más información sobre este tema, consultar la sección Plantillas de documento )

Transcripción

1 Manejo básico y edición de documentos Word es un procesador de textos, o lo que es lo mismo, un programa para manejar documentos. Las tareas más importantes relacionadas con la edición de un documento, tienen que ver con algunas de las siguientes acciones: Introducción de texto. Desplazamiento en el documento. Selección de texto. Opciones específicas de edición tales como: eliminar, copiar, cortar y pegar. Deshacer y rehacer acciones realizadas. Buscar y remplazar texto. Ingresar texto Cuando Word presenta un documento en blanco para comenzar a escribir texto en él, éste ya tiene determinado una serie de especificaciones por defecto que determina el propio programa. De esta manera, cada vez que se comienza a escribir en un nuevo documento no se tienen que realizar todas estas aclaraciones, sino que es Word quien las realiza. Esto sucede porque cada documento nuevo de Word utiliza una plantilla como base de presentación. Una plantilla es un diseño o modelo para un documento. La misma puede contener elementos para dar formato, texto e inclusive gráficos. Estas especificaciones de configuración inicial para un documento son guardadas en un archivo de plantilla de documento, y la predeterminada para cualquier documento de Word es la plantilla Normal (archivo de plantilla de documento de Word con extensión *.dot). Claro está que se tiene la posibilidad de cambiar estas definiciones cuando se crea conveniente y según se necesite. (por más información sobre este tema, consultar la sección Plantillas de documento ) Entre estas especificaciones se pueden encontrar: tipo de papel en el cual se va a imprimir el documento, ajuste para los márgenes, tipo de letra que se va utilizar al escribir, etc. Guía del Usuario Página 23

2 Por ejemplo si se observa la barra de herramientas Formato se podrán visualizar algunas de las especificaciones preestablecidas: Tipo de letra con la que se esta escribiendo Alineación horizontal del texto Una barra vertical intermitente (punto de inserción o cursor), determina el lugar en el que aparecerá el texto que se escriba. A medida que se escribe texto, el mismo aparece, y el cursor se va desplazando hacia la derecha. A diferencia de utilizar una máquina de escribir, el usuario no debe preocuparse por el comienzo de la línea siguiente al llegar al extremo en el margen derecho, pues Word pasa automáticamente a la línea siguiente (esto se define como un retorno automático o ajuste automático de palabras). Tener en cuenta que se debe presionar la tecla E sólo cuando se desee iniciar un nuevo párrafo. Al introducir varias líneas de texto, Word desliza hacia arriba el texto antes ingresado, de forma de mantener visible el punto de inserción en la pantalla. Para alinear texto, se deben utilizar las opciones de menú o botones de la barra de herramienta correspondientes, no se debe hacer utilizando la barra espaciadora. (por más información sobre formatos, consultar el capítulo Formato del documento ) Como regla: seguido de una coma o un punto y coma va un espacio en blanco; y luego de un punto y seguido van dos espacios en blanco. A medida que se escribe, se pueden cometer errores ortográficos y gramaticales. Word resalta estos errores, subrayando en rojo a los ortográficos y en verde a los gramaticales. De esta manera se podrán realizar las correcciones cuando se crea pertinente, o bien, manualmente o utilizando las herramientas de corrección ortográfica y gramatical con las que cuenta este potente procesador de texto. (por más información sobre ortografía y gramática, consultar el capítulo Ortografía y gramática ) Desplazamiento en un documento Para desplazarse por un documento de forma de poder observar las partes que no se ven del mismo, se podrá utilizar el ratón y las barras de desplazamiento o las teclas de método abreviado. Página 24 Guía del Usuario

3 Utilizando las barras de desplazamiento Para ver un área diferente del documento, se debe hacer clic sobre las flechas de las barras de desplazamiento o simplemente arrastrar el cuadro en la dirección deseada, de esta forma la ventana se desplaza a otras áreas del documento permitiendo su visualización. El tamaño del cuadro de desplazamiento es proporcional al área utilizada del documento que es visible en la ventana. La posición de un cuadro de desplazamiento indica la ubicación relativa del área que se muestra en el documento. Para ir a una posición aproximada en un documento, arrastrar estos botones Hacer clic en las flechas de desplazamiento para desplazarse una línea hacia arriba o hacia abajo Para desplazarse a la izquierda o a la derecha Hacer clic en las dobles flechas para moverse una página hacia atrás o hacia adelante Utilizando las barras de desplazamiento se pueden observar otras partes del documento, pero esto no quiere decir que se esté moviendo o desplazando el punto de inserción a una nueva posición. Para conseguir mover el punto de inserción, no alcanza con apuntar con el puntero del ratón, sino que se deberá hacer un clic sobre la posición deseada. Recordar que el cursor siempre indicará la posición donde se insertará el próximo carácter que se teclee u objeto que se inserte. Utilizando las teclas de método abreviado Utilizando las teclas de método abreviado se consigue mover o desplazar el punto de inserción a una nueva posición. Tecla Descripción } El cursor se desplaza al principio de una línea. ~ El cursor se desplaza al final de una línea. Guía del Usuario Página 25

