápidamente los títulos, y cambiar su nivel de sangría para que los títulos principales tengan mayor prioridad y los títulos secundarios o el texto independiente tengan una prioridad menor. Hay varias alternativas para seleccionar vista esquema: 5.4 MICROSOFT OFFICE ONLINE Se puede acceder a Microsoft Office Online directamente desde cualquier programa de Microsoft Office mediante el comando Microsoft Office Online del menú Ayuda, o utilizar los vínculos proporcionados en el panel de tareas Ayuda de Word con el prepósito de obtener ayuda y formación en Microsoft.com. Esta alternativa de ayuda en línea, ofrece numerosos recursos adicionales que le soportan en el momento de realizar su trabajo en Office. En Microsoft Office Online se proporcionan los siguientes servicios: Asistencia: Información actualizada en forma de artículos, temas conceptuales, columnas y sugerencias que responden Dando clic en el botón "Vista Esquema" de la barra de desplazamiento o eligiendo en la barra de menú Ver Esquema o Barras de herramientas, Esquema. Teniendo en cuenta el proceso realizado, aparecerá la barra de herramientas de Esquema y un signo menos en la esquina superior izquierda del documento donde se podrá introducir el primer título 13

14 principal del esquema. El signo menos indica que el título aún no contiene títulos secundarios ni texto independiente. La barra de Herramientas de esquema contiene los botones: Aumentar de nivel a Título 1 de la barra de herramientas Esquema. Permite colocar un título o texto independiente al nivel de título 1 o principal Aumentar nivel de la barra de herramientas Esquema. Permite colocar un texto independiente a un título o un título a un nivel superior Mostrar niveles de la barra de herramientas Esquema. Según donde se encuentre el cursor del Mouse visualiza el nivel del texto Disminuir nivel de la barra de herramientas Esquema. Permite colocar un título a un nivel inferior Disminuir a texto de la barra de herramientas Esquema. Permite colocar un título al texto independiente Subir de la barra de herramientas Esquema. Sube un título o texto independiente Bajar de la barra de herramientas Esquema. Baja un título o texto independiente Expandir de la barra de herramientas Esquema. Este botón nos permite expandir la información Contraer de la barra de herramientas Esquema. Este botón nos permite contraer la información CÓMO CREAR UN ESQUEMA EN WORD En el menú Ver, dar clic en Esquema Escribir un título y a continuación, presionar ENTRAR. Repetir este paso para cada título que se desee en el esquema. Word aplica formato a los títulos con el estilo de título Heading 1 integrado Para asignar un nivel distinto a un título y aplicar el estilo de título correspondiente, situar el punto de inserción en el título y dar clic a continuación en Disminuir nivel en la barra de herramientas Esquema hasta que el título tenga el nivel que se desee. Word aplica sangría al título en el nivel que especifica. Nota: Estas sangrías aparecen solo en la vista Esquema Para mover un título a otra posición, situar el punto de inserción en el título y dar clic en Mover, subir o bajar en la barra de herramientas Esquema hasta que se mueva el título a la ubicación que se desea Nota: El texto subordinado bajo el encabezado se mueve con el encabezado Para modificar un estilo de título, situar el punto de inserción en un título de su documento y a continuación, dar clic en Estilos y formato en la barra de menú Formato. En el panel de tareas Estilos y formato, hacer clic al estilo que desea Cuando la organización de su esquema es correcta, dar clic en Normal en el Menú Ver y a continuación, agregar texto de cuerpo y gráficos a su documento REESTRUCTURAR EL ESQUEMA Aumentar o disminuir el nivel de las entradas Se puede aumentar o disminuir el nivel de las entradas y de sus subentradas correspondientes. Para ello, se debe dar clic primero en el signo más situado junto a la entrada y pulsar el botón Aumentar nivel o el botón Disminuir nivel de la barra de herramientas Esquema. De este modo se seleccionará todo el grupo y lo desplazará a la derecha o izquierda, aumentando o reduciendo en un nivel su importancia Nota: El texto independiente no cambia de nivel 14