4 F + Z F + Y F + } F + ~ El cursor se desplaza al principio del párrafo anterior. El cursor se desplaza al principio del párrafo siguiente. El cursor se desplaza al comienzo del documento. El cursor se desplaza al final del documento. Desplazarse usando la opción Ir a... La herramienta Ir a... permite desplazarse a una página, un marcador, una nota al pie, una tabla, un comentario, un elemento gráfico u otra posición en el documento. Para desplazarse a otra ubicación en el documento utilizando la herramienta Ir a..., se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar la opción Ir a del menú Edición. Dicha acción despliega el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Ir a visible. También se puede hacer doble clic directamente sobre la información concerniente a la posición del punto de inserción en el documento, en la barra de Estado. 2. Seleccionar el tipo de elemento al que se desee desplazar, en la lista Ir a. 3. Para ir a un elemento específico, se debe escribir el nombre o el número del elemento en el cuadro de texto, nombrado según el elemento seleccionado en la lista. 4. Posteriormente seleccionar el botón Ir a (antes de ingresar el elemento específico, llamando botón Siguiente). Para ir al elemento anterior o siguiente del mismo tipo, se debe dejar el cuadro vacío y seleccionar los botones Siguiente o Anterior, según corresponda. Desplazarse utilizando el Mapa del documento El Mapa del documento permite examinar rápidamente un documento largo o en pantalla y realizar un seguimiento de su ubicación en el mismo. Este mapa es un panel vertical independiente ubicado en el lado izquierdo de la ventana, que esquematiza la estructura mostrando solamente los títulos del documento. Página 26 Guía del Usuario

5 Word muestra automáticamente el Mapa del documento en la vista Diseño en pantalla, pero puede mostrarse en cualquier vista. También puede ser utilizado para desplazarse rápidamente por el documento y mantener el seguimiento de su posición. Por ejemplo, al hacer un clic en un título del Mapa del documento, se pasará instantáneamente a la parte relacionada del documento. Para activar el Mapa del documento se puede pasar a la vista Diseño en pantalla, a través del menú Ver, o si se prefiere desde la vista actual, seleccionar la opción Mapa del documento del mismo menú o el botón de la barra de herramientas Estándar. Para desplazarse a un título en particular, se debe seleccionar el título al que se desee ir haciendo un clic sobre el mismo, en el sector izquierdo de la ventana. Word mostrará el título en la parte superior de la página. En el Mapa del documento, el título aparece resaltado para mostrar su posición en el documento. Para ajustar el tamaño del Mapa del documento, en primer lugar se debe señalar el borde derecho del panel y cuando la forma del puntero cambia a, se debe arrastrar hacia la izquierda o la derecha. Si los títulos son demasiado largos para ajustarse al Mapa del documento, no es necesario volver a cambiar el tamaño del panel, basta con situar el puntero sobre el título para poder verlo completamente. Para cerrar el mapa, se debe volver a seleccionar el botón Mapa del documento de la barra de herramientas Estándar, o bien se puede hacer doble clic en el borde derecho del panel. Seleccionar texto Muchas de las operaciones en Word, el caso más común es el de aplicar Guía del Usuario Página 27

6 formato, requieren de que primero se seleccione el elemento (texto u objeto) que se desea modificar. Por ejemplo para cambiar el aspecto o formato a un texto previamente ingresado, o para mover o copiar texto a otra parte dentro o fuera del documento, es necesario en primer lugar, seleccionarlo. (por más información sobre selección de objetos, consultar el capítulo Trabajar con imágenes y objetos de dibujo ) La selección de texto le indica a Word que se quiere trabajar con dicha selección debiendo ignorar el resto del documento. La selección de texto se puede realizar con el ratón o con el teclado. Selección con el ratón Para seleccionar uno o varios renglones el puntero del ratón se debe llevar sobre la zona de selección que es una columna no marcada en el margen izquierdo del documento. Cuando el puntero del ratón se mueve a dicha zona, éste adopta la forma flecha inclinada hacia la derecha, distinta a la flecha que se encuentra inclinada hacia la izquierda, la cual indica que lo seleccionado puede ser arrastrado. Partes de un documento que se pueden seleccionar señalando la zona de la barra de selección: Para seleccionar una línea o renglón Para seleccionar un párrafo Para seleccionar varias líneas Para seleccionar todo el documento Hacer clic sobre la zona de selección al mismo nivel que la línea o renglón deseado. Hacer doble clic sobre la zona de selección al mismo nivel que cualquier línea o renglón del párrafo deseado. Hacer clic sobre la zona de selección al mismo nivel que la primera línea, y arrastrar sin soltar el botón izquierdo del ratón por sobre el margen de la zona hasta la última línea que se desee seleccionar. También la selección puede realizarse a la inversa. Hacer tres clic sobre la zona de selección al mismo nivel que cualquier línea del documento. Otras partes de un documento que se pueden seleccionar utilizando el ratón: Una palabra Una oración Hacer doble clic sobre la palabra. Hacer un clic manteniendo presionada la tecla F en algún lugar de la oración. También se puede realizar una selección de texto haciendo un clic y Página 28 Guía del Usuario

7 arrastrando. Para esto se coloca el puntero del ratón en el punto de principio del texto que se quiere marcar (cuando el puntero tiene la forma barra), luego se debe hacer un clic y sin soltar el botón izquierdo del ratón, se debe arrastrar el ratón hasta el punto final del texto deseado, momento en el cual se debe soltar el botón del ratón. Cuando se utiliza el ratón para seleccionar texto, no importa la ubicación actual del punto de inserción o cursor. Si en el momento de la selección, lo marcado excede lo deseado, se debe arrastrar en otro sentido. Se debe prestar suma atención a este punto, pues mientras no se suelte el botón izquierdo del ratón, la selección no es confirmada como texto marcado, recién cuando se esté seguro de que se ha seleccionado lo que se deseaba, se debe soltar el botón del ratón. Para cancelar una selección realizada, se debe hacer un clic fuera de la misma (en cualquier otra parte del documento) o presionar una de las teclas de flecha de movimiento del cursor. Si se tiene texto seleccionado, al presionar una tecla, la selección se sustituye por lo que representa la tecla digitada. Ejemplo de selección de texto utilizando el ratón Para seleccionar una línea de texto, se debe colocar el puntero sobre la barra de selección, al mismo nivel que dicha línea y luego hacer un clic. Zona de la barra de selección Para seleccionar más de una línea de texto, se debe colocar el puntero sobre la barra de selección, al mismo nivel que la primera línea a seleccionar, luego hacer un clic y comenzar a arrastrar hasta la última línea que se tomará para la selección. Guía del Usuario Página 29

8 Trayectoria y posición del puntero del ratón al comenzar y al finalizar la operación arrastrar Para seleccionar cualquier cantidad de texto, por ejemplo un conjunto de palabras, se debe colocar el puntero del ratón en el punto de principio del texto que se quiere marcar (cuando el puntero adopta la forma barra), luego hacer un clic y sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrastrar hasta el punto final del texto deseado, momento en el cual se debe soltar el botón izquierdo del ratón. Posición del puntero del ratón al comenzar la operación de arrastre Posición del puntero del ratón al finalizar la operación de arrastre Selección con el teclado Para señalar texto con el teclado se debe colocar el cursor al inicio del texto que se desea seleccionar y manteniendo pulsada la tecla B, se deben utilizar las teclas de movimiento del cursor para llevar al cursor hasta el final del texto deseado, momento en el cual se debe soltar la tecla. De la misma forma que la selección con el ratón, mientras no se suelte la tecla B, la selección puede ser ajustada. Eliminar o suprimir texto Pueden suprimirse sólo algunos caracteres o grandes bloques de texto. En caso de querer eliminar bloques de texto, previamente se debe marcar dicho texto con algunas de las técnicas de selección. Para eliminar texto, se pueden utilizar algunas de las teclas del teclado, o bien la opción Borrar del menú Edición. Página 30 Guía del Usuario

9 Teclas utilizadas Acción = Borra el carácter situado a la derecha del cursor. Borra el carácter situado a la izquierda del cursor. Para eliminar un bloque de texto, primero se debe seleccionar dicho texto y luego utilizar alguna de las teclas nombradas anteriormente. Recordar que si se tiene texto seleccionado, y se presiona cualquier tecla, el carácter representado por dicha tecla sustituirá por completo a lo seleccionado en ese momento. Acciones de copiar y mover Windows cuenta con un objeto llamado Portapapeles al cual van los elementos (textos u objetos) que se cortan y/o copian. Al realizar la operación de copiar o cortar, se envía al portapapeles lo seleccionado en ese momento, reemplazando el contenido del mismo; y cuando se selecciona la opción pegar, se envía una copia del contenido del portapapeles a la posición actual del cursor, mientras que el contenido del portapapeles permanece incambiable. Éste cambiará sólo cuando se vuelvan a aplicar las operaciones de copiar o cortar, o hasta que se finalice la sesión de trabajo con Windows. Para la descripción de las operaciones de copiar y mover, se tomará texto como elemento, pero pueden ser aplicadas a todos los demás elementos que puedan formar parte de un documento, como símbolos, imágenes, objetos de dibujo, etc. Acción copiar Cuando se copia, se coloca un duplicado de lo seleccionado, en una nueva ubicación. Después de realizar la operación copiar y pegar, existirá lo copiado tanto en su lugar original como en la nueva ubicación. Para realizar la acción de copiar, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar el texto u objeto que se desea copiar. 2. Seleccionar la opción Copiar del menú Edición o el botón de la barra de herramientas Estándar. 3. Ubicar el cursor en la posición donde se desea colocar lo copiado. 4. Seleccionar la opción Pegar del menú Edición o el botón de la barra de herramientas Estándar. Guía del Usuario Página 31