15 También se puede aumentar o disminuir el nivel de las entradas sin modificar sus subentradas; para ello, solo se debe situar el punto de inserción en cualquier parte de la entrada antes de hacer clic en el botón Aumentar nivel o Disminuir nivel Para aumentar el nivel de una entrada a Título 1 o disminuir su nivel a texto independiente de una vez, utilice el botón Aumentar de nivel Título 1 o disminuir a texto de la barra de herramientas Esquema REORGANIZAR ENTRADAS Para mover las entradas a otro lugar del esquema, seleccionar primero la entrada y a continuación, dar clic en el botón Subir o Bajar de la barra de herramientas Esquema hasta situar la entrada en el lugar deseado Si la entrada que se está moviendo contiene subentradas y se desea desplazar todo el grupo, se debe hacer clic primero en el signo situado junto a la entrada antes de utilizar los botones de la barra de herramientas. De este modo, se seleccionarán la entrada y todas las subentradas para moverlas como una unidad. Esta operación se puede realizar tanto si la entrada de nivel superior esta expandida, como si esta contraída CONTRAER Y EXPANDIR UN DOCUMENTO Ubicar el punto de inserción en el primer título. En la barra de herramientas Esquema, dar clic en Contraer. Para volver a mostrar el Texto independiente, ubicar el punto de inserción en el punto de inserción en el primer título y, a continuación hacer clic en Expandir. Para expandir un documento situar el cursor del Mouse en la entrada luego hacer clic en el botón de la barra de herramienta Esquema o doble clic en el signo dentro del documento Para visualizar todo el texto independiente excepto la primera línea de cada párrafo. Dar clic sobre Mostrar solo primera línea. Los puntos suspensivos ( ) a continuación de la primera línea indican que se han contraído las líneas de texto adicionales. Para volver a mostrar el texto, dar clic de nuevo en el botón. Para visualizar el texto situado debajo de un nivel de título específico hacer clic en el título más bajo que desee mostrar en el cuadro Mostrar niveles para presentar los niveles del Título 1 al nivel seleccionado. En el documento dar doble clic en el signo o junto al título para Contraer o Expandir la entrada. 6.2 ESQUEMA NUMERADO Esquema numerado o lista de esquema numerada muestra los elementos de la lista con varios niveles en lugar de mostrarlos con sangría y un solo nivel. Aplica numeraciones en distintos niveles de acuerdo a temas y subtemas. En los distintos niveles se pueden usar números, letras y/o viñetas. Las tres fichas disponen de 8 opciones predeterminadas para aplicar el formato de forma rápida. Además, se dispone en los tres casos de un botón Personalizar... desde el cual se accede a otro cuadro de diálogo que permite ajustar la presentación de las viñetas, números o el Esquema numerado de acuerdo a las preferencias. De esta forma según el caso se puede elegir la viñeta o el tipo de numeración, además para numeraciones se puede colocar un texto antes y/o después del número. Para todos los casos se puede ajustar las distancias observando en el cuadro Muestra como va quedando el formato a aplicar. En el menú Formato, dar clic en Numeración y viñetas y en seguida en la ficha Esquema numerado. 15

16 En esta nueva ventana se puede escoger qué tipo de esquema se desea aplicar al documento así: Para personalizar la numeración en el menú Formato, seleccionar la opción Numeración y viñetas, ficha Esquema numerado y por último dar clic en el botón Personalizar. Hacer clic en un formato de lista que no contenga el texto "Título 1" y Aceptar. El primer número de la lista aparece en el documento. Escribir el texto de la lista y presionar ENTRAR después de cada elemento. Los siguientes números se insertan automáticamente al principio de cada línea en el mismo nivel de numeración. Para mover un elemento de esquema numerado al nivel de numeración correspondiente, se puede seguir uno de estos procedimientos en la barra de herramientas Formato: En la ventana Personalizar, se podrá modificar cada uno de los niveles de forma independiente. Se puede cambiar el formato para que en el segundo nivel, en lugar de aparecer números aparezcan letras o viceversa, la posición del número, tipo de fuente y la posición del texto. Para disminuir el nivel de numeración del elemento, dar clic en un Número de la lista y a continuación, en Aumentar sangría. Para aumentar el elemento a un nivel superior, hacer clic en un número de la lista y luego en Reducir sangría. 16