10 Acción mover Cuando se mueve, se traslada lo seleccionado de una ubicación a otra. En el momento de realizar la operación cortar, se suprime lo seleccionado de su posición original, y luego de realizar la operación pegar, se inserta en la nueva ubicación. Para realizar la acción de mover, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar el texto u objeto que se desea mover. 2. Seleccionar la opción Cortar del menú Edición o el botón de la barra de herramientas Estándar. 3. Ubicar el cursor en la posición donde se desea colocar lo cortado. 4. Seleccionar la opción Pegar del menú Edición o el botón de la barra de herramientas Estándar. Tener en cuenta que todo lo que se corte o copie pasa al portapapeles, y se consigue un duplicado del mismo con la acción pegar. Esto permite obtener la misma salida desde el portapapeles, en cualquier parte con repeticiones de la acción pegar. Ejemplo de copiar texto utilizando los comandos de edición 1. Seleccionar el texto que se desea copiar. Selección del texto a copiar 2. Seleccionar el botón de la barra de herramientas Estándar o seleccionar la opción Copiar del menú Edición. 3. Ubicar el cursor en la posición donde se desea colocar lo copiado. Página 32 Guía del Usuario

11 El texto copiado no desaparece de su posición original Posición del cursor en donde se desea incorporar lo copiado 4. Seleccionar el botón de la barra de herramientas Estándar o seleccionar la opción Pegar del menú Edición. El texto copiado en la posición indicada Ejemplo de mover texto utilizando los comandos de edición 1. Seleccionar el texto que se desea mover. Selección del texto a mover Guía del Usuario Página 33

12 2. Seleccionar el botón de la barra de herramientas Estándar o seleccionar la opción Cortar del menú Edición. 3. Ubicación del cursor en la posición donde se desea colocar lo cortado. El texto cortado desaparece de su posición original 4. Seleccionar el botón de la barra de herramientas Estándar o seleccionar la opción Pegar del menú Edición. Texto movido a la posición indicada Otra forma de localizar las opciones de edición de las acciones copiar, cortar y pegar, es haciendo un clic con el botón secundario del ratón sobre la selección realizada (para indicar que se la desea cortar o copiar) o en el punto del documento que se desee (para indicar que se desea pegar lo cortado o copiado). En ambos casos se despliega un menú contextual que muestra dichas opciones; dependiendo de lo realizado hasta el momento, puede que algunas opciones se encuentren habilitadas y otras que no. Página 34 Guía del Usuario

13 Acciones de copiar y mover utilizando el ratón Word permite mover o copiar el texto seleccionado arrastrándolo con el ratón. Para realizar estas acciones se debe tener activa la característica Edición de texto con Arrastrar y colocar. Si no se encuentra activada, se debe seleccionar la opción Opciones del menú Herramientas, escoger la ficha Edición y activar en ésta dicha característica (esta se encuentra activada por defecto). Si se encuentra desactivada, Word extenderá la selección cuando se arrastre el ratón sobre el texto. Para mover texto, una vez seleccionado el mismo, se debe situar el puntero del ratón sobre la propia selección, hasta que el puntero cambie su forma flecha inclinada hacia la izquierda; posteriormente se debe arrastrar a la dirección deseada. Cuando se está arrastrando el puntero del ratón adopta la forma flecha con un cuadro y una silueta del cursor se va colocando en las posiciones por donde se va pasando el puntero del ratón. Cuando se ubique el cursor en la posición deseada, se debe soltar el botón izquierdo del ratón. Para copiar texto, se debe mantener presionada la tecla F mientras se arrastra la selección. Mientras se procede con la operación arrastrar, el puntero del ratón adopta la forma se copiará lo seleccionado. flecha con un cuadro y un signo de más, indicando que Deshacer o rehacer una acción realizada Como en todas las aplicaciones para Windows, si se realiza un cambio en el documento, se podrá si se desea, volver a la situación anterior al cambio. Esta operación se llama Deshacer. Luego de una operación Deshacer se habilita la operación Rehacer la que permite volver a la situación anterior al Deshacer. A diferencia de otras aplicaciones para Windows, Word puede Deshacer y/o Rehacer varios cambios. Para deshacer el último cambio que se realizó, ya sea porque no convenció o simplemente se realizó una acción de manera equivocada (caso muy común es el de borrar texto accidentalmente), se debe seleccionar la opción de menú Edición, y luego elegir la opción Deshacer. También se puede hacer un clic sobre el botón que se localiza en la barra de herramientas Estándar para conseguir esta acción. Para volver a la situación anterior al Deshacer, se debe seleccionar la opción de menú Edición, y luego elegir la opción Rehacer. También se puede Guía del Usuario Página 35

14 hacer un clic sobre el botón que se localiza en la barra de herramientas Estándar para conseguir esta acción. Cuando no existe ningún paso que se pueda rehacer, o sea que no se ha utilizado la opción Deshacer para dejar sin efecto algún cambio, la opción Rehacer del menú Edición se convierte en la opción Repetir. Esta opción permitirá repetir la última acción realizada. Buscar y reemplazar texto En determinado momento puede que interese buscar una palabra en el documento que se está editando. Con la operación de búsqueda, Word localiza las ocurrencias de texto específico que se le indica, eso siempre y cuanto las mismas existan en el documento en el cual se está trabajando. También se tiene la posibilidad de buscar y luego de localizado el texto, reemplazarlo por otro, esto a lo largo de todo el documento o sólo en algunas ocasiones. Búsqueda de texto Para comenzar una operación de búsqueda, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar la opción Buscar del menú Edición. Dicha acción despliega el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Buscar visible. 2. En el cuadro de texto Buscar, se debe ingresar el texto a buscar. El texto ingresado en dicho cuadro, define un modelo de búsqueda, que es un patrón para el texto que se necesite encontrar. El botón Menos o Más permite esconder o mostrar respectivamente otras opciones de búsqueda avanzada El botón de lista Buscar permite indicar la dirección en la que se desee realizar la búsqueda, en todo el documento o de la posición actual del cursor hacia arriba o hacia abajo Tanto la búsqueda como el reemplazo de palabras pueden referirse a Página 36 Guía del Usuario

15 apariciones totales (palabras completas) o parciales. En la parte central de este cuadro de diálogo, se localizan casillas de verificación que indican que tipo de ocurrencias se consideran para la búsqueda. Para localizar únicamente palabras completas, se debe seleccionar la casilla de verificación Palabras completas. Con esta opción desactivada, un modelo de búsqueda sal, encontraría las palabras sal, salto, salpicó, etc. Con esta opción activada sólo se encontraría la palabra sal. Para especificar en el criterio de búsqueda la coincidencia de mayúsculas y minúsculas, se debe seleccionar la casilla de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas. Con esta opción desactivada, Word localizará el texto sin importar si tiene letras mayúsculas o minúsculas. Word comenzará a buscar hacia delante en todo el documento, a partir de la posición actual del cursor. Si se tiene texto seleccionado, la búsqueda se realizará solamente dentro del texto seleccionado y al finalizar Word consultará para revisar el resto del documento. 3. Para comenzar la búsqueda del patrón especificado, se debe seleccionar el botón Buscar siguiente. Si Word lo encuentra, lo resaltará en el documento y se detendrá con el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar aún abierto. Frente a la localización del patrón de búsqueda, se puede: Seleccionar nuevamente el botón Buscar siguiente para continuar la búsqueda de otra instancia del patrón. Presionar la tecla X para cerrar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar y regresar al documento. El texto encontrado se mantendrá seleccionado. Búsqueda con formatos En algún momento puede necesitarse ubicar cierto texto con formato o sólo algún formato definido en el documento. Con el botón Formato se pueden realizar búsquedas en función de la fuente, el párrafo, el idioma o el estilo, ya sea especificando texto o sin especificarlo en el cuadro Buscar. Al seleccionar el botón Formato, se abre un menú contextual con diferentes opciones, que al seleccionarlas, abren los cuadros de diálogo de formato correspondientes a la opción escogida. En dichos cuadros se deben de indicar los formatos por los cuales se desea realizar la búsqueda. (por más información sobre formatos, consultar el capítulo Formato del documento ) Guía del Usuario Página 37

16 Word enumera los criterios de búsqueda de formato bajo el cuadro Buscar, como referencia de los formatos por los cuales se está buscando. El botón Sin formatos quita los criterios de búsqueda de formato que aparecen bajo el cuadro Buscar, de forma que el formato queda definido como normal. Búsqueda y reemplazo de texto Para comenzar una operación de búsqueda y reemplazo, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar la opción Reemplazar del menú Edición. Dicha acción despliega el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Reemplazar visible 2. En el cuadro de texto Buscar, se debe ingresar el texto a buscar 3. En el cuadro de texto Reemplazar con, se debe ingresar la cadena de caracteres que reemplazará a la cadena buscada 4. Una vez seleccionada la cadena de caracteres a ser buscada y elegido su reemplazo, puede seleccionarse el alcance del mismo mediante los botones del cuadro de diálogo activo: Buscar Siguiente: Se traslada hacia la próxima aparición de la cadena de caracteres sin cambiar la selección anterior. Reemplazar: Reemplaza la cadena de caracteres encontrada y procede a buscar la próxima. Reemplazar todo: Reemplaza todas la apariciones de la cadena buscada, hasta finalizar la sección seleccionada. Cerrar: Finaliza la tarea de reemplazo en el momento de seleccionar dicho botón. Página 38 Guía del Usuario

17 Agregar o insertar otros elementos al documento Insertar símbolos y caracteres especiales Pueden insertarse en el documento, caracteres especiales, caracteres internacionales y símbolos utilizando el comando Símbolo del menú Insertar. También se puede insertar un carácter o un símbolo escribiendo el código de carácter en el teclado numérico. Para insertar con rapidez un símbolo de uso frecuente, se puede asignar al símbolo una tecla de método abreviado. Word reemplaza automáticamente algunas combinaciones de teclas por símbolos; por ejemplo, al escribir -->, los caracteres se sustituyen por una flecha ( ). Esto se debe a la función Autocorrección de Word. (por más información sobre esta función, consultar el capítulo Funciones automáticas de Word ) Para insertar símbolos o caracteres especiales en el documento, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Colocar el punto de inserción (cursor) en el lugar del documento donde se desee insertar el símbolo. 2. Escoger la opción Símbolo del menú Insertar y, a continuación, seleccionar la ficha Símbolos para insertar símbolos. 3. En esta ficha se muestra una tabla con el juego de caracteres correspondiente a la fuente seleccionada en el cuadro Fuente. Si selecciona una fuente diferente, aparecerá un conjunto de símbolos distinto. 4. Seleccionar el símbolo que se desee agregar al documento y, a continuación, escoger el botón Insertar, o directamente hacer doble clic en el símbolo o carácter que se desee insertar. Al señalar un símbolo de la tabla, este aumenta su tamaño para tener una mejor visión del mismo. El botón Autocoreeción permite agregar el símbolo o carácter especial seleccionado a la lista de la función Autocorrección. El botón Teclas permite cambiar la asignación de teclas de método abreviado para el símbolo o carácter especial seleccionado. Guía del Usuario Página 39

18 Para insertar caracteres tipográficos de uso frecuente se debe seleccionar la ficha Caracteres especiales del cuadro de diálogo anterior. En esta ficha se muestra una lista de caracteres especiales y la combinación de teclas del método abreviado asignado a dichos caracteres. Esta combinación permite, de forma directa, insertar el carácter especial en la posición actual del cursor en el documento, solamente accionando la combinación de teclas asociada. Insertar la fecha y la hora Puede insertarse una fecha u hora fija en el documento, o insertarse la fecha u hora actual. También pueden utilizarse campos de datos para insertar la fecha u hora actual, así como para recoger información, como por ejemplo el tiempo de modificación total o la fecha de creación, de la última impresión o de la última vez que se guardó un documento. Para insertar la fecha y hora actuales en el documento, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Colocar el punto de inserción en el lugar del documento donde se desee insertar la fecha u hora. 2. Escoger la opción Fecha y hora del menú Insertar. 3. Para especificar el formato de fecha u hora, seleccionar el formato que se desee del cuadro Formatos disponibles. 4. Para actualizar automáticamente la fecha u hora cuando se vuelva a trabajar con este documento en el futuro, se debe activar la casilla de verificación Actualizar automáticamente, de esta forma se inserta la fecha y la hora como un campo. De lo contrario, el documento mostrará siempre la fecha u hora original, pues la misma se ha insertado como texto. (por más información sobre campos, consultar el capítulo Trabajar con campos ) También se puede utilizar un método abreviado de la función Autocompletar Página 40 Guía del Usuario

19 de Word para insertar la fecha actual. Esto permitirá que, al escribir los primeros caracteres de la fecha en el documento, Word sugiera la fecha completa. En tal caso se debe presionar la tecla E o # para aceptarla o presionar la tecla X o seguir escribiendo para rechazarla. (por más información sobre esta función, consultar el capítulo Funciones automáticas de Word ) Agregar números de página Pueden insertarse números de página con el comando Números de página del menú Insertar o bien con el botón Números de página de la barra de herramientas Encabezado y pie de página. En cualquier caso, los números de página se insertan en el encabezado o pie de página de la parte superior o inferior de la página. Si se desea que los encabezados o pies de página contengan sólo números de página, el método más sencillo es utilizar el comando Números de página. Además, el comando incluye varias opciones para personalizar los números. Por ejemplo, se puede utilizar numerales romanos, como "i" a "v", para la tabla de contenido y arábicos, como 1 a 35, para el resto del documento. Para insertar números de página en el documento, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar la opción Números de página del menú Insertar. 2. En el cuadro de diálogo que se despliega, se debe especificar en la opción Posición si desea imprimir los números de página en el encabezado o en el pie de página; es decir, en la parte superior o inferior de la página, respectivamente. 3. En la opción Alineación se debe especificar la alineación que se desee aplicar a los números de página. Izquierda, Centro y Derecha son valores relativos a los márgenes izquierdo y derecho. Interior y Exterior son valores relativos a los bordes interior (unión) y exterior de las páginas que se encuadernarán. Para que Word no imprima el número de página en la primera página de un documento o de una sección, se debe desactivar la casilla de verificación Número en la primera página. Para cambiar el formato de los números de página, se debe escoger el botón Formato del cuadro de diálogo anterior. Si el documento está divido en secciones, previamente se debe hace clic en una sección o seleccionar todas las secciones en las que se desee cambiar el formato de número de página. Por ejemplo, se puede utilizar numerales romanos Guía del Usuario Página 41

20 para una tabla de contenido y numerales arábigos para el resto del documento. En el nuevo cuadro de diálogo que se despliega, se debe seleccionar en la opción Formato de número, el formato que se desee utilizar. Si se activa la casilla de verificación Incluir número de capítulo, se imprime el número de capítulo de un documento junto con el número de página, por ejemplo, II-1, II-2, etc. Al activar esta casilla, se habilitan las otras opciones. Empezar con el estilo permite especificar el estilo de título aplicado a los títulos de capítulo del documento. El estilo de título que se aplique a los títulos de capítulo debe utilizarse sólo para los títulos y no para otros elementos del documento. Usar separador permite especificar el carácter separador que se desee incluir entre el número de capítulo y el número de página. En el sector Numeración de paginas se debe escoger si se continúa la secuencia de numeración de página desde la sección anterior, seleccionando la opción Continuar desde sección anterior, o escribir el número de página que se desee que aparezca en la primera página de las secciones seleccionadas si se escoge la opción Iniciar en. Se puede volver a iniciar la numeración de páginas con 1 en cada capítulo o sección. Luego de agregada la numeración de páginas al documento el número de página es insertado en la posición escogida, como campo dentro de un cuadro de texto, el cual se puede seleccionar y arrastrar a cualquier otra posición dentro del encabezado o pie de página. Si se elimina dicho cuadro, la numeración desaparecerá. El formato del número puede ser modificado cuando se desee, o realizando el procedimiento anteriormente descripto, o si se encuentra en el área de edición del encabezado y pie de página, seleccionando el botón Formato del número de página de la barra de herramientas Encabezado y pie de página. (por más información sobre este tema, consultar la sección Encabezado y pie de página) Si se pretende cambiar el formato de la fuente como el tipo y el tamaño, se debe seleccionar el código de campo como si fuese texto normal y, a continuación, seleccionar las opciones de formato que se deseen. (por más información sobre campos, consultar el capítulo Trabajar con campos ) Página 42 Guía del Usuario

21 Cambiar las opciones de escritura y edición Para cambiar las opciones de escritura y modificación que presenta Word de forma predeterminadas, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar el comando Opciones del menú Herramientas. 2. En el cuadro de diálogo que se despliega, elegir la ficha Edición y, a continuación, seleccionar las opciones que se deseen. Reemplazar la selección al escribir: Elimina el texto seleccionado cuando se comienza a escribir. Si se desactiva esta casilla de verificación, Word insertará el texto que se escriba delante del texto seleccionado, pero sin eliminarlo. Edición de texto con arrastrar y colocar: Mueve o copia el texto seleccionado cuando se lo arrastra con el ratón;. Una vez seleccionado el texto, situar el puntero sobre la selección hasta que el puntero cambie a una flecha hacia la izquierda y arrastrar para mover; mantener presionada la tecla C mientras se arrastra la selección para copiar. Si se desactiva esta casilla de verificación, Word extenderá la selección cuando se arrastre sobre el texto. Seleccionar automáticamente la palabra completa: Selecciona automáticamente una palabra completa junto con el espacio que le sigue cuando se selecciona parte de la palabra. Utilizar la tecla INSERT para pegar: Utiliza la tecla (Ins) para insertar el contenido del Portapapeles en un documento. Modo sobrescribir: Reemplaza el texto existente mientras se escribe, carácter a carácter. El modo de escritura puede ser cambiado mientras se escribe, alternando el uso de la tecla (Ins). Usar copiar y pegar inteligentemente: Quita los espacios que sobran cuando se elimina texto, o agrega espacios cuando se inserta texto desde el Portapapeles. Tabulaciones y retroceso para la sangría izquierda: Aumenta o reduce las sangrías izquierdas cuando se presionan las teclas T y, respectivamente. Guía del Usuario Página 43

22 Editor de imágenes: Permite especificar la aplicación que se desea que Word utilice como editor de imágenes. Cambios de página y de sección Saltos de página En Word el texto fluye a lo largo de la pantalla, y las páginas se crean automáticamente conforme el texto va siendo introducido, pues cuando se llena una página se crea una nueva. En dicho caso, Word inserta al final de una página, un salto de página automático e inicia una nueva página. Sin embargo, puede que el usuario quiera comenzar una página nueva sin haber llenado la anterior (por ejemplo, para iniciar un nuevo apartado o capítulo, etc.). En estos casos, hay que introducir de modo explícito un salto de página. Para forzar un salto de página en una posición concreta del documento o sea que se quiera comenzar una página nueva sin haber llenado la anterior (para iniciar un nuevo apartado o capítulo, etc.), se puede insertar un salto de página "manual". En la vista Diseño de página, en la Vista preliminar y en el documento impreso, el texto que va a continuación de un salto de página aparece en una nueva página. En la vista Normal, el salto de página automático aparece como una línea punteada sencilla que cruza la página; el salto de página manual aparece como una línea punteada que contiene las palabras "Salto de página". Para insertar un salto de página, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Colocar el cursor en el punto donde se quiere empezar la nueva página (deberá ser justo antes o después de un párrafo). 2. Seleccionar la opción Salto del menú Insertar. 3. En el cuadro de diálogo que se despliega se debe elegir la opción Salto de página. Al seleccionar el botón Aceptar se vuelve al texto original. Si se está en modo de ver Vista Normal, se ve claramente en la pantalla la línea de indicación del salto de página. Si se encuentra en modo de ver Diseño de página, se debe seleccionar el botón Mostrar u ocultar de la barra de herramientas Estándar si es que el mismo no se encuentra activo. Para eliminar un salto de página, primero se lo deberá seleccionar, como si fuera una línea o carácter cualquiera, y posteriormente pulsar la tecla =. Una forma más rápida de insertar un salto de página en algún punto del Página 44 Guía del Usuario

23 documento, es presionando en combinación las teclas F y E. Los saltos de página no representan de por sí ningún cambio de formato. Los cambios de sección sí pueden representar ese cambio, aunque cuando se crea una nueva sección, la nueva sección hereda los formatos de aquélla de la que ha surgido por división. Esos formatos pueden ser modificados por el usuario cuando lo desee. Saltos de sección Una sección es parte de un documento en la que se pueden establecer determinadas opciones de formato de página. Puede crearse una nueva sección cuando se desee cambiar propiedades como la numeración de líneas, el tamaño de los márgenes, el número de columnas o los encabezados y pies de página. Al definir distintas secciones en un documento, se podrán establecer los formatos antes mencionados de forma diferente para cada una de ellas. Mientras no se inserten saltos de sección, Word considerará el documento como una sola sección. Los saltos de sección son marcas que se insertan para indicar el final de una sección. En el salto de sección se guardan los elementos de formato de la sección, como por ejemplo los márgenes, la orientación de la página, los encabezados y pies de página, y la secuencia de números de página. Los saltos de sección se muestran en pantalla como una línea doble punteada en la que aparecen las palabras "Salto de sección". Para el cambio de sección existen cuatro posibilidades, según se desee que empiece la primera página de la nueva sección y termine la sección anterior. Las tipos de salto de sección son: Pagina siguiente: Cuando se escoge insertar un salto de sección en página siguiente, Word inserta un salto de sección y cambia de página para que la siguiente sección empiece en la parte superior de la siguiente página. Continua: Cuando se escoge insertar un salto de sección en página continua, Word inserta un salto de sección y empieza la nueva sección inmediatamente en la misma página. Página par: Inserta un salto de sección y empieza la siguiente sección en la siguiente página par. Si el salto de sección se produce en una página par, Word deja la siguiente página impar en blanco. Guía del Usuario Página 45

24 Página impar: Inserta un salto de sección y empieza la siguiente sección en la siguiente página impar. Si el salto de sección se produce en una página impar, Word deja la siguiente página par en blanco. Aunque en una página puede haber varias secciones y una sección puede tener varias páginas, los procedimientos para crear una nueva sección y crear una nueva página son análogos. Para insertar un salto de sección, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Colocar el cursor en el punto donde se quiere empezar la nueva sección (deberá ser justo antes o después de un párrafo). 2. Seleccionar la opción Salto del menú Insertar. 3. En el cuadro de diálogo que se despliega se debe elegir la opción de Salto de sección que describe dónde se desea que comience la nueva sección. Al seleccionar el botón Aceptar se vuelve al texto original. Si se está en modo de ver Vista Normal, se ve claramente en la pantalla la línea de indicación del salto de página. Si se encuentra en modo de ver Diseño de página, se debe seleccionar el botón Mostrar u ocultar de la barra de herramientas Estándar si es que el mismo no se encuentra activo. Para eliminar un salto de sección, primero se lo deberá seleccionar, como si fuera una línea o carácter cualquiera, y posteriormente pulsar la tecla =. Al eliminar un salto de sección también se elimina el formato del texto de la sección que se encuentra antes del salto. El texto formará parte de la sección siguiente y se le aplicará de forma predeterminada el formato de dicha sección. En del desarrollo de este material, se describirán distintas herramientas cuyos efectos pueden ser aplicados a secciones del documento. Página 46 Guía del Usuario